Ultieme Gids: Het inhuren van Remote Workers in het Verenigd Koninkrijk

Het VK is vertrouwd met het aannemen van mensen om op afstand te werken. In 2020 wendde meer dan 56% van hun arbeidsbevolking zich tot remote werken te midden van het coronavirus. Statistieken tonen aan dat in 2023 veel UK-medewerkers hun remote-status hebben behouden](https://standout-cv.com/remote-working-statistics-uk#:~:text=Key%20UK%20remote%20work%20statistics%202023&text=40%25%20of%20employers%20now%20require,office%205%20days%20per%20week.&text=16%25%20of%20UK%20workers%20currently,a%20fully%20remote%20work%20model.). Het percentage mensen dat volledig op afstand werkt is 10%, en mensen die af en toe vanuit huis werken is 29%.

Veel werknemers koesteren hun werk-vanuit-huis-regelingen. Het biedt grotere flexibiliteit en een betere werk-privébalans. Het is ook gemakkelijk voor bedrijven om de voordelen van het inhuren van remote werknemers te zien. Ze krijgen toegang tot een diverse arbeidsmarkt en globale talenten terwijl ze overheadkosten verminderen.

Echter, elk land heeft zijn eigen set wetten en regelgeving die remote werken regelen, en het VK is geen uitzondering. Na Brexit zijn er veel veranderingen geweest, wat het aanwervingsproces verder bemoeilijkt.

Hier is een gids die gericht is op het stroomlijnen van het aanwervingsproces van remote werknemers in het VK. Het behandelt arbeids- en arbeidswetten en regelgeving, en biedt advies voor het aannemen van remote werknemers in het VK. Bovendien behandelt de gids belangrijke factoren voor het opbouwen van gezonde en langetermijnsamenwerking.

Welke functies zijn ideaal voor remote werk?

Remote functies zijn toepasbaar in bijna alle sectoren. Maar, niet alle functies kunnen op afstand worden ingevuld, en sommige vereisen dat je werknemers op kantoor werken.

Toch zijn technologie- en creatieve sectoren ideaal voor remote werk. Je kunt overwegen om remote werknemers aan te nemen voor deze functies:

1. Softwareontwikkelaars,

2. Web- en grafisch ontwerpers,

3. Klantenservicemedewerkers,

4. Verkoopprofessionals,

5. Digitale marketeers.

Wat zijn de wetten en regelgeving die het aannemen van remote werknemers in het VK regelen?

Wanneer je remote werknemers in het VK aanneemt, moet je rekening houden met relevante arbeids- en arbeidswetgeving om naleving te waarborgen. Deze wetten beschermen zowel werknemers als werkgevers, dus het is belangrijk om ze te begrijpen voordat je die vacature plaatst.

Arbeids- en arbeidswetten in het VK

Houd er rekening mee dat remote werknemers dezelfde bescherming hebben als je werknemers op kantoor. Als werkgever ben je verplicht inkomstenbelasting af te dragen en administratie bij te houden voor de lonen. Hoewel je bespaart op overheadkosten, moet je nog steeds het volgende bieden:

• De minimumloonstandaard bedraagt momenteel £11,44 per uur.

• Wettelijke zieke-uitkering, die £116,75 per week bedraagt voor maximaal 28 weken,

• 28 dagen (of 5,6 weken) betaalde vakantiedagen per jaar,

• Wettelijke vrije tijd voor noodgevallen

• Wettelijke ontslagvergoeding

• Wettelijk zwangerschaps-, vaderschaps-, ouderschaps-, adoptierecht en gedeeld ouderschap en verloning.

Werkgevers moeten ook de regelgeving volgen die werknemers het recht geeft om flexibel werken te verzoeken. Er is ook een verplichte minimale opzegtermijn voor werknemers in geval van ontslag. Werkgevers moeten er ook rekening mee houden dat werknemers beschermd zijn tegen onterechte ontslag onder de arbeidswetgeving van het VK.

Afhankelijk van het soort werk dat de werknemer doet, moet de werkgever mogelijk zorgen voor veiligheidsmaatregelen of verzekeringen. Ze moeten ook voldoen aan wetten tegen discriminatie, en wetten die arbeidstijden regelen.

Je werknemers mogen over het algemeen niet meer dan 48 uur per week gemiddeld werken. Als je werknemers jonger dan 18 jaar zijn, wordt dit teruggebracht tot 40 uur per week.

Je bent ook verplicht je werknemers in het VK pauzes te geven. Ze hebben recht op een pauze van 15 minuten elke 4,5 uur. Na zes uur hebben je werknemers recht op een pauze van 30 minuten, die wel of niet de eerdere 15 minuten omvat.

Het inhuren van wereldwijde remote teams als werkgever in het VK

Je moet mogelijk aanvullende wettelijke vereisten volgen als je werknemers in het buitenland wilt aannemen. Meestal moet je een aanwezigheid in het land waar je wilt aannemen registreren. Je moet ook de arbeids- en arbeidswetten van dat land navigeren en zorgen voor naleving van alle relevante regelgeving.

Of, je moet je werknemers wellicht verhuizen naar het VK om naleving te behouden. Je zult je werknemers moeten helpen bij het verkrijgen van visa en vergunningen, en in sommige gevallen hun verhuizing sponsorenen.

Voor kleinere bedrijven die niet het budget hebben voor het opzetten van een aanwezigheid of het verplaatsen van talent, kan het inhuren van een EOR in het Verenigd Koninkrijk een betere keuze zijn. Het stelt werkgevers in staat om wereldwijd te werken, door op te treden als juridisch werkgever in het land waar de werknemer werkt, terwijl de werknemer voor jou werkt.

Begrijpen welke wetten van toepassing zijn bij het aannemen op afstand in het VK

Bij het aannemen van remote werknemers in het VK is het belangrijk te begrijpen welke arbeidswetten van toepassing zijn op jouw bedrijf.

De belangrijkste wetgeving die arbeid in het VK regelt, is de Employment Rights Act 1996. Daarnaast zijn er de Equality Act 2010 en de Health and Safety at Work Act 1974. Deze wetten zijn van toepassing op alle werknemers, ongeacht hun locatie.

Naast deze algemene arbeidswetten zijn er ook de Working Time Regulations 1998. Deze stellen limieten aan werkuren, rustpauzes en jaarlijkse vakantiedagen.

De Health and Safety (Display Screen Equipment) Regulations 1992 verplicht werkgevers om risico’s verbonden aan remote werkers die beeldschermapparatuur gebruiken, te beoordelen en te beheren.

Zaken om te overwegen bij het opstellen van arbeidscontracten in het VK

Hoewel een schriftelijk contract in het VK niet wettelijk verplicht is, profiteren werkgevers ervan er een te hebben. Het legt schriftelijk vast wat de partijen afgesproken hebben en kan gebruikt worden in geval van miscommunicatie.

Typische UK-arbeidscontracten bevatten ook verschillende onderdelen die je moet overwegen.

1. Voorwaarden en condities

De voorwaarden en condities van arbeidsrelaties geven de basisdetails weer. Ze moeten de functietitel, startdatum en opmerkingen over eventuele proeftijd bevatten. Ze moeten ook aangeven hoeveel en welke uren de werknemer wordt verwacht te werken. Als de werknemer remote werkt, kan dit al dan niet in het contract worden opgenomen. Anders neem je ook het kantooradres op.

De voorwaarden en condities moeten ook details bevatten over de vergoeding. Zorg dat je het salaris, voordelen, overeengekomen bonussen en andere relevante details opneemt.

2. Geheimhoudingsovereenkomst

De geheimhoudingsovereenkomst is een van de belangrijkste onderdelen van het contract, omdat het je bedrijf en je klanten beschermt. Het voorkomt dat werknemers bedrijfsinformatie delen die ze tijdens hun dienstverband leren.

3. Niet-concurrentie clausule

Een van de belangrijkste redenen waarom je voor werknemers kiest in plaats van contractors, is dat je niet wilt dat ze met de concurrent werken. Een niet-concurrentie clausule in je contract verbiedt werknemers om met een concurrent te werken. Het verbiedt hen ook om gedurende een bepaalde tijd hun eigen bedrijf op te zetten binnen dezelfde branche.

Op deze manier blijven je bedrijfsgeheimen beschermd, en bescherm je ook je klanten en andere vertrouwelijke informatie.

4. Ontslag clausule

Hoewel het belangrijk is de startdatum te vermelden, is het ook raadzaam het ontslagproces te omschrijven. Het moet de voorwaarden bevatten die kunnen leiden tot beëindiging van het contract. Het moet ook gronden voor ontslag en opzegtermijnen omvatten. Je moet ook eventuele post-ontslagverplichtingen van de werknemer opnemen.

5. Geschiloplossing

Beide partijen moeten weten wat er moet gebeuren in geval van geschillen. Dit onderdeel van het contract moet het proces voor het oplossen van geschillen beschrijven, indien ze ontstaan. Het kan bepalingen omvatten over arbitrage en bemiddeling. Het moet ook regelgevende instanties vermelden die verantwoordelijk zijn voor het oplossen van eventuele problemen.

Schriftelijke verklaring van arbeidsgegevens

Een schriftelijk arbeidscontract is niet wettelijk verplicht in het VK. Maar, de werkgever is wettelijk verplicht een schriftelijke verklaring te overleggen met arbeidsgegevens aan de werknemer. Deze moet bij de eerste werkdag worden overhandigd.

Arbeidsgegevens moeten relevante details over de functie bevatten. Zoals bij de voorwaarden en condities van het formele contract, moeten de arbeidsgegevens het volgende dekken:

1. Naam van werkgever en werknemer

2. Functietitel, functiebeschrijving, en startdatum

3. Hoe lang de functie duurt, einddatum als het een contract voor bepaalde tijd is, opzegtermijn

4. Werkuren en werkdagen. Daarbij moet ook worden aangegeven of de werknemer op zondagen moet werken, 's nachts, of overuren moet maken.

5. Hoeveel en wanneer de werknemer betaald krijgt

6. Waar de werknemer zal werken of dat hij/zij mogelijk moet verhuizen.

7. Vakantiebudget, inclusief publieke feestdagen

8. Eventuele andere geboden voordelen

9. Verplichte trainingen, en wie deze financiert

10. Ziekte-uitkering en de procedure om deze te verkrijgen

11. Andere betaalde vrije dagen, inclusief ouderschapsverlof

Een bredere schriftelijke verklaring moet binnen twee maanden worden aangevuld met een schriftelijke verklaring van de arbeidsgegevens. Dit moet informatie bevatten over collectieve afspraken. Ook over pensioenen en pensioenregelingen, en disciplinaire en bezwaarprocedures.

Belangrijke factoren om te overwegen bij het aannemen

Het aannemen van remote werknemers is een ander proces dan hen traditioneel aannemen. Dit geldt vooral als je wereldwijd werft.

Om mensen wereldwijd aan te nemen, kun je gebruik maken van jobboards of uitzendbureaus in het gewenste land om het juiste talent te vinden. Omdat je concurreert met bedrijven over de hele wereld om de juiste medewerkers te vinden, is het belangrijk om alles goed te plannen. Je moet de functiebeschrijving, vacature en andere aspecten van de positie in detail plannen.

Creëer een Gedetailleerde Functiebeschrijving voor Remote Werk

Een van de eerste stappen voor een effectieve strategie voor remote hiring is het maken van een gedetailleerde functiebeschrijving. Deze beschrijving moet duidelijk de verantwoordelijkheden, kwalificaties en verwachtingen omschrijven. Het is belangrijk om precies te zijn over de benodigde vaardigheden en ervaring. Je moet ook vermelden of er specifieke tools of software zijn waarin de kandidaat bekwaam moet zijn.

Het is ook belangrijk om informatie op te nemen over het remote werkbeleid en de verwachtingen van het bedrijf. Dit kan details bevatten over werktijden of speciale vereisten voor remote werknemers.

Bied uitstekende voordelen aan om top talent aan te trekken

Je moet ook nadenken over welke bonussen, voordelen en secundaire arbeidsvoorwaarden je je werknemers zult bieden. Zoals eerder genoemd, moet je alle wettelijke voordelen bieden, maar je kunt ook extra’s aanbieden om top talent aan te trekken.

Een remote functie is op zich al een voordeel, maar andere concurrerende voordelen zijn cruciaal om de juiste persoon voor de baan te vinden. Dit kan een pensioenregeling, particuliere ziektekostenverzekering of doorlopende opleidingsmogelijkheden zijn. Hoe dan ook, je moet goede voordelen bieden, omdat dat mogelijk het verschil maakt ten opzichte van andere werkgevers.

Voer Digitale Interviews uit

Als de sollicitaties binnenkomen, is het belangrijk om digitale interviews te voeren. Hiermee kun je de geschiktheid van kandidaten voor remote werk beoordelen. Je kunt kandidaten interviewen via videoconferencingplatforms zoals Zoom of Skype.

Tijdens het interview is het belangrijk om de juiste vragen te stellen. Je moet hun vermogen om zelfstandig te werken, time management en communicatievaardigheden beoordelen. Het is ook belangrijk om hun technische vaardigheden en hun bekendheid met remote werktools en software te controleren.

Daarnaast kan het nuttig zijn om een praktische component op te nemen in het interviewproces. Dit kan bestaan uit het toewijzen van een kleine taak of project dat de aard van het werk dat de kandidaat in de remote rol zal doen, nabootst. Zo kunnen bedrijven de vaardigheden en capaciteiten van de kandidaat beoordelen in een realistische situatie.

Het onboarden van remote werknemers

Je moet ook je onboarding aanpassen. Hoewel er voor- en nadelen zijn aan remote werken, is een van de grote nadelen dat het onboardingproces complexer wordt.

Werkgevers moeten veel tijd en energie investeren in online onboarding en training. Dit geldt vooral voor bedrijven die complexe software of processen gebruiken. Hier zijn enkele strategieën die je kunt inzetten om het onboardingproces te vergemakkelijken.

1. Digitale onboarding platforms

Een van de meest effectieve manieren om remote werknemers te onboarden, is via digitale onboarding platforms. Deze platforms bieden een centrale plek voor nieuwe werknemers. Ze helpen hen alle benodigde informatie en middelen te vinden om te starten. Op deze platforms kunnen ze alle benodigde documentatie invullen. Ze kunnen ook trainingsvideos bekijken en bedrijfsbeleid en procedures leren.

Deze platforms stellen HR en managers ook in staat om de voortgang van nieuwe werknemers bij te houden. Dit helpt HR te zorgen dat werknemers alle benodigde taken voltooien. Ze kunnen deze platforms ook gebruiken om virtuele bijeenkomsten in te plannen, voor een meer persoonlijke en interactieve onboarding.

2. Uitgebreide opleidingsprogramma’s

Remote werknemers hebben uitgebreide opleidingsprogramma’s nodig. Deze moeten alle aspecten van hun rol en verantwoordelijkheden omvatten. Dit kan training omvatten in specifieke software of tools die ze zullen gebruiken. Ze moeten ook trainingen krijgen over bedrijfsbeleid, procedures en cultuur. Dit laatste is vooral belangrijk bij wereldwijd diverse teams.

Deze trainingsprogramma’s kunnen bestaan uit vooraf opgenomen videos, live webinars en interactieve e-learning modules. Het is belangrijk dat werknemers deze trainingmaterialen op hun eigen tempo kunnen voltooiien.

Daarnaast kan het nuttig zijn om remote werknemers toegang te geven tot een kennisbank of resourcebibliotheek. Hierdoor kunnen ze antwoorden vinden op veelgestelde vragen zonder voortdurend contact op te nemen met hun manager of collega’s.

3. Mentorschap door peers

Het koppelen van nieuwe werknemers aan mentoren kan hun onboarding en training verbeteren en versnellen. Mentoren kunnen begeleiding bieden, vragen beantwoorden en ondersteuning geven tijdens hun oriëntatie in de nieuwe rol.

Regelmatige check-ins en virtuele bijeenkomsten kunnen helpen om een sterke relatie op te bouwen. Ze zorgen er ook voor dat de nieuwe werknemer zich gesteund en verbonden voelt met het team. Mentoren kunnen ook waardevolle inzichten en tips geven op basis van hun eigen ervaringen. Dit helpt de nieuwe werknemer zich aan te passen aan de remote werkomgeving.

4. Efficiënte feedbacksystemen

Feedback is cruciaal voor groei en ontwikkeling. Een efficiënt feedbacksysteem kan remote werknemers helpen verbeterpunten te vinden.

Regelmatige één-op-één-gesprekken tussen managers en remote werknemers zijn een must. Deze kunnen een gelegenheid bieden voor feedback en open communicatie. Deze gesprekken kunnen via video of telefoon plaatsvinden, voor een meer persoonlijke en interactieve ervaring.

Daarnaast kan het inzetten van een peer feedbacksysteem ook nuttig zijn. Het stelt remote werknemers in staat feedback te ontvangen van collega’s. Dit creëert een samenwerkende en ondersteunende werkomgeving.

5. Regelmatige updates en communicatie

Regelmatige updates en communicatie helpen remote werknemers zich verbonden te voelen met hun team. Managers moeten regelmatige updates geven. Dit kunnen bedrijfsnieuws, projecten en doelen zijn, om remote werknemers geïnformeerd en betrokken te houden.

Regelmatige teamvergaderingen en virtuele sociale evenementen kunnen ook helpen dat remote werknemers zich als onderdeel van een team voelen. Het creëren van een cultuur van open communicatie helpt werknemers zich comfortabel te voelen om ondersteuning te vragen.

De basis van UK payroll: wat je als werkgever moet weten

Als werkgever in het VK is het essentieel om de basis van payroll te begrijpen. Hier zijn enkele kernonderdelen en processen binnen het UK payroll-systeem om je te helpen voldoen aan de regelgeving.

Structuur van het UK payroll-systeem

De belangrijkste elementen van het UK payroll-systeem omvatten belastingcodes, het PAYE (Pay As You Earn)-systeem, het uitgeven van P45, P60, en P11D-formulieren, en nationale verzekeringsbijdragen.

Belastingcodes

Werkgevers gebruiken belastingcodes om het bedrag aan belasting te berekenen dat ze moeten inhouden op het salaris van een werknemer. Elke werknemer heeft een belastingcode, toegekend door HM Revenue and Customs (HMRC), gebaseerd op hun situatie.

Werkgevers moeten zorgen dat ze de juiste belastingcode voor elke werknemer hebben, omdat het gebruik van de verkeerde code kan leiden tot onder- of teveel betalen van belasting. Werkgevers kunnen de belastingcodes voor hun werknemers verkrijgen via HMRC of door gebruik te maken van payrollsoftware.

PAYE (Pay As You Earn)-systeem

Het PAYE-systeem dat werkgevers gebruiken om inkomstenbelasting en nationale verzekeringsbijdragen in te houden van de lonen van werknemers.

Werkgevers moeten PAYE inzetten als ze werknemers hebben die boven de drempel verdienen. Deze is momenteel vastgesteld op £242 per week, £1.048 per maand of £12.570 per jaar.

Het PAYE-systeem zorgt ervoor dat belasting en nationale verzekeringsbijdragen van werknemers bij de bron worden ingehouden. Dit betekent dat ze direct van hun loon worden afgetrokken voordat ze worden uitbetaald.

P45, P60 en P11D-formulieren

De P45, P60 en P11D-formulieren zijn belangrijke documenten die werkgevers aan werknemers moeten uitreiken op verschillende momenten in het jaar.

Een P45 wordt uitgereikt aan een werknemer die een baan verlaat. Het bevat details over hun inkomsten en de ingehouden belasting en nationale verzekeringsbijdragen tijdens het dienstverband. De werknemer moet zijn P45 aanleveren bij zijn nieuwe werkgever bij het starten van een nieuwe baan.

Een P60 wordt aan werknemers uitgereikt aan het einde van elk belastingjaar, dat loopt van 6 april tot 5 april van het volgende jaar. De werkgever moet het vóór 31 mei verstrekken. P60 geeft een overzicht van de totale inkomsten en de ingehouden belasting en nationale verzekeringsbijdragen over dat belastingjaar.

Een P11D wordt gebruikt om te rapporteren over onkosten, voordelen of andere belastbare items die aan werknemers worden gegeven en