Wenn Sie in Kalifornien Mitarbeiter einstellen, müssen Sie sowohl die Bundessteuern als auch die Kalifornischen Gehaltssteuern verwalten. Einige dieser Steuern werden vom Arbeitgeber bezahlt, während andere vom Mitarbeitergehalt abgezogen und an den Staat überwiesen werden.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil Fehler bei der Gehaltsabrechnung oft passieren, wenn Unternehmen wissen, dass eine Steuer existiert, aber missverstehen, wer sie tatsächlich bezahlt. Das System in Kalifornien ist nicht unmöglich zu verwalten, aber es ist detailliert und lässt wenig Spielraum für schlampige Gehaltsabrechnungsprozesse. Das Kalifornische Beschäftigungsentwicklungsamt Gehaltssteuer-Übersicht erklärt den Rahmen des Staates für UI, ETT, SDI und PIT.

Für die meisten Kalifornischen Arbeitgeber besteht die eigentliche Herausforderung nicht darin, die Namen der Steuern auswendig zu lernen. Es ist das Verständnis darüber, welche Steuern die Arbeitgeberkosten erhöhen, welche vom Gehalt der Mitarbeiter einbehalten werden müssen, wann die Einzahlungen fällig sind und wie sich die Regeln ändern, wenn Sie grenzüberschreitend einstellen oder ein Remote-Team aufbauen.

Übersicht der Kalifornischen Gehaltssteuern

Die kalifornischen Lohnsteuern unterstützen mehrere öffentliche Programme. Sie tragen zur Finanzierung der Arbeitslosenversicherung, Weiterbildung der Arbeitskräfte, Invaliditätsdeckung, bezahlten Familienurlaub und der Erhebung der Einkommenssteuer bei.

In der Praxis müssen Arbeitgeber zwei Dinge gleichzeitig tun. Sie müssen bestimmte Steuern aus Firmengeldern bezahlen und andere Steuern vom Gehalt der Mitarbeiter einbehalten und korrekt überweisen.

Die vier staatlichen Gehaltssteuern sind Arbeitslosenversicherung, Beschäftigungstrainingssteuer, staatliche Invaliditätsversicherung und Einkommensteuer. UI und ETT sind Arbeitgeberbeiträge. SDI und PIT werden vom Gehalt der Mitarbeiter einbehalten. Deshalb betreffen die Gehaltssteuern in Kalifornien sowohl die Lohnkosten als auch die Gehaltsverwaltung.

Die vier Kern-Kalifornischen Gehaltssteuern

Kalifornische Arbeitgeber sollen die Gehaltssteuern berechnen, bei Bedarf einbehalten, berichten und an das EDD abführen. Auch wenn die Gehaltssoftware die Berechnungen übernimmt, liegt die Verantwortung für die Einhaltung bei den Arbeitgebern. Deshalb müssen Gehaltssteuerkonten, Einreichungskalender und Steuerzahlungen aktiv geprüft werden, anstatt blind auf Automatisierung zu vertrauen.

Arbeitslosenversicherung

Die Arbeitslosenversicherung gewährt vorübergehende finanzielle Unterstützung für Arbeitnehmer, die ihre Arbeit ohne eigenes Verschulden verlieren. Diese Steuer wird vom Arbeitgeber bezahlt. Arbeitnehmer leisten keine Beiträge zur kalifornischen UI durch Gehaltsabzüge. UI gilt für die ersten $7.000 steuerpflichtiger Lohnzahlung pro Jahr, und der Steuersatz variiert je nach Erfahrung des Arbeitgebers. Neue Mitarbeiter erhalten in der Regel einen Anfangssatz von 3,4% für bis zu drei Jahre.

Dies ist wichtig, weil die UI-Steuer nicht statisch ist. Arbeitgeber mit mehr Ansprüchen können im Laufe der Zeit höhere Sätze sehen. Das macht die Arbeitslosenversicherung mehr als nur ein Einrichtungsdetail. Sie ist eine laufende Kostenposition, die sich mit Ihrer Belegschaft ändern kann.

Beschäftigungstrainingssteuer

Die Beschäftigungstrainingssteuer wird ebenfalls vom Arbeitgeber getragen, ist aber deutlich kleiner. Sie finanziert Berufsbildungs- und Weiterbildungsprogramme in Kalifornien. Der Satz beträgt 0,1% der ersten $7.000 Lohn pro Mitarbeiter und Jahr.

Da der Satz niedrig ist, behandeln manche Unternehmen die ETT wie ein geringfügiges Detail. Das ist ein Fehler. Kleine Steuern werden trotzdem zu Compliance-Problemen, wenn sie weggelassen werden, vor allem, wenn der Fehler sich über mehrere Quartale wiederholt.

Staatliche Invaliditätsversicherung

Die Beiträge zur staatlichen Invaliditätsversicherung bieten Leistungen für Arbeitnehmer, die aufgrund einer krankheits- oder unfallbedingten Nicht-Arbeitsfähigkeit, Schwangerschaft oder qualifizierten Familienurlaub nicht arbeiten können. Dazu gehören auch Leistungen für bezahlten Familienurlaub bei beispielsweise Bindung eines Neugeborenen oder Pflege eines schwer kranken Familienmitglieds. SDI-Beiträge werden in der Regel vom Gehalt der Mitarbeiter abgezogen, während der Arbeitgeber für Einbehaltung und Überweisung verantwortlich ist. Das kalifornische Gesetz sieht vor, dass der SDI-Abzugssatz für 2026 bei 1,3% liegt. Es gibt keine Höchstgrenze für die Steuer, da es keine steuerpflichtige Lohnobergrenze für SDI gibt.

Dies ist einer der Gründe, warum die Gehaltssteueranforderungen in Kalifornien schwerer erscheinen, als sie zunächst scheinen. Selbst wenn eine Steuer nicht vom Arbeitgeber finanziert wird, bleibt das Unternehmen für die korrekte Einbehaltung verantwortlich.

Persönliche Einkommenssteuer

Die persönliche Einkommenssteuer ist die kalifornische Staatssteuer, die vom Mitarbeitergehalt einbehalten wird. Arbeitgeber zahlen die kalifornische Einkommenssteuer nicht aus Firmengeldern, aber sie sind verpflichtet, sie korrekt zu berechnen und abzuführen. PIT wird anhand von Mitarbeiterformularen wie dem DE-4, auch als Steuerfreibetragsbescheinigung des Mitarbeiters bezeichnet, und gemäß den kalifornischen Abzugsschedules berechnet. Da Kalifornien progressive Einkommenssteuersätze verwendet, gibt es keinen einheitlichen Satz für die Steuerabzüge.

Mit anderen Worten: Wenn Arbeitgeber fragen, ob sie die Einkommenssteuer zahlen, ist die praktische Antwort: Nein für die Finanzierung, Ja für die Verwaltung. Der Arbeitgeber ist die Partei, die die persönliche Einkommenssteuer PIT in der Gehaltsabrechnung korrekt umsetzen muss.

Bundesstaatliche Gehaltssteuern, die Arbeitgeber ebenfalls bezahlen müssen

Kalifornische Arbeitgeber müssen auch bundesstaatliche Gehaltssteuern verwalten. Die Sozialversicherungssteuer erfordert einen Arbeitgeberanteil von 6,2% des Lohns bis zur jährlichen bundesstaatlichen Lohnbasis, die vom IRS für 2026 auf $184.500 festgelegt wurde. Die Medicare-Steuer erfordert einen Arbeitgeberanteil von 1,45% auf alle versicherten Löhne, wobei die Mitarbeiter denselben Anteil leisten.

Arbeitgeber müssen möglicherweise auch die Zusätzliche Medicare-Steuer bei höherverdienenden Mitarbeitern einbehalten, auch wenn dieser zusätzliche Anteil vom Arbeitgeber nicht übernommen wird. Der IRS Employer’s Tax Guide beschreibt diese bundesstaatlichen Gehaltssteuern.

Auch der Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) gilt. FUTA bezieht sich grundsätzlich auf die ersten $7.000 Lohn, und viele Arbeitgeber können Kreditvergünstigungen in Anspruch nehmen, die den effektiven Satz senken. Arbeitgeber in Kalifornien sollten dies ebenfalls genau beobachten, da Kalifornien in den letzten Jahren der FUTA-Gutschriftenkürzungsregeln unterworfen war.

Registrierung als Arbeitgeber beim kalifornischen EDD

Ein Arbeitgeber muss sich beim kalifornischen EDD registrieren, sobald er in einem Kalendervierteljahr mehr als $100 Lohn zahlt. Nach der Registrierung erhält das Unternehmen eine EDD-Arbeitgeber-Nummer für die Gehaltssteuer, die zur Abgabe von Meldungen, zur Einreichung von Gehaltssteuern und zur Verwaltung der Steuerkonten über e-Services for Business genutzt wird. Das EDD gibt an, dass die Registrierung innerhalb von 15 Tagen nach Überschreiten der Schwelle abgeschlossen sein muss.

Wenn Sie Ihren ersten Arbeitnehmer im Bundesstaat einstellen, hilft es, die Gehaltsregistrierung mit einer umfassenderen Compliance-Checkliste zu verbinden. Unser Leitfaden zu wie man in Kalifornien Mitarbeiter einstellt behandelt verwandte Schritte wie Einstellungskonformität und das kalifornische Neueinstellungen-Register.

Fristen für die Einreichung und Einzahlung von Gehaltssteuern

UI und ETT werden in der Regel vierteljährlich gemeldet. Arbeitgeber müssen auch vierteljährliche Lohnberichte einreichen. PIT- und SDI-Einzahlungen können monatlich oder halbwöchentlich erfolgen, abhängig von der Gesamtsumme der Steuerpflicht und den Einzahlungsvorschriften. Das EDD warnt, dass das Versäumen von Fristen bei Gehaltssteuern zu Strafen und Zinsen führen kann, inklusive einer Strafe von 15% bei verspäteten Einzahlungen. Die EDD-Richtlinien für Gehaltssteuerzahlungen sind der beste Ort, um den aktuellen Zeitplan zu bestätigen.

Der Kernpunkt ist simpel. Einreichen und Zahlen sind nicht dieselbe Aufgabe. Ein Unternehmen kann pünktlich melden und zahlen, aber dennoch ein unbezahltes Steuerproblem erzeugen, wenn Einzahlungen verspätet erfolgen.

Häufige Fehler bei der Gehaltssteuer, die Arbeitgeber vermeiden sollten

Die häufigsten Fehler bei den Gehaltssteuern sind auch die am leichtesten vermeidbaren. Die falsche Klassifizierung von Arbeitern als unabhängige Auftragnehmer ist einer davon. Ebenso das Versäumnis, die Gehaltssoftware bei Steueränderungen zu aktualisieren. Arbeitgeber machen auch Fehler, wenn sie die falsche steuerpflichtige Lohnobergrenze anwenden, die Arbeitslosenversicherung falsch berechnen oder annehmen, ein Dienstleister würde alle Meldungsprobleme automatisch erfassen.

Diese Probleme verursachen nicht nur Nacharbeit. Sie können die Gesamtsumme der Gehaltssteuerschuld erhöhen, zu Mitteilungen des Employment Development Department führen und vermeidbaren Konflikt mit den Mitarbeitern schaffen, wenn Abzüge auf den Gehaltsabrechnungen falsch sind.

Verwaltung der Gehaltssteuern bei Remote-Mitarbeitern

Wenn ein Mitarbeiter in Kalifornien arbeitet, gelten in der Regel die Gehaltssteuergesetze Kaliforniens, auch wenn der Betrieb woanders ansässig ist. Hier wird das Remote-Team schwieriger. Ein Unternehmen kann bereits den Gehaltssteuer-Gesetzen seines Heimatstaates folgen, muss dann aber plötzlich Kalifornische Gehaltssteueranforderungen, Steuerabzüge und SDI-Durchführung sowie das Reporting an das EDD zusätzlich berücksichtigen.

Das wird noch komplexer, wenn Unternehmen in mehreren Jurisdiktionen einstellen oder international expandieren. Für Teams, die mit diesem Wachstumskonzept umgehen, erklären Rivermate’s Leitfäden zu EOR-Steuereinflüssen und wie man internationale Mitarbeiter einstellt, wie Employer of Record-Dienste das Risiko bei Gehaltsabrechnung und Compliance reduzieren können, ohne dass jedes Unternehmen die Infrastruktur selbst aufbauen muss.

Fazit

Die Gehaltssteuern in Kalifornien sind beherrschbar, sobald Sie Arbeitgeberbeiträge von Mitarbeiterabzügen trennen und einen Prozess aufbauen, der aktuell bleibt. Die Kosten, sie falsch zu verwalten, sind meist deutlich höher als der Aufwand, die Gehaltsabrechnung korrekt einzurichten. Wenn Ihr Team zu viel Zeit mit Navigation durch Gehaltssteuern, Mehrstaats-Einstellungen und Compliance verbringt, kann die Nutzung eines EOR wie Rivermate ein sinnvoller nächster Schritt sein.

FAQs

Welche Gehaltssteuern zahlen Arbeitgeber in Kalifornien?

Arbeitgeber zahlen direkt Arbeitslosenversicherung und Beschäftigungstrainingssteuer, und sie verwalten auch die Einbehaltung und Überweisung der Staatlichen Invaliditätsversicherung und der persönlichen Einkommenssteuer. Außerdem müssen sie bundesstaatliche Gehaltssteuern wie Sozialversicherung, Medicare und FUTA abwickeln.

Zahlen Arbeitgeber die kalifornische Einkommenssteuer?

Nein. Die persönliche Einkommenssteuer wird in der Regel vom Mitarbeitergehalt einbehalten. Die Aufgabe des Arbeitgebers ist es, die Steuer zu berechnen und korrekt an das EDD zu überweisen.

Was ist die kalifornische Arbeitslosenversicherungssteuer?

Es handelt sich um eine vom Arbeitgeber gezahlte Steuer, die die UI-Leistungen für berechtigte Arbeitnehmer finanziert, die ihre Anstellung ohne eigenes Verschulden verlieren. Sie gilt grundsätzlich für die ersten $7.000 Lohn pro Jahr.

Sind die Gehaltssteuern in Kalifornien höher?

Sie können höher erscheinen, weil Kalifornien vier staatliche Gehaltssteuern und detaillierte Berichtsregeln nutzt, auch wenn nicht jede Steuer vom Arbeitgeber finanziert wird. Das größere Problem für viele Unternehmen ist die Komplexität der Einhaltung, nicht nur die Höhe des Steuersatzes.