Resumen breve (TL;DR)

• Pagar empleados internacionales puede ser complicado: riesgos legales, fiscales y de cumplimiento acechan detrás de métodos de pago simples como transferencias bancarias o plataformas de pago.
• La establecimiento permanente (PE) puede activar obligaciones fiscales, multas y costos adicionales de cumplimiento al pagar empleados directamente desde EE.UU.
• Otros riesgos incluyen multas por clasificación errónea, retrasos por visas y violaciones a las leyes laborales locales (ej., beneficios, protecciones por despido).
• Tres métodos de pago comunes:
  • Pago directo desde la sede central: Bajo costo y rápido, pero con riesgos muy altos de cumplimiento, especialmente para contrataciones a tiempo completo.
  • Establecimiento de entidad local: Mejor para grandes equipos, pero costoso, lento y complejo, con una carga legal significativa.
  • Employer of Record (EOR): Solución rápida, conforme y de bajo riesgo, con mínima configuración y costos predecibles.
• Por qué los EOR son la mejor opción:
  • Contratos, nóminas y beneficios conformes gestionados por expertos.
  • Sin necesidad de crear entidad o registrarse localmente.
  • Alta integración—paga a los empleados en 1-2 semanas, no meses.
  • Una factura predecible en tu moneda local (facturado en USD, GBP y Euro).
  • Sin riesgo de clasificación errónea—los EOR contratan trabajadores como empleados a tiempo completo.
• Rivermate ofrece: nómina global, cumplimiento y soporte en más de 150 países, con asistencia humana real vía Slack o WhatsApp.

Cómo pagar legalmente a empleados internacionales

Pagar talento en el extranjero no debería parecer un laberinto. Pero para las empresas en EE.UU., a menudo lo es.

Comienzas con un objetivo simple: enviar dinero a tu desarrollador en Alemania o tu especialista en marketing en Filipinas. Pero luego aparecen los obstáculos: tarifas por transferencia ($25–50 por pago), márgenes en divisas del 3–4%, y retrasos de varios días que frustran a tu equipo.

¿La buena noticia? Existen diferentes formas comprobadas de pagar empleados internacionales, y la correcta puede ahorrarte más de $200 por empleado cada mes.

Pero cada opción trae consigo sus propios riesgos legales, fiscales y de cumplimiento. Lo que parece un pago simple puede generar obligaciones fiscales, activar el establecimiento permanente o multas por clasificación incorrecta si no tienes cuidado.

En esta guía, te mostraremos:

• Los 3 métodos más comunes de nómina internacional y cuándo usar cada uno
• Comparativas de costo, riesgo y rapidez para cada opción
• Cómo plataformas de nómina global y EOR simplifican el cumplimiento y permiten escalar

¿Puedes pagar legalmente a empleados extranjeros?

Respuesta corta: sí.

Pero pagar empleados en el extranjero tiene sus matices. No es tan simple como transferir dinero al extranjero. La mayoría de las empresas empiezan con transferencias bancarias básicas o plataformas de pago, pensando que están ahorrando en tarifas. Lo que no entienden es que estas soluciones solo transfieren el dinero, no las obligaciones legales que conllevan.

Vamos a revisar algunos escenarios de pago que pueden complicarse mucho antes de profundizar en los métodos en la siguiente sección.

El problema del establecimiento permanente

Cuando pagas directamente a un empleado internacional a tiempo completo desde el extranjero, puedes activar sin querer lo que se llama establecimiento permanente (PE).

Esto significa que el gobierno del país extranjero podría clasificar a tu empresa como que tiene presencia empresarial gravable en ese país, con obligaciones fiscales corporativas, requisitos de registro y multas por incumplimiento.

Esto podría costarte:

• Tasas impositivas corporativas del 20-40% sobre todos los ingresos atribuidos a ese país
• Multas por registro que van de $5,000 a $50,000
• Costos de cumplimiento continuos de $15,000 a $30,000 anuales
• Posible responsabilidad de impuestos atrasados de años anteriores

El PE no es solo un riesgo teórico. Se aplica en Europa, Asia y América Latina, especialmente si:

• Tu trabajador extranjero trabaja a tiempo completo o tiene responsabilidades a largo plazo
• Genera ingresos o gestiona operaciones comerciales localmente
• Tus contratos laborales no cumplen con las leyes laborales locales

Una vez activado, el PE puede crear un “nexo fiscal” que somete tu empresa a un régimen fiscal y de informes en otro país, muchas veces sin que te des cuenta hasta que sea demasiado tarde.

Obligaciones fiscales que no puedes ignorar

Incluso si evitas el PE, otras responsabilidades fiscales aún aplican:

• Los impuestos sobre la nómina y contribuciones sociales generalmente deben pagarse en el país de residencia del empleado. No cumplir podría provocarte multas del 10–25% de los montos no pagados, más intereses.
• EE.UU. también requiere documentación del IRS, como Formulario W-8BEN, para validar el estado extranjero y evitar multas.
• Sin un tratado fiscal válido, podrías pagar impuestos dos veces, una en EE.UU. y otra en el extranjero.

Por ejemplo, EE.UU. tiene acuerdos de totalización con más de 30 países para evitar pagos dobles de seguridad social, pero estos solo cubren algunos aspectos del cumplimiento. Aún necesitas entender las obligaciones locales en materia laboral, beneficios, seguros, despidos y más.

Otros riesgos que puedes pasar por alto

Además del PE y los impuestos, hay varios desafíos que las empresas que pagan empleados en el extranjero enfrentan habitualmente:

• Clasificación incorrecta de trabajadores: Pagar a alguien como contratista en lugar de empleado puede acarrear multas legales y financieras ($1000–$5000 por trabajador mal clasificado) si las autoridades locales reclasifican el rol.

• Retrasos por visas e inmigración: Estructuras de pago inadecuadas pueden poner en riesgo la autorización de trabajo, llevando a la deportación del empleado, multas en la empresa de hasta $20,000 por infracción y prohibiciones para futuras solicitudes de visa.

• Leyes laborales y beneficios obligatorios: La mayoría de los países exigen días de vacaciones, permisos parentales, cobertura sanitaria y protecciones por despido — ninguna de estas opciones es opcional.

• Volatilidad del tipo de cambio: Pagar en monedas extranjeras puede alterar tu proceso de nómina y presupuesto debido a fluctuaciones en tasas y tarifas bancarias.

• Leyes de protección de datos: Si tu equipo está en la UE u otras regiones con regulaciones de privacidad, debes cumplir con GDPR u otras leyes locales, especialmente al manejar registros de empleados o información de nómina.

Entonces, ¿qué opciones tienes? Veamos cómo pagar a empleadores internacionales sin caer en los problemas detallados arriba.

3 formas de pagar empleados internacionales

Opción	Costo	Tiempo de configuración	Riesgo de cumplimiento	Mejor para
Pago directo desde la sede central (empleados y contratistas)	$	Instantáneo	Muy alto	Expatriados temporales en EE.UU.
Entidad local	$$$$$	6–12 meses	Bajo	Equipos grandes (30+ por país)
Employer of Record (EOR)	$$	1–2 semanas	Bajo	Equipos de 1–20 por país

Dependiendo del tamaño de tu equipo, ubicación y tolerancia al riesgo, puedes optar por varias rutas, cada una con sus ventajas, desventajas y consideraciones legales.

Pagar directamente desde la sede en EE.UU.

Algunas empresas en EE.UU. consideran pagar a trabajadores internacionales directamente desde su nómina doméstica o cuenta bancaria mediante transferencias, Wise o contratándolos como “contratistas”. Es rápido, sin necesidad de configuración y parece una opción de bajo costo para empezar.

A veces los llaman empleados. Otras veces, contratistas. Pero el mecanismo es el mismo: los estás pagando fuera de cualquier sistema formal de nómina.

¿Por qué es tentador?

• Costo: $25–50 por transferencia + pérdida del 3–4% por tipo de cambio
• Rapidez: 2–5 días hábiles
• Configuración: Cero. Sin contratos, sin integración, sin nuevas herramientas

Y para proyectos puntuales o freelancers a corto plazo, esto puede estar bien.

Pero para contrataciones a tiempo completo, los problemas se empiezan a mostrar rápidamente. Las pérdidas en tipos de cambio reducen los salarios. Los retrasos generan problemas de confianza. Y, lo más importante, pagar directamente a una persona extranjera, especialmente como empleado a tiempo completo, puede activar serios problemas de cumplimiento en su país de origen.

Podrías sin querer hacer lo siguiente:

• Violar leyes laborales locales que exigen registro del empleador
• Ignorar retenciones fiscales y contribuciones obligatorias
• Activar el estado de establecimiento permanente (PE), exponiendo a tu empresa a impuestos corporativos extranjeros y supervisión regulatoria

Aunque en casos muy limitados esta opción puede ser aceptable, no ofrece protección legal para tu negocio ni protección laboral para el trabajador. Esa combinación aumenta el riesgo para ambas partes y puede dañar la retención y confianza.

Pagar mediante una entidad local (con o sin un proveedor de nómina)

Si tu empresa ya tiene una entidad legal en el país del empleado, puedes gestionar una nómina local conforme y pagarles como a cualquier empleado doméstico. Es la manera más formal de pagar internacionalmente. Y te da control total sobre contratos, salarios, retenciones fiscales, beneficios y reportes.

¿Por qué es tentador?

• Costo: Alto al inicio. La configuración suele superar los $50,000 por país
• Rapidez: 2–4 semanas (si la entidad ya está activa)
• Configuración: Requiere entidad completa. Cuenta bancaria local, registro fiscal, infraestructura de RRHH/nómina

Y si estás formando un equipo de 50+ personas en un país, este método puede tener sentido.

Una vez que la entidad está activa, tienes dos opciones: gestionar la nómina internamente o externalizarla a un proveedor local. Los proveedores manejan pagos, retenciones y reportes locales, pero solo después de completar toda la configuración legal y con plena responsabilidad de cumplimiento.

Pagar a través de un Employer of Record (EOR)

Cuando necesitas pagar a empleados internacionales rápidamente, sin crear entidades ni lidiar con leyes locales, un EOR es la opción más flexible y conforme.

Un EOR actúa como empleador legal de tu equipo internacional, gestionando contratos, nómina, impuestos, contribuciones sociales y beneficios estatutarios, para que no tengas que crear una entidad local.

Sigues gestionando el trabajo diario del empleado, pero el EOR se encarga de todo lo demás tras bambalinas.

Por qué es tentador:

• Costo: $300–$1,000/mes por empleado (tarifa fija que cubre nómina, cumplimiento, reportes y soporte)
• Rapidez: 48 horas a 5 días hábiles para integrar y comenzar nómina
• Configuración: Mínima. Sin entidades, sin proveedores locales, sin registros fiscales. Solo firmar una vez.

Para empresas en EE.UU., esto significa:

• Sin complicaciones con leyes laborales o códigos fiscales extranjeros
• Sin retrasos por la creación de entidades
• Sin riesgo de clasificación errónea o activación accidental del establecimiento permanente
• Una factura mensual, limpia, predecible y en USD

Y cuando las cosas se complican, el EOR correcto interviene.

Cada vez más empresas eligen EOR en lugar de métodos tradicionales. Aquí tienes 5 Razones por las que los EOR son el Camino más Inteligente para las Empresas en EE.UU.

Por qué los EOR son la solución inteligente para pago y cumplimiento

Si buscas pagar empleados en el extranjero sin una entidad legal, un Employer of Record (EOR) es frecuentemente la opción más segura, rápida y eficiente. Para las empresas en EE.UU. que necesitan navegar leyes laborales desconocidas, evitar errores fiscales y contratar talento rápidamente, los EOR ofrecen una vía sin la carga legal y logística habitual.

Aquí por qué cada vez más empresas optan por los EOR como estrategia principal para nómina y contratación global:

1. Mantienes el cumplimiento desde el primer día

Los EOR asumen la responsabilidad de que todos los contratos laborales, beneficios y procesos de nómina sigan las leyes laborales locales. Eso significa sin conjeturas, sin buscar en Google los estándares de empleo en el extranjero y sin correr riesgos legales.

El retorno de inversión (ROI): Ahorras de $5,000 a $50,000 en multas por incumplimiento y $15,000 a $30,000 anuales en asesorías legales que no necesitarás.

2. No necesitas contratar abogados locales

Dado que el EOR es el empleador legal, gestiona todos los requisitos específicos de jurisdicción. No necesitas contratar abogados o consultores de cumplimiento en cada país en el que contrates. Esto ahorra tiempo y reduce significativamente costos y riesgos.

Comparado con hacerlo tú mismo: $5,000–$15,000 por país en configuración legal