Impostos sobre a remuneração em Quênia

Navegando pelas complexidades da tributação do emprego é um aspecto fundamental para operar em qualquer país, e o Quênia não é exceção. O sistema tributário queniano, supervisionado principalmente pela Kenya Revenue Authority (KRA), exige que os empregadores compreendam e cumpram várias obrigações relacionadas à sua força de trabalho. Isso inclui calcular e remeter corretamente os impostos sobre a folha de pagamento, contribuições para a seguridade social e garantir a retenção correta do imposto de renda dos salários dos funcionários.

O cumprimento das leis fiscais quenianas é essencial para que as empresas evitem penalidades, juros e questões legais. Tanto empregadores quanto empregados têm responsabilidades distintas em relação às contribuições e deduções, que são projetadas para financiar serviços públicos e programas de bem-estar social. Compreender esses requisitos é fundamental para operações comerciais suaves e legais no Quênia.

Obrigações do Employer of Record em Seguridade Social e Impostos sobre a Folha de Pagamento

Empregadores no Quênia são responsáveis por contribuir para vários esquemas obrigatórios de seguridade social e folha de pagamento em nome de seus empregados. As principais contribuições incluem o National Social Security Fund (NSSF) e o National Hospital Insurance Fund (NHIF).

National Social Security Fund (NSSF)

O NSSF é um esquema de poupança obrigatório para aposentadoria. As contribuições são compartilhadas entre o empregador e o empregado. A Lei do NSSF, 2013, introduziu uma estrutura de contribuição escalonada com base nos ganhos pensionáveis mensais do empregado.

Para 2025, espera-se que as contribuições sigam a implementação faseada da Lei do NSSF, 2013. A contribuição é calculada com base em duas faixas de ganhos pensionáveis:

Faixa I: Ganhos até o Limite Inferior (KSh 7.000 por mês).
Faixa II: Ganhos entre o Limite Inferior e o Limite Superior (KSh 36.000 por mês).

A taxa total de contribuição é de 12% dos ganhos pensionáveis, dividida igualmente entre o empregador e o empregado (6% cada).

Faixa	Faixa de Ganhos Pensionáveis	Contribuição Mensal Total (12%)	Parte do Empregador (6%)	Parte do Empregado (6%)
Faixa I	Até KSh 7.000	KSh 840	KSh 420	KSh 420
Faixa II	KSh 7.001 a KSh 36.000	KSh 3.480 (sobre KSh 29.000)	KSh 1.740	KSh 1.740
Máximo	KSh 36.000	KSh 4.320	KSh 2.160	KSh 2.160

Empregadores devem registrar-se no NSSF e remeter as contribuições mensalmente até o 9º dia do mês seguinte.

National Hospital Insurance Fund (NHIF)

O NHIF é um esquema obrigatório de seguro saúde. As contribuições são baseadas na renda bruta mensal do empregado. A contribuição é deduzida exclusivamente do salário do empregado, mas o empregador é responsável por remeter ao NHIF.

Renda Bruta Mensal	Contribuição Mensal
Até KSh 5.999	KSh 150
KSh 6.000 - 7.999	KSh 300
KSh 8.000 - 11.999	KSh 400
KSh 12.000 - 14.999	KSh 500
KSh 15.000 - 19.999	KSh 600
KSh 20.000 - 24.999	KSh 750
KSh 25.000 - 29.999	KSh 850
KSh 30.000 - 34.999	KSh 900
KSh 35.000 - 39.999	KSh 950
KSh 40.000 - 44.999	KSh 1.000
KSh 45.000 - 49.999	KSh 1.100
KSh 50.000 - 59.999	KSh 1.200
KSh 60.000 - 69.999	KSh 1.300
KSh 70.000 - 79.999	KSh 1.400
KSh 80.000 - 89.999	KSh 1.500
KSh 90.000 - 99.999	KSh 1.600
KSh 100.000 ou mais	KSh 1.700

Empregadores devem registrar-se no NHIF e remeter as contribuições mensalmente até o 9º dia do mês seguinte.

Requisitos de Retenção do Imposto de Renda

Empregadores são obrigados a reter o imposto de renda dos salários e ordenados de seus empregados sob o sistema Pay As You Earn (PAYE). Esse imposto retido é então remessado à KRA em nome do empregado. O PAYE é calculado com base na renda tributável do empregado após considerar deduções e isenções permitidas.

A renda tributável inclui salário básico, subsídios, benefícios (a menos que especificamente isentos) e bônus.

As taxas de imposto de renda para residentes são progressivas, ou seja, rendimentos mais altos são tributados a taxas maiores. Para 2025, espera-se que as faixas e taxas de imposto sejam as seguintes:

Renda Tributável Mensal	Renda Tributável Anual	Taxa de Imposto
Até KSh 24.000	Até KSh 288.000	10%
KSh 24.001 - 32.333	KSh 288.001 - 388.000	25%
KSh 32.334 - 500.000	KSh 388.001 - 6.000.000	30%
KSh 500.001 - 800.000	KSh 6.000.001 - 9.600.000	35%
Acima de KSh 800.000	Acima de KSh 9.600.000	40%

Empregadores devem calcular o valor correto do PAYE para cada empregado com base na renda tributável mensal e nas faixas e taxas de imposto aplicáveis, levando em consideração quaisquer isenções fiscais elegíveis.

Deduções e Isenções de Imposto para Empregados

Empregados no Quênia têm direito a certas isenções fiscais e podem reivindicar deduções que reduzem sua renda tributável, diminuindo assim sua obrigação de PAYE. Os empregadores devem considerar essas deduções no cálculo do PAYE.

Isenção Pessoal: Uma isenção fixa mensal concedida a todos os indivíduos residentes. Para 2025, espera-se que essa isenção seja de KSh 2.400 por mês (KSh 28.800 anualmente). Esse valor é deduzido diretamente do imposto calculado.

Isenção de Seguro: Disponível para empregados que pagam prêmios de seguro de vida, saúde ou educação para si, seu cônjuge ou filhos. A isenção é concedida a 15% dos prêmios pagos, limitada a KSh 5.000 por mês (KSh 60.000 anuais).

Isenção de Juros de Hipoteca: Disponível para empregados que contrataram um empréstimo hipotecário de uma instituição financeira registrada para comprar ou melhorar sua casa residencial de propriedade própria. A isenção é concedida sobre os juros pagos, limitada a KSh 8.333,33 por mês (KSh 100.000 anuais).

Isenção de Habitação Acessível: Introduzida para apoiar o Imposto sobre Habitação Acessível. Essa isenção é concedida a 15% da contribuição do empregado para o Imposto sobre Habitação Acessível, limitada a KSh 2.400 por mês.

Contribuições para Pensão: Contribuições obrigatórias para esquemas de pensão registrados (como NSSF) e contribuições voluntárias para esquemas aprovados são dedutíveis da renda tributável, sujeitas a certos limites.

Os empregadores precisam obter a documentação necessária dos empregados para aplicar corretamente as isenções e deduções.

Prazos de Conformidade Fiscal e Relatórios

Empregadores têm prazos rigorosos para apresentar declarações e remeter impostos e contribuições no Quênia. O não cumprimento resulta em penalidades e juros.

Declarações mensais de PAYE, NSSF e NHIF: Os empregadores devem apresentar declarações e remeter o PAYE retido e as contribuições para NSSF e NHIF até o 9º dia do mês seguinte. A apresentação e o pagamento geralmente são feitos eletronicamente através do portal KRA iTax e dos portais respectivos do NSSF/NHIF.
Declarações anuais de PAYE: Os empregadores são obrigados a apresentar uma declaração anual de PAYE (formulário P10) resumindo as remunerações totais pagas e o PAYE retido para todos os empregados durante o ano. Essa declaração deve ser entregue até o último dia de fevereiro após o fim do ano civil (por exemplo, para o ano encerrado em 31 de dezembro de 2024, o P10 deve ser entregue até 28 de fevereiro de 2025). Os empregadores também devem fornecer a cada empregado um formulário P9A detalhando seus ganhos e deduções de PAYE durante o ano.
Outras declarações anuais: Dependendo da estrutura e atividades do negócio, outras declarações anuais, como a declaração de imposto de renda corporativo, também têm prazos específicos.

Manter registros precisos de folha de pagamento é crucial para relatórios pontuais e corretos.

Considerações fiscais especiais para trabalhadores e empresas estrangeiras

Trabalhadores e empresas estrangeiras que operam no Quênia enfrentam considerações fiscais específicas com base em seu status de residência e na natureza de suas atividades.

Trabalhadores Estrangeiros:

Status de Residência: As obrigações fiscais de um trabalhador estrangeiro dependem de se ele é considerado residente ou não-residente para fins fiscais. A residência geralmente é determinada pelo número de dias passados no Quênia (183 dias em um ano fiscal ou uma média de 122 dias ao longo de três anos consecutivos, entre outros critérios).
Taxas de Imposto: Trabalhadores estrangeiros residentes são tributados sobre sua renda mundial às mesmas taxas progressivas que os cidadãos quenianos. Trabalhadores não-residentes são tributados apenas sobre sua renda originada no Quênia. As taxas de imposto para não-residentes sobre renda de emprego geralmente são as mesmas que as de residentes, mas eles não têm direito às isenções pessoais.
PAYE: Os empregadores devem aplicar PAYE à renda de trabalhadores estrangeiros que ganham renda no Quênia, independentemente do status de residência, embora o cálculo possa diferir ligeiramente para não-residentes (sem isenção pessoal).
Seguridade Social: Trabalhadores estrangeiros em missões temporárias ou contratos específicos podem estar isentos de contribuições ao NSSF se estiverem cobertos por um esquema de seguridade social em seu país de origem com um acordo recíproco com o Quênia. O NHIF é geralmente obrigatório para todos os empregados que ganham renda no Quênia.

Empresas Estrangeiras:

Estabelecimento Permanente (EP): A responsabilidade fiscal de uma empresa estrangeira no Quênia depende de ela estabelecer um estabelecimento permanente (EP). Um EP geralmente surge se a empresa tiver um local fixo de negócios ou realizar atividades no Quênia por um período significativo.
Imposto de Renda Corporativo: Se uma empresa estrangeira tiver um EP no Quênia, ela é responsável pelo imposto de renda corporativo sobre os lucros atribuíveis a esse EP à taxa de 30% (atualmente). Se não houver EP, a empresa ainda pode estar sujeita à retenção na fonte sobre certos tipos de renda originada no Quênia (por exemplo, taxas de gestão, royalties).
Obrigações do Empregador: Uma empresa estrangeira que emprega pessoal no Quênia, mesmo sem um EP, pode ainda precisar registrar-se como empregador e cumprir obrigações de PAYE, NSSF e NHIF para esses empregados.

Compreender essas nuances é vital para entidades estrangeiras e seus empregados garantirem plena conformidade com as leis fiscais quenianas. Utilizar um Employer of Record pode ajudar empresas estrangeiras a gerenciar essas obrigações complexas de emprego e tributárias locais sem precisar estabelecer uma entidade ou EP local.