Een Amerikaanse onderneming kan een buitenlandse medewerker in dienst nemen, maar de juiste aanpak hangt af van waar de persoon zal werken en hoe je van plan bent ze te beheren. Als je een Amerikaanse oprichter, HR-lead of financiële eigenaar bent die je eerste internationale medewerker aanneemt, is de grootste uitdaging het kiezen van een aanpak die overeenkomt met de lokale wetten in het thuisland van de werknemer, terwijl je het proces eenvoudig houdt.
Veel teams willen wereldwijd talent omdat het een concurrentievoordeel creëert. Je kunt sneller opereren, nieuwe markten betreden en een internationaal team opbouwen met vaardigheden die moeilijk lokaal te vinden zijn. Maar wereldwijde aanwervingen brengen juridische complexiteit, belastingverplichtingen en nalevingsvereisten met zich mee die niet bestaan bij een gewone Amerikaanse aanstelling. Zelfs wanneer je remote medewerkers aanneemt, gelden de regels in andere landen nog steeds.
Belangrijkste punten
Een Amerikaanse onderneming kan een buitenlandse medewerker in dienst nemen door een visum te sponsoren voor werk in de VS, de medewerker als zelfstandige aannemen, een lokale rechtspersoon opzetten in het buitenland, of gebruik maken van een Employer of Record (EOR). Voor veel teams die remote buitenlandse medewerkers aannemen, is een EOR vaak de snelste en minst risicovolle route omdat het ondersteunt bij wereldwijde loonadministratie, conforme contracten, lokale arbeidswetten en voortdurende naleving.
Vier opties om een buitenlandse medewerker aan te nemen
Wanneer mensen vragen: “Hoe kan een Amerikaanse onderneming een buitenlandse medewerker aannemen?” bedoelen ze meestal een van twee dingen. Ze willen iemand naar de VS halen, of ze willen internationale medewerkers aannemen die als remote workers in hun thuisland blijven. Dit zijn niet dezelfde situaties. De eerste betreft vooral immigratiediensten en immigratieprogramma’s. De tweede betreft vooral lokale regelgeving, loonadministratie en arbeidswetgeving.
Optie één: Sponsoring van een buitenlandse medewerker om in de VS te werken
Als de persoon het werk in de Verenigde Staten zal uitvoeren, moet je doorgaans de immigratiewet volgen en de juiste visumprocedure gebruiken. De rol van de werkgever kan het indienen van petities omvatten, het bijhouden van administratie, en voldoen aan loon- en procesregels die gekoppeld zijn aan specifieke visumcategorieën. Een goede plek om de overheidsperspectief op het aannemen van buitenlandse arbeid te begrijpen, is de overzichtspagina van het Amerikaanse Department of Labor. https://www.dol.gov/general/topic/hiring/foreign?utm_source=chatgpt.com Het USCIS petitieproces overzicht helpt werkgevers ook om het verloop en verantwoordelijkheden te begrijpen. https://www.uscis.gov/working-in-the-united-states/information-for-employers-and-employees/petition-process-overview?utm_source=chatgpt.com
Deze optie kan goed werken voor functies die fysiek in de VS moeten zijn of wanneer je een belangrijke medewerker verhuist. Het kan ook traag en onzeker zijn. Tijdsbestekken variëren, goedkeuringen zijn niet gegarandeerd, en de totale kosten kunnen bestaan uit indieningskosten plus juridische kosten. Als je echte doel is om wereldwijd werk te doen in het buitenland, kan deze route overbodig zijn. In dat geval ben je meestal beter af door te zorgen voor conforme tewerkstelling in het thuisland van de persoon in plaats van te proberen de persoon over te laten komen.
Optie twee: Het aannemen van een buitenlandse zelfstandige
Het aannemen van internationale contractors kan praktisch zijn wanneer het werk echt projectgericht is. Veel bedrijven beginnen hier omdat ze denken dat het eenvoudiger is: ze tekenen een contract, ontvangen facturen en betalen contractors zonder een volledige werkgeverloonlijst te draaien. Dit kan prima werken voor internationale contractors die zelfstandig opereren en hun eigen tijd, tools en opleveringen beheren.
Het risico ligt in de foutieve classificatie. Als een contractorrelatie eruitziet als vast werk, kunnen lokale autoriteiten de werknemer behandelen als een werknemer, zelfs als je overeenkomst zegt “contractor.” Dat kan retroactieve belastingen, boetes en verplichtingen met zich meebrengen op het gebied van werknemersvoordelen en verplichte inhoudingen. Deze optie is vaak minder geschikt voor een volwaardig werknemer die kernwerk binnen je globale team doet, omdat het nalevingsrisico toeneemt naarmate de relatie meer geïntegreerd en langdurig wordt.
Wil je een resource die de praktische valkuilen van verkeerde classificatie uitlegt? Gebruik deze interne gids van Rivermate om misclassificaties te voorkomen. https://rivermate.com/blog/avoiding-contractor-misclassification?utm_source=chatgpt.com
Optie drie: Het opzetten van een buitenlandse rechtsvorm
Het opzetten van een lokale rechtspersoon betekent dat je een bedrijfspresence registreert in dat buitenlandse land en rechtstreeks onder lokale wetten aanneemt. Deze aanpak geeft maximale controle en kan de juiste keuze zijn voor wereldwijde uitbreiding wanneer je van plan bent een groter internationaal personeelsbestand op één locatie aan te nemen.
Het is ook de zwaarste operationele route. Het opzetten van een entiteit kan registratievereisten, voortdurende aangiftes, lokale bankrekeningen en voortdurende administratie volgens lokale arbeidswetten vereisen. Je draagt ook de volledige last van belastingaangifte, loonadministratie en nalevingsvereisten. Het voortdurende werk is beheersbaar wanneer je een echt team opbouwt in één land, maar wordt moeilijker bij aanwervingen over meerdere landen omdat lokale regelgeving verschilt en fouten kostbaar kunnen zijn.
Deze optie is zinvol wanneer het doel is op lange termijn aanwezig te blijven, herhaalde aanwervingen te doen en een stabiele basis voor nieuwe markten te leggen. Het is vaak niet geschikt als je snel internationaal talent wilt aannemen voor één of twee functies.
Optie vier: Het gebruiken van een Employer of Record (EOR)
Een Employer of Record is een partner die de werknemer namens jou aanneemt in zijn of haar thuisland. De EOR wordt de wettelijke werkgever, terwijl jij het dag-tot-dagbeheer behoudt. Daarom zijn EOR's een populaire oplossing voor wereldwijde aanwervingen wanneer je snelheid wilt zonder lokale entiteiten op te zetten.
In de praktijk ondersteunt de EOR de lokale arbeidswetten door conforme contracten te verstrekken, lokale loonadministratie uit te voeren en lokale belastingverplichtingen zoals inkomstenbelastingen en verplichte werkgeversbijdragen te regelen. Het helpt ook met wettelijke voordelen en praktische arbeidsadministratie. Je bepaalt nog steeds het salaris, de functiebeschrijving, prestatie doelen en dagelijkse workflow, maar de wettelijke werkgeversrelatie wordt lokaal afgehandeld via de EOR.
Gebruik deze vergelijking om je te helpen kiezen tussen internationale contractors en een EOR.
Juridische, fiscale en nalevingsoverwegingen die Amerikaanse bedrijven moeten aanpakken
Wanneer je internationaal aanneemt, zijn de belangrijkste regels meestal de lokale arbeidswetten waar de werknemer werkt. Dat geldt ook voor remote buitenlandse medewerkers. Deze regels kunnen gaan over opzegtermijnen, betaalde verlof, beëindigingsprocedures en voordelen. Loonregels kunnen ook vereisen dat lokale belasting wordt ingehouden en aangifte gedaan. Op veel plaatsen creëren lokale lonen werkgeversverplichtingen die via juiste loonadministratie moeten worden verwerkt, niet via informele betalingen.
Belastingverplichtingen gaan niet alleen over loon. Er is ook een zakelijke belastinghoek. Als je remote medewerkers de onderneming laten lijken die een belastingplichtige aanwezigheid creëert, kun je geconfronteerd worden met vragen over een vaste inrichting in dat buitenland. Dit risico hangt af van de feiten, inclusief de bevoegdheid en activiteiten van de persoon, dus het is niet iets waarop je moet gokken. Het is zaak dit vroeg te evalueren bij internationale aanwervingen.
Een tweede realiteit is accountability. Zelfs wanneer aanbieders helpen, kunnen verantwoordelijke bedrijven nog steeds blootgesteld worden aan risico’s als de opzet niet overeenkomt met lokale wetten. Daarom is naleving garanderen vanaf dag één belangrijk, vooral als je van plan bent een internationaal team uit te breiden naar andere landen.
Hoe een Employer of Record het aannemen van buitenlandse medewerkers vereenvoudigt
Een EOR maakt het aannemen eenvoudiger omdat het aantal lokale systemen dat je zelf moet opbouwen vermindert. In plaats van buitenlandse entiteiten op te zetten, lokale bankrekeningen te openen en lokale regelgeving van nul te leren, gebruik je een proces dat al ontworpen is om te voldoen aan lokale arbeidswetten. Dat kan het nalevingsrisico verminderen en de tijd tot aanwerving verkorten, wat belangrijk is wanneer je concurreert om wereldwijd talent.
Het ondersteunt ook betere lange termijn resultaten. Contractors kunnen geschikt zijn voor bepaald werk, maar veel functies vereisen uiteindelijk vaste tewerkstelling om retentie, stabiliteit en werknemersvoordelen te ondersteunen. Een EOR kan een conforme brug vormen tussen “nu internationaal aannemen” en “later mogelijk een lokale rechtspersoon opzetten als het land strategisch blijkt te zijn.” Daarmee kunnen teams uitbreiden naar nieuwe markten met minder operationele vertraging.
Conclusie
Een Amerikaanse onderneming kan een buitenlandse medewerker op vier hoofdmanieren aannemen. Als de baan in de VS is, kijk je meestal naar immigratiediensten en visumroutes, gebruikmakend van officiële bronnen zoals het Department of Labor en USCIS voor het juiste proces.
Als de persoon in een buitenlands land zal werken, kies je tussen het aannemen van internationale contractors, het opzetten van lokale entiteiten, of het gebruiken van een Employer of Record. Contractors kunnen handig zijn, maar het risico op misclassificatie kan een “snelle winst” veranderen in een kostbaar nalevingsprobleem. Het opzetten van entiteiten ondersteunt diepe globale expansie, maar brengt aanzienlijke administratieve en fiscale rapportage-inspanningen met zich mee. Voor veel bedrijven is een EOR de meest efficiënte manier om snel en legaal werknemers in het buitenland aan te nemen terwijl je wereldwijde loonadministratie en lokale naleving ondersteunt.
Wil je internationale werknemers aannemen zonder entiteiten op te zetten? Ontdek Rivermate’s Employer of Record diensten om internationale werknemers aan te nemen met conforme contracten, juiste loonadministratie en lokale ondersteuning in veel landen.
FAQ’s
Kan een Amerikaanse onderneming een werknemer in een ander land aannemen?
Ja. Een Amerikaanse onderneming kan een werknemer in het buitenland aannemen met een EOR, via een lokale rechtspersoon of in sommige gevallen via contractorrelaties als het werk daar echt bij past.
Moeten Amerikaanse bedrijven een visum sponsoren om buitenlandse medewerkers aan te nemen?
Nee. Visumsponsoring is over het algemeen alleen nodig als de persoon in de Verenigde Staten zal werken.
Kan ik iemand aannemen die geen Amerikaanse burger is?
Ja. Je kunt niet-Amerikaanse burgers aannemen voor in de VS gebaseerde functies met de juiste toestemming, of als remote medewerker in het buitenland via lokale tewerkstellingsopties.
Is het legaal voor Amerikaanse bedrijven om gebruik te maken van een Employer of Record?
Ja. Het gebruik van een Employer of Record is legaal zolang het voldoet aan de lokale wetten, waarbij de EOR optreedt als de wettelijke werkgever in het thuisland van de werknemer.
