In Georgia, een "at-will" werkstaat, zijn arbeidscontracten niet verplicht en kan de arbeidsovereenkomst door beide partijen op elk moment en om welke reden dan ook worden beëindigd, met enkele uitzonderingen. Er zijn geen staatspecifieke wetten die direct telewerken reguleren. Echter, federale regelgeving en bestaande staatsarbeidswetten zijn nog steeds van toepassing op telewerkers.

Federale Wetten

De Fair Labor Standards Act (FLSA) stelt minimumloon- en overwerkbetalingsnormen vast die evenzeer van toepassing zijn op telewerkers. Daarnaast kunnen, afhankelijk van de industrie, andere federale regelgeving van toepassing zijn.

Relevante Overwegingen

• Werknemersclassificatie: Een juiste classificatie van telewerkers als vrijgesteld of niet-vrijgesteld onder de FLSA is cruciaal voor het bepalen van de overwerkgeschiktheid.
• Werknemerscompensatie: Werkgevers zijn over het algemeen verantwoordelijk voor werkgerelateerde verwondingen, en dit strekt zich uit tot telewerkplekken. Werkgevers moeten de dekking en meldingsprocedures voor telewerkers verduidelijken.

Technologische Infrastructuurvereisten

Voor een succesvolle implementatie van telewerken moeten werkgevers in Georgia rekening houden met de volgende technologische infrastructuur:

• Veilige Externe Toegang: Het bieden van veilige externe toegang tot bedrijfssystemen en -gegevens is essentieel. Dit kan het gebruik van Virtual Private Networks (VPN's) en multi-factor authenticatieprotocollen omvatten.
• Betrouwbare Internetverbinding: Het is cruciaal dat werknemers toegang hebben tot betrouwbare en veilige internetverbindingen voor ononderbroken werk.
• Communicatie- en Samenwerkingstools: Cloud-gebaseerde communicatie- en samenwerkingsplatforms maken effectieve communicatie tussen telewerkteams mogelijk. Deze tools kunnen videoconferentiesoftware, instant messaging-applicaties en projectbeheeroplossingen omvatten.

Aanvullende Overwegingen

• Apparatuur: Werkgevers kunnen ervoor kiezen om werknemers te voorzien van of te vergoeden voor de apparatuur die nodig is voor telewerken, maar er is geen wettelijke verplichting om dit te doen.
• Cybersecurity Training: Het trainen van werknemers in de beste praktijken voor cybersecurity, inclusief het herkennen van phishingpogingen en het beschermen van gevoelige informatie, is essentieel.

Werkgeversverantwoordelijkheden

Werkgevers hebben bepaalde verantwoordelijkheden ten opzichte van hun telewerkers:

• Arbeidscontracten: Het opnemen van duidelijke bepalingen over telewerkregelingen in arbeidscontracten wordt aanbevolen. Dit kan werkuren, prestatieverwachtingen, communicatieprotocollen en apparatuurverwachtingen omvatten.
• Compensatie en Voordelen: Zorg ervoor dat telewerkers een eerlijke compensatie en voordelen ontvangen die in lijn zijn met hun functies, ongeacht hun fysieke locatie.
• Prestatiemanagement: Stel duidelijke prestatieverwachtingen en effectieve prestatiemanagementprocessen vast voor telewerkers.
• Werk-Privébalans: Bevorder gezonde werk-privégrenzen voor telewerkers. Dit kan het vaststellen van duidelijke verwachtingen met betrekking tot werkuren en communicatie buiten de reguliere werkuren omvatten.

Flexibele werkregelingen komen in verschillende vormen, elk met zijn eigen set voordelen en overwegingen.

Deeltijdwerk

Deeltijdwerk houdt in dat werknemers een verminderd aantal uren per week werken in vergelijking met een standaard voltijdse positie. De voorwaarden van deeltijdwerk worden meestal gedefinieerd in het arbeidscontract, waarin de werkuren, vergoeding (vaak pro rata op basis van voltijdssalaris) en de geschiktheid voor voordelen worden beschreven. De Fair Labor Standards Act (FLSA) is van toepassing op deeltijdwerkers en bepaalt de regelgeving voor minimumloon en overwerkvergoeding.

Flexibele werktijden

Flexibele werktijden stellen werknemers in staat om hun werkuren binnen een vastgesteld tijdsbestek flexibel in te plannen. Bijvoorbeeld, een werknemer kan kernuren op kantoor werken (bijv. 10:00 - 16:00) en heeft de flexibiliteit om zijn begin- en eindtijden binnen vooraf bepaalde grenzen aan te passen. Werkgevers behouden echter de discretie om verzoeken om flexibele werktijden goed te keuren.

Taakdeling

Taakdeling is een andere flexibele werkregeling waarbij twee of meer personen de verantwoordelijkheden van een enkele voltijdse positie delen. Elke taakdeler zou een vastgesteld aantal uren en verantwoordelijkheden hebben, zoals beschreven in een gedeeld arbeidscontract. Er zijn geen wettelijke beperkingen op taakdelingsregelingen.

Apparatuur en onkostenvergoedingen

Hoewel het geen wettelijke verplichting is, kunnen sommige werkgevers in Georgia ervoor kiezen om apparatuur te verstrekken of onkosten te vergoeden als onderdeel van een flexibele werkovereenkomst.

Apparatuur

Werkgevers kunnen ervoor kiezen om laptops, headsets of andere noodzakelijke apparatuur te verstrekken. Indien dit het geval is, moeten de voorwaarden van de verstrekking van apparatuur en de verantwoordelijkheid van de werknemer voor de apparatuur duidelijk worden beschreven in een schriftelijke overeenkomst.

Onkosten

Vergoeding van onkosten kan naar goeddunken van de werkgever worden aangeboden. Een duidelijk beleid voor onkostenvergoeding waarin de in aanmerking komende onkosten, de claimprocedures en eventuele toepasselijke limieten worden beschreven, zou zowel voor werkgevers als werknemers voordelig zijn.

In Georgia, net als in veel Amerikaanse staten, is er geen uitgebreide wetgeving voor gegevensbescherming specifiek voor de particuliere sector. Echter, verschillende bestaande regelingen en principes uit het gewoonterecht informeren over gegevensbescherming en privacyoverwegingen voor thuiswerkers.

Federale wetten zoals de Fair Labor Standards Act (FLSA) en andere federale regelgevingen, afhankelijk van de industrie, kunnen implicaties hebben voor gegevensprivacy, met name met betrekking tot werknemersgegevens die tijdens werkuren worden verzameld. De Georgia Security Breach Notification Act verplicht organisaties om inwoners te informeren als een beveiligingsinbreuk hun persoonlijke informatie blootlegt. Dit kan van toepassing zijn op inbreuken waarbij gegevens van thuiswerkers betrokken zijn.

Hoewel niet vastgelegd in de wet, kan het concept van een impliciet contract worden toegepast. Dit principe suggereert dat werkgevers een impliciete verplichting hebben om de vertrouwelijkheid van werknemersinformatie te handhaven.

Verplichtingen van de Werkgever

Werkgevers in Georgia hebben bepaalde verantwoordelijkheden met betrekking tot gegevensbescherming voor thuiswerkers. Ze moeten passende maatregelen implementeren om gevoelige informatie die aan thuiswerkers is toevertrouwd te beschermen. Dit kan het versleutelen van gegevens, toegangsbeperkingen met sterke wachtwoorden en multi-factor authenticatie, en veilige externe toegang protocollen zoals VPN's omvatten.

Werkgevers moeten thuiswerkers ook training geven over de beste praktijken voor gegevensbeveiliging. Dit moet onderwerpen omvatten zoals het herkennen van phishingpogingen, het veilig omgaan met gevoelige informatie, en de juiste procedures voor gegevensverwijdering.

Er moeten duidelijke en goed gedefinieerde beleidslijnen worden opgesteld over gegevens toegang, gebruik en opslag voor thuiswerkers. Deze beleidslijnen moeten kwesties behandelen zoals acceptabel gebruik van persoonlijke apparaten, acceptabele praktijken voor gegevensdeling, en procedures voor gegevensverwijdering bij beëindiging van het dienstverband.

Rechten van de Werknemer

Zelfs in een thuiswerkomgeving behouden werknemers bepaalde rechten met betrekking tot hun persoonlijke informatie. Werknemers hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens die door de werkgever worden bewaard, hoewel een formeel verzoek nodig kan zijn. Werknemers kunnen ook verzoeken om correctie van onjuiste of onvolledige persoonlijke informatie in hun personeelsdossier.

Werkgevers moeten transparant zijn over het soort gegevens dat van thuiswerkers wordt verzameld, het doel van de verzameling, en hoe deze zal worden gebruikt. Open communicatie bevordert vertrouwen en stelt werknemers in staat om hun rechten met betrekking tot hun gegevens te begrijpen.

Beste Praktijken voor Gegevensbeveiliging

Zowel werkgevers als werknemers kunnen proactieve stappen ondernemen om de risico's voor gegevensbeveiliging in een thuiswerkomgeving te minimaliseren. Beperk de hoeveelheid persoonlijke en bedrijfsgegevens die elektronisch worden gedeeld met thuiswerkers. Het "need-to-know" principe moet worden toegepast.

Gebruik versleutelde communicatietools voor de uitwisseling van gevoelige informatie. Onderwijs werknemers over het herkennen en vermijden van phishingpogingen die zijn ontworpen om inloggegevens of gevoelige gegevens te stelen. Moedig thuiswerkers aan om regelmatig belangrijke gegevens te back-uppen naar een veilige locatie. Stel duidelijke kanalen in voor werknemers om verdachte activiteiten of mogelijke gegevensinbreuken te melden.