Welche Lohnsteuerarten zahlen Arbeitgeber in Kalifornien?

Wenn Sie in Kalifornien Mitarbeiter einstellen, müssen Sie sowohl die Bundessteuern als auch die kalifornischen Gehaltssteuerabzüge handeln. Einige dieser Steuern werden vom Arbeitgeber bezahlt, während andere vom Gehalt der Mitarbeitenden abgezogen und an den Staat abgeführt werden.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil Gehaltsabrechnungsfehler häufig passieren, wenn Unternehmen wissen, dass eine Steuer existiert, aber missverstehen, wer sie tatsächlich zahlt. Das System Kaliforniens ist nicht unmöglich zu verwalten, aber es ist detailliert und lässt wenig Raum für nachlässige Gehaltsabrechnungsprozesse. Die Überblicksseite der kalifornischen Employment Development Department (EDD) zu Payroll Taxes erklärt den Rahmen für UI, ETT, SDI und PIT.

Für die meisten Arbeitgeber in Kalifornien ist die wahre Herausforderung nicht, die Namen der Steuern zu lernen. Es ist zu verstehen, welche Steuern die Arbeitgeberkosten erhöhen, welche von den Löhnen der Mitarbeitenden abgezogen werden müssen, wann die Einzahlungen fällig sind und wie sich die Regeln ändern, wenn man grenzüberschreitend einstellt oder ein Remote-Team aufbaut.

Überblick über die Payroll-Steuern in Kalifornien

Die kalifornischen Gehaltssteuern unterstützen mehrere öffentliche Programme. Sie helfen bei der Finanzierung von Arbeitslosenversicherung, Weiterbildung für die Arbeitskräfte, Invaliditätsversicherung, bezahlter Familienurlaub und der Erhebung der Einkommenssteuer auf staatlicher Ebene.

In der Praxis müssen Arbeitgeber gleichzeitig zwei Dinge tun. Sie müssen bestimmte Steuern mit Firmengeldern zahlen und andere Steuern von den Gehaltszetteln der Mitarbeitenden einbehalten und korrekt abführen.

Die vier staatlichen Payroll-Steuern sind Arbeitslosenversicherung, Beschäftigungstrainingsteuer, staatliche Invaliditätsversicherung (SDI) und persönliche Einkommenssteuer (PIT). Die Arbeitslosenversicherung UI und die Beschäftigungstrainingsteuer ETT sind Arbeitgeberbeiträge. Die staatliche Invaliditätsversicherung SDI und die persönliche Einkommenssteuer PIT werden vom Gehalt der Mitarbeitenden abgezogen. Deshalb beeinflussen die Payroll-Steuern in Kalifornien sowohl die Arbeitskosten als auch die Verwaltung der Gehaltsabrechnung.

Die vier Kern-Payroll-Steuern in Kalifornien

Kalifornische Arbeitgeber werden erwartet, die Steuerarten zu berechnen, bei Bedarf einzubehalten, zu melden und an die EDD zu übermitteln. Auch wenn die Gehaltsabrechnungssoftware die Berechnungen übernimmt, liegt die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften beim Arbeitgeber. Deshalb benötigen Payroll-Steuerkonten, Meldekalender und Steuerzahlungen eine aktive Überprüfung anstatt blindes Automatisieren.

Arbeitslosenversicherung

Die Arbeitslosenversicherung bietet temporäre finanzielle Unterstützung für Arbeitnehmer, die ihren Job ohne eigenes Verschulden verlieren. Dies ist eine vom Arbeitgeber gezahlte Steuer. Mitarbeitende tragen nicht zu der kalifornischen UI durch Lohnabzüge bei. UI gilt auf die ersten 7.000 USD steuerpflichtiger Löhne, die jedem Arbeitnehmer jährlich gezahlt werden, wobei der Steuersatz auf Grundlage der Erfahrung des Arbeitgebers variiert. Neue Mitarbeitende erhalten meist einen Anfangssatz von 3,4 % für bis zu drei Jahre.

Das ist wichtig, weil die UI-Steuer nicht statisch ist. Arbeitgeber mit einer Historie vieler Ansprüche können im Laufe der Zeit höhere Sätze sehen. Das macht die Arbeitslosenversicherung zu mehr als nur einer einfachen Einrichtung. Sie ist eine laufende Kostenposition, die sich ändert, wenn sich Ihre Belegschaft verändert.

Beschäftigungstrainingsteuer

Die Beschäftigungstrainingsteuer ist ebenfalls eine vom Arbeitgeber gezahlte Steuer, aber sie ist deutlich geringer. Sie finanziert Programme für Berufsausbildung und Weiterentwicklung der Arbeitskräfte in Kalifornien. Der Satz liegt bei 0,1 % der ersten 7.000 USD Löhne pro Mitarbeiter jährlich.

Da der Satz niedrig ist, behandeln manche Unternehmen die ETT als unwichtiges Detail. Das ist ein Fehler. Kleine Steuern können dennoch zu Compliance-Problemen werden, wenn sie weggelassen werden, vor allem, wenn der Fehler in mehreren Quartalen wiederholt wird.

Staatliche Invaliditätsversicherung

Die Beiträge für die SDI umfassen Leistungen für Arbeitnehmer, die aufgrund einer nicht arbeitsbezogenen Krankheit, Verletzung, Schwangerschaft oder qualifizierten Familienurlaub nicht arbeiten können. Das beinhaltet auch Leistungen für bezahlten Familienurlaub in Fällen wie Bindung an ein neues Kind oder Betreuung eines schwer erkrankten Familienmitglieds. Die SDI-Beiträge werden in der Regel vom Arbeitnehmergehalt abgezogen, wobei der Arbeitgeber für die korrekte Einbehaltung und Abführung verantwortlich ist. Kalifornien gibt an, dass für 2026 der SDI-Abzugssatz 1,3 % beträgt und es keine Höchststeuer gibt, weil es kein steuerpflichtiges Lohnlimit für die SDI gibt.

Dies ist ein Grund, warum die Anforderungen an die Payroll in Kalifornien komplexer erscheinen, als sie zunächst erscheinen. Auch wenn eine Steuer nicht vom Arbeitgeber finanziert wird, bleibt das Unternehmen für die korrekte Einbehaltung verantwortlich.

Persönliche Einkommenssteuer

Die persönliche Einkommenssteuer ist die kalifornische Einkommenssteuer, die vom Arbeitnehmergehalt abgezogen wird. Arbeitgeber zahlen diese Steuer nicht aus Firmengeldern, aber sie müssen sie korrekt berechnen und abführen. Der PIT-Abzug basiert auf Mitarbeitendenformulare wie dem DE-4, auch bekannt als das Abzugserklärungsformular des Mitarbeitenden, sowie auf den kalifornischen Abzugstabellen. Da Kalifornien progressive Steuersätze nutzt, gibt es keinen Einheitssteuersatz für die Einkommenssteuer.

Mit anderen Worten: Wenn Arbeitgeber fragen, ob sie die staatliche Einkommenssteuer zahlen, ist die praktische Antwort nein beim Finanzieren, ja bei der Verwaltung. Der Arbeitgeber ist die Partei, die die persönliche Einkommenssteuer PIT korrekt in der Gehaltsabrechnung umsetzen muss.

Bundessteuerabzüge, die Arbeitgeber ebenfalls leisten müssen

Arbeitgeber in Kalifornien müssen auch die Bundessteuerabzüge verwalten. Die Sozialversicherungssteuer erfordert einen Arbeitgeberanteil von 6,2 % auf die Löhne bis zur jährlichen Bundeslohngröße, die vom IRS für 2026 mit 184.500 USD angegeben wird. Die Medicare-Steuer erfordert einen Arbeitgeberanteil von 1,45 % auf alle abgedeckten Löhne, wobei die Mitarbeitenden den gleichen Betrag beisteuern.

Arbeitgeber müssen möglicherweise auch die Additional Medicare Tax bei höherverdienenden Mitarbeitenden abziehen, wobei dieser zusätzliche Anteil vom Arbeitgeber nicht ausgeglichen wird. Der IRS Employer’s Tax Guide beschreibt diese Bundessteuerabzüge.

Das FUTA, der Bundesarbeitslosenversicherungssteuer, gilt ebenfalls. FUTA betrifft in der Regel die ersten 7.000 USD Löhne, wobei viele Arbeitgeber Gutschriften erhalten, die den effektiven Steuersatz senken. Kalifornische Arbeitgeber sollten dies genau beobachten, weil Kalifornien in den letzten Jahren Änderungen bei FUTA-Gutschriften erlebt hat.

Registrierung als Arbeitgeber bei der kalifornischen EDD

Ein Arbeitgeber muss sich bei der kalifornischen EDD registrieren, sobald er in einem Kalendervierteljahr mehr als 100 USD an Löhnen zahlt. Nach der Registrierung erhält das Unternehmen eine EDD-Arbeitgeber-Payroll-Steuernummer, die für die Meldungen, Steuerzahlungen und die Verwaltung der Steuerkonten über e-Services for Business genutzt wird. Die EDD gibt an, dass die Registrierung innerhalb von 15 Tagen nach Erreichen der Schwelle abgeschlossen sein muss.

Wenn Sie Ihren ersten Mitarbeitenden im Bundesstaat einstellen, ist es hilfreich, die Registrierung für die Gehaltsabrechnung mit einer umfassenderen Checkliste für die Einhaltung von Vorschriften zu verbinden. Unser Leitfaden zu wie man Mitarbeitende in Kalifornien einstellt deckt damit verbundene Schritte wie Einstellungs-Compliance und das Kalifornische Neue Mitarbeitenden-Register ab.

Fristen für die Einreichung von Payroll-Steuererklärungen und Zahlungen

UI und ETT werden in der Regel vierteljährlich gemeldet. Arbeitgeber müssen außerdem vierteljährliche Lohnberichte einreichen. PIT- und SDI-Zahlungen können monatlich oder halbwochenweise erfolgen, abhängig von der Steuerpflicht und den Einzahlungsregeln. Die EDD warnt, dass das Versäumen von Fristen für Steuervorauszahlungen Strafen und Zinsen nach sich ziehen kann, inklusive einer Strafe von 15 % bei verspäteten Zahlungen. Die Leitlinien der EDD zu Steuerzahlungen sind die beste Quelle, um den aktuellen Zeitplan zu bestätigen.

Der Kernpunkt ist einfach. Einreichen und Zahlen sind nicht die gleiche Aufgabe. Ein Unternehmen kann rechtzeitig melden, aber trotzdem ein unbezahltes Steuerproblem schaffen, wenn Zahlungen verspätet erfolgen.

Häufige Fehler bei Payroll-Steuern, die Arbeitgeber vermeiden sollten

Die häufigsten Fehler bei Payroll-Steuern sind auch die am einfachsten zu vermeiden. Eine große Fehlerquelle ist die falsche Klassifizierung von Mitarbeitenden als Contractors. Ebenso ist es ein Fehler, die Payroll-Software nicht bei Steueränderungen zu aktualisieren. Arbeitgeber machen auch Fehler, wenn sie den falschen steuerpflichtigen Lohnlimitwert verwenden, die Arbeitslosenversicherung falsch berechnen oder annehmen, dass ein Dienstleister automatisch alle Meldungsprobleme erkennt.

Diese Probleme verursachen nicht nur Nacharbeit, sondern können die gesamte Steuerlast erhöhen, zu Mitteilungen der Employment Development Department führen und unnötige Spannungen mit Mitarbeitenden verursachen, wenn die Abzüge auf den Gehaltszetteln falsch sind.

Verwaltung der Payroll-Steuern bei remote Mitarbeitenden

Wenn ein Mitarbeitender in Kalifornien arbeitet, gelten in der Regel die kalifornischen Steuergesetze auch, selbst wenn das Unternehmen anderswo ansässig ist. Das macht Remote-Einstellungen schwieriger. Ein Betrieb ist vielleicht bereits an die Steuergesetze seines Heimatstaates gebunden, muss dann aber plötzlich die Anforderungen an kalifornische Payroll-Steuern, die Einkommenssteuer, SDI-Abzüge und die Berichterstattung an die EDD zusätzlich erfüllen.

Das wird noch komplexer, wenn Unternehmen in mehreren Bundesstaaten einstellen oder international expandieren. Für Teams, die dieses Wachstum bewältigen, erklären die EOR-Steuerimplikationen von Rivermate und die Übersicht darüber, wie man internationale Mitarbeitende einstellt, wie Employer of Record-Dienste Risiken bei Payroll und Compliance reduzieren können, ohne dass jedes Unternehmen die Infrastruktur eigenständig aufbauen muss.

Fazit

Kalifornische Payroll-Steuern sind bewältigbar, sobald man Arbeitgeberbeiträge von den Abzügen der Mitarbeitenden trennt und einen Prozess etabliert, der stets aktuell bleibt. Die Kosten, sie falsch zu handhaben, sind in der Regel viel höher als der Aufwand, sie korrekt einzurichten. Wenn Ihr Team zu viel Zeit mit der Navigation durch Payroll-Steuern, Mehrstaaten-Einstellungen und Compliance verbringt, kann eine Lösung wie Rivermate als Employer of Record eine sinnvolle nächste Maßnahme sein.

FAQs

Welche Payroll-Steuern zahlen Arbeitgeber in Kalifornien?

Arbeitgeber zahlen direkt die Arbeitslosenversicherung und die Beschäftigungstrainingsteuer und managen außerdem die Einbehalte und Überweisungen für die staatliche Invaliditätsversicherung sowie die persönliche Einkommenssteuer. Sie müssen zudem Bundessteuerabzüge wie Social Security, Medicare und FUTA verwalten.

Zahlen Arbeitgeber in Kalifornien Einkommensteuer?

Nein. Die persönliche Einkommenssteuer des Staates wird in der Regel vom Gehalt der Mitarbeitenden einbehalten. Die Rolle des Arbeitgebers ist die Berechnung und Abführung dieser Steuer.

Was ist die kalifornische Arbeitslosensteuer?

Es ist eine vom Arbeitgeber gezahlte Steuer, die die Finanzierung der UI-Leistungen für berechtigte Arbeitnehmer sichert, die ihren Job ohne eigenes Verschulden verlieren. Sie gilt normalerweise für die ersten 7.000 USD Löhne pro Jahr und Mitarbeiter.

Sind die Payroll-Steuern in Kalifornien höher?

Sie können sich höher anfühlen, weil Kalifornien vier staatliche Payroll-Steuern und detaillierte Meldepflichten hat, obwohl nicht jede Steuer vom Arbeitgeber finanziert wird. Für viele Unternehmen ist die größere Herausforderung die Komplexität der Einhaltung, nicht nur der Steuersatz.