5 Ideas útiles para pagos de impuestos remotos que debes conocer

Puntos Clave

• 1. La ubicación afecta tus obligaciones fiscales. Como trabajador remoto, necesitas entender cómo la ubicación de trabajo y el estado de tu empleador pueden llevar a la doble imposición.
• 2. Los trabajadores remotos internacionales deben presentar impuestos en EE. UU. Incluso cuando trabajan en el extranjero, los ciudadanos estadounidenses deben presentar declaraciones y considerar exclusiones o créditos por ingresos extranjeros.
• 3. La conservación de registros y la comprensión de las leyes fiscales son cruciales. Mantenerse en cumplimiento implica registrar ubicaciones de trabajo, reportar cuentas extranjeras y beneficiarse de tratados fiscales.

El trabajo remoto sin duda está convirtiéndose en la "nueva normalidad". Los empleadores están explorando soluciones de trabajo remoto que abren oportunidades de empleo globales. Una encuesta de Gartner mostró que el 74% de los CFOs y líderes financieros pretenden trasladar un 5% a trabajo remoto. Esto aplicaba a empleados previamente en sitio, así que el cambio a un estado permanente de trabajo remoto dice mucho.

Pero con estas oportunidades de trabajo remoto surgen algunos problemas fiscales complejos. El trabajo remoto te permite trabajar desde cualquier lugar, a nivel mundial. Pero, los impuestos son complicados, especialmente cuando los empleados trabajan en diferentes estados o países.

Así que, esto es lo que necesitas saber para evitar complicaciones fiscales inesperadas.

La ubicación es clave

Tu nueva ubicación remota puede y afectará tus obligaciones fiscales. Por ejemplo, algunos estados en EE. UU. te exigirán presentar una declaración de no residente, lo cual incluye retenciones de impuesto estatal, en cuanto pongas un pie allí. Nueva York, por ejemplo, es conocida por gravar a los trabajadores remotos según la ubicación de su empleador. Por lo tanto, si vives y trabajas en diferentes estados, podrías enfrentarte a la doble imposición.

Los impuestos estatales dependen tanto de la ubicación de tu empleador como de dónde trabajas remotamente. Esto puede generar cargas fiscales no deseadas, especialmente en estados que buscan activamente aumentar su recaudación fiscal. Es fundamental consultar con un asesor fiscal para planear estas situaciones y asegurarte de no pagar más de lo que corresponde.

Comprender nexus: Cómo los estados gravan a los trabajadores remotos

En términos fiscales, "nexus" es la conexión que determina las obligaciones fiscales de una empresa en un estado determinado. Para los trabajadores remotos, este nexus puede activar impuestos adicionales. Esto puede suceder si la presencia de un empleado en un estado diferente establece una presencia comercial para su empleador.

Generalmente, el nexus de un estado depende de factores como propiedad, nómina y ventas. Si eres un trabajador remoto con sede en un estado distinto al de tu empleador, podrías enfrentarte a declaraciones de impuestos sobre ingresos de no residente. Además, podrías ser responsable de cumplir con requisitos de retención fiscal en tu ubicación de trabajo.

Pero, si resides en un estado con un acuerdo interestatal, podrías beneficiarte de impuestos reducidos. Busca los acuerdos de reciprocidad entre ciertos estados. Algunos estados también ofrecen créditos fiscales sobre la renta a residentes que trabajan en otra jurisdicción, ayudando a reducir tu carga fiscal.

Consideraciones fiscales internacionales para trabajadores remotos

Para ciudadanos estadounidenses que se trasladan al extranjero, tu situación fiscal se vuelve más complicada. Incluso si trabajas y vives en otro país, aún debes presentar una declaración de impuestos de EE. UU., independientemente del tiempo que pases en el extranjero. Enfrentarás la opción de reclamar un crédito por impuestos extranjeros pagados o excluir todos los ingresos extranjeros de impuestos en EE. UU.

Reclamar un crédito puede ayudarte a evitar la doble imposición. La Exclusión de Ingresos Ganados en el Extranjero te permite excluir hasta $107,600 (año fiscal 2020) de ingresos extranjeros. Elegir el enfoque correcto depende de muchos factores. Debes considerar aspectos como tus ingresos totales, ubicación y las leyes fiscales del país, por lo que consultar con un experto en impuestos es crucial.

Cuentas extranjeras y requisitos adicionales de reporte

Si decides vivir en el extranjero, ten en cuenta los requisitos adicionales de reporte. Cualquier interés en una cuenta financiera extranjera con saldo superior a $10,000 en cualquier momento del año debe ser reportado. Debes informarlo al Departamento del Tesoro de EE. UU. mediante un Reporte de Cuentas Bancarias y Financieras Extranjeras (FBAR).

Dependiendo de tu patrimonio, también podrías necesitar presentar el Formulario 8398 ante el IRS. Es vital mantener registros detallados y presentar estos informes para evitar penalizaciones importantes.

Requisitos de presentación estatal para trabajadores remotos

Las declaraciones de impuestos estatales pueden ser complicadas para los trabajadores remotos. Estados con altos impuestos, como Nueva York, aún pueden exigir el pago de impuestos sobre la renta, incluso si el gobierno federal te reconoce como residente extranjero.

Los estados pueden considerarte residente a efectos fiscales si posees propiedades, mantienes una cuenta bancaria, o incluso solo tienes una tarjeta de biblioteca allí. Si estás pensando en mudarte al extranjero, es buena idea establecer residencia en un estado con bajos o ningún impuesto para minimizar tus obligaciones fiscales.

Tratados fiscales y clasificación incorrecta de empleados

Los trabajadores remotos internacionales también deben estar atentos a los tratados fiscales. Estos ayudan a evitar la doble imposición entre países. Si el país de destino tiene un tratado fiscal con EE. UU., podría significar exenciones, créditos o tasas impositivas reducidas, ofreciendo una situación fiscal más favorable.

Por otro lado, tanto las empresas como los trabajadores deben tener cuidado con una clasificación incorrecta. Si eres clasificado como contratista en lugar de empleado, podrías perder beneficios y enfrentar facturas fiscales inesperadas. Las empresas deben asegurar una clasificación correcta para evitar sanciones.

Mejores prácticas para mantener registros y deducciones

Mantener un registro detallado de dónde trabajas y cuánto tiempo permaneces allí es esencial para demostrar tu residencia fiscal y evitar auditorías. Los trabajadores remotos deben registrar sus días laborales en cada estado para demostrar cumplimiento. Además, conocer qué deducciones son elegibles puede ahorrarte dinero.

Aquí algunas de las mejores prácticas para gestionar impuestos:

1. Establecer tu Residencia Fiscal

Llevar registros detallados de tus ubicaciones de trabajo y tiempo en cada una es clave para establecer tu residencia fiscal. Documentando dónde vives y trabajas, y por cuánto tiempo, puedes demostrar ante las autoridades fiscales que sigues las leyes fiscales estatales y locales. Esto es especialmente importante para trabajadores remotos que cruzan líneas estatales o trabajan en múltiples jurisdicciones. La residencia fiscal y las obligaciones pueden cambiar incluso con relocaciones temporales.

2. Rastrear Días Laborales para Cumplimiento

Los trabajadores remotos deben registrar consistentemente sus días laborales en cada estado para asegurar el cumplimiento. Esto implica mantener registros o usar herramientas digitales para anotar los días en cada ubicación.

Estos registros sirven como evidencia en caso de una auditoría fiscal o disputa sobre residencia, ayudándote a evitar penalizaciones elevadas o impuestos atrasados. No se trata solo de cumplir con los requisitos estatales, sino de demostrar cumplimiento con leyes fiscales en diferentes regiones.

3. Identificar Deducciones Elegibles

Además, comprender qué deducciones califican puede generar ahorros significativos. Muchas jurisdicciones ofrecen deducciones específicas para trabajadores remotos.

Por ejemplo, si tienes una oficina en casa, tal vez puedas deducir ciertos gastos. Esto incluye alquiler, servicios y suministros de oficina, siempre que cumplas los requisitos. Sin embargo, las deducciones por oficina en casa varían mucho entre estados y países. Conocer las reglas en tu área específica puede marcar la diferencia.

4. Aprovechar Créditos Educativos y de Viaje

Algunos estados y países ofrecen créditos o deducciones por gastos en educación y viajes. Esto puede incluir gastos en cursos para mejorar tus habilidades profesionales o costos incurridos al viajar por actividades relacionadas con el trabajo.

Es fundamental explorar todas las opciones disponibles en tu estado o país, ya que estas deducciones pueden reducir tu ingreso gravable y bajar tu carga fiscal total. Comprender estas reglas y documentar los gastos relevantes puede ponerte en una posición más fuerte al presentar tu declaración.

Gestionando impuestos para trabajadores remotos

El trabajo remoto abre las puertas a una fuerza laboral global, pero también introduce consideraciones fiscales complejas. Ya sea que te muevas entre estados o trabajes desde otro país, entender cómo se aplican las leyes fiscales es esencial. Como empleador, contratar a un Employer of Record (EOR) podría ayudar a facilitar estas complejidades.

Ser consciente del impacto de tu ubicación en tus impuestos, mantener el cumplimiento con los requisitos de reporte, y aprovechar créditos y exclusiones fiscales puede ayudarte a evitar doble imposición y a estar en regla con la ley. Llevar registros claros y entender las regulaciones fiscales de EE. UU. e internacionales es clave para aprovechar al máximo tu experiencia laboral remota sin sorpresas desagradables de las autoridades fiscales.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo afecta mi ubicación de trabajo a mis impuestos?

Tus impuestos dependen de dónde vives y dónde se encuentra tu empleador. Algunos estados exigen declaraciones de no residente si trabajas remotamente desde otro estado.

¿Los ciudadanos estadounidenses que trabajan en el extranjero aún necesitan presentar impuestos?

Sí, los ciudadanos estadounidenses deben declarar impuestos sin importar su ubicación. Pueden optar por excluir los ingresos extranjeros o reclamar créditos por impuestos pagados en el extranjero para evitar doble imposición.

¿Qué es nexus fiscal y cómo afecta a los trabajadores remotos?

El nexus fiscal es una conexión que establece obligaciones fiscales en un estado. Para los trabajadores remotos, vivir en un estado diferente al de su empleador puede generar obligaciones adicionales de declaración en ese estado.