Wie XbyX zwei Mitarbeiter hielt, die nach Zypern umziehen wollten

Über XbyX

XbyX® – Women in Balance (chowa GmbH) ist eine in Berlin ansässige Femtech-Marke, die pflanzenbasierte Nahrungsergänzungsmittel, Online-Video-Programme und von Experten geleitete Ressourcen für Frauen anbietet, die sich durch die Perimenopause und Menopause navigieren. Gegründet im Jahr 2019, verkauft XbyX direkt an Verbraucher in Deutschland und der Schweiz und hat mehr als 250.000 Kunden bedient. [xbyx.de]

Die Herausforderung

Als ein Mitglied des XbyX Marketing-Teams Josephin Hußmann, der Senior People & Culture Manager des Unternehmens, darüber informierte, dass sie nach Zypern umziehen möchte, hatte Josephin eine klare Frage zu beantworten: Lassen sie sie gehen, oder finden sie einen Weg, sie zu halten?

Für die meisten in Berlin ansässigen Unternehmen bedeutete ein Mitarbeiter, der außerhalb Deutschlands umzieht, historisch gesehen das Ende des Arbeitsverhältnisses. Es gibt keinen deutschen Gehaltsabrechnungsmechanismus für jemanden, der kein deutscher Steuerresident mehr ist, und die Aussicht, eine lokale Niederlassung in einem Land zu gründen, in dem man nur eine Person beschäftigt, ist selten sinnvoll. Das Standardverfahren, in Ermangelung einer anderen Option, ist, den Mitarbeiter zu verlieren.

XbyX entschied anders. Das Unternehmen hatte keine vorherige internationale Einstellungserfahrung — ihr Team arbeitete ausschließlich innerhalb Deutschlands, mit etwa einem Drittel der Mitarbeiter im Homeoffice, aber stets innerhalb der deutschen Grenzen. Sie waren kein Unternehmen, das internationale Beschäftigungsinfrastruktur aufgebaut hatte. Sie wollten einfach den Mitarbeiter nicht verlieren.

Ihr erster Versuch mit einem der größeren EOR-Anbieter auf dem Markt endete ohne Lösung. Der Prozess verlief langsam, involvierte mehrere Kontaktpersonen, und wurde schließlich abgebrochen, weil der Anbieter die Branche von XbyX fälschlicherweise als pharmazeutisch klassifiziert hatte — eine inkorrekte Kategorisierung für eine Femtech-Ergänzungsmarke. Das Unternehmen hatte Zeit verloren, keine Klarheit gewonnen und war wieder beim Anfang.

Was auf dem Spiel stand

Das unmittelbare Risiko war operativer Natur: Ohne eine konforme Beschäftigungsvereinbarung in Zypern würde XbyX die Mitarbeiterin verlieren. Es gab keinen rechtlichen Weg, sie weiterhin auf die deutsche Gehaltsliste zu setzen, nachdem sie umgezogen war und steuerlich in Zypern ansässig wurde.

Darüber hinaus machte Josephin auf die Gefahr eines ständigen Betriebs hin. Wenn ein deutsches Unternehmen einem Mitarbeiter erlaubt, gewohnheitsmäßig aus einem anderen Land zu arbeiten, könnte es unabsichtlich eine steuerpflichtige Betriebsstätte — eine permanente Vertreter — in diesem Land schaffen, ohne es zu beabsichtigen. Ein permanente Vertreter kann zu einer lokalen Körperschaftsteuerpflicht auf die Einkünfte führen, die diesen Tätigkeiten zugeordnet sind. Für ein Unternehmen ohne vorherige internationale Beschäftigungserfahrung war dies völliges Neuland.

Es gab auch ein weniger sichtbar operatives Risiko. Wenn XbyX keine konforme Beschäftigungslösung vor dem Umzug der Mitarbeiterin gefunden hätte, hätte das Unternehmen das Beschäftigungsverhältnis beenden müssen, das es erhalten wollte — und dann möglicherweise versucht, die gleiche Person später über eine andere Struktur wieder einzustellen. Das ist weder unter deutschem noch zypriotischem Arbeitsrecht ein einfacher Prozess, und genau das wollte XbyX nicht.

Warum sie sich für Rivermate entschieden haben

XbyX kam mit einem klaren Auftrag in die Suche, geprägt durch ihre erste Erfahrung: EU-basiert, kleiner, persönlich und reaktionsschnell.

Drei Dinge ließen Rivermate schnell hervorstechen. Erstens, Preise: Josephin ging davon aus, dass ein kleinerer, in der EU ansässiger Anbieter teurer sein würde als die Marktführer. Das stimmte nicht. Die Gebührenstruktur war vergleichbar.

Zweitens, das Erlebnis beim ersten Kontakt. Nach dem Einführungsgespräch schickte das Rivermate-Team umgehend eine vollständige Aufschlüsselung der Geschäftsbedingungen. Folgefragen wurden zügig beantwortet.

Drittens, das Gesamteindruck der Zusammenarbeit. Für ein Team, das erstmals grenzüberschreitende Beschäftigung managte und bereits einen gescheiterten Versuch hinter sich hatte, war dieses Vertrauen in die Beziehung genauso wichtig wie der Prozess selbst.

Die eine Vorbehalte vor Beginn waren einfach, dass Josephin Rivermate vorher nicht kannte. Der Kommunikationsstil und die Klarheit im Ablauf lösten diese schnell auf.

Wie Rivermate geholfen hat

Daan de Wildt, Account Executive bei Rivermate, leitete das Employee Onboarding für XbyX. Die laufende Kundenbeziehung wurde von Karl van der Weert, Head of Account Management, und Dasola Jikiemi, Customer Success Manager bei Rivermate, betreut.

Vom ersten Gespräch an verlief der Prozess anders als das, was XbyX bisher erlebt hatte. Die Geschäftsbedingungen wurden unmittelbar nach dem Einführungsgespräch geteilt; Fragen wurden schnell beantwortet. Das von Josephin beschriebene Gefühl ist "freundlich, ungezwungen, zugänglich" — eine Arbeitsweise, die im direkten Gegensatz zum formellen, langsamen und mehrkontaktigen Erlebnis des vorherigen Anbieters steht. "Wenn wir eine Frage haben, fragen wir einfach und bekommen sofort eine Antwort", sagte sie.

Das erste Beschäftigungsverhältnis — das Marketing-Teammitglied, das nach Zypern umzieht — wurde ab 1. Juni 2026 über Rivermate beschäftigt. Das Onboarding verlief reibungslos und es traten keine Komplikationen auf. Die größte Überraschung, so Josephin, war einfach, wie schnell und unkompliziert der Prozess abgeschlossen wurde.

Drei Wochen nach dem ersten Starttermin kehrte XbyX zu Rivermate zurück, um ein zweites Onboarding zu beginnen — ein zweiter Mitarbeiter, der ebenfalls nach Zypern umzieht. Die Geschwindigkeit des ersten Einsatzes war ein deutliches Signal, und innerhalb von drei Wochen war XbyX bereits so vertrauensvoll in den Prozess, dass es ihn wieder initiierte.

Was das für ähnliche Unternehmen bedeutet

Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter hat, die umziehen möchten — sei es nur eine Person in diesem Jahr oder ein Muster, das sich bei Ihrem Team abzeichnet — stehen Sie vor einer Entscheidung, die sich wiederholen wird. Die Antwort, die Ihr Unternehmen beim ersten Mal gibt, setzt oft den Präzedenzfall.

Die Antwort von XbyX war, einen Weg zu finden, um ja zu sagen. Die Kosten für eine EOR-Vereinbarung sind real und müssen bei der Beschäftigungsentscheidung berücksichtigt werden; das erkannte Josephin direkt an. Aber im Fall von XbyX war die Berechnung einfach: Die Kosten, eine erfahrene Teamsekretärin zu verlieren und sie zu ersetzen, übersteigen die EOR-Gebühr, zumal die Arbeitgeberbeiträge in Zypern niedriger sind als in Deutschland.

Das weniger offensichtliche Ergebnis ist, was Josephin als „es ändert für den Rest des Teams“ beschreibt. EOR erfordert nicht, dass der Arbeitgeber neue interne HR-Prozesse aufbaut, ein neues Beschäftigungsgesetz eines Landes lernt oder die Personalabteilung erweitert. Rivermate übernimmt die Beschäftigungsmechanik; XbyX verwaltet weiterhin die Arbeitsbeziehung wie immer.