Una de las principales ventajas de ser un sole proprietor es tener el control total sobre tu negocio. Sin embargo, hacer todo tú mismo puede ser agotador y abrumador. Cuando te encuentres extendiendo tu jornada laboral a 15 horas, considera contratar a alguien que te ayude con la carga de trabajo.

Pero, como persona autónoma, ¿puedes incluso contratar gente? Aunque en internet hay desacuerdo al respecto, la respuesta es: Sí. Puedes contratar a tantos empleados como desees siendo un sole proprietor.

No obstante, pasar de un sole proprietor a la condición de Employer of Record (EOR) puede ser complicado. Debes conocer todo lo relacionado con la contratación de empleados como sole proprietor. Quieres ser un buen empleador y mantener la conformidad con las leyes y regulaciones locales.

Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre la contratación de empleados como sole proprietor.

Cuando decides contratar a alguien como sole proprietor, todavía estás obligado a cumplir con requisitos federales y estatales. También deberás gestionar las tareas y procedimientos administrativos adecuados. Además, necesitas realizar todas las declaraciones fiscales relevantes.

El primer paso para contratar a alguien generalmente implica obtener un Número de Identificación del Empleador (Employer Identification Number, EIN) del IRS. Si tu estado tiene requisitos específicos en cuanto a licencias y permisos, es recomendable obtenerlo con anticipación.

En cuanto a tus empleados, deberás verificar que sean elegibles para trabajar en los EE. UU. También necesitarás recopilar su número de Seguro Social. Es posible que tengas que obtener otra información relevante para las retenciones del impuesto sobre la renta.

¿Cómo pagar a tus empleados como sole proprietor?

Antes de empezar a contratar, también debes entender todas las complejidades de pagar a tus empleados. La IRS ofrece una excelente guía de contratación. Pero, aquí tienes lo que necesitas saber explicado de manera más sencilla.

1. Debes pedir a tus empleados que llenen y entreguen la documentación relevante

Tanto los nuevos empleados como los antiguos deben presentar las siguientes formas a sus empleadores:

• Formulario W-4

• Formulario de retención del impuesto estatal

• Formulario I-9

Como empleador, es posible que necesites registrar cuentas de impuestos sobre la nómina estatales y locales para fines de seguimiento y reporte de impuestos.

2. Calcula el pago de tus nuevos empleados

Es importante entender el tipo, la cantidad y la frecuencia con la que les pagarás por su trabajo. Puedes pagar a tus empleados un salario por hora, mediante comisión, o acordar un salario fijo anual.

Por lo general, los empleadores pagan a sus empleados semanal, quincenal, semimensualmente o mensualmente.

También debes determinar la cantidad que debes retener para fines fiscales. Dependiendo de las regulaciones estatales y locales, debes considerar:

• Federal Insurance Contribution Act (FICA)

• Federal Unemployment Tax Act (FUTA)

• Deducciones por atención médica y otros beneficios estatutarios

• Impuesto sobre la renta federal

• Impuesto sobre la renta estatal

• Es posible que aplique el impuesto local.

Pagas a tus empleados su salario menos estas retenciones fiscales. Los empleadores generalmente pagan a sus empleados mediante cheques de depósito directo.

3. Cumple con los requisitos fiscales para tu negocio y empleados

El paso final es seguir las regulaciones locales respecto a los impuestos que debes presentar y pagar. Dependiendo de tu negocio, puede que debas presentar en el IRS, en agencias estatales y municipales de recaudación de impuestos.

Si pagar a tus empleados te resulta abrumador, externalizar la nómina a un proveedor de servicios de nómina puede ser una buena opción.

Emplear a familiares en tu sole proprietorship

Los sole proprietors a menudo contratan a familiares para ayudar con la carga de trabajo. Convertir un sole proprietorship en un negocio familiar no es raro, e incluso tiene algunos beneficios fiscales.

Contratar a un cónyuge como sole proprietor

A menudo, los cónyuges deciden ser copropietarios de un sole proprietorship, y son socios iguales en el negocio. Si ese es el caso con tu cónyuge, tanto tú como tu cónyuge ganan sus salarios mediante un retiro del propietario, y no puedes contratarlos como empleados.

Pero, si no comparten la propiedad del sole proprietorship, puedes poner a tu cónyuge en una nómina. En ese caso, el cónyuge debe cumplir con los impuestos sobre la renta y el Federal Insurance Contribution Act (FICA). Por otro lado, tu cónyuge no tendrá que pagar el impuesto del Federal Unemployment Tax Act (FUTA) sobre sus salarios.

Contratar a hijos como sole proprietor

Muchos sole proprietors deciden contratar a sus hijos como sus primeros empleados. Esto les enseña a trabajar por su paga y responsabilidad, además de que te permite verlos más durante el día.

Aunque esto es muy posible, hay un par de cosas que deberías tener en cuenta.

1. Cuando contratas a tus hijos, aún debes retenerles el impuesto sobre la renta.

2. Tu hijo no tendrá que pagar el impuesto FICA si es menor de 18 años.

3. No tienes que pagar el impuesto FUTA si es menor de 21 años.

Contratar a tus hijos en tu negocio les enseña ética laboral, lo cual el IRS premiará con ciertos beneficios fiscales. Pero, infórmate bien sobre las reglas y directrices específicas para contratar a tus hijos en tu estado, ya que pueden variar.

Contratar empleados vs. contratistas como sole proprietor

Contratar a alguien como empleado tiene ventajas respecto a contratar a contratistas. Sin embargo, las sole proprietorships pueden beneficiarse más contratando a contratistas. Contratar a alguien para que realice tareas pendientes sin tener que incluirlo en la nómina puede ser una excelente opción para negocios en auge.

No obstante, los contratistas independientes son una solución temporal. Aunque no requieran que hagas trámites complicados para contratarlos, debes tener cuidado con la posible clasificación errónea de empleados, incluso siendo sole proprietor.

Una vez que tus contratistas se vuelvan invaluable para tu negocio, considera convertirlos en empleados.

¿Deberías mejorar la estructura de tu entidad a LLC?

Aunque los empleados pueden ser una excelente forma de externalizar parte de la carga de trabajo diaria, existen muchos riesgos asociados con la contratación. Mantener la conformidad con las leyes y regulaciones locales es uno de ellos.

A medida que tu negocio crece, considera mejorar tu tipo de entidad a LLC. Este tipo de entidad es un poco más difícil de establecer, pero ofrece mejor protección de responsabilidad que la que se tiene con un sole proprietorship.

Con un sole proprietor, tú y tu negocio son lo mismo ante la ley. Si ocurre algún incidente, serás personalmente responsable de daños y otros gastos.

Aunque puedes contratar seguro para tu negocio, una vez que comiences a contratar a muchos empleados, puede ser conveniente migrar a una LLC. Esto te brindará no solo protección patrimonial sino también mayor credibilidad como negocio más oficial. Además, ofrece varias ventajas en cuanto a impuestos.

Preguntas frecuentes:

¿Un sole proprietor puede tener inversionistas?

Los sole proprietors pueden recibir inversiones externas. Pero, no se les permite ofrecer acciones a sus inversionistas ni formar socios.

En ese caso, los sole proprietors deberían considerar cambiar su tipo de entidad a sociedad (partnership) o LLC. Será más fácil obtener inversiones y préstamos para estos tipos de negocio.

¿Cuántos empleados puede tener una sole proprietorship?

Una sole proprietorship puede tener cuantos empleados necesite. Los sole proprietors deben familiarizarse con los requisitos de cumplimiento y fiscales antes de comenzar a contratar.

¿Cuáles son las desventajas de un sole proprietorship?

La principal desventaja de un sole proprietorship es que no eres elegible para beneficios como los que reciben los empleados regulares. Esto incluye planes de pensión y atención médica, días de enfermedad y días de vacaciones, todos los cuales debes costear tú mismo.

Además, puede ser difícil encontrar tiempo para promocionar tu negocio y buscar clientes. También necesitarás dedicar tiempo a procesos de recursos humanos relevantes o a buscar inversiones. Por último, cerrar un sole proprietorship y comenzar otro negocio es sencillo. Pero, puede ser difícil vender tu sole proprietorship a otra persona.