Una vez que comiences a contratar personas para ayudarte con tu carga de trabajo, enfrentarás decisiones sobre su tipo de empleo. Podrías decidir contratar a alguien a tiempo completo. Otras veces, un Contractor of Record o un COR puede ser una mejor opción.
Es importante entender la diferencia entre un independent contractor y un empleado. Esto afectará cómo pueden contribuir a tu empresa y cómo los estarás pagando. También necesitarás comprender la diferencia entre los formularios 1099 y W-2, para mantener el cumplimiento cuando llegue la temporada de impuestos.
Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre los contractors 1099 y los empleados W-2. Discutamos los beneficios de cada uno y qué debes esperar al contratar a cualquiera de ellos.
¿Cuál es la diferencia entre un independent contractor y un empleado?
Existen varias diferencias entre un contractor y un empleado que todo empleador debería conocer.
Cuando contratas a un empleado, generalmente lo haces a tiempo completo o parcial, y tú puedes dirigir qué trabajo realizará para tu empresa. Tú decides cuándo trabaja, en qué trabajará y cómo realiza el trabajo.
Por otro lado, los independent contractors trabajan por contrato. Con los contractors, necesitas definir los requisitos de antemano y acordar plazos, entregables y precio. Esta cooperación puede ser un poco limitada y requiere más planificación previa. Pero, una vez que finaliza el contrato, tus obligaciones hacia el contractor terminan.
Ambos pueden realizar trabajos para tu empresa. Pero, aquí hay varias cosas que deberías considerar:
1. Nivel de autonomía
Cuando contratas a alguien a tiempo completo, tienes toda la libertad de dirigir su carga de trabajo en su totalidad. Puedes establecer las reglas sobre cuándo, dónde y cómo debe trabajar tu empleado. Tu empleado también puede asumir responsabilidades adicionales. Seguirá las directrices de la empresa y tus instrucciones al realizar el trabajo.
Los independent contractors son sus propios jefes. Un independent contractor establecerá sus propias horas y salarios. A diferencia de los empleados, generalmente siguen un conjunto de mejores prácticas para el trabajo en lugar de adherirse a tus directrices.
Los independent contractors pueden o no considerar tus preferencias y requisitos. Son más autónomos en cuanto a su carga de trabajo. Si prefieres tener más control sobre el trabajo, un empleado podría ser una mejor opción. Pero, los independent contractors probablemente completarán la tarea de manera rápida y efectiva. Además, no necesitan ni valoran demasiado la supervisión.
2. Especialización
La principal razón por la que los empleadores deciden contratar independent contractors es que generalmente cuentan con un conjunto de habilidades específicas. Tienen una experiencia de nicho que tu empresa puede necesitar en ese momento. Puedes confiar en ellos para completar el trabajo mucho más rápido en comparación con capacitar a uno de tus empleados.
Los independent contractors también suelen trabajar en base a la necesidad de saber, por lo que también puedes omitir el proceso de incorporación detallado. En resumen, puedes contar con los independent contractors para completar el trabajo mucho más rápido que un empleado regular.
3. Lealtad
Cuando comparas empleados con independent contractors, la lealtad destaca como una diferencia clave. Notarás rápidamente que los contractors no tienen el mismo sentido de lealtad hacia tu empresa que tus empleados.
Con los empleados, trabajas hacia un objetivo común. Un contractor 1099 se enfocará en hacer el trabajo rápidamente y de manera eficiente y en recibir su pago por ello. Un independent contractor se aplicará para completar su parte del trabajo. Pero, puede que no tenga interés en la visión global de tu empresa.
Además, ninguna disposición impide que el contractor trabaje con muchas empresas al mismo tiempo. A menos que firmes un NDA u otro acuerdo similar, el independent contractor puede usar la experiencia adquirida en otros proyectos.
También está la cuestión de los derechos de IP, que también deberías discutir con un independent contractor desde el principio. Con un empleado, los derechos de propiedad intelectual pertenecen automáticamente a la empresa. Esto no es así con los independent contractors.
4. Flexibilidad
Otra gran ventaja de contratar independent contractors es la flexibilidad. Puedes contratar independent contractors para trabajos y tareas de corto plazo. Puedes confiar en ellos para tareas que toman unas horas en completarse, por ejemplo. O, cuando contratar a alguien a tiempo completo quizás no sea la solución más rentable.
Otras veces, puede ser un proyecto puntual que no necesitarás en el futuro. Contratar independent contractors también puede ser una buena idea si necesitas una experiencia específica.
Una vez que finaliza tu contrato, ya no estás obligado con el independent contractor. A menos que tengas más trabajo para ellos, pueden buscar proyectos y contratos en otros lugares. Terminar un empleado a tiempo completo es un proceso mucho más complejo. Así como no necesitaban una incorporación especial, tú no necesitas darles de baja a los independent contractors, entre otras cosas.
5. Precio
Los independent contractors pueden ser más rentables dependiendo del tipo de trabajo para el que contrates. Si necesitas tareas ocasionales, contratar un independent contractor podría ser una buena opción.
Como no tienes que pagar impuestos ni beneficios por un independent contractor, puede parecer una opción más económica. Sin embargo, los independent contractors aún deben pagar estos por sí mismos. Por lo tanto, sus salarios por hora probablemente reflejarán este aumento en comparación con el salario por hora de un empleado.
Entonces, si los necesitas ocasionalmente, contratarlos como empleados podría ser más costoso. Pero, si debes volver a contratarlos con frecuencia, contratarles a tiempo completo podría ser más rentable. Si realmente los necesitas a tiempo completo y aceptan tu oferta, convertirlos en empleados te ahorrará mucho a largo plazo.
¿Cuál es la diferencia entre 1099 y W-2?
Ahora que la diferencia entre ambos está clara, necesitas entender cómo encajan los formularios fiscales de fin de año. En términos de 1099 vs W-2, como empresa, envías uno u otro a tus empleados o independent contractors.
El formulario W-2 se envía a tus empleados cada año, antes de finales de enero. Este formulario incluye información que necesitan para presentar sus impuestos, como sus salarios y impuestos retenidos.
El formulario 1099, más precisamente 1099-NEC, se envía a los independent contractors. Como empresa, necesitas enviar un 1099-NEC a cada contractor al que hayas pagado $600 o más en el año, antes de finales de enero.
Para poder hacer esto, primero debes pedirle a tu contractor que te envíe un formulario W-9. Este incluirá toda la información relevante que necesitas para completar y enviar el 1099-NEC. Luego, el contractor usará la información del 1099 para declarar los ingresos y gastos de su negocio.
Clasificación del empleado
Es importante entender la diferencia entre estos formularios fiscales. Pero también debes tener en cuenta los parámetros que separan a los independent contractors de los empleados.
La mala clasificación de empleados puede ser una amenaza grave para una empresa. En esencia, para los empleados, debes proporcionar salario, retener impuestos y ofrecer beneficios estatutarios. Esto no aplica a los independent contractors, quienes, a cambio, tienen un nivel de libertad no aplicable a los empleados.
El IRS tiene un conjunto estricto de directrices sobre cómo clasificar a tus empleados. Algunas de las líneas pueden estar un poco difusas debido al crecimiento de la economía gig. Sin embargo, es importante entender cómo clasificar a tus empleados para mantener el cumplimiento.
Varios factores influyen para discernir si alguien es un empleado o un independent contractor. Estos giran en torno al nivel de independencia que tienen al realizar el trabajo. Si alguien trabaja a tiempo completo y recibe un salario fijo mensual o semanal, probablemente sea un empleado. Los independent contractors establecen sus horas y reciben pago una vez que el contrato está terminado.
Un empleado generalmente trabaja desde una oficina. Usa el equipo de la empresa y sigue las directrices de la empresa en lugar de un conjunto universal de mejores prácticas. Su carga de trabajo diaria puede cambiar, y puede asumir trabajo adicional.
Un independent contractor tiene el derecho de elegir dónde trabaja, cómo completará la tarea y qué herramientas quiere usar o en qué trabaja. Si aceptarán más trabajo depende de ellos, y probablemente trabajarán para muchas empresas al mismo tiempo.
¿Qué pasa si he clasificado mal a un empleado?
Si descubres que tu independent contractor se inclina más hacia un W-2 que un 1099, deberías hablar con él sobre contratarlo como empleado. Hay muchos beneficios en tener un empleado, y será una opción más rentable a largo plazo.
La mala clasificación de un empleado puede llevar a sanciones y multas graves. Por lo general, el empleador debe pagar contribuciones retroactivas a la seguridad social o pensiones. También es probable que tenga que pagar beneficios retroactivos, salario, horas extras y pago por licencias. También pueden incluirse multas y recargos.
Algunos países colocan una responsabilidad personal significativa en los empleadores por clasificar mal a un empleado. Esto puede llevar a multar a los directores que hayan clasificado mal a un empleado, y en algunos países, incluso a prisión.
Si no estás seguro de si tu contractor es un empleado, consulta las directrices del IRS o tu proveedor de nómina global. Ellos te brindarán información relevante para tu negocio y situación actual.
Ejemplos de trabajadores 1099 vs. W-2
Puede ser difícil entender si debes contratar a alguien como empleado o contractor. Así que aquí tienes algunos ejemplos reales para ayudarte a identificar la diferencia.
Podrías contratar a alguien como 1099 si es:
-
Consultores que ayudan a tu empresa en proyectos con una fecha de inicio y fin claras.
-
Diseñadores y desarrolladores web, que trabajan por proyecto.
-
Escritores freelance que te cobran por artículo en lugar de por hora.
Pero, deberías contratar a todos estos como trabajadores W-2 si:
-
Los consultores trabajan más como gestores de proyectos que como consultores puntuales.
-
Podrías decidir contratar diseñadores web a tiempo completo si necesitas diseños continuos para tu equipo de marketing. O, si deseas actualizaciones o mantenimiento continuo en tu sitio web o app, considera contratar desarrolladores web como W-2.
-
Si necesitas que tus escritores tengan horarios programados de trabajo de forma continua.
Los costos de W-2 vs 1099
Existe una idea errónea común de que los contractors 1099 son más baratos que contratar a alguien a tiempo completo. La realidad es que la rentabilidad depende de cada caso individual.
La mayoría de las veces, la tarifa por hora para el independent contractor y un empleado termina siendo la misma. Los dueños de negocios generalmente piensan que un contractor es más barato. Esto se debe a que no están obligados a retener impuestos ni a proporcionar pensiones y seguros de salud.
Sin embargo, el contractor aún paga por estos conceptos, por lo que probablemente los incluya en su tarifa mensual o por hora. Lo mismo sucede con el equipo de trabajo, actividades de recursos humanos y otras tareas relacionadas con el negocio. Incluyen en su precio las tareas típicas de un empleador, y esto a menudo afecta la tarifa por hora.
Por ejemplo, supongamos que tienes un empleado W-2 cuyo salario base es de $100,000 al año. Cuando sumas los beneficios, que normalmente oscilan entre el 15% y el 30%, ese empleado puede costar a tu empresa hasta $130,000. Dividido por las horas trabajadas, tu empleado te cuesta aproximadamente $62 por hora.
Pero, tu independent contractor también tiene los mismos beneficios y contribuciones que cumplir. Además, en promedio, los independent contractors pagan más en impuestos. También está el costo de los beneficios típicamente proporcionados a un empleado. Tienen que incluir licencias por enfermedad, días de vacaciones, costo del equipo, tiempo dedicado a actividades de recursos humanos, espacio de oficina y mucho más en su tarifa por hora.
Para alcanzar el salario base de $100,000, tu independent contractor probablemente tendrá que cobrarte más de $80 por hora para cubrir el salario del empleado. Si contratas a un independent contractor para un proyecto a tiempo completo que dura un año, estarías pagando más de $166,000.
A largo plazo, contratar a un independent contractor puede ser más costoso que tener a alguien a bordo a tiempo completo.
¿Deberías contratar a un W-2 o 1099?
Si debes contratar a un empleado o optar por un independent contractor depende de las necesidades actuales y a largo plazo de tu negocio. Ambos tienen pros y contras, y es importante evaluarlos de manera realista antes de contratar.
Contratar a un independent contractor puede ser una forma rápida y rentable de completar el trabajo si necesitas a alguien para tareas ocasionales. También suelen tener experiencia especializada útil y pueden comenzar en proyectos rápidamente, ya que no hay que pasar por un proceso largo de incorporación.
Sin embargo, podrías considerar convertirlos en empleados si dependes mucho de tu independent contractor. Pueden mostrar interés en ser un miembro más permanente del equipo, lo cual es otra buena razón para convertirlos en empleados.
¿Es mejor ser un W-2 o un 1099?
Si deberías ser un contractor 1099 o buscar empleo como W-2 depende de tus preferencias personales.
Como independent contractor, tú eres tu propio jefe. Probablemente tendrás que establecer una propiedad unipersonal y pagar tus beneficios e impuestos. Como empleado, puedes contar con tu empleador para que te proporcione salarios y beneficios en su lugar.
Como contractor 1099, tienes más libertad para elegir para quién trabajas, cómo y cuándo. Un contractor puede tener más de un empleador al mismo tiempo. Necesitas habilidades organizativas sólidas para gestionar tu tiempo y dinero mientras trabajas en múltiples proyectos.
Como empleado W-2, eres elegible para algunos beneficios. Esto incluye beneficios estatutarios, pero también pensiones, atención médica y otros beneficios.
Como independent contractor, tendrás que buscar formas de compensar algunos de estos beneficios. Necesitas calcular posibles días libres y días de enfermedad en tu tarifa por hora. También tendrás que encontrar sistemas para conseguir nuevos clientes y gestionar facturas y finanzas. Como independent contractor, tendrás que hacer ajustes que los empleados no tienen que preocuparse.
Si deseas mayor independencia en tu trabajo, trabajar como contractor 1099 podría ser una buena opción para ti. Si te gusta la comodidad de tener un salario regular y beneficios asociados, entonces un empleado W-2 podría ser mejor opción.
Preguntas frecuentes:
¿Es mejor que te paguen 1099 o W-2?
Esto depende de tu relación empleador-empleado. Como contractor bajo 1099, eres responsable de pagar el 100% de los impuestos de Medicare y Seguridad Social trimestralmente. Como empleado W-2, debes pagar el 50% de esos impuestos, mientras que el resto lo retira el empleador de tu salario.
Tanto los independent contractors como los empleados deben pagar impuestos sobre la renta, pero la tasa varía según su tramo fiscal.
¿Por qué me dieron un 1099 en lugar de un W-2?
Si te emitieron un 1099 en lugar de un W-2, significa que tu empleador te clasificó como contractor. Deberías familiarizarte con las diferencias financieras y legales entre un 1099 y un W-2. Como independent contractor, debes pagar tus impuestos, incluido el impuesto por cuenta propia. Consulta con tu asesor fiscal para entender qué significa esta diferencia para ti.
¿Se grava menos el 1099?
Generalmente, los independent contractors pagan más impuestos que los empleados, ya que no hay un empleador que cubra la mitad de los impuestos. Para los empleados, se retiene automáticamente el 7.65% de sus ingresos para impuestos de Seguridad Social y Medicare. El empleador también contribuye con la misma cantidad por cada empleado.
Dado que el independent contractor actúa como empleador y empleado, la totalidad de esos impuestos recae sobre él. Esto significa que debe contribuir con ambas mitades, lo que se acerca al 15.3% de sus ingresos.
