Besteuerung und Compliance
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Veröffentlicht am:
Mar 20, 2026
Aktualisiert am:
Mar 20, 2026
Unser Employer of Record (EOR)-Lösung macht es einfach, globale Mitarbeiter einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten.
Demo buchenArtikelüberschrift: Welche Lohnsteuerabgaben zahlen Arbeitgeber in Kalifornien?
Artikel-Länge: 1500-1700 Wörter
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Meta-Titel: Welche Lohnsteuerabgaben zahlen Arbeitgeber in Kalifornien?
Meta-Beschreibung: Erfahren Sie, welche Lohnsteuerabgaben Arbeitgeber in Kalifornien zahlen, einschließlich UI, ETT, SDI und Bundessteuern. Ein praktischer Leitfaden für Unternehmen, die im Bundesstaat einstellen.
Wenn Sie in Kalifornien Mitarbeitende einstellen, müssen Sie sowohl Bundessteuern als auch Kalifornische Lohnsteuerabgaben abführen. Einige dieser Steuern werden vom Arbeitgeber bezahlt, während andere vom Gehalt der Mitarbeitenden einbehalten und an den Staat überwiesen werden.
Diese Unterscheidung ist wichtig, weil Lohnsteuerfehler oft passieren, wenn Unternehmen wissen, dass eine Steuer besteht, aber missverstehen, wer sie tatsächlich zahlt. Das System Kaliforniens ist nicht unmöglich zu verwalten, aber es ist detailliert, und es lässt wenig Raum für nachlässige Lohnabrechnungsprozesse. Die Übersicht der Lohnsteuern des California Employment Development Department erklärt den Rahmen des Bundesarbeitsprogramms UI, ETT, SDI und PIT.
Für die meisten Arbeitgeber in Kalifornien liegt die eigentliche Herausforderung nicht darin, die Namen der Steuern zu lernen. Es ist das Verstehen, welche Steuern die Arbeitgeberkosten erhöhen, welche vom Gehalt der Mitarbeitenden einbehalten werden müssen, wann die Zahlungen fällig sind und wie sich die Regeln ändern, wenn Sie grenzüberschreitend einstellen oder ein Remote-Team aufbauen.
Die kalifornischen staatlichen Lohnsteuerabgaben unterstützen mehrere öffentliche Programme. Sie helfen, Arbeitslosenversicherung, Weiterbildungsprogramme, Invaliditätsversicherung, bezahlte Familienleistungen und die Erhebung der Einkommensteuer auf Bundesstaatsebene zu finanzieren.
In der Praxis müssen Arbeitgeber zwei Dinge gleichzeitig erledigen. Sie müssen bestimmte Steuern aus den Firmengeldern bezahlen, und sie müssen andere Steuern vom Gehalt der Mitarbeitenden einbehalten und korrekt abführen.
Die vier staatlichen Lohnsteuerabgaben sind Arbeitslosenversicherung, Steuer für Berufsausbildung, staatliche Invaliditätsversicherung und Einkommenssteuer. Arbeitslosenversicherung (UI) und Steuer für Berufsausbildung (ETT) sind Arbeitgeberbeiträge. Die staatliche Invaliditätsversicherung (SDI) und die Einkommenssteuer (PIT) werden vom Gehalt der Mitarbeitenden einbehalten. Deshalb beeinflussen diese Lohnsteuern in Kalifornien sowohl die Lohnkosten als auch die Lohnbuchhaltung.
Kalifornische Arbeitgeber sollen die Lohnsteuerabgaben berechnen, bei Bedarf einbehalten, melden und an das EDD abführen. Auch wenn die Lohnabrechnungssoftware die Berechnungen übernimmt, liegt die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften beim Arbeitgeber. Deshalb erfordern Lohnsteuerkonten, Abgabenkalender und Zahlungen aktive Überprüfung statt blinde Automatisierung.
Die Arbeitslosenversicherung bietet vorübergehende finanzielle Unterstützung für Arbeitnehmer, die ohne eigenes Verschulden ihre Arbeitsstelle verlieren. Dies ist eine vom Arbeitgeber gezahlte Steuer. Mitarbeitende tragen nicht durch Lohnabzüge zur kalifornischen UI bei. UI gilt für die ersten 7.000 $ steuerpflichtiger Löhne, die jedem Arbeitnehmer jährlich gezahlt werden, und der Steuersatz variiert je nach Erfahrung des Arbeitgebers. Neue Mitarbeitende erhalten in der Regel einen Anfangssatz von 3,4 % für bis zu drei Jahre.
Das ist wichtig, weil die UI-Steuer nicht statisch ist. Arbeitgeber mit einer Vorgeschichte von mehr Ansprüchen können im Laufe der Zeit höhere Raten sehen. Das macht die Arbeitslosenversicherung zu mehr als nur einer Einrichtung. Es ist ein laufender Kostenfaktor, der sich ändert, wenn Ihre Belegschaft wächst.
Die Steuer für Berufsausbildung ist ebenfalls Arbeitgeberbeitrag, aber deutlich kleiner. Sie finanziert Weiterbildungs- und Entwicklungsprogramme in Kalifornien. Der Satz beträgt 0,1 % der ersten 7.000 $ Lohn pro Mitarbeiter jährlich.
Da der Satz niedrig ist, behandeln einige Unternehmen ETT wie eine Kleinigkeit. Das ist ein Fehler. Kleine Steuern werden dennoch zu Compliance-Problemen, wenn sie unterschlagen werden, insbesondere wenn der Fehler sich über mehrere Quartale wiederholt.
Die Mittel der staatlichen Invaliditätsversicherung bieten Leistungen für Arbeitnehmer, die aufgrund von nicht arbeitsbedingten Krankheiten, Verletzungen, Schwangerschaft oder qualifizierten Familienurlauben nicht arbeiten können. Dazu gehören bezahlte Familienleistungen, z. B. bei der Bindung an ein neues Kind oder Pflege eines schwer kranken Familienmitglieds. SDI-Beiträge werden in der Regel vom Gehalt der Mitarbeitenden abgezogen, während der Arbeitgeber für das Einbehalten und Überweisen verantwortlich ist. Kalifornien gibt an, dass der SDI-Abzugssatz 2026 bei 1,3 % liegt, und es gibt keine Höchstgrenze für die Steuer, da es kein steuerpflichtiges Lohnlimit für SDI gibt.
Dies ist einer der Gründe, warum die Anforderungen an die kalifornische Lohnsteuer vielleicht schwerer erscheinen, als sie zunächst sind. Auch wenn eine Steuer nicht vom Arbeitgeber finanziert wird, ist das Unternehmen weiterhin für den korrekten Einbehalt verantwortlich.
Die persönliche Einkommenssteuer ist die kalifornische Steuer auf das Einkommen, die vom Gehalt der Mitarbeitenden einbehalten wird. Arbeitgeber zahlen die kalifornische Einkommenssteuer nicht aus Firmengeldern, aber sie müssen sie korrekt berechnen und abführen. PIT wurde auf Grundlage der Formulare DE-4, auch bekannt als das mitarbeitereinbehaltende Freibetragsformular, sowie anhand der kalifornischen Steuerabzugspläne berechnet. Da Kalifornien progressive Steuersätze nutzt, gibt es keinen Einheitszins für die Einkommenssteuerabzüge.
Mit anderen Worten: Wenn Arbeitgeber fragen, ob sie die Einkommenssteuer zahlen, lautet die praktische Antwort: nicht für die Finanzierung, ja für die Verwaltung. Der Arbeitgeber ist die Partei, die den korrekten Ablauf der persönlichen Einkommenssteuer PIT in der Lohnbuchhaltung gewährleisten muss.
Arbeitgeber in Kalifornien müssen auch bundesweite Lohnsteuerabgaben übernehmen. Die Sozialversicherungssteuer (Social Security) erfordert eine Arbeitgeberbeteiligung von 6,2 % auf Löhne bis zur jährlichen Bundeslohnschutzgrenze, die vom IRS für 2026 bei 184.500 $ angegeben wird. Die Medicare-Steuer erfordert eine Arbeitgeberbeteiligung von 1,45 % auf alle gedeckten Löhne, wobei Mitarbeitende den gleichen Beitrag leisten.
Arbeitgeber müssen möglicherweise auch die zusätzliche Medicare-Steuer (Additional Medicare Tax) bei höher Verdienenden einbehalten, wobei dieser zusätzliche Anteil vom Arbeitgeber nicht ausgeglichen wird. Der IRS Employer’s Tax Guide beschreibt diese bundesweiten Lohnsteuerabgaben.
Auch die FUTA (Federal Unemployment Tax Act) gilt. FUTA betrifft typischerweise die ersten 7.000 $ Löhne, und viele Arbeitgeber qualifizieren sich für Gutschriften, die den effektiven Steuersatz senken. Arbeitgeber in Kalifornien sollten diese Regelung weiterhin genau beobachten, da Kalifornien in den letzten Jahren einer FUTA-Gutschriften-Reduzierung unterlag.
Ein Arbeitgeber muss sich beim California EDD registrieren, sobald er in einem Kalenderquartal mehr als 100 $ Löhne zahlt. Nach der Registrierung erhält das Unternehmen eine EDD-Arbeitgebernummer für die Lohnsteuerbeiträge, die für die Abgabe von Erklärungen, die Zahlung der Lohnsteuer und die Verwaltung der Steuerkonten via e-Services for Business genutzt wird. Das EDD gibt an, dass die Registrierung innerhalb von 15 Tagen nach Überschreiten der Grenze erfolgen muss.
Wenn Sie Ihren ersten Mitarbeitenden im Bundesstaat einstellen, empfiehlt es sich, die Lohnsteuerregistrierung mit einer allgemeinen Compliance-Checkliste zu kombinieren. Unser Leitfaden zu wie man Mitarbeitende in Kalifornien einstellt behandelt verwandte Schritte wie Einstellungs-Compliance und das kalifornische Neueinstellung-Register.
UI und ETT werden in der Regel vierteljährlich gemeldet. Arbeitgeber müssen außerdem vierteljährliche Lohnberichte einreichen. PIT- und SDI-Zahlungen können monatlich oder semiwöchentlich erfolgen, abhängig von der gesamten Steuerschuld und den Regeln für Zahlungen. Das EDD warnt, dass das Versäumen der Fristen zu Strafen und Zinsen führen kann, inklusive einer Strafe von 15 % bei späten Zahlungen. Die Leitlinien des EDD zu Lohnsteuerzahlungen sind die beste Quelle, um den aktuellen Zeitplan zu prüfen.
Der Kernpunkt ist einfach: Einreichen und Bezahlen sind nicht dasselbe. Ein Unternehmen kann fristgerecht einreichen und dennoch ein unbezahltes Steuerproblem verursachen, wenn Zahlungen verspätet erfolgen.
Die häufigsten Fehler bei der Lohnsteuer sind auch die am leichtesten vermeidbaren. Die falsche Einstufung von Mitarbeitenden als unabhängige Auftragnehmer (Contractors) ist ein großes Thema. Ebenso das Versäumnis, die Lohnsoftware bei Änderungen der Steuersätze zu aktualisieren. Arbeitgeber machen zudem Fehler, wenn sie die falschen steuerpflichtigen Lohngrenzen anwenden, die Arbeitslosenversicherung falsch berechnen oder annehmen, ein Dienstleister würde alle Einreichungsprobleme automatisch erkennen.
Diese Probleme erzeugen nicht nur Nacharbeit. Sie können die Gesamtbelastung durch Lohnsteuer erhöhen, zu Mitteilungen vom Employment Development Department führen und unnötigen Konflikt mit Mitarbeitenden verursachen, wenn Abzüge auf den Gehaltsabrechnungen falsch sind.
Wenn ein Mitarbeitender in Kalifornien arbeitet, gelten in der Regel die kalifornischen steuerlichen Vorschriften für die Lohnsteuer, selbst wenn das Unternehmen anderswo ansässig ist. Das macht remote Einstellungsprozesse schwieriger. Ein Betrieb folgt möglicherweise bereits den Lohnsteuergesetzen im Heimatstaat, muss dann aber plötzlich die kalifornischen Vorgaben für Lohnsteuer, Einkommenssteuer, SDI und EDD melden und abführen.
Das wird noch komplexer, wenn Unternehmen in mehreren Jurisdiktionen einstellen oder international expandieren. Für Teams, die dieses Wachstum bewältigen, erklärt Rivermate in seinem Leitfaden zu EOR-Steuerimplikationen und seiner Übersicht zu wie man internationale Mitarbeitende einstellt, wie Employer of Record-Dienste das Risiko bei Lohnabrechnung und Compliance minimieren können, ohne dass jedes Unternehmen die Infrastruktur selbst aufbauen muss.
Die Lohnsteuerabgaben in Kalifornien sind handhabbar, sobald man Arbeitgeberbeiträge und Mitarbeitenden-Abzüge trennt und einen Prozess aufbaut, der stets aktuell bleibt. Die Kosten, wenn man sie falsch macht, sind in der Regel viel höher als der Aufwand, die Lohnabrechnung richtig einzurichten. Wenn Ihr Team zu viel Zeit damit verbringt, sich mit Lohnsteuern, grenzüberschreitenden Einstellungen und Compliance zu beschäftigen, kann die Nutzung eines EOR wie Rivermate ein sinnvoller nächster Schritt sein.
Arbeitgeber zahlen direkt die Arbeitslosenversicherung und die Steuer für Berufsausbildung, verwalten aber auch die Abzüge und Überweisungen für die kalifornische Invaliditätsversicherung und die persönliche Einkommenssteuer. Sie müssen außerdem bundesweite Lohnsteuerabgaben wie Sozialversicherung, Medicare-Steuer und FUTA abführen.
Nein. Die Einkommenssteuer wird in der Regel vom Gehalt der Mitarbeitenden abgehalten. Die Rolle des Arbeitgebers besteht darin, die Abzüge zu berechnen und an das EDD zu überweisen.
Sie ist eine vom Arbeitgeber gezahlte Steuer, die die Finanzierung der UI-Leistungen für berechtigte Arbeitnehmer sichert, die ihre Stelle ohne eigenes Verschulden verlieren. Sie gilt im Allgemeinen für die ersten 7.000 $ Lohn pro Jahr und Mitarbeiter.
Sie können höher erscheinen, weil Kalifornien vier Lohnsteuerabgaben auf Bundesebene und detaillierte Berichtspflichten nutzt, auch wenn nicht jede Steuer vom Arbeitgeber getragen wird. Für viele Unternehmen ist jedoch die Komplexität der Compliance das größere Problem, nicht nur die reine Steuerhöhe.
Gründer
Lucas Botzen ist der Gründer von Rivermate, einer globalen HR-Plattform, die auf internationale Gehaltsabrechnung, Compliance und Benefits-Management für Remote-Unternehmen spezialisiert ist. Zuvor war er Mitgründer von Boloo, das er erfolgreich aufbaute und später verkaufte, nachdem es einen Jahresumsatz von über 2 Millionen Euro erreicht hatte. Lucas begeistert sich für Technologie, Automatisierung und Remote-Arbeit und setzt sich für innovative digitale Lösungen ein, die die globale Beschäftigung vereinfachen.
Unser Employer of Record (EOR)-Lösung macht es einfach, globale Mitarbeiter einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten.
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