5 Handige ideeën voor Remote belastingbetalingen die u moet weten

Belangrijke inzichten

• 1. Locatie beïnvloedt je belastingverplichtingen. Als remote worker moet je begrijpen hoe jouw werkplek en de staat van je werkgever kunnen leiden tot dubbele belasting.
• 2. Internationale remote workers moeten Amerikaanse belastingen indienen. Zelfs wanneer je in het buitenland werkt, moeten Amerikaanse burgers belastingaangifte doen en rekening houden met buitenlandse vrijstellingen of credits.
• 3. Exacte administratie en inzicht in belastingwetten zijn cruciaal. Om compliant te blijven, is het belangrijk om werkplekken bij te houden, buitenlandse rekeningen te rapporteren en te profiteren van belastingverdragen.

Remote werken wordt ongetwijfeld de “nieuwe normaal.” Werkgevers verkennen remote werkoplossingen die wereldwijde werkgelegenheid mogelijk maken. Een Gartner-enquête liet zien dat 74% van de CFO’s en financeleiders van plan is om 5% van hun medewerkers permanent op afstand te laten werken. Dit gold voor medewerkers die eerder op locatie werkten, dus de omschakeling naar permanent remote werk zegt veel.

Maar deze kansen voor remote werk brengen ook complexe belastingkwesties met zich mee. Remote werken maakt het mogelijk om vanaf iedere locatie, wereldwijd, te werken. Maar belastingen zijn vaak lastig, vooral wanneer werknemers in verschillende staten of landen werken.

Hier is wat je moet weten om onverwachte belastingproblemen te voorkomen.

Locatie is bepalend

Je nieuwe remote locatie kan en zal invloed hebben op je belastingverplichtingen. Zo moeten sommige staten in de VS een niet-ingezeten aangifte vereisen, inclusief de inhouding van staatsbelasting, zodra je er voet aan wal zet. New York bijvoorbeeld staat bekend om het belasten van remote workers op basis van de locatie van hun werkgever. Dus, als je in verschillende staten woont en werkt, kun je geconfronteerd worden met dubbele belasting.

De belasting in jouw staat hangt af van zowel de locatie van je werkgever als waar je op afstand werkt. Dit kan onwenselijke belastinglasten veroorzaken, vooral in staten die agressief belasting innen. Het is essentieel om een belastingadviseur te raadplegen om deze situaties te plannen en ervoor te zorgen dat je niet meer betaalt dan nodig is.

Begrip van nexus: Hoe staten remote workers belasten

In fiscale termen is "nexus" de connectie die de belastingverplichtingen van een bedrijf in een bepaalde staat bepaalt. Voor remote workers kan deze nexus extra belastingen veroorzaken. Dit gebeurt als de aanwezigheid van een werknemer in een andere staat een bedrijfsvermelding voor hun werkgever creëert.

Over het algemeen hangt de nexus van een staat af van factoren zoals eigendom, loonlijst en verkoop. Als je een remote worker bent in een staat anders dan die van je werkgever, kun je te maken krijgen met niet-inwoners-inkomstenbelastingaangiften. Bovendien ben je mogelijk verantwoordelijk voor inhoudingsverplichtingen in je werkplek.

Maar, als je in een staat met een multilaterale overeenkomst woont, kun je profiteren van lagere belastingen. Zoek naar reciprociteitsafspraken tussen bepaalde staten. Sommige staten bieden ook inkomensbelastingkortingen voor inwoners die elders werken, wat je belastingdruk vermindert.

Internationale belastingoverwegingen voor remote workers

Voor Amerikaanse burgers die naar het buitenland verhuizen, wordt je belastingpositie complexer. Zelfs als je in een ander land werkt en woont, moet je toch een Amerikaanse belastingaangifte indienen, ongeacht hoelang je in het buitenland verblijft. Je kunt kiezen tussen het claimen van een krediet voor betaalde buitenlandse belastingen of het uitsluiten van alle buitenlandse inkomsten van Amerikaanse belastingen.

Het claimen van een krediet kan helpen om dubbele belasting te voorkomen. De Foreign Earned Income Exclusion stelt je in staat om tot $107.600 (belastingjaar 2020) aan buitenlandse inkomsten uit te sluiten. De juiste aanpak hangt af van diverse factoren. Denk aan je totale inkomsten, locatie en de belastingwetten van het land, dus het raadplegen van een belastingexpert is cruciaal.

Buitenlandse rekeningen en aanvullende rapportagevereisten

Als je besluit in het buitenland te wonen, wees dan bewust van extra rapportageverplichtingen. Elke rente in een buitenlandse bankrekening met een saldo van meer dan $10.000 op enig moment in het jaar moet gerapporteerd worden. Dit doe je via een Foreign Bank and Financial Accounts Report (FBAR) bij het US Treasury Department.

Afhankelijk van je vermogen moet je mogelijk ook formulier 8398 indienen bij de IRS. Het is essentieel om gedetailleerde administratie bij te houden en al deze rapportages in te dienen om zware boetes te voorkomen.

Staatsrapportagevereisten voor remote workers

De belastingaangifte bij staten kan complex zijn voor remote workers. Staten met hoge belastingen zoals New York kunnen je toch vragen inkomstenbelasting te betalen, zelfs als de federale overheid je heeft erkend als buitenlandse inwoner.

Staten kunnen je als inwoner behandelen voor belastingdoeleinden als je onroerend goed bezit, een bankrekening hebt of zelfs een bibliotheekkaart hebt. Als je overweegt om naar het buitenland te verhuizen, is het verstandig om in een staat met lage of geen belasting je verblijf te vestigen, om je belastingverplichtingen te minimaliseren.

Belastingverdragen en werknemersmisclassificatie

Internationale remote workers moeten ook op de hoogte zijn van belastingverdragen. Deze voorkomen dubbele belasting tussen landen. Als het land waar je naartoe verhuist een belastingverdrag heeft met de United States, kunnen er vrijstellingen, credits of verlaagde belastingtarieven gelden, wat voor een gunstiger belastingpositie zorgt.

Aan de andere kant moeten zowel bedrijven als werknemers alert zijn op verkeerde classificatie. Als je als contractor in plaats van als werknemer wordt ingeschat, mis je mogelijk voordelen en loop je het risico op onverwachte belastingaanslagen. Bedrijven moeten zorgen voor juiste classificatie om boetes te voorkomen.

Best practices voor administratie en aftrekposten

Gedetailleerde administratie bijhouden van waar je werkt en hoe lang, is essentieel om je fiscale status te bewijzen en controles te vermijden. Remote workers moeten hun werkdagen in elke staat bijhouden om naleving aan te tonen. Daarnaast is kennis over welke aftrekposten je kunt gebruiken, belangrijk om geld te besparen.

Hieronder enkele best practices:

1. Je belastingresidentie vaststellen

Gedetailleerde gegevens over je werkplekken en duur in elke locatie zijn cruciaal voor het bepalen van je fiscale residentie. Door te documenteren waar je woont en werkt en hoe lang, kun je aan belastingautoriteiten aantonen dat je de staats- en lokale belastingwetten naleeft. Dit is vooral belangrijk voor remote workers die vaak staatsgrenzen overschrijden of in meerdere jurisdicties werken. De fiscale residentie en verplichtingen kunnen veranderen op basis van zelfs tijdelijke verhuizingen.

2. Werkdagen bijhouden voor naleving

Remote workers moeten regelmatig hun werkdagen in elke staat bijhouden om aan de regels te voldoen. Dit betekent het bijhouden van logs of het gebruiken van digitale hulpmiddelen om het aantal dagen dat je in elke locatie werkte, te registreren.

Dergelijke gegevens kunnen als bewijs dienen bij een belastingcontrole of geschil over je residentiestatus, wat je helpt zware boetes of achterstallige belastingen te voorkomen. Het gaat niet alleen om het voldoen aan staatsvereisten. Deze administratie bewijst naleving van diverse belastingwetten in meerdere regio’s.

3. Identificeren van eligible aftrekposten

Bovendien kan inzicht in welke aftrekposten je kunt gebruiken, aanzienlijke besparingen opleveren. Veel belastingregio's bieden aftrekposten die specifiek gelden voor remote workers.

Bijvoorbeeld, als je een home office hebt, kom je mogelijk in aanmerking voor het aftrekken van bepaalde kosten. Dit kan betrekking hebben op huur, nutsvoorzieningen of kantoorbenodigdheden, mits je aan de criteria voldoet. Home office aftrekposten verschillen echter sterk per staat en land. Kennis van de regels in jouw regio kan een groot verschil maken.

4. Gebruik maken van onderwijs- en reiscadeaus

Bepaalde staten en landen bieden kortingen of aftrekken voor onderwijs- en reiskosten. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op cursussen die je professionele vaardigheden verbeteren, of kosten gemaakt voor werkgerelateerde reizen.

Het is belangrijk om alle opties in jouw staat of land te onderzoeken, omdat deze aftrekposten je belastbaar inkomen kunnen verminderen en je totale belastingdruk kunnen verlagen. Inzicht in deze regels en het documenteren van relevante uitgaven geeft je een sterkere positionering bij het indienen van je belastingaangifte.

Belastingen beheren voor remote workers

Remote werken opent de deur naar een wereldwijde arbeidsmarkt, maar brengt ook complexe belastingoverwegingen met zich mee. Of je nu staatsgrenzen overschrijdt of vanuit een ander land werkt, het begrijpen van belastingwetten die op jou van toepassing zijn, is essentieel. Als werkgever kan het inhuren van een Employer of Record (EOR) helpen deze complexiteiten te verminderen.

Bewust zijn van de invloed van jouw locatie op belastingen, je rapportageverplichtingen nakomen en gebruik maken van belastingkredieten en vrijstellingen, kan je helpen dubbele belastingen te vermijden en wettelijk correct te handelen. Het bijhouden van duidelijke administratie en kennis van zowel Amerikaanse als internationale belastingregels is de sleutel om optimaal te profiteren van je remote werk ervaring zonder onverwachte verrassingen van de belastingdienst.