Ultieme Gids: Remote Werknemers Werven in het Verenigd Koninkrijk - Gids 2026

Belangrijke punten:

• 1. De arbeidswetgeving in het Verenigd Koninkrijk is van toepassing op zowel kantoor- als remote workers. De werkgever is verplicht om een minimumloon, betaalde vrijetijd en andere wettelijke voordelen te bieden aan remote werknemers.
• 2. Het hebben van een schriftelijk contract is niet verplicht in het Verenigd Koninkrijk. In plaats daarvan is een schriftelijke verklaring van de employment particulars het verplichte document dat werkgevers aan hun werknemers moeten verstrekken.
• 3. De belangrijkste elementen van het payroll-systeem in het Verenigd Koninkrijk omvatten belastingcodes, het PAYE (Pay As You Earn) systeem, het uitgeven van P45, P60 en P11D formulieren, en nationale verzekeringsbijdragen.

Het Verenigd Koninkrijk is vertrouwd met het inhuren van mensen voor remote werk. In 2020 schakelde meer dan 56% van hun arbeidskracht over op remote werken vanwege coronavirus. Statistieken tonen aan dat velen in 2023 hun remote status behouden](https://standout-cv.com/remote-working-statistics-uk#:~:text=Key%20UK%20remote%20work%20statistics%202023&text=40%25%20of%20employers%20now%20require,office%205%20days%20per%20week.&text=16%25%20of%20UK%20workers%20currently,a%20fully%20remote%20work%20model.). Het percentage mensen dat volledig remote werkt, is 10%, en mensen thuiswerken soms is 29%.

Veel werknemers hechten waarde aan hun thuiswerkregelingen. Het biedt meer flexibiliteit en een betere work-life balance. Het is ook voor bedrijven gemakkelijk om de voordelen van het aannemen van remote werknemers te zien. Ze krijgen toegang tot een diverse workforce en internationaal talent terwijl ze overheadkosten verminderen.

Echter, elk land heeft zijn eigen wetten en regelgeving omtrent remote werk, en het Verenigd Koninkrijk vormt hierop geen uitzondering. Na Brexit zijn er veel veranderingen geweest, wat het aanwervingsproces verder bemoeilijkt.

Hier is een gids die is ontworpen om het aanwervingsproces van remote werknemers in het Verenigd Koninkrijk te stroomlijnen. Het behandelt arbeids- en arbeidswetgeving en regelgeving, en geeft advies voor het aannemen van remote werknemers in het Verenigd Koninkrijk. Daarnaast behandelt de gids belangrijke factoren voor het opbouwen van een gezonde en langdurige samenwerking.

Welke functies zijn ideaal voor remote werk?

Remote functies zijn toepasbaar in vrijwel alle sectoren. Maar niet alle functies kunnen op afstand worden ingevuld, en sommige vereisen dat je werknemers op kantoor werken.

Toch zijn technologie- en creatieve sectoren ideaal voor remote werk. Je zou kunnen overwegen om remote werknemers aan te nemen voor deze functies:

1. Softwareontwikkelaars,

2. Web- en grafisch ontwerpers,

3. Klantenservicemedewerkers,

4. Verkoopprofessionals,

5. Digitale marketeers.

Wat zijn de wet- en regelgeving rond het aannemen van remote workers in het Verenigd Koninkrijk?

Wanneer je remote werknemers in het Verenigd Koninkrijk aanneemt, moet je rekening houden met relevante arbeids- en arbeidswetgeving om compliant te blijven. Deze wetten beschermen zowel werknemers als werkgevers, dus het is belangrijk deze te begrijpen voordat je die vacatures plaatst.

Arbeids- en arbeidswetgeving in het Verenigd Koninkrijk

Houd er rekening mee dat remote werknemers dezelfde bescherming genieten als je werknemers op kantoor. Als werkgever ben je verplicht inkomstenbelasting te verrekenen en administratie bij te houden voor de payroll. Terwijl je overheadkosten bespaart, moet je nog steeds het volgende bieden:

• Het minimumloon bedraagt momenteel £11,44 per uur.

• Wettelijk ziekengeld, dat £116,75 per week bedraagt voor maximaal 28 weken,

• 28 dagen (of 5,6 weken) betaald verlof per jaar,

• Wettelijk verlof voor noodgevallen

• Wettelijk ontslagvergoeding

• Wettelijk maternity-, paternity-, parental-, adoption- en gedeeld ouderschapsverlof en -betaling.

Werkgevers moeten ook de regelgeving volgen die werknemers het recht geeft om flexibel werken aan te vragen. Er geldt ook een verplichte minimale opzegtermijn voor werknemers in geval van ontslag. Werkgevers moeten er ook op letten dat werknemers bescherming genieten tegen oneerlijk ontslag onder de arbeidswet in het Verenigd Koninkrijk.

Afhankelijk van het soort werk dat de werknemer doet, moet de werkgever mogelijk veiligheidsmaatregelen en verzekeringen bieden. Ze moeten ook voldoen aan wetten tegen discriminatie, en wetten die werktijden regelen.

Je werknemers kunnen over het algemeen niet meer dan 48 uur per week werken, gemiddeld. Als je werknemers jonger zijn dan 18 jaar, wordt dit beperkt tot 40 uur per week.

Je bent ook verplicht je werknemers in het Verenigd Koninkrijk pauzes te geven. Ze hebben recht op een pauze van 15 minuten elke 4 en een half uur. Na zes uur hebben ze recht op een pauze van 30 minuten, die al dan niet de voorafgaande van 15 minuten kan omvatten.

Het aannemen van wereldwijde remote teams als werkgever in het Verenigd Koninkrijk

Je moet mogelijk voldoen aan aanvullende wettelijke eisen als je werknemers in het buitenland wil aannemen. Doorgaans moet je een aanwezigheid registreren in het land waar je mensen wilt aannemen. Je moet ook navigeren door de arbeids- en arbeidswetgeving van dat land en zorgen voor naleving van de relevante regelgeving.

Of je moet je werknemers naar het Verenigd Koninkrijk laten verhuizen om naleving te waarborgen. Je moet je werknemers ondersteunen bij het verkrijgen van relevante visa en vergunningen, en in sommige gevallen hun verhuizing sponsoren.

Voor kleinere bedrijven die de investering in het opzetten van een aanwezigheid of het verhuizen van talent niet kunnen veroorloven, kan het inhuren van een EOR in het Verenigd Koninkrijk een betere keuze zijn. Het stelt werkgevers in staat om wereldwijd te werken door op te treden als legale werkgever in het land, terwijl de werknemer voor jou werkt. Om te begrijpen hoe deze opzet in de praktijk eruitziet, bekijken veel bedrijven een employer of record UK gids die de aanwervingsvereisten, payrollverplichtingen en belangrijke arbeidsbeschermingen in het land uiteenzet.

Begrijpen welke wetten van toepassing zijn bij het aannemen op afstand in het Verenigd Koninkrijk

Wanneer je remote werknemers in het Verenigd Koninkrijk aanneemt, is het belangrijk te begrijpen welke arbeidswetten op jouw bedrijf van toepassing zijn.

De belangrijkste wet die de arbeidsrelatie in het Verenigd Koninkrijk regelt, is de Employment Rights Act 1996. Daarnaast zijn er de Equality Act 2010, en de Health and Safety at Work Act 1974. Deze wetten gelden voor alle werknemers, ongeacht hun locatie.

Naast deze algemene arbeidswetten zijn er ook de Working Time Regulations 1998. Deze stellen limieten aan werkuren, pauzes en jaarlijks verlof.

De Health and Safety (Display Screen Equipment) Regulations 1992 vereisen dat werkgevers de risico’s beoordelen en beheren die gepaard gaan met remote werken met beeldschermapparatuur.

Zaken om te overwegen bij het opstellen van arbeidscontracten in het Verenigd Koninkrijk

Hoewel een schriftelijk contract in het Verenigd Koninkrijk niet wettelijk verplicht is, zal het voor werkgevers zeker voordeel bieden. Het legt schriftelijk vast waar partijen het over eens zijn en kan dienen bij misverstanden.

Typische arbeidscontracten in het Verenigd Koninkrijk bevatten ook verschillende onderdelen die je moet overwegen.

1. Algemene voorwaarden

De algemene voorwaarden van de arbeid geven de basisgegevens weer. Ze moeten de functietitel, ingangsdatum en aantekeningen over eventuele proeftijd bevatten. Ze moeten ook aangeven hoeveel en welke uren de werknemer verwacht te werken. Als de werknemer remote werkt, kun je dat al dan niet opnemen in het contract. Anders vermeld je het kantooradres.

De voorwaarden moeten ook details bevatten over de vergoeding. Zorg dat je het salaris, de voordelen, afgesproken bonussen en andere relevante details opneemt.

2. Geheimhoudingsovereenkomst

De geheimhoudingsovereenkomst is een van de belangrijkste onderdelen van het contract, omdat het je bedrijf en je klanten beschermt. Het voorkomt dat werknemers bedrijfsinformatie delen die ze tijdens hun dienstverband leren.

3. Concurrentiebeding

Een van de belangrijkste redenen om voor werknemers in plaats van Contractors te kiezen, is omdat je niet wilt dat ze met de concurrent werken. Een concurrentiebeding in je contract verbiedt werknemers om met een concurrent samen te werken. Het verbiedt hen ook om voor een tijdje een eigen bedrijf in dezelfde sector te starten.

Hierdoor blijven je handelsgeheimen beschermd, en bescherm je ook je klanten en andere gevoelige informatie.

4. Ontslagclausule

Hoewel het belangrijk is de startdatum te vermelden, is het ook verstandig het ontslagproces te beschrijven. Het moet de voorwaarden omvatten die kunnen leiden tot het beëindigen van het contract. Het moet ook gronden voor ontslag en opzegtermijnen beschrijven. Je moet ook eventuele post-ontslagverplichtingen van de werknemer opnemen.

5. Geschiloplossing

Beide partijen moeten weten wat er gebeurt bij geschillen. Dit deel van het contract moet de procedure voor het oplossen van geschillen beschrijven als ze zich voordoen. Het kan bepalingen bevatten voor arbitrage en bemiddeling. Ook moeten toezichthoudende instanties worden vermeld die verantwoordelijk zijn voor het oplossen van eventuele problemen.

Schriftelijke verklaring van employment particulars

Een schriftelijk arbeidscontract is in het Verenigd Koninkrijk niet wettelijk verplicht. Maar, de werkgever is wettelijk verplicht om een schriftelijke verklaring van de employment particulars aan de werknemer te verstrekken. Dit moet aan de werknemer worden uitgereikt op de eerste werkdag.

Employment particulars moeten relevante details over de baan bevatten. En vergelijkbaar met het onderdeel algemene voorwaarden van het formele contract, moeten de employment particulars omvatten:

1. Naam van werkgever en werknemer

2. Functietitel, werkomschrijving en ingangsdatum

3. Hoe lang de baan duurt, einddatum indien het een contract voor bepaalde tijd is, opzeggingstermijn

4. Werkuren en werkdagen. Ook of de werknemer op zondagen moet werken, ’s nachts, of overuren maken.

5. Hoeveel en wanneer de werknemer betaald krijgt

6. Waar de werknemer zal werken of dat de werknemer mogelijk moet verhuizen.

7. Vakantieverlof, inclusief feestdagen

8. Andere geboden voordelen

9. Verplichte training, en wie deze financiert

10. Ziektegeld en procedure voor het verkrijgen ervan

11. Andere betaald verlof, inclusief ouderschapsverlof

Een uitgebreide schriftelijke verklaring moet binnen twee maanden worden aangevuld met een schriftelijke statement of employment particulars. Het moet informatie bevatten over collectieve arbeidsovereenkomsten, pensioenen en pensioenregelingen, en disciplinaire- en klachtenprocedures.

Belangrijke factoren bij het aannemen

Het aannemen van remote werknemers verloopt anders dan traditioneel aannemen. Zeker wanneer je wereldwijd aan het werven bent.

Om wereldwijd personeel aan te nemen, kun je afhankelijk van de situatie gebruik maken van vacaturesites of detacheringsbureaus in het gewenste land. Aangezien je concurreert met bedrijven wereldwijd, is een goede planning cruciaal. Je moet de functiebeschrijving, vacaturetekst en andere details van de functie zeer zorgvuldig voorbereiden.

Maak een gedetailleerde functiebeschrijving voor remote werk

Een van de eerste stappen voor een effectieve remote hire-strategie is het opstellen van een gedetailleerde functiebeschrijving. Deze beschrijving moet duidelijk de verantwoordelijkheden, kwalificaties en verwachtingen aangeven. Het is belangrijk om specifiek te zijn over de benodigde vaardigheden en ervaring. Ook moet je vermelden met welke tools of software de kandidaat vertrouwd moet zijn.

Het is ook belangrijk om informatie op te nemen over het remote work beleid van het bedrijf en de verwachtingen. Dit kan details omvatten over werktijden of specifieke vereisten voor remote werknemers.

Bied uitstekende voordelen aan om top talent aan te trekken

Je moet nadenken over welke bonussen, voordelen en voordelen je je werknemers zult bieden. Zoals eerder vermeld, moet je alle wettelijke voordelen bieden, maar het kan noodzakelijk zijn om meer te bieden om top talent te trekken.

Een remote functie is op zich een voordeel, maar andere competitieve voordelen blijven cruciaal om de juiste persoon voor de baan te vinden. Dit kan een pensioenregeling, private gezondheidsverzekering of doorlopende leermogelijkheden zijn. Hoe dan ook, het aanbieden van goede voordelen kan bepalend zijn om je te onderscheiden van andere werkgevers.

Voer digitale interviews uit

Zodra de sollicitaties binnenstromen, is het belangrijk om digitale interviews te voeren. Deze helpen je om de geschiktheid van kandidaten voor remote werk te beoordelen. Je kunt kandidaten interviewen via videocallplatforms zoals Zoom of Skype.

Tijdens het interview is het belangrijk om de juiste vragen te stellen. Je moet proberen om hun vermogen tot zelfstandig werken, time management en communicatievaardigheden te beoordelen. Het is ook belangrijk om hun technische vaardigheden en vertrouwdheid met remote tools en software te controleren.

Daarnaast kan het nuttig zijn om een praktische opdracht op te nemen in het interviewproces. Dit kan het toewijzen van een klein taakje of project zijn dat het soort werk dat de kandidaat in de remote rol zal doen, nabootst. Zo kunnen bedrijven de vaardigheden en capaciteiten van de kandidaat beoordelen in een realistische werksituatie.

Onboarding van remote werknemers

Je moet ook de onboarding aanpassen. Hoewel er veel voor- en nadelen aan remote werken verbonden zijn, is een van de grote nadelen dat het onboardingproces complexer is.

Werkgevers moeten aanzienlijk investeren in online onboarding en training. Dit geldt vooral voor bedrijven die complexe software of processen gebruiken. Hier volgen enkele strategieën om het onboardingproces te verbeteren.

1. Digitale onboarding platforms

Een van de meest effectieve manieren om remote werknemers te onboarden, is via digitale onboarding platforms. Deze platforms bieden een centrale plek voor nieuwe werknemers. Ze kunnen hier alle benodigde informatie en middelen vinden om aan de slag te gaan. Op deze platforms kunnen ze alle benodigde documenten invullen. Ze kunnen trainingen bekijken en bedieningsprocedures en bedrijfsbeleid leren.

Deze platforms maken het ook mogelijk voor HR en managers om de voortgang van nieuwe werknemers te volgen. Zo kan HR ervoor zorgen dat werknemers alle noodzakelijke taken afronden. Ze kunnen deze platforms ook gebruiken om virtuele meetings te plannen voor een meer persoonlijke en interactieve onboarding.

2. Uitgebreide trainingsprogramma’s

Remote werknemers hebben uitgebreide trainingsprogramma’s nodig. Deze moeten alle aspecten van hun rol en verantwoordelijkheden behandelen. Dit kan training omvatten voor specifieke software of tools die ze gaan gebruiken. Ook moet er training worden gegeven over bedrijfsbeleid, procedures en cultuur. Dit laatste is vooral belangrijk bij wereldwijd diverse teams.

Deze trainingsprogramma’s kunnen bestaan uit vooraf opgenomen video’s, live webinars en interactieve e-learning modules. Het is essentieel dat werknemers deze trainingen in hun eigen tempo kunnen volgen.

Daarnaast kan het nuttig zijn om remote werknemers toegang te geven tot een kennisbank of bronbibliotheek. Zo kunnen ze zelf antwoorden vinden op veelgestelde vragen, zonder constant contact te hoeven opnemen met hun manager of collega’s.

3. Peer mentoring

Het koppelen van nieuwe werknemers aan mentoren kan hun onboarding en training verbeteren en versnellen. Mentoren kunnen begeleiding bieden, vragen beantwoorden en ondersteuning bieden bij het navigeren door hun nieuwe functies.

Regelmatige check-ins en virtuele meetings tussen mentor en werknemer helpen bij het opbouwen van een sterke relatie. Dit zorgt er ook voor dat de nieuwe werknemer zich ondersteund en verbonden voelt met het team. Mentoren kunnen ook waardevolle inzichten en tips geven op basis van hun eigen ervaringen. Dit helpt nieuwe werknemers zich aan te passen aan hun remote werkomgeving.

4. Efficiënte feedbacksystemen

Feedback is cruciaal voor groei en ontwikkeling. Een efficiënt feedbacksysteem kan remote werknemers helpen verbeterpunten te vinden.

Regelmatige één-op-één gesprekken tussen managers en remote werknemers zijn essentieel. Deze kunnen een kans bieden voor feedback en open communicatie. Deze gesprekken kunnen via video of telefoon plaatsvinden, wat een meer personal en interactieve ervaring biedt.

Daarnaast kan het implementeren van een peer feedback systeem ook nuttig zijn. Het geeft remote werknemers de mogelijkheid om feedback te krijgen van collega’s. Hierdoor ontstaat een samenwerkende en ondersteunende werkomgeving.

5. Regelmatige updates en communicatie

Regelmatige updates en communicatie helpen remote werknemers zich verbonden te voelen met hun team. Managers moeten regelmatig updates geven. Dit kunnen bedrijfsnieuws, projecten en doelen zijn, om remote werknemers geïnformeerd en betrokken te houden.

Regelmatige teammeetings en virtuele sociale evenementen kunnen ook helpen om remote werknemers het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van een team. Het creëren van een cultuur van open communicatie stelt werknemers in staat zich comfortabel te voelen bij het vragen om ondersteuning.

Basisprincipes van UK Payroll: Wat je als werkgever moet weten

Als werkgever in het Verenigd Koninkrijk is het essentieel de basisprincipes van payroll te begrijpen. Hier volgen enkele kernpunten en processen van het payroll-systeem in het Verenigd Koninkrijk om je te helpen de naleving te waarborgen.

Structuur van het UK Payroll-systeem

De belangrijkste elementen van het payroll-systeem in het Verenigd Koninkrijk omvatten belastingcodes, het PAYE (Pay As You Earn) systeem, het uitgeven van P45, P60 en P11D formulieren, en nationale verzekeringsbijdragen.

Belastingcodes

Werkgevers gebruiken belastingcodes om het bedrag aan belasting te berekenen dat ze moeten inhouden op het loon van een werknemer. Elke werknemer heeft een belastingcode, toegewezen door HM Revenue and Customs (HMRC), gebaseerd op hun situatie.

Werkgevers moeten zorgen dat ze de juiste belastingcode hebben voor elke werknemer, aangezien het gebruik van de verkeerde code kan leiden tot onder- of overbetaling van belasting. Ze kunnen de belastingcodes voor hun werknemers verkrijgen via HMRC of door payrollsoftware te gebruiken.

PAYE (Pay As You Earn) systeem

Het PAYE-systeem dat werkgevers gebruiken om inkomstenbelasting en nationale verzekeringsbijdragen