Employer of Record in Quênia

Um Employer of Record (EOR) no Quênia é uma solução simples para contratar funcionários sem precisar estabelecer uma entidade local. Pense em um EOR como um parceiro que cuida de todas as tarefas legais e de RH relacionadas ao emprego. Você encontra o talento, e o EOR os coloca na sua folha de pagamento. Isso significa que eles cuidam de salários, impostos, benefícios e conformidade com a legislação trabalhista queniana. Você gerencia o trabalho diário da sua equipe, enquanto o EOR cuida da papelada. Para empresas que desejam contratar no Quênia, provedores como Rivermate podem simplificar o processo.

Como funciona um Employer of Record (EOR) no Quênia

Usar um EOR no Quênia segue um processo simples. Veja como funciona:

• Você Escolhe Seu Candidato: Você recruta e seleciona a pessoa que deseja contratar no Quênia.
• O EOR Redige um Contrato Conformidade: O EOR cria um contrato de trabalho que segue as leis trabalhistas do Quênia.
• O EOR Integra Seu Novo Contratado: Eles cuidam de toda a documentação necessária para empregar oficialmente seu novo membro da equipe.
• Eles Gerenciam Folha de Pagamento e Impostos: O EOR processa a folha de pagamento e garante que todos os impostos e contribuições sociais exigidos sejam pagos. Isso inclui pagamentos à Kenya Revenue Authority (KRA) (https://www.kra.go.ke), ao National Social Security Fund (NSSF) (https://www.nssf.or.ke) e ao National Hospital Insurance Fund (NHIF) (https://www.nhif.or.ke).
• Suporte Contínuo de RH: O EOR fornece suporte contínuo para questões de RH, desde a gestão de benefícios até o atendimento a dúvidas dos funcionários.
• Você Gerencia o Trabalho do Funcionário: Você orienta suas tarefas diárias e responsabilidades, assim como qualquer outro membro da sua equipe.

Por que usar um Employer of Record no Quênia

Usar um EOR no Quênia pode ajudar a expandir seus negócios mais rapidamente e com menos riscos. É uma maneira prática de montar uma equipe em um novo país sem ser impedido por obstáculos administrativos.

Aqui estão alguns dos principais benefícios:

• Entrar no Mercado Rapidamente: Você pode contratar funcionários e iniciar operações em questão de dias, ao invés de meses para registrar uma empresa local.
• Manter Conformidade com as Leis Locais: As leis trabalhistas do Quênia podem ser complexas. Um EOR possui a expertise local para garantir que suas práticas de contratação estejam totalmente em conformidade, reduzindo seus riscos legais.
• Reduzir Trabalho Administrativo: O EOR cuida da folha de pagamento, declarações fiscais e administração de benefícios. Isso permite que você se concentre nas atividades principais do seu negócio.
• Economizar Dinheiro: Estabelecer e manter uma entidade legal no Quênia tem custos significativos. Um EOR oferece uma maneira mais econômica de contratar no país.

O modelo de preços transparente da Rivermate elimina a complexidade com uma única taxa mensal competitiva por funcionário. Ao contrário de provedores tradicionais de PEO, nossa precificação em Quênia inclui suporte abrangente de RH, administração de benefícios, gestão de conformidade e acesso ao nosso painel proprietário para análises da força de trabalho em tempo real. Sem custos ocultos, sem taxas de implantação — apenas uma precificação direta que cresce com as necessidades do seu negócio, garantindo total conformidade legal em Quênia.

Contratar no Quênia é uma combinação de navegar por uma força de trabalho dinâmica e jovem e entender leis trabalhistas específicas. Você encontrará um forte pool de talentos, especialmente em tecnologia e inovação móvel, centrado na "Silicon Savannah". Mas, para contratar com sucesso, é preciso acertar nas regulamentações locais de emprego. Isso significa prestar muita atenção aos contratos, horas de trabalho e como você classifica seus trabalhadores.

Contratos de emprego & cláusulas obrigatórias

Todo funcionário contratado por mais de três meses precisa de um contrato escrito. Este documento é a base do seu relacionamento, portanto, a clareza é fundamental. Ele protege tanto você quanto seu funcionário, estabelecendo expectativas claras desde o início.

Sob a Lei de Emprego do Quênia, de 2007, você deve incluir detalhes específicos em todo contrato de trabalho. Pense neles como os não negociáveis.

Cláusulas essenciais para seus contratos de emprego no Quênia:

• Informações do funcionário: Nome completo, idade, gênero e endereço permanente.
• Informações do empregador: Nome da sua empresa.
• Detalhes do trabalho: Uma descrição clara do cargo e a data de início do emprego.
• Duração do contrato: Indicar se é um contrato por prazo determinado ou indeterminado.
• Local de trabalho: O principal local de trabalho.
• Horas de trabalho: As horas de trabalho esperadas.
• Compensação: O salário, como é calculado e quando será pago.
• Direitos a licença: Detalhes sobre licença anual, feriados públicos e licença médica.
• Aviso de rescisão: O período de aviso necessário para encerrar o contrato.

Períodos de experiência

Períodos de experiência são comuns no Quênia e oferecem a você uma chance de ver se um novo funcionário é adequado. O período inicial de experiência pode ser de até seis meses. Se precisar de mais tempo, pode estendê-lo por mais seis meses, mas somente com o consentimento por escrito do funcionário. Isso eleva o período máximo de experiência para um ano.

Durante a experiência, você ou o funcionário podem encerrar o contrato com aviso prévio por escrito de pelo menos sete dias.

Horas de trabalho & horas extras

Uma semana de trabalho padrão no Quênia geralmente é de 40 a 52 horas, distribuídas em seis dias. Os funcionários devem ter pelo menos um dia de descanso por semana.

Horas extras são qualquer trabalho realizado além das horas normais. Você deve pagar por isso a uma taxa mais alta.

Feriados públicos & regionais

O Quênia celebra vários feriados nacionais a cada ano. Seus funcionários têm direito a um dia de folga remunerada nesses dias. Se trabalharem em um feriado público, você deve pagar o dobro da taxa normal.

Alguns dos principais feriados públicos incluem:

• Ano Novo
• Sexta-feira Santa
• Segunda de Páscoa
• Dia do Trabalho
• Madaraka Day
• Mashujaa Day
• Jamhuri Day
• Natal
• Boxing Day

Feriados muçulmanos como Eid al-Fitr e Eid al-Adha também são observados, com datas variando a cada ano com base no calendário lunar.

Contratação de contractors no Quênia

Você também pode contratar contractors independentes no Quênia, o que oferece flexibilidade para trabalhos por projeto. Contractors são considerados autônomos e responsáveis pelos seus próprios impostos. Eles não estão cobertos pelas mesmas leis trabalhistas que sua equipe fixa. Isso significa que os termos do seu relacionamento são regidos pelo contrato que ambos assinam.

No entanto, é crucial classificar os trabalhadores corretamente. Se um tribunal decidir que um contractor é na verdade um funcionário, você pode enfrentar penalidades significativas. Isso é conhecido como risco de má classificação.

Um Employer of Record (EOR) ajuda você a evitar esse risco. Um EOR emprega legalmente os trabalhadores em seu nome, garantindo total conformidade com as leis trabalhistas do Quênia. Assim, você pode trabalhar com talentos no Quênia sem precisar criar uma entidade local ou se preocupar com má classificação. O EOR cuida de folha de pagamento, impostos, benefícios e toda a papelada legal, deixando você livre para gerenciar sua equipe e expandir seus negócios.

Navegando pela Remuneração e Folha de Pagamento no Quênia

Pagar sua equipe no Quênia envolve mais do que apenas transferir dinheiro. Você precisa entender as regras locais relacionadas a salários, impostos e contribuições. Fazer isso corretamente mantém sua empresa em conformidade e seus funcionários satisfeitos. É uma parte fundamental de administrar uma operação bem-sucedida no país.

Ciclos de folha de pagamento e estrutura salarial

No Quênia, o ciclo de folha de pagamento é normalmente mensal, com a maioria dos empregadores pagando os funcionários no último dia útil do mês. Embora pagamentos semanais ou quinzenais sejam possíveis, os cronogramas mensais são o padrão.

Um salário queniano possui duas partes principais:

• Salário Base: Esta é a parte fixa do pagamento de um funcionário. Deve estar no mínimo ou acima do salário mínimo do governo para aquele trabalho e local específicos.
• Abonos: São pagamentos adicionais por coisas como moradia ou transporte. Alguns são obrigatórios por lei, enquanto outros são oferecidos pelos empregadores para atrair e reter talentos.

Não há exigência legal de um 13º salário no Quênia.

Horas extras e mínimos

A semana de trabalho padrão no Quênia é de 45 a 52 horas. Qualquer hora além dessas é considerada hora extra.

• Hora Extra em Dias de Semana: Pago a 1,5 vezes a taxa horária normal do funcionário.
• Hora Extra em Feriados e Dias de Descanso: Pago em dobro da taxa horária normal.

A partir de 2025, o salário mínimo geral é de KES 15.201 por mês. No entanto, isso pode variar dependendo do setor e da localização, portanto, é importante verificar a taxa específica para seus funcionários.

Impostos e contribuições do empregador

Como empregador no Quênia, você é responsável por várias contribuições além do salário bruto de um funcionário. Esses pagamentos financiam programas de seguridade social, saúde e treinamento.

Impostos e deduções dos funcionários

Você deve deduzir impostos e contribuições dos salários de seus funcionários e enviá-los às agências governamentais corretas. As principais deduções incluem imposto de renda, seguridade social e seguro de saúde.

Em Quênia, oferecer benefícios aos funcionários e licença é uma parte fundamental de gerenciar sua equipe. Trata-se de mais do que apenas seguir a lei. Bons benefícios mostram aos seus funcionários que você os valoriza. Isso pode ajudar a construir uma equipe forte e comprometida. Compreender as regras locais para licença e benefícios é o seu primeiro passo.

Licença legal

A lei queniana estabelece a licença mínima a que os funcionários têm direito.

• Licença Anual: Os funcionários têm direito a 21 dias úteis de licença anual remunerada após completar um ano de serviço. Isso equivale a 1,75 dias por mês trabalhado.
• Licença por Doença: Após dois meses de serviço, um funcionário tem direito a sete dias de licença por doença com pagamento integral e outros sete dias com pagamento pela metade a cada ano. Para obter essa licença, o funcionário precisa apresentar um atestado médico.
• Licença Maternidade: Funcionárias recebem três meses de licença maternidade totalmente remunerada. Elas podem tirar essa licença além de sua licença anual.
• Licença Paternidade: Funcionários do sexo masculino têm direito a duas semanas de licença paternidade remunerada.

Feriados públicos e regionais

Os funcionários no Quênia têm direito a dias de folga remunerados em feriados públicos. Se um funcionário precisar trabalhar em um feriado público, você deve pagar o dobro da sua taxa normal.

Benefícios complementares típicos

Para atrair e reter os melhores talentos, muitos empregadores oferecem mais do que o mínimo legal. Aqui está uma visão dos benefícios obrigatórios e extras que você pode oferecer.

Como um EOR pode ajudar na configuração de benefícios

Configurar benefícios aos funcionários em um país novo pode ser complicado. Um Employer of Record (EOR) torna isso simples.

Um EOR já entende as leis locais e o que os funcionários esperam. Eles podem ajudar você a criar um pacote de benefícios que seja tanto compatível quanto competitivo. Isso significa que você não precisa gastar tempo decifrando regulamentos complexos.

Um EOR cuida da administração dos benefícios. Isso inclui tudo, desde inscrever os funcionários no seguro de saúde até gerenciar contribuições para aposentadoria. Isso libera você para focar no crescimento do seu negócio. Ao usar um EOR, você pode ter certeza de que está cuidando bem da sua equipe no Quênia.

Quando seu relacionamento comercial com um funcionário no Quênia chega ao fim, você precisa seguir um processo claro. A lei queniana, especificamente a Employment Act de 2007, descreve os passos para tanto a rescisão quanto o offboarding. Você deve ter uma razão válida para encerrar o emprego, e deve seguir um procedimento justo. Isso protege tanto você quanto seu funcionário e ajuda a evitar problemas legais.

Períodos de Aviso

Você deve fornecer ao seu funcionário um aviso por escrito antes da rescisão. O período de aviso depende de com que frequência você paga seu funcionário.

Fonte: Rivermate

Você pode optar por pagar ao funcionário pelo período de aviso em vez de fazê-lo trabalhar. Isso é chamado de pagamento em substituição ao aviso. Se fizer isso, o emprego termina imediatamente.

Indenização de Rescisão

Você só precisa pagar indenização quando faz um funcionário redundante. Redundância acontece quando você precisa reduzir sua força de trabalho por razões operacionais.

Para calcular a indenização, você concede 15 dias de salário básico para cada ano completo em que o funcionário trabalhou para você.

Aqui estão as principais coisas a lembrar sobre a indenização de rescisão:

• Elegibilidade: Aplica-se a funcionários que são tornados redundantes.
• Cálculo: A fórmula é (Salário básico / 30 dias) * 15 dias * Número de anos completos de serviço.
• Processo: Você deve informar o funcionário e o oficial de trabalho local sobre a redundância. Também é necessário consultar o funcionário ou seu representante.

Como a Rivermate Lida com Saídas Conformes

Navegar pelas saídas de funcionários em um país diferente pode ser complexo. Garantimos que cada rescisão seja tratada corretamente e de acordo com a lei queniana.

Veja como ajudamos:

• Conformidade Legal: Mantemos-nos atualizados sobre as leis trabalhistas do Quênia para que você não precise. Garantimos que toda rescisão siga os procedimentos legais exigidos.
• Documentação: Cuidamos de toda a papelada necessária, desde o aviso inicial até os registros de pagamento final. Isso mantém você organizado e em conformidade.
• Comunicação Clara: Ajudamos você a comunicar-se claramente com seus funcionários que estão saindo. Isso inclui explicar seu pagamento final e benefícios.
• Redução de Riscos: Seguindo os procedimentos corretos, ajudamos você a evitar reivindicações legais de rescisão injusta. No Quênia, isso pode resultar em uma compensação de até 12 meses do salário do funcionário.

Gerenciamos todo o processo de offboarding para você. Isso lhe dá tranquilidade e permite que você se concentre na gestão do seu negócio.

Navegar pelo cenário de vistos e permissões de trabalho no Quênia é simples quando você entende os requisitos. Para qualquer não cidadão que deseja trabalhar no país, obter as permissões corretas é essencial. O governo queniano exige que todos os estrangeiros tenham a autorização adequada antes de poderem trabalhar legalmente. Esse processo garante que você esteja em conformidade com as leis de imigração e trabalho locais.

Realidades de vistos de emprego e patrocínio

A rota mais comum para um estrangeiro trabalhar no Quênia é através de uma permissão de trabalho Classe D. Essa permissão é para indivíduos que receberam uma oferta de emprego específica. Para obter uma permissão Classe D, você deve possuir habilidades e qualificações que não estão disponíveis no Quênia.

Um Employer of Record (EOR) pode patrocinar permissões de trabalho para funcionários estrangeiros. Essa é uma opção prática se sua empresa não possui uma entidade legal no Quênia. O EOR torna-se o empregador legal e cuida de todas as responsabilidades relacionadas ao emprego, incluindo patrocínio de visto e permissão de trabalho.

Aqui estão as principais realidades sobre vistos de emprego e patrocínio:

• Patrocínio do EOR: Um EOR com uma entidade legal registrada no Quênia pode patrocinar uma permissão de trabalho Classe D para funcionários estrangeiros em tempo integral.
• Requisito de Entidade Local: Para patrocinar um trabalhador estrangeiro, um empregador deve ser uma entidade legalmente registrada no Quênia.
• Contratados Independentes: Freelancers e contratados independentes não são elegíveis para patrocínio do empregador e devem seguir um processo diferente.

O processo de solicitação de uma permissão de trabalho geralmente leva de dois a seis meses. É importante iniciar o processo com bastante antecedência da sua data de início planejada.

Conformidade para viagens de negócios (visitas de curto prazo)

Para visitas de negócios de curto prazo, o Quênia possui um sistema de Autorização Eletrônica de Viagem (eTA). Isso é para atividades não relacionadas ao trabalho, como participar de reuniões, conferências ou negociações. A eTA é obrigatória para todos os visitantes e deve ser obtida antes de viajar para o Quênia.

Aqui está o que você precisa saber sobre viagens de negócios de curto prazo:

• Requisito de eTA: Todos os visitantes devem possuir uma eTA aprovada antes de entrar no Quênia.
• Propósito da Visita: A eTA é adequada para compromissos de negócios de curto prazo que não são considerados trabalho.
• Solicitação: Você deve solicitar a eTA online através do portal oficial do governo.

Para solicitar uma eTA de negócios, geralmente será necessário os seguintes documentos: