Wichtiges auf einen Blick

• Independent Contractors arbeiten direkt mit Kunden zusammen und kontrollieren, wie sie ihre Arbeit erledigen, während Subcontractors von einem anderen Auftragnehmer eingestellt werden, um bestimmte Teile eines größeren Projekts zu übernehmen.

• Jeder Subcontractor ist technisch gesehen ein Independent Contractor, aber nicht jeder Independent Contractor ist ein Subcontractor — der Unterschied liegt darin, wer ihn beschäftigt und wo die Haftung liegt.

• In den USA erhalten Contractors Formulare 1099 und sind selbst für ihre Steuern verantwortlich; Subcontractors werden vom Hauptauftragnehmer bezahlt, der möglicherweise für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich ist.

• Globale Klassifikationsregeln variieren erheblich — was in den USA legal ist, kann im UK (IR35) oder in der EU (Platform Work Directive) zu einer Neuzuweisung als Employee führen.

• Rivermate vereinfacht die weltweite Verwaltung von Contractors mit Pauschalpreisen, Compliance in über 160 Ländern und menschlicher Unterstützung — und minimiert das Risiko der Fehlklassifizierung für internationale Teams.

Subcontractor vs. Contractor: Was sind die Hauptunterscheidungen?

Remote-Arbeit hat verändert, wie Unternehmen Teams aufbauen. Statt in jedem Land festangestellte Mitarbeiter zu beschäftigen, arbeiten viele Unternehmen jetzt mit independent Contractors und Subcontractors, um ihre Arbeit schneller und flexibler zu erledigen.

Aber hier wird es knifflig: Die meisten verwenden Begriffe wie „Contractor“ und „Subcontractor“ austauschbar, obwohl es sich eigentlich um unterschiedliche Rollen mit unterschiedlichen rechtlichen Implikationen handelt. Bei falscher Klassifikation drohen Steuerstrafen, rechtliche Probleme und potenzielle Klagen.

Dieser Leitfaden zeigt die echten Unterschiede zwischen independent Contractors und Subcontractors, wann man welche Art einsetzt, und wie man beim Einstellen des ersten internationalen Contractors oder beim Aufbau eines globalen Teams regelkonform bleibt.

Was ist ein independent contractor?

Ein independent contractor ist ein selbstständiger Fachmann, der Dienstleistungen direkt an ein Unternehmen unter einer vertraglichen Vereinbarung erbringt. Er verwaltet seine eigenen Zeitpläne, legt seine Preise fest und ist verantwortlich für seine eigenen Steuern.

Im Gegensatz zu Angestellten behalten independent Contractors erhebliche Autonomie darüber, wie sie ihre Arbeit erledigen. Diese Unabhängigkeit ist der entscheidende rechtliche Unterschied, der ihre Klassifikation bestimmt.

Typische Merkmale von independent Contractors

• Sie agieren als eigenständige juristische Personen oder Einzelunternehmer. Die meisten independent Contractors führen ihr eigenes Unternehmen, sei es als Einzelunternehmen, LLC oder Kapitalgesellschaft. Diese Rechtsform stärkt ihre Unabhängigkeit von Ihrer Organisation.

• Sie kontrollieren, wie, wann und wo sie arbeiten. Contractors arbeiten in der Regel auf eigenen Bedingungen, mit eigenem Equipment und eigenen Methoden. Während Sie Liefergegenstände und Deadlines vorgeben können, können Sie ihren täglichen Zeitplan oder Arbeitsprozesse meist nicht diktieren.

• Sie stellen Rechnungen für erbrachte Leistungen aus. Anstatt einen regulären Gehaltsscheck zu erhalten, stellen independent contractors in Rechnung, oft basierend auf Projektmeilensteinen oder stündlichen Raten, die sie selbst festgelegt haben.

• Sie haben keinen Anspruch auf Mitarbeiterbenefits oder Schutzmaßnahmen. Contractors erhalten keine Krankenversicherung, Altersvorsorge, bezahlte Freizeit oder andere Leistungen, die typischerweise Angestellten zustehen. Sie sind auch nicht durch Arbeitnehmerschutzgesetze wie Mindestlohn oder Kündigungsschutz abgedeckt.

Was ist ein Subcontractor?

Ein Subcontractor wird in der Regel von einem Contractor eingestellt, nicht vom Endkunden. Er bearbeitet einen spezifischen Teil der Arbeit, der den Hauptvertrag zwischen Kunde und Contractor unterstützt.

Die Beziehung zum Subcontractor schafft eine Verantwortlichkeitskette: Der Kunde schließt einen Vertrag mit dem Main Contractor, der dann Subcontractors beauftragt, um spezielle Aspekte des Projekts abzuwickeln. Dieses Modell ist in Branchen wie Bau, IT-Services und Kreativagenturen üblich.

Wesentliche Merkmale von Subcontractors

• Sie arbeiten unter einem Vertrag mit einem anderen Auftragnehmer und nicht direkt mit dem Kunden. Der Subcontractor kommuniziert möglicherweise nie mit dem Endkunden. Ihre vertragliche Beziehung besteht mit dem Main Contractor, der sie engagiert hat.

• Sie spezialisieren sich auf eine Teilmenge des Projekts. Subcontractors bringen meist Nischenspezialwissen ein — etwa ein Bau-Elektriker, der von einem Generalunternehmer beauftragt wird, oder ein DevOps-Spezialist, der von einer Softwareentwicklungsagentur engagiert wird.

• Sie gelten weiterhin als selbstständig tätig, haben aber weniger direkte Kontrolle über den Gesamtprojektumfang. Während Subcontractors in ihrer konkreten Arbeit unabhängig sind, definiert der Main Contractor, was getan werden muss, und setzt die Projektparameter.

• Der Main Contractor bleibt verantwortlich für die Leistung des Subcontractors. Wenn der Subcontractor nicht liefert oder Probleme verursacht, ist der Main Contractor — nicht der Subcontractor — gegenüber dem Kunden verantwortlich. Das schafft eine wichtige Haftungsebene, die Auftragnehmer sorgfältig managen müssen.

Beispiel aus der Praxis

Eine Digitalagentur (der Contractor) schließt einen Deal über 50.000 $ mit einem Fintech-Start-up ab, um eine komplette Website-Neugestaltung zu liefern. Die Agentur verfügt über eigene Designer und Projektmanager, benötigt aber spezielles Content-Wissen für Finanzdienstleister-Konformität.

Die Agentur engagiert einen freiberuflichen Copywriter mit Fintech-Expertise (der Subcontractor), um allen schriftlichen Content zu übernehmen. Der Copywriter arbeitet direkt mit dem Projektmanager der Agentur, interagiert nie mit dem Fintech-Kunden und stellt der Agentur in Rechnung — nicht dem Endkunden.

Hier ist der Subcontractor der Subcontractor. Aus Sicht des Kunden arbeitet er ausschließlich mit der Agentur zusammen. Die Agentur steuert die Beziehung, billigt die Arbeit und übernimmt die Verantwortung für die finalen Deliverables.

Independent Contractor vs. Subcontractor: Wichtige Unterschiede erklärt

Obwohl sowohl independent Contractors als auch Subcontractors selbstständig sind, liegt der Unterschied darin, mit wem sie vertraglich verbunden sind, wie sie verwaltet werden, und wo die rechtliche Verantwortung liegt.

Das Verständnis dieser Unterschiede ist essenziell für grenzüberschreitendes payroll und die Einhaltung der Vorschriften, insbesondere bei der Beschäftigung von Talenten in mehreren Ländern. Mit dem richtigen internationalen payroll-Anbieter lassen sich diese Komplexitäten gut navigieren.

Aspekt	Independent Contractor	Subcontractor
Wem sie berichten	Direkt an den Kunden oder das Unternehmen	Dem Main Contractor
Arbeitsumfang	Breiter oder projektbasiert	Spezifischer Bestandteil eines größeren Vertrags
Kontrollmöglichkeit	Hohe Autonomie bei Methoden und Zeitplan	Mäßige Autonomie, gelenkt vom Contractor
Zahlung	Direkt vom Kunden	Vom Contractor bezahlt
Rechtliche Verantwortung	Kunde übernimmt Compliance	Contractor trägt Verantwortung für die Einhaltung durch Subcontractor
Typische Branchen	Tech, Design, Beratung, Marketing	Bau, Fertigung, Agenturarbeit
Kundenbeziehung	Direkte Kommunikation und Zusammenarbeit	Häufig kein direkter Kontakt zum Endkunden

Tabellenüberschrift: Independent Contractor vs. Subcontractor: Wichtige Unterschiede

Kurz gesagt: Jeder Subcontractor ist ein independent Contractor, aber nicht jeder independent Contractor ist ein Subcontractor.

Rechtliche und compliance-bezogene Implikationen: Risiken der Fehlklassifikation vermeiden

Die falsche Einstufung eines independent Contractor oder Subcontractors als Employee — oder die unklare Beziehung — kann schwerwiegende rechtliche und steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Ab 2026 verschärfen Arbeitsschutzbehörden weltweit die Durchsetzung, insbesondere bei grenzüberschreitender Beschäftigung.

Hauptsächliche Risikobereiche

• Steuerliche Verpflichtungen: In den USA erhält der Independent Contractor das Formular 1099, während Employees das W-2 bekommen. Subcontractors stellen oft eigene 1099 aus, wenn sie von einem Contractor engagiert wurden. Falsche Klassifikation kann zu Nachzahlungen, Strafen und Zinsen führen, was das Unternehmen hunderte Tausende Dollar pro Worker kosten kann. Das IRS bietet detaillierte Leitlinien zur Bestimmung der Worker-Klassifikation.

• Haftungsrisiken: Wenn ein Subcontractor Schaden verursacht, nicht liefert oder Vorschriften verletzt, ist in der Regel der Main Contractor haftbar. Das schafft eine Verantwortlichkeitskette, die viele Unternehmen übersehen. Man kann auch bei fehlender direkter Aufsicht für Fehler der Subcontractor haftbar gemacht werden.

• Eigentumsrechte (IP): Sofern im Vertrag nicht anders geregelt, gehört die durch Subcontractors geschaffene IP möglicherweise nicht automatisch dem Kunden. In vielen Jurisdiktionen besitzt der Contractor automatisch die IP, nicht der Endkunde. Das kann bei Eigentumsrechten an Code, Designs oder Content zu Streitigkeiten führen.

• Versicherungsanforderungen: Contractors müssen oft nachweisen, dass Subcontractors über ausreichenden Versicherungsschutz verfügen, z.B. Betriebshaftpflicht und Berufshaftpflicht. Das Nichtüberprüfen kann das Unternehmen im Schadensfall ungeschützt lassen.

• Arbeitsstatusbestimmung: Die Kriterien für die Klassifikation variieren global stark. In der EU, UK und im asiatisch-pazifischen Raum konzentrieren sich die Behörden auf den Economic Reality Test — sie prüfen Kontrollgrad, Integration und Abhängigkeit, nicht nur die Vertragsbedingungen. Ein Worker, der sich wie ein Employee verhält, kann ungeachtet der Unterlagen neu eingestuft werden.

Globale Compliance-Herausforderungen

Bei der internationalen Beschäftigung steigen die Komplexitäten exponentiell: Jedes Land fordert eigene Prüfungen:

• Verschiedene Kriterien für die Worker-Klassifikation

• Unterschiedliche steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen

• Spezifische Vertragsanforderungen und Arbeitnehmerschutz

• Landesabhängige Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen

• Länderspezifische Formalitäten

Für Unternehmen, die global expandieren, ist das interne Management dieser Komplexität riskant und ressourcenaufwendig. Kooperationen mit einem Employer of Record oder Contractor of Record wie Rivermate sichern, dass alle Engagements rechtlich einwandfrei sind und steuerlich konform erfolgen, egal in welchem Land.

Zahlungen, Steuern und Finanzverantwortung

Zahlungsbedingungen und Steuerpflichten unterscheiden sich erheblich, je nachdem ob jemand independent Contractor oder Subcontractor ist — und diese Unterschiede sind für die Finanzabteilung wegweisend.

Independent contractors

• Zahlungsstruktur: Contractors werden direkt vom Kunden bezahlt. Sie stellen Rechnungen basierend auf abgeschlossenen Meilensteinen, Stundenraten oder Projektkosten, die im Vertrag festgelegt wurden.

• Steuerliche Verantwortlichkeiten: Contractors regeln ihre Einkommenssteuer und Selbstständigenbeiträge (z.B. Sozialversicherung und Medicare in den USA) selbst. Es werden keine Steuern direkt abgezogen.

• Meldepflichten: In den USA muss das Unternehmen Form 1099-NEC an jeden Contractor ausstellen, der 600$ und mehr im Jahr verdient. Ähnliche Vorschriften gibt es in anderen Ländern.

Subcontractors

• Zahlungsstruktur: Subcontractors werden vom Contractor bezahlt, nicht vom Endkunden. Oft erhöht der Contractor den Subcontractor-Preis bei der Abrechnung gegenüber dem Kunden, um die Marge zu sichern.

• Steuerliche Verantwortlichkeiten: Wie independent Contractors regeln Subcontractors ihre Steuern selbst. Der Contractor muss allerdings die Steuerkonformität des Subcontractors prüfen, um sich abzusichern.

• Meldepflichten: Der Main Contractor stellt Steuerformulare an Subcontractors aus. Für den Endkunden besteht meist keine direkte steuerliche Meldepflicht gegenüber Subcontractors.

Globale Zahlungsüberlegungen

Bei grenzüberschreitender Beschäftigung wird die Einhaltung von Zahlungs- und Steuerpflichten deutlich komplexer:

• Quellensteuer: Manche Länder verlangen, dass Auftraggeber Steuern direkt von Zahlungen an Contractors abziehen, auch bei independent Contractors.

• Mehrwertsteuer / Goods and Services Tax (GST): In vielen Ländern muss der Contractor Mehrwertsteuer auf seine Leistungen aufschlagen.

• Währungen und grenzüberschreitende Zahlungen: Internationale payroll erfordert Kenntnisse bei Fremdwährungen, Zahlungswegen und lokalen Bankvorschriften.

• Doppelbesteuerungsabkommen: Diese regeln, wie Einkünfte zwischen Ländern besteuert werden und verhindern doppelte Steuerbelastung.

Mit einem spezialisierten globalen payroll-Partner stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen und Steuerpflichten länderübergreifend erfüllt werden. Der geeignete Partner übernimmt Contractor-Zahlungen, Steuerkonformität und Berichterstattung in über 160 Ländern — und das oft zu transparenteren Preisen als Alternativen wie Rippling oder Oyster HR.

Wann einen Subcontractor vs. Independent Contractor beauftragen?

Die Wahl hängt von Ihrem Geschäftsmodell, Projektaufbau und Risikobereitschaft ab. Beide Ansätze haben Vorteile.

Anwendungsfälle

Szenario	Bestes Vorgehen
Sie brauchen kurzfristig spezielle Fachkenntnisse	Independent Contractor
Sie haben bereits einen großen Auftrag und brauchen Hilfe bei Teilen davon	Subcontractor
Sie möchten Kontrolle über Deliverables und Zeitplan	Independent Contractor
Sie sind ein Contractor, der skalieren will oder mit mehreren Spezialisten arbeitet	Subcontractor
Sie wollen das Risiko der Haftung minimieren	Subcontractor (wenn Sie der Kunde sind und über einen Contractor)
Sie brauchen nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit	Independent Contractor

Tabellenüberschrift: Wahl zwischen independent Contractors und Subcontractors: Anwendungsleitfaden

Vorteile der independent Contractors

• Mehr Flexibilität und Kontrolle: Direkte Einstellungen erlauben einfache Kommunikation Ihrer Vision, schnelles Feedback und flexible Steuerung.

• Direkte Kommunikation mit dem Kunden: Ohne Zwischenstellen schnelle Entscheidungen und klare Erwartungen.

• Weniger Zwischeninstanzen: Oft geringere Kosten, da kein Aufschlag für einen Vermittler anfällt.

• Klare Verantwortlichkeiten: Bei Problemen wissen Sie genau, mit wem Sie das Problem lösen.

Vorteile der Subcontractors

• Zugang zu Nischenspezialisten: Viele Contractors haben Netzwerke von bewährten Subcontractors.

• Skalierung bei größeren Aufträgen: Große Projekte lassen sich so flexibel erweitern.

• Geteilte Verantwortung und Arbeitsbelastung: Der Main Contractor managt und kontrolliert die Qualität, Sie haben weniger Aufwand.

• Qualitätssicherung: Erfahrene Contractors haben Prozesse, um Qualität zu sichern.

Wichtiger Punkt

Vertragliche Rollen klar definieren. Unklare Formulierungen erhöhen das Risiko der Fehlklassifikation und untergraben das Vertrauen. Verträge sollten explizit regeln:

• Gegenüber wem der Worker vertraglich gebunden ist (Kunde oder Main Contractor)

• Wer die Arbeit lenkt und kontrolliert

• Wer für die Deliverables verantwortlich ist

• Wie die Bezahlung erfolgt (direkt vom Kunden oder durch den Contractor)

• Wer Eigentumsrechte an IP besitzt

• Was bei Beendigung des Verhältnisses geschieht

Klare Verträge schützen alle Parteien und schaffen die Basis für erfolgreiche Zusammenarbeit. Bei Unsicherheiten kann eine country-specific Employment-Guide für Rechtssicherheit sorgen.

Rechtssicheres Management von Contractors und Subcontractors

Die Steuerung externer Mitarbeitender braucht klare Strukturen, Fachwissen in Compliance und kontinuierliche Kontrolle. Hier ein Leitfaden für ein regelkonformes Contractor-Management-Programm.

Best Practices für Compliance

• Klare Verträge mit Umfang, Liefergegenständen und Eigentumsrechten. Genau festlegen, was, wann und wem gehört. Einschließlich Kündigungsfristen, Verschwiegenheit und Streitbeilegung.

• Klare Klassifikation anhand lokaler Arbeitsrechtlinien oder eines Compliance-Partners prüfen. Vor Engagements stets legalen Status prüfen, nicht nur auf Angaben vertrauen, sondern offizielle Vorgaben nutzen oder Experten hinzuziehen.

• Zentrale Zahlungsplattformen nutzen, um Verzögerungen und Fehler zu vermeiden. Manuelle Abwicklung birgt Compliance-Risiken und erhöht den Verwaltungsaufwand. Automatisierte Systeme erstellen Steuerdokumente, verfolgen Zahlungen und dokumentieren alles nachvollziehbar.

• Dokumentation sorgfältig führen. Verträge, Rechnungen, Steuerformulare, Versicherungsnachweise, Ausweisdokumente und Schriftwechsel ordentlich archivieren. Bei Prüfungen ist Dokumentation der wichtigste Schutz.

• Regelmäßig Überprüfen, gerade bei Projektfortschritt. Klassifikation ist keine Einmalentscheidung. Bei sich wandelnden Beziehungen und Arbeitspatterns sollte die Einstufung regelmäßig geprüft werden, um unbeabsichtigte Employee-Verhältnisse zu vermeiden.

Die globale Komplexität meistern

Bei internationalem Team steigt die Komplexität exponentiell: Jedes Land hat eigene Kriterien, Gesetze und Vorschriften:

• Unterschiedliche Worker-