Was ist ein Employer of Record?

Was ist ein Employer of Record? Ein Employer of Record (EOR) ist eine Organisation eines Drittanbieters, die die rechtliche Verantwortung für die Einstellung, Verwaltung und Bezahlung von Mitarbeitenden übernimmt. Er bietet Unternehmen Zugang zu Talenten, ohne die administrative Belastung traditioneller Beschäftigungsmodelle auf sich nehmen zu müssen. Diese Art der Vereinbarung kann in Situationen vorteilhaft sein, in denen Unternehmen zusätzliches Personal benötigen, aber nicht über die Ressourcen oder Infrastruktur verfügen, um diese direkt zu verwalten. Zusätzlich ermöglicht es Arbeitgebern, bestimmte Aspekte ihrer HR-Operationen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung und Steuerkonformität auszulagern, während sie dennoch die Kontrolle über Leistungsmanagement und andere Schlüsselaufgaben behalten. Das Konzept hinter EORs besteht seit mindestens Anfang des 20. Jahrhunderts, als große Konzerne begannen, Arbeitskräfte ins Ausland auszulagern, um Kosten zu senken und Effizienz zu steigern. Heute nutzen viele Organisationen dieses Modell als Teil ihrer globalen Workforce-Strategie aufgrund seiner Flexibilität und Kosteneinsparungspotenziale im Vergleich zu traditionelleren Personalbeschaffungsmodellen wie Direktanstellung oder Vertragsarbeit.

Das Verständnis, warum ein Arbeitgeber sich für ein EOR anstelle eines herkömmlichen Arbeitgebers entscheiden könnte, ist für jedes Unternehmen wichtig, das seine Workforce-Fähigkeiten über das derzeitige interne Niveau hinaus erweitern möchte. Ein EOR bietet mehrere Vorteile gegenüber einem herkömmlichen Arbeitgeber, darunter:

• Geringere Haftung – Das Unternehmen übernimmt keine rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitenden; stattdessen fallen diese Verantwortlichkeiten auf den Drittanbieter, der die volle Verantwortung für alle anwendbaren Gesetze bezüglich Löhnen, Steuern, Leistungen usw. übernimmt.
• Kosteneinsparungen – Durch die Nutzung von Skaleneffekten bei gemeinsamen Dienstleistungen für mehrere Kunden können die Gesamtkosten pro Mitarbeitenden niedriger sein als bei unabhängiger Einstellung unter verschiedenen Verträgen. Zudem können erhebliche Reduktionen bei Gemeinkosten entstehen, die bei der Rekrutierung neuer Mitarbeitender von Grund auf anfallen würden.
• Flexibilität – Unternehmen können die Personalzahl schnell nach oben oder unten anpassen, je nach Nachfrage, ohne sich um langfristige Verpflichtungen oder teure Abfindungspakete sorgen zu müssen, falls später Entlassungen notwendig werden. Darüber hinaus können Firmen durch die Nutzung von freien Mitarbeitenden anstelle von Festangestellten vermeiden, sich mit Themen wie Urlaubs- und Krankengeld usw. auseinanderzusetzen, die sonst zusätzlichen Verwaltungsaufwand erfordern würden.
• Erhöhte Geschwindigkeit/Effizienz – Wie oben erwähnt, gehen durch die geringeren Aufwände bei Onboarding und Offboarding von Personal durch Prozesse Dritter die Abläufe schneller vonstatten, was es Unternehmen ermöglicht, Projekte zügiger abzuschließen und gleichzeitig Störungen durch häufige Änderungen in der Teamstruktur zu minimieren.

Abschließend ist es wichtig zu verstehen, wie sich Arbeitgeber, die unter „Common Law“ oder „Employer of Record“ klassifiziert sind, unterscheiden. Dies hilft sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen sowohl rechtlich als auch finanziell konform bleibt, wenn es um zukünftige Expansionspläne geht...

Der Unterschied zwischen Employer of Record und herkömmlichem Arbeitgeber

Bei der Einstellung von Mitarbeitenden müssen Arbeitgeber den Unterschied zwischen einem Employer of Record und einem herkömmlichen Arbeitgeber verstehen. Während beide Arten von Arbeitgebern für die Bereitstellung von beschäftigungsbezogenen Dienstleistungen wie [Lohn- und Gehaltsabrechnung], Benefits-Management und Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften verantwortlich sind, gibt es entscheidende Unterschiede, die sie voneinander unterscheiden. Ein Employer of Record (EOR) wird definiert als eine Organisation oder Einzelperson eines Drittanbieters, die die Verantwortung für alle Aspekte der Mitarbeitendenverwaltung übernimmt, einschließlich Rekrutierung, Onboarding-Prozesse, Lohn- und Steuerpflichten sowie andere administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Mitarbeiterverwaltung. Der EOR übernimmt die rechtliche Haftung für etwaige Probleme, die aus seinen Handlungen entstehen, während er im Auftrag des vertretenen Unternehmens handelt. Diese Art der Vereinbarung ermöglicht es Unternehmen, bestimmte HR-Funktionen auszulagern, ohne direkte Kontrolle über diese Aktivitäten zu haben oder zusätzliche Haftungen selbst zu übernehmen. Auf der anderen Seite haben Common Law Employers (CLEs) die volle Kontrolle über ihre eigenen Personalentscheidungen, was die direkte Rekrutierung neuer Mitarbeitender in ihre Unternehmensstruktur einschließt, anstatt dies über einen externen Anbieter wie einen EOR zu tun; das bedeutet, CLEs übernehmen die volle Verantwortung für potenzielle Risiken bei der Beschäftigung von Personen innerhalb ihres Organisationsrahmens – inklusive Steuererklärungen & Zahlungen sowie die Einhaltung verschiedener Arbeitsgesetze und Vorschriften auf lokaler Ebene, wo dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Zusätzlich sind CLEs auch haftbar, wenn während der Beschäftigung etwas schiefgeht, etwa durch Fahrlässigkeit oder Fehlverhalten einer der beteiligten Parteien (Mitarbeitende/Arbeitgeber). In Bezug auf rechtliche Verpflichtungen haben die beiden Typen unterschiedliche Anforderungen: Ein EOR kümmert sich in der Regel um alle erforderlichen Unterlagen bei der Einstellung, übernimmt jedoch nicht die Verantwortung dafür, wie Sie Ihre Mitarbeitenden nach der Einstellung verwalten – das bedeutet, dass Sie weiterhin sicherstellen müssen, dass geeignete Schulungsprogramme umgesetzt werden und entsprechende Richtlinien & Verfahren während der gesamten Beschäftigungsdauer eingehalten werden. Im Gegensatz dazu ist ein Contractor of Record (COR) vollständig für alles im Zusammenhang mit der Mitarbeitendenverwaltung verantwortlich, angefangen bei der initialen Rekrutierung bis hin zur Beendigung; dazu gehören Vertragsgestaltung, Steuer- und Gehaltsabzüge usw., sowie die Einhaltung der jeweiligen gesetzlichen Vorgaben je nach Jurisdiktion.

Kurz gesagt: Bei genauer Betrachtung dieser beiden Optionen erkennt man wesentliche Unterschiede, hauptsächlich im Grad der Autonomie, die den jeweiligen Parteien eingeräumt wird, also ob es vorteilhafter ist, Aufgaben an eine Drittpartei wie einen ‘Employer Of Record’ auszulagern oder den traditionellen Weg der ‘Common Law Employment’ zu wählen. Die endgültige Entscheidung sollte auf Basis dessen getroffen werden, was am besten zu den jeweiligen Bedürfnissen und der aktuellen Situation passt!

Die Vorteile eines Employer of Record

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Die Vorteile eines Employer of Record: Ein umfassender Leitfaden

Wenn es um die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und anderen beschäftigungsbezogenen Aufgaben geht, haben Unternehmen einige Optionen. Eine beliebte Option ist die Nutzung eines Employer of Record (EOR). Ein EOR bietet Unternehmen Zugang zu erfahrenen Fachkräften, die alle Aspekte der Mitarbeitendenverwaltung übernehmen, einschließlich Gehaltsabrechnung, Steuererklärungen, Benefits-Management und mehr. Diese Art von Dienstleistung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die Zeit und Geld sparen und gleichzeitig ihre rechtlichen Risiken minimieren möchten. In diesem umfassenden Leitfaden werden wir die vielen Vorteile der Nutzung eines Employer of Record-Dienstes untersuchen.

Zeitersparnis & Effizienz

Ein wesentlicher Vorteil bei der Beschäftigung eines EOR ist die erhöhte Effizienz in Bezug auf Zeitersparnis. Durch die Auslagerung dieser Aufgaben an einen Drittanbieter wie ein EOR-Unternehmen oder eine PEO (Professional Employment Organization) können Arbeitgeber sich auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren, ohne sich um administrative Aufgaben wie Gehaltsabrechnung oder steuerliche/vorschriftsmäßige Fragen kümmern zu müssen – Prozesse, die intern von Mitarbeitenden, die in diesen Bereichen nicht geschult sind, sowohl komplex als auch mühsam sein können. Zudem bieten die meisten Anbieter automatisierte Lösungen an, die nur minimalen Input von den Arbeitgebern erfordern und somit noch einfacher zu verwalten sind als manuelle Prozesse innerhalb der Organisation.

Kostenreduktion & Risikominderung

Ein weiterer großer Vorteil der Nutzung von Diensten im Rahmen eines Employer of Record-Programms ist die Kostenreduktion, da es hilft, Risiken im Zusammenhang mit verschiedenen Arten von Verstößen gegen Arbeitsgesetze zu mindern. Da die meisten Programme eine Art Haftpflichtversicherung umfassen, würden potenzielle Bußgelder bei Nichteinhaltung wahrscheinlich durch die Police abgedeckt, anstatt vom Unternehmen selbst getragen zu werden – was auf lange Sicht erhebliche Einsparungen bedeutet, falls es zu Ansprüchen gegen das Unternehmen wegen Lohn- und Arbeitszeitfragen Überstunden kommt.

Darüber hinaus werden die meisten Kosten für die Einstellung neuer Mitarbeitender durch die Gebühren des Anbieters abgedeckt, sodass Organisationen finanziell profitieren, da sie keine zusätzlichen Gemeinkosten für Rekrutierung, Schulung, Onboarding-Prozesse usw. tragen müssen.

Zugang zu Fachwissen & Ressourcen

Neben finanziellen Vorteilen bietet die Zusammenarbeit mit einem professionellen Team von Experten, die bei der Dienstleistungserbringung tätig sind, einen weiteren entscheidenden Vorteil: Das Verständnis der sich ständig ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen, die den Arbeitsplatz heute regeln. Es ist unerlässlich, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen, beispielsweise durch die Unterstützung von Behörden wie dem Department of Labor, dem Internal Revenue Service, der Occupational Safety and Health Administration und anderen. Das Wissen eines Fachmanns auf diesem Gebiet ist eine unschätzbare Ressource, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, die nicht über die Ressourcen verfügen, um Personal ausschließlich für die Überwachung von Branchenänderungen zu beschäftigen.

Vereinfachte Prozesse

Abschließend ist noch ein weiterer Vorteil erwähnenswert: Die durch den Einsatz technologiegestützter Systeme ermöglichten optimierten Arbeitsabläufe, die den Workflow vereinfachen und das Leben aller Beteiligten erleichtern. Beispielsweise erlauben bestimmte Plattformen die Nachverfolgung des Fortschritts bei Bewerbungen, die Überwachung der Leistung einzelner Mitarbeitender, die Kontrolle von Anwesenheits- und Produktivitätsraten sowie die Bewertung der allgemeinen Arbeitszufriedenheit – alles mit einem Klick. Das macht es deutlich einfacher, den Überblick über die laufenden Vorgänge im Unternehmen in Echtzeit zu behalten, anstatt sich auf manuelle Methoden, Papierformulare oder veraltete Software zu verlassen, die nur langsam einfache Aufgaben erledigen.

Wie Sie sehen, gibt es zahlreiche Gründe, warum die Wahl von Dienstleistungen, die im Rahmen eines Records Program angeboten werden, eine vorteilhafte Entscheidung ist, unabhängig von der Größe oder dem Umfang Ihres Unternehmens. Ob es sich um ein großes multinationales Unternehmen oder einen Ein-Personen-Betrieb handelt – die Investition in die richtigen Werkzeuge und Menschen erhöht die Erfolgschancen erheblich und reduziert Risiken durch potenziell kostspielige Fehler auf dem Weg.

Die Risiken eines Employer of Record

Bei der Einstellung von Mitarbeitenden müssen Unternehmen sich der Risiken bewusst sein, die mit der Nutzung eines Employer of Record (EOR) verbunden sind. Ein EOR ist eine Organisation eines Drittanbieters, die die rechtliche und finanzielle Verantwortung für die Bezahlung von Löhnen und Steuern übernimmt. Obwohl diese Vereinbarung viele Vorteile bieten kann, gibt es auch potenzielle Haftungen, die Arbeitgeber vor Abschluss eines solchen Vertrags bedenken sollten. Das größte Risiko bei der Beschäftigung über einen EOR besteht in der Einhaltung der lokalen, staatlichen und bundesweiten Gesetze. Während Unternehmen, die direkt als Common Law Employer (CLE) tätig sind, die direkte Kontrolle über die Lohnprozesse ihrer Mitarbeitenden haben und so die Einhaltung sicherstellen können, könnten bei der Auslagerung dieser Verantwortlichkeiten an einen EOR Lücken im Wissen oder Verständnis bezüglich der geltenden Vorschriften entstehen, was zu Nicht-Compliance-Problemen führen kann. Dies könnte zu hohen Geldstrafen durch Regierungsbehörden oder sogar strafrechtlichen Konsequenzen führen, wenn schwerwiegende Verstöße durch Fahrlässigkeit oder vorsätzliches Ignorieren der festgelegten Regeln und Vorschriften in bestimmten Jurisdiktionen auftreten.

Ein weiteres großes Anliegen bei der Nutzung eines Employer of Record ist der Haftungsschutz gegen Ansprüche von unzufriedenen ehemaligen Mitarbeitenden, die sich während ihrer Anstellung ungerecht behandelt fühlen – unabhängig davon, ob Sie selbst für etwaiges Fehlverhalten verantwortlich waren! In einigen Fällen haben Gerichte gegen CLEs entschieden, obwohl diese nicht direkt beteiligt waren, weil sie es versäumt haben, angemessene Maßnahmen zum Schutz vor möglichen Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit Aktivitäten ihrer gewählten EOR-Partner zu ergreifen. Daher ist es wichtig zu verstehen, wie jeder Anbieter Streitigkeiten zwischen Parteien handhabt, damit Sie genau wissen, welche Art von Schutz im Falle eines Problems bei der Verwaltung von Personalangelegenheiten durch Drittanbieter besteht.

Um das Risiko bei der Zusammenarbeit mit externen Anbietern wie EORs zu minimieren, ist es ratsam, klare vertragliche Vereinbarungen zu treffen, die die Erwartungen beider Seiten vor Beginn der Geschäftsbeziehung festlegen. Diese Dokumente sollten Regelungen zu Zahlungsbedingungen, Streitbeilegungsverfahren, Schadloshaltungsklauseln usw. enthalten. Zudem sollten Sie die Hintergründe potenzieller Partner gründlich prüfen, Referenzen überprüfen und bei Bedarf Lizenzen und Qualifikationen verifizieren, um einen besseren Einblick in die Qualität der angebotenen Dienstleistung sowie den Ruf in der Branche zu erhalten. Dies hilft, unbeabsichtigte Gesetzesverstöße und unnötige Risiken zu vermeiden!

Die Wahl eines Employer of Record

Bei der Auswahl eines Employer of Record (EOR) müssen Unternehmen eine Reihe von Faktoren berücksichtigen. Von der Erfahrung und Expertise des Anbieters bis hin zu seiner Fähigkeit, die Einhaltung der Vorschriften in mehreren Jurisdiktionen sicherzustellen, gibt es viele wichtige Aspekte, die bei der Auswahl eines EOR zu beachten sind. Der erste Schritt besteht darin, potenzielle Anbieter anhand ihres Erfahrungsniveaus und ihrer Fachkenntnisse zu bewerten. Es ist wichtig, dass Unternehmen, die nach einer EOR-Lösung suchen, einen Anbieter wählen, der über umfassendes Wissen im Arbeitsrecht verschiedener Länder oder Regionen verfügt. Dies hilft, rechtliche Probleme im Zusammenhang mit Nicht-Compliance zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden gemäß den lokalen Vorschriften angemessene Leistungen erhalten. Zudem sollte man auf Anbieter achten, die bereits über einen längeren Zeitraum – idealerweise 10 Jahre oder mehr – erfolgreich in diesem Bereich tätig sind, damit man darauf vertrauen kann, dass die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens effektiv und effizient von erfahrenen Fachkräften erfüllt werden, die wissen, wie sie die Interessen ihrer Kunden sowohl jetzt als auch in Zukunft bestmöglich vertreten.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Kosteneffizienz; während qualitativ hochwertiger Service mit einem höheren Preis verbunden sein kann, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass man das Budget sprengen muss, wenn die Ressourcen begrenzt sind – insbesondere in Zeiten, in denen Budgets durch die Covid-19-Pandemie stark eingeschränkt sind. Achten Sie auf Lösungen, die wettbewerbsfähige Preisstrukturen bieten, ohne die Qualität der Dienstleistungen wie Gehaltsabrechnung oder Unterstützung beim Onboarding zu beeinträchtigen, damit Ihr Unternehmen maximalen Nutzen ziehen kann, ohne die Finanzen zu belasten.

Unternehmen sollten auch prüfen, ob potenzielle Arbeitgeber zusätzliche Dienstleistungen anbieten, die über die reine Gehaltsabrechnung hinausgehen, wie z.B. HR-Software, Beratung zu Einwanderungsfragen, Unterstützung bei Steuererklärungen usw. Solche Zusatzleistungen können je nach Art der durchgeführten Operationen von unschätzbarem Wert sein.

Außerdem sollten Sie prüfen, ob der Anbieter Kundenservice-Optionen per Telefon/E-Mail/Chat rund um die Uhr anbietet; so können etwaige Fragen zu Zahlungen, Verträgen oder anderen administrativen Aufgaben schnell geklärt werden, unabhängig von Zeitzonenunterschieden.

Abschließend ist es wichtig, die Vertragsbedingungen sorgfältig zu prüfen, bevor Sie sich für einen Employer of Record entscheiden; lesen Sie die Dokumente gründlich durch, um sich mit den Zahlungsplänen, Stornierungsbedingungen und weiteren relevanten Details vertraut zu machen, damit Sie genau wissen, was von beiden Seiten vor Abschluss des Vertrags erwartet wird.

Wenn Sie all diese Punkte bei der Bewertung verschiedener EOR-Lösungen auf dem Markt berücksichtigen, können Unternehmen die für ihre spezifischen Bedürfnisse und Budgetbeschränkungen am besten geeignete Option wählen, während sie gleichzeitig den hohen Standard professioneller Betreuung sicherstellen, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb zu gewährleisten.

Zusammenfassend bietet ein Employer of Record (EOR) Unternehmen eine kostengünstige und flexible Möglichkeit, Talente zu erschließen, ohne die Belastung durch traditionelle Beschäftigungsmodelle. Dieses Modell hat zahlreiche Vorteile, wie z.B. geringere Haftung, Kosteneinsparungen, Flexibilität und erhöhte Geschwindigkeit/Effizienz. Arbeitgeber müssen jedoch den Unterschied zwischen EORs und herkömmlichen Arbeitgebern (CLE) verstehen, einschließlich ihrer jeweiligen Verantwortlichkeiten im Mitarbeitermanagement. Bei der Auswahl eines EOR-Anbieters ist es wichtig, potenzielle Anbieter anhand ihrer Erfahrung in verschiedenen Ländern oder Regionen sowie der zusätzlichen angebotenen Dienstleistungen wie HR-Software-Tools oder Einwanderungsberatung zu bewerten. Wenn diese Überlegungen berücksichtigt werden, können Unternehmen die für ihre spezifischen Bedürfnisse am besten geeignete Option wählen und gleichzeitig einen hohen Standard professioneller Betreuung erhalten.