Dominando las Preguntas de Registro para Reuniones Productivas

Las empresas confían cada vez más en trabajadores remotos y en contratar globalmente. Esta diversidad beneficia a su equipo al aportar diferentes perspectivas y experiencia. Pero, puede ser complicado estar atento a los sentimientos y opiniones de su equipo cuando trabaja de manera remota.

Líderes y gerentes compensan la falta de comunicación en persona a través de muchas reuniones. Sin embargo, estas reuniones deben tener un propósito y una estructura claros.

Aquí es donde las preguntas de check-in pueden ser de gran ayuda. Son una herramienta importante que un gerente o líder debe tener. Ofrecen una mejor manera de tener reuniones más con propósito con su equipo.

¿Qué son las preguntas de check-in y por qué las necesita?

Las preguntas de check-in son preguntas diseñadas para mantener a su equipo comprometido y en sintonía durante las llamadas de check-in regulares. A menudo llamadas stand-ups, estas reuniones derivan de reuniones diarias de Scrum y son una excelente manera de ponerse al día con su equipo.

Estas reuniones ofrecen una gran oportunidad para mantenerse al tanto de en qué está trabajando su equipo. También ayudan a detectar problemas potenciales antes de que surjan. Pero, cuando los gerentes no tienen las herramientas adecuadas para realizarlas eficazmente, pueden degenerar y convertirse en una molestia.

Aquí es donde entran en juego las preguntas de check-in. Cuando se usan correctamente, pueden fomentar la comunicación abierta y el intercambio de ideas y opiniones de manera productiva. Además, ayudará a que sus empleados se sientan valorados y escuchados.

Sin embargo, no todas las preguntas son buenas preguntas de check-in. Debe entender cómo formúralas de la manera correcta para obtener el máximo de la reunión y mantener a su equipo comprometido en lugar de aburrido.

Tipos de preguntas de check-in para reuniones

Dependiendo del tipo y la agenda de la reunión, puede optar por diferentes tipos de preguntas de check-in. Veamos qué preguntas tiene a su disposición.

Preguntas para formación de equipo

Las preguntas para formación de equipo son aquellas que puede hacer para entender mejor a su equipo. También pueden ayudarle a evaluar la calidad de colaboración de su equipo remoto. Estas preguntas son útiles para mantenerse en sintonía con el estado de ánimo y la opinión de su equipo. Algunas de las preguntas para formación de equipo son:

• ¿Qué puede hacer cada miembro del equipo para asegurar que trabajamos bien juntos como equipo?
• ¿Hay bloqueadores o problemas que te impiden avanzar?
• ¿Qué podemos hacer para que todos contribuyan por igual en el equipo?

Preguntas para nuevos empleados

Uno de los principales desafíos de contratar un equipo global es la incorporación, ya que no puede comunicarse con sus nuevos miembros tan fácilmente. Pero, hay un conjunto de preguntas de check-in que puede usar para que el nuevo miembro de su equipo se sienta cómodo.

• ¿Qué tipo de gestión y métodos de comunicación prefieres?
• ¿Estás teniendo dificultades para aprender nuestra tecnología o sistemas?
• ¿Qué es lo que más te ha gustado del rol hasta ahora?

Preguntas sobre proyecto y progreso

Con equipos remotos, seguir su progreso en un proyecto específico también puede ser complicado. Quiere asegurarse de que todos contribuyen al proyecto. También quiere asegurarse de que el equipo tenga todas las herramientas y recursos necesarios para completarlo. Aquí algunas preguntas de check-in para ayudarle a seguir el avance del proyecto:

• ¿Estás en camino de cumplir con tus fechas límite o debemos apoyarte para lograrlo?
• ¿Necesitas recursos adicionales para completar el proyecto a tiempo?
• ¿Hay obstáculos que debamos discutir y ayudarte a resolver?

Preguntas relacionadas con el rendimiento

Las preguntas relacionadas con el rendimiento le ayudarán a usted y a los miembros de su equipo a identificar áreas de mejora. Es importante redactarlas correctamente para que los miembros de su equipo no se sientan criticados, sino motivados a mejorar.

• ¿Cómo te sientes respecto al progreso que hiciste en tu proyecto actual?
• ¿Cómo mantienes fiel a ti mismo y a tus metas?
• ¿Cómo has mejorado tu rendimiento desde que te uniste al equipo?

Preguntas sobre experiencia y cultura

La experiencia y la cultura son dos aspectos que probablemente no falten en un equipo remoto global. Sin embargo, debe asegurarse de que su equipo esté cómodo compartiéndolos. Puede usar estas preguntas para motivar a su equipo a compartir sus experiencias con el resto del equipo.

• ¿Qué te emociona más/menos en el trabajo?
• ¿Qué nuevas estrategias podemos usar para gestionar mejor el equilibrio entre trabajo y vida personal?
• ¿Te sientes conectado con el equipo y con el trabajo que estamos haciendo?

¿Cómo formular preguntas de check-in? Lo que debes y no debes hacer

Al redactar sus preguntas de check-in, necesita un poco de creatividad. Pero, también debe seguir un conjunto de buenas prácticas. Aquí le comparto lo que debe tener en cuenta al diseñar sus preguntas de check-in.

¿Cómo crear preguntas de check-in atractivas?

Debe hacer todo lo posible por establecer un tono adecuado y positivo desde el principio. Necesita dar contexto a su equipo antes de comenzar con las preguntas. Esto les permite prepararse para la reunión y ofrecer respuestas más ajustadas.

Sus respuestas también dependerán de cómo planifique sus preguntas, así que trate de que sean específicas, pero abiertas. Por ejemplo, la respuesta a “¿Cómo fue tu semana?” puede llevar a su equipo a decir “Bien”. Pero, si les pregunta “¿Qué lograste esta semana que te enorgullece mucho?” probablemente obtenga una respuesta más detallada.

Por último, asegúrese de variar. Usar las mismas preguntas en cada reunión frustrará el propósito de usarlas en primer lugar. Es posible que después de las primeras reuniones no obtenga el mismo compromiso o respuesta.

Lo que no debes hacer con las preguntas de check-in

Lo primero que debe evitar al hacer preguntas de check-in es centrar la atención únicamente en el progreso y logros de su equipo. Esto aumentará la presión sobre ellos, y pueden comenzar a temer las reuniones de check-in. En su lugar, intente fomentar la honestidad y apertura.

Pero, también necesita mantener sus reuniones en una agenda, y no permitir que se conviertan en conversaciones triviales. No haga demasiadas preguntas y déles espacio a las personas para responder a su propio ritmo. Asegúrese de “marcar” temas abiertos y programar otras reuniones para discutirlos.

El seguimiento es otro aspecto de los check-ins que no debe omitir. Si alguien de su equipo expresó inquietudes o pidió ayuda o aclaraciones, asegúrese de programar otra reunión para discutirlo. Ignorar lo que su equipo dijo en una reunión solo tendrá consecuencias negativas y disminuirá la confianza y efectividad del proceso.