Una de las principales ventajas de ser un sole proprietor es tener control total sobre tu negocio. Sin embargo, hacer todo tú mismo puede ser agotador y abrumador. Cuando te descubras empujando una jornada laboral de 15 horas, considera contratar a alguien para ayudarte con la carga de trabajo.

Pero, como persona autónoma, ¿puedes incluso contratar a personas? Aunque internet tiene dificultades en ponerse de acuerdo sobre esto, la respuesta es: Sí. Puedes contratar a tantos empleados como desees como sole proprietor.

Sin embargo, pasar de un sole proprietor a la condición de Employer of Record (EOR) puede ser complicado. Debes saber todo lo que hay que saber sobre la contratación de empleados como sole proprietor. Quieres ser un buen empleador y mantener el cumplimiento con las leyes y regulaciones locales.

Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre la contratación de empleados como sole proprietor.

Cuando decides contratar a alguien como sole proprietor, aún estás obligado a cumplir con los requisitos federales y estatales. También necesitarás gestionar tareas y procedimientos administrativos adecuados. Además, debes realizar todas las declaraciones fiscales relevantes.

El primer paso para contratar a alguien generalmente implica obtener un Número de Identificación del Empleador (EIN) del IRS. Si tu estado tiene requisitos específicos en términos de licencias y permisos, es recomendable obtenerlo de antemano.

En cuanto a tus empleados, necesitarás verificar que sean elegibles para trabajar en los EE. UU. También debes recopilar su número de Seguro Social. Es posible que también necesites obtener otra información relevante para los propósitos de retención del impuesto sobre la renta.

¿Cómo pagar a tus empleados como sole proprietor?

Antes de comenzar a contratar, también necesitas entender todas las complejidades de pagar a tus empleados. La IRS ofrece una excelente guía de contratación. Pero, aquí tienes lo que necesitas saber explicado de manera más sencilla.

1. Debes pedir a tus empleados que completen y entreguen los formularios relevantes

Tanto los empleados nuevos como los antiguos deben presentar los siguientes formularios a sus empleadores:

• Formulario W-4

• Formulario de retención de impuestos estatales

• Formulario I-9

Como empleador, es posible que debas registrar cuentas de impuestos sobre la nómina estatales y locales para fines de seguimiento y declaración de impuestos.

2. Calcula la paga de tus nuevos empleados

Es importante entender el tipo, monto y frecuencia con la que los compensarás por su trabajo. Puedes pagar a tus empleados un salario por hora, pagarles mediante comisión, o acordar con ellos un salario fijo anual.

Normalmente, los empleadores pagan a sus empleados semanal, quincenal, semi-mensualmente o mensualmente.

También debes determinar la cantidad que debes retener para fines fiscales. Dependiendo de las regulaciones estatales y locales, deberías considerar:

• Ley de Contribución Federal al Seguro Social (FICA)

• Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA)

• Deducciones por atención médica y otros beneficios estatutarios

• Impuesto federal sobre la renta

• Impuesto estatal sobre la renta

• Puede aplicar el impuesto local.

Pagas a tus empleados su salario menos estas retenciones de impuestos. Los empleadores generalmente pagan a sus empleados mediante cheques de depósito directo.

3. Cumple con los requisitos fiscales para tu negocio y empleados

El último paso es seguir las regulaciones locales sobre los impuestos que debes presentar y pagar. Dependiendo de tu negocio, es posible que debas declarar ante el IRS, agencias estatales y municipales de recaudación de impuestos.

Si pagar a tus empleados parece abrumador, externalizar la nómina a un proveedor de servicios de nómina podría ser una buena opción.

Emplear a familiares en tu sole proprietorship

Los sole proprietors a menudo contratan a familiares para ayudar con la carga laboral. Convertir un sole proprietorship en un negocio familiar no es infrecuente, e incluso tiene algunos beneficios fiscales.

Contratar a un cónyuge como sole proprietor

A menudo, los cónyuges deciden co-posesionar un sole proprietorship, y son socios iguales en el negocio. Si ese es el caso con tu cónyuge, tanto tú como tu cónyuge ganan sus salarios como owner’s draw, y no puedes contratarlos como empleados.

Pero, si no co-posesionan el sole proprietorship, puedes poner a tu cónyuge en una nómina. En ese caso, el cónyuge debe cumplir con los impuestos sobre la renta y con la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (FICA). Por otro lado, tu cónyuge no tiene que pagar el impuesto de la Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA) sobre sus salarios.

Contratar a hijos como sole proprietor

Muchos sole proprietors deciden contratar a sus hijos como sus primeros empleados. Les enseña a trabajar por su paga y responsabilidad, y también te permite verlos más durante el día.

Aunque esto es muy posible, hay un par de cosas que debes considerar:

1. Cuando contratas a tus hijos, aún debes retener el impuesto sobre la renta correspondiente a tus hijos.

2. Tu hijo no pagará el impuesto FICA si tiene menos de 18 años.

3. No necesitas pagar el impuesto FUTA si tiene menos de 21 años.

Contratar a tus hijos en tu negocio les enseña ética laboral, lo cual será recompensado por el IRS con ciertos beneficios fiscales. Pero, infórmate sobre las reglas y directrices actuales para contratar a tus hijos en tu estado, ya que pueden variar.

Contratación de empleados vs. contratistas como sole proprietor

Contratar a alguien como empleado tiene sus beneficios en comparación con contratar a contratistas. Sin embargo, los sole proprietorships podrían beneficiarse más contratando a contratistas. Contratar a alguien para quitarse tareas pendientes sin tener que ponerlo en la nómina puede ser una excelente opción para negocios en auge.

Aún así, los contratistas independientes son una solución temporal. Aunque no requieren que pases por muchos trámites para contratarlos, debes tener cuidado con la clasificación errónea de empleados, incluso siendo sole proprietor.

Una vez que tus contratistas se vuelvan invaluables para tu negocio, considera convertirlos en empleados.

¿Deberías actualizar tu tipo de entidad a LLC?

Mientras que los empleados pueden ser una excelente manera de externalizar parte de la carga diaria, hay muchos riesgos asociados con la contratación. Mantener el cumplimiento con las leyes y regulaciones locales es uno de ellos.

A medida que tu negocio crece, considera actualizar tu tipo de entidad a LLC. Este tipo de entidad es ligeramente más difícil de iniciar, pero ofrece mejor protección de responsabilidad que la disponible para un sole proprietorship.

Con un sole proprietorship, tú y tu negocio son lo mismo ante la ley. Si ocurre algún percance, serás responsable personalmente por daños y otros gastos.

Aunque puedes comprar un seguro para tu negocio, una vez que empieces a contratar a muchos empleados, puede ser beneficioso hacer el cambio a LLC. Esto te brindará no solo protección de activos personales sino también mayor credibilidad al tener un negocio más oficial. Además, ofrece varios beneficios en términos de tributación.

Preguntas frecuentes:

¿Puede un sole proprietor tener inversores?

Los sole proprietors pueden recibir inversiones externas. Pero no están autorizados a ofrecer acciones a sus inversores ni a aceptar socios.

En ese caso, los sole proprietors deberían considerar cambiar su tipo de entidad a sociedad o LLC. Será más fácil obtener inversiones y préstamos para estos tipos de negocio.

¿Cuántos empleados puede tener una sole proprietorship?

Una sole proprietorship puede tener tantos empleados como necesite. Los sole proprietors deben familiarizarse con los requisitos de cumplimiento y fiscales antes de comenzar a contratar.

¿Cuáles son las desventajas de un sole proprietorship?

La principal desventaja de un sole proprietorship es que no eres elegible para beneficios como los que tienen los empleados regulares. Esto incluye planes de pensión y atención médica, días de enfermedad y días de vacaciones, que debes financiar tú mismo.

Además, puede ser difícil encontrar tiempo para promover tu negocio y atraer clientes. También deberás dedicar tiempo a procesos de recursos humanos relevantes o a buscar inversiones. Por último, cerrar tu negocio y probar con otro es fácil. Pero, puede ser difícil vender tu sole proprietorship a otra persona.