5 Handige ideeën voor Remote belastingbetalingen die u moet weten

Belangrijke punten

• 1. Locatie beïnvloedt je belastingverplichtingen. Als remote worker moet je begrijpen hoe je werkplek en de staat van je werkgever kunnen leiden tot dubbele belastingheffing.
• 2. Internationale remote workers moeten Amerikaanse belastingen aangifte doen. Zelfs als je in het buitenland werkt, moeten Amerikaanse burgers belastingaangifte doen en rekening houden met buitenlandse inkomensuitsluitingen of credits.
• 3. Boekhouding en inzicht in belastingwetten zijn cruciaal. Om compliant te blijven, moet je werklocaties bijhouden, buitenlandse rekeningen rapporteren en profiteren van belastingverdragen.

Remote werken wordt ongetwijfeld de "nieuwe normaal." Werkgevers onderzoeken remote werkoplossingen die wereldwijde werkgelegenheid mogelijk maken. Een Gartner-enquête wees uit dat 74% van de CFO’s en financeleiders van plan zijn om 5% te shift naar remote werken. Dit gold voor voorheen op locatie werkende werknemers, dus de overgang naar permanent remote werkt spreekt boekdelen.

Maar met deze kansen voor remote werken komen ook enkele complexe belastingvraagstukken. Remote werken maakt het mogelijk om vanaf elke locatie wereldwijd te werken. Maar belastingen blijven ingewikkeld, vooral wanneer werknemers in verschillende staten of landen werken.

Dus, hier is wat je moet weten om onverwachte belastingproblemen te voorkomen.

Locatie is de sleutel

Je nieuwe remote locatie kan en zal je belastingverplichtingen beïnvloeden. Bijvoorbeeld, sommige staten in de VS zullen vereisen dat je een niet-ingezeten aangifte indient, inclusief staatsbelastinginhouding, zodra je er voet aan de grond zet. New York bijvoorbeeld staat erom bekend dat het remote workers belast op basis van de locatie van hun werkgever. Dus, als je in verschillende staten woont en werkt, kun je te maken krijgen met dubbele belasting.

Je staatsbelasting hangt af van zowel de locatie van je werkgever als waar je op afstand werkt. Dit kan ongewilde belastinglasten veroorzaken, vooral in staten die agressief belasting willen innen. Het is essentieel om een belastingadviseur te raadplegen om deze situaties te plannen en ervoor te zorgen dat je niet meer betaalt dan je zou moeten.

Inzichten in nexus: Hoe staten remote workers belasten

In belastingtermen is "nexus" de verbinding die de belastingverplichtingen van een bedrijf in een bepaalde staat bepaalt. Voor remote workers kan deze nexus extra belastingen veroorzaken. Dit kan gebeuren als de aanwezigheid van een werknemer in een andere staat een zakelijke aanwezigheid voor hun werkgever vestigt.

Over het algemeen hangt een state's nexus af van factoren zoals eigendom, loonlijst en verkopen. Als je een remote worker bent gevestigd in een staat anders dan je werkgever, kun je te maken krijgen met niet-ingezetenen inkomstenbelastingaangiften. Bovendien kun je verantwoordelijk zijn voor inhoudingsbelasting in je werkplek.

Maar, als je in een staat woont met een multistate-overeenkomst, kun je profiteren van verminderde belastingen. Kijk uit naar de reciproiteitsakkoorden tussen bepaalde staten. Sommige staten bieden ook inkomstenbelastingkredieten aan inwoners die in andere staten werken, wat je belastinglast vermindert.

Internationale belastingoverwegingen voor remote workers

Voor Amerikaanse burgers die in het buitenland gaan wonen, wordt je belastingpositie complexer. Zelfs als je in een ander land werkt en woont, moet je altijd een Amerikaanse belastingaangifte indienen, ongeacht hoe lang je in het buitenland verblijft. Je hebt de keuze tussen het claimen van een credit voor betaalde buitenlandse belastingen of het uitsluiten van alle buitenlandse inkomsten van de Amerikaanse belastingen.

Het claimen van een credit kan je helpen dubbele belasting te voorkomen. De Foreign Earned Income Exclusion stelt je in staat om tot $107.600 (belastingjaar 2020) aan buitenlandse inkomsten uit te sluiten. De juiste aanpak hangt van veel factoren af. Je moet rekening houden met zaken zoals je totale inkomsten, locatie en de belastingwetten van het land, dus het raadplegen van een belastingexpert is cruciaal.

Buitenlandse rekeningen en aanvullende rapportagevereisten

Als je besluit in het buitenland te wonen, wees je bewust van extra rapportagevereisten. Elk belang in een buitenlandse financiële rekening met een saldo hoger dan $10.000 op enig moment tijdens het jaar moet worden gerapporteerd. Dit doe je via een Foreign Bank and Financial Accounts Report (FBAR) aan het Amerikaanse ministerie van Financiën.

Afhankelijk van je bezit wordt mogelijk ook vereist dat je Form 8398 indient bij de IRS. Het is essentieel om gedetailleerde administratie bij te houden en deze rapporten in te dienen om hoge boetes te voorkomen.

Verplichting tot aangifte in de staat voor remote workers

Staatsbelastingaangiften kunnen ingewikkeld zijn voor remote workers. Staten met hoge belastingtarieven zoals New York kunnen je nog steeds vragen inkomstenbelasting te betalen, zelfs als de federale overheid je hebt erkend als buitenlandse inwoner.

Staten kunnen je als inwoner voor belastingdoeleinden beschouwen als je eigendom bezit, een bankrekening hebt of zelfs een bibliotheekkaart hebt. Als je overweegt naar het buitenland te verhuizen, is het verstandig om in een staat met lage of geen belasting je residentie te vestigen om je belastingverplichtingen te minimaliseren.

Belastingverdragen en misclassificatie van werknemers

Internationale remote workers moeten ook op de hoogte zijn van belastingverdragen. Deze voorkomen dubbele belasting tussen landen. Als je bestemmingsland een belastingverdrag heeft met de VS, kan dat betekenen dat je vrijstellingen, credits of verlaagde belastingtarieven krijgt, wat een gunstigere belastingpositie oplevert.

Aan de andere kant moeten zowel bedrijven als werknemers voorzichtig zijn met misclassificatie. Als je wordt gecategoriseerd als contractor in plaats van werknemer, mis je mogelijk voordelen en loop je het risico op onverwachte belastingaanslagen. Bedrijven moeten zorgen voor een juiste classificatie om boetes te voorkomen.

Best practices voor administratie en aftrekposten

Het bijhouden van gedetailleerde gegevens over waar je werkt en hoe lang je daar verblijft, is essentieel om je belastingresidentie te bewijzen en audits te voorkomen. Remote workers moeten hun werkdagen in elke staat bijhouden om aan te tonen dat ze voldoen. Daarnaast is het van belang om te weten voor welke aftrekposten je in aanmerking komt, om geld te besparen.

Hier volgen enkele best practices voor het beheren van belastingen:

1. Het vaststellen van je belastingresidentie

Gedetailleerde gegevens over je werkplekken en tijd doorgebracht in elke locatie zijn cruciaal voor het vaststellen van je belastingresidentie. Door te documenteren waar je woont en werkt, en hoe lang, kun je aan belastingautoriteiten aantonen dat je de belastingwetten van staten en lokale overheden volgt. Dit is vooral belangrijk voor remote workers die vaak staatsgrenzen overschrijden of in meerdere jurisdicties werken. Belastingresidentie en verplichtingen kunnen zelfs veranderen door tijdelijke verhuizingen.

2. Het bijhouden van werkdagen voor naleving

Remote workers moeten hun werkdagen in elke staat consequent bijhouden om naleving te verzekeren. Dit betekent dat ze logs moeten bijhouden of digitale tools gebruiken om het aantal dagen dat ze op elke locatie werken te registreren.

Dergelijke gegevens kunnen dienen als bewijs bij een belastingcontrole of residentievraagstuk, waardoor je zware boetes of achterstallige belastingen kunt voorkomen. Het gaat niet alleen om het voldoen aan staatsregels. Deze gegevens bewijzen dat je voldoet aan verschillende belastingwetten in meerdere regio’s.

3. Het identificeren van in aanmerking komende aftrekposten

Daarnaast biedt inzicht in welke aftrekposten je kwalificeert, de mogelijkheid om aanzienlijk te besparen. Veel belastinggebieden bieden aftrekposten die specifiek voor remote workers gelden.

Bijvoorbeeld, als je een thuiswerkplek hebt, kun je bepaalde kosten aftrekken. Dit kan onder meer huur, nutsvoorzieningen of kantoorbenodigdheden omvatten, mits je aan de criteria voldoet. Home office-aftrekposten verschillen echter sterk tussen staten en landen. Kennis van de regels in jouw regio kan een groot verschil maken.

4. Het benutten van onderwijs- en reiscredits

Sommige staten en landen bieden credits of aftrekposten voor onderwijs- en reiskosten. Dit kunnen kosten zijn voor cursussen die je professionele vaardigheden verbeteren, of uitgaven wanneer je reist voor werkgerelateerde activiteiten.

Het is essentieel om alle opties in jouw staat of land te onderzoeken, want deze aftrekposten kunnen je belastbaar inkomen verlagen en je totale belastingdruk verminderen. Kennis van deze regels en het documenteren van relevante uitgaven geeft je een sterkere positie bij het indienen van je belastingaangifte.

Belastingbeheer voor remote workers

Remote werken opent de deur naar een wereldwijd personeelsbestand, maar brengt ook complexe belastingoverwegingen met zich mee. Of je nu staatsgrenzen overschrijdt of vanuit het buitenland werkt, inzicht in de belastingregels die voor jou gelden, is essentieel. Als werkgever kan het inschakelen van een EOR helpen deze complexiteit te centraliseren.

Bewust zijn van de impact van je locatie op belastingen, zorgen dat je aan rapportageverplichtingen voldoet en gebruik maken van belastingkredieten en -uitsluitingen kan je helpen dubbele belasting te voorkomen en compliant te blijven. Het bijhouden van heldere administratie en kennis van zowel Amerikaanse als internationale belastingregels is cruciaal om optimaal gebruik te maken van je remote werkervaring zonder onaangename verrassingen van de belastingdienst.

FAQ’s

Hoe beïnvloedt mijn werkplek mijn belastingen?

Je belastingen hangen af van waar je woont en waar je werkgever gevestigd is. Sommige staten vereisen niet-ingezetenen aangiftes als je op afstand vanuit een andere staat werkt.

Moeten Amerikaanse burgers die in het buitenland werken nog steeds belastingaangifte doen?

Ja, Amerikaanse burgers moeten belastingaangifte doen, ongeacht waar ze verblijven. Ze kunnen ervoor kiezen om buitenlandse inkomsten uit te sluiten of credits aan te vragen voor buitenlandse belastingen om dubbele belasting te voorkomen.

Wat is tax nexus en hoe beïnvloedt het remote workers?

Tax nexus verwijst naar een verband dat belastingverplichtingen in een staat vaststelt. Voor remote workers kan wonen in een andere staat dan hun werkgever aanvullende aangiften in die staat vereisen.