Ultieme Gids: Het inhuren van Remote Workers in het Verenigd Koninkrijk

Het Verenigd Koninkrijk is bekend met het aannemen van mensen om op afstand te werken. In 2020 wendde meer dan 56% van hun werknemers zich tot remote werken te midden van het coronavirus. Statistieken tonen aan dat in 2023 veel Britse werknemers hun remote status behielden](https://standout-cv.com/remote-working-statistics-uk#:~:text=Key%20UK%20remote%20work%20statistics%202023&text=40%25%20of%20employers%20now%20require,office%205%20days%20per%20week.&text=16%25%20of%20UK%20workers%20currently,a%20fully%20remote%20work%20model.). Het percentage mensen dat volledig op afstand werkt, is 10%, en mensen thuiswerken soms is 29%.

Veel werknemers koesteren hun regelingen voor thuiswerken. Het biedt grotere flexibiliteit en een betere werk-privébalans. Ook is het voor bedrijven eenvoudig om de voordelen van het aannemen van remote werknemers te zien. Ze krijgen toegang tot een diverse workforce en globaal talent terwijl ze overheadkosten verminderen.

Echter, elk land heeft zijn eigen set wetten en regelgeving die remote werken regelen, en het Verenigd Koninkrijk is geen uitzondering. Na Brexit gebeurden er veel veranderingen, wat het aanwervingsproces verder bemoeilijkt.

Hier is een gids die bedoeld is om het aanwervingsproces van remote werknemers in het Verenigd Koninkrijk te stroomlijnen. Het behandelt arbeids- en arbeidswetgeving en regelgeving, en biedt advies voor het aannemen van remote werknemers in het VK. Bovendien behandelt de gids belangrijke factoren voor het opbouwen van een gezonde en langdurige samenwerking.

Welke functies zijn geschikt voor remote werken?

Remote functies zijn toepasbaar in bijna alle sectoren. Maar, niet alle functies kunnen op afstand worden vervuld, en sommige vereisen dat je werknemers op kantoor werken.

Toch zijn technologie- en creatieve sectoren ideaal voor remote werken. Je zou kunnen overwegen om remote werknemers aan te nemen voor deze functies:

1. Softwareontwikkelaars,

2. Web- en grafisch ontwerpers,

3. Klantservicemedewerkers,

4. Verkoopprofessionals,

5. Digitale marketeers.

Welke wetten en regelgeving gelden voor het aannemen van remote werknemers in het VK?

Wanneer je remote werknemers in het VK aanwerft, moet je rekening houden met relevante arbeids- en arbeidswetten om naleving te waarborgen. Deze wetten beschermen zowel werknemers als werkgevers, dus het is belangrijk ze te begrijpen voordat je die vacature plaatst.

Arbeids- en arbeidswetten in het VK

Houd er rekening mee dat remote werknemers dezelfde bescherming genieten als je werknemers op kantoor. Als werkgever ben je verplicht inkomstenbelasting in te houden en arbeidsadministratie bij te houden. Hoewel je bespaart op overheadkosten, moet je nog steeds:

• De minimumloonstandaard, momenteel £11.44 per uur,

• Wettelijke ziekte-uitkering, die £116.75 per week bedraagt voor maximaal 28 weken,

• 28 dagen (of 5,6 weken) betaald verlof per jaar,

• Wettelijke verlof voor noodgevallen,

• Wettelijke ontslagvergoeding,

• Wettelijke zwangerschaps-, vaderschaps-, ouderschaps-, adoptie- en gedeeld ouderschapsverlof en -betaling.

Werkgevers moeten ook de regelgeving naleven die werknemers het recht geeft om flexibele werktijden aan te vragen. Er geldt ook een verplichte minimale opzegtermijn bij ontslag. Werkgevers moeten er ook rekening mee houden dat werknemers beschermd worden tegen oneerlijke ontslag onder de arbeidswetgeving van het VK.

Afhankelijk van het type werk dat de werknemer doet, moet de werkgever misschien zorgen voor gezondheids- en veiligheidsmaatregelen of verzekeringen. Ze moeten ook voldoen aan wetten tegen discriminatie en wetten die werkuren regelen.

Over het algemeen kunnen je werknemers niet meer dan 48 uur per week gemiddeld werken. Als je werknemers onder de 18 jaar zijn, wordt dit verlaagd naar 40 uur per week.

Je bent ook verplicht je werknemers in het VK pauzes te geven. Ze hebben recht op een pauze van 15 minuten elke 4,5 uur. Na zes uur werktijd hebben je werknemers recht op een pauze van 30 minuten, die wel of niet de eerdere 15 minuten kan omvatten.

Het aannemen van wereldwijde remote teams als werkgever in het VK

Je moet mogelijk aanvullende wettelijke vereisten volgen als je werknemers in het buitenland wilt aannemen. Meestal moet je een aanwezigheid registreren in het land waarin je wilt aannemen. Je moet ook de arbeids- en arbeidswetten van dat land navigeren en zorgen voor naleving van alle relevante regelgeving.

Of, je zult je werknemers naar het VK moeten verhuizen om naleving te behouden. Je moet je werknemers helpen bij het verkrijgen van relevante visa en vergunningen, en in sommige gevallen hun verhuizing sponsoren.

Voor kleinere bedrijven die niet de investering kunnen doen om een aanwezigheid te starten of talent te verhuizen, kan het inhuren van een EOR in het Verenigd Koninkrijk een betere keuze zijn. Het stelt werkgevers in staat om wereldwijd te recruteren, doordat het optreedt als een juridisch werkgever in hun land terwijl de werknemer voor jou werkt.

Welke wetten zijn van toepassing bij het aannemen van remote werknemers in het VK?

Wanneer je remote werknemers in het VK aanwerft, is het belangrijk te begrijpen welke arbeidswetten van toepassing zijn op jouw bedrijf.

De belangrijkste wet die het arbeidsrecht in het VK regelt, is de Employment Rights Act 1996. Daarnaast zijn er de Equality Act 2010 en de Health and Safety at Work Act 1974. Deze wetten gelden voor alle werknemers, ongeacht hun locatie.

Naast deze algemene arbeidswetten zijn er ook de Working Time Regulations 1998. Deze stellen grenzen aan werkuren, pauzes en jaarlijks verlof.

De Regulations for Display Screen Equipment 1992 verplicht werkgevers om de risico’s van het gebruik van beeldschermapparatuur door remote werknemers te beoordelen en te beheersen.

Waar moet je aan denken bij het opstellen van arbeidscontracten in het VK?

Hoewel in het VK een schriftelijk contract niet wettelijk verplicht is, maken werkgevers er vaak gebruik van. Het legt schriftelijk vast waar de partijen het over eens zijn en kan bij misverstanden worden gebruikt.

Typische arbeidscontracten in het VK bevatten ook verschillende componenten die je in gedachten moet houden.

1. Voorwaarden en bepalingen

De voorwaarden en bepalingen van het werk geven de basisgegevens weer. Ze moeten de functietitel, startdatum en eventuele proeftijd opnemen. Ze moeten ook aangeven hoeveel en welke uren de werknemer verwacht te werken. Als de werknemer op afstand werkt, kun je dit al dan niet in het contract opnemen. Anders vermeld je ook het adres van het kantoor.

De voorwaarden en bepalingen moeten ook details bevatten over de vergoeding. Zorg dat je het salaris van de werknemer, voordelen, overeengekomen bonussen en andere relevante details opneemt.

2. Geheimhoudingsverklaring

De geheimhoudingsverklaring is een van de belangrijkste onderdelen van het contract, omdat het je bedrijf en je klanten beschermt. Het voorkomt dat werknemers bedrijfskritische informatie delen die zij tijdens hun dienstverband leren.

3. Niet-concurrentiebeding

Een van de belangrijkste redenen om werknemers en niet contractors aan te nemen, is omdat je niet wilt dat zij met de concurrentie samenwerken. Een niet-concurrentiebeding in je contract verbiedt werknemers om te werken bij een concurrent. Het verbiedt ze ook om enige tijd hun eigen bedrijf in dezelfde branche te starten.

Op deze manier blijven je handelsgeheimen beschermd en bescherm je ook je klanten en andere gevoelige informatie.

4. Ontslagclausule

Hoewel het belangrijk is de start te schetsen, is het ook verstandig het ontslagproces te beschrijven. Het moet de voorwaarden bevatten die kunnen leiden tot beëindiging van het contract. Het moet ook gronden voor ontslag en opzegtermijnen omvatten. Je moet ook eventuele post-ontslagverplichtingen van de werknemer opnemen.

5. Dispuutbeslechting

Beide partijen moeten weten wat er moet gebeuren in geval van geschil. Dit gedeelte van het contract moet de procedure voor het oplossen van geschillen beschrijven. Het kan bepalingen bevatten voor arbitrage en mediatie. Het lijst ook de regelgevende instanties die verantwoordelijk zijn voor het oplossen van problemen.

Schriftelijke verklaring van de arbeidsvoorwaarden

Een schriftelijk arbeidscontract is wettelijk niet vereist in het VK. Maar, de werkgever is wettelijk verplicht een schriftelijke verklaring van arbeidsvoorwaarden aan de werknemer te geven. Deze moet aan de werknemer worden verstrekt op de eerste werkdag.

Arbeidsvoorwaarden moeten relevante details over het werk bevatten. Net als het onderdeel voorwaarden en bepalingen van het formele contract, moeten de arbeidsvoorwaarden omvatten:

1. Naam werkgever en werknemer,

2. Functietitel, functiebeschrijving en startdatum,

3. Hoe lang de arbeid zal duren, einddatum bij een contract voor bepaalde tijd, opzegtermijn,

4. Werkuren en werkdagen. Dit moet ook vermelden of de werknemer op zondag moet werken, ’s nachts, of overuren moet maken.

5. Hoeveel en wanneer de werknemer betaald krijgt,

6. Waar de werknemer zal werken of dat de werknemer mogelijk moet verhuizen,

7. Vakantie- en feestdagenrecht,

8. Andere aangeboden voordelen,

9. Verplichte training en wie deze financiert,

10. Ziekte-uitkering en de procedure om deze te verkrijgen,

11. Overige betaalde verlof, inclusief ouderschapsverlof.

Een uitgebreidere schriftelijke verklaring moet binnen twee maanden worden verstrekt, inclusief informatie over collectieve overeenkomsten, pensioenregeling en disciplinaire en klachtenprocedures.

Belangrijke factoren bij het aannemen

Het aannemen van remote werknemers is een ander proces dan het traditionele. Dit geldt vooral bij internationale aanwervingen.

Om wereldwijd te recruteren, kun je afhankelijk zijn van vacaturesites of staffingbureaus in het gewenste land om het juiste talent te vinden. Aangezien je concurreert met bedrijven wereldwijd, is het belangrijk om dit goed te plannen. Je moet de vacature, advertentie en andere aspecten van de functie in detail plannen.

Maak een Gedetailleerde Functiebeschrijving voor Remote Werken

Een van de eerste stappen in een effectieve remote-wervingsstrategie is het maken van een gedetailleerde functiebeschrijving. Deze beschrijving moet duidelijk de verantwoordelijkheden, qualificaties en verwachtingen schetsen. Wees specifiek over de benodigde vaardigheden en ervaring. Vermeld ook eventuele specifieke tools of software waarmee de kandidaat bekend moet zijn.

Het is ook belangrijk om informatie op te nemen over het remote work beleid van het bedrijf en de verwachtingen. Dit kan details bevatten over werkuren of specifieke vereisten voor remote werknemers.

Bied uitstekende voordelen aan om top talent aan te trekken

Denk ook na over welke bonussen, voordelen en secundaire arbeidsvoorwaarden je aan je werknemers wilt bieden. Zoals eerder genoemd, moet je alle wettelijke voordelen verschaffen, maar je zult wellicht meer moeten bieden om top talent aan te trekken.

Een remote jobpositie is op zich al een voordeel, maar andere concurrerende voordelen worden ook cruciaal voor het vinden van de juiste persoon. Het kan gaan om een pensioenregeling, private gezondheidsverzekering, of doorlopende opleidingsmogelijkheden. Hoe dan ook, bied geweldige voordelen aan, want dat kan je onderscheiden van andere werkgevers.

Voer Digitale Interviews uit

Wanneer de sollicitaties binnenkomen, is het belangrijk om digitale interviews te voeren. Deze helpen je de geschiktheid van kandidaten voor remote werken te beoordelen. Je kunt kandidaten interviewen via videoconferentieplatforms zoals Zoom of Skype.

Stel tijdens het gesprek de juiste vragen. Beoordeel vooral hun vermogen zelfstandig te werken, timemanagement en communicatievaardigheden. Controleer ook hun technische vaardigheden en bekendheid met remote werktools en -software.

Daarnaast kan het nuttig zijn een praktische opdracht in het interviewproces op te nemen. Dit kan inhouden dat je een kleine taak of project toewijst dat het werk simuleert dat de kandidaat in de remote functie zal doen. Zo kunnen bedrijven de vaardigheden en capaciteiten van de kandidaat in een realistische situatie beoordelen.

Onboarding van remote werknemers

Ook moet je het onboardingproces aanpassen. Hoewel remote werken veel voordelen en nadelen heeft, is een van de grote nadelen een complexere onboarding.

Werkgevers moeten veel tijd en energie investeren in online onboarding en training. Dit geldt vooral voor bedrijven die complexe software of processen gebruiken. Hier zijn enkele strategieën om het onboardingproces te vergemakkelijken.

1. Digitale Onboarding Platforms

Een van de meest effectieve manieren om remote werknemers te onboarden is via digitale onboarding platforms. Deze platforms bieden een centrale locatie waar nieuwe werknemers toegang krijgen tot alle benodigde informatie en bronnen. Op deze platforms kunnen ze alle verplichte formulieren invullen, trainingsvideo’s bekijken en bedrijfsbeleid en procedures leren.

Deze platforms stellen HR en managers ook in staat de voortgang van nieuwe werknemers te volgen. Zo zorgen ze dat alle taken worden voltooid. Ze kunnen deze platforms ook gebruiken voor het plannen van virtuele meetings voor een meer persoonlijke en interactieve onboarding.

2. Uitgebreide Training Programma’s

Remote werknemers hebben uitgebreide training nodig. Deze moeten alle aspecten van hun rol en verantwoordelijkheden dekken. Dit kan training omvatten over specifieke software of tools. Ook training over bedrijfsbeleid, procedures en cultuur is belangrijk, vooral bij internationaal diverse teams.

Deze trainingsprogramma’s kunnen bestaan uit vooraf opgenomen video’s, live webinars en interactieve e-learning modules. Zorg dat werknemers de trainingen in hun eigen tempo kunnen voltooien.

Daarnaast kan het gunstig zijn remote werknemers toegang te geven tot een kennisbank of bronbibliotheek. Zo kunnen ze antwoorden vinden op veelgestelde vragen zonder voortdurend beroep te doen op hun leidinggevende of collega’s.

3. Peer Mentoring

Het koppelen van nieuwe werknemers aan mentoren kan de onboarding en training verbeteren en versnellen. Mentoren kunnen begeleiding bieden, vragen beantwoorden en ondersteuning geven terwijl de nieuwe werknemer zich aanpast aan de nieuwe rol.

Regelmatige check-ins en virtuele meetings tussen hen kunnen een sterke relatie opbouwen en ervoor zorgen dat de nieuwe werknemer zich ondersteund en verbonden voelt met het team. Mentoren kunnen ook waardevolle inzichten en tips geven op basis van hun eigen ervaringen, wat de nieuwe werknemers helpt te wennen aan hun remote werkplek.

4. Efficiënte Feedbacksystemen

Feedback is cruciaal voor groei en ontwikkeling. Een efficiënt feedbacksysteem kan remote werknemers helpen verbeterpunten te vinden.

Regelmatige één-op-één vergaderingen tussen managers en remote werknemers zijn een must. Deze bieden ruimte voor feedback en open communicatie. Deze vergaderingen kunnen via video of telefoon plaatsvinden, wat een meer persoonlijke en interactieve ervaring oplevert.

Ook kan het nuttig zijn een peer-feedbacksysteem te implementeren. Zo krijgen remote werknemers feedback van collega’s, wat een samenwerkings- en ondersteunende werkomgeving bevordert.

5. Regelmatige updates en communicatie

Regelmatige updates en communicatie zorgen dat remote werknemers zich verbonden voelen met hun team. Managers moeten regelmatig updates geven, zoals bedrijfsnieuws, projecten en doelen, om remote werknemers geïnformeerd en betrokken te houden.

Regelmatige teamvergaderingen en virtuele sociale evenementen kunnen ook helpen dat remote werknemers zich als deel van het team voelen. Een cultuur van open communicatie bevordert dat werknemers zich comfortabel voelen om ondersteuning te vragen.

Basisprincipes van UK Payroll: Wat je moet weten als werkgever

Als werkgever in het VK is het essentieel om de basisprincipes van payroll te begrijpen. Hier zijn enkele belangrijke elementen en processen van het UK payroll-systeem om compliant te blijven.

Structuur van het UK Payroll-systeem

De belangrijkste elementen van het UK payroll-systeem omvatten belastingcodes, het PAYE (Pay As You Earn)-systeem, het uitreiken van P45, P60 en P11D formulieren, en nationale verzekeringsbijdragen.

Belastingcodes

Werkgevers gebruiken belastingcodes om het bedrag aan belasting te berekenen dat ze van het salaris van een werknemer moeten inhouden. Elke werknemer heeft een belastingcode, toegewezen door HM Revenue and Customs (HMRC), gebaseerd op hun situatie.

Werkgevers moeten ervoor zorgen dat ze de juiste belastingcode voor elke werknemer gebruiken, want het gebruik van de verkeerde code kan leiden tot onder- of overbetaling van belasting. Ze kunnen de belastingcodes van hun werknemers verkrijgen via HMRC of payrollsoftware.

PAYE (Pay As You Earn)

Het PAYE-systeem houdt in dat werkgevers inkomstenbelasting en nationale verzekeringsbijdragen inhouden op het salaris van de werknemer.

Werkgevers moeten PAYE toepassen als werknemers boven de PAYE-drempel verdienen. Deze bedraagt momenteel £242 per week, £1.048 per maand of £12.570 per jaar.

Het PAYE-systeem zorgt ervoor dat belasting en nationale verzekeringsbijdragen van werknemers automatisch worden ingehouden bij de bron. Ze worden dus direct van het salaris afgetrokken voordat het wordt uitbetaald.

P45, P60 en P11D formulieren

De P45, P60 en P11D formulieren zijn belangrijke documenten die werkgevers op verschillende momenten in het jaar aan hun werknemers moeten verstrekken.

Een P45 wordt uitgereikt aan een werknemer wanneer hij of zij een baan verlaat. Het bevat details over hun verdiensten en de ingehouden belasting en nationale verzekeringsbijdragen. De werknemer moet zijn/haar P45 doorgeven aan de nieuwe werkgever bij indiensttreding.

Een P60 wordt aan werknemers gegeven aan het einde van elk belastingjaar, dat loopt van 6 april tot 5 april van het volgende jaar. De werkgever moet het voor 31 mei verstrekken. De P60 bevat het totale salaris en de ingehouden belasting en nationale verzekeringsbijdragen over het belastingjaar.

Een P11D wordt gebruikt om uitgaven, voordelen of andere belastbare items te rapporteren die niet in het reguliere salaris zijn opgenomen. Voorbeelden zijn bedrijfsauto’s, privézorgverzekeringen en kinderopvangcheques.

Nationale Verzekeringsbijdragen

Nationale verzekeringsbijdragen (NICs) worden betaald door zowel werkgevers als werknemers om diverse staatsvoorzieningen te financieren, zoals de AOW en gezondheidszorg. Werk