Comprendiendo la presentación de impuestos en 2025: Navegando sin un documento W-2

Presentar tus impuestos cada año puede ser un proceso complicado. Si algo sale mal a medida que se acerca la fecha límite, puede volverse rápidamente estresante.

Uno de los problemas más comunes al presentar impuestos es la ausencia de uno o dos formularios. Un formulario W-2 detalla tus ingresos y los impuestos retenidos. También contiene toda la información que necesitas para presentar tus impuestos con precisión. Si falta el formulario W-2, esto puede complicar significativamente la presentación de impuestos.

Entonces, llegó la temporada de impuestos y no has recibido tu W-2. No hay necesidad de preocuparse, ya que aún tienes opciones. Revisemos los pasos para presentar tus impuestos sin un W-2.

¿Qué pudo haberle pasado al formulario W-2?

Como empleado, deberías recibir tu formulario W-2 antes de finales de enero. Si cambiaste de trabajo durante el año, puedes esperar recibir dos o más formularios W-2 en los primeros días de febrero. Tu empleador es legalmente responsable de enviarlo por correo antes del 31 de enero.

Contratistas independientes pueden esperar recibir en su lugar un Formulario 1099 de su empleador.

Sin embargo, si ya estamos en mitad de febrero y no has recibido ningún formulario, aquí tienes algunos pasos recomendados para obtenerlo.

Revisa tu bandeja de entrada

La solución más sencilla sería revisar tus bandejas de entrada, ya que podrías haber pasado por alto el formulario W-2. Tu empleador podría habértelo enviado por correo electrónico, aunque esa no es la opción más segura. En su lugar, te envían un enlace al portal del empleado, donde puedes iniciar sesión y descargar tu formulario W-2 como una alternativa más segura.

A veces, estos correos terminan en la bandeja de spam o se pierden en la bandeja de entrada abarrotada. Revisa bien tu bandeja para intentar encontrarlo. Si puedes acceder al portal del empleado, intenta buscar allí el W-2.

Contacta a tu empleador

Si tu búsqueda en línea no tuvo éxito y aún no tienes tu formulario W-2, lo mejor es contactar a tu empleador o al personal de Recursos Humanos correspondiente. Es posible que hayan tenido una dirección incorrecta para ti, por lo que tu formulario W-2 fue devuelto. O, podrían haber utilizado una vía alternativa para intentar entregártelo.

Sigue las instrucciones que te den tu empleador o gerente de Recursos Humanos para obtener una copia del W-2, que luego podrás usar para presentar tus impuestos.

Tu empleador cerró su negocio

Si cambiaste de trabajo, probablemente tendrás más de un W-2 para consultar al presentar tus impuestos. Lamentablemente, tu empleador anterior podría haber cerrado en el ínterin. O, tu empleador actual puede no estar en condiciones de proporcionarte el W-2 necesario.

Si no tienes forma de contactar a tu empleador para obtener un W-2, aún tienes otra alternativa. Algunos programas de software para impuestos en línea pueden ayudarte a obtener e importar tu W-2 desde un empleador. Sin embargo, con la mayoría de los proveedores, necesitarás conocer el EIN del empleador para hacerlo.

¿No tienes W-2? Aquí te mostramos cómo presentar impuestos sin el formulario W-2

Aunque no puedas obtener tu W-2 del empleador, aún tienes un par de opciones para presentar tus impuestos.

Una de las opciones es solicitar una prórroga para presentar. Para ello, presenta el Formulario 4868 y envíalo al IRS en línea o por correo. La prórroga te dará tiempo adicional para recopilar todos los documentos. La fecha límite de presentación se traslada del 15 de abril al 15 de octubre.

Sin embargo, la prórroga no otorga tiempo adicional para pagar lo que debes. Aún debes cumplir con el 15 de abril con tus pagos. Debes estimar el monto de tu factura fiscal y pagarlo antes de la fecha límite del 15 de abril.

Si estás seguro de que no podrás obtener el W-2 en absoluto de tu empleador, la forma más común de presentar tus impuestos es confiar en el Formulario 4852.

Deberás contactar al IRS para confiar en esta alternativa. El IRS recomienda primero contactar al empleador y esperar hasta finales de febrero antes de involucrar a la agencia. Si la agencia interviene porque tu empleador no responde, intentarán contactarlo por ti.

El IRS generalmente solicitará tu nombre, dirección, número de seguro social, datos de contacto y fechas de empleo. También deberás proporcionar información sobre tu empleador, incluyendo nombre, dirección y datos de contacto.

Mientras el IRS intenta obtener tu W-2 de tu empleador, te proporcionarán el Formulario 4852 para que presentes tus impuestos mientras tanto. También puedes obtener este formulario en el sitio web del IRS.

¿Cómo presentar tus impuestos usando el Formulario 4852?

Para presentar tus impuestos con el Formulario 4852, necesitas tener:

1. Una explicación detallada de cómo intentaste obtener el formulario W-2 de tu empleador,
2. Nombre y datos de contacto del empleador,
3. Los salarios estimados y los impuestos retenidos que normalmente encontrarías en tu formulario W-2,
4. Una declaración que explique cómo estimaste las cantidades que ingresaste.

Si tu puesto de trabajo, salario y otros datos relevantes no cambiaron mucho respecto al año pasado, puedes confiar en el W-2 del año anterior para ingresar esta información.

Otra opción es confiar en tu talón de pago como sustituto del W-2. Tu talón de pago, especialmente el del último mes del año para el que presentas, tendrá toda la información relevante. Puedes usar tu último talón para encontrar tu ingreso acumulado del año. Esto será útil solo si tu salario no cambia mucho a lo largo del año.

Ten en cuenta que el IRS no permite enviar electrónicamente el Formulario 4852. Deberás imprimir los documentos relevantes y enviar el formulario por correo.

¿Qué pasa después de presentar el Formulario 4852?

Después de presentar el Formulario 4852, tomará algún tiempo que el Internal Revenue Service (IRS) revise la información. Los tiempos de procesamiento varían según muchos factores, pero presentar mediante el Formulario 4852 te otorga automáticamente una prórroga de seis meses en la documentación.

En promedio, puede tomar varias semanas o unos meses para que el IRS revise y procese el Formulario 4852. Es importante asegurarse de que toda la información en el formulario sea precisa antes de enviarlo para evitar retrasos en el procesamiento.

Después de presentar el Formulario 4852, también puedes considerar solicitar una Transcripción de Salarios e Ingresos al IRS. Puedes hacerlo a través de la herramienta en línea del IRS o usando el Formulario 4506-T y enviándolo por correo.

Esta transcripción proporciona un registro de tus ingresos reportados y documentos fiscales. También incluirá cualquier formulario W-2 enviado por tu empleador. Puedes usar esta transcripción para verificar la exactitud de la información que proporcionaste en el Formulario 4852.

¿Qué hacer si enviaste información incorrecta en tu Formulario 4852?

Si enviaste el Formulario 4852 y luego recibiste tu W-2, debes actuar de inmediato. Lo mismo si recibes tu Transcripción de Salarios e Ingresos y te das cuenta de que cometiste un error al estimar tus impuestos.

Debes enmendar tu declaración de impuestos lo antes posible para evitar posibles complicaciones con el IRS. Puedes presentar una enmienda usando el Formulario 1040-X, también conocido como Declaración de Impuestos Individuales de EE. UU. enmendada.

Asegúrate de incluir toda la información relevante en tu enmienda. Debes incluir cualquier ingreso adicional que encuentres reportado en el W-2 tardío. También realiza los ajustes necesarios en tus cálculos de impuestos.

Cuanto antes presentes la enmienda, mejor. Quieres evitar multas y cargos por intereses que puedan aplicarse.

Preguntas frecuentes:

¿Puedo presentar impuestos sin un W-2?

Sí, puedes. Si tu empleador no te proporciona un W-2 y ya intentaste hablar con ellos, debes contactar al IRS. Ellos intentarán contactar al empleador y proporcionarte el Formulario 4852 para que presentes en su lugar.

¿Cómo reporto ingresos sin un formulario W-2?

Puedes usar el Formulario 4852 para reportar ingresos sin el formulario W-2. Es una solución común cuando no se tiene el W-2. Asegúrate de contactar al IRS para que te emitan este formulario.

¿Se multan a los empleadores por no enviar W-2?

Sí, los empleadores serán multados por no emitir W-2. Las multas oscilan entre $60 y $310. La cantidad que se multará al empleador depende de qué tan tarde envíe el W-2. La multa será exponencialmente mayor si se descubre que no enviar el W-2 fue intencional.

¿Puedo agregar un W-2 después de presentar?

Si ya presentaste tus impuestos pero olvidaste incluir tu W-2, lo mejor es presentar una declaración enmendada que incluya tu W-2 lo antes posible.