5 Ideas útiles para pagos de impuestos remotos que debes conocer

Aspectos Clave

• 1. La ubicación afecta tus obligaciones fiscales. Como trabajador remoto, necesitas entender cómo la ubicación de trabajo y el estado del empleador pueden conducir a una doble imposición.
• 2. Los trabajadores remotos internacionales deben presentar impuestos en EE. UU. Incluso cuando trabajan en el extranjero, los ciudadanos estadounidenses deben presentar impuestos y considerar exclusiones o créditos por ingresos extranjeros.
• 3. La conservación de registros y el entendimiento de las leyes fiscales son cruciales. Mantener el cumplimiento implica rastrear las ubicaciones de trabajo, reportar cuentas extranjeras y beneficiarse de tratados fiscales.

El trabajo remoto indudablemente se está convirtiendo en la "nueva normalidad". Los empleadores están explorando soluciones de trabajo remoto que abren oportunidades de empleo globales. Una encuesta de Gartner mostró que el 74% de los CFOs y líderes financieros planean trasladar el 5% a trabajo remoto. Esto aplicaba a empleados anteriormente presenciales, por lo que el cambio a un estatus remoto permanente es significativo.

Pero con estas oportunidades de trabajo remoto surgen cuestiones fiscales complejas. El trabajo remoto te permite trabajar desde cualquier ubicación, globalmente. Sin embargo, los impuestos son complicados, especialmente cuando los empleados trabajan en diferentes estados o países.

Así que, esto es lo que necesitas saber para evitar complicaciones fiscales imprevistas.

La ubicación es clave

Tu nueva ubicación remota puede y afectará tus obligaciones fiscales. Por ejemplo, algunos estados en EE. UU. te exigirán presentar una declaración de no residente, lo cual incluye la retención de impuestos estatales, tan pronto pongas un pie allí. Nueva York, por ejemplo, es conocida por gravar a los trabajadores remotos según la ubicación de su empleador. Entonces, si vives y trabajas en diferentes estados, podrías enfrentar una doble imposición.

Tus impuestos estatales dependen tanto de la ubicación de tu empleador como del lugar desde donde trabajas remotamente. Esto puede crear cargas fiscales no deseadas, especialmente en estados que buscan activamente ingresos fiscales. Es esencial consultar con un asesor fiscal para planear estas situaciones y asegurarte de no pagar más de lo que deberías.

Entendiendo el nexus: Cómo los estados gravan a los trabajadores remotos

En términos fiscales, "nexus" es la conexión que determina las obligaciones fiscales de una empresa en un estado en particular. Para los trabajadores remotos, este nexus puede activar impuestos adicionales. Esto puede suceder si la presencia de un empleado en un estado diferente establece una presencia comercial para su empleador.

Generalmente, el nexus de un estado depende de factores como propiedad, nómina y ventas. Si eres un trabajador remoto que reside en un estado distinto al de tu empleador, podrías tener que presentar declaraciones de impuestos sobre la renta de no residente. Además, podrías ser responsable de los requisitos de retención de impuestos en tu lugar de trabajo.

Pero, si vives en un estado con un acuerdo de reciprocidad, podrías beneficiarte de una reducción en los impuestos. Busca los acuerdos de reciprocidad entre ciertos estados. Algunos estados también ofrecen créditos de impuestos sobre la renta a residentes que trabajan en otro lugar, reduciendo tu carga fiscal.

Consideraciones fiscales internacionales para los trabajadores remotos

Para los ciudadanos estadounidenses que se mudan al extranjero, tu situación fiscal se complica aún más. Incluso si trabajas y vives en otro país, aún debes presentar una declaración de impuestos en EE. UU., independientemente de cuánto tiempo permanezcas en el extranjero. Enfrentarás la opción entre reclamar un crédito por impuestos extranjeros pagados o excluir todos los ingresos extranjeros de los impuestos en EE. UU.

Reclamar un crédito puede ayudarte a evitar la doble imposición. La Exclusion de Ingresos Extranjeros te permite excluir hasta $107,600 (año fiscal 2020) de ingresos extranjeros. Elegir el enfoque correcto depende de muchos factores. Deberías considerar aspectos como tus ganancias totales, ubicación y las leyes fiscales del país, por lo que consultar a un experto en impuestos es crucial.

Cuentas extranjeras y requisitos adicionales de reporte

Si decides vivir en el extranjero, debes estar atento a requisitos adicionales de reporte. Cualquier interés en una cuenta financiera extranjera con un saldo superior a $10,000 en cualquier momento del año debe ser reportado. Debes reportarlo al Departamento del Tesoro de EE. UU. mediante el Reporte de Cuentas Bancarias y Financieras Extranjeras (FBAR).

Dependiendo de tus holdings de activos, también puede ser necesario presentar el Formulario 8398 al IRS. Es fundamental mantener registros detallados y presentar estos informes para evitar multas elevadas.

Requisitos de declaración estatal para trabajadores remotos

Las declaraciones de impuestos estatales pueden ser complicadas para los trabajadores remotos. Estados con impuestos elevados como Nueva York aún pueden exigir que pagues impuestos sobre la renta, incluso si el gobierno federal te ha reconocido como residente extranjero.

Los estados pueden considerarte residente a efectos fiscales si posees propiedad, mantienes una cuenta bancaria o incluso solo tienes una tarjeta de biblioteca allí. Si estás considerando mudarte al extranjero, es recomendable establecer residencia en un estado con bajos o sin impuestos para minimizar tus obligaciones fiscales.

Tratados fiscales y mala clasificación de empleado

Los trabajadores remotos internacionales también deben estar atentos a los tratados fiscales. Estos ayudan a prevenir la doble imposición entre países. Si el país destino tiene un tratado fiscal con EE. UU., esto podría significar exenciones, créditos o tarifas impositivas reducidas, ofreciendo una situación fiscal más favorable.

Por otro lado, tanto las empresas como los trabajadores deben ser cautelosos con la mala clasificación. Si eres clasificado como contratista en lugar de empleado, podrías perder beneficios y enfrentarte a facturas fiscales imprevistas. Las empresas deben garantizar una clasificación precisa para evitar sanciones.

Mejores prácticas para el mantenimiento de registros y deducciones

Mantener registros detallados de dónde trabajas y cuánto tiempo permaneces allí es esencial para demostrar tu residencia fiscal y evitar auditorías. Los trabajadores remotos deben rastrear sus días laborales en cada estado para demostrar cumplimiento. Además, conocer qué deducciones son elegibles puede ahorrarte dinero.

Aquí algunas mejores prácticas para gestionar impuestos:

1. Establecer tu Residencia Fiscal

Registros detallados de tus ubicaciones de trabajo y tiempo en cada una son cruciales para establecer tu residencia fiscal. Al documentar dónde vives y trabajas y por cuánto tiempo, puedes demostrar a las autoridades fiscales que estás siguiendo leyes estatales y locales. Esto es especialmente importante para trabajadores remotos que cruzan fronteras estatales o trabajan en múltiples jurisdicciones. La residencia fiscal y las obligaciones pueden cambiar incluso con relocaciones temporales.

2. Rastrear Días Laborales para el Cumplimiento

Los trabajadores remotos deben rastrear consistentemente sus días de trabajo en cada estado para garantizar el cumplimiento. Esto implica mantener registros o usar herramientas digitales para registrar los días que trabajas en cada ubicación.

Estos registros pueden servir como evidencia en caso de una auditoría fiscal o disputa de residencia, ayudándote a evitar multas elevadas o impuestos atrasados. No se trata solo de cumplir con los requisitos estatales, sino de probar que cumples con las leyes fiscales de varias regiones.

3. Identificar Deducciones Elegibles

Además, entender qué deducciones califican puede generar ahorros significativos. Muchas jurisdicciones fiscales ofrecen deducciones específicas para los trabajadores remotos.

Por ejemplo, si mantienes una oficina en casa, puedes ser elegible para deducir ciertos gastos. Esto incluye aspectos como renta, servicios y suministros de oficina, siempre que cumplas con los requisitos. Sin embargo, las deducciones por oficina en casa varían mucho entre estados y países. Conocer las reglas en tu área específica puede marcar una gran diferencia.

4. Aprovechar Créditos por Educación y Viajes

Algunos estados y países ofrecen créditos o deducciones por gastos de educación y viajes. Esto puede incluir gastos en cursos que mejoren tus habilidades profesionales o costos incurridos en viajes por actividades relacionadas con el trabajo.

Es esencial explorar todas las opciones disponibles en tu estado o país, ya que estas deducciones pueden reducir tu ingreso gravable y disminuir tu carga fiscal total. Comprender estas reglas y documentar gastos relevantes puede colocarte en una posición más sólida al momento de presentar tus impuestos.

Gestión de impuestos para trabajadores remotos

El trabajo remoto abre puertas a una fuerza laboral global, pero también introduce consideraciones fiscales complejas. Ya sea que te mudes de un estado a otro o trabajes desde otro país, entender cómo se aplican las leyes fiscales a ti es esencial. Como empleador, contratar a un Employer of Record puede ayudar a aliviar estas complejidades.

Ser consciente del impacto de tu ubicación en los impuestos, cumplir con los requisitos de reportes y aprovechar créditos y exclusiones fiscales puede ayudarte a evitar la doble imposición y mantenerte dentro de la ley. Mantener registros claros y entender la regulación fiscal de EE. UU. e internacional son clave para aprovechar al máximo tu experiencia de trabajo remoto sin sorpresas indeseadas de las autoridades fiscales.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo impacta mi ubicación de trabajo en mis impuestos?

Tus impuestos dependen de dónde vives y dónde está basado tu empleador. Algunos estados requieren declaraciones de no residente si trabajas remotamente desde otro estado.

¿Los ciudadanos estadounidenses que trabajan en el extranjero todavía necesitan presentar impuestos?

Sí, los ciudadanos estadounidenses deben presentar impuestos independientemente de su ubicación. Pueden elegir excluir ingresos extranjeros o reclamar créditos por impuestos extranjeros pagados para evitar la doble imposición.

¿Qué es el nexus fiscal y cómo afecta a los trabajadores remotos?

El nexus fiscal se refiere a una conexión que establece obligaciones fiscales en un estado. Para los trabajadores remotos, vivir en un estado diferente al de su empleador puede generar obligaciones adicionales de declaración de impuestos en ese estado.