Was globale Unternehmen über die Gehaltsabrechnung in Polen wissen müssen

Polen ist eines der Länder, dessen Wirtschaft und große Arbeitskräfte jedes Jahr mehr und mehr ausländische Unternehmen anziehen. Sein Bruttoinlandsprodukt (BIP) stieg 2019 um 4,1 Prozent auf 566 Milliarden Dollar. Im selben Jahr belegte Polen den 40. Platz in der Weltbank-Umfrage zur Geschäftserleichterung. Diese Faktoren haben Polen auf die Landkarte gebracht und es zu einem Markt gemacht, in den viele Unternehmen expandieren möchten. Es liegt auch günstig im Zentrum Europas und verbindet eine bedeutende Anzahl großer Märkte. Polen verfügt zudem über eine hochqualifizierte Arbeitskraft. Es ist bekannt für seine Universitäten. Polen bietet gebildete und motivierte Arbeiter, die perfekt für einen internationalen Markt geeignet sind. Sie sind in den Bereichen IT, Ingenieurwesen und Wissenschaft hervorragend. Es gibt einige Dinge, die Sie wissen sollten, wenn Sie jemanden aus Polen einstellen möchten. Sich mit den Arbeitsgesetzen und der Gehaltsabrechnung in Polen vertraut zu machen, wird Ihnen helfen, die besten Mitarbeiter zu bekommen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Beschäftigungsgrundlagen in Polen

In den meisten Ländern müssen Sie, um jemanden aus einem fremden Land einzustellen, eine Präsenz in dem Land, in dem Sie einstellen möchten, etablieren oder einen EOR-Anbieter nutzen. In Polen müssen Sie keine Präsenz etablieren, um einen polnischen Staatsbürger einzustellen, aber Sie müssen sich bei mehreren Regierungsbehörden registrieren. Sie können sich auch auf einen lokalen Gehaltsabrechnungsanbieter verlassen, der Ihnen bei der Einrichtung der Gehaltsabrechnung hilft. Um sich bei den relevanten Behörden zu registrieren, müssen Sie einen offiziellen Vertreter ernennen. Dieser würde Sie dann bei der Polnischen Steuerbehörde registrieren und eine polnische Steueridentifikationsnummer (NIP) für Sie erhalten. Der nächste Schritt ist das Einreichen eines ZUS ZPA-Formulars bei der Polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS), um sich als Arbeitgeber zu registrieren. Sie müssen auch Ihre Mitarbeiter bei der Sozialversicherungsbehörde registrieren. Beide Registrierungen müssen innerhalb von sieben Tagen abgeschlossen sein. Nach der Registrierung erhält jeder Ihrer Mitarbeiter seine PESEL-Nummer. Diese Nummer wird zur Identifizierung des Mitarbeiters für Steuerzwecke verwendet.

Erforderliche Dokumente für neue Mitarbeiter

Sie müssen einen schriftlichen Arbeitsvertrag haben, um jemanden legal in Polen einzustellen. Ein formeller Arbeitsvertrag muss spätestens am Startdatum des Mitarbeiters von beiden Parteien unterzeichnet werden. Arbeitgeber, die keinen Vertrag mit ihren Mitarbeitern haben, können mit Geldstrafen und Sanktionen belegt werden. In Polen müssen Arbeitsverträge auf Polnisch sein. Sie können auch zweisprachig sein, solange eine der Sprachen Polnisch ist.

Arbeitsverträge in Polen

Laut dem Polnischen Arbeitsgesetzbuch muss der Vertrag bestimmte wesentliche Elemente enthalten. Zunächst müssen die Namen der Parteien angegeben werden – das bedeutet sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers. Es sollte auch die Art des Vertrags, das Datum seiner Erstellung und die Bedingungen der Beschäftigung spezifizieren. Die Beschäftigungsbedingungen des Vertrags umfassen die Art der Arbeit, die der Mitarbeiter ausführen wird. Es umfasst auch den Arbeitsort und die Details der Bezahlung. Der Vertrag sollte auch angeben, wie lange der Mitarbeiter jeden Tag und jede Woche arbeiten wird und das Startdatum seiner Beschäftigung. Innerhalb von sieben Tagen nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter über mehrere Dinge informieren. Dazu gehören die täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten. Es sollte auch enthalten, wie oft sie bezahlt werden, ihr Urlaubsanspruch und die Kündigungsfrist für den Job. Der Vertrag muss auch die Stunden enthalten, die als Nachtarbeit gelten, wenn das Unternehmen keine spezifischen Arbeitsvorschriften hat. Die Verträge sollten auch den Ort, das Datum und die Uhrzeit der Gehaltszahlung abdecken. Schließlich sollte der Vertrag die Regeln für die Aufzeichnung der Anwesenheit und die Erklärung von Abwesenheiten darlegen.

Mitarbeiterleistungen und Vergütung

Jeder Mitarbeiter muss gemäß dem polnischen Arbeitsrecht die richtige Behandlung und den Schutz durch seine Arbeitgeber erhalten. Dazu gehören Leistungen und Vergütung.

Mindestlohn

Der Mindestlohn in Polen beträgt 4.242,00 PLN pro Monat. oder 27,70 PLN pro Stunde. Diese Mindestlohnanforderung ist seit dem 1. Januar 2024 in Kraft. Sie gilt jedoch nur für Vollzeitbeschäftigte. Die Arbeitszeiten in Polen betragen in der Regel 40 Stunden pro Woche oder 8 Stunden pro Tag. Der Arbeitstag beginnt normalerweise um 8 Uhr und endet um 16 Uhr.

Überstunden

Polen erlaubt keine Überstunden, es sei denn, der Arbeitnehmer verzichtet auf die 40-Stunden-Woche. Der Arbeitnehmer kann Überstunden beantragen, aber dies sollte individuell besprochen werden. Arbeitnehmer dürfen nicht mehr als 150 Überstunden im Kalenderjahr leisten. Der Arbeitnehmer, der Überstunden leistet, hat Anspruch auf Überstundenvergütung. Wenn ein Arbeitnehmer nachts, an Sonntagen oder an Feiertagen arbeitet, erhält er 100 % zusätzlichen Lohn. Für Überstunden an anderen Tagen erhalten sie 50 % zusätzlichen Lohn. Wenn sie Überstunden leisten, die über die durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitsstunden in einem bestimmten Zeitraum hinausgehen, erhalten sie ebenfalls 100 % zusätzlichen Lohn für jede Stunde. Anstelle von zusätzlicher Überstundenvergütung kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Freizeit gewähren. Wenn der Arbeitgeber dies ohne Aufforderung des Arbeitnehmers entscheidet, entspricht jede Überstunde 1,5 Stunden bezahlter Freizeit. Wenn der Arbeitnehmer um Freizeit bittet, entspricht jede Überstunde einer Stunde bezahlter Freizeit.

Was sind die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers in Polen?

In Polen zahlen Arbeitgeber mehrere Sozialversicherungsbeiträge. Diese basieren auf den Bruttogehältern ihrer Arbeitnehmer. Sie tragen 19,52 % zur Renten- und Invalidenversicherung bei. Für die Unfallversicherung zahlen Arbeitgeber mit bis zu neun Arbeitnehmern 1,67 %, während diejenigen mit mehr als neun Arbeitnehmern zwischen 0,67 % und 3,33 % zahlen. Die tatsächlichen Kosten hängen von ihrem Geschäftssektor ab, aber ausländische Arbeitgeber zahlen einen Pauschalsatz von 1,67 %. Zusätzlich zahlen Arbeitgeber 2,45 % in den Arbeitsfonds und 0,10 % in den Garantiefonds für Arbeitnehmerleistungen. Arbeitgeber tragen auch zum Solidaritätsfonds zur Unterstützung von Menschen mit Behinderungen bei, wenn sie nicht mindestens 6 % behinderte Personen beschäftigen. Der Beitrag wird auf der Grundlage einer spezifischen Formel berechnet, die 40,65 % des Durchschnittsgehalts umfasst.

Das Mitarbeiterkapitalplan (PPK)

Der Mitarbeiterkapitalplan (PPK) ist ein Sparprogramm in Polen, das den Arbeitnehmern helfen soll, für den Ruhestand zu sparen. Es wird durch Beiträge des Arbeitnehmers, des Arbeitgebers und der Regierung finanziert. Arbeitgeber tragen 1,5 % des Bruttogehalts des Arbeitnehmers zum PPK bei und können bis zu zusätzliche 2,5 % hinzufügen. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, sowohl ihre eigenen als auch die PPK-Beiträge des Arbeitnehmers zu berechnen, abzuziehen und an die Finanzinstitution zu übermitteln, die das PPK verwaltet. In Polen sind die Arbeitnehmer für ihre Krankenversicherungsbeiträge verantwortlich. Im Gegensatz zum PPK leisten die Arbeitnehmer diese Zahlungen. Der Arbeitgeber berechnet, zieht jedoch die Beiträge ab und übermittelt sie während der Gehaltsabrechnung. Dieses System stellt sicher, dass die notwendigen Krankenversicherungszahlungen rechtzeitig und korrekt erfolgen.

Arbeitnehmersteuer in Polen

Die Beiträge der Arbeitnehmer in Polen umfassen Einkommensteuer und Sozialversicherungszahlungen. Einwohner Polens zahlen Steuern auf ihr weltweites Einkommen, während Nicht-Einwohner nur auf das in Polen erzielte Einkommen Steuern zahlen:

• Einkommen bis zu 120.000 PLN werden mit 12 % besteuert, und Einkommen über diesem Betrag werden mit 32 % besteuert.
• Arbeitnehmer unter 26 Jahren müssen keine Steuern auf Einkommen bis zu 85.528 PLN pro Jahr zahlen.
• Zusätzlich gibt es eine Solidaritätssteuer von 4 % auf Einkommen über 1 Million PLN.

Sozialversicherung der Arbeitnehmer in Polen

Für die Sozialversicherung zahlen Arbeitnehmer 13,71 % ihres Bruttogehalts. Arbeitgeber behalten diesen Betrag vom Gehalt des Arbeitnehmers ein und übermitteln ihn zusammen mit ihren Beiträgen. Diese Zahlung deckt Renten-, Invaliden- und Krankenversicherung ab. Arbeitnehmer zahlen auch einen Krankenversicherungsbeitrag von 9 %, wobei bis zu 7,75 % von ihrer Steuer abziehbar sind, während die restlichen 1,25 % nicht abziehbar sind. Schließlich ist die Teilnahme am PPK für Arbeitnehmer in der Regel freiwillig. Arbeitnehmer im Alter von 19 bis 54 Jahren werden automatisch angemeldet, können sich jedoch abmelden, wenn sie möchten. Arbeitnehmer zwischen 55 und 69 Jahren müssen sich bewerben, wenn sie teilnehmen möchten, während Arbeitnehmer über 70 Jahren nicht teilnehmen können. Arbeitnehmer tragen 2 % ihres Bruttogehalts zum PPK bei und können bis zu einem zusätzlichen Betrag hinzufügen. zusätzliche 2%.

Feiertage und Urlaub in Polen

In Polen hat jeder Arbeitnehmer das Recht auf einen jährlichen bezahlten Urlaub, und Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitnehmer diesen nehmen. Beim Antritt einer neuen Stelle erwerben die Arbeitnehmer das Recht auf bezahlten Urlaub und erhalten für jeden gearbeiteten Monat 1/12 ihres jährlichen Urlaubsanspruchs. Typischerweise nehmen die Arbeitnehmer ihren gesamten Urlaub auf einmal, aber sie können beantragen, ihn zu teilen, wobei eine Periode mindestens 14 aufeinanderfolgende Tage betragen muss. Die Höhe des Urlaubs hängt von der Dienstzeit ab. Arbeitnehmer haben Anspruch auf 20 Tage, wenn sie weniger als zehn Jahre gearbeitet haben. 26 Tage sind die Norm für diejenigen mit mindestens zehn Jahren. Die Urlaubstage von Teilzeitbeschäftigten werden basierend auf ihren Arbeitsstunden angepasst und auf volle Tage aufgerundet. Interessanterweise zählt auch die Ausbildung zur Dienstzeit, die den Urlaubsanspruch bestimmt. Beispielsweise entspricht ein Hochschulabschluss acht Jahren Berufserfahrung. Nicht genommene Urlaubstage werden ins nächste Jahr übertragen und müssen bis zum 30. September genommen werden. Eine Auszahlung anstelle der Urlaubsnahme ist nur erlaubt, wenn das Arbeitsverhältnis endet.

Feiertage

Arbeitnehmer in Polen haben Anspruch auf 13 bezahlte Feiertage pro Jahr. Arbeitnehmer, die an einem Feiertag arbeiten, erhalten entweder einen Ausgleichstag oder eine zusätzliche Vergütung von 100% für jede gearbeitete Stunde.

Krankheitsurlaub in Polen

Arbeitnehmer im Krankheitsurlaub erhalten 80% ihres Gehalts für die ersten 33 Krankheitstage innerhalb eines Kalenderjahres. Dies wird vom Arbeitgeber bezahlt. Es erhöht sich auf 100%, wenn die Krankheit während der Schwangerschaft auftritt oder durch einen Arbeitsunfall verursacht wird. Nach den ersten 33 Tagen übernimmt das Sozialversicherungsinstitut die Zahlung vom Arbeitgeber. Es zahlt 80% des Grundgehalts für bis zu 182 aufeinanderfolgende Tage jährlich. Dieser Zeitraum umfasst die anfängliche vom Arbeitgeber bezahlte Periode.

Mutterschafts-, Vaterschafts- und Elternurlaub

Polens Mutterschafts-, Vaterschafts- und Elternurlaub gehören zu den fortschrittlichsten der Welt. Weibliche Arbeitnehmer haben Anspruch auf Mutterschaftsurlaub nach der Geburt oder der Adoption eines Kindes unter sieben Jahren. Sie erhalten 20 Wochen für ein Kind, 31 Wochen für Zwillinge und bis zu 37 Wochen für fünf oder mehr Kinder. Arbeitnehmer können innerhalb von 24 Monaten nach der Geburt oder Adoption ihres Kindes zwei Wochen bezahlten Vaterschaftsurlaub nehmen. Eltern haben Anspruch auf bis zu 41 Wochen (43 bei Mehrlingsgeburten) bezahlten Elternurlaub nach dem Mutterschaftsurlaub. Der Elternurlaub wird mit 70% des Gehalts bezahlt und kann entweder von einem oder beiden Elternteilen gleichzeitig genommen werden, jedoch nicht über die insgesamt erlaubten Wochen hinaus.

Sonderurlaub in Polen

Arbeitnehmer haben auch Anspruch auf Sonderurlaub für bedeutende familiäre Ereignisse. Dazu gehören Hochzeiten oder Beerdigungen, mit zwei Tagen für Ereignisse, die nahe Familienangehörige betreffen, und einem Tag für andere. Arbeitnehmer haben auch Anspruch auf Urlaub für Gerichtsverhandlungen, obligatorische medizinische Untersuchungen oder Blutspenden.

Verfahren und Richtlinien zur Beendigung von Arbeitsverhältnissen in Polen

In Polen kann ein Arbeitsverhältnis auf vier Arten enden:

1. Durch gegenseitige Vereinbarung,
2. Durch eine Partei mit Kündigung,
3. Durch eine Partei ohne Kündigung,
4. Oder wenn die Vertragslaufzeit abläuft (bei Probe- oder befristeten Verträgen).

Unabhängig davon, wer die Kündigung einleitet, muss die Erklärung schriftlich erfolgen. Wenn der Arbeitgeber die Kündigung einleitet, muss er den Arbeitnehmer über sein Recht auf Berufung beim Arbeitsgericht informieren. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis ausstellen. Er sollte den Arbeitnehmer auch bei der Sozialversicherungsbehörde (ZUS) abmelden. Die letzte Zahlung sollte im nächsten regulären Zahlungszyklus erfolgen.

Kündigung durch gegenseitige Vereinbarung

Wenn sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer zustimmen, das Arbeitsverhältnis zu beenden, kann jede Partei dies initiieren. Eine Abfindung ist obligatorisch, wenn der Arbeitgeber den Vertrag mit Kündigung oder durch gegenseitige Vereinbarung beendet.

Kündigung mit Kündigungsfrist

Arbeitnehmer können jederzeit mit Kündigungsfrist kündigen, ohne einen Grund angeben zu müssen. Arbeitgeber müssen jedoch gültige Gründe für die Kündigung eines unbefristeten Vertrags angeben. Arbeitgeber können nicht anstelle der Kündigungsfrist bezahlen.

Kündigung ohne Vorankündigung Arbeitgeber können das Arbeitsverhältnis ohne Vorankündigung beenden, wenn der Arbeitnehmer schuldhaft handelt, z. B. bei schwerem Fehlverhalten, Begehung eines durch Gerichtsurteil bestätigten Verbrechens oder Verlust einer erforderlichen Arbeitserlaubnis durch eigenes Verschulden. Arbeitgeber können auch ohne Vorankündigung kündigen, wenn der Arbeitnehmer aufgrund einer Krankheit, die länger als drei Monate dauert, nicht arbeiten kann. Dies gilt nur für Arbeitnehmer, die weniger als sechs Monate im Unternehmen sind. Arbeitnehmer können ohne Vorankündigung kündigen, wenn es zu einem schwerwiegenden Verstoß gegen wesentliche Arbeitgeberpflichten kommt. Auch wenn der Arbeitgeber sich weigert, sie auf eine andere Position zu versetzen, wenn festgestellt wird, dass ihre derzeitige Position gesundheitsschädlich ist.

Kündigungsschutz für Arbeitnehmer

Bestimmte Kategorien von Arbeitnehmern sind vor einer Kündigung mit Vorankündigung geschützt. Dazu gehören Personen, die sich in folgenden Situationen befinden:

1. Urlaub, Mutterschafts-, Eltern- oder unbezahlter Pflegeurlaub;
2. Krankheitsurlaub mit ärztlichem Attest;
3. Arbeitnehmer, die sich innerhalb von vier Jahren vor der Rente befinden;
4. Schwangere Arbeitnehmerinnen;
5. Gewerkschaftsmitglieder.

Abfindung und Anspruch

Abfindungsregeln gelten für Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern. Arbeitnehmer haben Anspruch auf eine Abfindung, wenn ihre Kündigung aus Unternehmensgründen wie Umstrukturierung oder Betriebsschließung erfolgt. Die Höhe der Abfindung hängt davon ab, wie lange sie im Unternehmen waren. Arbeitnehmer haben Anspruch auf:

1. Ein Monatsgehalt für weniger als zwei Jahre Betriebszugehörigkeit,
2. Zwei Monatsgehälter für zwei bis acht Jahre,
3. Drei Monatsgehälter für mehr als acht Jahre. Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern sind nicht verpflichtet, eine Abfindung zu zahlen.

Weitere Richtlinien zum Ende des Arbeitsverhältnisses

Die Kündigungsfrist hängt von der Art des Vertrags und der Dauer der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers ab. Bei Probezeitverträgen reichen die Kündigungsfristen von drei Arbeitstagen bis zu zwei Wochen. Bei befristeten und unbefristeten Verträgen reichen die Kündigungsfristen von zwei Wochen bis zu drei Monaten. Während der Kündigungsfrist in Polen erhalten Arbeitnehmer ihr reguläres Gehalt. Sie können aufgefordert werden, gesetzlichen Urlaub zu nehmen oder Zeit für die Suche nach einer neuen Beschäftigung zu erhalten. Arbeitnehmer, die in den letzten 18 Monaten mindestens 365 Tage gearbeitet haben, haben Anspruch auf Arbeitslosengeld für sechs bis zwölf Monate. Dies kann jedoch von den lokalen Arbeitslosenquoten und anderen Kriterien abhängen.

FAQs

Wie oft wird in Polen das Gehalt ausgezahlt? In Polen werden Arbeitnehmer in der Regel einmal im Monat bezahlt. Das genaue Zahlungsdatum ist normalerweise im Arbeitsvertrag oder in den Unternehmensrichtlinien festgelegt. Gehälter werden in der Regel bis zum 10. des Monats für den Vormonat ausgezahlt.

Wie viel braucht man, um in Polen komfortabel zu leben? Um in Polen komfortabel zu leben, benötigt eine Einzelperson in der Regel etwa 6.000-8.000 PLN pro Monat. Dies hängt von der Stadt ab. In größeren Städten wie Warschau oder Krakau sind die Kosten höher im Vergleich zu kleineren Städten. Dieser Betrag deckt Miete, Lebensmittel, Transport und einige Freizeitaktivitäten ab.

Wie hoch ist die Lohnsteuer in Polen? In Polen umfassen die Lohnsteuern die Einkommensteuer und die Sozialversicherungsbeiträge. Der Einkommensteuersatz beträgt 12% für ein Jahreseinkommen bis zu 120.000 PLN und 32% für Einkommen darüber. Arbeitnehmer und Arbeitgeber zahlen auch Beiträge zur Sozialversicherung, die Gesundheit, Rente und andere Leistungen abdeckt.