Subunternehmer vs. unabhängiger Auftragnehmer: Wesentliche Unterschiede

Wichtige Erkenntnisse

• Unabhängige Auftragnehmer arbeiten direkt mit Kunden zusammen und steuern, wie sie ihre Arbeit erledigen, während Subunternehmer von einem anderen Auftragnehmer angestellt werden, um bestimmte Teile eines größeren Projekts auszuführen.

• Jeder Subunternehmer ist technisch gesehen ein unabhängiger Auftragnehmer, aber nicht jeder unabhängige Auftragnehmer ist ein Subunternehmer — der Unterschied liegt darin, wer ihn beschäftigt und wo die Haftung liegt.

• In den USA erhalten Auftragnehmer die 1099-Formulare und sind für ihre eigenen Steuern verantwortlich; Subunternehmer werden vom Hauptauftragnehmer bezahlt, der möglicherweise die Verantwortung für ihre Einhaltung trägt.

• Globale Klassifizierungsregeln unterscheiden sich erheblich — was in den USA legal ist, kann in Großbritannien (IR35) oder der EU (Platform Work Directive) zur Neuzuordnung als Arbeitnehmer führen.

• Rivermate vereinfacht die globale Auftragnehmerverwaltung mit Pauschalpreisen, Konformität in über 160 Ländern und menschenzentriertem Support — und minimiert Risiken der Fehlklassifizierung für internationale Teams.

Remote-Arbeit hat die Art und Weise, wie Unternehmen Teams aufbauen, verändert. Anstatt in jedem Land festangestellte Mitarbeiter zu beschäftigen, arbeiten viele Unternehmen jetzt mit unabhängigen Auftragnehmern und Subunternehmern, um Arbeiten schneller und flexibler zu erledigen.

Aber hier wird es knifflig: Die meisten verwenden die Begriffe „Auftragnehmer“ und „Subunternehmer“ austauschbar, obwohl es tatsächlich unterschiedliche Rollen mit verschiedenen rechtlichen Implikationen sind. Bei falscher Klassifizierung drohen Steuerstrafen, rechtliche Probleme und mögliche Streitigkeiten.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die echten Unterschiede zwischen unabhängigen Auftragnehmern und Subunternehmern, wann Sie welche Art verwenden sollten und wie Sie die Einhaltung der Vorschriften wahren, wenn Sie Ihren ersten internationalen Auftragnehmer einstellen oder ein globales Team skalieren.

Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer?

Ein unabhängiger Auftragnehmer ist ein selbständiger Profi, der Dienstleistungen direkt an ein Unternehmen auf Grundlage eines Vertrags erbringt. Er verwaltet seine eigenen Zeitpläne, legt seine Preise fest und ist verantwortlich für die Zahlung seiner eigenen Steuern.

Im Gegensatz zu Mitarbeitern behalten unabhängige Auftragnehmer erhebliche Autonomie darüber, wie sie ihre Arbeit erledigen. Diese Unabhängigkeit ist der entscheidende rechtliche Unterschied, der ihre Klassifizierung bestimmt.

Typische Merkmale unabhängiger Auftragnehmer

• Sie agieren als eigenständige Rechtspersonen oder Einzelunternehmer. Die meisten unabhängigen Auftragnehmer führen ihre eigenen Geschäfte, egal ob als Einzelunternehmen, LLC oder Kapitalgesellschaft. Diese rechtliche Struktur stärkt ihren Status als eigenständig von Ihrer Organisation.

• Sie steuern, wie, wann und wo sie arbeiten. Auftragnehmer arbeiten in der Regel nach eigenen Bedingungen, benutzen ihre eigene Ausrüstung und Methoden. Während Sie Ergebnisse und Fristen festlegen können, können Sie ihren Tagesablauf oder Arbeitsprozesse üblicherweise nicht diktieren.

• Sie stellen Rechnungen für geleistete Dienste aus. Anstatt ein reguläres Gehalt über die Gehaltsabrechnung zu erhalten, verlangen unabhängige Auftragnehmer Bezahlung nach abgeschlossenen Meilensteinen oder stündlichen Raten, die sie selbst festgelegt haben.

• Sie haben keinen Anspruch auf Arbeitnehmerleistungen oder Schutzmaßnahmen. Auftragnehmer erhalten keine Krankenversicherung, Rentenbeiträge, bezahlte Freistellung oder andere Leistungen, die üblicherweise Mitarbeitern gewährt werden. Sie sind auch nicht durch Arbeitnehmerschutzgesetze wie Mindestlohnregelungen oder Kündigungsschutz abgedeckt.

Was ist ein Subunternehmer?

Ein Subunternehmer wird in der Regel von einem Auftragnehmer und nicht vom Endkunden eingestellt. Er übernimmt einen bestimmten Teil der Arbeit, der den Hauptvertrag zwischen Kunde und Auftragnehmer unterstützt.

Die Beziehung zum Subunternehmer schafft eine Verantwortungskette: Der Kunde schließt einen Vertrag mit dem Hauptauftragnehmer, der dann Subunternehmer beauftragt, um spezialisierte Aspekte des Projekts abzuschließen. Dieses Modell ist in Branchen wie Bauwesen, IT-Diensten und Kreativagenturen üblich.

Wichtige Merkmale von Subunternehmern

• Sie arbeiten unter einem Vertrag eines anderen Auftragnehmers, nicht direkt mit dem Kunden. Der Subunternehmer kommuniziert möglicherweise nie direkt mit dem Endkunden. Sein Vertrag ist mit dem Hauptauftragnehmer, der ihn beauftragt hat.

• Sie spezialisieren sich auf einen Teil des Projekts. Subunternehmer bringen meist Nischenexpertise ein – etwa einen Elektriker im Bau, der von einem Generalunternehmer beauftragt wird oder einen DevOps-Spezialisten, der von einer Softwareentwicklungsagentur engagiert ist.

• Sie gelten weiterhin als selbständig, haben aber weniger direkte Kontrolle über den gesamten Projektumfang. Während Subunternehmer unabhängig bei der Erfüllung ihrer spezifischen Aufgaben sind, legt der Hauptauftragnehmer in der Regel fest, was getan werden muss und setzt die Rahmenbedingungen des Gesamtprojekts.

• Der Hauptauftragnehmer bleibt für die Leistung des Subunternehmers verantwortlich. Wenn ein Subunternehmer nicht liefert oder Probleme verursacht, ist der Hauptauftragnehmer — und nicht der Subunternehmer — gegenüber dem Kunden verantwortlich. Das schafft eine wichtige Haftungsebene, die Auftragnehmer sorgfältig verwalten müssen.

Beispiel aus der Praxis

Eine digitale Marketingagentur (der Auftragnehmer) schließt einen Vertrag über 50.000 US-Dollar mit einem Fintech-Startup ab, um ein komplettes Website-Neugestaltung durchzuführen. Die Agentur hat internes Design- und Projektmanagementpersonal, braucht aber spezialisierte Inhalte, um die Finanzdienstleistungs-Compliance zu erfüllen.

Die Agentur beauftragt einen freiberuflichen Texter mit Fintech-Expertise (den Subunternehmer), der alle schriftlichen Inhalte übernimmt. Der Texter arbeitet direkt mit dem Projektmanager der Agentur, tritt niemals in Kontakt mit dem Fintech-Kunden und rechnet bei der Agentur ab – nicht beim Endkunden.

Hier ist der Texter ein Subunternehmer. Aus Sicht des Kunden arbeiten sie nur mit der Agentur. Diese verwaltet die Beziehung, genehmigt die Arbeiten und übernimmt die Verantwortung für die Endergebnisse.

Unabhängiger Auftragnehmer vs Subunternehmer: Die wichtigsten Unterschiede erklärt

Obwohl sowohl unabhängige Auftragnehmer als auch Subunternehmer selbständig sind, liegt der Unterschied darin, mit wem sie vertraglich verbunden sind, wie sie verwaltet werden und wo die rechtliche Verantwortung liegt.

Das Verständnis dieser Unterschiede ist essentiell für die grenzüberschreitende Gehaltsabrechnung und Compliance, besonders beim Engagement von Talenten in mehreren Ländern. Mit dem richtigen internationalen Payroll-Anbieter können Sie diese Komplexitäten steuern.

Aspekt	Unabhängiger Auftragnehmer	Subunternehmer
An wen sie berichten	Direkt an den Kunden oder das Unternehmen	An den Hauptauftragnehmer
Arbeitsumfang	Breiter oder projektbezogen	Spezifischer Teil eines größeren Vertrags
Kontrolle	Hohe Autonomie bei Methoden und Zeitplan	Mäßige Autonomie, gesteuert vom Auftragnehmer
Bezahlung	Direkt vom Kunden bezahlt	Vom Auftragnehmer bezahlt
Rechtliche Verantwortung	Kunde überwacht die Einhaltung	Auftragnehmer ist verantwortlich für die Einhaltung des Subunternehmers
Typische Branchen	Technologie, Design, Beratung, Marketing	Bauwesen, Produktion, Agenturdienstleistungen
Kundenbeziehung	Direkte Kommunikation und Zusammenarbeit	Oft kein Kontakt zum Endkunden

Tabellentitel: Unabhängiger Auftragnehmer vs Subunternehmer: Die wichtigsten Unterschiede

Kurz gesagt: Jeder Subunternehmer ist ein unabhängiger Auftragnehmer, aber nicht jeder unabhängige Auftragnehmer ist ein Subunternehmer.

Rechtliche und regulatorische Folgen: Fehlklassifizierung vermeiden

Die Fehlklassifizierung eines unabhängigen Auftragnehmers oder Subunternehmers als Arbeitnehmer – oder das Versäumnis, ihre Beziehung zu klären – kann schwerwiegende rechtliche und steuerliche Konsequenzen haben. Ab 2026 verschärfen Behörden weltweit ihre Kontrollen, vor allem bei grenzüberschreitenden Einstellungen.

Wichtige Risikobereiche

• Steuerliche Verpflichtungen: In den USA erhalten unabhängige Auftragnehmer das 1099-Formular, Arbeitnehmer das W-2. Subunternehmer stellen meist eigene 1099-Formulare an den Auftragnehmer aus, der sie eingestellt hat. Fehlklassifikation kann zu Steuernachzahlungen, Strafen und Zinsen führen und dem Unternehmen hunderte Tausende Dollar pro Arbeitskraft kosten. Die IRS gibt detaillierte Hinweise zur Bestimmung der Worker-Klassifizierung.

• Haftung: Wenn ein Subunternehmer Schaden verursacht, nicht liefert oder Vorschriften verletzt, ist in der Regel der Hauptauftragnehmer gegenüber dem Kunden haftbar. Diese Verantwortungskette wird vielerorts übersehen. Sie können für das Handeln eines Subunternehmers haftbar gemacht werden, auch ohne direkte Kontrolle über dessen Arbeiten.

• Rechte an geistigem Eigentum (IP): Sofern im Vertrag nicht explizit geregelt, gehört das vom Subunternehmer geschaffene IP möglicherweise nicht automatisch dem Kunden. In vielen Jurisdiktionen besitzt der Auftragnehmer, der den Subunternehmer beauftragt hat, das IP standardmäßig, nicht der Endkunde. Das kann Streitigkeiten um Eigentum an kritischen Assets wie Code, Designs oder Inhalten nach sich ziehen.

• Versicherungsanforderungen: Auftragnehmer müssen meist bestätigen, dass Subunternehmer eine passende Betriebshaftpflicht- und Berufshaftpflichtversicherung haben. Die Nichtüberprüfung der Deckung kann das eigene Unternehmen gefährden, wenn etwas schiefgeht.

• Beurteilung des Beschäftigungsstatus: Weltweit variieren die Kriterien stark. In der EU, UK und APAC konzentrieren sich Behörden auf den sogenannten economic reality test — also Kontrolle, Integration und Abhängigkeit, nicht nur auf den Vertragstext. Ein Arbeiter, der wie ein Angestellter handelt, kann ungeachtet Ihrer Dokumente als solcher eingestuft werden.

Globale Compliance-Herausforderungen

Bei der Einstellung internationaler Mitarbeiter oder Auftragnehmer steigt die Komplexität exponentiell. Jedes Land hat eigene Prüfungen zur Arbeitsklassifizierung:

• Vereinigte Staaten: Die IRS nutzt einen Multi-Faktor-Test zu Verhaltenskontrolle, Finanzkontrolle und Beziehungstyp.

• Vereinigtes Königreich: HMRC wendet IR35-Regeln an, um „versteckte Beschäftigung“ zu erkennen. Die EU: Länder wie Deutschland und Frankreich verwenden Abhängigkeitsprüfungen, die Auftragnehmer als Angestellte einstufen können.

• Australien: Das Fair Work Act enthält strenge Definitionen für echte Vertragsverhältnisse.

Diese unterschiedlichen Standards bedeuten, dass ein in einem Land richtig klassifizierter Auftragnehmer in einem anderen als Angestellter gelten könnte. Für globale Unternehmen ist die Einhaltung der Vorschriften nur mit Kenntnis der lokalen Gesetze und landesspezifischer Verträge sowie Managementpraktiken machbar.

Hier hilft eine Zusammenarbeit mit einem Employer of Record oder Contractor of Record wie Rivermate enorm. Diese Partner stellen sicher, dass Ihre globale Belegschaft den lokalen Arbeitsgesetzen, Steuervorschriften und Klassifizierungsanforderungen entspricht, egal ob beim Vergleich von Deel-Preisen, Remote.com oder anderen EOR-Lösungen.

Zahlung, Steuer und finanzielle Verantwortlichkeiten

Zahlungsbedingungen und Steuerpflichten unterscheiden sich erheblich, je nachdem, ob jemand ein unabhängiger Auftragnehmer oder Subunternehmer ist, und wirken sich direkt auf Ihr Finanzteam aus.

Unabhängige Auftragnehmer

• Zahlungsstruktur: Auftragnehmer werden direkt vom Kunden bezahlt. Sie reichen meist Rechnungen für abgeschlossene Meilensteine, Stundensätze oder Projektgebühren ein.

• Steuerpflichten: Auftragnehmer kümmern sich selbst um Einkommenssteuer und Selbständigkeitspauschalen (wie Social Security und Medicare in den USA). Es werden keine Steuern automatisch einbehalten.

• Berichtspflichten: In den USA müssen Unternehmen für jeden Auftragnehmer, der jährlich 600 US-Dollar oder mehr verdient, das Formular 1099-NEC ausstellen. Andere Länder haben ähnliche Schwellenwerte und Vorgaben.

Subunternehmer

• Zahlungsstruktur: Subunternehmer werden vom Auftragnehmer bezahlt, nicht vom Endkunden. Der Auftragnehmer erhöht bei der Abrechnung beim Kunden meist den Satz des Subunternehmers, um die eigene Gewinnmarge zu erzielen.

• Steuerpflichten: Wie unabhängige Auftragnehmer sind Subunternehmer für ihre Steuern selbst verantwortlich. Der Auftragnehmer muss jedoch die Steuerkonformität des Subunternehmers prüfen, um sich vor Haftung zu schützen.

• Berichtspflichten: Der Auftragnehmer stellt steuerliche Formulare an seine Subunternehmer aus. Der Endkunde hat normalerweise keine direkten steuerlichen Meldepflichten gegenüber Subunternehmern.

Globale Zahlungsüberlegungen

Bei internationalen Einstellungen steigen Zahlung und Steuerkonformität erheblich in der Komplexität. Verschiedene Länder haben unterschiedliche Anforderungen an:

• Quellensteuer: Manche Länder verlangen, dass Kunden Steuern bei Zahlungen an Auftragnehmer einbehalten, auch bei unabhängigen Auftragnehmern.
• Mehrwertsteuer/GST: In vielen Ländern müssen Auftragnehmer Mehrwertsteuer auf ihre Leistungen erheben.
• Währung und grenzüberschreitende Zahlungen: Das Abwickeln internationaler Gehaltsabrechnungen erfordert Kenntnisse in Fremdwährung, Zahlungswegen und lokalen Bankanforderungen.
• Steuerabkommen: Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Ländern können beeinflussen, wie Auftragnehmer-Einkommen besteuert wird.

Mit einem spezialisierten globalen Payroll-Partner stellen Sie sicher, dass alle Zahlung- und Steuerpflichten grenzüberschreitend erfüllt werden. Der richtige Partner kann Zahlungen an Auftragnehmer, Steuerkonformität und Berichte in über 160 Ländern erledigen, reduziert Verwaltungsaufwand und Compliance-Risiken — oft zu transparenteren Preisen als Alternativen wie Rippling oder Oyster HR.

Wann einen Subunternehmer vs. unabhängigen Auftragnehmer einstellen?

Die Entscheidung, ob man direkt einen unabhängigen Auftragnehmer oder einen Subunternehmer engagiert, hängt vom Geschäftsmodell, Projektstruktur und Risikotoleranz ab. Jeder Ansatz hat Vorteile.

Anwendungsfälle

Use Case	Beste Lösung
Sie brauchen Spezialwissen für ein kurzfristiges Projekt	Unabhängiger Auftragnehmer
Sie haben bereits einen großen Auftrag gewonnen und brauchen Unterstützung bei Teilprojekten	Subunternehmer
Sie wollen volle Kontrolle über Ergebnisse und Zeitplan	Unabhängiger Auftragnehmer
Sie sind Auftragnehmer, der im Ausbau ist oder mit mehreren Spezialisten arbeitet	Subunternehmer
Sie wollen die direkte Haftung minimieren	Subunternehmer (wenn Sie der Kunde sind, der über einen Auftragnehmer arbeitet)
Sie benötigen nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit	Unabhängiger Auftragnehmer

Tabellentitel: Entscheidung zwischen unabhängigen Auftragnehmern und Subunternehmern: Anwendungsleitfaden

Vorteile der unabhängigen Auftragnehmer

• Mehr Flexibilität und Kontrolle: Bei direkter Einstellung können Sie Ihre Vision kommunizieren, Feedback geben und die Richtung leichter anpassen.

• Direkte Kommunikation mit dem Kunden: Keine Mittelsmänner bedeuten schnellere Entscheidungen und klarere Erwartungen.

• Weniger Zwischenhändler: Direkte Beziehungen führen oft zu niedrigeren Kosten, da keine Aufschläge an einen Mittelsmann gezahlt werden.

• Klarere Verantwortlichkeit: Bei Problemen wissen Sie genau, mit wem Sie zur Lösung zusammenarbeiten müssen.

Vorteile der Subunternehmer

• Zugang zu Nischenexpertise: Auftragnehmer haben oft Netzwerke erfahrener Subunternehmer, mit denen sie bereits zusammenarbeiten, was den Zugang zu geprüften Talenten erleichtert.

• Skalierbarkeit bei großen Aufträgen: Bei großen Projekten erlauben Subunternehmer die Erweiterung der Kapazitäten, ohne Vollzeitpersonal einzustellen.

• Geteilte Haftung und Arbeitsbelastung: Der Hauptauftragnehmer übernimmt Verantwortung für das Management und die Qualitätskontrolle der Arbeit des Subunternehmers.

• Integrierte Qualitätssicherung: Erfahrene Auftragnehmer haben Prozesse zur Steuerung der Subunternehmerarbeit, was zu konstanter Qualität führt.

Wichtige Überlegung

Rollen in Verträgen stets klar definieren. Unklarheiten darüber, ob jemand Auftragnehmer oder Subunternehmer ist, erhöhen das Risiko einer Fehlklassifizierung und schwächen das Vertrauen. Verträge sollten eindeutig enthalten:

• Wem der Arbeiter vertraglich verbunden ist (Kunde oder Hauptauftragnehmer)

• Wer die Arbeit verwaltet und anweist

• Wer für die Ergebnisse verantwortlich ist

• Wie die Bezahlung erfolgt (direkt vom Kunden oder durch Auftragnehmer)

• Wer die geistigen Eigentumsrechte besitzt

• Was bei Beendigung der Beziehung passiert

Klare Dokumentation schützt alle Parteien und schafft die Grundlage für erfolgreiche Zusammenarbeit. Bei Unsicherheiten hinsichtlich Vertragsstrukturen in verschiedenen Ländern helfen länderspezifische Arbeitsrechtführer, die Einhaltung der lokalen Vorschriften sicherzustellen.

Wie man Auftragnehmer und Subunternehmer rechtskonform verwaltet

Die Steuerung externer Arbeiter erfordert Struktur, Fachwissen in Compliance und permanente Überwachung. So bauen Sie ein regelkonformes Auftragnehmer-Managementprogram.

Best Practices für die Einhaltung

• Klare Verträge entwerfen, die Umfang, Ergebnisse und Eigentum an IP regeln. Verträge sollten genau festlegen, welche Arbeiten wann erledigt werden und was zum Abschluss des Projekts gehört. Inklusive Kündigungsregeln, Vertraulichkeit und Streitbeilegung.

• Klassifizierung anhand lokaler Arbeitsrichtlinien oder eines Compliance-Partners prüfen. Vor Engagement eines Auftragnehmers oder Subunternehmers müssen Sie sicherstellen, dass er in seiner Jurisdiktion den rechtlichen Anforderungen entspricht. Nicht nur nach Angaben des Dienstleisters gehen — Verifizierung durch offizielle Richtlinien oder Experten umfasst.

• Zentrale Zahlungsplattformen verwenden, um Verzögerungen und Fehler zu vermeiden. Manuelle Zahlungsprozesse führen zu Compliance-Risiken und hohem Verwaltungsaufwand. Systeme implementieren, die Zahlungen verfolgen