Sinds 1 januari 2021 heeft Rusland een goed gedefinieerd juridisch kader voor thuiswerken, vastgesteld door Federale Wet nr. 407-FZ. Deze gids onderzoekt de legaliteiten, technologische overwegingen en verplichtingen van werkgevers met betrekking tot thuiswerkpraktijken in Rusland.

Wettelijke Regelingen

De wet beschrijft twee primaire regelingen voor thuiswerken:

• Permanent Thuiswerken: Dit is een vooraf bepaalde overeenkomst tussen werkgever en werknemer, gespecificeerd in het arbeidscontract.
• Tijdelijk Thuiswerken: Dit kan op twee manieren worden geïmplementeerd:
  • Continu Tijdelijk Thuiswerken: Tot zes maanden thuiswerken op basis van wederzijdse overeenstemming.
  • Afwisselend Thuis- en Kantoorwerk: Een hybride werkmodel waarbij periodes van thuiswerken worden gedefinieerd in het arbeidscontract.

Werkgevers kunnen werknemers ook eenzijdig overplaatsen naar tijdelijk thuiswerken tijdens noodsituaties of situaties die een bedreiging vormen voor het leven en de leefomstandigheden, zoals bepaald door de relevante staats- of lokale autoriteiten.

Belangrijke Punten van de Wet

De wet benadrukt verschillende belangrijke punten:

• Wederzijdse Toestemming: De overgang naar permanent of tijdelijk thuiswerken (met uitzondering van noodsituaties) vereist de instemming van zowel werkgever als werknemer.
• Formalisering: De thuiswerkovereenkomst moet worden gedocumenteerd als een bijlage bij het arbeidscontract, waarin het werkschema, de communicatiemethoden, de prestatie-evaluatiecriteria en de voorziening van apparatuur worden beschreven.
• Werkplekclausule: Hoewel de thuiswerkregeling zelf geen werkplekclausule vereist, geldt de algemene bepaling van het Arbeidswetboek die dit in alle arbeidsovereenkomsten vereist nog steeds.

Technologische Infrastructuurvereisten

Hoewel de wet geen specifieke technologieën voorschrijft, stelt deze wel enkele basisvereisten voor het faciliteren van thuiswerken:

• Apparatuur en Software: Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van de benodigde apparatuur en hulpmiddelen voor thuiswerken. Echter, met toestemming van de werknemer kan persoonlijke of gehuurde apparatuur worden gebruikt, waarbij werkgevers de bijbehorende kosten vergoeden.
• Communicatiekanalen: Werkgevers moeten betrouwbare communicatiekanalen opzetten voor werkgerelateerde interactie en taakbeheer.
• Gegevensbeveiliging: Beide partijen delen de verantwoordelijkheid voor het waarborgen van gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid tijdens thuiswerken.

De specifieke technologische behoeften zullen variëren afhankelijk van de aard van het werk dat op afstand wordt uitgevoerd. Een betrouwbare internetverbinding, toegang tot beveiligde communicatieplatforms en mogelijke investeringen in samenwerkingshulpmiddelen op afstand zijn echter veelvoorkomende overwegingen.

Verantwoordelijkheden van Werkgevers

Werkgevers in Rusland hebben verschillende belangrijke verantwoordelijkheden bij het implementeren van thuiswerken:

• Duidelijke Communicatie: Werkgevers moeten duidelijk verwachtingen, prestatiestatistieken, communicatieprotocollen en gegevensbeveiligingsprocedures voor thuiswerken uiteenzetten.
• Training en Ondersteuning: Werkgevers moeten mogelijk training bieden over het gebruik van thuiswerktechnologieën en het handhaven van een productieve thuiswerkomgeving.
• Vergoeding en Voordelen: Thuiswerkers hebben recht op dezelfde vergoeding en voordelen als kantoormedewerkers die vergelijkbare rollen vervullen. Dit omvat vergoeding voor legitieme werkgerelateerde kosten die zijn gemaakt vanwege thuiswerken.
• Werkschema en Beschikbaarheid: De thuiswerkovereenkomst moet het werkschema van de werknemer definiëren, inclusief kernwerktijden en verwachte beschikbaarheid voor communicatie en vergaderingen.
• Werkplekveiligheid: Hoewel de traditionele werkplekveiligheidsvoorschriften mogelijk niet direct van toepassing zijn op een thuiswerkomgeving, moeten werkgevers nog steeds mogelijke ergonomische risico's aanpakken die gepaard gaan met langdurig thuiswerken.

In Rusland gaan flexibele werkregelingen verder dan alleen thuiswerken en omvatten deeltijdwerk, flexibele werktijden, baan delen en telewerken.

Deeltijdwerk

Deeltijdwerk in Rusland stelt werknemers in staat om een korter rooster te werken dan de standaard werkweek die door de werkgever is vastgesteld. De duur en het loon worden proportioneel bepaald op basis van de gewerkte tijd of de hoeveelheid voltooide werkzaamheden. Het Arbeidswetboek van de Russische Federatie (Artikel 57(2)) stelt geen minimum- of maximumlimieten voor deeltijdroosters vast.

Flexibele Werktijden

Flexibele werktijden bieden werknemers enige flexibiliteit in hun werkuren binnen een bepaald tijdsbestek. Bijvoorbeeld, een werknemer kan verplichte kernuren hebben (bijv. 10:00 - 14:00) met de flexibiliteit om de resterende werkuren binnen een aangewezen venster te plannen (bijv. 8:00 - 18:00). Er zijn geen specifieke wettelijke richtlijnen voor flexibele werktijden in Rusland; het wordt vastgesteld door middel van een overeenkomst tussen de werkgever en werknemer.

Baan Delen

Baan delen in Rusland stelt twee of meer werknemers in staat om de verantwoordelijkheden van een enkele voltijdse functie te delen. Elke werknemer die een baan deelt, zou een gedefinieerd arbeidscontract hebben waarin hun specifieke werkuren en verantwoordelijkheden binnen de gedeelde rol worden beschreven. Het Arbeidswetboek (Artikel 33) staat werkgevers toe om regelingen voor baan delen vast te stellen, zolang de totale werklast en verantwoordelijkheden van de voltijdse functie worden vervuld.

Apparatuur en Kostenvergoedingen

Volgens het Arbeidswetboek (Artikel 168) zijn werkgevers verantwoordelijk voor het verstrekken van de apparatuur en gereedschappen die nodig zijn om de taken van de werknemer uit te voeren. Met toestemming van de werknemer kan persoonlijke apparatuur worden gebruikt, waarbij werkgevers redelijke kosten vergoeden die verband houden met het gebruik ervan voor werkdoeleinden.

Met de opkomst van werken op afstand in Rusland zijn gegevensbescherming en privacy voor zowel werkgevers als werknemers van het grootste belang geworden. Dit omvat het begrijpen van relevante wetten, verplichtingen van de werkgever, rechten van de werknemer en best practices voor het beveiligen van gegevens in een werkomgeving op afstand.

Wettelijk Kader

De Russische Federale Wet nr. 152-FL "Over Persoonsgegevens" stelt de kernprincipes voor gegevensbescherming vast. Deze wet is van toepassing op de verwerking van alle persoonsgegevens, inclusief die van werknemers op afstand.

Belangrijke aspecten van de wet zijn onder andere:

• Toestemming van de Werknemer: Werkgevers moeten de schriftelijke toestemming van de werknemer verkrijgen voor de verwerking van hun persoonsgegevens.
• Gegevensminimalisatie: De hoeveelheid verzamelde en verwerkte persoonsgegevens moet beperkt blijven tot wat noodzakelijk is voor het vervullen van werkgerelateerde doeleinden.
• Gegevensbeveiliging: Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het implementeren en onderhouden van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.

Verplichtingen van de Werkgever

Werkgevers in Rusland hebben specifieke verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming voor werknemers op afstand:

• Transparantie: Werkgevers moeten werknemers informeren over de doeleinden van het verzamelen van persoonsgegevens, verwerkingsmethoden en de locatie van gegevensopslag.
• Gegevensbeveiligingsmaatregelen: Dit omvat het implementeren van veilige protocollen voor externe toegang, sterke wachtwoordbeleid en gegevensversleuteling.
• Opleiding van Werknemers: Werkgevers moeten werknemers op afstand trainen in best practices voor gegevensbeveiliging, inclusief bewustwording van phishing en verantwoord gegevensbeheer.

Rechten van de Werknemer

De Russische wetgeving inzake gegevensbescherming verleent werknemers op afstand verschillende rechten:

• Recht op Toegang: Werknemers hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonsgegevens die door de werkgever worden bewaard en om correcties te verzoeken indien nodig.
• Recht om Bezwaar te Maken: Werknemers kunnen bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens voor specifieke doeleinden, zoals direct marketing.

Best Practices voor Gegevensbeveiliging

Hier zijn enkele best practices om te overwegen voor het beveiligen van gegevens in een werkomgeving op afstand:

• Gebruik een Virtual Private Network (VPN): Een VPN versleutelt het dataverkeer tussen het apparaat van de werknemer en het bedrijfsnetwerk, wat een extra beveiligingslaag toevoegt.
• Implementeer Sterke Wachtwoordbeleid: Handhaaf complexe wachtwoorden en regelmatige wachtwoordwijzigingen om het risico op ongeautoriseerde toegang te minimaliseren.
• Gebruik Cloudopslag met Beveiligde Toegangscontroles: Cloudopslag kan gecentraliseerde gegevensopslag bieden met robuuste beveiligingsfuncties, maar toegangscontroles moeten strikt worden gehandhaafd.
• Beperk Gegevensdeling: Werknemers moeten alleen werkgerelateerde gegevens delen en vermijden gevoelige informatie via onbeveiligde kanalen te verzenden.
• Onderwijs Werknemers over Gegevensbeveiliging: Regelmatige training over best practices voor gegevensbeveiliging helpt werknemers potentiële beveiligingsbedreigingen te identificeren en te vermijden.