Wie Kaleidos ihre erste Andorra-Mitarbeiterin oder ihren ersten Mitarbeiter konform eingestellt hat, als ihr bestehender Employer of Record keine Abdeckung bot

Über Kaleidos

Kaleidos ist ein in Madrid ansässiges Informationstechnologieunternehmen, das 2011 gegründet wurde. Das Unternehmen inkubiert und betreibt eigene Open-Source-Produkte, mit einem Fokus auf Free-Software-Technologie, die für eine globale Nutzerbasis entwickelt wurde. Sein Hauptprodukt ist Penpot, die erste Open-Source-Designplattform, die für Design- und Code-Zusammenarbeit konzipiert ist. Mit einem Team von 11 bis 50 Personen und einer ausdrücklich menschenorientierten Kultur stellt Kaleidos international ein, um die richtige Expertise unabhängig vom Standort zu gewinnen.

Die Herausforderung

Als Kaleidos beschloss, einen Mitarbeiter in Andorra zu einstellen, war das erste Hindernis nicht die Einstellung selbst: Es war ihr bestehender EOR-Anbieter.

Kaleidos arbeitete bereits mit einem EOR für internationale Einstellungen in anderen Märkten zusammen, und diese Vereinbarungen funktionierten gut genug. Aber als sie eine Anfrage für Andorra an ihren Anbieter richteten, war die Antwort nein. Andorra fiel außerhalb des unterstützten Rahmens.

Das war wichtig, weil Andorra kein Land ist, in dem ein Unternehmen ohne lokale Erfahrung improvisieren kann. Wie Marta Ardizone, Leiterin für Personal und Kultur bei Kaleidos, es beschrieb: „Jedes Land hat seine eigenen Arbeitsgesetze, und Andorra ist ziemlich speziell, kompliziert und schwierig. Wir brauchten jemanden, der wirklich versteht, wie alles funktioniert.“

Das HR-Team von Kaleidos hatte keine vorherige Erfahrung mit andorranischem Arbeitsrecht und keine Kontakte im Land. Die Recherche der lokalen Vorschriften und die eigenständige Abwicklung der Einstellung hätten erheblichen Zeitaufwand bedeutet, ohne Garantie, dass der Kandidat am Ende noch verfügbar wäre. Eine lokale Einheit für eine einzelne Einstellung war keine Option.

Sie brauchten einen zweiten EOR-Anbieter. Die Suche führte sie zu Rivermate.

Was auf dem Spiel stand

Andorra ist kein EU-Mitgliedsstaat. Es operiert nach eigenem Beschäftigungsrahmen, der Llei 31/2018 de relacions laborals (Arbeitsbeziehungen-Gesetz von Andorra), und eigenem Einwanderungssystem. Beide spiegeln nicht automatisch die Rahmenwerke ihrer Nachbarländer Frankreich und Spanien wider.

Für einen Nicht-Ansässigen, der in Andorra arbeitet, ist eine Active Residency Permit erforderlich: eine kombinierte Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, ausgestellt vom Servei d'Immigració d'Andorra. Der Prozess ist arbeitgebergeführt. Der andorranische Arbeitgeber (bei einer EOR-Vereinbarung, Rivermate) muss ein echtes Stellenangebot nachweisen und begründen, warum die Stelle nicht von einem lokalen Kandidaten besetzt werden kann. Die Bewerbung umfasst den unterschriebenen Arbeitsvertrag, die Qualifikationen des Mitarbeiters und unterstützende Dokumente. Andorra arbeitet mit einer jährlichen Quota für Arbeitserlaubnisse für Ausländer, was bedeutet, dass die Verfügbarkeit nicht garantiert ist und der Zeitraum eine Rolle spielt.

Auf der Beschäftigungsseite müssen alle Verträge schriftlich und in Katalanisch, der Amtssprache, vorliegen. Arbeitgeber-Sozialversicherungsbeiträge fließen an CASS (Caixa Andorrana de Seguretat Social), die die Gesundheitsversorgung, Mutterschaft und Rente abdecken.

Es gab später auch einen weiteren Compliance-Moment in der Partnerschaft. Kaleidos stellte eine Frage zu den Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter, die eine klare, präzise Antwort benötigte: Was gesetzlich möglich ist, welche Risiken bestehen und wie man es korrekt handhabt.

„Wann immer wir Fragen zum lokalen Arbeitsrecht hatten, hatten wir jemanden, der uns leitete. Wir befanden uns in einer heiklen Situation bezüglich bestimmter Mitarbeiterbedingungen, und Rivermate erklärte genau, was möglich ist, welche Risiken bestehen und wie man es in einer konformen Weise macht“, so Marta.

Warum sie Rivermate gewählt haben

Zwei Dinge waren ausschlaggebend für die Entscheidung. Das erste war die Abdeckung: Rivermate konnte in Andorra operieren, obwohl der bestehende EOR von Kaleidos dies nicht konnte, durch eine Kombination aus eigenen Niederlassungen und inländischen Partnern, die es Rivermate ermöglicht, Märkte zu erreichen, die andere Anbieter nicht immer bedienen können.

Der zweite Punkt war die Qualität des ersten Gesprächs. Bereits beim ersten Kontakt führte Rivermate Marta Ardizone durch den Ablauf des Einstellungsprozesses, die benötigte Dauer, mögliche Komplikationen und deren Handhabung. Für ein Team ohne vorherige Erfahrung mit andorranischem Arbeitsrecht war dieses Niveau an Spezifikation entscheidend: Es nahm die Unsicherheit, mit einer unbekannten Rechtsprechung und einem unbekannten Anbieter gleichzeitig zu arbeiten.

Was ihr am meisten im Gedächtnis blieb, war nicht über Kaleidos selbst. Rivermate bot an, direkt mit dem Mitarbeiter zu sprechen, bevor die Einarbeitung begann, erklärte den Ablauf, den Zeitplan und was die Person auf ihrer Seite navigieren muss. Für eine Personalleiterin, deren Rolle die Erfahrung jeder einzelnen Person ist, die Kaleidos einstellt, war ein EOR, der diese Fürsorge auch auf den Mitarbeiter überträgt, ein bedeutendes Signal.

„Ich habe das Gefühl, ich bin nicht nur eine weitere Kundin. Auch wenn ich ein kleiner Kunde bin, weil ich nur ein Land und einen Mitarbeiter habe, habe ich das Gefühl, Rivermate macht keinen Unterschied zwischen uns und Kunden mit vielen Mitarbeitern“, sagte Marta.

Was Rivermate getan hat

Karl van der Weert, der das Customer Success Team bei Rivermate leitet, übernahm die Betreuung ab Mai 2025. Das Team koordinierte beide Aspekte, die eine Einstellung in Andorra erfordert: den Arbeitsvertrag nach lokalem Recht und die Active Residency Permit für den Mitarbeiter. Das inländische Partnernetzwerk von Rivermate kümmerte sich vor Ort um die lokalen Elemente.

Von dort an gewöhnte sich die Zusammenarbeit an etwas, wonach Kaleidos gesucht hatte: kurze Wege, schnelle Antworten und kein unnötiger Prozess. Wie Marta es beschrieb: „Es war sehr einfach. Karl war immer da, wenn wir ihn brauchten, und hat keine unnötigen Meetings oder endlose E-Mail-Ketten geschaffen. Die Kommunikation war schnell, direkt und genau das, was wir gesucht haben.“

Später in der Partnerschaft stellte sich eine Compliance-Frage zu den Bedingungen des Mitarbeiters. Das Team von Rivermate erläuterte, was gesetzlich möglich ist, welche Risiken bestehen und wie man innerhalb des lokalen Rahmens vorgeht.

Was das für ähnliche Unternehmen bedeutet

Wenn Sie einen EOR-Anbieter für Ihre Hauptmärkte verwenden und dann eine Einstellung in einem Land außerhalb ihres Leistungsbereichs vornehmen, befinden Sie sich in derselben Situation wie Kaleidos. Die Optionen wirken meist unschön: einen zweiten Anbieter suchen, lokale Gesetze eigenständig navigieren oder den Kandidaten durch die Verzögerung verlieren.

Andorra ist ein konkretes Beispiel für ein breiteres Muster: Jurisdiktionen, die rechtlich unterschiedlich sind, nur begrenzt von großen EOR-Plattformen abgedeckt werden und ohne echtes inländisches Wissen schwer zu navigieren sind. Rivermates Mischmodell aus direkten Niederlassungen und inländischen Partnern in über 180 Ländern ist genau darauf ausgelegt, genau diese Märkte zu erreichen.

Für Open-Source-Technologieunternehmen und andere international ausgerichtete Firmen, die in Märkten mit besonderem lokalem Arbeitsrecht einstellen, gilt dasselbe Modell: ein Ansprechpartner, lokal bereits vorhandenes Know-how und ein Team, das einen einzelnen Auftrag genauso sorgfältig behandelt wie seine größten Kunden.