So stellen Sie Auftragnehmer in Spanien ein und bezahlen sie

Die Beauftragung von Auftragnehmern in Spanien ist ein kluger Schachzug für Startups und HR-Teams. Es bietet ihnen flexiblen Zugang zu Talenten. Allerdings sind die spanischen Arbeitsgesetze für autónomos (selbstständige Auftragnehmer) einzigartig. Es ist wichtig, diese Regeln genau zu befolgen. Fehler können zu rechtlichen Problemen wie Fehlklassifizierung von Auftragnehmern, Geldstrafen oder Steuerproblemen führen.

In diesem Leitfaden behandeln wir alles, was Sie wissen müssen, um Auftragnehmer in Spanien zu beauftragen und korrekt zu bezahlen. Wir erklären, wer als Auftragnehmer qualifiziert ist, wie man sie legal engagiert und welche Steuer- und Sozialversicherungsverpflichtungen bestehen. Wir werden auch typische Zahlungsbedingungen, die Risiken der Fehlklassifizierung und Tipps zur Einhaltung der Vorschriften besprechen, insbesondere für internationale Teams. Wir streben an, es informell und unkompliziert zu halten, mit Verweisen auf spanische Vorschriften zur Unterstützung.

Wer qualifiziert sich als Auftragnehmer (Autónomo) in Spanien?

In Spanien ist ein autónomo eine selbstständige Person oder ein unabhängiger Auftragnehmer. Das bedeutet, dass sie auf eigene Rechnung arbeiten und Dienstleistungen oder Produkte unabhängig anbieten. Sie arbeiten außerhalb der Kontrolle eines einzelnen Arbeitgebers. Eine Definition aus dem spanischen Arbeitsrecht lautet:

„El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​ https://elderecho.com/trabajo-cuenta-ajena-trabajo-cuenta-propia-similitudes-diferencias

Einfacher ausgedrückt, verwalten Auftragnehmer ihre eigene Arbeit: sie legen normalerweise ihre Zeitpläne fest, verwenden ihre Werkzeuge und arbeiten für mehrere Kunden. Im Gegensatz zu Angestellten (trabajadores por cuenta ajena), die einem Unternehmensvertrag folgen, arbeiten Auftragnehmer unter einem zivilen oder kommerziellen Vertrag für Dienstleistungen.

Wesentliche Unterschiede zwischen einem Auftragnehmer und einem Angestellten in Spanien sind:

• Unabhängigkeit: Auftragnehmer arbeiten mit einem hohen Maß an Autonomie. Sie werden nicht wie Angestellte kontrolliert oder verwaltet. Zum Beispiel könnte ein Freelancer eine Website gestalten, wann immer er möchte, während ein angestellter Designer sich an den Zeitplan und die Richtlinien des Unternehmens halten muss.

• Keine Gehaltsvorteile: Auftragnehmer erhalten keine typischen Mitarbeiterleistungen wie bezahlten Urlaub, Krankheitsurlaub oder Abfindung. Sie sind nicht auf der Gehaltsliste des Unternehmens; stattdessen stellen sie Rechnungen für das, was sie tun.

• Finanzielles Risiko und Werkzeuge: Ein autónomo stellt normalerweise seine eigenen Werkzeuge oder Ausrüstungen bereit und trägt die finanziellen Risiken seiner Arbeit. Sie müssen oft Materialien oder Schulungen selbst kaufen.

• Mehrere Kunden: Viele Auftragnehmer haben verschiedene Kunden gleichzeitig, was ihren unabhängigen Status unterstützt. Allerdings erkennt das spanische Gesetz den „autónomo dependiente“ (TRADE) an, einen wirtschaftlich abhängigen Auftragnehmer, der mehr als 75% seines Einkommens von einem Kunden bezieht. Ein TRADE ist immer noch ein Auftragnehmer, benötigt jedoch einen speziellen schriftlichen Vertrag mit diesem Hauptkunden (mehr dazu später).

Wenn jemand in Spanien wie ein Angestellter arbeitet – zum Beispiel einem Unternehmenszeitplan folgt, Anweisungen erhält und keine wirkliche Unabhängigkeit hat – ist es irreführend, ihn als „Auftragnehmer“ zu bezeichnen. Das Gesetz könnte ihn als Angestellten betrachten, auch wenn er als Freelancer Rechnungen stellt. Dies ist die bekannte „falso autónomo“ (falscher Selbstständiger) Situation, die spanische Arbeitsinspektoren überwachen. Wir werden die Risiken der Fehlklassifizierung und spanische Arbeitsinspektionen später besprechen, aber denken Sie daran: Nur wirklich unabhängige Arbeiter qualifizieren sich als Auftragnehmer.

Wie man einen Auftragnehmer in Spanien legal beauftragt

Sobald Sie einen Fachmann gefunden haben, der als unabhängiger Auftragnehmer (autónomo) fungiert, wie engagieren Sie legal seine Dienstleistungen? Die Beauftragung eines Auftragnehmers in Spanien unterscheidet sich von der Einstellung eines Angestellten. Hier sind die wichtigsten Schritte und Anforderungen:

1. Verwenden Sie einen ordnungsgemäßen Dienstleistungsvertrag (Contrato Mercantil): Sie verwenden keinen Arbeitsvertrag für einen Auftragnehmer. Stattdessen unterschreiben Sie eine zivile oder kommerzielle Vereinbarung – oft als contrato de prestación de servicios oder contrato mercantil bezeichnet. Dieser Vertrag legt den Arbeitsumfang, die Ergebnisse, die Zahlungsbedingungen und die unabhängige Natur der Beziehung fest. Er sollte festlegen, dass keine Arbeitsbeziehung (relación laboral) besteht und der Auftragnehmer für seine eigenen Steuern und Sozialversicherung verantwortlich ist. Für einen TRADE (wirtschaftlich abhängiger Auftragnehmer) verlangt das spanische Gesetz einen schriftlichen Vertrag und die Registrierung beim öffentlichen Arbeitsdienst. Stellen Sie sicher, dass die Vereinbarung schriftlich erfolgt, um beide Parteien zu schützen, und erwägen Sie eine zweisprachige Version (Spanisch/Englisch), wenn eine Partei kein Spanisch spricht.

2. Überprüfen Sie die Registrierung des Auftragnehmers (autónomo-Status): In Spanien muss sich der Auftragnehmer bei den Steuerbehörden (Agencia Tributaria) und der Sozialversicherung registrieren, bevor er mit der Arbeit beginnt. Als beauftragendes Unternehmen bestätigen Sie, dass der Auftragnehmer dies getan hat:

• Steuerbehörden-Registrierung (Hacienda): Der Auftragnehmer muss sich mit dem Modelo 036 oder 037 (Steuerregistrierungsformulare) bei der Agencia Tributaria registrieren.

  Dies informiert das Finanzamt über ihre Geschäftstätigkeit (über einen IAE-Code – Impuesto de Actividades Económicas Kategorie). Die meisten Freelancer verwenden das vereinfachte Modelo 037. Dieser Schritt verschafft ihnen eine CIF/NIF als autónomo und meldet sie für die Mehrwertsteuer (IVA) an, falls zutreffend. Tipp: Sie könnten um eine Kopie ihrer Modelo 036/037-Registrierung oder ihrer Mehrwertsteuernummer (NIF, oft ihre DNI mit einem Buchstaben) bitten.

• Sozialversicherungsanmeldung (RETA): Autónomos müssen sich im Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), dem spanischen Sozialversicherungssystem für Selbstständige, anmelden. Dies erfolgt online über das Portal der Seguridad Social (Import@ss) und ist vor Arbeitsbeginn obligatorisch. Während der Anmeldung wählt der Freelancer eine Beitragsbasis (die seine monatliche Sozialversicherungsgebühr beeinflusst) und wählt einen Unfallversicherungsfonds (mutua), der Arbeitsunfälle und Krankheiten abdeckt. Das beauftragende Unternehmen übernimmt dies nicht für den Auftragnehmer, aber Sie sollten überprüfen, ob Ihr Auftragnehmer eine Sozialversicherungsnummer hat und im RETA „alta“ (aktiv) ist. Auftragnehmer können Ihnen ein Dokument zeigen, das ihre Sozialversicherungsregistrierung bestätigt.

3. Vereinbaren Sie den Umfang und die Bedingungen in Übereinstimmung mit dem Gesetz: Stellen Sie sicher, dass die Arbeit des Auftragnehmers tatsächlich ein unabhängiges Projekt oder eine Dienstleistung ist. Definieren Sie klar die Ergebnisse oder Dienstleistungen. Wenn die Vereinbarung beginnt, einer Anstellung zu ähneln (z.B. fester Zeitplan in Ihrem Büro, Verwendung Ihrer Ausrüstung, Arbeiten unter enger Aufsicht), pausieren Sie – Sie müssen möglicherweise einen Angestellten einstellen oder die Bedingungen anpassen. Im rechtlichen Rahmen Spaniens zählt die Substanz der Beziehung, nicht nur das Etikett. Gestalten Sie die Zusammenarbeit projektbasiert oder beratend. Der Dienstleistungsvertrag sollte auch Klauseln über Vertraulichkeit, geistiges Eigentum (wer das Arbeitsergebnis besitzt) und Kündigungsbedingungen enthalten, falls erforderlich.

4. Berücksichtigen Sie das Szenario Autónomo TRADE: Wenn Ihr Auftragnehmer die meiste Zeit an Ihrem Projekt verbringt und mindestens 75% seines Einkommens von Ihnen bezieht, kann er gemäß spanischem Recht als Autónomo Dependiente (TRADE) eingestuft werden. TRADE-Auftragnehmer haben einen besonderen Status mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen (wie 18 Tage Urlaub pro Jahr und spezifische Kündigungsfristen) und der Vertrag muss ausdrücklich angeben, dass sie TRADE sind und bei den Behörden registriert werden. Diese Situation ist selten für wirklich unabhängige Auftragnehmer, da die meisten versuchen, mit mehreren Kunden zu arbeiten. Wenn Sie vermuten, dass dies zutreffen könnte, konsultieren Sie einen Arbeitsrechtler oder Berater, um den Vertrag korrekt zu erstellen.

Zusammenfassend, um einen Auftragnehmer in Spanien zu beauftragen, stellen Sie sicher, dass er ein echter autónomo ist, verwenden Sie einen soliden Vertrag und bestätigen Sie, dass er ordnungsgemäß registriert ist. Im Gegensatz zur Einstellung von Angestellten müssen Sie sie nicht in Ihrer Gehaltsliste oder bei der Sozialversicherung registrieren. Ihre Beziehung ist geschäftlich. Sie sollten jedoch Rechnungen von ihnen für Zahlungen sammeln (was wir als nächstes behandeln werden) und diese für Ihre Buchhaltung und Steuerunterlagen aufbewahren.

(Für weitere Details zu spanischen Arbeitsregeln und Unterschieden können Sie auch unseren ausführlichen Spanien-Einstellungsleitfaden)

Steuer- und Sozialversicherungsverpflichtungen für Auftragnehmer und Unternehmen

Die Beauftragung eines autónomo in Spanien bedeutet, dass sowohl der Auftragnehmer als auch das Unternehmen Steuer- und Sozialversicherungsverpflichtungen haben. Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen keine Beschäftigungssteuern oder Sozialversicherungsbeiträge für echte Auftragnehmer zahlen. Diese sind die Verantwortung des Auftragnehmers. Dennoch müssen Unternehmen möglicherweise einige Steuern einbehalten und sollten die allgemeine Steuersituation verstehen. Lassen Sie uns das aufschlüsseln:

Für den Auftragnehmer (Autónomo): Ein spanischer Auftragnehmer muss seine eigenen Steuern und Sozialversicherungszahlungen verwalten:

• Einkommensteuer (IRPF): Die Einkommensteuer (IRPF) gilt für die Einnahmen des Auftragnehmers. Freelancer leisten normalerweise vierteljährliche Steuer-Vorauszahlungen an Hacienda oder lassen sich Steuern auf Rechnungen von Kunden einbehalten. Der Standard-Einbehaltungssteuersatz beträgt 15% auf Rechnungen für professionelle Dienstleistungen von autónomos. Dies bedeutet, dass der Auftragnehmer eine Rechnung an das Unternehmen ausstellt, die eine Zeile für einen 15% IRPF-Abzug enthält (wenn sie länger als 2 Jahre freiberuflich tätig sind; neue Freelancer können einen reduzierten Satz von 7% anwenden). Das beauftragende Unternehmen behält diese 15% ein und zahlt sie im Namen des Auftragnehmers an die Steuerbehörde. Am Jahresende meldet der Auftragnehmer das Gesamteinkommen abzüglich der Ausgaben in seiner Steuererklärung und begleicht die Differenz. Wichtig: Ausländische Unternehmen, die spanische Auftragnehmer beauftragen, ziehen möglicherweise keine spanischen Steuern ab. In diesen Fällen muss der Auftragnehmer möglicherweise vierteljährliche Steuerzahlungen alleine handhaben. Es ist ratsam, dies im Vertrag klarzustellen.

• Mehrwertsteuer (VAT oder IVA): Die meisten Auftragnehmer müssen Mehrwertsteuer (IVA) auf ihre Dienstleistungen erheben, da sie als Unternehmen tätig sind. Der Standard-Mehrwertsteuersatz in Spanien beträgt 21%. Eine Rechnung eines autónomo fügt normalerweise 21% IVA zu ihren Gebühren hinzu, es sei denn, sie sind befreit oder unter einem reduzierten Satz (einige Berufe haben 10% oder 0% Sätze). Wenn Ihr Unternehmen in Spanien oder der EU mehrwertsteuerpflichtig ist, können Sie dies normalerweise als Vorsteuer abziehen. Nicht-spanische Unternehmen stoßen manchmal auf die „Reverse-Charge“-Regel, die die Dinge kompliziert macht. Auftragnehmer reichen vierteljährliche Mehrwertsteuererklärungen ein, um die erhobene IVA zu zahlen (abzüglich der auf Geschäftsausgaben gezahlten IVA).

• Sozialversicherung (Monatliche Autónomo-Gebühr): Spanische Auftragnehmer zahlen eine monatliche Sozialversicherungsgebühr (die cuota de autónomo), um Gesundheitsversorgung, Rente und mehr abzudecken. Diese Gebühr ist fest, basierend auf ihrer gewählten Beitragsbasis und Einkommensstufe. Ab 2025 hat Spanien einkommensbasierte Stufen für autónomo-Beiträge eingeführt. Zum Beispiel könnte ein Freelancer unter 670€ im Monat etwa 200€ monatlich zahlen, während jemand, der über 6.000€ verdient, bis zu 590€ zahlen könnte. Diese Sätze passen sich jährlich an, um den Einnahmen zu entsprechen. Der Auftragnehmer muss diese Gebühr unabhängig von der Anzahl der Kunden zahlen und richtet normalerweise eine Lastschrift bei der Seguridad Social ein. Diese Zahlungen sind wichtige Kosten, die bei der Festlegung der Sätze zu berücksichtigen sind.

• Andere Steuern: Einige Freelancer könnten IAE (eine Gewerbesteuer) zahlen, wenn ihr Umsatz hoch ist, aber die meisten autónomos sind aufgrund von Einkommensgrenzen befreit. Sie könnten auch eine jährliche Selbstständigensteuer in ihrer Region oder lokale Lizenzen zahlen, aber diese variieren. Die Hauptsteuern sind IRPF und IVA.

Für das beauftragende Unternehmen: Aus Sicht des Unternehmens bedeutet die Beauftragung eines Auftragnehmers weniger direkte Verpflichtungen als die Einstellung eines Angestellten, aber es gibt dennoch wichtige Pflichten:

• Einbehaltung und informative Erklärungen: Wenn Ihre Einheit in Spanien ist, müssen Sie normalerweise 15% IRPF von Zahlungen an spanische unabhängige Fachleute einbehalten. Sie zahlen dem Auftragnehmer 85% der Rechnung (plus die volle Mehrwertsteuer), und die verbleibenden 15% gehen im Namen des Auftragnehmers an Hacienda. Dann reichen Sie vierteljährlich ein Einbehaltungssteuerformular (modelo 111) ein, um diese Einbehalte zu übermitteln, und eine jährliche Zusammenfassung (modelo 190). Wenn keine Rechnung vorliegt oder der Auftragnehmer nicht registriert ist, zahlen Sie ihn nicht als „Lieferant“, ohne Klarheit zu schaffen. Jede Zahlung für Dienstleistungen sollte dokumentiert werden. Vermeiden Sie es, einen Auftragnehmer „unter der Hand“ ohne Rechnung zu bezahlen, da Sie diese Kosten nicht von Ihren Steuern abziehen könnten.

• Überprüfen Sie die Mehrwertsteuerdetails: Überprüfen Sie, dass die Rechnung des Auftragnehmers seine Mehrwertsteuernummer (NIF) und die korrekte IVA enthält. Wenn Sie ein spanisches Unternehmen sind, erfassen Sie diese Rechnung in Ihren Mehrwertsteuerunterlagen und können die IVA in der Regel abziehen. Wenn Sie ein ausländisches Unternehmen sind, wird Ihnen möglicherweise keine IVA berechnet (z.B. wenn Sie außerhalb der EU sind). Die Bestätigung dieser Details stellt sicher, dass beide Parteien die Mehrwertsteuer korrekt handhaben. Der spanische Auftragnehmer kennt seine Verpflichtungen, aber es ist gut für Sie zu verstehen, warum einige Rechnungen Mehrwertsteuer enthalten und andere nicht.

• Keine Sozialversicherungszahlungen für das Unternehmen: Sie zahlen keine Sozialversicherungsbeiträge für einen reinen Auftragnehmer. Sie ziehen keine Sozialbeiträge von ihrem Gehalt ab, da dies bei B2B-Deals nicht zutrifft. Der Auftragnehmer zahlt seine eigene RETA cuota. Stellen Sie sicher, dass die Person tatsächlich ein Auftragnehmer ist. Wenn die Behörden später entscheiden, dass sie effektiv ein Angestellter waren, könnten Sie für nicht gezahlte Arbeitgeber-Sozialversicherungsbeiträge und Geldstrafen haftbar gemacht werden. (Wir werden dieses Risiko im Abschnitt über Fehlklassifizierung behandeln.)

• Rechnungen des Auftragnehmers in der Buchhaltung: Bewahren Sie alle Rechnungen des Auftragnehmers auf. Spanische Unternehmen müssen diese mindestens 5 Jahre aufbewahren (und praktisch 6 Jahre für Handelsunterlagen). Auch ausländische Startups sollten diese Aufzeichnungen als Nachweis legitimer Geschäftsausgaben aufbewahren, falls die spanischen Steuerbehörden Zahlungen an Einzelpersonen in Spanien in Frage stellen.

Zusammenfassend, der Auftragnehmer verwaltet seine eigenen Steuererklärungen und Sozialzahlungen, während das Unternehmen hauptsächlich die Einbehaltung auf Einkommen (falls zutreffend) handhabt und für ordnungsgemäße Rechnungsstellung sorgt. Diese Beziehung ist einfacher als eine Anstellung, weshalb Unternehmen es vorziehen, Auftragnehmer in Spanien zu beauftragen. Aber diese Einfachheit funktioniert nur, wenn die Grenzen klar sind; andernfalls können Haftungen auf das Unternehmen zurückfallen.

(Benötigen Sie Hilfe bei der Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen an mehrere Auftragnehmer? Die Verwendung einer Plattform wie Rivermate’s Auftragnehmer-Management-Lösung kann das Onboarding, Zahlungen und Compliance-Papierkram vereinfachen.)

Zahlungsbedingungen und Praktiken für Auftragnehmer in Spanien

Wenn es darum geht, Auftragnehmer in Spanien zu bezahlen, ist es wichtig, die üblichen Zahlungsbedingungen zu kennen. Dies hilft Ihnen, eine gute Arbeitsbeziehung aufrechtzuerhalten und die spanischen Gesetze einzuhalten. Spanien hat, wie viele EU-Länder, Regeln, um Freiberufler und kleine Lieferanten vor verspäteten Zahlungen zu schützen. Hier ist, was Sie wissen sollten:

1. Standard-Zahlungsbedingungen – 30 Tage (oder 60 nach Vereinbarung): Standardmäßig besagt das spanische Gesetz, dass, wenn keine Zahlungsfrist angegeben ist, die Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Dienstleistung oder Rechnung fällig ist. In B2B-Transaktionen (Unternehmen zu autónomo) können die Parteien eine längere Frist vereinbaren, aber das Maximum beträgt 60 Tage. Dies ergibt sich aus Spaniens Anti-Morosidad-Gesetzgebung, die den EU-Regeln folgt. Gesetz 15/2010 (Änderung des Gesetzes 3/2004) besagt, dass alles über 60 Tage nicht durchsetzbar ist, selbst wenn ein großes Unternehmen versucht, es durchzusetzen. Daher ist es die Norm, entweder 30-Tage-Zahlung oder 60 Tage zu vereinbaren, wenn verhandelt, insbesondere mit größeren Unternehmen. Für Startups und Auftragnehmer sind 30 Tage fair.

Beispiel: Wenn Sie eine Rechnung vom 1. Juli erhalten, sollten Sie sie bis zum 31. Juli bezahlen. Wenn Sie mit dem Auftragnehmer „60 Tage Monatsende“ vereinbart haben, würden Sie bis Ende August zahlen. Klären Sie dies immer im Vertrag oder in der Bestellung, um Verwirrung zu vermeiden.

2. Rechnungspraktiken: Spanische Auftragnehmer stellen eine Rechnung (factura) für ihre Dienstleistungen aus. Eine gültige Rechnung muss eine Rechnungsnummer, Datum, Auftragnehmerdetails (Name, Adresse, NIF), Ihre Unternehmensdetails, eine Dienstleistungsbeschreibung, den Betrag, die Mehrwertsteuer (falls zutreffend) und eventuelle IRPF-Einbehalte enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Rechnungen regelmäßig erhalten – normalerweise nach Abschluss der Arbeit oder monatlich. Einige Auftragnehmer stellen am Ende des Projekts oder bei Meilensteinen Rechnungen aus; andere, wie Teilzeit-CFOs oder langfristige Berater, könnten monatlich Rechnungen stellen. Die Rechnung ist für die Aufzeichnungen unerlässlich und wird benötigt, damit der Auftragnehmer Einkommen anerkennt und Sie eine Ausgabe anerkennen.

Hinweis zu IRPF in Rechnungen: Wenn der Auftragnehmer in Spanien lebt und Sie eine spanische Einheit sind, könnte die Rechnung „Retención IRPF (15%) – [Betrag]“ enthalten, was 15% abzieht. Das bedeutet, dass Sie ihnen den Nettobetrag zahlen. Wenn Sie ein ausländischer Zahler sind oder der Auftragnehmer dies nicht einschließt (vielleicht, weil Sie nicht verpflichtet sind, einzubehalten), zahlen Sie den Bruttobetrag, und sie handhaben die Steuern. Sprechen Sie mit dem Auftragnehmer oder einem Buchhalter, wenn Sie unsicher sind, wie Sie eine spanische Rechnung handhaben sollen.

3. Zahlungsmethoden: Die gebräuchlichste Methode, Auftragnehmer in Spanien zu bezahlen, ist per Banküberweisung. Spanien hat ein starkes Bankensystem, und fast jeder hat ein IBAN-Konto. Wenn Sie den Vertrag einrichten, fragen Sie nach den Zahlungsdetails des Auftragnehmers – normalerweise eine IBAN und den Namen des Kontoinhabers. Einige akzeptieren möglicherweise Dienste wie PayPal oder Wise, aber diese können die Dinge mit Gebühren und Währungsumtausch verkomplizieren. Banküberweisungen in Euro sind Standard. Viele spanische Unternehmen nutzen das SEPA-System, das normalerweise innerhalb von 1-2 Arbeitstagen inländische Zahlungen liefert. Wenn Sie ein internationales Unternehmen sind, könnten Sie eine internationale Überweisung senden (stellen Sie sicher, dass Sie alle Gebühren abdecken oder TransferWise/Wise verwenden, um Kosten zu minimieren).

4. Verzugszinsen und Strafen: Was passiert, wenn Sie zu spät zahlen? Nach spanischem Recht kann der Auftragnehmer bei verspäteter Zahlung Verzugszinsen (normalerweise ein gesetzlicher Satz, der von der Regierung festgelegt wird, leicht über dem EZB-Satz) und sogar eine feste Inkassogebühr erheben. In der Praxis zögern viele Freiberufler, dies durchzusetzen, aus Angst, die Beziehung zu schädigen, aber wiederholte Spätzahler könnten mit rechtlichen Ansprüchen konfrontiert werden. Als gute Praxis zahlen Sie immer pünktlich. Wenn Sie Cashflow-Probleme haben, sprechen Sie mit dem Auftragnehmer und versuchen Sie, eine schriftliche Vereinbarung für eine leichte Verzögerung zu erhalten. Aber denken Sie daran, das Gesetz unterstützt das Recht des Auftragnehmers auf rechtzeitige Zahlung.

5. Typische Praktiken und Kultur: In Spanien nehmen große Unternehmen oft 60 Tage oder schieben die Grenzen, aber Startups und KMUs sollten sich an 30-Tage-Bedingungen halten. Kulturell schätzen Freiberufler Kunden, die schnell zahlen. Einige unabhängige Fachleute könnten einen kleinen Rabatt für sofortige oder Vorauszahlung anbieten (obwohl dies informell ist). Auf der anderen Seite könnten einige einen Aufschlag erheben oder Factoring-Dienste nutzen, wenn Kunden auf 60 Tagen bestehen. Gute Kommunikation ist der Schlüssel – setzen Sie klare Erwartungen, die mit den gesetzlichen Grenzen übereinstimmen, und halten Sie sich daran. Wenn Ihr Startup im Ausland ist, denken Sie daran, dass internationale Überweisungen ein paar Tage dauern können, also starten Sie sie frühzeitig, um Fristen einzuhalten.

6. Währungsüberlegungen: Spanien verwendet den Euro (€). Wenn Sie einen Auftragnehmer außerhalb der Eurozone beauftragen, sollten Sie normalerweise in Euro bezahlen (es sei denn, der Auftragnehmer stimmt etwas anderes zu). Dies vermeidet, dass das Währungsrisiko auf den Auftragnehmer übertragen wird. Viele internationale Projekte spezifizieren USD oder GBP, aber beachten Sie, dass der Auftragnehmer dies in EUR in seinen Konten umwandeln wird. Die Zahlung in Euro auf ein spanisches Bankkonto ist am einfachsten und vermeidet, dass der Auftragnehmer gegen die Regel verstößt, dass Rechnungen für Steuerzwecke in EUR ausgewiesen werden müssen. Wenn Sie eine andere Währung vereinbaren, stellen Sie sicher, dass die Rechnung dies widerspiegelt, zusammen mit dem EUR-Äquivalent für spanische Steuerzwecke.

Zusammenfassend sollten Zahlungen an Auftragnehmer in Spanien gegen ordnungsgemäße Rechnungen, pünktlich (30 Tage sind Standard) und über zuverlässige Methoden wie Banküberweisung erfolgen. Die Einhaltung dieser Praktiken hält Sie konform mit den spanischen Zahlungsgesetzen und hilft, Vertrauen mit Ihren Auftragnehmern aufzubauen. Dies macht sie eher bereit, weiterhin mit Ihnen zu arbeiten oder das Extra auf Projekten zu leisten.

Rechtliche Risiken: Fehlklassifizierung von Auftragnehmern in Spanien

Eines der größten Risiken bei der Arbeit mit Auftragnehmern ist die Fehlklassifizierung. Dies bedeutet, jemanden als „unabhängigen Auftragnehmer“ zu behandeln, wenn er tatsächlich ein Angestellter nach dem Gesetz ist. Spanien nimmt dieses Thema ernst. Der Begriff „falso autónomo“ (falscher Selbstständiger) beschreibt Arbeiter, die als autónomos registriert sind, aber wie Angestellte arbeiten. Dies wird oft getan, um dem Arbeitgeber Geld zu sparen. Spanische Arbeitsbehörden und die Inspección de Trabajo (Arbeitsinspektion) gehen gegen Fehlklassifizierung vor, und die rechtlichen Risiken sind erheblich für Unternehmen.

Wie kann Fehlklassifizierung passieren?

Fehlklassifizierung kann passieren, manchmal unabsichtlich, wenn ein Auftragnehmer zu stark in Ihre Organisation integriert ist. Beispiele sind:

• Die Person muss in Ihrem Büro von 9 bis 5 unter direkter Aufsicht arbeiten.

• Sie erhalten eine Unternehmens-E-Mail und einen Titel oder werden in das Unternehmensorganigramm aufgenommen.

• Sie dürfen nicht für jemand anderen arbeiten, was sie effektiv exklusiv macht.

• Sie arbeiten Jahr für Jahr nur für Sie an Aufgaben wie reguläre Angestellte.

Diese Bedingungen ähneln einem Beschäftigungsverhältnis. In Spanien, wenn es wie ein Beschäftigungsverhältnis aussieht und sich verhält, wird das Etikett „Auftragnehmer“ nicht halten. Ein Inspektor oder Richter kann die Beziehung als empleado indefinido (unbefristeter Angestellter) umklassifizieren.

Folgen der spanischen Fehlklassifizierung von Auftragnehmern

• Arbeitsinspektionen und Geldstrafen: Wenn eine Inspektion einen falso autónomo findet, kann Ihr Unternehmen mit hohen Geldstrafen rechnen. Das Gesetz sieht das Versäumnis, einen Angestellten ordnungsgemäß zu registrieren, als schwerwiegende Verletzung (infracción grave). Jeder fehlklassifizierte Arbeiter kann eine separate Geldstrafe auslösen. Ab 2025 können Geldstrafen zwischen 3.750 € und 12.000 € pro Arbeiter liegen, je nach Schwere. Zum Beispiel könnten drei fehlklassifizierte Auftragnehmer Strafen von bis zu 36.000 € bedeuten, plus die Notwendigkeit, ihren Status zu korrigieren.

• Zahlung von rückständigen Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen: Das Unternehmen muss möglicherweise alle Sozialversicherungsbeiträge zahlen, die vermieden wurden, indem die Person nicht als Angestellter eingestellt wurde. In Spanien zahlen Arbeitgeber etwa 30% des Gehalts in die Sozialversicherung für Angestellte. Wenn ein Auftragnehmer 30.000 €/Jahr für zwei Jahre bezahlt wurde und hätte angestellt sein sollen, könnte das Unternehmen die Arbeitgeberquoten rückwirkend schulden – möglicherweise über 18.000 €, plus Verzugszuschläge. Die Behörden können bis zu 4 Jahre für nicht gezahlte Beiträge zurückgehen und erhebliche recargos (Zuschläge von 100% oder mehr) hinzufügen.

• Erzwungener Arbeitsvertrag: Der Auftragnehmer kann rechtlich als unbefristeter Angestellter anerkannt werden. Das bedeutet, dass Sie ihn als solchen behandeln müssen (auf die Gehaltsliste setzen, Leistungen bieten) oder, wenn die Beziehung endet, möglicherweise Abfindung wie ein vollwertiger Angestellter zahlen müssen. Spanische Gerichte entscheiden oft, dass ein fehlklassifizierter Auftragnehmer die gleichen Rechte wie ein Angestellter hat, einschließlich aufgelaufener Urlaubsansprüche und Abfindung bei unrechtmäßiger Entlassung.

• Potenzielle strafrechtliche Haftung: In extremen Fällen könnte weit verbreitete oder vorsätzliche Fehlklassifizierung zu strafrechtlichen Anklagen führen. Der spanische Strafgesetzbuch Artikel 311 bestraft Unternehmen, die illegale Bedingungen durch falsche Freiberuflervereinbarungen auferlegen. Dies gilt hauptsächlich für eklatante Szenarien, wie ein Unternehmen mit vielen „falschen Freiberuflern“, die wissentlich ausgenutzt werden.

Wie man Fehlklassifizierung von Auftragnehmern in Spanien vermeidet:

• Halten Sie die Beziehung auf Distanz: Behandeln Sie Ihren Auftragnehmer nicht wie einen Angestellten. Erlauben Sie ihnen Flexibilität, wie und wo sie arbeiten. Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse statt auf Stunden.

• Keine festen Zeitpläne oder Integration: Sie können Zeitpläne und Fristen festlegen, aber vermeiden Sie, Auftragnehmer in die gleichen Schichtrotationen oder Anwesenheitsverfolgung wie das Personal zu setzen. Sie sollten nicht an Mitarbeiterversammlungen über allgemeine Unternehmensrichtlinien teilnehmen.

• Dokumentieren Sie die Unabhängigkeit: Im Vertrag und in der Praxis machen Sie klar, dass sie Dienstleistungen für andere erbringen können, ihre eigenen Werkzeuge verwenden (es sei denn, Sie haben einen zwingenden Grund, sie bereitzustellen), und mit Autonomie arbeiten. Wenn sie einen Geschäftsnamen für ihre freiberuflichen Dienstleistungen haben, respektieren Sie das.

• Dauer und Exklusivität: Langfristige Beziehungen sind in Ordnung, aber seien Sie vorsichtig, wenn ein Auftragnehmer nur für Sie für eine lange Zeit arbeitet. In solchen Fällen sollten Sie in Betracht ziehen, sie in einen Angestellten umzuwandeln oder sicherstellen, dass Sie die TRADE-Anforderungen erfüllen, falls zutreffend. Verbieten Sie einem Auftragnehmer niemals, andere Aufträge anzunehmen. Sie können um Engagement für Ihr Projekt bitten, aber nicht um absolute Exklusivität wie ein Beschäftigungswettbewerbsverbot, es sei denn, vielleicht während spezifischer Projektstunden.

Die spanischen Arbeitsbehörden wollen sicherstellen, dass Jobs, die Verträge verdienen, Jobs mit Verträgen sind. Sie unterstützen echte Freiberufler. Spanien hat etwa 3 Millionen autónomos, von denen viele diesen Status freiwillig wählen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie „Auftragnehmer“ nicht verwenden, um Arbeitsgesetze zu umgehen. Die Kosten eines Fehlers sind zu hoch, angesichts der Geldstrafen und des Schadens für den Ruf Ihres Unternehmens. Wenn Sie Zweifel haben, konsultieren Sie einen Arbeitsrechtler. Wenn sich eine Rolle in einen Vollzeitjob verwandelt hat, sollten Sie in Betracht ziehen, diesen Auftragnehmer in einen ordnungsgemäßen Arbeitsvertrag zu überführen – möglicherweise durch einen contractor of record, wenn Ihnen eine lokale Einheit fehlt.

Einhaltung der Vorschriften mit spanischen Auftragnehmern (Tipps und Lösungen)

Für internationale Startups oder HR-Teams, die Auftragnehmer in Spanien einstellen, kann die Einhaltung der Vorschriften überwältigend erscheinen. Die spanische Bürokratie beinhaltet oft viel Papierkram, und der Umgang damit auf Spanisch kann schwierig sein. Außerdem fügt die Verwaltung der Compliance aus der Ferne – sicherzustellen, dass Ihr Auftragnehmer Steuern handhabt und dass Sie Ihre Verpflichtungen erfüllen – Komplexität hinzu. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, die spanischen Gesetze einzuhalten, während Sie mit internationalen Auftragnehmern arbeiten:

• 1. Bleiben Sie über spanische Arbeits- und Steuervorschriften informiert: Verstehen Sie die Grundlagen der Auftragnehmer-Compliance in Spanien. Wissen Sie, wie das spanische Gesetz einen Auftragnehmer im Vergleich zu einem Angestellten definiert, um Ihr Engagement richtig zu strukturieren. Halten Sie Ausschau nach Änderungen, wie Aktualisierungen der autónomo-Sozialversicherungsbeiträge basierend auf Einkommen oder Einbehaltungsraten. Spanische Regierungswebsites können wertvolle Informationen bieten, auch wenn sie auf Spanisch sind. Die Websites der Agencia Tributaria und der Seguridad Social haben Abschnitte für autónomos, die ihre Verpflichtungen umreißen. Wenn Sie Hilfe benötigen, konsultieren Sie einen internationalen HR-Experten oder einen lokalen gestor (Verwaltungsagenten).

• 2. Verwenden Sie einen Contractor of Record (CoR) Service: Eine großartige Möglichkeit, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen, ohne eine eigene spanische Einheit zu gründen, ist die Verwendung einer Contractor of Record Lösung. Ein CoR ist ein Service, bei dem ein lokaler Partner, wie Rivermate’s contractor of record service in Spanien, den Auftragnehmer offiziell für Sie einstellt. Sie verwalten die administrativen Aufgaben – Überprüfung des autónomo-Status, Sicherstellung der Vertragseinhaltung, Handhabung lokaler Steuereinbehalte und Zahlungen in lokaler Währung. Sie agieren als „Kunde of Record“ in Spanien für den Auftragnehmer, während Sie die Arbeitsbeziehung beibehalten. Dies hilft Ihnen, Compliance-Probleme zu vermeiden und macht das Leben für den Auftragnehmer einfacher, da er lokal bezahlt wird. Wenn Sie sich über spanische Anforderungen unsicher sind, kann ein Contractor of Record eine niedrig-komplexe, hoch-konforme Option sein.

• 3. Verwenden Sie globale Auftragnehmer-Management-Plattformen: Die Verwaltung von Zahlungen und Papierkram über Grenzen hinweg kann langsam sein. Plattformen wie Rivermate’s globales Auftragnehmer-Management helfen, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, während sie das Onboarding, das elektronische Signieren von Verträgen, die Rechnungsverarbeitung und Zahlungen in einem Dashboard rationalisieren. Sie können konforme Verträge in Spanisch und Englisch erstellen, notwendige Dokumente von Auftragnehmern sammeln (wie Registrierungsnachweise oder Ausweise) und Zahlungen basierend auf spanischen Normen planen. Sie helfen Ihnen auch, den Währungsumtausch zu navigieren und Zahlungen in EUR zu lokalisieren. Dies kann Ihnen Überweisungsgebühren sparen und Umrechnungsverluste oder Verzögerungen vermeiden.

• 4. Seien Sie sich der Datenschutz- und IP-Gesetze bewusst: Bei der internationalen Zusammenarbeit denken Sie daran, dass Spanien (und die EU) strenge Datenschutzgesetze (DSGVO) hat. Wenn Ihr Auftragnehmer personenbezogene Daten verarbeitet, stellen Sie sicher, dass Sie eine Datenverarbeitungsvereinbarung haben. Adressieren Sie auch geistiges Eigentum im Vertrag – typischerweise möchten Sie, dass das Arbeitsergebnis Ihrem Unternehmen zugewiesen wird. Nach spanischem Recht sollte dies im Vertrag stehen, um wirksam zu sein. Obwohl dies nicht direkt mit der Einhaltung von Arbeitsvorschriften zu tun hat, ist es Teil des rechtlichen Rahmens für die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern.

• 5. Bereiten Sie sich auf Unterschiede im Arbeitsrecht vor: Wenn Ihr Auftragnehmer-Engagement erweitert wird – zum Beispiel, wenn Sie mehr Auftragnehmer in Spanien einstellen oder sich entscheiden, Vollzeitangestellte einzustellen – seien Sie bereit, sich anzupassen. Auftragnehmer können nicht rückwirkend in Angestellte umgewandelt werden, aber Sie können ein Arbeitsverhältnis für die Zukunft anbieten. Wenn Sie feststellen, dass Sie jemanden in Vollzeit benötigen, sollten Sie in Erwägung ziehen, zu einem Employer of Record Service zu wechseln oder eine Einheit einzurichten, um Angestellte einzustellen. Bis dahin wird Ihnen die Einhaltung der Vorschriften im Rahmen des Auftragnehmermodells zugutekommen.

• 6. Halten Sie klare Aufzeichnungen und Kommunikation: Führen Sie eine Papier- (oder digitale) Spur aller Verträge, Rechnungen und Zahlungen. Dokumentieren Sie die Projekte, die den Auftragnehmern zugewiesen wurden, um zu zeigen, dass es sich um eine geschäftliche Beziehung handelt. Kommunizieren Sie offen mit Ihrem Auftragnehmer über die Einhaltung der Vorschriften – bestätigen Sie, dass sie ihre autónomo-Verpflichtungen verwalten. Viele erfahrene spanische Auftragnehmer werden alles handhaben, aber zu zeigen, dass Ihnen die korrekte Durchführung wichtig ist, setzt einen positiven Ton.

Zusammenfassend ist die Einhaltung der Vorschriften bei der Arbeit mit spanischen Auftragnehmern aus dem Ausland machbar – Tausende von Unternehmen tun es erfolgreich. Es geht darum, lokales Wissen mit intelligenten Tools oder Partnern zu kombinieren. Auf diese Weise können Sie auf den Talentpool Spaniens zugreifen, ohne sich in rechtlichen Komplexitäten zu verfangen.

Warum es wichtig ist, bei der Beauftragung von Auftragnehmern in Spanien konform zu bleiben

Die Beauftragung und Bezahlung von Auftragnehmern in Spanien umfasst mehrere Schritte und rechtliche Angelegenheiten, kann jedoch sehr lohnend sein, wenn sie korrekt durchgeführt wird. Spanien bietet starken Schutz für sowohl Unternehmen als auch Freiberufler. Wenn Sie die Regeln befolgen, wer als Auftragnehmer qualifiziert ist, die Beziehung richtig einrichten und Steuer- und Zahlungsanforderungen erfüllen, können Sie sicher auf eine flexible Belegschaft zugreifen.

Beachten Sie diese Kernprinzipien: Unabhängigkeit definiert einen Auftragnehmer, Registrierung und Steuern sind unerlässlich, und rechtzeitige, dokumentierte Zahlungen wahren Professionalität. Vermeiden Sie Grauzonen, die zu Fehlklassifizierung von Auftragnehmern führen können. Die Risiken sind hoch in Spanien, wo Arbeitsinspektoren wachsam sind und Geldstrafen schwerwiegend sein können. Wenn Ihr Startup außerhalb Spaniens ist, verwenden Sie Plattformen wie Contractor of Record Lösungen, um grenzüberschreitende Verträge zu vereinfachen.

Indem Sie die Anleitung dieses Artikels befolgen – von der Verständnis, wer als autónomo qualifiziert ist, bis hin zur Erstellung konformer Verträge und dem Management von Einstellung und Bezahlung von Auftragnehmern in Spanien – sind Sie auf dem Weg zu einer erfolgreichen, legalen Zusammenarbeit. Spaniens qualifizierte Auftragnehmer sind bereit, Ihrem Wachstum zu helfen, und jetzt haben Sie das Wissen, sie wie ein Insider zu engagieren.