Expanding your business internationally puede desbloquear nuevas oportunidades de crecimiento. Sin embargo, también conlleva costos ocultos que muchas empresas pasan por alto. Contratar talento global puede parecer un proceso sencillo. Pero, los desafíos financieros y operativos pueden acumularse rápidamente.
Aquí tienes lo que necesitas considerar antes de construir un equipo global.
Establecer entidades legales en cada país
Uno de los costos ocultos más grandes de la contratación global es establecer entidades legales en cada país donde planeas contratar empleados. Muchas naciones requieren que las empresas registren una entidad comercial local antes de poder emplear legalmente a trabajadores. Esto implica una inversión financiera significativa y una complejidad administrativa.
Costos de la creación de la entidad
Registrar una entidad legal suele incluir honorarios legales y costos de registro gubernamental. A veces, también implica contratar expertos locales para navegar regulaciones complejas. Por ejemplo, establecer una filial en Alemania puede costar entre €10,000 y €25,000. En China, puede superar los $50,000 debido a los requisitos de depósito de capital y tarifas regulatorias.
Cumplimiento y mantenimiento continuos
Más allá de la configuración inicial, mantener una entidad requiere cumplimiento continuo con las leyes locales. Esto significa gestionar declaraciones de impuestos, procesamiento de nóminas, administración de beneficios e informes financieros. En algunos países, los costos anuales de cumplimiento pueden variar entre $10,000 y $50,000 por entidad. No cumplir con las regulaciones locales puede resultar en multas elevadas y interrupciones operativas.
Gestión de nómina y cumplimiento fiscal
Gestionar la nómina para una fuerza laboral global no solo implica enviar salarios. La nómina involucra entender las leyes fiscales locales, contribuciones a la seguridad social y requisitos de reporte. Cada país tiene regulaciones fiscales únicas con las que los empleadores deben cumplir. Esto requiere planificación cuidadosa y asesoramiento legal.
Variaciones en regulaciones de nómina
Distintos países tienen ciclos de nómina específicos, deducciones fiscales y contribuciones a beneficios. Tú, como empleador, debes seguir esas regulaciones para mantener el cumplimiento. Por ejemplo, en Francia, los empleadores contribuyen aproximadamente con el 45% del salario de un empleado a programas de seguridad social. En EE. UU., los impuestos sobre la nómina del empleador generalmente oscilan entre el 7.65% y el 15.3%.
Costos administrativos ocultos
Gestionar la nómina en múltiples países significa contratar contadores especializados. También puede implicar suscribirse a software de nómina o trabajar con proveedores locales de nómina. Estos costos pueden acumularse rápidamente, con proveedores de nómina global cobrando entre $200 y $500 por empleado al mes. El precio real depende del país y de la complejidad de las regulaciones de nómina.
Beneficios para empleados y requisitos legales
Cada país tiene reglas distintas respecto a los beneficios para empleados. Debes considerar gastos relacionados con atención médica, pensiones y licencia pagada. Los empleadores deben ofrecer beneficios que cumplan con las leyes locales, lo cual puede ser más costoso de lo que se anticipa.
Contribuciones obligatorias
En muchos países, los empleadores deben contribuir a fondos de pensiones, seguros de salud y programas de desempleo. En Brasil, por ejemplo, los empleadores deben pagar un salario adicional del 13º mes al final del año. Esto aumenta efectivamente los costos laborales en más del 8% anual. En el Reino Unido, las empresas deben contribuir al menos con el 3% del salario de un empleado a un plan de pensiones en el lugar de trabajo.
Expectativas culturales respecto a beneficios
Más allá de los requisitos legales, los empleados en diferentes regiones pueden esperar beneficios adicionales. Esto podría incluir ventajas como vales de comida, subsidios de transporte o bonos anuales. En Japón, las empresas suelen proporcionar subsidios de transporte que cuestan alrededor de $100–$300 por empleado al mes. En México, los empleados reciben típicamente vales de despensa por aproximadamente el 10% de su salario, sumando a los costos del empleador.
Navegando las leyes laborales y contratos de empleo
Las leyes de empleo varían ampliamente de país en país. Cubren aspectos como políticas de terminación, periodos de prueba y restricciones en las horas laborales. Interpretar mal estas regulaciones puede llevar a disputas legales costosas.
Riesgo de incumplimiento
No cumplir con las leyes laborales locales puede resultar en demandas, multas y daño a la reputación. Por ejemplo, en Alemania, un despido injustificado puede derivar en pagos de indemnización equivalentes a medio mes de salario por cada año de servicio. En España, los empleadores que no cumplan con las leyes laborales pueden enfrentar multas superiores a €6,000 por violación.
Complejidad de políticas en múltiples países
Crear políticas estandarizadas en varios países es un desafío. Cada jurisdicción puede tener requisitos diferentes. Personalizar los contratos laborales para cada ubicación requiere experiencia legal y ajustes continuos. En muchas regiones, las tarifas de asesoría legal oscilan entre $300 y $600 por hora.
El costo de contratar y gestionar equipos remotos
Más allá de consideraciones legales y financieras, gestionar una fuerza de trabajo distribuida implica costos adicionales relacionados con tecnología, herramientas de productividad y cohesión del equipo.
Inversiones en herramientas de colaboración
Los equipos remotos dependen de herramientas digitales para la comunicación, gestión de proyectos y automatización de flujos de trabajo. Las suscripciones a estas herramientas pueden representar un gasto importante. Plataformas como Slack, Zoom y Asana cuestan entre $10 y $30 por usuario al mes. Para equipos grandes, esto puede sumar miles de dólares al año.
Manteniendo la cultura y compromiso de la empresa
Construir una cultura sólida en diferentes zonas horarias requiere esfuerzo intencional. Las empresas deben invertir en actividades virtuales de integridad de equipos y entrenamiento en liderazgo. También deben considerar otros programas de compromiso de empleados para mantener la cohesión. Según la ubicación y el alcance, organizar retiros virtuales o encuentros globales puede costar entre $1,000 y $3,000 por empleado por evento.
Cómo un Employer of Record (EOR) puede ayudar a reducir costos
Los costos de gestionar una fuerza laboral global pueden ser significativos. Sin embargo, asociarse con un Employer of Record (EOR) puede ofrecer una alternativa rentable. Un EOR actúa como empleador legal en nombre de tu empresa. Ellos manejan el cumplimiento, la nómina, los beneficios y otras responsabilidades laborales en múltiples países.
Eliminando costos de creación y mantenimiento de entidades
Un EOR ya tiene entidades legales establecidas en varios países. Con un EOR, las empresas pueden evitar los altos costos de crear y mantener sus propias entidades. Esto puede ahorrar decenas de miles de dólares por país, asegurando además el cumplimiento total con la ley.
Simplificando la nómina y el cumplimiento
Un EOR gestiona la nómina, las retenciones fiscales y los beneficios estatutarios. También garantiza el cumplimiento con las leyes locales. En lugar de contratar múltiples proveedores de nómina o consultores legales, puedes cubrirlo con un solo socio EOR. Esto reduce la carga administrativa y las penalizaciones imprevistas.
Gestionando beneficios para empleados de manera eficiente
Los EOR ofrecen acceso a paquetes de beneficios que cumplen con las normativas locales a tarifas competitivas. Esto ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos legales mientras reducen costos. Por ejemplo, un EOR puede negociar planes de seguro de salud grupal más económicos que lo que una empresa individual podría obtener por su cuenta.
Reduciendo riesgos y responsabilidades
Al encargarse de los contratos laborales y el cumplimiento, un EOR mitiga riesgos legales. Esto protege a tu empresa de disputas laborales costosas. Es especialmente valioso en países con leyes laborales complejas. También es importante en países donde el incumplimiento puede conllevar severas penalizaciones económicas.
Los costos ocultos de contratar y gestionar un equipo global
Aunque la expansión global ofrece muchos beneficios, los costos ocultos de contratar y gestionar un equipo global pueden ser considerables. Desde la creación de entidades legales y cumplimiento fiscal hasta beneficios para empleados y diferencias culturales, las empresas deben evaluar cuidadosamente estos desafíos financieros y operativos antes de escalar internacionalmente.
Sin embargo, al trabajar con un EOR, las empresas pueden simplificar la contratación global. También ayudará a reducir costos y garantizar el cumplimiento. Asociarse con un EOR hace que la expansión internacional sea más eficiente y sostenible.
Preguntas frecuentes:
¿Cuáles son los costos ocultos más grandes al contratar un equipo global?
Los costos ocultos más grandes incluyen la creación de entidades legales y el cumplimiento de la nómina. El segundo gran costo son los beneficios obligatorios y los honorarios legales relacionados con las leyes laborales. Gestionar estos factores requiere inversión financiera y experiencia sustancial.
¿Cómo puede un Employer of Record (EOR) ayudar a reducir los costos de contratación global?
Un EOR elimina la necesidad de costosas entidades legales. También asegura el cumplimiento con las leyes laborales locales y maneja la nómina y beneficios. Contratar un EOR puede reducir significativamente los gastos administrativos y legales.
¿Es más rentable un EOR que establecer una entidad legal?
Sí, para muchas empresas, un EOR es una alternativa rentable. La creación de entidades puede costar más de $50,000 por país, mientras que un EOR proporciona una solución de contratación compatible a una fracción de ese costo.
