Impostos em Quênia

Navigating the complexities of employment taxation is a critical aspect of operating in any country, and Kenya is no exception. The Kenyan tax system, overseen primarily by the Kenya Revenue Authority (KRA), requires employers to understand and comply with various obligations related to their workforce. This includes correctly calculating and remitting payroll taxes, social security contributions, and ensuring accurate income tax withholding from employee salaries.

Compliance with Kenyan tax laws is essential for businesses to avoid penalties, interest, and legal issues. Both employers and employees have distinct responsibilities regarding contributions and deductions, which are designed to fund public services and social welfare programs. Understanding these requirements is key to smooth and lawful business operations in Kenya.

Employer of Record Social Security and Payroll Tax Obligations

Employers in Kenya are responsible for contributing to several mandatory social security and payroll schemes on behalf of their employees. The primary contributions include the National Social Security Fund (NSSF) and the National Hospital Insurance Fund (NHIF).

National Social Security Fund (NSSF)

The NSSF is a mandatory savings scheme for retirement. Contributions are shared between the employer and the employee. The NSSF Act, 2013 introduced a tiered contribution structure based on an employee's monthly pensionable earnings.

For 2025, contributions are expected to follow the phased implementation of the NSSF Act, 2013. The contribution is calculated based on two tiers of pensionable earnings:

• Tier I: Earnings up to the Lower Limit (KSh 7,000 per month).
• Tier II: Earnings between the Lower Limit and the Upper Limit (KSh 36,000 per month).

The total contribution rate is 12% of pensionable earnings, split equally between the employer and the employee (6% each).

Tier	Pensionable Earnings Range	Total Monthly Contribution (12%)	Employer Share (6%)	Employee Share (6%)
Tier I	Up to KSh 7,000	KSh 840	KSh 420	KSh 420
Tier II	KSh 7,001 a KSh 36,000	KSh 3,480 (sobre KSh 29,000)	KSh 1,740	KSh 1,740
Máximo	KSh 36,000	KSh 4,320	KSh 2,160	KSh 2,160

Empregadores devem registrar-se no NSSF e remeter contribuições mensalmente até o dia 9 do mês seguinte.

National Hospital Insurance Fund (NHIF)

O NHIF é um esquema obrigatório de seguro saúde. As contribuições são baseadas na renda bruta mensal do empregado. A contribuição é deduzida exclusivamente do salário do empregado, mas o empregador é responsável por remeter ao NHIF.

Renda Bruta Mensal	Contribuição Mensal
até KSh 5.999	KSh 150
KSh 6.000 - 7.999	KSh 300
KSh 8.000 - 11.999	KSh 400
KSh 12.000 - 14.999	KSh 500
KSh 15.000 - 19.999	KSh 600
KSh 20.000 - 24.999	KSh 750
KSh 25.000 - 29.999	KSh 850
KSh 30.000 - 34.999	KSh 900
KSh 35.000 - 39.999	KSh 950
KSh 40.000 - 44.999	KSh 1.000
KSh 45.000 - 49.999	KSh 1.100
KSh 50.000 - 59.999	KSh 1.200
KSh 60.000 - 69.999	KSh 1.300
KSh 70.000 - 79.999	KSh 1.400
KSh 80.000 - 89.999	KSh 1.500
KSh 90.000 - 99.999	KSh 1.600
KSh 100.000 ou mais	KSh 1.700

Empregadores devem registrar-se no NHIF e remeter contribuições mensalmente até o dia 9 do mês seguinte.

Requisitos de Retenção do Imposto de Renda

Empregadores são obrigados a reter o imposto de renda de seus salários eordenados sob o sistema Pay As You Earn (PAYE). Este imposto retido é então transferido para a KRA em nome do empregado. O PAYE é calculado com base na renda tributável do empregado, após considerar deduções e isenções permitidas.

Renda tributável inclui salário base, subsídios, benefícios (a menos que especificamente isentos) e bônus.

As alíquotas de imposto de renda para residentes são progressivas, ou seja, renda maior tem maior taxa de tributação. Para 2025, prevê-se que as faixas e taxas sejam as seguintes:

Renda Tributável Mensal	Renda Tributável Anual	Taxa de Imposto
Até KSh 24.000	Até KSh 288.000	10%
KSh 24.001 - 32.333	KSh 288.001 - 388.000	25%
KSh 32.334 - 500.000	KSh 388.001 - 6.000.000	30%
KSh 500.001 - 800.000	KSh 6.000.001 - 9.600.000	35%
Acima de KSh 800.000	Acima de KSh 9.600.000	40%

Empregadores devem calcular o valor correto do PAYE para cada empregado com base na sua renda tributável mensal e nas faixas e taxas aplicáveis, levando em conta quaisquer isenções fiscais elegíveis.

Deduções de Impostos e Incentivos para Empregados

Empregados no Quênia têm direito a certos benefícios fiscais e podem reivindicar deduções que reduzem sua renda tributável, diminuindo assim sua obrigação de PAYE. Os empregadores devem incluir essas considerações no cálculo do PAYE.

Isenção Pessoal: Uma isenção fixa mensal concedida a todos os indivíduos residentes. Para 2025, espera-se que seja KSh 2.400 por mês (KSh 28.800 anual). Este valor é deduzido diretamente do imposto devido.

Incentivo de Seguro: Disponível para empregados que pagam prêmios de seguros de vida, saúde ou educação para si mesmos, cônjuge ou filhos. A isenção é concedida a 15% dos prêmios pagos, limitada a KSh 5.000 por mês (KSh 60.000 anuais).

Incentivo de Juros Hipotecários: Disponível para empregados que contrataram um empréstimo hipotecário de uma instituição financeira registrada para adquirir ou melhorar sua casa residencial de ocupação própria. A isenção é concedida sobre os juros pagos, limitada a KSh 8.333,33 por mês (KSh 100.000 anuais).

Incentivo de Habitação Acessível: Introduzido para apoiar a Contribuição sobre Habitação Acessível. Esta isenção é concedida a 15% da contribuição do empregado para o Levy de Habitação Acessível, limitada a KSh 2.400 por mês.

Contribuições para Pensão: Contribuições obrigatórias para esquemas de pensão registrados (como NSSF) e contribuições voluntárias para esquemas aprovados são dedutíveis da renda tributável, sujeitas a certos limites.

Os empregadores devem obter documentação necessária dos empregados para aplicar corretamente as isenções e deduções.

Prazos de Conformidade e Relatórios de Impostos

Empregadores têm prazos rigorosos para entrega de declarações e remessa de impostos e contribuições no Quênia. A não conformidade resulta em penalidades e juros.

• PAYE mensal, NSSF e NHIF: Os empregadores devem entregar declarações e remeter o PAYE retido e as contribuições de NSSF e NHIF até o 9º dia do mês seguinte. Geralmente, o envio e pagamento são feitos eletronicamente via portal KRA iTax e os portais respectivos do NSSF/NHIF.
• Declarações anuais de PAYE: Os empregadores devem apresentar uma declaração anual do PAYE (formulário P10) resumindo as remunerações totais pagas e o PAYE deduzido para todos os empregados durante o ano. Essa declaração deve ser entregue até o último dia de fevereiro após o término do ano civil (por exemplo, para o ano encerrado em 31 de dezembro de 2024, o P10 é devido até 28 de fevereiro de 2025). Os empregadores também devem fornecer a cada empregado um formulário P9A detalhando seus ganhos e deduções de PAYE para o ano.
• Outras Declarações Anuais: Dependendo da estrutura e atividades da empresa, outras declarações anuais, como a declaração de imposto de renda corporativo, também têm prazos específicos.

Manter registros precisos de folha de pagamento é fundamental para relatórios pontuais e corretos.

Considerações fiscais especiais para trabalhadores estrangeiros e empresas

Trabalhadores estrangeiros e empresas que operam no Quênia enfrentam considerações fiscais específicas baseadas no status de residência e na natureza de suas atividades.

Trabalhadores Estrangeiros:

• Status de Residência: As obrigações fiscais de um trabalhador estrangeiro dependem de ele ser considerado residente ou não-residente para fins fiscais. A residência geralmente é determinada pelo número de dias passados no Quênia (183 dias em um ano fiscal ou uma média de 122 dias ao longo de três anos consecutivos, entre outros critérios).
• Taxas de Imposto: Trabalhadores estrangeiros residentes são tributados sobre sua renda mundial nas mesmas taxas progressivas que os cidadãos quenianos. Trabalhadores estrangeiros não-residentes são tributados apenas sobre sua renda sourcing no Quênia. As taxas para não-residentes sobre renda de emprego são geralmente iguais às de residentes, mas eles não têm direito às isenções pessoais.
• PAYE: Empregadores devem aplicar PAYE sobre a renda de trabalhadores estrangeiros que ganham salário no Quênia, independentemente do status de residência, embora o cálculo possa diferir um pouco para não-residentes (sem isenções pessoais).
• Segurança Social: Trabalhadores estrangeiros em missões temporárias ou contratos específicos podem estar isentos de contribuições ao NSSF se cobertos por um esquema de segurança social em seu país de origem com acordo recíproco com o Quênia. O NHIF é geralmente obrigatório para todos os empregados que ganham renda no Quênia.

Empresas Estrangeiras:

• Estabelecimento Permanente (EP): A obrigação fiscal de uma empresa estrangeira no Quênia depende de ela estabelecer um estabelecimento permanente (EP). Um EP geralmente surge se a empresa tiver um local fixo de negócios ou realizar atividades no Quênia por um período significativo.
• Imposto de Renda Empresarial: Se uma empresa estrangeira possui um EP no Quênia, ela é obrigada a pagar imposto de renda corporativo sobre os lucros atribuíveis a esse EP à alíquota de residente (atualmente 30%). Se nenhum EP existir, a empresa ainda pode estar sujeita à retenção na fonte de certos tipos de renda sourced no Quênia (por exemplo, taxas de gerenciamento, royalties).
• Obrigações do Empregador: Uma empresa estrangeira que emprega pessoal no Quênia, mesmo sem um EP, pode ainda ser obrigada a se registrar como empregadora e cumprir com as obrigações de PAYE, NSSF e NHIF para esses empregados.

Compreender essas nuances é essencial para que entidades estrangeiras e seus empregados garantam plena conformidade com as leis fiscais do Quênia. Utilizar um Employer of Record pode ajudar empresas estrangeiras a gerenciar essas obrigações complexas de emprego e fiscais locais sem precisar estabelecer uma entidade ou EP local.