Conclusiones clave:
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- Deberías crear entidades legales en múltiples países para contratar empleados remotos legalmente. Esto puede costar decenas de miles de dólares en honorarios de registro y cumplimiento continuo.
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- La nómina, los beneficios y el cumplimiento de las leyes laborales varían según el país. Esto puede llevar a gastos inesperados para empleadores globales.
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- Un Employer of Record (EOR) ayuda a las empresas a reducir costos. Se encargan de la legalidad, la nómina y el cumplimiento de recursos humanos y reducen la necesidad de entidades locales costosas.
[Expandir tu negocio internacionalmente] puede desbloquear nuevas oportunidades de crecimiento. Sin embargo, también conlleva costos ocultos que muchas empresas pasan por alto. Contratar talento global puede parecer un proceso sencillo. Pero, los desafíos financieros y operativos pueden acumularse rápidamente.
Aquí tienes lo que necesitas considerar antes de construir un equipo global.
Crear entidades legales en cada país
Uno de los costos ocultos más grandes del contratación global es establecer entidades legales en cada país donde planeas contratar empleados. Muchas naciones requieren que las empresas registren una entidad comercial local antes de poder emplear trabajadores legalmente. Esto implica una inversión financiera significativa y una complejidad administrativa.
Costos de la creación de entidades
Registrar una entidad legal suele incluir honorarios legales y costos de registro gubernamental. A veces, también implica contratar expertos locales para navegar regulaciones complejas. Por ejemplo, crear una filial en Alemania puede costar entre €10,000 y €25,000. En China, puede superar los $50,000 debido a los requisitos de depósito de capital y tasas regulatorias.
Cumplimiento y mantenimiento continuos
Más allá de la configuración inicial, mantener una entidad requiere un cumplimiento continuo con las leyes locales. Esto significa gestionar declaraciones fiscales, procesamiento de nómina, administración de beneficios y reportes financieros. En algunos países, los costos anuales de cumplimiento pueden variar entre $10,000 y $50,000 por entidad. El incumplimiento de las regulaciones locales puede resultar en multas considerables y interrupciones operativas.
Gestión de nómina y cumplimiento fiscal
Gestionar la nómina para una fuerza laboral global no es solo enviar salarios. La nómina implica entender las leyes fiscales locales, las contribuciones a la seguridad social y los requisitos de reporte. Cada país tiene regulaciones fiscales únicas con las que los empleadores deben cumplir. Esto requiere una planificación cuidadosa y asesoramiento legal.
Variaciones en las regulaciones de nómina
Diferentes países tienen ciclos de nómina, deducciones fiscales y contribuciones a beneficios específicos. Tú, como empleador, debes seguirlas para mantener el cumplimiento. Por ejemplo, en Francia, los empleadores contribuyen aproximadamente con el 45% del salario de un empleado a programas de seguridad social. En EE.UU., los impuestos sobre la nómina del empleador oscilan entre el 7.65% y el 15.3%.
Costos administrativos ocultos
Gestionar la nómina en múltiples países significa contratar contadores especializados. También puede implicar suscribirse a software de nómina o trabajar con proveedores locales de nómina. Estos costos pueden acumularse rápidamente, con proveedores de nómina global cobrando entre $200 y $500 por empleado al mes. El precio real depende del país y de la complejidad de las regulaciones de nómina.
Beneficios para empleados y requisitos legales
Cada país tiene reglas distintas respecto a los beneficios de los empleados. Debes considerar gastos relacionados con atención médica, pensiones y permisos pagados. Los empleadores deben ofrecer beneficios que cumplan con las leyes locales, las cuales pueden ser más costosas de lo que anticipaste.
Contribuciones obligatorias
En muchos países, los empleadores deben contribuir a fondos de jubilación, seguros de salud y programas de desempleo. Por ejemplo, en Brasil, los empleadores están obligados a pagar un salario adicional del 13º mes a final de año. Esto aumenta efectivamente los costos laborales en más del 8% anualmente. En el Reino Unido, las empresas deben contribuir al menos con un 3% del salario de un empleado a un esquema de pensiones en el lugar de trabajo.
Expectativas culturales sobre beneficios
Más allá de los requisitos legales, los empleados en diferentes regiones pueden esperar beneficios adicionales. Estos pueden incluir vales de comida, asignaciones de transporte o bonos anuales. En Japón, las empresas a menudo brindan complementos de transporte, que cuestan entre $100 y $300 por empleado al mes. En México, los empleados generalmente reciben vales de despensa equivalentes a aproximadamente el 10% de su salario, lo que aumenta los costos del empleador. Para las empresas que se expanden en el país, entender estos beneficios obligatorios es esencial. Un recurso de employer of record México puede ayudar a las empresas a cumplir con las expectativas de beneficios mientras mantienen los costos predecibles.
Navegar las leyes laborales y contratos de empleo
Las leyes laborales varían mucho de un país a otro. Esto abarca áreas como políticas de terminación, periodos de prueba y restricciones de horas de trabajo. Interpretar mal estas regulaciones puede llevar a disputas legales costosas.
Riesgo de incumplimiento
No cumplir con las leyes laborales locales puede resultar en demandas, multas y daño a la reputación. Por ejemplo, un despido improcedente en Alemania puede llevar a pagos de indemnización equivalentes a medio mes de salario por cada año de servicio. En España, los empleadores que no cumplen con las leyes laborales pueden enfrentar multas superiores a €6,000 por cada violación.
Complejidad de políticas en múltiples países
Crear políticas estandarizadas en varios países es desafiante. Cada jurisdicción puede tener requisitos diferentes. Personalizar contratos de empleo para cada lugar requiere experiencia legal y ajustes constantes. En muchas regiones, los honorarios por asesoría legal oscilan entre $300 y $600 por hora.
El costo de contratar y gestionar equipos remotos
Más allá de consideraciones legales y financieras, gestionar una fuerza laboral distribuida involucra costos adicionales relacionados con tecnología, herramientas de productividad y cohesión del equipo.
Inversiones en herramientas de colaboración
Los equipos remotos dependen de herramientas digitales para comunicación, gestión de proyectos y automatización de flujos de trabajo. Las suscripciones a estas herramientas pueden convertirse en gastos significativos. Plataformas como Slack, Zoom y Asana cuestan entre $10 y $30 por usuario al mes. Para equipos grandes, esto puede ascender a miles de dólares anualmente.
Mantener la cultura y compromiso de la empresa
Construir una cultura fuerte en la empresa en diferentes zonas horarias requiere esfuerzo intencional. Las empresas deben invertir en actividades virtuales de integración y en capacitación de liderazgo. También deben considerar otros programas para mantener el compromiso de los empleados. Dependiendo de la ubicación y el alcance, organizar retiros virtuales o encuentros globales puede costar entre $1,000 y $3,000 por empleado por evento.
Cómo un employer of record (EOR) puede ayudar a reducir costos
Los costos de gestionar una fuerza laboral global pueden ser considerables. Sin embargo, colaborar con un Employer of Record (EOR) puede ofrecer una alternativa rentable. Un EOR actúa como el [empleador legal] en nombre de tu empresa. Se encarga del cumplimiento, la nómina, los beneficios y otras responsabilidades laborales en múltiples países.
Eliminar costos de creación y mantenimiento de entidades
Un EOR ya cuenta con entidades legales establecidas en varios países. Con un EOR, las empresas pueden evitar los costos elevados de crear y mantener sus propias entidades. Esto puede ahorrar decenas de miles de dólares por país y asegurar el cumplimiento total con la ley.
Simplificar nómina y cumplimiento
Un EOR gestiona la nómina, las retenciones fiscales y los beneficios legales. También garantiza el cumplimiento con las leyes locales. En lugar de contratar múltiples proveedores de nómina o consultores legales, puedes cubrirlo con un solo socio EOR. Esto reduce la carga administrativa y las penalizaciones imprevistas.
Gestionar beneficios para empleados eficientemente
Los EOR ofrecen acceso a paquetes de beneficios que cumplen con las regulaciones locales a tarifas competitivas. Esto ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos legales mientras reducen costos. Por ejemplo, un EOR puede negociar planes de seguro de salud grupal más económicos que los que una empresa individual podría obtener por sí misma.
Reducir riesgos y responsabilidades
Al encargarse de los contratos laborales y el cumplimiento, un EOR mitiga los riesgos legales. Esto protege a tu empresa de costosos conflictos laborales. Es especialmente valioso en países con leyes laborales complejas y donde el incumplimiento puede acarrear penalizaciones severas.
Los costos ocultos de contratar y gestionar un equipo global
Aunque la expansión internacional ofrece muchas ventajas, los costos ocultos de contratar y gestionar un equipo global pueden ser sustanciales. Desde la creación de entidades legales y el cumplimiento fiscal hasta beneficios para empleados y diferencias culturales, las empresas deben evaluar cuidadosamente estos desafíos financieros y operativos antes de escalar internacionalmente.
No obstante, trabajando con un EOR, las empresas pueden simplificar la contratación global. También ayuda a reducir costos y a garantizar el cumplimiento. Colaborar con un EOR hace que la expansión internacional sea más eficiente y sostenible.
Preguntas frecuentes:
¿Cuáles son los mayores costos ocultos de contratar un equipo global?
Los mayores costos ocultos incluyen la creación de entidades legales y el cumplimiento de la nómina. El segundo gran costo son los beneficios obligatorios y los honorarios legales relacionados con las leyes laborales. Gestionar estos factores requiere una inversión sustancial y experiencia.
¿Cómo puede un Employer of Record (EOR) ayudar a reducir los costos de contratación global?
Un EOR elimina la necesidad de costosas entidades legales. También garantiza el cumplimiento con las leyes laborales locales y gestiona la nómina y los beneficios. Contratar un EOR puede reducir significativamente los gastos administrativos y legales.
¿Es más rentable un EOR que crear una entidad legal?
Sí, para muchas empresas, un EOR es una alternativa rentable. La configuración de una entidad puede costar más de $50,000 por país, mientras que un EOR proporciona una solución de contratación conforme a la ley a una fracción de ese costo.
