Diferencias explicadas: Contratistas 1099 vs. Empleados W-2

Una vez que comiences a contratar personas para ayudarte con tu carga de trabajo, te enfrentarás a decisiones sobre su tipo de empleo. Podrías decidir contratar a alguien a tiempo completo. Otras veces, un Contractor of Record o COR puede ser una mejor opción.

Es importante entender la diferencia entre un independent contractor y un empleado. Esto afectará cómo pueden contribuir a tu empresa y cómo los estarás pagando. También necesitarás entender la diferencia entre los formularios 1099 y W-2, para mantener el cumplimiento cuando llegue la temporada de impuestos.

Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre los contractors 1099 y empleados W-2. Discutamos los beneficios de cada uno y qué debes esperar al contratar a cualquiera de ellos.

¿Cuál es la diferencia entre un independent contractor y un empleado?

Hay varias diferencias entre un contractor y un empleado que todo empleador debería conocer.

Cuando contratas a un empleado, generalmente lo haces a tiempo completo o parcial, y tú decides qué trabajo realizará para tu empresa. Tú eliges cuándo trabaja, en qué trabajará y cómo completa el trabajo.

Por otro lado, los independent contractors trabajan en base a contrato. Con los contractors, necesitas definir los requisitos desde el principio y acordar plazos, entregables y precio. Esta colaboración puede ser un poco limitada y requiere más planificación previa. Pero, una vez concluido el contrato, tus obligaciones hacia el contractor terminan.

Ambos pueden realizar trabajos para tu empresa. Pero, aquí tienes varias cosas que deberías considerar:

1. Nivel de autonomía

Cuando contratas a alguien a tiempo completo, tienes toda la libertad para dirigir su carga de trabajo por completo. Puedes establecer las reglas sobre cuándo, dónde y cómo debe trabajar tu empleado. Además, tu empleado puede asumir responsabilidades adicionales. Seguirán las directrices de la empresa y tus instrucciones al realizar el trabajo.

Los independent contractors son sus propios jefes. Un independent contractor establecerá sus propios horarios y salarios. A diferencia de los empleados, generalmente siguen un conjunto de buenas prácticas para el trabajo en lugar de adherirse a tus directrices.

Los independent contractors pueden o no tomar en cuenta tus preferencias y requisitos. Son más autónomos en lo que respecta a su carga de trabajo. Si prefieres tener más control sobre el trabajo, un empleado podría ser una mejor opción. Pero, los independent contractors probablemente completarán la tarea más rápido y eficazmente. Además, no necesitan ni valoran demasiado la supervisión.

2. Especialización

La razón principal por la que los empleadores deciden contratar independent contractors es que suelen contar con un conjunto de habilidades específicas. Tienen una especialización de nicho que tu empresa puede necesitar en ese momento. Puedes confiar en que completarán el trabajo mucho más rápido en comparación con entrenar a uno de tus empleados.

Los independent contractors también suelen trabajar en función de la necesidad de saber, así que también puedes saltarte el proceso de incorporación detallado. En resumen, puedes contar con los independent contractors para completar el trabajo mucho más rápido que un empleado regular.

3. Lealtad

Cuando comparas empleados con independent contractors, la lealtad destaca como una diferencia clave. Te darás cuenta rápidamente de que los contractors no tienen el mismo sentido de lealtad hacia tu empresa que tus empleados.

Con los empleados, trabajan en pos de un objetivo común. Un contractor 1099 se centrará en realizar el trabajo rápidamente y de manera eficiente y recibir su pago por ello. Un independent contractor se dedicará a completar su parte del trabajo. Pero, puede que no tenga interés en el panorama general de tu empresa.

Además, ninguna disposición impide que el contractor trabaje con varias empresas a la vez. A menos que firmes un NDA u otro acuerdo similar, el independent contractor puede usar la experiencia adquirida en otros proyectos.

También está la cuestión de los derechos de IP, que también deberías discutir con un independent contractor desde el principio. Con un empleado, los derechos de propiedad intelectual pertenecen automáticamente a la empresa. Esto no ocurre con los independent contractors.

4. Flexibilidad

Otra gran ventaja de contratar independent contractors es la flexibilidad. Puedes contratar independent contractors para trabajos y tareas de corto plazo. Puedes depender de ellos para tareas que tomen unas horas en completarse, por ejemplo. O, cuando contratar a alguien a tiempo completo puede no ser la solución más rentable.

Otras veces, puede tratarse de un proyecto puntual que no necesitarás en el futuro. Contratar independent contractors también puede ser una buena idea si necesitas habilidades específicas.

Una vez que finalice tu contrato, ya no estarás obligated a los independent contractors. A menos que tengas más trabajo para ellos, podrán buscar proyectos y contratos en otro lado. Terminar con un empleado a tiempo completo es un proceso mucho más complejo. Al igual que no necesitan una incorporación especial, tampoco necesitas darles de baja como contractors, entre otras cosas.

5. Precio

Los independent contractors pueden ser más rentables dependiendo del tipo de trabajo por el que estés contratando. Si necesitas cubrir tareas ocasionalmente, contratar un independent contractor puede ser una buena opción.

Como no tienes que pagar impuestos y beneficios por un independent contractor, pueden parecer una opción más barata. Sin embargo, los independent contractors todavía deben pagar esos mismos beneficios por sí mismos. Por lo tanto, sus salarios por hora probablemente reflejen esa subida en comparación con el salario por hora de un empleado.

Entonces, si los necesitas ocasionalmente, contratarlos como empleados podría ser más caro. Pero, si necesitas volver a contratarlos con frecuencia, contratar a tiempo completo podría ser más rentable. Si realmente los necesitas a tiempo completo y aceptan tu oferta, convertirlos en empleados te ahorrará mucho a largo plazo.

¿Cuál es la diferencia entre 1099 y W-2?

Ahora que la diferencia entre ambos está clara, necesitas entender cómo encajan los formularios fiscales de fin de año. En términos de 1099 vs W-2, como empresa, envías uno u otro a tus empleados o contractors.

Formulario 1099 vs. Formulario W-2

El formulario W-2 se envía a tus empleados cada año, antes de finales de enero. Este formulario incluye información que necesitan para presentar sus impuestos, como sus salarios y los impuestos retenidos.

El formulario 1099, más exactamente 1099-NEC, se envía a los independent contractors. Como empresa, necesitas enviar un 1099-NEC a cada contractor al que hayas pagado $600 o más en ese año, antes de finales de enero.

Para poder hacer esto, primero debes solicitar a tu contractor que te envíe un formulario W-9. Este incluirá toda la información relevante que necesitas para completar y enviar el 1099-NEC. Luego, el contractor usará la información del 1099 para declarar sus ingresos y gastos de su negocio.

Clasificación de empleados

Es importante entender la diferencia entre estos formularios fiscales. Pero también debes tener en cuenta los parámetros que separan a los independent contractors de los empleados.

La clasificación errónea de empleados puede ser una amenaza grave para una empresa. En esencia, para los empleados, debes proporcionar salario, retener impuestos y ofrecer beneficios estatutarios. Esto no aplica a los independent contractors, quienes, a cambio, tienen un nivel de libertad que no es aplicable a los empleados.

La IRS tiene un conjunto estricto de pautas sobre cómo clasificar a tus empleados. Algunas de las líneas pueden ser un poco borrosas debido al crecimiento de la economía gig. Aún así, es importante entender cómo clasificar a tus empleados para mantener el cumplimiento.

Varios factores influyen para discernir si alguien es empleado o independent contractor. Estos giran en torno al nivel de independencia que tienen al realizar el trabajo. Si alguien trabaja a tiempo completo y recibe un salario fijo mensual o semanal, probablemente sea un empleado. Los independent contractors establecen su horario y reciben pago una vez que se completa el contrato.

Un empleado normalmente trabaja desde una oficina. Usa el equipo de la empresa y sigue las directrices de la misma en lugar de un conjunto universal de buenas prácticas. Su carga laboral diaria puede cambiar, y puede asumir trabajo adicional.

Un independent contractor tiene el derecho de elegir dónde trabaja, cómo completará la tarea y qué herramientas quiere usar o en qué trabaja. Si aceptarán más trabajo, depende de ellos, y probablemente trabajarán para varias empresas al mismo tiempo.

¿Qué pasa si clasifico mal a un empleado?

Si descubres que tu contractor se asemeja más a un W-2 que a un 1099, deberías hablar con él sobre contratarlo como empleado. Hay muchos beneficios en tener un empleado, y a largo plazo será una opción más rentable.

Clasificar mal a un empleado puede acarrear sanciones y multas graves. Normalmente, el empleador debe pagar contribuciones retroactivas a la seguridad social o pensiones. También probablemente tenga que pagar beneficios retroactivos, salario, horas extras y vacaciones. Podría haber multas y sanciones adicionales.

Algunos países impone una responsabilidad personal significativa a los empleadores por clasificar mal a un empleado. Esto puede llevar a multas para los directivos que hayan classification erróneamente como empleados. En algunos países, incluso, a la prisión.

Si no estás seguro de si tu contractor es un empleado, consulta las directrices del IRS o tu proveedor global de nómina. Ellos te ofrecerán una perspectiva relevante para tu negocio y situación actual.

Ejemplos de trabajadores 1099 vs. W-2

Puede ser difícil entender si debes contratar a alguien como empleado o como contractor. Así que aquí tienes algunos ejemplos reales para ayudarte a identificar la diferencia.

Podrías contratar a alguien como 1099 si es:

1. Consultores que asisten a tu empresa en proyectos con una fecha de inicio y final claras.

2. Diseñadores y desarrolladores web, que trabajan por proyecto.

3. Redactores freelancers que te cobran por artículo en lugar de por hora.

Pero, deberías contratar a todos estos como trabajadores W-2 si:

1. Los consultores trabajan más como gestores de proyectos que como consultores puntuales.

2. Tal vez decidas contratar diseñadores web a tiempo completo si necesitas diseños continuos para tu equipo de marketing. O, si deseas actualizaciones o mantenimiento en tu sitio web o aplicación, considera contratar desarrolladores web como W-2.

3. Si necesitas que tus redactores tengan horarios programados de forma continua.

Los costos de W-2 vs 1099

Existe un concepto erróneo común de que los contractors 1099 son más baratos que contratar a alguien a tiempo completo. La realidad es que la rentabilidad depende de cada caso particular.

La mayor parte del tiempo, la tarifa por hora de un independent contractor y de un empleado termina siendo igual. Los dueños de negocios generalmente piensan que un contractor es más barato. Esto se debe a que no están obligados a retener impuestos ni a ofrecer pensiones y seguro de salud.

Sin embargo, el contractor aún paga estos beneficios por sí mismo. Por lo tanto, sus tarifas horarias probablemente reflejarán ese aumento en comparación con el salario horario de un empleado.

Por ejemplo, supongamos que tienes un empleado W-2, cuyo salario base es de $100,000 al año. Cuando sumas los beneficios, que normalmente oscilan entre el 15% y el 30%, ese empleado puede costar a tu empresa hasta $130,000. Dividido por las horas trabajadas, tu empleado te cuesta alrededor de $62 por hora.

Pero, tu contractor también tiene los mismos beneficios y contribuciones que cubrir. Además, en promedio, los independent contractors pagan más en impuestos. También incluyen los costos de beneficios normalmente ofrecidos a un empleado. Tienen que incluir permisos por enfermedad, días de vacaciones, equipo, tiempo dedicado a actividades de recursos humanos, espacio de oficina y mucho más en su tarifa por hora.

Para igualar el salario base de $100,000, tu contractor probablemente tendrá que cobrarte más de $80 por hora para cubrir el salario del empleado. Si contratas a un contractor a tiempo completo para un proyecto de un año, estarías pagando más de $166,000.

A largo plazo, contratar un independent contractor puede ser más caro que tener a alguien a bordo a tiempo completo.

¿Debo contratar a un W-2 o a un 1099?

Si deberías contratar a un empleado o optar por un independent contractor depende de las necesidades actuales y futuras de tu negocio. Ambos tienen ventajas y desventajas, y es importante evaluarlas de manera realista antes de contratar.

Contratar a un contractor puede ser una forma rápida y rentable de completar el trabajo si necesitas a alguien para tareas ocasionales. Además, suelen tener conocimientos especializados útiles y pueden comenzar rápidamente en proyectos, ya que no requieren un proceso de incorporación largo.

Pero, si dependes mucho de tu contractor, quizás debas convertirlo en empleado. Es posible que muestre interés en convertirse en un miembro permanente del equipo, y esa es otra buena razón para convertirlo en un empleado.

¿Es mejor ser un W-2 o un 1099?

Depende de tus preferencias personales si quieres ser un contractor 1099 o buscar empleo como W-2 en alguna parte.

Como contractor 1099, tú eres tu propio jefe. Probablemente debas establecer una negocio unipersonal y pagar tus beneficios e impuestos tú mismo. Como empleado, puedes contar con que tu empleador te proveerá salarios y beneficios.

Como contractor 1099, tienes más libertad para elegir con quién trabajar, cómo y cuándo. Un contractor puede tener más de un empleador a la vez. Necesitarás habilidades organizativas fuertes para gestionar tu tiempo y dinero en varios proyectos.

Como empleado W-2, tienes derecho a algunos beneficios. Esto incluye beneficios estatutarios, pero también pensiones, atención médica y otros beneficios.

Como contractor, deberás encontrar formas de compensar algunos de estos beneficios. Tendrás que calcular el tiempo libre y los días de enfermedad en tu tarifa por hora. También deberás gestionar sistemas para conseguir nuevos clientes y manejar facturas y finanzas. Como independient contractor, tendrás que hacer ajustes que los empleados no necesitan preocuparse.

Si deseas mayor independencia en tu trabajo, trabajar como contractor 1099 puede ser una buena opción. Si prefieres la comodidad de un salario regular y beneficios asociados, entonces un empleado W-2 puede ser mejor para ti.

FAQ:

¿Es mejor que te paguen 1099 o W-2?

Esto depende de la relación empleador-empleado. Como contractor bajo 1099, eres responsable de pagar el 100% de los impuestos de Medicare y Seguridad Social trimestralmente. Como empleado W-2, debes pagar el 50% de estos, mientras que el resto lo retiene el empleador de tu sueldo.

Tanto los independent contractors como los empleados deben pagar impuestos sobre la renta, pero la tasa varía según su tramo impositivo.

¿Por qué me dieron un 1099 en lugar de un W-2?

Si se te emitió un 1099 en lugar de un W-2, significa que tu empleador te clasificó como contractor. Debes familiarizarte con las diferencias financieras y legales entre un 1099 y un W-2. Como contractor independiente, debes pagar tus impuestos, incluido el impuesto por cuenta propia. Consulta a un asesor fiscal para entender qué significa esta diferencia para ti.

¿Se grava menos en 1099?

En general, los independent contractors pagan más impuestos que los empleados, ya que no hay un empleador que cubra la mitad de los impuestos. Para los empleados, el 7.65% de su ingreso se retiene automáticamente para impuestos de Seguridad Social y Medicare. El empleador también contribuye esa misma cantidad.

Dado que el contractor es tanto empleador como empleado, toda esa carga tributaria recae en él. Significa que debe contribuir con ambas mitades, lo que se acerca al 15.3% de sus ingresos.