Wichtige Erkenntnisse

• Selbstständige Contractors arbeiten direkt mit Kunden zusammen und kontrollieren, wie sie ihre Arbeit erledigen, während Subunternehmer von einem anderen Contractor beauftragt werden, um bestimmte Teile eines größeren Projekts zu übernehmen.

• Jeder Subunternehmer ist technisch gesehen ein unabhängiger Contractor, aber nicht jeder unabhängige Contractor ist ein Subunternehmer – der Unterschied liegt darin, wer ihn beauftragt und wo die Haftung liegt.

• Fehlklassifizierung von Arbeitern kann zu Nachzahlungen, Strafen und rechtlicher Haftung führen – die IRS, HMRC und EU-Behörden verschärfen die Durchsetzung im Jahr 2025.

• In den USA erhalten Contractors Formulare 1099 und sind selbst für ihre Steuern verantwortlich; Subunternehmer werden vom Hauptauftragnehmer bezahlt, der möglicherweise für deren Einhaltung verantwortlich ist.

• Globale Klassifizierungsregeln variieren erheblich – was in den USA legal ist, kann in Großbritannien (IR35) oder der EU (Platform Work Directive) eine Neueinstufung des Arbeitnehmers auslösen.

• Rivermate vereinfacht das globale Contractor-Management mit Pauschalpreisen, Compliance in über 160 Ländern und menschlicher Unterstützung – und eliminiert Risiken der Fehlklassifizierung für internationale Teams.

Subunternehmer vs. Contractor: Was sind die Hauptunterschiede?

Remote-Arbeit hat die Art und Weise, wie Unternehmen Teams aufbauen, verändert. Anstatt in jedem Land Vollzeitmitarbeiter einzustellen, arbeiten viele Unternehmen jetzt mit independent Contractors und Subunternehmern, um Arbeiten schneller und flexibler zu erledigen.

Aber hier wird es knifflig: Die meisten verwenden die Begriffe "Contractor" und "Subunternehmer" austauschbar, obwohl es sich eigentlich um unterschiedliche Rollen mit unterschiedlichen rechtlichen Implikationen handelt. Bei falscher Klassifizierung drohen Steuerstrafen, rechtliche Probleme und potenzielle Klagen.

Dieser Leitfaden zeigt die echten Unterschiede zwischen unabhängigen Contractors und Subunternehmern, wann man welche Art nutzt und wie man bei Einstellung des ersten internationalen Contractors oder Skalierung eines globalen Teams rechtskonform bleibt.

Was ist ein unabhängiger Contractor?

Ein unabhängiger Contractor ist ein selbstständiger Fachmann, der Dienstleistungen direkt an ein Unternehmen im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung erbringt. Er verwaltet seinen eigenen Zeitplan, legt seine Preise fest und ist selbst für die Zahlung seiner Steuern verantwortlich.

Im Gegensatz zu Mitarbeitern behalten unabhängige Contractors eine bedeutende Autonomie darüber, wie sie ihre Arbeit erledigen. Diese Unabhängigkeit ist der entscheidende rechtliche Unterschied, der ihre Klassifizierung bestimmt.

Typische Merkmale von unabhängigen Contractors

• Sie agieren als eigenständige juristische Personen oder Einzelunternehmer. Die meisten unabhängigen Contractors führen ihr eigenes Geschäft, sei es als Einzelunternehmen, LLC oder Corporation. Diese Rechtsform stärkt ihren Status als eigenständig von Ihrer Organisation.

• Sie kontrollieren, wie, wann und wo sie arbeiten. Contractors arbeiten in der Regel nach eigenen Bedingungen, verwenden eigene Geräte und Methoden. Während Sie Ergebnisse und Fristen vorgeben können, können Sie ihren Tagesablauf oder Arbeitsprozesse meist nicht diktieren.

• Sie stellen Rechnungen für erbrachte Leistungen aus. Anstatt ein regelmäßiges Gehalt über die Lohnabrechnung zu erhalten, stellen unabhängige Contractors Rechnungen für abgeschlossene Arbeiten, oft basierend auf Projektmeilensteinen oder Stundensätzen, die sie festgelegt haben.

• Sie haben keinen Anspruch auf Mitarbeitervorteile oder -schutz. Contractors erhalten keine Krankenversicherung, Rentenbeiträge, bezahlte Freizeit oder andere Vorteile, die typischerweise Mitarbeitern gewährt werden. Sie sind auch nicht durch Arbeitnehmerschutzgesetze wie Mindestlohn oder Kündigungsschutz abgedeckt.

Was ist ein Subunternehmer?

Ein Subunternehmer wird typischerweise von einem Contractor beauftragt, nicht vom Endkunden. Er übernimmt einen bestimmten Teil der Arbeit, der den Hauptvertrag zwischen Kunde und Contractor unterstützt.

Die Beziehung zum Subunternehmer schafft eine Verantwortungskette: Der Kunde schließt einen Vertrag mit dem Hauptauftragnehmer, der dann Subunternehmer engagiert, um spezialisierte Aspekte des Projekts abzuschließen. Dieses Modell ist in Branchen wie Bau, IT-Dienstleistungen und Kreativagenturen üblich.

Wichtige Merkmale von Subunternehmern

• Sie arbeiten unter einem Vertrag eines anderen Contractors, nicht direkt mit dem Kunden. Der Subunternehmer kommuniziert möglicherweise nie mit dem Endkunden. Sein Vertragsverhältnis besteht mit dem Hauptauftragnehmer, der ihn beauftragt hat.

• Sie spezialisieren sich auf einen Teil des Projekts. Subunternehmer bringen meist Nischenexpertise ein – etwa ein Bau-Elektriker, der von einem Generalunternehmer beauftragt wird, oder ein DevOps-Spezialist, der von einer Softwareentwicklungsagentur engagiert wird.

• Sie gelten weiterhin als selbstständig, haben aber weniger direkte Kontrolle über den Gesamtprojektumfang. Während Subunternehmer unabhängig in der Ausführung ihrer spezifischen Aufgaben sind, legt der Hauptauftragnehmer fest, was getan werden muss, und bestimmt die Gesamtparameter des Projekts.

• Der Hauptauftragnehmer bleibt für die Leistung des Subunternehmers verantwortlich. Wenn ein Subunternehmer nicht liefert oder Probleme verursacht, ist der Hauptauftragnehmer – nicht der Subunternehmer – gegenüber dem Kunden haftbar. Das schafft eine wichtige Haftungsebene, die Contractor sorgfältig managen müssen.

Beispiel aus der Praxis

Eine Digitalagentur (der Contractor) schließt einen Vertrag über 50.000 USD mit einem Fintech-Startup ab, um eine komplette Website-Neugestaltung zu liefern. Die Agentur hat interne Designer und Projektmanager, benötigt aber spezielle Inhalte für die Finanzdienstleistungs-Compliance.

Die Agentur engagiert einen freiberuflichen Texter mit Fintech-Expertise (den Subunternehmer), um alle schriftlichen Inhalte zu erstellen. Der Texter arbeitet direkt mit dem Projektmanager der Agentur, interagiert nie mit dem Fintech-Kunden und stellt der Agentur eine Rechnung – nicht dem Endkunden.

Hier ist der Texter ein Subunternehmer. Aus Sicht des Kunden arbeitet er ausschließlich mit der Agentur. Die Agentur steuert die Beziehung, genehmigt die Arbeit und trägt die Verantwortung für die Endprodukte.

Independent Contractor vs. Subunternehmer: Die wichtigsten Unterschiede erklärt

Obwohl sowohl unabhängige Contractors als auch Subunternehmer selbstständig sind, liegt der Unterschied darin, mit wem sie Verträge haben, wie sie verwaltet werden und wo die rechtliche Verantwortung liegt.

Das Verständnis dieser Unterschiede ist entscheidend für grenzüberschreitendes Gehaltsmanagement und Compliance, besonders bei der Beschäftigung von Talenten in mehreren Ländern. Die Zusammenarbeit mit einem passenden internationalen Payroll-Anbieter kann helfen, diese Komplexitäten zu navigieren.

Aspekt	Independent Contractor	Subunternehmer
An wen sie berichten	Direkt an den Kunden oder das Unternehmen	An den Hauptauftragnehmer
Arbeitsumfang	Breiter oder projektbezogen	Spezifischer Teil eines größeren Vertrags
Kontrolle	Hohe Autonomie bei Methoden und Zeitplan	Mäßige Autonomie, gesteuert vom Contractor
Zahlung	Direkt vom Kunden bezahlt	Vom Contractor bezahlt
Rechtliche Verantwortung	Kunde verwaltet die Einhaltung	Contractor ist für die Einhaltung durch den Subunternehmer verantwortlich
Typische Branchen	Tech, Design, Beratung, Marketing	Bau, Fertigung, Agenturarbeit
Kundenbeziehung	Direkte Kommunikation und Zusammenarbeit	Oft kein direkter Kontakt zum Endkunden

Tabellenüberschrift: Independent Contractor vs. Subunternehmer: Hauptunterschiede

Kurz gesagt: Jeder Subunternehmer ist ein unabhängiger Contractor, aber nicht jeder unabhängige Contractor ist ein Subunternehmer.

Rechtliche und Compliance-Implikationen: Fehlklassifizierung vermeiden

Die Fehlklassifizierung eines unabhängigen Contractors oder Subunternehmers als Arbeitnehmer – oder das Versäumnis, deren Beziehung klar zu definieren – kann schwerwiegende rechtliche und steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Im Jahr 2025 verschärfen Arbeitsbehörden weltweit die Durchsetzung, insbesondere bei grenzüberschreitender Beschäftigung.

Zentrale Risikobereiche

• Steuerliche Verpflichtungen: In den USA erhalten unabhängige Contractors das Formular 1099, während Arbeitnehmer das W-2 bekommen. Subunternehmer stellen oft eigene 1099-Formulare aus, die sie an den beauftragenden Contractor schicken. Fehlklassifizierung kann zu Nachzahlungen, Strafen und Zinsen führen, was Ihr Unternehmen Hunderttausende Dollar pro Arbeiter kosten kann. Das IRS gibt detaillierte Hinweise zur Bestimmung der Worker-Klassifizierung.

• Haftungsrisiko: Wenn ein Subunternehmer Schaden verursacht, nicht liefert oder gegen Vorschriften verstößt, ist der Hauptauftragnehmer in der Regel gegenüber dem Kunden haftbar. Das schafft eine Verantwortungskette, die viele Unternehmen übersehen. Sie können für das Handeln eines Subunternehmers haftbar gemacht werden, selbst wenn Sie keine direkte Kontrolle über dessen Arbeit hatten.

• Geistiges Eigentum (IP): Sofern im Vertrag nicht ausdrücklich anders geregelt, gehört das vom Subunternehmer geschaffene IP möglicherweise nicht automatisch dem Kunden. In vielen Rechtssystemen besitzt der beauftragende Contractor das IP standardmäßig, nicht der Endkunde. Das kann Streitigkeiten über Eigentumsrechte an wichtigen Assets wie Code, Designs oder Inhalten verursachen.

• Versicherungsanforderungen: Contractors müssen in der Regel nachweisen, dass Subunternehmer eine geeignete Betriebshaftpflicht- und Berufshaftpflichtversicherung haben. Das Nichtüberprüfen des Versicherungsschutzes kann Ihr Unternehmen gefährden, wenn etwas schiefgeht.

• Bestimmung des Beschäftigungsstatus: Weltweit variieren die Kriterien stark. In der EU, UK und im APAC-Raum konzentrieren sich die Behörden auf den economic reality test – also die Kontrolle, Integration und Abhängigkeit, nicht nur auf den Vertragstext. Ein Arbeiter, der sich wie ein Arbeitnehmer verhält, kann ungeachtet Ihrer Dokumentation neu eingestuft werden.

Globale Compliance-Herausforderungen

Bei der Einstellung internationaler Mitarbeiter oder Contractors vervielfachen sich die Komplexitäten. Jedes Land hat eigene Tests zur Worker-Klassifizierung:

• Vereinigte Staaten: Die IRS nutzt einen Multi-Faktor-Test, der Verhaltenskontrolle, finanzielle Kontrolle und Beziehungstyp prüft.

• Vereinigtes Königreich: HMRC wendet die IR35-Regeln an, um "verdeckte Beschäftigung" zu bestimmen.

• EU: Länder wie Deutschland und Frankreich verwenden Abhängigkeitstests, die Contractor als Arbeitnehmer neu klassifizieren können.

• Australien: Das Fair Work Act enthält strenge Definitionen für echte Vertragsverhältnisse.

Diese unterschiedlichen Standards bedeuten, dass ein in einem Land korrekt klassifizierter Contractor in einem anderen als Arbeitnehmer gelten könnte. Für globale Unternehmen ist die Einhaltung der Vorschriften nur durch Verständnis der lokalen Gesetze und die Implementierung landesspezifischer Verträge und Managementpraktiken möglich.

Hierbei ist die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record oder Contractor of Record wie Rivermate äußerst wertvoll. Diese Partner sorgen dafür, dass Ihre globale Belegschaft rechtskonform bleibt, unabhängig vom Land.

Zahlung, Steuer- und Finanzverantwortlichkeiten

Zahlungsbedingungen und Steuerpflichten unterscheiden sich erheblich, je nachdem, ob jemand ein unabhängiger Contractor oder ein Subunternehmer ist, und diese Unterschiede haben große Auswirkungen auf Ihr Finanzteam.

Independent Contractors

• Zahlungsstruktur: Independent Contractors werden direkt vom Kunden bezahlt. Sie reichen in der Regel Rechnungen basierend auf abgeschlossenen Meilensteinen, Stundensätzen oder Projektgebühren ein.

• Steuerliche Verantwortlichkeiten: Contractors kümmern sich selbst um ihre Einkommensteuer und Selbstständigenbeiträge (wie Sozialversicherung und Medicare in den USA). Es werden keine Steuern von ihren Zahlungen einbehalten.

• Berichtspflichten: In den USA müssen Unternehmen Form 1099-NEC an jeden Contractor ausstellen, der 600 USD oder mehr jährlich verdient. Andere Länder haben ähnliche Schwellenwerte und Anforderungen.

Subunternehmer

• Zahlungsstruktur: Subunternehmer werden vom Contractor bezahlt, nicht vom Endkunden. Der Hauptauftragnehmer erhöht oft den Satz des Subunternehmers bei der Abrechnung gegenüber dem Kunden, um seine Gewinnmarge zu erzielen.

• Steuerliche Verantwortlichkeiten: Wie unabhängige Contractors verwalten auch Subunternehmer ihre Steuern selbst. Der Hauptauftragnehmer muss jedoch die Steuerkonformität des Subunternehmers prüfen, um sich abzusichern.

• Berichtspflichten: Der Hauptauftragnehmer stellt den Subunternehmer Steuerformulare aus. Der Endkunde hat in der Regel keine direkten steuerlichen Meldepflichten gegenüber Subunternehmern.

Globale Zahlungsüberlegungen

Bei der Einstellung internationaler Contractors wird die Zahlungs- und Steuerkonformität deutlich komplexer. Verschiedene Länder haben unterschiedliche Anforderungen bei:

• Quellensteuer: Manche Länder verlangen, dass Kunden Steuern von Contractor-Zahlungen abziehen, auch bei unabhängigen Contractors.

• Mehrwertsteuer/GST: In vielen Ländern müssen Contractors Mehrwertsteuer auf ihre Leistungen erheben.

• Währung und grenzüberschreitende Zahlungen: Das Management internationaler Gehaltsabrechnungen erfordert Kenntnisse in Devisen, Zahlungswegen und lokalen Bankanforderungen.

• Steuerabkommen: Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Ländern können beeinflussen, wie Contractor-Einkommen besteuert wird.

Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten globalen Payroll-Partner hilft, alle Zahlungs- und Steuerpflichten in den verschiedenen Jurisdiktionen zu erfüllen. Der richtige Partner kann Contractor-Zahlungen, Steuerkonformität und Berichterstattung in über 160 Ländern übernehmen, was Ihren administrativen Aufwand und das Risiko der Nichteinhaltung reduziert – oft zu transparenteren Preisen als Alternativen wie Rippling oder Oyster HR.

Wann einen Subunternehmer vs. einen unabhängigen Contractor einstellen

Die Entscheidung, ob man direkt einen unabhängigen Contractor engagiert oder einen Subunternehmer nutzt, hängt vom Geschäftsmodell, Projektstruktur und Risikobereitschaft ab. Jeder Ansatz hat seine Vorteile.

Anwendungsfälle

Anwendungsfall	Beste Lösung
Sie benötigen spezielle Expertise für ein kurzfristiges Projekt	Independent Contractor
Sie haben bereits einen großen Auftrag gewonnen und brauchen Unterstützung bei Teilen davon	Subunternehmer
Sie wollen volle Kontrolle über Ergebnisse und Zeitplan	Independent Contractor
Sie sind ein Contractor, der die Operationen skaliert oder mit mehreren Spezialisten arbeitet	Subunternehmer
Sie möchten die direkte Haftung minimieren	Subunternehmer (wenn Sie der Kunde sind, der über einen Contractor arbeitet)
Sie brauchen nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit	Independent Contractor

Tabellenüberschrift: Auswahl zwischen Independent Contractors und Subunternehmern: Anwendungsleitfaden

Vorteile von Independent Contractors

• Mehr Flexibilität und Kontrolle: Bei direkter Einstellung können Sie Ihre Vision kommunizieren, Feedback geben und die Richtung leichter anpassen.

• Direkte Kommunikation mit dem Kunden: Keine Zwischenstellen bedeuten schnellere Entscheidungen und klarere Erwartungen.

• Weniger Zwischenhändler: Direkte Beziehungen führen oft zu niedrigeren Kosten, da Sie keinen Aufschlag an einen Vermittler zahlen.

• Klarere Verantwortlichkeit: Bei Problemen wissen Sie genau, mit wem Sie zusammenarbeiten müssen, um sie zu lösen.

Vorteile von Subunternehmern

• Zugang zu Nischenexpertise: Contractors verfügen oft über Netzwerke spezialisierter Subunternehmer, mit denen sie bereits zusammengearbeitet haben, was den Zugang zu geprüften Talenten ermöglicht.

• Skalierbarkeit bei größeren Aufträgen: Bei einem großen Projekt ermöglichen Subunternehmer die Erweiterung der Lieferkapazität, ohne Vollzeitmitarbeiter einstellen zu müssen.

• Geteilte Haftung und Arbeitsbelastung: Der Hauptauftragnehmer übernimmt die Verantwortung für die Steuerung und Qualitätskontrolle der Arbeit des Subunternehmers, was den Überwachungsaufwand reduziert.

• Integrierte Qualitätssicherung: Erfahrene Contractors haben Prozesse für das Management von Subunternehmern, was zu gleichbleibender Qualität führt.

Wichtige Überlegung

Definieren Sie Rollen klar in Verträgen. Unklarheiten darüber, ob jemand Contractor oder Subunternehmer ist, erhöhen das Risiko der Fehlklassifizierung und schwächen das Vertrauen zwischen den Parteien. Ihre Verträge sollten explizit festlegen:

• Mit wem der Worker einen Vertrag hat (Kunde oder Hauptauftragnehmer)

• Wer die Arbeit verwaltet und anweist

• Wer für die Ergebnisse verantwortlich ist

• Wie die Bezahlung erfolgt (direkt vom Kunden oder über den Contractor)

• Wer die Eigentumsrechte an geistigem Eigentum besitzt

• Was passiert, wenn die Beziehung endet

Klare Dokumentation schützt alle Parteien und schafft die Grundlage für erfolgreiche Zusammenarbeit. Wenn Sie