Was ist ein Employer of Record?
Was ist ein Employer of Record? Ein Employer of Record (EOR) ist eine Drittorganisation, die die rechtliche Verantwortung für die Einstellung, Verwaltung und Bezahlung von Mitarbeitern übernimmt. Es bietet Unternehmen Zugang zu Talenten, ohne die administrative Belastung traditioneller Beschäftigungsmodelle übernehmen zu müssen. Diese Art von Vereinbarung kann in Situationen vorteilhaft sein, in denen Unternehmen zusätzliches Personal benötigen, aber nicht über die Ressourcen oder Infrastruktur verfügen, um sie direkt zu verwalten. Darüber hinaus ermöglicht es Arbeitgebern, bestimmte Aspekte ihrer HR-Operationen wie Lohnabrechnung und Steuerkonformität auszulagern, während sie dennoch die Kontrolle über das Leistungsmanagement der Mitarbeiter und andere wichtige Funktionen behalten. Das Konzept hinter EORs existiert seit mindestens dem frühen 20. Jahrhundert, als große Unternehmen begannen, Arbeitskräfte ins Ausland auszulagern, um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Heute nutzen viele Organisationen dieses Modell als Teil ihrer globalen Arbeitskräftestrategie aufgrund seiner Flexibilität und seines Kosteneinsparungspotentials im Vergleich zu traditionelleren Personalarrangements wie Direkteinstellungen oder Vertragsarbeitskräften.
Das Verständnis, warum ein Arbeitgeber sich für einen EOR gegenüber einem Common Law Employer entscheiden könnte, ist wichtig für jedes Unternehmen, das seine Arbeitskraftfähigkeiten über das hinaus erweitern möchte, was es derzeit intern bewältigen kann. Ein EOR bietet mehrere Vorteile gegenüber einem Common Law Employer, einschließlich:
- Reduzierte Haftung – Das Unternehmen übernimmt keine rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern; stattdessen fallen diese Verantwortlichkeiten auf die Schultern des Drittanbieters, der die volle Verantwortung für alle geltenden Gesetze übernimmt, die Löhne, Steuern, Leistungen usw. regeln.
- Kosteneinsparungen - Durch die Nutzung von Skaleneffekten durch geteilte Dienstleistungen über mehrere Kunden hinweg können die Gesamtkosten pro Arbeitnehmer niedriger sein, als wenn jeder Kunde unabhängig unter verschiedenen Verträgen eingestellt hätte. Darüber hinaus können auch erhebliche Reduzierungen der Gemeinkosten anfallen, die mit der Rekrutierung neuer Mitarbeiter von Grund auf verbunden sind, jedes Mal, wenn einer benötigt wurde.
- Flexibilität - Unternehmen können die Mitarbeiterzahl schnell anpassen, je nach Nachfrage, ohne sich um langfristige Verpflichtungen oder kostspielige Abfindungspakete sorgen zu müssen, falls später Entlassungen erforderlich werden. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Nutzung von unabhängigen Auftragnehmern anstelle von Festangestellten Probleme wie Urlaubsgeld, Krankheitsurlaub usw. vermeiden, die sonst zusätzlichen Papierkram und Verwaltungsaufwand von internen Teams erfordern würden.
- Erhöhte Geschwindigkeit/Effizienz – Wie oben erwähnt, da viel weniger Aufwand in die Einstellung und Entlassung von Personal über Drittanbieterprozesse fließt, bewegen sich die Dinge schneller, sodass Unternehmen Projekte schneller abschließen können, während sie die durch häufige Änderungen in der Teamstruktur verursachten Störungen minimieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Verständnis, wie sich Arbeitgeber unterscheiden, die unter „Common Law“ vs. „Employers Records“ klassifiziert sind, dazu beitragen wird, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen sowohl rechtlich als auch finanziell konform bleibt, wenn es Entscheidungen über zukünftige Expansionspläne trifft...
Der Unterschied zwischen Employer of Record und Common Law Employer
Wenn es darum geht, Mitarbeiter einzustellen, müssen Arbeitgeber den Unterschied zwischen einem Employer of Record und einem Common Law Employer verstehen. Während beide Arten von Arbeitgebern für die Bereitstellung von beschäftigungsbezogenen Dienstleistungen wie Lohnabrechnung, Leistungsverwaltung und Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften verantwortlich sind, gibt es wesentliche Unterschiede, die sie voneinander unterscheiden. Ein Employer of Record (EOR) wird als eine Drittorganisation oder Einzelperson definiert, die die Verantwortung für alle Aspekte der Mitarbeiterverwaltung übernimmt, einschließlich Rekrutierung, Onboarding-Prozesse, Lohnabrechnung/Steuererfüllung und andere administrative Aufgaben, die mit der Verwaltung von Mitarbeitern verbunden sind. Der EOR übernimmt die rechtliche Haftung in Bezug auf alle Probleme, die sich aus seinen Handlungen im Namen des Unternehmens ergeben, das er vertritt. Diese Art von Vereinbarung ermöglicht es Unternehmen, bestimmte HR-Funktionen auszulagern, ohne direkte Kontrolle über diese Aktivitäten zu haben oder zusätzliche Haftungen selbst zu übernehmen. Auf der anderen Seite haben Common Law Employers (CLEs) die volle Kontrolle über ihre eigenen Personalentscheidungen, was die direkte Rekrutierung neuer Mitarbeiter in ihre Unternehmensstruktur beinhaltet, anstatt über einen externen Anbieter wie einen EOR-Dienstleister; das bedeutet, dass CLEs die volle Verantwortung für alle potenziellen Risiken übernehmen, die mit der Beschäftigung von Personen innerhalb des Rahmens ihrer Organisation verbunden sind - einschließlich Steuererklärungen und -zahlungen sowie der Einhaltung verschiedener Arbeitsgesetze und -vorschriften auf lokaler Ebene, wo dies gesetzlich erforderlich ist.
Darüber hinaus sind CLEs auch haftbar, wenn während der Beschäftigung aufgrund von Fahrlässigkeit oder Fehlverhalten einer der beteiligten Parteien (Arbeitnehmer/Arbeitgeber) etwas schiefgeht. In Bezug auf rechtliche Verpflichtungen hat jeder Typ unterschiedliche Anforderungen: Ein EOR übernimmt in der Regel alle notwendigen Unterlagen, wenn jemand in Ihr Team aufgenommen wird, übernimmt jedoch nicht die Verantwortung dafür, wie Sie Ihre Mitarbeiter nach der Einstellung verwalten – das bedeutet, dass Sie dennoch sicherstellen müssen, dass ordnungsgemäße Schulungsprogramme implementiert werden, zusammen mit geeigneten Richtlinien und Verfahren, die während der gesamten Dauer der Beschäftigung auf Vertragsbasis befolgt werden. Im Gegensatz dazu ist ein CLE allein verantwortlich für alles, was die Mitarbeiterverwaltung betrifft, beginnend mit dem anfänglichen Rekrutierungsprozess bis hin zur Kündigungsphase; dies beinhaltet das Aufsetzen von Verträgen, die Bearbeitung von Steuern/Lohnabzügen usw., sowie die Sicherstellung, dass die relevanten Gesetze entsprechend eingehalten werden, abhängig von der Gerichtsbarkeit, in der sie sich befinden.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Wenn man sich diese beiden Optionen genau ansieht, kann man große Unterschiede zwischen ihnen erkennen, die sich hauptsächlich um das Maß an Autonomie drehen, das den beteiligten Parteien gegeben wird, d. h., ob es vorteilhafter wäre, den Weg der Auslagerung von Aufgaben über eine Drittpartei, bekannt als „Employer Of Record“, zu gehen oder stattdessen den traditionellen Ansatz zu wählen, der gemeinhin als „Common Law Employment“ bezeichnet wird. Letztendlich sollte die Entscheidung darauf basieren, was am besten zu den Bedürfnissen der aktuellen Situation passt!
Die Vorteile eines Employer of Record
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Die Vorteile eines Employer of Record: Ein umfassender Leitfaden
Wenn es um die Verwaltung von Lohnabrechnungen und anderen beschäftigungsbezogenen Aufgaben geht, haben Unternehmen einige Optionen. Eine beliebte Option ist die Nutzung eines Employer of Record (EOR). Ein EOR bietet Unternehmen Zugang zu erfahrenen Fachleuten, die alle Aspekte der Mitarbeiterverwaltung übernehmen können, einschließlich Lohnabrechnung, Steuererklärung, Leistungsverwaltung und mehr. Diese Art von Service bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die nach Möglichkeiten suchen, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig ihre rechtlichen Haftungen zu reduzieren. In diesem umfassenden Leitfaden werden wir die vielen Vorteile erkunden, die sich aus der Nutzung eines Employer of Record-Dienstes ergeben.
Zeitersparnis & Effizienz
Ein großer Vorteil, der mit der Beschäftigung eines EOR verbunden ist, ist die erhöhte Effizienz in Bezug auf die Zeitersparnis. Durch die Auslagerung dieser Aufgaben an einen Drittanbieter wie ein EOR-Unternehmen oder eine PEO (Professional Employment Organization) können sich Arbeitgeber auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren, ohne sich um administrative Aufgaben wie Lohnabrechnung oder Compliance-Probleme im Zusammenhang mit Steuern oder Arbeitsgesetzen kümmern zu müssen - was sowohl komplexe als auch langwierige Prozesse sein kann, wenn sie intern von Mitarbeitern durchgeführt werden, die in diesen Bereichen nicht geschult sind. Da die meisten Anbieter automatisierte Lösungen anbieten, erfordern sie oft nur minimalen Input von den Arbeitgebern, was sie noch einfacher zu verwalten macht, als wenn sie manuell innerhalb der Organisation selbst gehandhabt würden.
Kostenreduktion & Risikominderung
Ein weiterer großer Vorteil, der durch die Nutzung von Dienstleistungen im Rahmen eines Employer Records-Programms geboten wird, ist die Kostenreduktion aufgrund der Fähigkeit, das Risiko im Zusammenhang mit verschiedenen Arten von Arbeitsrechtsverletzungen zu mindern. Da die meisten Programme eine Form von Haftpflichtversicherungsschutz beinhalten, würden potenzielle Bußgelder aufgrund von Nichteinhaltung wahrscheinlich durch die Police abgedeckt, anstatt aus der Tasche der Geschäftsinhaber selbst zu kommen – was ihnen langfristig eine beträchtliche Menge Geld spart, sollte eine Situation auftreten, in der es notwendig ist, sich gegen Ansprüche zu verteidigen, die gegen das Unternehmen in Bezug auf Löhne, geleistete Arbeitsstunden, Überstundenvergütung usw. erhoben werden.
Da die Mehrheit der Kosten, die bei der Einstellung neuer Mitarbeiter anfallen, über die vom Anbieter erhobenen Gebühren gedeckt werden, anstatt direkt vom Kunden bezahlt zu werden, profitieren Organisationen auch finanziell davon, dass sie nicht mehr die Gemeinkosten decken müssen, die typischerweise mit dem Rekrutierungs-, Schulungs- und Onboarding-Prozess verbunden sind usw...
Zugang zu Fachwissen & Ressourcen
Zusätzlich zur finanziellen Entlastung ist ein weiterer wichtiger Vorteil, der sich aus der Zusammenarbeit mit einem professionellen Team von Experten ergibt, das in einem Unternehmen beschäftigt ist, das Dienstleistungen in Bezug auf das Verständnis der sich ständig ändernden Landschaft der Vorschriften, die die Arbeitsumgebung in der heutigen Welt regeln, anbietet, etwas, das auf dem neuesten Stand gehalten werden muss, um den Standards der von Regierungsbehörden wie dem Arbeitsministerium, dem Internal Revenue Service, der Occupational Safety Health Administration und anderen festgelegten Standards zu entsprechen… Jemanden zu haben, der auf diesem Gebiet sachkundig ist, um Fragen zu beantworten und bei Bedarf Anleitung zu geben, ist eine unschätzbare Ressource, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, die nicht über die notwendigen Ressourcen verfügen, um Personal ausschließlich für die Aufgabe einzusetzen, über Änderungen auf Branchenebene informiert zu bleiben, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft, was den Betrieb betrifft....
Optimierte Prozesse
Schließlich ist ein letzter Vorteil, der hier erwähnenswert ist, die optimierten Prozesse, die durch die Nutzung technologiegestützter Systeme ermöglicht werden, die den Arbeitsablauf vereinfachen und das Leben aller beteiligten Parteien erleichtern. Beispielsweise ermöglichen bestimmte Plattformen Benutzern, den Fortschritt von Jobs zu verfolgen, Bewerbungen von Bewerbern einzureichen, den Status aktueller offener Positionen schnell und einfach anzuzeigen, dasselbe gilt für die Verfolgung von Leistungskennzahlen einzelner Mitarbeiter, die Überwachung von Anwesenheitsraten, Produktivitätsniveaus, allgemeine Arbeitszufriedenheitsbewertungen mit nur einem Klick, sozusagen… Alles in allem macht es das Ganze viel einfacher, den Überblick darüber zu behalten, was innerhalb der Organisation in Echtzeit passiert, anstatt sich auf manuelle Methoden, Papierformulare, Tabellenkalkulationen oder veraltete Softwarepakete zu verlassen, die ewig dauern, um eine einfache Aufgabe zu erledigen, die ansonsten viel schneller auf einer digitalen Plattform abgeschlossen werden könnte......
Wie Sie sehen können, gibt es viele Gründe, warum die Wahl der Dienstleistungen, die über ein Records-Programm angeboten werden, eine vorteilhafte Wahl ist, unabhängig von der Größe und dem Umfang Ihres Unternehmens, sei es ein großes multinationales Unternehmen oder ein Ein-Mann-Betrieb. Das Endergebnis bleibt dasselbe: Die Investition in die richtigen Werkzeuge und Personen erhöht die Erfolgschancen exponentiell und reduziert die Risiken, die durch potenziell kostspielige Fehler auf dem Weg entstehen.
Die Risiken eines Employer of Record
Wenn es darum geht, Mitarbeiter einzustellen, müssen sich Unternehmen der Risiken bewusst sein, die mit der Nutzung eines Employer of Record (EOR) verbunden sind. Ein EOR ist eine Drittpartei, die die rechtliche und finanzielle Verantwortung für die Zahlung von Löhnen und Steuern übernimmt. Während diese Vereinbarung viele Vorteile bieten kann, gibt es auch potenzielle Haftungen, die Arbeitgeber in Betracht ziehen sollten, bevor sie eine solche Vereinbarung eingehen. Das bedeutendste Risiko, das mit der Beschäftigung über einen EOR verbunden ist, ist die Einhaltung lokaler, staatlicher und bundesstaatlicher Gesetze. Wenn Unternehmen direkt als Common Law Employer (CLE) arbeiten, haben sie die direkte Kontrolle über die Lohnabrechnungsprozesse ihrer Mitarbeiter, was es ihnen ermöglicht, sicherzustellen, dass sie jederzeit konform bleiben. Wenn jedoch diese Verantwortlichkeiten an einen EOR ausgelagert werden, können Wissens- oder Verständnislücken in Bezug auf geltende Vorschriften zu Nichteinhaltungsproblemen führen. Dies könnte zu erheblichen Geldstrafen von Regierungsbehörden oder sogar zu strafrechtlichen Anklagen führen, wenn schwerwiegende Verstöße aufgrund von Fahrlässigkeit oder vorsätzlicher Missachtung der festgelegten Regeln und Vorschriften, die die Beschäftigungspraktiken in bestimmten Gerichtsbarkeiten regeln, auftreten.
Ein weiteres großes Anliegen im Zusammenhang mit der Nutzung eines Employer of Record betrifft den Haftungsschutz gegen Ansprüche unzufriedener ehemaliger Mitarbeiter, die sich während ihrer Beschäftigung bei Ihrem Unternehmen ungerecht behandelt fühlen - unabhängig davon, ob Sie tatsächlich für ein Fehlverhalten verantwortlich waren! In einigen Fällen haben Gerichte gegen CLEs entschieden, obwohl sie nicht direkt beteiligt waren, weil sie es versäumt haben, angemessene Schritte zu unternehmen, um sich vor potenziellen Rechtsstreitigkeiten zu schützen, die sich aus Aktivitäten ihrer gewählten EOR-Partner ergeben. Daher ist es wichtig zu verstehen, wie jeder Anbieter Streitigkeiten zwischen den Parteien handhabt, damit Sie genau wissen, welche Art von Deckung im Falle eines Fehlers bei der Verwaltung von Personalangelegenheiten über Drittanbieterdienste bereitgestellt wird.
Um das Risiko bei der Zusammenarbeit mit externen Entitäten wie EORs zu reduzieren, ist es am besten, klare vertragliche Vereinbarungen zu treffen, die die Erwartungen beider Seiten vor dem Eingehen einer Geschäftsbeziehung festlegen. Diese Dokumente sollten Bestimmungen zu Zahlungsbedingungen, Streitbeilegungsmethoden, Entschädigungsklauseln usw. enthalten... Überprüfen Sie außerdem die Hintergrundinformationen über potenzielle Partner gründlich, überprüfen Sie Referenzen, überprüfen Sie Referenzen und Lizenzen, wo erforderlich, um einen besseren Einblick in die Qualität des angebotenen Dienstes sowie den allgemeinen Ruf bei Branchenkollegen und Kunden zu erhalten. Dies hilft, die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, dass das Gesetz versehentlich verletzt wird, und unnötige Risiken auf dem Weg zu vermeiden!
Auswahl eines Employer of Record
Bei der Auswahl eines Employer of Record (EOR) müssen Unternehmen eine Reihe von Faktoren berücksichtigen. Von der Erfahrung und Expertise des Anbieters bis hin zu seiner Fähigkeit, die Compliance-Anforderungen in mehreren Gerichtsbarkeiten zu erfüllen, gibt es viele wichtige Überlegungen, die bei der Auswahl eines EOR berücksichtigt werden sollten. Der erste Schritt besteht darin, potenzielle Anbieter auf ihr Erfahrungs- und Fachwissen zu bewerten. Es ist wichtig für Unternehmen, die nach einer EOR-Lösung suchen, sicherzustellen, dass sie einen Anbieter mit umfangreichem Wissen im Arbeitsrecht in verschiedenen Ländern oder Regionen auswählen. Dies wird ihnen helfen, rechtliche Probleme im Zusammenhang mit Nichteinhaltung zu vermeiden, sowie sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter angemessene Leistungspakete gemäß den lokalen Vorschriften erhalten. Achten Sie außerdem auf Anbieter, die in diesem Bereich über einen langen Zeitraum erfolgreich tätig sind – idealerweise 10 Jahre oder mehr – damit Sie darauf vertrauen können, dass Ihre Geschäftsanforderungen sowohl jetzt als auch in Zukunft effektiv und effizient von erfahrenen Fachleuten erfüllt werden, die wissen, wie sie die Interessen der Kunden am besten bedienen.
Ein weiterer Faktor, der nicht übersehen werden sollte, ist die Kosteneffizienz; Während qualitativ hochwertiger Service möglicherweise mit einem hohen Preis verbunden ist, bedeutet dies nicht unbedingt, dass Sie die Bank sprengen müssen, wenn Sie mit begrenzten Ressourcen arbeiten - insbesondere in Zeiten wie diesen, in denen Budgets aufgrund von Covid-19-Pandemie-Beschränkungen weitgehend knapp sind. Achten Sie auf Lösungen, die wettbewerbsfähige Preisstrukturen bieten, ohne die Qualität der Dienstleistungen wie Lohnabrechnungsunterstützung oder Unterstützung beim Onboarding von Mitarbeitern zu beeinträchtigen, damit Ihr Unternehmen maximalen Wert erzielen kann, ohne dass die Finanzen zu stark belastet werden.
Unternehmen müssen auch berücksichtigen, ob potenzielle Arbeitgeber zusätzliche Dienstleistungen über die bloße Verwaltung von Lohnverpflichtungen hinaus anbieten, wie z. B. den Zugang zu HR-Software-Tools, Beratung in Einwanderungsangelegenheiten, Unterstützung bei der Steuererklärung usw. Diese Arten von zusätzlichen Extras könnten je nach Art der durchgeführten Operationen von unschätzbarem Wert sein.
Überprüfen Sie außerdem, ob der Anbieter Kundenservice-Optionen per Telefon/E-Mail/Chat 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche anbietet; auf diese Weise können alle Fragen zu Zahlungen/Verträgen/anderen administrativen Aufgaben schnell gelöst werden, unabhängig von der Zeitverschiebung zwischen den beteiligten Parteien.
Schließlich sollten Sie die Geschäftsbedingungen sorgfältig überprüfen, bevor Sie sich bei einem Employer of Record anmelden; lesen Sie die Dokumente gründlich durch, um sich mit den Details zu Zahlungsschemata und Kündigungsrichtlinien sowie allem anderen, was die Vereinbarung enthalten könnte, vertraut zu machen, um ein vollständiges Verständnis dafür zu gewinnen, was von jeder Seite erwartet wird, bevor Sie eine Vertragsvereinbarung eingehen.
Indem Sie all diese Punkte berücksichtigen, wenn Sie die verschiedenen EOR-Lösungen auf dem heutigen Markt bewerten, können Unternehmen die am besten geeignete Option basierend auf ihren spezifischen Bedürfnissen und Budgetbeschränkungen auswählen, während sie dennoch den erforderlichen hohen Standard an professioneller Betreuung erhalten, um reibungslos und effizient zu arbeiten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Employer of Record (EOR) Unternehmen eine kostengünstige und flexible Möglichkeit bietet, auf Talente zuzugreifen, ohne die Belastung durch traditionelle Beschäftigungsmodelle. Dieses Modell bietet zahlreiche Vorteile wie reduzierte Haftung, Kosteneinsparungen, Flexibilität und erhöhte Geschwindigkeit/Effizienz. Arbeitgeber müssen jedoch den Unterschied zwischen EORs und Common Law Employers (CLE) verstehen, einschließlich ihrer jeweiligen Verantwortlichkeiten für das Mitarbeiter-Management. Bei der Auswahl eines EOR-Anbieters ist es wichtig, potenzielle Anbieter auf ihr Erfahrungsniveau in verschiedenen Ländern oder Regionen sowie auf zusätzliche Dienstleistungen wie HR-Software-Tools oder Einwanderungsberatung zu bewerten. Durch die Berücksichtigung dieser Überlegungen können Unternehmen die am besten geeignete Option basierend auf ihren spezifischen Bedürfnissen auswählen und dennoch einen hohen Standard an professioneller Betreuung erhalten.
