Zentrale Erkenntnisse

• Independent Contractors arbeiten direkt mit Kunden zusammen und kontrollieren, wie sie ihre Arbeit erledigen, während subcontractors von einem anderen Contractor beauftragt werden, um bestimmte Teile eines größeren Projekts zu übernehmen.

• Jeder Contractor ist technisch gesehen ein Independent Contractor, aber nicht jeder Independent Contractor ist ein Contractor of Record — der Unterschied liegt darin, wer ihn beauftragt und wo die Haftung liegt.

• In den USA erhalten Contractors Formulare 1099 und sind für ihre eigenen Steuern verantwortlich; subcontractors werden vom Hauptauftragnehmer bezahlt, der auch für ihre Compliance haften kann.

• Globale Klassifizierungsregeln variieren erheblich — was in den USA legal ist, kann im UK (IR35) oder in der EU (Platform Work Directive) zur Neuregelung der Beschäftigungsart führen.

• Rivermate vereinfacht die globale Contractor-Verwaltung mit Pauschalpreis, Compliance in über 160 Ländern und menschlicher Unterstützung — und eliminiert Risiken der Fehlklassifikation für internationale Teams.

Subcontractor vs. Contractor: Was sind die wichtigsten Unterschiede?

Remote-Arbeit hat die Teamzusammenstellung in Unternehmen verändert. Statt in jedem Land festangestellte Mitarbeiter zu beschäftigen, arbeiten viele Firmen jetzt mit Independent Contractors und subcontractors, um Arbeit schneller und flexibler zu erledigen.

Aber hier wird es knifflig: die meisten benutzen „Contractor“ und „Subcontractor“ austauschbar, während es sich tatsächlich um unterschiedliche Rollen mit unterschiedlichen rechtlichen Implikationen handelt. Den Fehler bei der Klassifizierung zu machen, kann Steuerstrafen, rechtliche Probleme und potenzielle Klagen nach sich ziehen.

Dieser Leitfaden zeigt dir die echten Unterschiede zwischen Independent Contractors und subcontractors, wann man welche Variante nutzt und wie man bei der Einstellung des ersten internationalen Contractors oder beim Ausbau eines globalen Teams rechtskonform bleibt.

Was ist ein Independent Contractor?

Ein Independent Contractor ist ein selbständiger Fachmann, der Dienstleistungen direkt an ein Unternehmen im Rahmen eines Vertrags anbietet. Er verwaltet seinen eigenen Zeitplan, legt seine Preise fest und ist selbst für seine Steuern verantwortlich.

Im Gegensatz zu Mitarbeitern behalten Independent Contractors eine bedeutende Autonomie darüber, wie sie ihre Arbeit erledigen. Diese Unabhängigkeit ist der rechtliche Schlüssel, der ihre Klassifizierung bestimmt.

Typische Merkmale von Independent Contractors

• Sie agieren als eigenständige juristische Einheiten oder Einzelunternehmer. Die meisten Independent Contractors führen eigene Geschäfte, sei es als Einzelunternehmen, LLC oder Corporation. Diese Rechtsform stärkt ihren Status als unabhängig vom eigenen Unternehmen.

• Sie bestimmen, wie, wann und wo sie arbeiten. Contractors arbeiten meist auf eigene Faust, mit eigener Ausrüstung und eigenen Methoden. Während du Deliverables und Fristen vorgeben kannst, kannst du im Allgemeinen nicht ihren täglichen Arbeitsplan oder ihre Arbeitsprozesse vorschreiben.

• Sie stellen Rechnungen für erbrachte Leistungen aus. Statt eines üblichen Gehalts erhalten sie Rechnung für die abgeschlossene Arbeit, oft anhand von Projektmeilensteinen oder Stundensätzen, die sie selbst festgelegt haben.

• Sie haben keinen Anspruch auf Employee Benefits oder Schutz. Contractors erhalten keine Krankenversicherung, Rentenbeiträge, bezahlte Freizeit oder andere Vorteile, die Mitarbeitern zustehen. Sie sind auch nicht durch Beschäftigungsschutzgesetze wie Mindestlohn oder Kündigungsschutz abgedeckt.

Was ist ein Contractor of Record?

Ein Contractor of Record ist typischerweise von einem Contractor, nicht vom Endkunden, beauftragt. Sie verantworten einen bestimmten Teil der Arbeit, der den Hauptvertrag zwischen Kunde und Contractor unterstützt.

Die Contractor of Record-Beziehung schafft eine Verantwortungskette: der Kunde schließt einen Vertrag mit dem Haupt-Contractor, der dann Subcontractors engagiert, um spezielle Aspekte des Projekts auszuführen. Dieses Modell ist gängig in Branchen wie Bau, IT-Dienstleistungen und Kreativagenturen.

Wesentliche Merkmale von subcontractors

• Sie arbeiten unter einem Vertrag eines anderen Contractors, nicht direkt mit dem Kunden. Der subcontractor kommuniziert möglicherweise nie mit dem Endkunden. Ihre vertragliche Beziehung besteht mit dem Haupt-Contractor, der sie beauftragt hat.

• Sie spezialisieren sich auf einen Teil des Projekts. Subcontractors bringen meist Nischexpertise ein — etwa einen Elektromeister im Bau, oder einen DevOps-Spezialisten, der von einer Softwareagentur beauftragt wird.

• Sie gelten weiterhin als selbständig, haben aber weniger direkte Kontrolle über den Gesamtprojektumfang. Während subcontractors autonom in ihrer konkreten Arbeit sind, legt der Haupt-Contractor in der Regel fest, was getan werden soll und setzt die Rahmenbedingungen.

• Der Haupt-Contractor bleibt verantwortlich für die Leistung des subcontractors. Wenn ein subcontractor nicht liefert oder Probleme verursacht, ist der Haupt-Contractor — nicht der subcontractor — gegenüber dem Kunden haftbar. Das schafft eine wichtige Haftungsebene, die Contractoren sorgfältig managen müssen.

Beispiel aus der Praxis

Eine Digital-Agentur (der Contractor) schließt einen Deal über 50.000 USD mit einem Fintech-Startup ab, um eine vollständige Website-Neugestaltung zu liefern. Die Agentur verfügt über eigene Designer und Projektmanager, braucht aber spezialisierte Inhalte für die Compliance im Finanzdienstleistungsbereich.

Die Agentur engagiert einen freiberuflichen Copywriter mit Fintech-Expertise (den subcontractor), der alle schriftlichen Inhalte übernimmt. Der Copywriter arbeitet direkt mit dem Projektmanager der Agentur, interagiert nie mit dem Fintech-Kunden und stellt der Agentur eine Rechnung, nicht dem Endkunden.

Hier ist der Copywriter ein subcontractor. Aus Sicht des Kunden arbeitet er ausschließlich mit der Agentur. Diese steuert die Beziehung, genehmigt die Arbeit und übernimmt die Verantwortung für die finalen Ergebnisse.

Independent Contractor vs. Subcontractor: Die wichtigsten Unterschiede erklärt

Obwohl sowohl Independent Contractors als auch subcontractors selbständig sind, liegt der Unterschied darin, mit wem sie Verträge haben, wie sie geführt werden und wo die rechtliche Verantwortung liegt.

Das Verständnis dieser Unterschiede ist entscheidend für grenzüberschreitendes Payroll-Management und Compliance, vor allem bei der Beschäftigung von Talenten in mehreren Ländern. Mit einem geeigneten internationalen Payroll-Anbieter kannst du diese Komplexitäten meistern.

Aspekt	Independent Contractor	Subcontractor
Wem sie Bericht erstatten	Direkt an den Kunden oder die Firma	An den Haupt-Contractor
Arbeitsumfang	Breiter oder projektbezogen	Spezifischer Anteil eines größeren Vertrags
Kontrolle	Hohe Autonomie bei Methoden und Zeitplan	Mäßige Autonomie, gesteuert vom Contractor
Zahlung	Direkt durch den Kunden	Durch den Contractor bezahlt
Rechtliche Verantwortung	Kunde ist für Compliance zuständig	Contractor ist für die Compliance des subcontractors verantwortlich
Typische Branchen	Tech, Design, Beratung, Marketing	Bau, Fertigung, Agenturarbeit
Kundenbeziehung	Direkte Kommunikation und Zusammenarbeit	Oft kein direkter Kontakt zum Endkunden

Tabellentitel: Independent contractor vs subcontractor: zentrale Unterschiede

Kurz gefasst: Jeder subcontractor ist ein Independent Contractor, aber nicht jeder Independent Contractor ist ein Contractor of Record.

Rechtliche und Compliance-Implikationen: Fehlklassifikation vermeiden

Das falsche Einstufen eines Independent Contractors oder subcontractors als Arbeitnehmer — oder die unklare Beziehung — kann schwerwiegende rechtliche und steuerliche Konsequenzen haben. Ab 2025 verschärfen Arbeitsbehörden weltweit die Kontrollen, insbesondere bei grenzüberschreitender Beschäftigung.

Zentrales Risiko

• Steuerpflichten: In den USA erhalten Independent Contractors das Formular 1099, während Mitarbeiter das W2-Formular bekommen. Subcontractors stellen oft eigene 1099s aus, die sie an den beauftragenden Contractor schicken. Fehlklassifikation kann zu Nachzahlungen, Strafen und Zinsen führen und Hunderttausende Dollar pro Arbeitnehmer kosten. Das IRS bietet detaillierte Richtlinien zur Worker-Klassifikation.

• Haftung: Wenn ein subcontractor Schaden verursacht, nicht liefert oder gegen Vorschriften verstößt, ist der Haupt-Contractor in der Regel haftbar gegenüber dem Kunden. Das schafft eine Verantwortungskette, die viele Firmen übersehen. Selbst ohne direkte Kontrolle können sie für das Handeln des subcontractors haftbar gemacht werden.

• Rechte am geistigen Eigentum (IP): Sofern im Vertrag nicht anders geregelt, gehört die durch einen subcontractor geschaffene IP möglicherweise nicht automatisch zum Auftraggeber. In vielen Jurisdiktionen gilt, dass der Contractor, der den subcontractor beauftragt hat, das Eigentum an der IP besitzt — nicht der Endkunde. Das kann zu Streitigkeiten über Eigentumsrechte an Code, Designs oder Inhalten führen.

• Versicherungsanforderungen: Contractors müssen in der Regel überprüfen, ob subcontractors eine passende Betriebshaftpflicht- und Berufshaftpflichtversicherung haben. Ohne Nachweis der Versicherung besteht das Risiko, dass im Schadensfall dein Unternehmen haftbar gemacht wird.

• Bestimmung des Beschäftigungsstatus: Global variieren die Kriterien stark. In der EU, UK und APAC Länden prüfen Behörden vor allem die wirtschaftliche Realität — Kontrolle, Integration, Abhängigkeit — und nicht nur die vertraglichen Details. Ein Arbeiter, der sich wie ein Angestellter verhält, kann auch so eingestuft werden, ungeachtet der Formulierungen im Vertrag.

Globale Compliance-Herausforderungen

Bei internationalen Einstellungen steigt die Komplexität exponentiell:

• Unterschiedliche Kriterien für Worker-Klassifikation

• Verschiedene steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen

• Spezifische Vertragsanforderungen und Beschäftigungsschutz

• Lokale Sprache, Währungen und Datenbestimmungen

• Länderspezifische Datenschutz- und Sicherheitsregeln

Für Unternehmen mit globalem Anspruch ist es riskant und ressourcenintensiv, diese Komplexität intern zu steuern. Hier hilft die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record oder Contractor of Record wie Rivermate, um sicherzustellen, dass jeder Einsatz rechtlich abgesichert und steuerlich konform ist — egal, ob du auf Deel-Preise, Remote.com-Preise oder andere EOR-Lösungen setzt.

Bezahlung, Steuer- und Finanzverantwortung

Die Bedingungen bei Zahlungen und Steuerpflichten unterscheiden sich erheblich, je nachdem ob jemand ein Independent Contractor oder ein subcontractor ist, und haben große Auswirkungen auf dein Finanzteam.

Independent Contractors

• Zahlungsstruktur: Independent Contractors werden direkt vom Kunden bezahlt. Sie stellen typischerweise Rechnungen auf Basis abgeschlossener Meilensteine, Stundensätze oder Projektgebühren, die im Vertrag geregelt sind.

• Steuerpflichten: Contractors kümmern sich selbst um ihre Einkommenssteuer und Selbstständigenbeiträge (z.B. Sozialversicherung, Medicare in den USA). Es werden keine Steuern von ihren Zahlungen einbehalten.

• Meldepflichten: In den USA muss das Formular 1099-NEC an jeden Contractor ausgegeben werden, der 600 USD oder mehr jährlich verdient. Andere Länder haben ähnliche Meldegrenzen und Anforderungen.

Subcontractors

• Zahlungsstruktur: subcontractors werden vom Contractor bezahlt, nicht vom Endkunden. Der Haupt-Contractor weist auf die Abrechnung beim Kunden seinen Aufschlag auf die Rate des subcontractors auf, was itsm Profit-Marge darstellt.

• Steuerpflichten: Wie Independent Contractors sind subcontractors für ihre eigenen Steuern verantwortlich. Der Haupt-Contractor muss aber oft die Steuerkonformität des subcontractors prüfen, um sich vor Haftung zu schützen.

• Meldepflichten: Der Haupt-Contractor stellt den subcontractor steuerlich relevante Formulare aus. Der Endkunde hat in der Regel keine direkten Meldepflichten gegenüber subcontractors.

Globale Bezahlungsüberlegungen

Bei internationalen Einstellungen wird die Zahlung und Steuerkonformität noch komplexer:

• Quellensteuer: Manche Länder verlangen vom Auftraggeber, Steuer von Zahlungen an Contractor oder subcontractors einzubehalten.

• Mehrwertsteuer / GST: In vielen Ländern müssen Contractors Mehrwertsteuer auf ihre Leistungen berechnen.

• Währungen und grenzüberschreitende Zahlungen: Internationale Gehaltsabrechnung braucht Kenntnisse in Fremdwährung, Zahlungsverfahren und Bankanforderungen vor Ort.

• Doppelbesteuerungsabkommen: Sie beeinflussen, wie Einkommen von Contractors besteuert wird.

Mit einem spezialisierten globalen Payroll-Partner kannst du alle Zahlungspflichten und Steuern in 160+ Ländern zuverlässig erfüllen. Der passende Partner kümmert sich um Contractor-Zahlungen, Steuerkonformität und Reporting — entlastet dich vom administrativen Aufwand, oft zu transparenten Preisen, die günstiger sind als etwa Rippling oder Oyster HR.

Wann man einen subcontractor vs. einen Independent Contractor einstellt

Die Entscheidung, ob man direkt einen Independent Contractor oder einen subcontractor beauftragt, hängt vom Geschäftsmodell, Projektstruktur und Risikotoleranz ab. Beide Varianten haben ihre Vorteile.

Anwendungsfälle

Anwendungsfall	Beste Lösung
Für kurzfristige Spezialkenntnisse	Independent Contractor
Für große, bereits gewonnene Aufträge, bei der Arbeitsteilung	Subcontractor
Bei Wunsch nach voller Kontrolle über Deliverables und Zeitplan	Independent Contractor
Für Contractor, die skalieren oder mehrere Spezialisten beschäftigen	Subcontractor
Für Minimierung der unmittelbaren Haftung	Subcontractor (wenn du der Kunde bist, der über einen Contractor arbeitet)
Für nahtlose Kommunikation & Zusammenarbeit	Independent Contractor

Tabellentitel: Entscheidung zwischen Independent Contractors und Subcontractors: Use-Case-Leitfaden

Vorteile von Independent Contractors

• Mehr Flexibilität und Kontrolle: Direkte Einstellung ermöglicht klarere Kommunikation, schnelles Feedback und flexible Anpassungen.

• Direkter Kontakt zum Kunden: Ohne Zwischenstellen schnelle Entscheidungen und klare Erwartungen.

• Weniger Zwischenhändler: Direkte Beziehung kann Kosten senken, weil keine Marge an Mittelsmänner gezahlt wird.

• Klare Verantwortlichkeit: Bei Problemen weißt du genau, mit wem du Lösungen findest.

Vorteile von subcontractors

• Zugang zu Nischenexpertise: Contractors verfügen oft über Netzwerke an spezialisierten subcontractors, die du nutzen kannst.

• Skalierbarkeit bei großen Aufträgen: Mit subcontractors kannst du bei Großprojekten mehr Kapazitäten aufbauen, ohne Festangestellte einstellen zu müssen.

• Geteilte Haftung und Arbeitsbelastung: Der Haupt-Contractor übernimmt Verantwortung für die Arbeit des subcontractors, was dein Oversight reduziert.

• Qualitätssicherung: Erfahrene Contractors haben Prozesse, um subcontractors zu steuern, was zu gleichbleibend hoher Qualität führt.

Wesentliche Überlegung

Vertraglich immer die Rollen klar definieren. Unklarheit, ob jemand Contractor oder subcontractor ist, erhöht das Risiko der Fehlklassifikation und zerstört das Vertrauensverhältnis. Die Verträge sollten eindeutig enthalten:

• Mit wem der Worker einen Vertrag hat (Kunde oder Haupt-Contractor)

• Wer das Management und die Anweisungen übernimmt

• Wer für Deliverables verantwortlich ist

• Wie die Zahlung fließt (direkt vom Kunden oder durch Contractor)

• Wer das Eigentum an IP erhält

• Was bei Beendigung passiert

Klare Dokumentation schützt alle Parteien und bildet das Fundament für erfolgreiche Zusammenarbeit. Wenn du unsicher bist bei Vertragsstrukturen in verschiedenen Ländern, helfen länderspezifische Employment-Guides, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.

Rechtskonforme Verwaltung von Contractors und subcontractors

Die Verwaltung externer Fachkräfte braucht Struktur, Compliance-W Know-how und kontinuierliches Monitoring. Hier eine Anleitung, wie man ein rechtskonformes Contractor-Management aufbaut:

Best Practices für Compliance

• Klare Verträge erstellen, die Umfang, Deliverables und Eigentum an IP regeln. Verträge sollten genau festlegen, was gemacht wird, wann, und welches Eigentum dir bei Abschluss gehört. Einschließen: Kündigungsklauseln, Vertraulichkeit und Streitbeilegung.

• Klassifizierung anhand lokaler Arbeitsrichtlinien oder eines Compliance-Partners prüfen. Bevor du einen Contractor oder subcontractor engagierst, stelle sicher, dass er im jeweiligen Land rechtlich als solcher gilt. Nutze offizielle Vorgaben oder arbeite mit Experten zusammen.

• Zentralisierte Zahlungssysteme verwenden, um Verzögerungen und Fehler zu vermeiden. Manuelle Prozesse bergen Compliance- und Verwaltungsrisiken. Nutze Plattformen, die Zahlungen, Steuerformulare und Audit-Trails automatisch verwalten.

• Dokumentation sorgfältig führen. Verträge, Rechnungen, Steuerformulare, Versicherungsnachweise, Ausweisdokumente und Korrespondenz gut organisieren. Bei Prüfungen ist Dokumentation dein stärkster Schutz.

• Regelmäßig prüfen — vor allem bei sich änderndem Projektumfang. Die Klassifikation eines Workers ist kein Einmalentscheid. Mit zunehmender Zusammenarbeit sollten regelmäßig Überprüfungen erfolgen, ob die Einstufung noch passt. Ein Contractor, der anfangs unabhängig war, kann sich im Verlauf in eine Angestellten-ähnliche Beziehung wandeln.

Die globale Komplexitätsherausforderung

Bei globalen Teams wächst die Komplexität exponentiell:

• Verschiedene Klassifikations-Tests und Kriterien

• Unterschiedliche Steuer- und Sozialversicherungspflichten

• Lokale Vertrags- und Beschäftigungsschutzregelungen

• Sprach-, Währungs- und Datenschutzanforderungen

• Länderspezifische Datenschutz- und Sicherheitsstandards

Seriöse Unternehmen mit internationalem Anspruch sollten diese Komplexität nicht allein bewältigen. Ein Employer of Record oder Contractor of Record wie Rivermate stellt sicher, dass jede Beschäftigung rechtssicher und steuerkonform ist — egal, in welchem Land.

Diese Partner sorgen für lokale Compliance, während du dich auf dein Geschäft und die Beziehung zu deinem Team konzentrierst. Das Verständnis des Unterschieds zwischen payrolling und Employer of Record hilft dir, die passende Lösung zu wählen.

Warum Unternehmen Rivermate wählen, um globale Independent Contractors zu verwalten

Bei Rivermate wissen wir, dass die Verwaltung von Independent Contractors und subcontractors in mehreren Ländern komplex, zeitaufwendig und mit Compliance-Risiken behaftet ist.

Deshalb haben wir eine compliance-fokussierte globale Employment-Plattform gebaut, die