Verstehen des Employer of Record versus des gesetzlichen Arbeitgebers (Update 2026)

Was ist ein Employer of Record?

Was ist ein Employer of Record (EOR)? Eine Employer of Record (EOR) ist eine Drittorganisation, die die rechtliche Verantwortung für die Einstellung, Verwaltung und Bezahlung von Mitarbeitenden übernimmt. Sie verschafft Unternehmen Zugang zu Talenten, ohne die administrative Belastung traditioneller Beschäftigungsmodelle tragen zu müssen. Diese Art der Vereinbarung kann in Situationen vorteilhaft sein, in denen Unternehmen zusätzliches Personal benötigen, aber nicht über die Ressourcen oder die Infrastruktur verfügen, diese direkt zu verwalten. Außerdem ermöglicht es Arbeitgebern, bestimmte Aspekte ihrer HR-Operationen auszulagern, wie z.B. die Lohnabrechnung und die steuerliche Konformität, während sie gleichzeitig die Kontrolle über die Leistungsbeurteilung der Mitarbeitenden und andere zentrale Funktionen behalten. Das Konzept der EORs gibt es schon seit mindestens Anfang des 20. Jahrhunderts, als große Konzerne begannen, Arbeitskräfte ins Ausland auszulagern, um Kosten zu senken und Effizienz zu steigern. Heute nutzen viele Organisationen dieses Modell als Teil ihrer globalen Workforce-Strategie wegen seiner Flexibilität und potenziellen Kosteneinsparungen im Vergleich zu traditionellen Personalbeschaffungsformen wie Direktanstellung oder Vertragsarbeit.

Das Verständnis, warum ein Arbeitgeber sich für ein EOR statt eines Common Law Arbeitgeber entscheiden könnte, ist für jedes Unternehmen wichtig, das seine Workforce außerhalb der eigenen internen Kapazitäten erweitern möchte. Ein EOR bietet mehrere Vorteile gegenüber einem Common Law Arbeitgeber, darunter:

• Geringere Haftung – Das Unternehmen übernimmt keine rechtlichen Verpflichtungen hinsichtlich der Beschäftigung von Mitarbeitenden; diese Verantwortlichkeiten liegen beim Drittanbieter, der die volle Verantwortung für alle geltenden Gesetze bezüglich Löhnen, Steuern, Leistungen etc. übernimmt.
• Kostenersparnis – Durch die Nutzung von Skaleneffekten bei gemeinsamen Dienstleistungen für mehrere Kunden können die Gesamtkosten pro Mitarbeitenden niedriger sein, als wenn jeder Kunde unabhängig unter verschiedenen Verträgen einstellt. Zudem können bedeutende Einsparungen bei Verwaltungskosten entstehen, die bei der Einstellung neuer Mitarbeitender von Grund auf anfallen würden.
• Flexibilität – Unternehmen können die Mitarbeitendenzahl je nach Nachfrage kurzfristig nach oben oder unten anpassen, ohne langfristige Verpflichtungen oder teure Abfindungspakete bei späteren Entlassungen eingehen zu müssen. Zudem lässt sich durch die Nutzung von unabhängigen Contractors statt festangestellten Mitarbeitenden vermeiden, sich mit Themen wie Urlaubs- oder Krankentagen zu beschäftigen, die sonst zusätzlichen Verwaltungsaufwand erfordern.
• Erhöhte Geschwindigkeit / Effizienz – Wie oben erwähnt, führt die geringere Human-Ressource bei der Onboarding und Offboarding durch Dritte dazu, dass Prozesse schneller ablaufen, was es Unternehmen ermöglicht, Projekte zügiger abzuschließen und gleichzeitig Störungen durch häufige Änderungen in der Teamstruktur zu minimieren.

Abschließend hilft das Verständnis der Unterschiede zwischen "common law" und "Employer of Record" (EOR), sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen sowohl rechtlich als auch finanziell konform bleibt, wenn es um zukünftige Expansionspläne geht...

Der Unterschied zwischen Employer of Record und Common Law Arbeitgeber

Beim Einstellen von Mitarbeitenden müssen Arbeitgeber den Unterschied zwischen einem Employer of Record (EOR) und einem Common Law Arbeitgeber (CLE) kennen. Während beide Arten von Arbeitgebern für dienstleistungsbezogene Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung und Einhaltung geltender Gesetze verantwortlich sind, gibt es entscheidende Unterschiede. Ein Employer of Record (EOR) ist eine Drittorganisation oder eine natürliche Person, die die Verantwortung für alle Aspekte der Mitarbeiterverwaltung übernimmt, einschließlich Rekrutierung, Onboarding-Prozesse, Gehaltsabrechnung / Steuererklärungen und andere administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Mitarbeiterführung. Der EOR trägt die rechtliche Haftung für auftretende Probleme in Bezug auf seine Handlungen im Auftrag des vertretenen Unternehmens. Diese Art der Vereinbarung ermöglicht es Unternehmen, bestimmte HR-Funktionen auszulagern, ohne diese direkt kontrollieren oder zusätzliche Haftungen selbst übernehmen zu müssen. Im Gegensatz dazu hat ein Common Law Arbeitgeber (CLE) die volle Kontrolle über seine Personalentscheidungen, inklusive der direkten Einstellung neuer Mitarbeitender in die Geschäftsinfrastruktur des Unternehmens. Das bedeutet, dass CLEs die volle Verantwortung für potenzielle Risiken im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Personen innerhalb ihrer Organisation tragen – inklusive Steuererklärungen & Zahlungen sowie der Einhaltung verschiedener Arbeitsgesetze auf lokaler Ebene.

Zusätzlich haften CLEs auch, falls während des Arbeitsverhältnisses Fehler gemacht werden, z.B. durch Nachlässigkeit oder Fehlverhalten einer Partei (Mitarbeitende/Arbeitgeber). Was die rechtlichen Verpflichtungen betrifft, unterscheiden sich die Anforderungen:

• Ein EOR kümmert sich in der Regel um den ganzen Papierkram, der bei der Einstellung einer Person anfällt, übernimmt aber keine Verantwortung dafür, wie die Mitarbeitenden nach der Einstellung verwaltet werden – das bedeutet, dass Sie weiterhin für die Implementierung angemessener Schulungsprogramme sowie die Einhaltung von Policies & Procedures während der gesamten Dauer der Beschäftigung verantwortlich sind.
• Ein CLE ist ausschließlich für das Mitarbeitermanagement von der Rekrutierung bis zur Beendigung zuständig, inklusive Vertragserstellung, Steuer- und Lohnabrechnung sowie die Einhaltung landesspezifischer gesetzlicher Vorgaben.

Kurz gesagt: Die wichtigsten Unterschiede drehen sich vor allem um die rechtliche Verantwortlichkeit und den Grad der Auslagerung von administrativen Aufgaben. Die beste Wahl hängt davon ab, was für Ihre Bedürfnisse am sinnvollsten ist.

Die Vorteile eines Employer of Record: Ein umfassender Leitfaden

Bei der Gehaltsabrechnung und anderen personalbezogenen Aufgaben haben Unternehmen mehrere Optionen. Eine beliebte ist die Nutzung eines Employer of Record (EOR). Ein EOR verschafft Unternehmen Zugang zu erfahrenen Fachkräften, die alle Aufgaben im Zusammenhang mit Mitarbeitermanagement übernehmen, inklusive Gehaltsabrechnung, Steuererklärungen, Leistungsmanagement und mehr.

Diese Art des Services bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die Zeit und Geld sparen möchten, während sie ihre rechtliche Haftung minimieren. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Vorteile der Nutzung eines Employer of Record-Services vor:

Zeitersparnis & Effizienz

Ein wesentlicher Vorteil ist die gesteigerte Effizienz und Zeitersparnis. Durch die Auslagerung dieser Aufgaben an einen Drittanbieter, wie z.B. ein EOR-Unternehmen oder eine PEO (Professional Employment Organization), können Arbeitgeber sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne sich um administrative Tätigkeiten wie Gehaltsabrechnung oder die Einhaltung von Steuergesetzen und Arbeitsrecht kümmern zu müssen – Prozesse, die intern oft komplex und zeitraubend sind. Da viele Anbieter automatisierte Lösungen bieten, benötigen sie zudem meist nur minimalen Input von Seiten der Arbeitgeber und sind leichter zu verwalten als manuelle Prozesse.

Kostenreduzierung & Risikominderung

Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung der Kosten durch die Minderung von Risiken. Viele Programme beinhalten eine Art Haftpflichtversicherung, sodass möglicherweise anfallende Bußgelder wegen Nicht-Compliance durch die Versicherung abgedeckt sind, anstatt direkt vom Unternehmen getragen zu werden. Das kann langfristig erhebliche Kosteneinsparungen bedeuten, falls es zu Streitfällen bezüglich Löhnen, Arbeitsstunden oder Überstundenvergütung kommt. Außerdem können durch die Gebühren, die der Anbieter für die Einstellung neuer Mitarbeitender erhebt, Internkosten für Recruiting, Training und Onboarding eingespart werden.

Zugang zu Expertise & Ressourcen

Ein weiterer Vorteil ist der Zugriff auf Fachwissen. Da sich gesetzliche Vorgaben regelmäßig ändern, ist die Einhaltung der Standards, die durch Behörden wie das Department of Labor, die Internal Revenue Service oder die Occupational Safety and Health Administration (OSHA) gesetzt werden, oft anspruchsvoll – besonders für kleine und mittlere Unternehmen. Professionelle Fachkräfte, die diese Anforderungen kennen und bei Bedarf beraten können, sind ein wertvolles Gut, um den laufenden Betrieb gesetzeskonform zu halten.

Optimierte Prozesse

Schließlich können EOR-Services durch technologiegestützte Systeme Prozesse vereinfachen. Einige Plattformen ermöglichen es Arbeitgebern, Bewerbungen nachzuverfolgen, die Leistung der Mitarbeitenden zu überwachen oder Anwesenheits- und Produktivitätsdaten in Echtzeit einzusehen. So bleibt man stets informiert, ohne auf manuelle Methoden wie Papierformulare oder veraltete Softwareprogramme angewiesen zu sein.

Insgesamt gibt es viele Gründe, warum die Nutzung eines Employer of Record vorteilhaft sein kann – unabhängig von der Unternehmensgröße. Der wichtigste Nutzen besteht darin, Effizienz zu steigern, Risiken zu minimieren und die Compliance zu verbessern.

Die Risiken eines Employer of Record

Bei der Beschäftigung über einen Employer of Record (EOR) sollten Unternehmen sich der Risiken bewusst sein. Ein EOR ist eine Drittpartei, die die rechtliche und finanzielle Verantwortung für die Bezahlung der Löhne sowie die Steuerabwicklung übernimmt. Obwohl diese Form der Zusammenarbeit Vorteile bietet, können auch potenzielle Haftungen entstehen.

Das größte Risiko besteht in der Einhaltung grenzüberschreitender Vorschriften auf lokaler, staatlicher und föderaler Ebene. Als Common Law Arbeitgeber (CLE) haben Unternehmen direkte Kontrolle über die Gehaltsprozesse und können so die Einhaltung sicherstellen. Beim Outsourcing dieser Verantwortlichkeiten durch einen EOR können jedoch Lücken im Wissen oder Verständnis geltender Vorschriften entstehen, was zu Verstößen führen kann. Das kann zu Bußgeldern, Strafen oder sogar strafrechtlichen Konsequenzen führen, wenn schwerwiegende Verstöße aufgrund von Fahrlässigkeit oder vorsätzlicher Missachtung der Regeln auftreten.

Ein weiteres Risiko betrifft die Haftung im Falle von Streitigkeiten oder Ansprüchen der Mitarbeitenden. In einigen Fällen haben Gerichte gegen CLEs entschieden, selbst wenn diese nicht direkt involviert waren, vor allem wenn sie es versäumt haben, ausreichenden Schutz vor möglichen Klagen gegen ihren EOR-Partner zu gewährleisten. Daher ist es wichtig, zu verstehen, wie Anbieter Streitigkeiten handhaben und welche Absicherung im Schadensfall besteht.

Zur Risikominderung ist es bewährte Praxis, klare Verträge mit beiden Seiten zu schließen, in denen Erwartungen, Zahlungsmodalitäten, Streitbeilegungsverfahren und Freistellungsklauseln geregelt sind. Zudem sollten Unternehmen Referenzen prüfen, Hintergründe des Anbieters sorgfältig überprüfen und ggf. Lizenzen oder Zertifizierungen verifizieren.

Auswahl eines Employers of Record

Bei der Auswahl eines Employer of Record (EOR) müssen Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen. Wichtige Punkte sind die Erfahrung und Expertise des Anbieters sowie die Fähigkeit, die gesetzlichen Vorgaben in mehreren Jurisdiktionen zu erfüllen. Es empfiehlt sich, potenzielle Anbieter auf Erfahrung und Fachkenntnis zu prüfen. Wichtig ist, einen EOR zu wählen, der über nachweisliche Erfahrung im Arbeitsrecht verschiedener Länder oder Regionen verfügt, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Viele Unternehmen bevorzugen Anbieter mit einer langjährigen Erfahrung, idealerweise 10 Jahre oder mehr, da dies auf Stabilität und Kompetenz hinweist.

Auch die Kosteneffizienz sollte berücksichtigt werden. Hochwertiger Service ist meist mit höheren Kosten verbunden, aber Unternehmen können oft auch bei wettbewerbsfähigen Preisen auf essentielle Dienstleistungen wie Gehaltsabrechnung oder Onboarding zurückgreifen, ohne auf Qualität verzichten zu müssen.

Außerdem sollten Organisationen prüfen, ob potenzielle EORs zusätzliche Services anbieten, z.B. HR-Software, Unterstützung bei Einwanderungsfragen oder Steuererklärungen – diese Extra-Leistungen können je nach Bedarf sehr wertvoll sein.

Weiterhin ist die Erreichbarkeit des Kundendienstes wichtig. Anbieter, die rund um die Uhr per Telefon, E-Mail oder Chat erreichbar sind, können bei Fragen zu Zahlungen, Verträgen oder administrativen Vorgängen schnell Abhilfe schaffen, auch wenn zwischen den Zeitzonen Unterschiede bestehen.

Zuletzt sollten die Vertragsbedingungen sorgfältig geprüft werden. Das Lesen des Vertrags im Detail hilft, Zahlungspläne, Kündigungsfristen und Verantwortlichkeiten genau zu verstehen, bevor man unterschreibt.

Fazit

Ein Employer of Record (EOR) bietet Unternehmen eine kostengünstige und flexible Möglichkeit, Talente zu gewinnen, ohne die Last traditioneller Beschäftigungsmodelle tragen zu müssen. Vorteile sind unter anderem geringere Haftung, Kosteneinsparungen, Flexibilität und schnellere Einstellungsprozesse.

Allerdings sollten Unternehmen die Unterschiede zwischen EORs und Common Law Arbeitgebern (CLE) verstehen, insbesondere hinsichtlich ihrer jeweiligen Verantwortlichkeiten bei der Mitarbeiterführung. Bei der Auswahl eines EOR-Anbieters ist es wichtig, auf Erfahrung, Konformität, Service-Angebote, Kundenservice und klare Vertragsbedingungen zu achten.

Wenn diese Faktoren berücksichtigt werden, können Unternehmen eine passende Lösung wählen, die ihren spezifischen Bedürfnissen entspricht und gleichzeitig hohe Standards in Compliance und Betriebssicherheit gewährleistet.