Die durch COVID-19 bedingte Situation im Homeoffice hat jeden Geschäftsbetrieb beeinträchtigt. Unabhängig von Größe, Standort oder der Branche, zu der das Unternehmen gehört, sind alle Firmen damit beschäftigt, ihre Umsätze zu steigern und ihre Geschäfte am Leben zu erhalten.

Die administrativen Teams dieser Unternehmen haben hastig Strategien und Richtlinien entwickelt, die benötigt werden, um ihre Mitarbeitenden, Kunden und Stakeholder in einer unsicheren Zeit zu schützen. Diese Strategien sollten außerdem den Auswirkungen der Pandemie entgegenwirken, einschließlich und insbesondere des instabilen und volatilen Marktes.

Dieser Artikel bewertet, wie die größten Unternehmen auf die sich verschärfende wirtschaftliche Krise reagieren, die mit der pandemischen Situation einhergeht. Lesen Sie weiter, um mehr über diese Maßnahmen zu erfahren:

Bildung von Krisenmanagement-Teams

Eine Studie, geleitet von Larry Edmond, Geschäftsleiter der Analyse- und Beratungsfirma Gallup, listet die Coronavirus-bezogenen Reaktionen von 100 großen Organisationen auf. Diese Organisationen sind allesamt Mitglieder des CHRO-Rundtisches (Chief Human Resources Officers) des Unternehmens. Im Durchschnitt beschäftigen die 100 Unternehmen in der Studie 80.000 Mitarbeitende und erzielen einen Jahresumsatz von 27 Milliarden US-Dollar.

Die Studie zitierte: „Die meisten Organisationen haben Krisenmanagement-Teams, Task Forces oder Ausschüsse gebildet, deren Reaktion auf bestimmte geografische Regionen zugeschnitten ist.“ Diese Krisenmanagement-Gruppen treffen sich regelmäßig, um zu diskutieren, wie das Unternehmen die Auswirkungen zukünftiger Krisen und Vorsorgemaßnahmen besser mildern kann.

Darüber hinaus ist ein Krisenmanagement-Team damit beauftragt, Richtlinien zu formulieren und Informationen an die Geschäftsführung sowie die Mitarbeitenden an der Front zu kommunizieren, z.B. zu Themen wie Bewusstsein, Prävention und gute Hygiene.

Neben Strategien für die unmittelbare Anwendung konzentriert sich das Krisenmanagement-Team auch auf Management-Protokolle für verschiedene zukünftige Szenarien. Das Ziel bei der Erstellung von Protokollen für die Zukunft ist die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs. Mit anderen Worten, das Krisenmanagement-Team sollte aktuelle Maßnahmen analysieren, um mögliche Reaktionen auf zukünftige Krisen besser vorhersagen zu können. Genauer gesagt sollten die Protokolle und Pläne Folgendes umfassen:

• Nachfolge-Vorsorgemaßnahmen für alle wichtigen Führungskräfte
• Geschäftsführung via virtuelle, Video- oder Audiofähigkeiten
• Pläne zur Einschränkung von Reisen und zur Beschränkung auf kritische Geschäftsprozesse
• Verlagerung wichtiger Operationen in unberührte Regionen
• Quereinweisung von Teammitgliedern zur Übernahme kritischer Funktionen im Falle eines unerwarteten Ausfalls oder Quarantäne eines anderen Teammitglieds
• Dokumentation geschäftskritischer Funktionen, Prozesse oder Verfahren für den Fall eines unerwarteten Ausfalls oder Quarantäne eines Teammitglieds
• Verteilung von Skripten für Callcenter und Agentenkommunikation

Aufbau einer Infrastruktur für Remote-Arbeit

Zum Beginn der COVID-19-Pandemie, die auf den 31. Dezember 2019 zurückgeht, waren chinesische Soziale Medien überschwemmt mit Suchanfragen zum Begriff “remote work”](https://www.sloanreview.mit.edu/article/how-companies-can-respond-to-the-coronavirus/). Über ein Jahr später ist Remote-Arbeit, auch bekannt als Telearbeit, Homeoffice oder Heimarbeit, die „neue Normalität“ für die meisten, wenn nicht alle Menschen weltweit.

Viele chinesische Unternehmen wurden von ihren Behörden ermutigt, ihre Arbeitsdynamik auf eine Remote-Arbeitslösung umzustellen, weg vom traditionellen Büroumfeld. Diese Veränderung kann bei Tätigkeiten, die die Herstellung von Produkten erfordern (z.B. in einem T-Shirt-Druckunternehmen), weniger einfach sein als bei Arbeitskräften, die bereits an Telearbeit gewöhnt sind.

Offensichtlich können viele Jobs, insbesondere in der Produktion, nicht ins Homeoffice verlagert werden. Nachrichten von XinhuaNET berichten, dass nur 33 Prozent der chinesischen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) während der letzten Februarwoche 2020 normal weiterarbeiten konnten.

MITSloan Management Review nutzt die chinesische Erfahrung als Vorbild, von dem Manager Maßnahmen ableiten können, um die Effektivität der Remote-Arbeit während einer Krise zu maximieren. Diese Schritte umfassen unter anderem:

• Erlauben Sie Ihren Mitarbeitenden das Telearbeiten. Der Übergang zur Telearbeit wird nicht nur die Kontinuität Ihres Geschäfts fördern, sondern auch Ihren Mitarbeitenden wertvolle Erfahrungen mit der Arbeit im Homeoffice verschaffen. Unternehmen, die schnell auf Remote-Arbeit umstellen, ermöglichen es ihren Mitarbeitenden, das notwendige implizite Wissen, Planungen und Infrastruktur rasch aufzubauen, um weitere Betriebsbereiche bei Bedarf zügig umstellen zu können.
• Schulen Sie Ihre Führungskräfte. Eine der größten Beschwerden von Mitarbeitenden bei Remote-Arbeit betrifft den mangelnden Respekt für die üblichen Arbeitszeiten durch Führungskräfte, Manager, Arbeitgeber und sogar Kollegen. E-Mails bis Mitternacht sind kein Zeichen von Respekt gegenüber den Mitarbeitenden. Dies unterstreicht die Bedeutung sinnvoller Regelungen darüber, wann Führungskräfte ihre Mitarbeitenden erreichen sollten – und wann nicht.
• ‍Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden. Die Schulung Ihrer Mitarbeitenden hilft, die Geschäftskontinuität nicht nur kurzfristig, sondern langfristig aufrechtzuerhalten. Es ist entscheidend, Mitarbeitende zu identifizieren und in sie zu investieren, die bereit sind, unangenehme Aufgaben für Ihr Unternehmen zu übernehmen, damit Ihre Ziele erreicht werden. Fragen Sie sich: Haben sie die Werkzeuge, um effektiv von zuhause aus zu arbeiten, falls notwendig? Werden diese Mitarbeitenden mir zukünftig bei der Führung meines Geschäfts helfen? Tragen diese Mitarbeitenden ein hohes Entwicklungspotenzial in sich? ‍
• Erarbeiten Sie ein Disaster-Szenario, das Telearbeit einschließt. Wie wird Ihr Unternehmen arbeiten, wenn die geografischen Standorte, an denen Ihr Unternehmen tätig ist, plötzlich unter Quarantäne gestellt werden? Szenarienplanung hilft, Ideen zu entwickeln, wie Ihr Unternehmen die Grenzen der Remote-Arbeit überwinden könnte. Dieser Artikel unterstützt Sie bei der Erstellung eines Szenarienplans, der Ihre Ideenfindung anregen soll, um Ihre Betriebsabläufe trotz eingeschränkter Möglichkeiten wieder aufzunehmen.

Durchsetzung von Reisebeschränkungen

Die meisten großen Unternehmen haben Reisebeschränkungen eingeführt, die den persönlichen und beruflichen Verkehr ihrer Mitarbeitenden einschränken. Einige Unternehmen haben sogar gewarnt, dass Mitarbeitende, die ohne Genehmigung ihrer Vorgesetzten reisen, bestraft werden könnten, mit erheblichen Sanktionen. Generell werden diese Regelungen als „weiche Verbote“ betrachtet, also nur teilweise Reiseeinschränkungen, die helfen sollen, Flugreisen, öffentliche Verkehrsmittel und große Versammlungen zu vermeiden. Ein Mitarbeitender muss außerdem 14 Tage nach einer Reise in COVID-19-Hotspots in Quarantäne.

Es gibt auch Unternehmen, die „harte Verbote“ verhängen, vor allem in besonders gefährdeten Gebieten. Reisen nach China, Italien, Südkorea, Iran, Japan, Hongkong und Taiwan sind von einer Vielzahl führender Unternehmen verboten. Tatsächlich sind die meisten interkontinentalen Reisen – und sogar Reisen im Allgemeinen – vorerst eingestellt, sofern sie nicht mission-critical sind.

Analyse der Geschäftsauswirkungen

Führungskräfte großer Unternehmen halten ergänzende Treffen ab, um die durch die Pandemie verursachten Auswirkungen auf das Geschäft zu überwachen. Ein Nebenprodukt dieser Treffen ist der Schutz und die Nachhaltigkeit der Geschäftsbereiche dieser Unternehmen. Die Schwerpunkte dieser Firmenkonferenzen sind unter anderem die Schließung von Anlagen in Gebieten mit hoher COVID-19-Fallzahl sowie die Verlagerung einiger Geschäftsbereiche in weniger betroffene Regionen.

Zusätzlich führen die Chief Human Resource Officers dieser Unternehmen folgende Aufgaben durch:

• Analyse/Prognose der potenziellen Auswirkungen von COVID-19 in der Zukunft;
• Überwachung der Lieferketten und Anbieter auf mögliche Herausforderungen;
• Bewertung von Risiken in der Lieferkette und im Betrieb auf kontinuierlicher Basis;
• Suche nach alternativen Lieferanten;
• Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen für Personal oder bezahlten Urlaub;
• Kürzungen oder Aussetzung von Boni auf Führungsebene.

**Kommunikation aus der Ferne **

Unternehmen fördern heute Videokonferenz- und Audiomeetings über Plattformen wie Skype, Zoom, Microsoft Teams und Google Meet. Tatsächlich sind auch Telefonate als Kommunikationsmittel beliebter geworden, anstelle von persönlichen Treffen. Gleichzeitig werden kollaborative Projekte online mithilfe von Software wie Google Docs, Slack, Discord und anderen Online-Kanälen ausgeführt.

Häufige und bedeutungsvolle Kommunikation ist für eine effektive Unternehmensführung unerlässlich. Um Anliegen in Bezug auf die COVID-19-Reaktion einer Organisation anzugehen, sind Unternehmen auf die Bedeutung der Kommunikation bei der Weitergabe notwendiger Informationen an die Mitarbeitenden angewiesen. Viele Organisationen versenden Frequently-Asked-Questions (FAQ)-Leitfäden vom Center for Disease Control and Prevention (CDC), der Weltgesundheitsorganisation (WHO), der Johns Hopkins University und lokalen Regierungen, um ihre Mitarbeitenden über wichtige Dinge im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie zu informieren.

Auch wichtig ist, dass Nachrichten, die zusammen mit Expertenratschlägen kommen, mit aufrichtigen Gedanken verbunden sind, wie z.B. Mitarbeitende daran zu erinnern, Informationen nur aus glaubwürdigen Organisationen zu beziehen, ihnen zu versichern, dass keine ihrer Kolleginnen positiv auf das Virus getestet wurde (falls zutreffend), Mitarbeitende zu ermutigen, keinen Panik zu verbreiten oder Gerüchte zu streuen, und die Botschaft mit einer inspirierenden und strategischen Erzählung zu untermauern. Zusätzlich wird es sehr geschätzt, wenn Mitarbeitende ermutigt werden, genügend Lebensmittel, Wasser, Medikamente und andere lebenswichtige Güter für ihre Familien für den Fall einer Quarantäne oder Knappheit zu beschaffen.

Das Wohlergehen Ihrer Mitarbeitenden

Ihre Mitarbeitenden sind Ihr wichtigstes Kapital. Sie bestimmen den Erfolg oder Misserfolg Ihres Unternehmens. Unabhängig von Ihrer Intelligenz als Führungskraft liegen das Schicksal und der Erfolg Ihres Unternehmens letztendlich in den Händen Ihrer Mitarbeitenden.

In einer extrem unsicheren Zeit wird es nicht nur positive Leistung fördern, wenn Sie Ihren Mitarbeitenden vermitteln, dass sie geschätzt und wertgeschätzt werden, sondern es wird sie auch dazu inspirieren, Ihrer Organisation langfristig loyal zu bleiben. Bei der Umsetzung in einem Remote-Setup können folgende Maßnahmen helfen:

• Ihren Mitarbeitenden bezahlten und unbezahlten Urlaub gewähren;
• Ein Belohnungsprogramm einführen, um Produktivität zu fördern;
• Ihren Mitarbeitenden Arbeitsraum und technologische Ausstattung bereitstellen;
• Ihren Mitarbeitenden Gesundheits- und Wellness-Zuschüsse anbieten.

(LESEN: Welche Benefits sollten Sie Ihrem Remote-Team anbieten?)

Der Arbeitsplatz sollte immer eine Teamarbeit sein. Ihre Mitarbeitenden erfüllen ihre Rollen, und Sie kümmern sich gut um sie. Die genannten Benefits und Privilegien sind nur materielle Sachen. Sie kosten Ihr Unternehmen nur einen kleinen Betrag, aber die Wirkung auf Ihre Mitarbeitenden geht weit über die Förderung von Loyalität hinaus. Sie helfen ihnen zu spüren, dass das Unternehmen stets um ihr Wohlbefinden bemüht ist – selbst inmitten einer Pandemie.

Vorwärtskommen

Die Remote-Arbeitslösung hat eine Krise ausgelöst, deren Ausmaß niemand für möglich gehalten hätte. Unternehmen bemühten sich, ihre Umsätze zu steigern. Mitarbeitende wurden entlassen. Die Moral und Produktivität der Mitarbeitenden litten. Kleine Betriebe wurden lahmgelegt. Dennoch lohnt es sich immer, sich darüber zu informieren, welche Maßnahmen Sie ergreifen sollten, damit Ihr Geschäft auch während der Pandemie weiterlaufen kann.

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