De nieuwe regelgeving stelt een duidelijk kader vast voor werken op afstand, ter vervanging van het eerdere concept van "telewerken." Hier zijn enkele belangrijke juridische aspecten om te overwegen:

Keuze en Locatie van de Werknemer

Werknemers hebben het recht om werken op afstand aan te vragen, en werkgevers moeten dergelijke verzoeken overwegen op basis van de aard van het werk. De werknemer kan zijn of haar voorkeurswerkplek aanwijzen (onder voorbehoud van goedkeuring door de werkgever) binnen Polen of zelfs de EU.

Goedkeuring en Reglementen van de Werkgever

Werkgevers behouden het recht om verzoeken om werken op afstand goed te keuren of te weigeren. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het uitvaardigen van interne reglementen die de specifieke regels en procedures voor werken op afstand binnen hun organisatie uiteenzetten.

Technologische Infrastructuur

Het succes van werken op afstand hangt af van een robuuste technologische infrastructuur. Hier moet rekening mee worden gehouden:

• Apparatuur en Gereedschappen: Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het verstrekken of vergoeden van de kosten van apparatuur en gereedschappen die nodig zijn voor werken op afstand. Dit omvat computers, software en andere technische apparaten die nodig zijn om het werk effectief uit te voeren.
• Communicatie- en Samenwerkingstools: Betrouwbare videoconferentieplatforms, instant messaging-tools en projectmanagementsoftware zijn cruciaal voor naadloze communicatie en samenwerking binnen remote teams.

Verantwoordelijkheden van de Werkgever

Werkgevers spelen een belangrijke rol bij het faciliteren van een productieve en veilige werkomgeving op afstand. Hier zijn enkele belangrijke verantwoordelijkheden van de werkgever:

• Kostenvergoeding: Werkgevers moeten werknemers vergoeden voor redelijke kosten die zijn gemaakt vanwege werken op afstand. Dit omvat elektriciteit die voor werkdoeleinden wordt gebruikt en internetkosten.
• Gezondheid en Veiligheid: Hoewel de werknemer verantwoordelijk is voor het inrichten van zijn of haar werkplek, moeten werkgevers nog steeds informatie verstrekken over gezondheid en veiligheid op de werkplek en ervoor zorgen dat er een risicobeoordeling wordt uitgevoerd voor de werkplek op afstand.
• Werk-Privébalans: Werkgevers moeten duidelijke beleidslijnen en richtlijnen opstellen om een gezonde werk-privébalans voor remote werknemers te bevorderen. Dit kan het vaststellen van kernwerktijden, het aanmoedigen van pauzes en het respecteren van het recht van werknemers om buiten werktijd niet gestoord te worden, omvatten.

Werknemers hebben het recht om deeltijdwerk aan te vragen, ongeacht hun contracttype, of het nu voor bepaalde of onbepaalde tijd is. De werkgever moet dergelijke verzoeken in overweging nemen en binnen 30 dagen schriftelijk reageren. Deeltijdwerknemers hebben recht op naar rato berekende voordelen en beloning op basis van hun werkuren in vergelijking met voltijdwerknemers. Werkgevers zijn over het algemeen verantwoordelijk voor het verstrekken of vergoeden van de kosten van de apparatuur die nodig is om de taken uit te voeren.

Flexibele werktijden

Werknemers kunnen verzoeken om flexibele werktijden, waardoor ze hun werkrooster kunnen variëren binnen een specifieke dagelijkse of wekelijkse tijdsperiode. Werkgevers hebben het recht om verzoeken om flexibele werktijden goed te keuren of te weigeren op basis van operationele behoeften. Vergoedingsbeleid voor kosten die worden gemaakt door flexibele werktijden, zoals extra reiskosten, moeten worden uiteengezet in interne bedrijfsregelingen.

Taakdeling

Twee of meer werknemers kunnen overeenkomen om een enkele voltijdse functie te delen, waarbij de werktaken en verantwoordelijkheden worden verdeeld. Beide werknemers hebben individuele arbeidsovereenkomsten met de werkgever. Elke werknemer ontvangt een evenredig deel van het salaris en de voordelen die bij de voltijdse functie horen. Werkgevers zijn doorgaans verantwoordelijk voor het verstrekken van de benodigde apparatuur voor elke werknemer die betrokken is bij taakdeling.

In Polen en de EU is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de belangrijkste wetgeving op het gebied van gegevensbescherming. Het beschrijft verschillende verplichtingen voor werkgevers, waaronder:

Verplichtingen van de Werkgever

• Rechtsgrondslag voor Gegevensverwerking: Werkgevers moeten een rechtsgrondslag hebben voor de verwerking van werknemersgegevens, zoals het nakomen van contractuele verplichtingen of het verkrijgen van toestemming van de werknemer.
• Gegevensminimalisatie: Werkgevers mogen alleen de persoonlijke gegevens van thuiswerkende werknemers verzamelen en verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor werkdoeleinden.
• Gegevensbeveiliging: Werkgevers moeten passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de veiligheid van werknemersgegevens te waarborgen, inclusief bescherming tegen ongeautoriseerde toegang, onopzettelijk verlies of vernietiging.
• Transparantie en Training: Werkgevers hebben een transparantieverplichting om werknemers te informeren over hoe hun gegevens worden verzameld, gebruikt, opgeslagen en beveiligd. Ze moeten ook training geven over de beste praktijken voor gegevensbescherming bij thuiswerken.

Rechten van Werknemers

Thuiswerkende werknemers in Polen hebben verschillende rechten met betrekking tot hun persoonlijke gegevens onder de AVG:

• Recht op Toegang: Werknemers hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens die door de werkgever worden bewaard en om een kopie daarvan te verzoeken.
• Recht op Rectificatie: Werknemers kunnen verzoeken om correcties aan te brengen in onjuiste of onvolledige persoonlijke gegevens.
• Recht op Verwijdering (Recht om Vergeten te Worden): In bepaalde situaties kunnen werknemers verzoeken om verwijdering van hun persoonlijke gegevens.

Beste Praktijken voor Gegevensbeveiliging

Om een veilige thuiswerkomgeving te waarborgen, kunnen werkgevers en werknemers samenwerken aan de volgende beste praktijken:

• Veilige Werkapparaten en Software: Werkgevers moeten veilige werk-laptops verstrekken met sterke wachtwoordbeveiliging en up-to-date beveiligingssoftware.
• Gegevensversleuteling: Gevoelige gegevens moeten zowel tijdens verzending als in rust versleuteld worden.
• Toegangscontroles: Implementeer toegangscontroles om de toegang tot bedrijfsgegevens te beperken tot geautoriseerd personeel.
• Werknemerstraining: Train werknemers regelmatig over de beste praktijken voor gegevensbeveiliging, inclusief het herkennen van phishing-e-mails en wachtwoordhygiëne.
• Duidelijke Interne Beleid: Ontwikkel duidelijke interne beleidslijnen die de procedures voor gegevensbescherming en de verantwoordelijkheden van werknemers voor thuiswerken beschrijven.