調査機関がオランダで現地法人を設立せずにコンプライアンスを遵守して採用した方法

クライアントについて

クライアントはヨーロッパの研究機関で、先進的な電子工学および半導体の分野で活動しており、厳格なガバナンスと調達基準の下で運営されています。これは高度に規制されたR&D環境に典型的なものです。同社の採用は主に地域の契約に依存していますが、必要な専門人材はヨーロッパ全域に分散しているため、適切な専門知識が入手可能な場所であれば海外からも採用を行います。この案件の開始時点では、Benelux地域でのプレゼンス拡大を目指していましたが、現地法人はまだ設立されていませんでした。

課題

この役割はオランダにあり、組織はそこで直接雇用する方法を持ちませんでした：オランダ法人もBenelux内の拠点もなく、Employer of Recordの経験もありませんでした。候補者はシニア研究員で、海外からオランダへ引越してきました。

研究機関にとって、外国の法的実体を設立することは追加の重みを持ちます。ただコストや設立時間だけでなく、ガバナンスや責任追及の義務も内外に正当化しなければならないためです。この場合、そのレベルの体制は最初は単一の役割には過剰でした。同時に、迅速さを優先して非公式や契約者ベースの方法に頼ると、永続的な営業所のリスクや分類上のリスクを招く可能性があります。これらは、初めから安定した明確な運用構造が必要なリスクです。

組織も初めてEORを利用するケースであり、EORの枠組みが海外での雇用の安全で妥当な方法であるという確信を得ることも課題の一つでした。

何が問題だったか

法人がなければ、その組織は自組織でオランダの研究者を法令に沿って雇用できませんでした。迅速な方法は誤分類と税務リスクを伴うものでした。所有構造が高い規律とガバナンスの透明性を要求する組織にとって、この種のリスクは財政的なだけでなく評判にも影響します。

最も具体的なコンプライアンス要素は30%ルーリング、オランダの駐在員税効率制度で、該当する新規入国社員が最大5年間給与の一部を税金なしで受け取れる制度です。これは雇用主が最初の勤務日から4カ月以内に申請しないと効力を発揮せず、引越し研究者にとってはオファーの価値に大きく影響します。

Rivermateを選んだ理由

組織は複数のEOR提供者と比較しました。価格は研究機関として当然重要で、現地の存在感も同様でした：Rivermateのオランダに拠点を持つ法人が、真の地元のEmployer of Recordとして役立ちました。初めてEORを利用するうえで、対応の迅速さや質問に対する適応力も同じくらい重要でした。

決定的な瞬間は契約前でした。複数の提供者が競合し、それぞれが同じ質問に異なる回答をしている中で、Rivermateは明確で有能な回答を示し、信頼して進める安心感を与えました。これは責任ある組織が投資前に必要とする確実性です。

Rivermateの支援内容

この案件は2025年6月に始まり、契約は迅速に締結されました。提案承諾から正式な開始までわずか2週間で、その間に国際的な引越しも並行して進行しました。

プロセスはRivermateの専門家、Customer Success ManagerのDasola JikiemiとHead of Account ManagementのKarl van der Weertのサポートを受けて進められました。彼らは組織と従業員を導き、オンボーディング、契約設定、給与調整、オランダでの実務的な雇用に関する質問に対応しました。オンボーディングはRivermateプラットフォームを通じて行われ、新しい国での採用に伴う事務的な質問に対応できる担当者も配置されました。

最も重要な点は30%ルーリングに関わるもので、その適用範囲や準備について当初は不明確でしたが、Rivermateは契約締結の一環としてそれを明確化し解決し、従業員に複雑さを押し付けることはありませんでした。

日常のサポートは専任担当者へのメールで行われ、質問は該当部署に振り分けられ、迅速に回答される仕組みになっています。

これが類似組織にとって意味すること

NGO、公共・民間の研究組織、研究所、大学のスピンアウト、または海外に専門人材を一人二人採用する必要のある公共資金を受ける組織にとって、法人に関わる問題は従来のビジネスよりも鮮明です。コスト要素は重要であり、すべてのユーロやガバナンスの義務は正当化しなければなりません。Employer of Recordは、少数の役割を海外で遵法に雇用する手段として役立ちます。

Rivermateは、研究所や公共資金を受ける団体と頻繁に連携しており、この種の法人に対する高いコンプライアンス期待に理解があります。調達はより複雑になり、書類も詳細に、資金提供者や監督機関はすべての決定に明確な理由を求める場合もあります。

私たちは、そのような制約の中でも柔軟に動き、各ステップを慎重に記録し、敏感なケースには慎重に対応することに慣れています。