Diseñando un proceso de incorporación de empleados remotos sin problemas

La incorporación de nuevos empleados es uno de los aspectos clave para garantizar que el empleado tenga un buen comienzo. Sin embargo, contratar y hacer onboarding de manera virtual puede ser complicado, ya que los gerentes y el personal de RR.HH. no están en las mismas instalaciones que el nuevo empleado.

Como empleador, deberías crear una excelente experiencia de onboarding. La alternativa puede tener efectos negativos duraderos. El onboarding es mucho más que permitir que tu empleado inicie sesión en el software relevante y sepa dónde encontrar sus tareas diarias.

Aquí están los beneficios que una buena experiencia de onboarding puede aportar a tu equipo.

¿Cuáles son los beneficios de un buen proceso de onboarding?

Los principales beneficios de una buena experiencia de onboarding incluyen mejor compromiso del empleado, productividad y trabajo con propósito. Aquí están los beneficios:

1. La comodidad temprana aumenta la confianza y la motivación

Empezar con rapidez es crucial. Cuando un nuevo empleado se une, necesita sentirse bienvenido y cómodo con tu equipo. Sentirse bienvenido puede hacer que estén más emocionados y motivados para ser parte del panorama general.

Los gerentes pueden ayudar programando videollamadas para presentar al nuevo contratado a sus compañeros y otros colegas. Esto hace que el nuevo empleado se sienta incluido y parte del grupo desde el primer día.

2. Fomentar buenas relaciones desde el principio

Es importante establecer una base para relaciones sólidas en toda la organización de inmediato. Las relaciones fuertes son uno de los aspectos más importantes de un buen ambiente laboral. Cuando los nuevos empleados se sienten conectados con sus colegas, es más probable que colaboren bien y sean productivos.

El onboarding virtual debe incluir actividades que ayuden a los nuevos contratados a conocer e interactuar con personas no solo de su equipo, sino también de diferentes departamentos. Esto puede ser a través de pausas para café virtuales, ejercicios de construcción de equipos o incluso proyectos colaborativos.

3. Entender la cultura de la empresa puede ayudar a los empleados a sentirse que encajan

Comprender la cultura de la empresa y cómo se realiza el trabajo puede ser algo esencial para los nuevos empleados. La cultura de la empresa incluye los valores, creencias y comportamientos que conforman el entorno laboral. Los nuevos contratados necesitan entender esto rápidamente para integrarse sin problemas en el equipo.

Durante el onboarding, pide a tus gerentes que compartan ejemplos y experiencias que muestren la cultura de la empresa. Esto ayuda a los nuevos empleados a entender qué se espera de ellos y cómo pueden encajar.

4. Establecer expectativas claras

Establecer expectativas claras es la clave para conectar el trabajo individual con la misión de la empresa. Cuando los empleados entienden su rol y cómo contribuye al panorama general, se sienten con más propósito y motivación. Las expectativas claras también ayudan a evitar confusiones y errores.

Los gerentes deben tener discusiones detalladas con los nuevos contratados sobre sus tareas laborales y cómo su trabajo impacta en el éxito de la empresa. Esto ayuda a los nuevos empleados a ver el valor en su trabajo y mantenerse motivados.

¿Cómo crear una experiencia de onboarding fluida para tus empleados remotos?

Con el onboarding, la preparación es la mitad de la victoria. Aquí algunos aspectos clave a considerar y preparar antes del primer día de tus nuevos empleados.

1. Preparar al equipo actual

Preparar a tu equipo para un nuevo empleado remoto es el primer paso. Esto generará un sentido de inclusión y trabajo en equipo. Aunque el nuevo contratado no trabajará físicamente junto al equipo, debe sentirse parte del grupo desde el principio.

Cuando decidas incorporar a un nuevo empleado remoto y tengas una fecha de inicio, comparte esta información con tu equipo. Infórmales sobre su nuevo colega, su trabajo y cuándo comenzará.

Asegúrate de que los miembros del equipo existentes entiendan la importancia de estar disponibles para ayudar al nuevo contratado. Este apoyo es vital para que el nuevo empleado se sienta cómodo haciendo preguntas y buscando ayuda. Esta preparación ayuda a los miembros actuales del equipo a ser excelentes anfitriones para las nuevas incorporaciones.

2. Decidir quién será el mentor principal

Asigna a un miembro del equipo actual para que sea el compañero o mentor del nuevo contratado. Esta persona será el punto de referencia para cualquier pregunta y apoyo, asegurando que no se sienta perdido o inseguro sobre a quién acudir para orientación.

Esta persona actúa como mentor informal. Debe ser una persona diferente del gerente del nuevo contratado. Esto facilitará que el nuevo empleado pueda hacer preguntas sin sentirse cohibido.

La persona que asignes debe contactarse antes del primer día del nuevo contratado para establecer una conexión y ofrecer apoyo. Esto ayudará a que el nuevo empleado sepa que tiene a alguien a quien acudir con cualquier inquietud.

3. Preparar la tecnología

Preparar todo el equipo tecnológico necesario antes de que comience el nuevo empleado es otro aspecto clave del onboarding. Los trabajadores remotos dependen mucho de tener las herramientas correctas y acceso a los sistemas, por lo que es crucial tener todo configurado con anticipación.

Organiza la entrega del equipo necesario al nuevo contratado antes de su primer día. Algunas empresas envían un paquete de bienvenida con artículos de marca y una nota personal para que los nuevos empleados se sientan parte del equipo.

Además, configurar toda la tecnología necesaria con antelación puede ayudar a los nuevos contratados a sentirse más preparados. Organiza una sesión con TI para revisar las herramientas de videoconferencia y comunicación de la empresa. Si necesitan acceso a sistemas especiales, proporciona instrucciones claras sobre cómo obtenerlo.

4. Preparar la base de conocimientos

Crear una base de conocimientos integral es esencial para ayudar a los nuevos empleados a encontrar información. Este recurso en línea debe incluir guías, preguntas frecuentes y instrucciones paso a paso. Estas deben explicar los procesos, herramientas y sistemas de la empresa.

Una base de conocimientos bien organizada permite a los nuevos contratados resolver problemas de forma independiente. También les ayuda a aprender a su propio ritmo, lo cual es especialmente útil en un entorno remoto donde la ayuda inmediata puede no estar siempre disponible.

5. Crear la hoja de ruta del onboarding

Algunas empresas también crean un plan para gerentes, mentores y nuevos empleados que debe completarse en un plazo establecido. El plan funciona como una hoja de ruta de onboarding para los nuevos empleados. Este plan incluye capacitación clave, responsabilidades laborales y hitos importantes. Tener un plan estructurado que describa qué puede esperar el nuevo contratado es muy útil para los trabajadores remotos.

Esto puede significar establecer hitos a los 30, 60 y 90 días o crear un plan de onboarding personalizado adaptado a cada empleado. Planificar los primeros meses ayuda a los nuevos empleados a entender sus roles y expectativas.

6. Preparar métodos para explicar la cultura de la empresa a los nuevos empleados

Entender la cultura de la empresa y cómo se realiza el trabajo es vital para los nuevos empleados. Dedica tiempo adicional a discutir los valores, normas y expectativas de la empresa, ya que estos pueden ser menos evidentes en un entorno virtual.

Asegúrate de comunicar las suposiciones no expresadas. Esto incluye suposiciones como el tono de la empresa, el código de vestimenta y la etiqueta en reuniones virtuales. Asignar un compañero de cultura también puede ayudar a los nuevos contratados a navegar más eficazmente la cultura de la empresa. Ellos pueden ofrecer ideas y retroalimentación sobre sus interacciones.

7. Trabajar continuamente en construir relaciones

Construir relaciones sólidas en toda la organización es otro aspecto crucial del onboarding virtual. En un entorno remoto, no puedes confiar en interacciones espontáneas, por lo que es importante ser proactivo.

Organiza una mezcla de reuniones formales e informales entre el nuevo contratado y sus colegas. Esto incluye tanto conversaciones sobre responsabilidades laborales como actividades informales para fortalecer relaciones. Anima a los nuevos empleados a participar en reuniones de equipo y discusiones grupales.

Un onboarding virtual fuerte implica mucho más que solo arreglos logísticos. Se trata de hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, ayudarlos a construir relaciones, entender la cultura de la empresa y establecer expectativas claras. Estos elementos aseguran que los nuevos contratados estén confiados, conectados y listos para contribuir al éxito de la organización.

FAQ:

¿Qué es el proceso de onboarding virtual?

El proceso de onboarding virtual es una forma de presentar a los nuevos empleados a una empresa usando herramientas y recursos en línea. Incluye reuniones virtuales, sesiones de capacitación y compartir información importante de la empresa.

¿Cómo puedes garantizar un proceso de onboarding sin problemas para empleados remotos?

Para garantizar un proceso de onboarding fluido, asegúrate de que tengan todo el equipo necesario y acceso a los sistemas antes de comenzar. Proporciona instrucciones claras, asigna un mentor para apoyo y programa revisiones periódicas para responder cualquier duda.

¿Cuánto tiempo tarda el onboarding en línea?

El onboarding en línea generalmente toma unas semanas, pero puede variar según el plan de la empresa. Algunas compañías tienen programas estructurados que duran 30, 60 o 90 días para ayudar a los nuevos empleados a integrarse completamente en sus roles.