¿Qué es un Employer of Record?
Un Employer of Record (EOR) es una entidad de terceros que asume la responsabilidad legal de contratar, gestionar y pagar a los empleados en nombre de una empresa. En lugar de crear una función interna de Recursos Humanos y nómina en cada ubicación o establecer una entidad local, las empresas pueden externalizar tareas administrativas y de cumplimiento clave a un EOR.
Este acuerdo es especialmente útil cuando una empresa necesita apoyo adicional pero no cuenta con la capacidad o el conocimiento local para gestionar la administración laboral por sí misma. Al externalizar responsabilidades como la nómina, la documentación de Recursos Humanos y el cumplimiento, los empleadores pueden centrarse en las prioridades comerciales principales sin verse atrapados en preocupaciones relacionadas con gestión de empleados.
A nivel básico, un Employer of Record actúa como intermediario entre la empresa y sus empleados. El Employer of Record típicamente maneja contratos laborales y documentación relacionada, procesamiento de nómina y retenciones de impuestos, administración de beneficios, incorporación y desvinculación, y soporte de cumplimiento a lo largo del ciclo de vida del empleado. Generalmente, apoya en integración y terminaciones cuando es necesario, ayudando a asegurar que los procesos correctos se sigan en cada etapa.
Una nota importante que vale la pena tener en cuenta es que, aunque un Employer of Record puede reducir la carga operacional y ayudar con los procesos de cumplimiento, su organización aún sigue siendo responsable de sus decisiones y acciones. Por eso, es esencial escoger un acuerdo y un proveedor que se alineen con tus estándares y responsabilidades.
Por ejemplo, una empresa que desea contratar en la región del Golfo puede no estar lista para establecer una entidad legal completa de inmediato. En Qatar, trabajar con un Employer of Record Qatar puede ayudarlos a probar el mercado, mantenerse en cumplimiento con la legislación laboral local y gestionar la nómina y los beneficios para el personal en el terreno.
¿Qué es un Employer de Common Law?
Un Employer de Common Law es una relación laboral establecida a través de principios de la ley común. En términos simples, un individuo u organización puede ser considerado un Employer de Common Law cuando paga salarios y proporciona beneficios, controla el entorno laboral y las actividades diarias, y asume la responsabilidad por los impuestos relacionados con el empleo.
A diferencia de un Employer of Record (EOR), un Employer de Common Law no externaliza la relación laboral a un proveedor externo. En cambio, confía en métodos tradicionales como acuerdos directos empleador-empleado para definir la relación.
Una diferencia clave es cómo se manejan las obligaciones y derechos de los empleados bajo las leyes laborales. Con una estructura de Employer de Common Law, responsabilidades como el cumplimiento, beneficios y seguros generalmente recaen directamente sobre la empresa en lugar de ser administradas a través de un proveedor de servicios. Por ejemplo, la cobertura de compensación laboral puede necesitar ser gestionada por separado bajo las propias políticas de la empresa.
El manejo de impuestos también puede diferir. En muchas jurisdicciones, las organizaciones que utilizan soluciones de Employer of Record pueden tener impuestos retenidos en la fuente, mientras que los arreglos comunes pueden implicar consideraciones fiscales adicionales dependiendo de las regulaciones y tiempos locales.
En última instancia, ambas estructuras pueden funcionar. Lo importante es seleccionar el enfoque que mejor se adapte a tus necesidades de cumplimiento, presupuesto y capacidad operativa.
Ventajas del Employer of Record
Utilizar un Employer of Record puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y reducir la complejidad administrativa, especialmente cuando se contrata en múltiples ubicaciones. Debido a que el Employer of Record asume responsabilidades laborales clave, las empresas pueden avanzar más rápido mientras mantienen la organización.
Una ventaja importante es el apoyo mejorado en cumplimiento. Al externalizar la administración laboral a un proveedor con experiencia en regulaciones locales, los empleadores pueden reducir el riesgo de errores costosos en cumplimiento. El Employer of Record también suele gestionar la documentación relacionada con la incorporación, como verificaciones de antecedentes y la documentación requerida, en función de los requisitos locales.
Otra ventaja es la reducción de la carga administrativa. Gestionar nóminas, impuestos y procesos de Recursos Humanos en varios países puede volverse complejo rápidamente. Un Employer of Record centraliza gran parte de ese trabajo para que las empresas puedan expandirse internacionalmente sin dedicar recursos internos considerables desde el principio.
El ahorro en costos también puede ser posible. Un Employer of Record puede reducir tanto costos directos como indirectos, particularmente aquellos vinculados a la investigación, configuración y procesos de cumplimiento en jurisdicciones desconocidas. Trabajar con un proveedor que ya comprende los requisitos puede reducir el tiempo dedicado a solucionar problemas y evitar errores evitables.
Finalmente, un Employer of Record puede ayudar a ampliar el acceso al talento. Dado que el modelo soporta la contratación en distintas ubicaciones, las empresas pueden acceder a candidatos que normalmente no podrían alcanzar solo mediante reclutamiento local. Esto facilita la creación de equipos diversos y distribuidos.
Desventajas del Employer of Record
Aunque los servicios de Employer of Record ofrecen beneficios importantes, no son ideales para todas las empresas o situaciones. Antes de escoger este modelo, vale la pena considerar algunas desventajas comunes.
Una desventaja es el costo a largo plazo. Aunque los costos de configuración del Employer of Record pueden parecer atractivos en comparación con convertirse en un empleador tradicional en nuevas ubicaciones, las tarifas continuas pueden acumularse. Los costos pueden incluir servicios como procesamiento de nómina y administración de beneficios para empleados. Además, muchos proveedores cobran según un modelo por horas o por proyecto en lugar de una tarifa fija, lo que puede generar incertidumbre en los costos si tus necesidades cambian.
Otra desventaja es la reducción en el control diario. Debido a que la relación laboral es gestionada a través de un tercero, algunos empleadores sienten que tienen menos influencia sobre cómo se manejan ciertos procesos. Si necesitas cambios rápidos en políticas o flujos de trabajo altamente personalizados, un proveedor externo puede ser menos flexible que un equipo interno, especialmente si los cambios requieren tarifas adicionales o tiempo de respuesta.
Las limitaciones contractuales también pueden ser un factor. Dependiendo del acuerdo, tu empresa puede estar atada a términos específicos incluso si cambian las circunstancias. Eso puede reducir la flexibilidad para negociar en el futuro y limitar cuán rápido puedes ajustar el acuerdo una vez establecido.
La complejidad en el cumplimiento todavía existe. Los proveedores reputados de Employer of Record buscan cumplir con las regulaciones laborales aplicables, pero los marcos legales varían significativamente entre países y regiones. Cuando participan varias jurisdicciones, el riesgo de malentendidos o errores aumenta, pudiendo llevar a multas o sanciones. Por esa razón, muchas empresas revisan las decisiones clave de cumplimiento de manera interna en lugar de depender únicamente del proveedor.
Comparando Employer of Record y Employer de Common Law
Al contratar empleados, las empresas a menudo eligen entre dos modelos: Employer of Record y Employer de Common Law. Ambos pueden funcionar bien, pero conllevan compromisos que dependen de tus objetivos.
Con un Employer of Record, un proveedor externo se hace responsable de la administración laboral central. Esto generalmente incluye impuestos y retenciones de nómina, administración de beneficios, cobertura de compensación laboral y procesos de cumplimiento relacionados con las leyes laborales. Esto puede reducir la carga administrativa y facilitar contrataciones más rápidas en diferentes ubicaciones. Sin embargo, dado que los empleados están técnicamente empleados por otra entidad, los empleadores pueden sentir que tienen menos control directo sobre ciertos procesos laborales. En algunos lugares, también pueden aplicarse requisitos legales adicionales para asegurar que el acuerdo con el Employer of Record siga siendo válido, por lo que es común consultar asesoría legal antes de firmar un acuerdo.
Con un modelo de Employer de Common Law, la responsabilidad directa por sus empleados recae en la empresa desde el primer día. Este enfoque puede ofrecer mayor control sobre políticas y operaciones diarias, además de mayor flexibilidad en cómo se estructuran los procesos laborales. La desventaja es que generalmente requiere más esfuerzo inicial y continuo, especialmente para gestionar el cumplimiento en distintas jurisdicciones. También pueden surgir costos adicionales porque no se tendrá el soporte administrativo integrado que proporciona la externalización.
Conclusión
Tanto Employer of Record como Employer de Common Law son opciones viables para contratar empleados, pero sirven a necesidades diferentes.
Un Employer of Record puede ayudar a reducir la carga administrativa y ampliar el acceso a pools de talento más amplios, aunque puede implicar costos mayores a largo plazo y menos control directo en ciertos procesos. Por otro lado, un enfoque de Employer de Common Law ofrece mayor control y flexibilidad, pero suele requerir más esfuerzo interno y puede generar mayor complejidad y costo, especialmente en varias jurisdicciones.
Si estás evaluando los pros y contras de un Employer of Record frente a un Employer de Common Law, comienza por definir tus prioridades en torno a presupuesto, velocidad, capacidad de cumplimiento y cuánto control quieres mantener en casa. Si quieres, comparte en qué región estás contratando y el tamaño de tu equipo, y te ayudaré a entender qué modelo se ajusta mejor a tu situación.
