Globales Workforce Management
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Veröffentlicht am:
Apr 18, 2024
Aktualisiert am:
Dec 15, 2025
Unser Employer of Record (EOR)-Lösung macht es einfach, globale Mitarbeiter einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten.
Demo buchenVerstehen von Gehaltsabrechnung ist entscheidend für Unternehmen, insbesondere bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern im Vereinigten Königreich. Die Gehaltsabrechnung beeinflusst die finanzielle Stabilität des Unternehmens, die Mitarbeitermoral, die genaue Gehaltsauszahlung, die Einhaltung der Steuergesetze und die Gewinnung internationaler Talente. Durch das Verständnis der Gehaltsabrechnung können Unternehmen die Einhaltung der Steuergesetze gewährleisten, die Mitarbeitermoral aufrechterhalten, eine präzise Gehaltsauszahlung sicherstellen und international Talente anziehen. Diese Investition in das Verständnis der Gehaltsabrechnung kann ein positives Arbeitsumfeld schaffen, die Mitarbeitertreue fördern und Unternehmen als seriöse Arbeitgeber auf dem globalen Markt etablieren.
Das Verständnis der Grundlagen der Gehaltsabrechnung ist für Arbeitgeber im Vereinigten Königreich unerlässlich. Die Gehaltsabrechnung umfasst die Berechnung und Auszahlung von Löhnen, die Handhabung von Steuerabzügen und die Verwaltung anderer finanzieller Verpflichtungen. Das britische System der Gehaltsabrechnung stellt sicher, dass Löhne genau und pünktlich ausgezahlt werden, die Steuerkonformität gewährleistet ist und die nationalen Versicherungsobligationen erfüllt werden. Wesentliche Elemente des Systems sind Steuerkodes, das PAYE-System, die Ausstellung der Formulare P45, P60 und P11D sowie die National Insurance-Beiträge. Arbeitgeber müssen für jeden Mitarbeiter den korrekten Steuerkode haben, um Unter- oder Überzahlungen zu vermeiden. Das PAYE-System zieht Einkommenssteuer und National Insurance von den Löhnen der Mitarbeiter ab. Arbeitgeber stellen P45-Formulare aus, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, P60-Formulare am Ende jedes Steuerjahres und P11D-Formulare zur Berichterstattung von Ausgaben oder Vorteilen. Arbeitgeber müssen die National Insurance-Beiträge basierend auf den Einkünften der Mitarbeiter genau berechnen und abziehen. Das Verständnis der Grundlagen der Gehaltsabrechnung ist wichtig für die rechtliche Konformität, die Zufriedenheit der Mitarbeiter, das Finanzmanagement, die Steuereffizienz und die Einhaltung sich ändernder Vorschriften.
Bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern im Vereinigten Königreich ist es wichtig, spezifische Gehaltsabrechnungsverfahren zu befolgen, um die Einhaltung der britischen Gesetze und Vorschriften sicherzustellen. Dies umfasst die Anmeldung als Arbeitgeber durch Registrierung bei HM Revenue and Customs (HMRC) und die Beschaffung einer Arbeitgeberreferenznummer. Außerdem muss ein Gehaltsabrechnungssystem eingerichtet werden, das den britischen Vorschriften entspricht und die besonderen Anforderungen von Remote-Mitarbeitern bewältigen kann. Zusätzlich müssen neue Mitarbeiter bei HMRC registriert und deren persönliche Daten sowie Beschäftigungsinformationen bereitgestellt werden. Die Durchführung der Gehaltsabrechnung beinhaltet die regelmäßige Berechnung der Löhne und Abzüge sowie die Meldung dieser Informationen an HMRC mittels des Real Time Information (RTI)-Systems. Schließlich ist es wichtig, die britischen Gesetze einzuhalten, genaue Aufzeichnungen zu führen und die erforderlichen Zahlungen an HMRC für Einkommenssteuer und National Insurance zu leisten. Das Befolgen dieser Verfahren gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und schützt Ihr Unternehmen und Ihre Remote-Mitarbeiter.
Unternehmen begehen beim Management der Gehaltsabrechnung für Remote-Mitarbeiter im Vereinigten Königreich oft typische Fehler. Zu den häufigsten zählen die falsche Berechnung der Mitarbeiterlöhne, das Verlieren oder Verlegen von Gehaltsdaten, verspätete Zahlungen, das Übersehen von Überstunden und die Nichtbeachtung steuerlicher Anforderungen. Um diese Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen spezielle Gehaltsabrechnungssoftware verwenden, cloud-basierte Systeme implementieren, einen klaren Zeitplan für die Gehaltsabwicklung festlegen, die Arbeitsstunden der Mitarbeiter genau erfassen und dokumentieren, stets auf dem neuesten Stand der Steuervorschriften bleiben und die Gehaltsabrechnung an Experten auslagern. Durch das Vermeiden dieser Fehler und die Implementierung bewährter Praktiken können Unternehmen eine genaue und pünktliche Auszahlung der Löhne sicherstellen und gleichzeitig die Steuerkonformität wahren.
Der Text behandelt die Optionen, die Unternehmen bei der Verwaltung der Gehaltsabrechnung für Remote-Mitarbeiter haben: interne Gehaltsabrechnung oder Outsourcing an einen Payroll-Dienstleister. Es werden die Vorteile und Herausforderungen beider Optionen beleuchtet. Die interne Gehaltsabrechnung ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu sparen, Kontrolle und Flexibilität zu behalten, Vertraulichkeit zu sichern und sofortigen Zugriff auf Informationen zu haben. Allerdings kann sie komplex, zeitaufwendig sein, Fachwissen und Kenntnisse der Gehaltsvorschriften erfordern und potenzielle Fehlerquellen bergen. Das Outsourcing an einen Dienstleister bietet Fachwissen und Konformität, Zeiteinsparungen, geringeres Risiko von Fehlern und Skalierbarkeit. Allerdings kostet es Geld, verringert die Kontrolle über den Prozess, kann Datenschutzprobleme mit sich bringen und die Abhängigkeit vom Dienstleister erhöhen. Die Entscheidung zwischen interner Abwicklung und Outsourcing hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Budget und spezifischen Anforderungen ab. Kleine Unternehmen mit wenigen Remote-Mitarbeitern könnten die interne Abrechnung als kostengünstiger empfinden, während größere oder komplexere Unternehmen vom Outsourcing profitieren könnten. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Optionen sorgfältig prüfen und sich mit einem Gehaltsabrechnungsexperten oder -dienstleister beraten, um eine informierte Entscheidung zu treffen und die Einhaltung der Gehaltsvorschriften sicherzustellen.
Das Verständnis der Gehaltsabrechnung ist für jedes Unternehmen äußerst wichtig, insbesondere bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern im Vereinigten Königreich. Die Gehaltsabrechnung wirkt sich nicht nur auf die finanzielle Stabilität des Unternehmens aus, sondern spielt auch eine bedeutende Rolle bei der Aufrechterhaltung der Mitarbeitermoral, der Sicherstellung einer genauen Gehaltszahlung, der Einhaltung der Steuergesetze und der Gewinnung internationaler Talente.
Einer der Hauptgründe, warum das Verständnis der Gehaltsabrechnung essenziell ist, besteht darin, die Einhaltung der Steuergesetze sicherzustellen. Im Vereinigten Königreich sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Einkommenssteuer und die National Insurance-Beiträge von den Löhnen ihrer Mitarbeiter abzuziehen. Das Nichtbefolgen kann zu schweren Strafen und rechtlichen Konsequenzen führen.
Durch ein umfassendes Verständnis der britischen Gehaltsabrechnung können Unternehmen die korrekte Steuerberechnung und -abführung genau durchführen. Dies hilft nicht nur, rechtliche Probleme zu vermeiden, sondern stellt auch sicher, dass die Mitarbeiter ihren Steuerpflichten nachkommen.
Die Gehaltsabrechnung spielt eine entscheidende Rolle bei der Erhaltung der Mitarbeitermoral. Wenn Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden, schafft dies Vertrauen und Zuverlässigkeit innerhalb der Organisation. Umgekehrt können Fehler oder Verzögerungen bei der Gehaltszahlung Frustration, Unzufriedenheit und sogar Demotivation bei den Mitarbeitern hervorrufen.
Ein Verständnis der Gehaltsabrechnung ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu straffen, sodass die Mitarbeiter genau und zeitnah bezahlt werden. Dies fördert nicht nur die Mitarbeitermoral, sondern auch ein positives Arbeitsumfeld, in dem sich die Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen.
Eine präzise Gehaltsauszahlung ist für das Unternehmen und seine Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Mitarbeiter sind auf ihren Lohn angewiesen, um ihre finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen, und Fehler oder Verzögerungen können große Unannehmlichkeiten und finanzielle Belastungen verursachen.
Wenn Unternehmen die Gehaltsabrechnung verstehen, können sie sicherstellen, dass Löhne korrekt und pünktlich ausgezahlt werden. Dazu gehört die genaue Berechnung von Abzügen, Boni und anderen Gehaltsbestandteilen. Eine zuverlässige Gehaltsauszahlung stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter und deren Loyalität gegenüber dem Unternehmen.
In der heutigen globalisierten Welt stellen viele Unternehmen Remote-Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern ein, inklusive des UK. Das Verständnis des UK-Gehaltsabrechnungssystems ist entscheidend für die Gewinnung und Bindung internationaler Talente.
Internationale Mitarbeiter haben oft spezielle Anforderungen an die Gehaltsabrechnung, z. B. Steuerabkommen, Abkommen über soziale Sicherheit und Währungsumrechnungen. Mit einem fundierten Verständnis der britischen Gehaltsabrechnung können Unternehmen sicherstellen, dass internationale Mitarbeiter korrekt und konform mit den relevanten Vorschriften bezahlt werden. Dies hilft nicht nur, Top-Talente aus dem Ausland zu gewinnen, sondern zeigt auch das Engagement für faire und transparente Beschäftigungspraktiken.
Das Verständnis der Gehaltsabrechnung ist für Unternehmen von größter Bedeutung, vor allem bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern im Vereinigten Königreich. Es gewährleistet die Einhaltung der Steuergesetze, die Aufrechterhaltung der Mitarbeitermoral, die genaue Gehaltsauszahlung und die Gewinnung internationaler Talente. Investitionen in das Verständnis der Gehaltsabrechnung schaffen ein positives Arbeitsumfeld, fördern die Mitarbeitertreue und etablieren das Unternehmen als seriösen Arbeitgeber auf dem globalen Markt.
Als Arbeitgeber im Vereinigten Königreich ist das Verständnis der Grundlagen der Gehaltsabrechnung unerlässlich. Die Gehaltsabrechnung bezeichnet den Prozess der Berechnung und Auszahlung von Löhnen sowie der Handhabung von Steuerabzügen und anderen finanziellen Verpflichtungen. Es ist für Arbeitgeber entscheidend, die Schlüsselfaktoren und Abläufe im britischen Gehaltsabrechnungssystem zu kennen, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und die Belegschaft effizient zu verwalten.
Das britische System der Gehaltsabrechnung ist so gestaltet, dass Mitarbeiter genau und pünktlich bezahlt werden, während gleichzeitig die Steuer- und National Insurance-Verpflichtungen erfüllt werden. Die wichtigsten Elemente umfassen Steuerkodes, das PAYE-System, die Ausstellung der Formulare P45, P60 und P11D sowie die National Insurance-Beiträge.
Steuerkodes werden von Arbeitgebern genutzt, um die Höhe der zu erhebenden Steuer zu bestimmen. Jeder Mitarbeiter erhält einen Steuerkode von HM Revenue and Customs (HMRC), der auf seinen individuellen Umständen basiert. Der Steuerkode besteht aus Zahlen und Buchstaben; die Zahlen geben das steuerfreie Einkommen an, auf das Anspruch besteht, die Buchstaben liefern zusätzliche Informationen zu steuerlichen Status.
Es ist wichtig, dass Arbeitgeber den richtigen Steuerkode für jeden Mitarbeiter verwenden, da falsche Kodes zu Unter- oder Überzahlung der Steuern führen können. Die Steuerkodes können bei HMRC oder durch die Nutzung von Gehaltsabrechnungssoftware bezogen werden.
Das PAYE-System ist die Methode, mit der Arbeitgeber die Einkommenssteuer und Beiträge zur National Insurance direkt vom Lohn der Mitarbeiter abziehen. Arbeitgeber sind verpflichtet, den richtigen Betrag an Steuern und National Insurance zu berechnen und abzuführen, bevor die Gehälter ausgezahlt werden.
Arbeitgeber müssen PAYE anwenden, wenn Mitarbeiter über der aktuellen Schwelle verdienen, die derzeit bei £240 pro Woche, £1.042 pro Monat oder £12.500 pro Jahr liegt. Dieses System sorgt dafür, dass die Steuer- und Versicherungszahlungen direkt beim Bruttolohn abgezogen werden.
Diese Dokumente sind essenziell und müssen den Mitarbeitern zu den verschiedenen Zeitpunkten im Jahr ausgehändigt werden:
P45: Wird bei Ausscheiden eines Mitarbeiters ausgestellt. Enthält Details zu den Einkünften und den während der Beschäftigung abgezogenen Steuern sowie Beiträgen zur National Insurance. Das Formular ist bei der neuen Beschäftigung vorzulegen.
P60: Wird am Ende des Steuerjahres (vom 6. April bis 5. April des Folgejahres) ausgestellt und fasst die gesamten Einkünfte und abgezogenen Beiträge zusammen. Wird häufig für Kredit- oder Steuererstattungszwecke benötigt.
P11D: Berichtet über zusätzliche Vorteile, Ausgaben oder steuerpflichtige Leistungen, die den Arbeitnehmern gewährt wurden, z. B. Firmenwagen, private Krankenversicherung, Kinderbetreuungsgutscheine. Unternehmensdaten sind an HMRC zu melden.
Diese Beiträge zahlen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zur Finanzierung staatlicher Leistungen wie Rente und Gesundheitsversorgung. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die NICs der Mitarbeiter vom Lohn abzuziehen und zusätzliche Beiträge im Namen des Mitarbeiters zu leisten.
Die Beitragshöhe hängt vom Einkommen des Mitarbeiters und der jeweiligen Kategorie (Buchstabe) ab. Verschiedene Kategorien bestimmen auch die Höhe der Beiträge sowie die Leistungen, auf die der Mitarbeiter Anspruch hat.
Eine korrekte Berechnung und Abführung der NICs ist unerlässlich, da Verstöße zu Strafen und rechtlichen Konsequenzen führen können.
Ein fundiertes Verständnis ist aus mehreren Gründen wichtig:
Rechtliche Konformität: Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Gehaltsabrechnung entsprechend den britischen Vorschriften durchzuführen, korrekte Steuer- und NIC-Beträge einzubehalten und rechtzeitig abzuführen. Fehler können rechtliche Konsequenzen haben.
Mitarbeitermoral: Pünktliche und korrekte Bezahlung trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. Ein gutes Verständnis hilft, Fehler zu vermeiden und Prozesse zu optimieren.
Finanzmanagement: Da die Gehaltsabrechnung einen erheblichen Kostenfaktor darstellt, ist es wichtig, diese korrekt zu verwalten, um Kostentreue und Budgetkontrolle zu gewährleisten.
Steuereffizienz: Durch das Verständnis der Steuerkodes und Abzüge lassen sich Steuervorteile optimal nutzen, was die Steuerlast für das Unternehmen und die Mitarbeiter minimiert.
Rechtliche Aktualisierungen: Das britische Steuergesetz ändert sich häufig. Ein Verständnis der Grundlagen ermöglicht es Arbeitgebern, sich schnell anzupassen und konform zu bleiben.
Zusammenfassend ist das Verständnis der britischen Gehaltsabrechnung für Arbeitgeber essenziell, um rechtlich konform zu handeln, die Mitarbeitermoral zu wahren, finanzielle Effizienz zu sichern und steuerliche Vorteile zu nutzen.
Bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern im Vereinigten Königreich sind spezifische Verfahren für die Gehaltsabrechnung zu beachten, um die Einhaltung der britischen Gesetze sicherzustellen. Dabei ist es unerheblich, ob die Mitarbeiter im Land ansässig sind oder international für ein UK-Unternehmen tätig sind: Die folgenden Schritte sind erforderlich, um sich als Arbeitgeber zu registrieren, neue Mitarbeiter zu registrieren, die Gehaltsabrechnung durchzuführen und HMRC zu melden.
Der erste Schritt ist die Anmeldung als Arbeitgeber bei HM Revenue and Customs (HMRC) und die Beschaffung einer Arbeitgeberreferenznummer. Dieses Nummer dient zur Identifikation des Unternehmens für steuerliche Zwecke.
Außerdem muss ein Gehaltsabrechnungssystem eingerichtet werden, das den britischen Vorschriften entspricht und die einzigartigen Anforderungen von Remote-Mitarbeitern erfüllt. Dazu kann eine Gehaltssoftware genutzt oder die Abwicklung an einen Drittanbieter ausgelagert werden. Wichtig ist, eine Lösung zu wählen, die gesetzeskonform ist und die besonderen Bedürfnisse von Remote-Mitarbeitern abdeckt.
Nach der Anmeldung als Arbeitgeber ist die Registrierung der neuen Mitarbeiter bei HMRC erforderlich. Dies erfolgt online über den HMRC-Online-Service oder durch Ausfüllen und Einreichen der entsprechenden Formulare.
Bei der Registrierung müssen persönliche Daten wie vollständiger Name, Geburtsdatum und National Insurance-Nummer bereitgestellt werden. Ebenso sind Beschäftigungsdetails wie Startdatum, Stellenbezeichnung und Gehalt anzugeben.
Wenn die Remote-Mitarbeiter international sind, sollte auch geprüft werden, ob ihnen die Arbeit im UK erlaubt ist, und ggf. Arbeitserlaubnisse oder Visa eingeholt werden.
Nach der Registrierung können die Gehälter der Mitarbeiter berechnet und abgezogen werden. Dies kann monatlich, wöchentlich oder alle zwei Wochen erfolgen, je nach festgelegtem Zahlungsplan.
Bei der Abrechnung sind Bruttolöhne basierend auf Gehalt oder Stundenlohn zu ermitteln. Steuerliche Abzüge (z. B. Einkommensteuer, National Insurance) sowie weitere Abgaben wie Pensionsbeiträge oder Studienkredite sind zu berücksichtigen. Hierbei ist auf die korrekten Steuerkodes und -sätze zu achten, die auf der HMRC-Webseite oder durch die Abrechnungssoftware abrufbar sind.
Nach Durchführung der Abrechnung müssen die Löhne und Abzüge an HMRC gemeldet werden. Das erfolgt via RTI-System (Real Time Information), das verlangt, die Gehaltsdaten vor oder am jeweils Auszahlungstag zu übermitteln.
Die Meldung umfasst Details zu Löhnen, Abzügen, Steuer- und NIC-Beiträgen, inklusive National Insurance-Nummer, Steuerkode und abgezogener Beträge. Außerdem sind steuerliche Zahlungen an HMRC zu leisten, die je nach Zahlungsplan online oder per Post erfolgen.
Bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern im UK ist es strikt notwendig, alle britischen Vorschriften einzuhalten. Dazu gehören Beschäftigungsrecht, Mindestlohn-, Arbeitszeitgesetze sowie steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorschriften.
Außerdem müssen genaue Aufzeichnungen über Löhne, Abzüge und weitere Gehaltsdaten geführt werden; diese sind mindestens sechs Jahre aufzubewahren und können durch HMRC geprüft werden.
Wenn diese Verfahren sorgfältig umgesetzt werden, stellen Unternehmen ihre Verpflichtungen als Arbeitgeber sicher, bleiben gesetzestreu und schützen ihre Remote-Mitarbeiter sowie die Geschäftsprozesse.
Bei der Abwicklung der Gehaltsabrechnung für Remote-Mitarbeiter im UK gehen Unternehmen häufig Fehler ein, die zu Problemen führen können. Von falschen Berechnungen bis hin zu Nichteinhaltung steuerlicher Vorschriften – diese Fehler können erhebliche Folgen haben. Im Folgenden werden die häufigsten Fehler bei der Gehaltsabrechnung für Remote-Mitarbeiter vorgestellt und Tipps, wie man diese vermeidet.
Ein häufiger Fehler ist die falsche Berechnung der Mitarbeiterlöhne. Ursachen dafür können falsche Eingaben, veraltete Steuersätze oder Missverständnisse bei der Steuerklasse sein. Falsche Berechnungen führen zu Unter- oder Überzahlung, was Unmut bei den Mitarbeitern erzeugen und rechtliche Probleme nach sich ziehen kann.
Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen spezielle Gehaltssoftware verwenden, die die Berechnung automatisiert und mensch
Gründer
Lucas Botzen ist der Gründer von Rivermate, einer globalen HR-Plattform, die auf internationale Gehaltsabrechnung, Compliance und Benefits-Management für Remote-Unternehmen spezialisiert ist. Zuvor war er Mitgründer von Boloo, das er erfolgreich aufbaute und später verkaufte, nachdem es einen Jahresumsatz von über 2 Millionen Euro erreicht hatte. Lucas begeistert sich für Technologie, Automatisierung und Remote-Arbeit und setzt sich für innovative digitale Lösungen ein, die die globale Beschäftigung vereinfachen.
Unser Employer of Record (EOR)-Lösung macht es einfach, globale Mitarbeiter einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten.
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Wichtige Erkenntnisse 1. Faire Bezahlung und Vorteile sind wichtig. Gehälter sollten den lokalen Standards entsprechen, und Vorteile sollten möglichst gleichmäßig über die Standorte verteilt sein. 2. Work-Life-Balance ist essenziell. Die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze bezüglich Arbeitszeiten, Pausen und Freizeit hilft, Burnout zu vermeiden. 3. Ein inklusiver und sicherer Arbeitsplatz steigert die Moral. Versuchen Sie, klare Richtlinien gegen Diskriminierung zu etablieren und offene Kommunikation zu fördern. Gleichberechtigte Entwicklungsmöglichkeiten können dazu beitragen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Lucas Botzen.
