Ultieme Gids: Remote Werknemers Werven in het Verenigd Koninkrijk - Gids 2026

Belangrijke punten om mee te nemen:

• 1. De arbeidswetten van het Verenigd Koninkrijk gelden voor zowel kantoorwerkers als thuiswerkers. De werkgever is verplicht om een minimum levensloon, betaalde vakantiedagen en andere wettelijke voordelen aan remote werknemers te bieden.
• 2. Het hebben van een schriftelijk contract is niet verplicht in het Verenigd Koninkrijk. In plaats daarvan is een schriftelijke verklaring van arbeidsvoorwaarden het verplichte document dat werkgevers aan hun werknemers moeten tonen.
• 3. De belangrijkste elementen van het UK payroll-systeem omvatten belastingcodes, het PAYE (Pay As You Earn)-systeem, de uitgifte van P45, P60 en P11D formulieren, en bijdragen aan de nationale verzekering.

Het Verenigd Koninkrijk heeft ervaring met het aannemen van mensen die op afstand werken. In 2020 wendde meer dan 56% van hun beroepsbevolking zich tot remote werken vanwege het coronavirus. Statistieken tonen aan dat in 2023 veel UK werknemers hun remote status behielden](https://standout-cv.com/remote-working-statistics-uk#:~:text=Key%20UK%20remote%20work%20statistics%202023&text=40%25%20of%20employers%20now%20require,office%205%20days%20per%20week.&text=16%25%20of%20UK%20workers%20currently,a%20fully%20remote%20work%20model.). Het percentage mensen dat volledig op afstand werkt, is 10%, en mensen thuiswerken soms, is 29%.

Veel werknemers waarderen hun regeling voor thuiswerken. Het biedt meer flexibiliteit en een betere werk-privébalans. Voor bedrijven is het ook eenvoudig om de voordelen van het aannemen van remote werknemers te zien. Ze krijgen toegang tot een diverse arbeidsmarkt en wereldtalent terwijl ze overheadkosten verminderen.

Echter, elk land heeft zijn eigen wetten en regels rondom remote werken, en het Verenigd Koninkrijk is geen uitzondering. Veel veranderingen na Brexit maakten het aannameproces verder complex.

Hier is een gids die gericht is op het stroomlijnen van het aannameproces van remote workers in het Verenigd Koninkrijk. Het behandelt arbeids- en arbeidswetgeving en regelgeving, en geeft advies voor het aannemen van remote werknemers in het VK. Daarnaast behandelt de gids belangrijke factoren voor het opzetten van een gezonde en langdurige samenwerking.

Welke functies zijn ideaal voor remote werk?

Remote functies zijn toepasbaar in bijna alle sectoren. Maar niet alle functies kunnen op afstand worden ingevuld, en sommige vereisen dat uw werknemers op kantoor werken.

Toch zijn technologie- en creatieve sectoren perfect voor remote werk. U kunt overwegen om remote werknemers aan te nemen voor deze functies:

1. Softwareontwikkelaars,

2. Web- en grafisch ontwerpers,

3. Klantenservicemedewerkers,

4. Verkoopprofessionals,

5. Digitale marketeers.

Welke wetten en regels gelden voor het aannemen van remote werknemers in het Verenigd Koninkrijk?

Wanneer u remote werknemers in het VK aanneemt, moet u rekening houden met de relevante arbeids- en arbeidswetgeving om naleving te waarborgen. Deze wetten beschermen zowel werknemers als werkgevers, dus het is belangrijk ze goed te begrijpen voordat u die vacature plaatst.

Arbeids- en werkwetten in het Verenigd Koninkrijk

Houd er rekening mee dat remote werknemers dezelfde bescherming genieten als uw werknemers op kantoor. Als werkgever bent u verplicht om inkomstenbelasting en bijdragen voor de nationale verzekering af te trekken en administratie bij te houden voor payroll. Hoewel u bespaart op overheadkosten, moet u toch het volgende bieden:

• Het minimumloon bedraagt momenteel £11,44 per uur.

• Wettelijke ziekevergoeding, die staat op £116,75 per week voor maximaal 28 weken,

• 28 dagen (of 5,6 weken) betaalde vakantie per jaar,

• Wettelijke onkostenvergoedingen voor noodgevallen

• Wettelijke ontslagvergoeding

• Wettelijke zwangerschaps-, vaderschaps-, ouderschaps-, adoptie- en gedeelde ouderverlof en -betaling.

Werkgevers dienen ook de regels te volgen die werknemers het recht geven om flexibel te werken. Er geldt ook een verplicht minimumopzegtermijn bij ontslag. Werkgevers moeten zich er ook van bewust zijn dat werknemers bescherming genieten tegen onrechtvaardig ontslag op grond van de arbeidswet.

Afhankelijk van het type werk dat de werknemer doet, moet de werkgever mogelijk voorzorgsmaatregelen voor gezondheid en veiligheid of verzekeringen bieden. Ze moeten ook voldoen aan wetten tegen discriminatie en wetten die werkingstijden regelen.

Over het algemeen kunnen uw werknemers niet meer dan 48 uur per week gemiddeld werken. Als uw werknemers jonger zijn dan 18 jaar, wordt dit verminderd tot 40 uur per week.

U bent ook verplicht om uw werknemers in het VK te pauzeren. Zij hebben recht op een pauze van 15 minuten elke 4,5 uur. Na zes uur werken hebben uw werknemers recht op een pauze van 30 minuten, die eventueel de voorgaande 15 minuten kan omvatten.

Het aannemen van wereldwijde remote teams als werkgever in het Verenigd Koninkrijk

U moet mogelijk aan extra wettelijke vereisten voldoen als u werknemers in het buitenland wilt aannemen. Doorgaans moet u een aanwezigheid in het betreffende land registreren. U moet ook de arbeids- en arbeidswetgeving van dat land navigeren en zorgen voor naleving van relevante regelgeving.

Of u moet uw werknemers verhuizen naar het VK om naleving te behouden. U moet uw werknemers ondersteunen bij het verkrijgen van relevante visa en vergunningen, en in sommige gevallen hun verhuizing sponsoren.

Voor kleinere bedrijven die niet de investering kunnen doen om een aanwezigheid op te zetten of talent te verhuizen, kan het inhuren van een EOR in het Verenigd Koninkrijk een betere optie zijn. Hiermee kunnen werkgevers wereldwijd personeel aannemen door op te treden als wettelijke werkgever in hun land, terwijl de werknemer voor u werkt.

Begrijpen welke wetten gelden bij het aannemen op afstand in het Verenigd Koninkrijk

Bij het aannemen van remote werknemers in het VK is het belangrijk te begrijpen op welke arbeidswetten uw bedrijf van toepassing zijn.

De belangrijkste wetgeving die het arbeidsrecht in het VK regelt, is de Employment Rights Act 1996. Daarnaast zijn er de Equality Act 2010 en de Health and Safety at Work Act 1974. Deze wetten gelden voor alle werknemers, ongeacht hun locatie.

Naast deze algemene arbeidswetten zijn er ook de Working Time Regulations 1998. Deze stellen limieten aan werkuren, pauzes en jaarlijks verlof.

De Health and Safety (Display Screen Equipment) Regulations 1992 verplicht werkgevers om de risico's te beoordelen en te beheren die gepaard gaan met remote werken met beeldschermapparatuur.

Waarop te letten bij het opstellen van arbeidscontracten in het Verenigd Koninkrijk

Hoewel in het Verenigd Koninkrijk een schriftelijk contract niet wettelijk verplicht is, heeft het voor werkgevers voordelen om er een te hebben. Het legt schriftelijk vast wat de partijen overeen zijn gekomen en kan worden gebruikt bij misverstanden.

Typische UK arbeidscontracten bevatten ook verschillende onderdelen die u moet overwegen.

1. Voorwaarden en condities

De voorwaarden en condities van het arbeidscontract beschrijven de basisdetails. Ze moeten de functietitel, startdatum en notities over een proeftijd bevatten. Ze moeten ook aangeven hoeveel en welke uren de werknemer wordt verwacht te werken. Als de werknemer op afstand werkt, mag u dit al dan niet opnemen in het contract. Anders vermeldt u ook het kantooradres.

De voorwaarden en condities moeten ook details bevatten over de vergoeding. Zorg dat u het salaris, voordelen, overeengekomen bonussen en andere relevante details opneemt.

2. Vertrouwelijkheidsovereenkomst

De vertrouwelijkheidsovereenkomst is een van de belangrijkste aspecten van het contract, omdat deze uw bedrijf en uw klanten beschermt. Het voorkomt dat werknemers bedrijfsinformatie delen die ze tijdens hun dienstverband leren.

3. Non-concurrentie clausule

Een van de hoofdredenen om werknemers in plaats van contractors aan te nemen, is dat u niet wilt dat ze met de concurrent werken. Het opnemen van een non-concurrentieclausule in uw contract verbiedt werknemers om met een concurrent samen te werken. Het verbiedt hen ook om voor een bepaalde tijd zelf een bedrijf te starten in dezelfde branche.

Op deze manier blijven uw handelsgeheimen beschermd, en beschermt u ook uw klanten en andere gevoelige informatie.

4. Beëindiging van de arbeidsovereenkomst

Hoewel het belangrijk is de start te beschrijven, is het raadzaam ook het beëindigingsproces te schetsen. Het contract moet de voorwaarden bevatten die kunnen leiden tot beëindiging. Het moet ook gronden voor ontslag en opzegtermijnen beschrijven. U moet ook eventuele post-beëindigingsvereisten van de werknemer opnemen.

5. Geschillenbeslechting

Beide partijen moeten weten wat er moet gebeuren bij eventuele geschillen. Dit gedeelte van het contract moet het proces voor het oplossen van geschillen schetsen indien ze ontstaan. Het kan voorzieningen bevatten voor arbitrage en mediatie. Het moet ook de regelgevende instanties vermelden die verantwoordelijk zijn voor het oplossen van problemen.

Schriftelijke verklaring van arbeidsvoorwaarden

Een schriftelijke arbeidsovereenkomst is wettelijk niet verplicht in het Verenigd Koninkrijk. Maar de werkgever is wel wettelijk gebonden om een schriftelijke verklaring van de arbeidsvoorwaarden te verstrekken aan de werknemer. Deze moet worden overhandigd op de eerste werkdag.

Arbeidsvoorwaarden moeten relevante details over de baan bevatten. Vergelijkbaar met het onderdeel ‘voorwaarden en condities’ van het formele contract, moeten de arbeidsvoorwaarden het volgende omvatten:

1. Naam werkgever en werknemer

2. Functietitel, beschrijving van het werk, en startdatum

3. Hoe lang het werk zal duren, einddatum bij een contract van bepaalde tijd, opzegtermijn

4. Werkuren en werkdagen. Dit moet ook inclusief aangeven of de werknemer op zondag moet werken, ‘s nachts, of overuren maken.

5. Hoeveel en wanneer de werknemer betaald krijgt

6. Waar de werknemer zal werken, of dat de werknemer misschien moet verhuizen.

7. Verlofrechten, inclusief feestdagen

8. Andere aangeboden voordelen

9. Verplichtingen voor opleiding en wie de kosten draagt

10. Ziektegeld en de procedure om het te verkrijgen

11. Andere betaald verlof, inclusief ouderschapsverlof

Een uitgebreidere schriftelijke verklaring moet samen met de arbeidsvoorwaarden binnen twee maanden worden verstrekt. Deze moet informatie bevatten over collectieve arbeidsovereenkomsten. Ook over pensioenen en pensioenregelingen, en disciplinaire en klachtenprocedures.

Belangrijke factoren bij het aannemen

Het aannemen van remote werknemers is een ander proces dan hen traditioneel aannemen. Dit geldt zeer zeker voor het internationale niveau.

Om wereldwijd personeel aan te nemen, kunt u afhangen van vacaturebanken of uitzendbureaus in het gewenste land om de juiste talenten te vinden. Omdat u concurreert met bedrijven wereldwijd om de juiste medewerkers te vinden, is het belangrijk dit goed te plannen. U moet de functieomschrijving, vacaturetekst en andere aspecten van de baan in detail plannen.

Maak een gedetailleerde functiebeschrijving voor remote werk

Een van de eerste stappen voor een effectieve strategie voor remote hiring is het maken van een gedetailleerde functiebeschrijving. Deze beschrijving moet duidelijk de verantwoordelijkheden, kwalificaties en verwachtingen aangeven. Het is belangrijk om specifiek te zijn over de benodigde vaardigheden en ervaring. U moet ook de specifieke tools of software vermelden waarmee de kandidaat vertrouwd moet zijn.

Het is ook belangrijk informatie op te nemen over het remote work-beleid van het bedrijf en de verwachtingen. Dit kunnen details zijn over werktijden of specifieke vereisten voor remote werknemers.

Bied goede voordelen aan om top talent aan te trekken

U moet ook nadenken over welke bonussen, voordelen en voordelen u aan uw werknemers wilt bieden. Zoals eerder vermeld, moet u alle wettelijke voordelen bieden, maar het kan nodig zijn om meer te bieden om top talent aan te trekken.

Een remote functie is op zich een voordeel, maar andere concurrerende voordelen zullen ook cruciaal zijn om de juiste persoon voor de baan te vinden. Het kan gaan om een pensioenregeling, private gezondheidszorgverzekering of doorlopende opleidingskansen. Hoe dan ook, het aanbieden van goede voordelen kan het verschil maken en u onderscheiden van andere werkgevers.

Voer digitale interviews uit

Zodra de sollicitaties binnenstromen, is het belangrijk om digitale interviews te voeren. Deze helpen u de geschiktheid van kandidaten voor remote werk te beoordelen. U kunt kandidaten interviewen via platforms voor videoconferencing zoals Zoom of Skype.

Tijdens het interview is het belangrijk om de juiste vragen te stellen. U moet proberen hun vermogen tot zelfstandig werken, timemanagement en communicatieve vaardigheden te beoordelen. Het is ook belangrijk om hun technische vaardigheden en vertrouwdheid met remote werktools en software te controleren.

Daarnaast kan het nuttig zijn om een praktische component in het interviewproces op te nemen. Dit kan bestaan uit het toewijzen van een kleine opdracht of project dat de soort werkzaamheden nabootst die de kandidaat in de remote rol zal doen. Zo kunnen bedrijven de vaardigheden en competenties van de kandidaat beoordelen in een realistische situatie.

Het onboarden van remote werknemers

U moet ook de onboarding aanpassen. Hoewel er veel voor- en nadelen zijn aan remote werk, is een van de grote nadelen dat het onboardingsproces complexer is.

Werkgevers moeten veel tijd en energie investeren in online onboarding en training. Dit geldt vooral voor bedrijven die complexe software of processen gebruiken. Hier zijn enkele strategieën die u kunt toepassen om het onboardingsproces te versoepelen.

1. Digitale onboarding-platforms

Een van de meest effectieve manieren om remote werknemers te onboarden, is via digitale onboarding-platforms. Deze platforms bieden een gecentraliseerde locatie voor nieuwe werknemers. Ze helpen hen toegang te krijgen tot alle noodzakelijke informatie en bronnen die ze nodig hebben om te starten. Op deze platforms kunnen ze al het benodigde papierwerk afronden. Ze kunnen ook trainingsvideo’s bekijken, en bedrijfsbeleid en procedures leren.

Deze platforms maken het ook mogelijk voor HR en managers om de voortgang van nieuwe werknemers te volgen. Zo kan HR zorgen dat werknemers alle noodzakelijke taken afronden. Ze kunnen deze platforms ook gebruiken om virtuele vergaderingen in te plannen voor een meer persoonlijke en interactieve onboarding.

2. Uitgebreide trainingsprogramma’s

Remote werknemers hebben uitgebreide trainingsprogramma’s nodig. Deze moeten alle aspecten van hun rol en verantwoordelijkheden omvatten. Dit kan training in specifieke software of tools omvatten die ze gaan gebruiken. Daarnaast moet er training zijn over bedrijfsbeleid, procedures en cultuur. Dit laatste is belangrijk bij wereldwijd diverse teams.

Deze trainingsprogramma’s kunnen bestaan uit vooraf opgenomen video’s, live webinars en interactieve e-learning modules. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat werknemers deze trainingsmaterialen op hun eigen tempo kunnen afronden.

Ook is het aan te bevelen remote werknemers toegang te verlenen tot een kennisbank of bibliotheek met bronnen. Zo kunnen ze antwoorden vinden op veelgestelde vragen zonder voortdurend hun manager of collega’s te hoeven benaderen.

3. Peer mentoring

Het koppelen van nieuwe werknemers aan mentoren kan hun onboarding en trainingsproces verbeteren en versnellen. Mentoren kunnen begeleiding bieden, vragen beantwoorden en ondersteuning geven bij het navigeren door hun nieuwe rol.

Regelmatige check-ins en virtuele bijeenkomsten tussen hen kunnen helpen bij het opbouwen van een sterke relatie. Het zorgt er ook voor dat de nieuwe werknemer zich ondersteund en verbonden voelt met het team. Mentoren kunnen ook waardevolle inzichten en tips geven op basis van hun eigen ervaringen. Dit helpt nieuwe werknemers zich aan te passen aan hun nieuwe remote werkomgeving.

4. Efficiënte feedbacksystemen

Feedback is cruciaal voor groei en ontwikkeling. Een efficiënt feedbacksysteem kan remote werknemers helpen verbeterpunten te vinden.

Regelmatige één-op-één gesprekken tussen managers en remote werknemers zijn een must. Deze bieden een gelegenheid voor feedback en open communicatie. Deze gesprekken kunnen via video of telefoon plaatsvinden, wat een meer persoonlijke en interactieve ervaring biedt.

Daarnaast kan het implementeren van een peer-feedbacksysteem ook voordelig zijn. Hiermee kunnen remote werknemers feedback krijgen van collega’s. Dit creëert een samenwerkende en ondersteunende werkomgeving.

5. Regelmatige updates en communicatie

Regelmatige updates en communicatie helpen remote werknemers zich verbonden te voelen met hun team. Managers moeten regelmatig updates geven. Dit kan bedrijfsnieuws, projectvoortgang of doelen omvatten om remote werknemers geïnformeerd en betrokken te houden.

Regelmatige teamvergaderingen en virtuele sociale evenementen kunnen ook bijdragen aan het gevoel dat remote werknemers deel uitmaken van het team. Het creëren van een cultuur van open communicatie helpt werknemers zich vrij te voelen om ondersteuning te vragen.

Basisprincipes van UK Payroll: Wat u moet weten als werkgever

Als werkgever in het Verenigd Koninkrijk is het essentieel om de basis van payroll te begrijpen. Hier zijn enkele kernonderdelen en processen van het UK payroll-systeem om u te helpen voor naleving te zorgen.

Structuur van het UK payroll-systeem

De belangrijkste elementen van het UK payroll-systeem omvatten belastingcodes, het PAYE (Pay As You Earn)-systeem, de uitgifte van P45, P60 en P11D formulieren, en bijdragen aan de nationale verzekering.

Belastingcodes

Werkgevers gebruiken belastingcodes om het bedrag aan belasting te berekenen dat ze moeten inhouden op het loon van een werknemer. Elke werknemer heeft een belastingcode, toegewezen door HM Revenue and Customs (HMRC), gebaseerd op hun omstandigheden.

Werkgevers moeten ervoor zorgen dat ze de juiste belastingcode hebben voor elke werknemer, aangezien het gebruik van de verkeerde code kan leiden tot onder- of teveel betaling van belasting. Werkgevers kunnen de belastingcodes van hun werknemers verkrijgen via HMRC of door gebruik te maken van payrollsoftware.

PAYE (Pay As You Earn)-systeem

Het PAYE-systeem wordt door werkgevers gebruikt om inkomstenbelasting en bijdragen aan de nationale verzekering van werknemers in te houden op het loon.

Werkgevers moeten PAYE gebruiken als ze werknemers hebben die boven de drempel voor PAYE verdienen. Deze is momenteel vastgesteld op £242 per week, £1.048 per maand, of