Impostos em Quênia

Navigating the complexities of employment taxation is a critical aspect of operating in any country, and Kenya is no exception. The Kenyan tax system, overseen primarily by the Kenya Revenue Authority (KRA), requires employers to understand and comply with various obligations related to their workforce. This includes correctly calculating and remitting payroll taxes, social security contributions, and ensuring accurate income tax withholding from employee salaries.

Compliance with Kenyan tax laws is essential for businesses to avoid penalties, interest, and legal issues. Both employers and employees have distinct responsibilities regarding contributions and deductions, which are designed to fund public services and social welfare programs. Understanding these requirements is key to smooth and lawful business operations in Kenya.

Employer of Record e Obrigações de Impostos sobre Segurança Social e Folha de Pagamento

Empregadores no Quênia são responsáveis por contribuir para vários esquemas obrigatórios de segurança social e folha de pagamento em nome de seus empregados. As principais contribuições incluem o National Social Security Fund (NSSF) e o National Hospital Insurance Fund (NHIF).

National Social Security Fund (NSSF)

O NSSF é um esquema de poupança obrigatório para aposentadoria. As contribuições são compartilhadas entre o empregador e o empregado. A Lei do NSSF, de 2013, introduziu uma estrutura de contribuição escalonada com base nos ganhos pensionáveis mensais do empregado.

Para 2026, espera-se que as contribuições sigam a implementação faseada da Lei do NSSF, de 2013. A contribuição é calculada com base em duas faixas de ganhos pensionáveis:

• Faixa I: Ganhos até o Limite Inferior (KSh 9.000 por mês).
• Faixa II: Ganhos entre o Limite Inferior e o Limite Superior (KSh 108.000 por mês).

A taxa total de contribuição é de 12% dos ganhos pensionáveis, dividida igualmente entre o empregador e o empregado (6% cada).

Faixa	Faixa de Ganhos Pensionáveis	Contribuição Mensal Total (12%)	Parte do Empregador (6%)	Parte do Empregado (6%)
Faixa I	Até KSh 9,000	KSh 1,080	KSh 540	KSh 540
Faixa II	KSh 9,001 a KSh 108,000	KSh 11,880 (sobre KSh 99,000)	KSh 5,940	KSh 5,940
Máximo	KSh 108,000	KSh 12,960	KSh 6,480	KSh 6,480

Empregadores devem registrar-se no NSSF e remeter contribuições mensalmente até o 9º dia do mês seguinte.

National Hospital Insurance Fund (NHIF)

O NHIF é um esquema obrigatório de seguro de saúde. As contribuições são baseadas na renda bruta mensal do empregado. A contribuição é deduzida exclusivamente do salário do empregado, mas o empregador é responsável pelo seu repasse ao NHIF.

Renda Bruta Mensal	Contribuição Mensal
Até KSh 5,999	KSh 150
KSh 6,000 - 7,999	KSh 300
KSh 8,000 - 11,999	KSh 400
KSh 12,000 - 14,999	KSh 500
KSh 15,000 - 19,999	KSh 600
KSh 20,000 - 24,999	KSh 750
KSh 25,000 - 29,999	KSh 850
KSh 30,000 - 34,999	KSh 900
KSh 35,000 - 39,999	KSh 950
KSh 40,000 - 44,999	KSh 1,000
KSh 45,000 - 49,999	KSh 1,100
KSh 50,000 - 59,999	KSh 1,200
KSh 60,000 - 69,999	KSh 1,300
KSh 70,000 - 79,999	KSh 1,400
KSh 80,000 - 89,999	KSh 1,500
KSh 90,000 - 99,999	KSh 1,600
KSh 100,000 ou mais	KSh 1,700

Empregadores devem registrar-se no NHIF e remeter contribuições mensalmente até o 9º dia do mês seguinte.

Requisitos de Retenção de Imposto de Renda

Empregadores são obrigados a reter imposto de renda de seus salários e vencimentos sob o sistema Pay As You Earn (PAYE). Esse imposto retido é posteriormente enviado à KRA em nome do empregado. PAYE é calculado com base na renda tributável do empregado, após considerar deduções e isenções permitidas.

A renda tributável inclui salário base, abatimentos, benefícios (a menos que especificamente isentos) e bônus.

As alíquotas de imposto de renda para residentes são progressivas, ou seja, rendimentos mais altos são tributados a taxas maiores. Para 2026, espera-se que os intervalos de tributação e as taxas sejam os seguintes:

Renda Tributável Mensal	Renda Tributável Anual	Taxa de Imposto
Até KSh 24,000	Até KSh 288,000	10%
KSh 24,001 - 32,333	KSh 288,001 - 388,000	25%
KSh 32,334 - 500,000	KSh 388,001 - 6,000,000	30%
KSh 500,001 - 800,000	KSh 6,000,001 - 9,600,000	35%
Acima de KSh 800,000	Acima de KSh 9,600,000	40%

Empregadores devem calcular o valor correto do PAYE para cada empregado, com base na renda tributável mensal e nos intervalos e taxas de imposto aplicáveis, levando em consideração as isenções fiscais elegíveis.

Dedução de Impostos e Abatimentos dos Empregados

Empregados no Quênia têm direito a certas isenções fiscais e podem reivindicar deduções que reduzem sua renda tributável, diminuindo assim a responsabilidade do PAYE. Os empregadores devem considerar esses itens no cálculo do PAYE.

Isenção Pessoal: Uma isenção mensal fixa concedida a todos os indivíduos residentes. Para 2026, espera-se que essa isenção seja de KSh 2.400 por mês (KSh 28.800 anual). Esse valor é deduzido diretamente do imposto devido calculado.

Isenção de Seguro: Disponível para empregados que pagam prêmios de seguro de vida, saúde ou educação para si, seu cônjuge ou filhos. A isenção é concedida a 15% dos prêmios pagos, limitada a KSh 5.000 por mês (KSh 60.000 anuais).

Isenção de Juros de Hipoteca: Disponível para empregados que contrairam um empréstimo hipotecário de uma instituição financeira registrada para comprar ou melhorar sua casa residencial ocupada pelo proprietário. A isenção é concedida sobre os juros pagos, limitada a KSh 8.333,33 por mês (KSh 100.000 anuais).

Isenção de Habitação Acessível: Introduzida para apoiar a Contribuição para Habitação Acessível. Essa isenção é concedida a 15% da contribuição do empregado para o Levy de Habitação Acessível, limitada a KSh 2.400 por mês.

Contribuições para a Pensão: Contribuições obrigatórias para esquemas de pensão registrados (como NSSF) e contribuições voluntárias para esquemas aprovados são dedutíveis da renda tributável, observando certos limites.

Empregadores precisam obter a documentação necessária dos empregados para aplicar corretament人essas isenções e deduções.

Prazos de Conformidade e Relatórios de Impostos

Empregadores têm prazos rigorosos para apresentar declarações e remeter impostos e contribuições na Kenya. O não cumprimento resulta em penalidades e juros.

• PAYE mensal, NSSF e NHIF: Empregadores devem apresentar declarações e remeter o PAYE retido e as contribuições do NSSF e NHIF até o 9º dia do mês seguinte. A apresentação e o pagamento geralmente são feitos eletronicamente através do portal KRA iTax e dos portais respectivos do NSSF/NHIF.
• Declarações anuais de PAYE: Empregadores são obrigados a apresentar uma declaração anual de PAYE (formulário P10) resumindo as remunerações totais pagas e o PAYE deduzido de todos os empregados durante o ano. Essa declaração deve ser entregue até o último dia de fevereiro após o fim do ano civil (por exemplo, para o ano que termina em 31 de dezembro de 2025, o P10 deve ser entregue até 28 de fevereiro de 2026). Os empregadores também devem fornecer a cada empregado um formulário P9A detalhando seus rendimentos e deduções de PAYE durante o ano.
• Outras declarações anuais: Dependendo da estrutura e atividades do negócio, outras declarações anuais, como a declaração de imposto de renda corporativo, também devem ser entregues até prazos específicos.

Manter registros precisos de folha de pagamento é fundamental para relatórios tempestivos e corretos.

Considerações Especiais de Tributação para Trabalhadores e Empresas Estrangeiras

Trabalhadores estrangeiros e empresas que operam no Quênia enfrentam considerações fiscais específicas baseadas em seu status de residência e na natureza de suas atividades.

Trabalhadores Estrangeiros:

• Status de Residência: As obrigações fiscais de um trabalhador estrangeiro dependem de ele ser considerado residente ou não residente para fins fiscais. A residência geralmente é determinada pelo número de dias passados no Quênia (183 dias em um ano fiscal ou uma média de 122 dias ao longo de três anos consecutivos, entre outros critérios).
• Taxas de Imposto: Trabalhadores estrangeiros residentes são tributados sobre sua renda mundial nas mesmas taxas progressivas que os cidadãos quenianos. Trabalhadores estrangeiros não residentes são tributados apenas sobre a renda auferida no Quênia. As taxas de imposto para não residentes sobre renda de emprego geralmente são as mesmas que as de residentes, mas eles não têm direito às isenções pessoais.
• PAYE: Empregadores devem aplicar PAYE sobre a renda de trabalhadores estrangeiros que ganham renda no Quênia, independentemente do status de residência, embora o cálculo possa diferir ligeramente para não residentes (sem isenção pessoal).
• Segurança Social: Trabalhadores estrangeiros em missões temporárias ou contratos específicos podem estar isentos de contribuições do NSSF se estiverem cobertos por esquema de segurança social em seu país de origem que possua acordo recíproco com o Quênia. O NHIF é geralmente obrigatório para todos os empregados que recebem renda no Quênia.

Empresas Estrangeiras:

• Estabelecimento Permanente (EP): A responsabilidade fiscal de uma empresa estrangeira no Quênia depende de ela estabelecer um estabelecimento permanente (EP). Um EP geralmente surge se a empresa tiver um local fixo de negócios ou realizar atividades no Quênia por um período significativo.
• Imposto sobre Empresas: Se uma empresa estrangeira tiver um EP no Quênia, ela será responsável pelo imposto de renda corporativo sobre os lucros atribuíveis a esse EP, à taxa de 30%. Se não houver EP, a empresa ainda pode estar sujeita à retenção na fonte sobre certos tipos de renda oriunda do Quênia (por exemplo, taxas de gestão, royalties).
• Obrigações do Empregador: Uma empresa estrangeira