Ein Leitfaden zu Lohnsteuern in Brasilien

Überblick über das brasilianische System der Lohnsteuer

Brasiliens System der Lohnsteuer ist komplex und vielfältig, mit mehreren Steuern, die Employer of Record, EOR, Recruitment, Contractors, Freelancers auf behalf of ihrer Mitarbeiter zahlen müssen. Die gängigsten Lohnsteuern in Brasilien sind die Sozialversicherungsbeiträge (INSS), die Einkommensteuerabzüge (IRRF) und Arbeitssteuern. Der Sozialversicherungsbeitrag (INSS) ist ein vom Arbeitgeber gezahlter Beitrag an die Regierung für Sozialversicherungsleistungen wie Renten, Invalidenleistungen und Krankenversicherung. Er wird basierend auf dem Bruttolohn oder Lohn des Mitarbeiters bis zu einer gesetzlich festgelegten Höchstgrenze berechnet, die jährlich festgelegt wird; aktuell liegt diese Grenze bei R$6.101 pro Monat für 2021. Arbeitgeber müssen 11 % des monatlichen Einkommens eines Mitarbeiters vor Zahlung abziehen, um die INSS-Beiträge abzudecken; einige Kategorien von Arbeitern sind jedoch abhängig von ihrer Tätigkeit oder anderen Faktoren von diesen Abzügen befreit.

Die Einkommensteuerabzüge (IRRF) gelten nur für angestellte Mitarbeiter, die mehr als R$1.903 pro Monat verdienen, nachdem alle Abzüge von ihrem Gehalt vorgenommen wurden – inklusive etwaiger steuerlicher Ausnahmen nach brasilianischem Arbeitsrecht – und funktionieren ähnlich wie in vielen Ländern weltweit: Arbeitgeber ziehen prozentuale Beträge entsprechend des jährlichen steuerpflichtigen Einkommens ihrer Arbeiter ab, bevor sie selbst bezahlt werden. Dieser Satz kann zwischen 7 % und 27 % variieren, abhängig von individuellen Umständen wie Familienstand und Anzahl der Verpflichtungen; in der Regel überschreitet er jedoch niemals 27 %.

Schließlich gibt es verschiedene Arbeitssteuern, die bei der Einstellung neuer Mitarbeiter oder bei Änderungen bestehender Verträge anfallen; hierzu gehören Sachen wie Beiträge zum Severance Indemnity Fund (FGTS), Beiträge zur Arbeitslosenversicherung (SAT) sowie Urlaubsbonifikationen. Diese variieren je nach Art der Anstellung (Vollzeit, Teilzeit, temporär). Es ist wichtig, die lokalen Vorschriften sorgfältig zu prüfen, um zu wissen, was zu zahlen ist.

Zusammengefasst bleibt festzuhalten, dass Brasilien trotz seines komplexen Steuersystems relativ klare Grundprinzipien beherbergt: Arbeitgeber & Arbeitnehmer sollten stets genau wissen, welche Steuern berechnet und gezahlt werden müssen, wenn sie Arbeitsverträge eingehen!

Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers

Im Zusammenhang mit Lohnsteuern in Brasilien haben Arbeitgeber verschiedene Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten, die sie einhalten müssen. Sie sind verantwortlich dafür, die angemessenen Steuerbeträge von den Löhnen ihrer Contractors und Freelancers einzubehalten, sie pünktlich zu zahlen und die erforderlichen Formulare bei den Regierungsbehörden einzureichen. In diesem Leitfaden werden wir diese Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten detailliert besprechen, damit Ihr Unternehmen mit brasilianischem Steuerrecht konform bleibt.

Zunächst müssen Arbeitgeber bestimmte Steuern monatlich oder im Abrechnungszeitraum ihres Zahlungssystems von den Gehältern der Mitarbeiter abziehen. Dazu gehören die Einkommensteuer (IRRF), Sozialversicherungsbeiträge (INSS) sowie andere Pflichtabzüge wie Gewerkschaftsbeiträge oder Krankenversicherungsprämien, falls anwendbar. Die genauen Abzugsbeträge hängen von mehreren Faktoren ab, einschließlich des Gehaltsniveaus des Mitarbeiters und etwaiger Zusatzleistungen im jeweiligen Abrechnungszeitraum wie Boni oder Überstunden. Es ist wichtig zu beachten, dass alle Contractors und Freelancers, unabhängig davon, ob sie Vollzeit, Teilzeit oder temporär arbeiten, diese Abzüge vor Erhalt ihres Nettogehalts vornimmt werden – das Unterlassen könnte zu erheblichen Bußgeldern für beide Parteien führen!

Neben dem Einbehalten dieser Steuern müssen Arbeitgeber alle relevanten Dokumente innerhalb von 30 Tagen nach jeder gesetzlichen Frist einreichen – andernfalls können Strafen verhängt werden! Dazu gehört die Übermittlung von Erklärungen zu IRRF- und INSS-Abzügen sowie Kopien der Gehaltsabrechnungen, die die Abzüge für jeden einzelnen Mitarbeiter aufzeigen; ebenso Informationen über die insgesamt gezahlten Vergütungen im Jahr, wenn diese von Behörden wie der Receita Federal do Brasil (RFB) angefordert werden.

Weiterhin sollen Unternehmen detaillierte Aufzeichnungen über die Gehaltsabrechnung sowie Personalmanagementangelegenheiten führen, die später relevant werden könnten, z. B. Arbeitsverträge, Urlaubstage, krankheitsbedingte Abwesenheiten usw. Diese Daten sollten sicher aufbewahrt werden, entweder elektronisch via Cloud-Lösungen oder in physischen Akten, die in einem sicheren Raum verschlossen sind – Genauigkeit ist hier entscheidend, weil Fehler teuer zu stehen kommen.

Abschließend: Nach korrekter Berechnung ist der nächste Schritt, die Zahlungen zu leisten, also die Beträge direkt an die zuständigen Stellen zu überweisen, sei es an staatliche Stellen oder an Drittanbieter, die Transaktionen im Auftrag der Firma abwickeln. Es gibt verschiedene Wege, dies zu tun, von Direktüberweisungen bis zu Schecks. Wichtig ist, die genannten Fristen einzuhalten, da sonst Zinsen und Säumniszuschläge schnell anfallen.

Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten der Arbeitnehmer

Mitarbeiter in Brasilien haben verschiedene Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit Lohnsteuern. Es ist wichtig für sie, ihre Rechte und Pflichten zu kennen sowie die verschiedenen Steuern, die rechtzeitig gezahlt werden müssen. Dieser Leitfaden gibt einen Überblick über die Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten der Arbeitnehmer in Bezug auf die Lohnsteuer in Brasilien, inklusive der Steuern, die zu zahlen sind, wann sie gezahlt werden müssen und welche Formulare einzureichen sind.

In Brasilien sind alle Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, bestimmte Beträge von den Gehältern der Contractors und Freelancers für die Einkommensteuer (IRPF) einzubehalten. Diese gezogenen Beträge werden direkt über elektronische Überweisung oder Bankeinzahlung an die Staatskasse überwiesen. Mitarbeiter sollten auch beachten, dass es möglicherweise zusätzliche Abzüge gibt, wie Sozialversicherungsbeiträge (INSS), Krankenversicherungsprämien (SUS), Pensionsfondsbeiträge (PREV-Social) usw., je nach individueller Situation; diese sind jedoch keine zwingenden Abzüge wie IRPF. Die Höhe der Abzüge hängt von Faktoren wie Alter, Familienstand, Anzahl der Verpflichtungen usw. ab. Im Allgemeinen zahlen die meisten etwa 11 % ihres Bruttogehalts, aber dieser Wert kann erheblich variieren. Es ist ratsam, vorab beim lokalen Finanzamt nachzufragen.

Neben den regelmäßigen Einkommenssteuerzahlungen durch Quellenabzüge könnten Arbeitnehmer auch jährlich eine Steuererklärung abgeben müssen, insbesondere wenn ihr Einkommen über R$28.000 liegt. Diese Deklarationen erfolgen meistens im April/Mai. Dabei erklären sie ihre gesamten steuerpflichtigen Einkünfte des vergangenen Jahres und geben Details zu Anlagen wie Aktien oder sonstigen Investitionen an. Bei Nicht-Einhaltung der Fristen drohen Bußgelder.

Darüber hinaus gibt es spezielle Situationen, in denen zusätzliche Abgaben anfallen können, etwa bei Kapitalgewinnen, beim Verkauf von Vermögenswerten oder bei Derivaten, ausländischen Transaktionen usw. Für diese Fälle bleibt die Verantwortung, die Differenz auszugleichen, doch bestehen Wege, Rückerstattungen zu beantragen, nachdem die entsprechenden Unterlagen eingereicht wurden. Die Bearbeitung dauert etwa zwei Monate, und es fallen keine zusätzlichen Gebühren oder Strafen an, sofern alles ordnungsgemäß geklärt ist.

Steuerstrafen und Zinsen für Payroll-Steuern

Payroll-Steuern in Brasilien sind komplex und teilweise verwirrend. Es ist wichtig, die Sanktionen, Zinssätze und sonstigen Konsequenzen zu kennen, um die Einhaltung aller Gesetze sicherzustellen. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über die Strafen und Zinsen im Zusammenhang mit Steuerpflichten.

Wenn Steuern nicht rechtzeitig gezahlt werden: Die häufigste Strafe ist eine Geldbuße, die von der brasilianischen Regierung verhängt wird. Die Höhe hängt davon ab, wie lange die Zahlung überfällig ist; bei Verzögerungen von mehr als 30 Tagen können zusätzliche Strafen oder sogar strafrechtliche Verfahren drohen. Zudem laufen die unbezahlten Beträge bei gesetzlich festgelegtem Zinssatz (derzeit 6 % jährlich) auf. Bei längerer Dauer der Zahlungsausfälle können weitere Maßnahmen ergriffen werden, wie die Pfändung von Vermögenswerten oder die Sperrung von Geschäftslizenzen.

Wenn Steuern zu niedrig abgeführt wurden: Dies passiert, wenn Arbeitgeber es versäumen, genügend Geld von den Löhnen ihrer Contractors und Freelancers einzubehalten, um Sozialversicherungsbeiträge (INSS) oder FGTS zu finanzieren. In solchen Fällen müssen sie die Differenz nachzahlen plus einen Zuschlag von 20 %, der direkt in die Staatskasse geht. Verspätete oder unvollständige Zahlungen können zudem strafrechtlich verfolgt werden. Die Zinsen von 6 % bleiben ebenfalls fällig.

Wenn Steuern zu hoch abgeführt wurden: Überzahlungen entstehen, wenn zu viel Geld von den Gehältern abgezogen wurde – etwa durch falsche Berechnungen oder unbeabsichtigte doppelte Abzüge. In solchen Fällen können Rückerstattungen beantragt werden, nachdem die entsprechenden Dokumente eingereicht wurden. Die Rückzahlung erfolgt nach Prüfung und dauert etwa zwei Monate. Es fallen keine weiteren Gebühren oder Strafen an, sofern der Fehler rechtzeitig korrigiert wird.

Häufig gestellte Fragen zu Payroll- und Steuerpflichten

Steuern in Brasilien können verwirrend sein, besonders für Recruitment-Unternehmen oder Contractors. Viele Fragen ergeben sich aus den vielfältigen Vorschriften. Im Folgenden einige häufig gestellte Fragen:

Q1: Was ist die Frist für die Einreichung der Steuererklärungen?
A1: Die Frist hängt vom Unternehmensprofil ab, meist innerhalb von 30 Tagen nach Monats- oder Quartalsende. Bei Mitarbeitern im Ausland können zusätzliche Fristen gelten.

Q2: Gibt es Abzüge bei der Berechnung des steuerpflichtigen Einkommens?
A2: Ja! Abzüge für Beiträge zum Sozialfonds (INSS) und andere Leistungen wie Krankenversicherung oder Essensgutscheine sind möglich. Sie variieren je nach Situation.

Q3: Kann ich meine Steuerlast durch Credits oder Anreize reduzieren?
A3: Ja! Es gibt Förderprogramme und spezielle Steuervergünstigungen, zum Beispiel für die Einstellung junger Leute unter dem Programm ‘Jovem Aprendiz’. Die Erfüllung der Voraussetzungen ist dabei essenziell.

Q4: Wie oft muss ich Steuervorauszahlungen leisten?
A4: Monatsweise für Löhne, unabhängig von Arbeitszeit oder Vertragsart. Die Zahlungen erfolgen meist per Banküberweisung mit speziellen Codes; Versäumnisse führen zu Bußgeldern und Zinsen.

Insgesamt ist das Verständnis des brasilianischen Steuersystems für Employer of Record und EOR essenziell, um Strafen zu vermeiden und die Pflichten ordnungsgemäß zu erfüllen. Arbeitgeber sollten die Vorschriften kennen, Arbeitnehmer ihre Rechte. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Beratung durch Fachleute, um immer auf der sicheren Seite zu sein.