Por qué deberías externalizar la nómina para tu pequeña empresa

Procesar la nómina es una de esas tareas. Aunque se considera una tarea relativamente sencilla y simple, la payrolling puede ser una gran carga para su negocio, especialmente cuando no se cuenta con una estrategia eficaz para manejarla.

Sus empleados también esperan que se les proporcionen sus salarios, beneficios y otras formas de apoyo de manera lo más puntual y fluida posible. Estas razones son principalmente la causa de la gran cantidad de obstáculos logísticos y papeleo que acompañan al procesamiento de la nómina.

Una pregunta que un dueño de negocio se hace al inicio de su empresa es si debería externalizar la nómina o tenerla internamente. La externalización de la nómina alivia una gran carga, pero también aumenta sus gastos. Entonces, ¿qué debe considerar antes de decidir externalizar la nómina?

¿Qué es la nómina?

Antes de marcar la diferencia entre la nómina interna y la externalizada, y analizar qué opción funciona mejor para usted, primero debemos entender en detalle qué es la nómina.

La nómina es simplemente una lista de empleados a quienes una empresa debe salarios, sueldos o bonificaciones. La payrolling puede realizarse semanal, bimestral o mensual, dependiendo de lo que la empresa considere más efectivo para sus operaciones. Los salarios adeudados suelen ser calculados por el departamento de nómina de la empresa.

Es importante que un pequeño empresario entienda la nómina porque está sujeta a regulaciones federales, estatales y locales. Cumplir con las leyes de nómina es innegociable para cualquier negocio. Además, la nómina y los impuestos relacionados pueden afectar significativamente los ingresos netos de una empresa. Un negocio puede perder una gran cantidad de dinero si la nómina se maneja de manera irresponsable. Finalmente, los empleados también esperan que sus empleadores les paguen la cantidad correcta en el momento oportuno. Errores en las deducciones o retenciones, así como preocupaciones con la puntualidad, pueden tener un impacto sustancial en la moral de los empleados.

Simplemente hay mucho en juego en las operaciones de nómina. Por lo tanto, las empresas deben proceder con cautela al decidir qué sistema de nómina utilizar.

¿Qué es la nómina externalizada?

Externalizar la nómina es esencialmente contratar personas fuera de su organización para realizar sus responsabilidades de nómina. Cuando externaliza la nómina, está pagando a expertos capacitados para manejar todo el proceso de nómina de su empresa, desde el principio hasta el fin. Idealmente, el departamento de nómina contratado se encargará de todas las tareas administrativas y de cumplimiento relacionadas con el pago a los empleados.

Sin embargo, las tareas y responsabilidades integrales del departamento deben estar indicadas en el contrato de servicio. Esto también puede incluir la presentación de impuestos de nómina y pagos en su nombre.

¿Qué es la nómina interna?

A diferencia de la externalización de la nómina, la payrolling interna no busca la ayuda de organizaciones externas a la empresa. El departamento que maneja el procesamiento de la nómina en la organización es interno. En otras palabras, el personal que tiene la responsabilidad de realizar las operaciones de nómina está categorizado como empleados. Los empleados de nómina interna suelen formar parte del departamento de recursos humanos o del departamento financiero de la empresa.

¿Cuáles son los beneficios y desventajas de la nómina externalizada?

Beneficios

Antes de profundizar en los pros y contras de la externalización de la nómina, primero es importante entender que alguna o todas estas razones listadas no necesariamente se aplican a absolutamente todos los pequeños negocios. Rivermate sigue recomendando que se realice un análisis cuidadoso del sistema de nómina perfecto para su empresa.

Más preciso

Como se mencionó anteriormente, a los empleadores se les asigna la responsabilidad de garantizar que la nómina se procese correctamente y puntualmente, es decir, en horario. Para la mayoría de los empleados estadounidenses, esto no solo es imperativo para la moral del empleado, sino también para pagar sus cuentas.

En una encuesta realizada por la American Payroll Association, el 69 por ciento de los empleados en Estados Unidos afirma que si sus cheques se retrasaran solo una semana, no podrían pagar sus cuentas. Si este problema persiste, no pagarles puntualmente puede afectar negativamente las relaciones laborales y generar rotación.

La externalización de la nómina puede ayudar a mantener la precisión y automatizar operaciones esenciales para producir cheques a tiempo, siempre.

Cumplimiento garantizado

Una de las ventajas más importantes de externalizar la nómina es que reduce el tiempo dedicado al cumplimiento y gestión de riesgos. El regulador del servicio de ingresos nacional impone millones de dólares en multas por impuestos laborales cada año, y es importante garantizar el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones de nómina. Cuando decide externalizar la nómina, es fundamental contratar a un proveedor que actúe como su socio en cumplimiento fiscal de nómina y que también se comprometa a mitigar el riesgo de incurrir en penalizaciones fiscales.

La presentación de impuestos y pagos puede ser gestionada por una empresa profesional de nómina y recursos humanos. Una corporación que se encargue de este tipo de cumplimiento también estará al tanto de los cambios en las regulaciones fiscales.

Ahorro de tiempo

Los departamentos de recursos humanos y nómina dedican alrededor de 36 horas por semana a operaciones relacionadas con el cumplimiento, como seguir propuestas regulatorias y desarrollar y transmitir nuevas reglas. Además, el 26 por ciento de las pequeñas empresas dedica de tres a cinco horas por mes procesando la nómina manualmente.

La mayoría, si no todas, las empresas proveedoras de servicios de nómina de terceros, ofrecen una base de datos centralizada para información de nómina y asistencia. Esto no solo automatiza y optimiza los procesos de nómina, sino que también mitiga las limitaciones de tiempo y permite que su supuesto departamento de nómina trabaje en estrategias y otras preocupaciones internas.

La externalización de la nómina le ayuda a recuperar tiempo crítico en su jornada laboral. Será más productivo y tendrá más tiempo para dedicar a actividades más importantes para su empresa. Esa gran lista de tareas pendientes parecerá menos abrumadora.

Desventajas

Al igual que los beneficios mencionados anteriormente, las desventajas pueden o no aplicarse a su pequeño negocio. Aún así, es importante consultar con su equipo de gestión.

Costos elevados

El enfoque estándar para la mayoría de los proveedores de nómina de terceros es cobrar por cheque de pago, o en otras palabras, por empleado. Para las empresas más grandes con miles de empleados, esto puede parecer una opción costosa. Sin embargo, las empresas más pequeñas, generalmente, tienen menos de 100 empleados. Esto significa que es más probable que vean mejores ahorros de costos simplemente externalizando la nómina.

No obstante, la idea de pagar y contratar a una organización externa para realizar tareas que su empresa podría haber hecho gratis sigue vigente. Usted todavía incurre en una cantidad significativa de gastos al externalizar la nómina.

Los proveedores de nómina suelen cobrar una tarifa por cheque, que oscila entre $1 y $5 por cada cheque procesado.

Menor seguridad

Para gestionar la nómina, tanto los equipos internos como los proveedores externos de nómina requieren acceso a información sensible, como datos bancarios de empleados, horarios, etc. Enviar estos datos a un proveedor externo puede aumentar las posibilidades de una brecha de seguridad.

Si decide usar un servicio de nómina externalizado, asegúrese de investigar sus estándares de seguridad y solo contratar con proveedores confiables.

La responsabilidad la responde su organización

Si un proveedor no paga los impuestos de la organización a tiempo y de forma adecuada, la organización sigue siendo responsable de esos impuestos. Si no los paga, su organización puede enfrentar multas o sanciones por incumplimiento.

Afortunadamente, muchas compañías de gestión laboral ofrecen procesamiento de nómina junto con cumplimiento fiscal. Como agente de reporte, el proveedor calculará, presentará y pagará sus impuestos en su nombre.

¿Es inteligente externalizar la nómina?

Por más que Rivermate desea dar una respuesta definitiva, realmente todo depende de su empresa.

Es más inteligente si primero realiza un examen exhaustivo de los riesgos y beneficios de externalizar la nómina antes de decidir. Es fundamental evaluar los peligros y recompensas, así como cómo pueden afectar los procedimientos de su organización.

Por ejemplo, algunos profesionales de recursos humanos pueden ser reacios a conceder acceso a datos corporativos confidenciales a terceros para procesos de procesamiento de nómina y presentación de impuestos. Por ello, es crucial realizar la diligencia debida y consultar los tipos de medidas de seguridad que utiliza un servicio de externalización de nómina.

Sin embargo, muchos proveedores de externalización de nómina y recursos humanos entienden lo importante que es la seguridad de los datos para las empresas. Utilizan protocolos de seguridad estándar de la industria y se someten a pruebas y certificaciones rigurosas, como auditorías SOC 1 Tipo 2, de manera regular para asegurar que los datos de los clientes siempre estén protegidos.

Por otro lado, muchas empresas de externalización de nómina y recursos humanos valoran la importancia de la seguridad de los datos para las organizaciones. Utilizan métodos de seguridad estándar de la industria y se someten a pruebas y certificaciones rigurosas, como auditorías SOC 1 Tipo 2, de forma periódica para garantizar que los datos de los clientes estén siempre seguros.

Otra clave es entender la experiencia y conocimientos que un proveedor de nómina y recursos humanos aporta a la colaboración. Muchas empresas de externalización de gestión de nómina requieren que sus colaboradores tengan certificación de la American Payroll Association (APA).

Esta certificación evalúa y certifica el conocimiento en nómina de una persona. Algunas empresas de servicios de nómina además cuentan con un departamento especializado en cumplimiento fiscal. Estos profesionales de impuestos de nómina gestionan todos los pagos y presentaciones fiscales de su empresa. Ayudan con impuestos federales, estatales y locales para garantizar que su negocio cumpla con las regulaciones.

Rivermate recomienda que primero responda estas cinco preguntas antes de tomar una decisión respecto al sistema de nómina que empleará:

1. Si realizamos procesamiento manual de nómina, ¿quitará tiempo que podríamos invertir en iniciativas estratégicas?
2. ¿Es efectiva nuestra sistema de nómina?
3. ¿Estamos entregando los cheques de pago a nuestros empleados en horario?
4. ¿Tenemos problemas de cumplimiento en la nómina?
5. ¿Superan los riesgos de contratar un proveedor externo de nómina sus beneficios?