5 Handige ideeën voor Remote belastingbetalingen die u moet weten

Werken op afstand wordt ongetwijfeld de "nieuwe normaal". Werkgevers onderzoeken oplossingen voor remote work die wereldwijde employment kansen openen. Een Gartner-enquête liet zien dat 74% van de CFO’s en financiële leiders van plan is om 5% van de werknemers over te zetten naar remote work. Dit gold voor eerder op locatie werkende werknemers, dus de verschuiving naar permanente remote status zegt veel.

Maar met deze kansen voor remote work komen ook enkele complexe belastingkwesties. Remote work stelt je in staat om vanaf elke locatie wereldwijd te werken. Maar belastingen zijn ingewikkeld, vooral wanneer werknemers in verschillende staten of landen werken.

Dus, hier is wat je moet weten om onverwachte belastingproblemen te voorkomen.

Locatie is de sleutel

Je nieuwe remote locatie kan en zal invloed hebben op je belastingverplichtingen. Bijvoorbeeld, sommige staten in de VS vereisen dat je een niet-ingezeten aangifte indient, inclusief staatsbelastinginhouding, zodra je daar voet aan de grond zet. New York bijvoorbeeld, staat bekend om het belasten van remote workers op basis van de locatie van hun werkgever. Dus, als je in verschillende staten woont en werkt, kun je geconfronteerd worden met dubbele belasting.

Je staatsbelasting hangt af van zowel de locatie van je werkgever als waar je op afstand werkt. Dit kan onwenselijke belastinglasten creëren, vooral in staten die agressief op zoek zijn naar belastinginkomsten. Het is essentieel om met een belastingadviseur te overleggen om deze situaties te plannen en ervoor te zorgen dat je niet meer betaalt dan je zou moeten.

Begrip van nexus: Hoe staten remote workers belasten

In belastingtermen is "nexus" de connectie die de belastingverplichtingen van een bedrijf in een bepaalde staat bepaalt. Voor remote workers kan deze nexus extra belastingen activeren. Dit kan gebeuren als de aanwezigheid van een werknemer in een andere staat een zakelijke aanwezigheid voor hun werkgever vestigt.

Over het algemeen hangt de nexus van een staat af van factoren zoals eigendom, loonlijst en verkoop. Als je een remote worker bent die in een andere staat woont dan je werkgever, kun je niet-ingezetenen-inkomstenbelastingaangiften moeten indienen. Bovendien ben je mogelijk verantwoordelijk voor inhoudingsverplichting van belasting op je werkplek.

Maar, als je in een staat woont met een multi-staatsovereenkomst, kun je profiteren van verminderde belastingen. Kijk naar de reciprocity-overeenkomsten tussen bepaalde staten. Sommige staten bieden ook inkomstenbelastingkredieten aan inwoners die elders werken, wat je belastingdruk verlaagt.

Internationale belastingoverwegingen voor remote workers

Voor Amerikaanse burgers die naar het buitenland verhuizen, wordt je belasting situatie complexer. Zelfs als je in een ander land werkt en woont, moet je nog steeds een Amerikaanse belastingaangifte indienen, ongeacht hoe lang je in het buitenland verblijft. Je krijgt de keuze tussen het claimen van een krediet voor buitenlandse belastingen of het uitsluiten van alle buitenlandse inkomsten van Amerikaanse belastingen.

Het claimen van een krediet kan je helpen dubbele belasting te voorkomen. De Foreign Earned Income Exclusion stelt je in staat om tot $107.600 (belastingjaar 2020) aan buitenlandse inkomsten uit te sluiten. De juiste aanpak kiezen hangt af van veel factoren. Overweeg zaken als je totale inkomsten, locatie en de belastingwetten van het land, dus het raadplegen van een belastingexpert is cruciaal.

Buitenlandse rekeningen en aanvullende rapportagevereisten

Als je besluit in het buitenland te wonen, wees je dan bewust van extra rapportageverplichtingen. Elke rente op een buitenlandse financiële rekening met een saldo dat op enig moment gedurende het jaar meer dan $10.000 bedraagt, moet worden gerapporteerd. Je moet dit melden bij het U.S. Treasury Department via een Foreign Bank and Financial Accounts Report (FBAR).

Afhankelijk van je vermogenspositie, moet je mogelijk ook Form 8398 indienen bij de IRS. Het is van vitaal belang om gedetailleerde administratie bij te houden en deze rapporten in te dienen om dure boetes te voorkomen.

Staatsaangiftevereisten voor remote workers

Staatsbelastingaangiften kunnen lastig zijn voor remote workers. Staten met hoge belastingen zoals New York kunnen je nog steeds laten betalen voor inkomstenbelasting, zelfs als de federale overheid je erkent als een buitenlandse inwoner.

Staten kunnen je als inwoner voor belastingdoeleinden beschouwen als je eigendom hebt, een bankrekening hebt of zelfs alleen een bibliotheekkaart hebt. Als je overweegt naar het buitenland te verhuizen, is het verstandig om je residentie in een lage- of geen-belastingstaat te vestigen om je belastingverplichtingen te minimaliseren.

Belastingverdragen en werknemer-misclassificatie

Internationale remote workers moeten ook op de hoogte zijn van belastingverdragen. Deze helpen dubbele belasting tussen landen te voorkomen. Als je bestemmingland een belastingverdrag met de VS heeft, kan dat betekenen dat je vrijstellingen, kredieten of verlaagde belastingtarieven krijgt, wat een gunstigere belastingpositie kan opleveren.

Aan de andere kant moeten zowel bedrijven als werknemers voorzichtig zijn met misclassificatie. Als je als contractor in plaats van als werknemer wordt geclassificeerd, mis je mogelijk voordelen en loop je onverwachte belastingaanslagen op. Bedrijven moeten zorgen voor een juiste classificatie om boetes te voorkomen.

Best practices voor administratie en aftrekposten

Het bijhouden van gedetailleerde gegevens over waar je werkt en hoe lang je daar verblijft, is essentieel om je belastingresidentie aan te tonen en audits te voorkomen. Remote workers moeten hun werkdagen in elke staat bijhouden om naleving aan te tonen. Daarnaast kan het kennen van de aftrekposten waarvoor je in aanmerking komt, je geld besparen.

Hier zijn enkele best practices voor het beheren van belastingen:

1. Vaststellen van je belastingresidentie

Gedetailleerde gegevens over je werkplekken en de tijd die je in elke locatie doorbrengt, zijn cruciaal voor het vaststellen van je belastingresidentie. Door te documenteren waar je woont en werkt en hoe lang, kun je aan belastingautoriteiten aantonen dat je de belastingwetten van de staat en lokale overheid volgt. Dit is vooral belangrijk voor remote workers die vaak staatsgrenzen overschrijden of in meerdere jurisdicties werken. Belastingresidentie en verplichtingen kunnen zelfs veranderen door tijdelijke verhuizingen.

2. Werkdagen bijhouden voor naleving

Remote workers moeten consequent hun werkdagen in elke staat bijhouden om naleving te garanderen. Dit betekent dat je logs moet bijhouden of digitale tools moet gebruiken om het aantal dagen dat je in elke locatie werkt, te registreren.

Dergelijke gegevens kunnen dienen als bewijs bij een belastingcontrole of residentiegeschil, wat je kan helpen dure boetes of achterstallige belastingen te voorkomen. Het gaat niet alleen om het voldoen aan staatsvereisten. Deze gegevens bewijzen naleving van verschillende belastingwetten in meerdere regio’s.

3. Identificeren van in aanmerking komende aftrekposten

Daarnaast kan het begrijpen van welke aftrekposten je in aanmerking komt, leiden tot aanzienlijke besparingen. Veel belastingjurisdicties bieden aftrekposten die specifiek gelden voor remote workers.

Bijvoorbeeld, als je een thuiskantoor hebt, kun je mogelijk bepaalde kosten aftrekken. Dit omvat zaken als huur, nutsvoorzieningen of kantoorbenodigdheden, mits je aan de criteria voldoet. Home office-deductions verschillen echter sterk tussen staten en landen. Het kennen van de regels in jouw specifieke gebied kan een groot verschil maken.

4. Gebruik maken van onderwijs- en reiscredits

Bepaalde staten en landen bieden credits of aftrekposten voor onderwijs- en reiskosten. Dit kan onder meer kosten omvatten voor cursussen die je professionele vaardigheden verbeteren. Of, het kunnen kosten zijn die je hebt gemaakt bij reizen voor werkgerelateerde activiteiten.

Het is essentieel om alle beschikbare opties in jouw staat of land te onderzoeken, aangezien deze aftrekposten je belastbaar inkomen kunnen verlagen en je totale belastingdruk kunnen verminderen. Het begrijpen van deze regels en het documenteren van relevante uitgaven kan je in een sterkere positie brengen bij het indienen van je belastingaangifte.

Belastingen beheren voor remote workers

Remote work opent de deuren naar een wereldwijde workforce, maar brengt ook complexe belastingoverwegingen met zich mee. Of je nu staatsgrenzen overschrijdt of vanuit een ander land werkt, het begrijpen van hoe belastingwetten op jou van toepassing zijn, is essentieel. Als werkgever kan het inhuren van een EOR helpen om deze complexiteit te verminderen.

Bewust zijn van je locatie's impact op belastingen, naleving van rapportagevereisten en het benutten van belastingkredieten en -uitsluitingen kan je helpen dubbele belasting te voorkomen en binnen de wettelijke kaders te blijven. Het bijhouden van duidelijke administratie en het begrijpen van zowel Amerikaanse als internationale belastingregels is de sleutel om het meeste uit je remote work ervaring te halen zonder onaangename verrassingen van de belastingdienst.