Los costos ocultos de construir un equipo global sin un EOR

Expanding your business internationally puede desbloquear nuevas oportunidades de crecimiento. Sin embargo, también conlleva costos ocultos que muchas empresas pasan por alto. Contratar talento global puede parecer un proceso sencillo. Pero, los desafíos financieros y operativos pueden acumularse rápidamente.

Aquí tienes lo que necesitas considerar antes de construir un equipo global.

Establecimiento de entidades legales en cada país

Uno de los costos ocultos más grandes de la contratación global es establecer entidades legales en cada país donde planeas contratar empleados. Muchas naciones requieren que las empresas registren una entidad comercial local antes de poder emplear trabajadores legalmente. Esto implica una inversión financiera significativa y complejidad administrativa.

Costos de configuración de la entidad

Registrar una entidad legal suele incluir honorarios legales y costos de registro gubernamental. A veces, también implica contratar expertos locales para navegar regulaciones complejas. Por ejemplo, establecer una subsidiaria en Alemania puede costar entre €10,000 y €25,000. En China, puede superar los $50,000 debido a requisitos de depósito de capital y tarifas regulatorias.

Cumplimiento y mantenimiento continuo

Más allá del establecimiento inicial, mantener una entidad requiere cumplimiento continuo con las leyes locales. Esto significa gestionar declaraciones fiscales, procesamiento de nómina, administración de beneficios y reportes financieros. En algunos países, los costos de cumplimiento anual pueden variar entre $10,000 y $50,000 por entidad. No cumplir con las regulaciones locales puede resultar en multas elevadas y interrupciones operativas.

Gestión de nómina y cumplimiento fiscal

Manejar la nómina para una fuerza laboral global no es solo enviar salarios. La nómina implica entender las leyes fiscales locales, contribuciones a la seguridad social y requisitos de reporte. Cada país tiene regulaciones fiscales únicas que los empleadores deben cumplir. Esto requiere planificación cuidadosa y asesoramiento legal.

Variaciones en las regulaciones de nómina

Diferentes países tienen ciclos de nómina específicos, deducciones fiscales y aportaciones a beneficios. Tú, como empleador, debes seguir estas regulaciones para mantener el cumplimiento. Por ejemplo, en Francia, los empleadores contribuyen alrededor del 45% del salario de un empleado a programas de seguridad social. En EE.UU., los impuestos de nómina del empleador típicamente oscilan entre el 7.65% y el 15.3%.

Costos administrativos ocultos

Gestionar la nómina en múltiples países significa contratar contadores especializados. También puede implicar suscribirse a software de nómina o trabajar con proveedores locales de nómina. Estos costos pueden acumularse rápidamente, con proveedores de nómina global que cobran entre $200 y $500 por empleado por mes. El precio real depende del país y de la complejidad de las regulaciones de nómina.

Beneficios para empleados y requisitos estatutarios

Cada país tiene reglas distintas respecto a los beneficios para empleados. Debes considerar gastos relacionados con atención médica, pensiones y licencias pagadas. Los empleadores deben ofrecer beneficios que cumplan con las leyes locales, lo cual puede ser más costoso de lo anticipado.

Contribuciones obligatorias

En muchos países, los empleadores deben contribuir a fondos de jubilación, seguros de salud y programas de desempleo. En Brasil, por ejemplo, los empleadores están obligados a pagar un salario adicional de 13º mes al final del año. Esto aumenta efectivamente los costos laborales en más del 8% anualmente. En Reino Unido, las empresas deben contribuir al menos con el 3% del salario de un empleado a un esquema de pensiones en el lugar de trabajo.

Expectativas culturales respecto a beneficios

Más allá de los requisitos legales, los empleados en diferentes regiones pueden esperar beneficios adicionales. Estos podrían incluir vales de comida, asignaciones de transporte o bonos anuales. En Japón, las empresas a menudo proporcionan asignaciones de transporte, que cuestan alrededor de $100–$300 por empleado por mes. En México, los empleados suelen recibir vales de supermercado por aproximadamente el 10% de su salario, aumentando los costos para el empleador.

Navegando leyes laborales y contratos de empleo

Las leyes laborales varían ampliamente de país en país. Estas cubren áreas como políticas de terminación, períodos de prueba y restricciones en las horas de trabajo. Interpretar mal estas regulaciones puede conducir a disputas legales costosas.

Riesgo de incumplimiento

No cumplir con las leyes laborales locales puede resultar en demandas, multas y daños a la reputación. Por ejemplo, en Alemania, una terminación indebida puede llevar a pagos de indemnización equivalentes a medio mes de salario por cada año de servicio. En España, los empleadores que no cumplen con las leyes laborales pueden enfrentar multas que superan los €6,000 por incumplimiento.

Complejidad de las políticas en varios países

Crear políticas estandarizadas en múltiples países es un desafío. Cada jurisdicción puede tener diferentes requisitos. Personalizar contratos de empleo para cada lugar requiere experiencia legal y ajustes constantes. En muchas regiones, las tarifas de consulta legal oscilan entre $300 y $600 por hora.

El costo de contratar y gestionar equipos remotos

Más allá de consideraciones legales y financieras, gestionar una fuerza laboral distribuida involucra costos adicionales relacionados con tecnología, herramientas de productividad y cohesión del equipo.

Inversiones en herramientas de colaboración

Los equipos remotos dependen de herramientas digitales para comunicación, gestión de proyectos y automatización de flujo de trabajo. Las suscripciones a estas herramientas pueden ser un gasto importante. Plataformas como Slack, Zoom y Asana cuestan entre $10 y $30 por usuario por mes. Para equipos grandes, esto puede sumar miles de dólares anualmente.

Mantener la cultura de la empresa y el compromiso

Construir una cultura sólida en toda la organización en diferentes zonas horarias requiere esfuerzo intencionado. Las empresas deben invertir en actividades virtuales de team building y capacitación en liderazgo. También deben considerar otros programas de participación de empleados para mantener la cohesión. Dependiendo de la ubicación y alcance, organizar retiros virtuales o encuentros globales puede costar entre $1,000 y $3,000 por empleado por evento.

Cómo un Employer of Record (EOR) puede ayudar a reducir costos

Los costos de gestionar una fuerza laboral global pueden ser significativos. Sin embargo, asociarse con un Employer of Record (EOR) puede ofrecer una alternativa rentable. Un EOR actúa como [empleador legal] en nombre de tu empresa. Se encargan del cumplimiento, nómina, beneficios y otras responsabilidades laborales en múltiples países.

Eliminando costos de establecimiento y mantenimiento de entidades

Un EOR ya tiene entidades legales establecidas en varios países. Con un EOR, las empresas pueden evitar los altos costos de establecer y mantener sus propias entidades. Esto puede ahorrar decenas de miles de dólares por país, asegurando cumplimiento total.

Simplificando nómina y cumplimiento

Un EOR gestiona la nómina, retenciones fiscales y beneficios estatutarios. También garantiza el cumplimiento de las leyes locales. En lugar de contratar múltiples proveedores de nómina o consultores legales, puedes cubrirlo con un solo socio EOR. Esto reduce la carga administrativa y las penalizaciones imprevistas.

Gestión eficiente de beneficios a empleados

Los EOR ofrecen acceso a paquetes de beneficios conforme a las leyes locales a tarifas competitivas. Esto ayuda a las empresas a cumplir con requisitos estatutarios mientras reducen costos. Por ejemplo, un EOR puede negociar planes de seguro colectivo de salud que sean más accesibles que lo que una empresa individual podría obtener por sí misma.

Reducción de riesgos y responsabilidades

Al encargarse de los contratos laborales y del cumplimiento, un EOR mitiga riesgos legales. Esto protege a tu empresa de costosos conflictos laborales. Es especialmente valioso en países con leyes laborales complejas. También es importante en países donde el incumplimiento puede acarrear severas multas económicas.

Los costos ocultos de contratar y gestionar un equipo global

Aunque la expansión internacional ofrece muchas ventajas, los costos ocultos de contratar y gestionar un equipo global pueden ser considerables. Desde el establecimiento de entidades legales y cumplimiento fiscal hasta beneficios para empleados y diferencias culturales, las empresas deben evaluar cuidadosamente estos desafíos financieros y operativos antes de ampliar sus operaciones internacionalmente.

Pero, al trabajar con un EOR, las empresas pueden simplificar la contratación global. Además, ayudará a reducir costos y a garantizar el cumplimiento. Asociarse con un EOR hace que la expansión internacional sea más eficiente y sostenible.

Preguntas frecuentes:

¿Cuáles son los mayores costos ocultos de contratar un equipo global?

Los mayores costos ocultos incluyen establecer entidades legales y el cumplimiento de nómina. El segundo costo principal es las contribuciones obligatorias y honorarios legales relacionados con las leyes laborales. Gestionar estos factores requiere una inversión financiera significativa y experiencia.

¿Cómo puede un Employer of Record (EOR) ayudar a reducir los costos de contratación global?

Un EOR elimina la necesidad de costosas entidades legales. También asegura el cumplimiento de las leyes laborales locales y gestiona la nómina y beneficios. Contratar un EOR puede reducir significativamente los gastos administrativos y legales.

¿Es más rentable un EOR que establecer una entidad legal?

Sí, para muchas empresas, un EOR es una alternativa rentable. La configuración de una entidad puede costar más de $50,000 por país, mientras que un EOR ofrece una solución de contratación legalmente conforme a una fracción de ese costo.