Uno de los principales beneficios de ser un sole proprietor es tener control total sobre tu negocio. Sin embargo, hacer todo tú mismo puede ser agotador y abrumador. Una vez que te encuentres impulsando una jornada laboral de 15 horas, considera contratar a alguien para ayudarte con la carga de trabajo.

Pero, como persona self-employed, ¿puedes incluso contratar a personas? Aunque internet tiene dificultades para ponerse de acuerdo en esto, la respuesta es: Sí. Puedes contratar tantas employees como desees siendo un sole proprietor.

Sin embargo, pasar de ser un sole proprietor a tener el estatus de Employer of Record, (EOR), puede ser complicado. Debes conocer todo lo relacionado con la contratación de employees como sole proprietor. Quieres ser un buen empleador y mantener el cumplimiento con las leyes y regulaciones locales.

Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre contratar employees como sole proprietor.

¿Qué requisitos debes cumplir al contratar a alguien como sole proprietor?

Cuando decides contratar a alguien como sole proprietor, aún estás obligado a cumplir con los requisitos federales y estatales. También deberás gestionar las tareas y procedimientos administrativos adecuados. Además, necesitas realizar todas las declaraciones de impuestos relevantes.

El primer paso para contratar a alguien suele ser obtener un Número de Identificación de Empleador (EIN) del IRS. Si tu estado tiene requisitos específicos en cuanto a licencias y permisos, es recomendable obtenerlos de antemano.

En cuanto a tus employees, deberás verificar que sean elegibles para trabajar en los EE. UU. También necesitas recopilar su número de Seguridad Social. Es posible que también debas obtener otra información relevante para las retenciones del impuesto sobre la renta.

¿Cómo pagar a tus employees como sole proprietor?

Antes de comenzar a contratar, también necesitas entender todas las complejidades de pagar a tus employees. El IRS ofrece una excelente guía de contratación. Pero, aquí tienes lo que debes saber explicado de manera más sencilla.

1. Debes pedir a tus employees que completen y presenten la documentación relevante

Tanto los new employees como los antiguos están obligados a presentar a sus empleadores los siguientes formularios:

• Formulario W-4

• Formulario de retención del impuesto estatal

• Formulario I-9

Como empleador, es posible que necesites registrar cuentas de impuestos sobre la nómina a nivel estatal y local para fines de seguimiento y declaración de impuestos.

2. Calcula el pago de tus nuevos employees

Es importante entender el tipo, la cantidad y la frecuencia con la que vas a compensarles por su trabajo. Puedes pagar a tus employees un salario por hora, mediante comisión, o acordar con ellos un salario anual fijo.

Por lo general, los empleadores pagan a sus employees semanalmente, quincenalmente, dos veces al mes o mensualmente.

También debes determinar la cantidad que debes retener para fines fiscales. Dependiendo de las regulaciones estatales y locales, deberías considerar:

• Ley de Contribución al Seguro Federal (FICA)

• Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA)

• Deducciones para atención médica y otros beneficios estatutarios

• Impuesto federal sobre la renta

• Impuesto estatal sobre la renta

• Puede aplicarse el impuesto local.

Pagas a tus employees su salario menos estas retenciones fiscales. Los empleadores generalmente pagan a sus employees mediante cheques de depósito directo.

3. Cumple con los requisitos fiscales para tu negocio y tus employees

El último paso es seguir las regulaciones locales respecto a los impuestos que debes presentar y pagar. Dependiendo de tu negocio, puede que debas presentar declaraciones ante el IRS, agencias de impuestos estatales y municipales.

Si pagar a tus employees te parece abrumador, externalizar la nómina a un proveedor de servicios de nómina puede ser una buena opción.

Contratar miembros de la familia en tu sole proprietorship

Los sole proprietors a menudo contratan a miembros de la familia para ayudar con la carga de trabajo. Convertir un sole proprietorship en un negocio familiar no es raro, e incluso tiene algunos beneficios fiscales.

Contratando a un cónyuge como sole proprietor

A menudo los cónyuges deciden co-poseer un sole proprietorship, y son socios iguales en el negocio. Si ese es el caso con tu cónyuge, tú y tu cónyuge ganan sus salarios como owner’s draw, y no pueden contratarlos como employees.

Pero, si no co-poseen el sole proprietorship, puedes poner a tu cónyuge en una lista de pagos (payroll). En ese caso, el cónyuge debe cumplir con los impuestos sobre ingresos y con la Ley Federal de Contribución al Seguro (FICA). Por otro lado, tu cónyuge no tiene que pagar el impuesto de la Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA) sobre sus salarios.

Contratando a hijos como sole proprietor

Muchos sole proprietors deciden contratar a sus hijos como sus primeros employees. Esto les enseña a trabajar por su sueldo y responsabilidad, además de que te permite verlos más durante el día.

Aunque esto es muy posible, hay un par de cosas que debes considerar.

1. Cuando contratas a tus hijos, aún debes retener el impuesto sobre la renta de tu hijo.

2. Tu hijo no pagará la FICA si tiene menos de 18 años.

3. No tienes que pagar la FUTA si tiene menos de 21 años.

Contratar a tus hijos en tu negocio les enseña ética laboral, lo cual el IRS recompensará con ciertos beneficios fiscales. Pero, infórmate sobre las reglas y directrices específicas para contratar a tus hijos en tu estado, ya que pueden variar.

Contratar employees vs. contractors como sole proprietor

Contratar a alguien como employee tiene sus ventajas frente a contratar contractors. Sin embargo, los sole proprietorships pueden beneficiarse más contratando contractors. Contratar a alguien para cumplir tareas sin tener que ponerlo en la nómina puede ser una excelente opción para negocios en crecimiento.

No obstante, los independent contractors son una solución temporal. Aunque no requieren que pongas muchos obstáculos para contratarlos, debes tener cuidado con la mala clasificación de employees, incluso siendo un sole proprietor.

Una vez que tus contractors se vuelvan imprescindibles para tu negocio, considera convertirlos en employees.

¿Deberías actualizar tu tipo de entidad a LLC?

Aunque los employees pueden ser una buena forma de externalizar parte de la carga de trabajo diaria, hay muchos riesgos asociados con la contratación. Mantenerse en cumplimiento con las leyes y regulaciones locales es uno de ellos.

A medida que tu negocio crece, considera actualizar tu tipo de entidad a LLC. Este tipo de entidad es un poco más difícil de iniciar, pero ofrece mejor protección de responsabilidad que un sole proprietorship.

Con un sole proprietorship, tú y tu negocio son lo mismo ante la ley. Si ocurre algún incidente, serás personalmente responsable por daños y otros gastos.

Aunque puedes adquirir un seguro para negocios, una vez que empieces a contratar a muchos employees, puede ser beneficioso actualizarte a una LLC. Esto te brindará protección de tus activos personales, además de la credibilidad de contar con un negocio más oficial. Además, ofrece varias ventajas en materia fiscal.

FAQ:

¿Puede un sole proprietor tener inversores?

Los sole proprietors pueden recibir inversiones externas. Pero, no tienen permitido ofrecer acciones a sus inversores ni tomar socios.

En ese caso, los sole proprietors deberían considerar cambiar su tipo de entidad a asociación (partnership) o LLC. Será más fácil conseguir inversiones y préstamos para estos tipos de negocio.

¿Cuántos employees puede tener un sole proprietorship?

Un sole proprietorship puede tener tantos employees como necesite. Los sole proprietors deben familiarizarse con los requisitos de cumplimiento y fiscales antes de comenzar a contratar.

¿Cuáles son las desventajas del sole proprietorship?

La principal desventaja de un sole proprietorship es que no eres elegible para beneficios como los que tienen los regular employees. Esto incluye planes de pensión y atención médica, días de enfermedad y días de vacaciones, los cuales debes financiar tú mismo.

Además, puede ser difícil encontrar tiempo para promover tu negocio y buscar clientes. También necesitarás tiempo para procesos relevantes de recursos humanos o para encontrar inversiones. Por último, cerrar tu negocio como sole proprietor y probar con otro negocio es fácil. Pero, puede ser difícil vender tu sole proprietorship a otra persona.