Resumen breve

• Pagar empleados internacionales puede ser complicado: riesgos legales, fiscales y de cumplimiento acechan detrás de métodos de pago sencillos como transferencias bancarias o plataformas de pago.
• La permanent establishment (PE) puede desencadenar obligaciones fiscales, sanciones y costos adicionales de cumplimiento cuando pagas a los empleados directamente desde EE.UU.
• Otros riesgos incluyen multas por incorrecta clasificación, retrasos en visas y violaciones a las leyes laborales locales (por ejemplo, beneficios, protecciones de terminación).
• Tres métodos comunes de pago:
  • Pago directo desde la sede central: Bajo costo y rápido, pero con riesgos de cumplimiento muy altos, especialmente para contrataciones a tiempo completo.
  • Configuración de una entidad local: Mejor para grandes equipos, pero costoso, lento y complejo con una carga legal significativa.
  • Employer of Record (EOR): Solución rápida, legalmente conforme y de bajo riesgo, con mínima configuración y costos predecibles.
• Por qué los EOR son la mejor opción:
  • Contratos, nóminas y beneficios gestionados por expertos cumpliendo la ley.
  • Sin necesidad de crear una entidad ni registro local.
  • Incorporación rápida: paga a los empleados en 1-2 semanas, no meses.
  • Una factura predecible en tu moneda local (facturado en USD, GBP y Euro).
  • Sin riesgo de clasificación incorrecta — los EOR contratan a los trabajadores como empleados a tiempo completo.
• Rivermate ofrece: Nómina global, cumplimiento legal y soporte en más de 150 países, con asistencia real humana vía Slack o WhatsApp.

Cómo pagar a empleados internacionales de forma legal

Pagar talento en el extranjero no debería parecer un laberinto. Pero para las empresas en EE.UU., muchas veces lo es.

Empiezas con un objetivo sencillo: enviar dinero a tu desarrollador en Alemania o a tu comercializador en Filipinas. Pero luego llegan los obstáculos: tarifas de transferencia ($25–50 por pago), márgenes de cambio del 3–4% y retrasos de varios días que frustran a tu equipo.

¿La buena noticia? Existen diferentes formas comprobadas de pagar a empleados internacionales, y la correcta puede ahorrarte más de $200 por empleado cada mes.

Pero cada opción tiene sus propios riesgos legales, fiscales y de cumplimiento. Lo que parece un pago simple puede generar obligaciones fiscales, activar la permanent establishment, o resultar en multas por clasificación incorrecta si no tienes cuidado.

En esta guía te mostraremos:

• Los 3 métodos más comunes para la nómina internacional y cuándo utilizar cada uno

• Comparaciones reales de costo, riesgo y velocidad para cada opción

• Cómo plataformas de nómina global y EOR simplifican el cumplimiento y permiten escalar

¿Puedes pagar legalmente a empleados extranjeros?

La respuesta corta: sí.

Pero pagar empleados en otros países tiene sus matices. No es tan simple como enviar dinero al exterior. La mayoría de las empresas comienzan con transferencias bancarias básicas o plataformas de pago, pensando que ahorran en tarifas. Lo que no se dan cuenta es que estas soluciones simples solo manejan la transferencia de dinero, no las obligaciones legales que conlleva.

Vamos a revisar algunos escenarios de pago que pueden complicarse mucho antes de profundizar en los métodos de pago en la siguiente sección.

El problema de la permanent establishment

Cuando pagas directamente a un empleado internacional a tiempo completo desde el extranjero, puedes activar involuntariamente lo que se llama permanent establishment (PE).

Esto significa que el gobierno del país extranjero podría clasificar a tu empresa como con presencia económica gravable allí, con obligaciones fiscales, requisitos de registro y multas por incumplimiento.

Esto podría costarte:

• Tasas de impuesto corporativo del 20–40% sobre todo ingreso atribuido a ese país
• Multas de registro que oscilan entre $5,000 y $50,000
• Costos continuos de cumplimiento de $15,000–30,000 anuales
• Posible responsabilidad por impuestos atrasados de años anteriores

La PE no es solo un riesgo teórico. Se aplica en Europa, Asia y América Latina, especialmente si:

• Tu contratación en el extranjero trabaja a tiempo completo o tiene responsabilidades a largo plazo
• Genera ingresos o gestiona operaciones comerciales localmente
• Tus contratos laborales no cumplen con las normativas laborales locales

Una vez activada, la PE puede crear un “nexo fiscal” que coloca a tu empresa bajo otro régimen de impuestos corporativos y reportes, a menudo sin que te des cuenta hasta que ya es muy tarde.

Obligaciones fiscales que no puedes ignorar

Incluso si evitas la PE, aún aplican otras obligaciones fiscales:

• Los impuestos y contribuciones sociales de nómina suelen pagarse en el país de residencia del empleado. El incumplimiento puede resultar en multas del 10–25% de los importes no pagados más intereses.
• EE.UU. también requiere documentación del IRS, como Formulario W-8BEN, para validar el estatus extranjero y evitar sanciones.
• Sin un tratado fiscal válido, puedes terminar pagando impuestos dos veces, una en EE.UU. y otra en el extranjero.

Por ejemplo, EE.UU. tiene acuerdos de totalización con más de 30 países para evitar pagos dobles de seguridad social, pero estos solo cubren ciertos aspectos del cumplimiento. Todavía necesitas entender las obligaciones laborales locales, incluyendo beneficios, seguros, terminaciones y más.

Otros riesgos que puedes pasar por alto

Más allá de la PE y los impuestos, varios otros desafíos suelen complicar a las empresas que pagan empleados en el extranjero:

• Clasificación incorrecta del trabajador: Pagar a alguien como contratista en lugar de empleado puede acarrear sanciones legales y financieras ($1000–5000 por trabajador mal clasificado) si las autoridades locales reintroducen el rol.
• Retrasos en visas e inmigración: Estructuras de pago incorrectas pueden poner en riesgo la autorización laboral, llevando a deportaciones, multas de hasta $20,000 por infracción y prohibiciones para futuras visas.
• Leyes laborales y beneficios estatutarios: La mayoría de los países exige días de vacaciones, permisos parentales, cobertura de salud y protecciones ante terminaciones — ninguna de estas opciones es opcional.
• Volatilidad del tipo de cambio: Pagar en monedas extranjeras puede desajustar tu proceso de nómina y presupuestos debido a cambios en tasas y tarifas bancarias.
• Leyes de protección de datos: Si tu equipo está en la UE u otras regiones con regulaciones de privacidad, debes cumplir GDPR u otras leyes locales, especialmente al manejar registros o información de nómina.

¿Y qué opciones tienes? Veamos cómo puedes pagar a empleadores internacionales sin caer en los problemas detallados arriba.

3 formas de pagar a empleados internacionales

Opción	Costo	Tiempo de Configuración	Riesgo de Cumplimiento	Mejor Para
Pago directo desde la sede (a tiempo completo y contratistas)	$	Instantáneo	Muy Alto	Expats temporales en EE.UU.
Entidad local	$$$$$	6–12 meses	Bajo	Equipos grandes (más de 30 por país)
Employer of Record (EOR)	$$	1–2 semanas	Bajo	Equipos de 1–20 por país

Dependiendo del tamaño de tu equipo, ubicación y tolerancia al riesgo, hay varias rutas con pros, contras y consideraciones de cumplimiento.

Paga directamente desde la sede en EE.UU.

Algunas empresas estadounidenses consideran pagar trabajadores internacionales directamente desde su nómina o cuenta bancaria en EE.UU. a través de transferencias, Wise o contratándolos como “contratistas”. Es rápido, no requiere configuración y parece una forma económica de empezar.

A veces los llaman empleados. Otras veces, contratistas. Pero el mecanismo es el mismo: estás pagando fuera de cualquier sistema oficial de nómina.

Por qué es tentador:

• Costo: $25–50 por transferencia + pérdida del 3–4% en tipo de cambio
• Velocidad: 2–5 días hábiles
• Configuración: Cero. Sin contratos, sin incorporación, sin nuevas herramientas

Y para proyectos puntuales o freelancers a corto plazo, puede estar bien.

Pero para contrataciones a tiempo completo, las fallas aparecen rápidamente. Las pérdidas por variación de cambio reducen salarios. Los retrasos generan problemas de confianza. Y, lo más importante, pagar a una persona extranjera directamente, especialmente como empleado a tiempo completo, puede activar serios problemas de cumplimiento en el país del trabajador.

Es posible que sin querer hagas lo siguiente:

• Violar leyes laborales locales que requieren registro del empleador
• No hacer las retenciones fiscales y contribuciones obligatorias
• Activar la permanent establishment (PE), exponiendo a tu empresa a impuestos corporativos extranjeros y a la revisión regulatoria

Aunque en casos muy limitados puede ser aceptable, no brinda protección legal para tu negocio ni derechos laborales para el trabajador. Esa combinación aumenta el riesgo para ambos y mina la retención y confianza.

Paga a través de una entidad local (con o sin un proveedor de nómina)

Si ya tienes una entidad legal en el país del empleado, puedes gestionar una nómina local conforme y pagarle como a cualquier empleado nacional. Es la forma más formal de pagar internacionalmente y te da control total sobre contratos, salarios, retenciones, beneficios y reportes.

Por qué es tentador:

• Costo: Alto inicial. Configuración que suele superar los $50,000 por país
• Velocidad: 2–4 semanas (si la entidad ya está activa)
• Configuración: Entidad completa necesaria. Cuenta bancaria local, registro fiscal, infraestructura de recursos humanos/nómina

Y si estás armando un equipo de 50 o más en un país, esta vía puede tener sentido.

Una vez activa, tienes dos opciones: gestionar la nómina internamente o externalizarla a un proveedor local. Los proveedores gestionan pagos, retenciones y reportes locales, pero solo tras completar toda la configuración legal y con plena responsabilidad de cumplimiento.

Paga a través de un employer of record (EOR)

Cuando necesitas pagar a empleados internacionales rápidamente, sin crear entidades ni gestionar leyes locales, un EOR es la vía más flexible y conforme.

Un EOR actúa como empleador legal de tu equipo internacional, gestionando contratos, nómina, impuestos, contribuciones sociales y beneficios estadutarios, sin que tengas que formar una entidad local.

Tú sigues gestionando el trabajo diario del empleado. Pero el EOR se encarga de todo lo demás.

Por qué es tentador:

• Costo: $300–$1,000/mes por empleado (tarifa fija que cubre nómina, cumplimiento, declaraciones y soporte)
• Velocidad: De 48 horas a 5 días hábiles para incorporar y empezar a pagar
• Configuración: Mínima. Sin entidades, sin proveedores locales, sin registros fiscales. Solo firmas una vez.

Para empresas en EE.UU., esto significa:

• No lidiar con leyes laborales o códigos fiscales extranjeros
• No esperar por la creación de una entidad
• No riesgo de clasificación incorrecta o de activar involuntariamente la permanent establishment
• Una sola factura mensual, clara, predecible y en USD

Y cuando las cosas se complican, el EOR adecuado interviene.

Cada vez más empresas eligen los EOR sobre métodos tradicionales. Aquí 5 razones por las cuales los EOR son la opción más inteligente para empresas en EE.UU.

Por qué los EOR son la solución inteligente para pagos + cumplimiento

Si quieres pagar empleados en el extranjero sin una entidad legal, un Employer of Record (EOR) es a menudo la opción más segura, rápida y eficiente. Para las empresas estadounidenses que quieren navegar leyes laborales desconocidas, evitar errores fiscales y de contratación, y activar talento rápidamente, los EOR ofrecen un camino sin la carga legal y logística habitual.

Esto es por qué cada vez más empresas hacen de los EOR su estrategia principal para nómina y contratación global:

1. Cumples desde el primer día

Los EOR se responsabilizan de que todos los contratos laborales, beneficios y procesos de nómina sigan las leyes locales. Eso significa no adivinar, no buscar en Google normas laborales extranjeras y no correr a buscar interpretaciones legales.

El retorno de inversión: Evitar multas de $5,000–50,000 por incumplimiento y ahorrar de $15,000–30,000 anuales en consultas jurídicas que no serán necesarias.

2. No necesitas contratar abogados locales

Porque el EOR es el empleador legal, gestiona todos los requisitos jurisdiccionales. No necesitas contratar abogados o consultores locales en cada país, lo que ahorra tiempo y reduce significativamente costos y riesgos.

Comparado con hacerlo DIY: $5,000–15,000 por país en configuración legal + honorarios de consulta vs. cobertura completa del EOR incluida en tu tarifa mensual.

3. Obtienes una sola factura

En lugar de gestionar nóminas multinacionales, conversiones FX y facturas de proveedores, recibe una sola factura mensual en USD. Cubre salarios, beneficios, contribuciones fiscales y la tarifa del EOR, para que tu equipo financiero sepa exactamente qué esperar cada mes.

Previsibilidad presupuestaria: No más facturas sorpresa por multas de cumplimiento de $10,000 u otros impuestos, solo un costo mensual claro.