雇用主がW2フォームをIRSに提出し忘れることは、それほど一般的ではありませんが、起こり得ることです。そして、それが起こった場合、何をすべきかを理解しておく必要があります。

不遵守はIRSによってかなり厳しく取り締まられます。彼らはこれを抑止したいためですので、残念ながら遅延申告には罰則が科されます。私たちは、支払う可能性のあるペナルティの種類、問題を修正するために残された時間、今後罰則を避けるための手順について詳しく解説します。

重要ポイント

• 雇用主は罰金を避けるために、1月31日までにW2フォームをIRSへ提出すべきです。
• 遅延申告に対する罰金は、1フォームあたり60ドルから340ドルの範囲です。故意の無視にはフォームごとに680ドル以上の罰金が科されます。

なぜ期限までにW2フォームを提出することが重要なのか？

W2フォームは、*Internal Revenue Service（IRS）とSocial Security Administration（SSA）*に必要とされる主要な賃金と税金の報告書です。この報告書には、特定の税年度に従業員の給与から差し引かれた所得税、社会保障税、メディケア税が記載されています。これらの連邦機関は、これらの報告を基に賃金報告と税金控除額の照合を行います。

もし、雇用主が期限までにW2を従業員に提供しない場合、その結果、個人の確定申告も完了できなくなります。

雇用主が時間通りにW2フォームを提出しないとどのような混乱が起きるか想像できます。IRSやSSAは税年度を速やかに締めくくれなくなり、従業員も代替のフォームを提出しなければならなくなり、また、代替手順を知らない場合は遅延提出の罰金を支払う羽目になることもあります。

複数の管轄区域の給与計算やW2提出を管理していて、締め切りを逃していませんか？ もしそうなら、Employer of Record、例えばRivermateのようなサービスの利用を検討してください（特にリモート従業員がいる場合）。規制に関する申告は私たちが代行します。HRの専門家と話すことで、どのようにパートナーシップを組むことができるか確認しましょう。

なぜ遅延W2提出のペナルティを支払わなければならないのか？

私たちの議論から、遅延W2申告の影響がより明確になります。この遅延は複数の政府手続きに混乱を招き、IRSはこれを強く抑止したいと考えています。罰則は、提出義務が履行されない、または遅れた場合の罰則措置です。人々にそのコストを実感させることで、今後の誤りを抑止しようとする理論です。

このため、遅延してW-2を提出した場合、罰金を回避することは難しいでしょう。IRSは罰則規定を非常に一貫して適用します。重大かつ継続的な違反には、刑事罰も科される場合がありますが、そのようなケースは単に遵守を徹底することで避けられます。

正確なW2提出期限

W2の主な提出期限は毎年1月31日です。この日が週末や祝日と重なる場合は、一般的に翌営業日が期限となります。IRSは各税季ごとに正確な期限を発表しており、この期限は紙の提出・電子提出の両方に適用されます。雇用主は社員のW2コピーも同じ期限までに提出しなければなりません。

SSAへのW2提出延期を希望する場合は、期限前に行う必要があります。これはフォーム8809を使って行い、こちらは情報リターン（W2や1099-NEC、フリーランスのための情報も含む）の提出に適用されます。延長申請は30日間で、自然災害、火災、重大な病気などの特定の理由のみ認められます。

遅延W2提出の潜在的な罰則

1月31日（またはその他の公表された日付）を過ぎると、未提出のW2に対して自動的に罰則が科されます。このため、タイムリーな提出が極めて重要です。罰金が発生し始めると、必要な情報を提出するまで費用は増加し続けます。罰則は免除されることはほとんどなく、遅延が長引くほど厳しい対応につながる可能性があります。

罰金は、1フォームごとに計算され、インフレに応じて調整される場合もあります。情報リターンの遅延に対しては、階層化された基準に基づいて罰則が科されます。基本的に、提出が遅くなるほど、支払う罰金も増えます。

期限	罰金	最大罰金額
期限から30日以内に提出	60ドル／フォーム	年間664,500ドル...中小企業は232,500ドル
31日〜8月1日	130ドル／フォーム	年間1,993,500ドル...中小企業は664,500ドル
8月2日以降	340ドル／フォーム	年間3,987,000ドル...中小企業は1,329,000ドル
故意の無視	680ドル／フォーム	上限なし

IRSは、‘故意の無視’を判断する際にいくつかの基準を設けています：

• 過去に遅延W2提出の履歴があるか
• 遅延が判明した後の対応の迅速さ
• IRSからの問題解決の要請への対応状況
• 他の財務義務を回避するために意図的にW2提出をskippingしたかどうか、という判断です。これは非常に深刻と見なされ、別途ペナルティや罰則、訴追の対象となることがあります。

もし、自然災害、事業主の死亡、深刻な疾病などの正当な理由や、税務専門家による誤った情報提供があった場合、IRSはこれを故意の無視とみなさないことがあります。

W2フォームに関するその他のペナルティの理由

他にも罰則が科される理由として、提出の正確性に関するミスや誤りがあります。これらは、連邦当局による報告に支障をきたすためです。

• TIN（納税者番号）の未記入
• 必須情報の欠落
• 電子申告義務があるのに紙のフォームを提出
• 従業員のコピーを提供しないこと
• 不正なフォームを提出

企業は、状況によって追加の高額な罰則に直面する可能性があります。例えば、不正確な情報はW2cやW3フォームを使って修正可能ですが、期限後なるべく早く行うべきです。しかし、IRSが不正を認定した場合、民事罰に加え刑事告発もあり得ます。

リモート従業員（国内外問わず）を雇用する場合、W2コンプライアンスは複雑になることがあります。Employer of Recordと提携することで、規制遵守を企業から切り離すことが可能です。Rivermateの専門家と相談して、その仕組みを理解してください。

今すぐできる！遅延W2申告を修正する方法

W2の締め切りを逃した場合は、迅速な対応が必要です。次の税季まで待つ必要はありません。期限から30日以内に修正できれば、支払う罰金は1フォームあたり60ドルとなり、340ドル以上払うよりも安くすみます。

1. 期限から30日以内に申告する

未提出のW2フォームをなるべく早く社会保障局（SSA）に提出してください（提出前に内容の確認も忘れずに）。このときはSSA Business Service Onlineを利用することをおすすめします。迅速な提出と受付確認が可能です。 延滞申告の場合でも、1フォームあたり60ドルの遅延罰金が科されます。ただし、延長申請をして認められた場合は例外です。

2. 8月1日までに提出

もし最初の30日間の期限に間に合わなかった場合、次の緊急の目標は遅くとも8月1日までに正確な申告を完了させることです。1月31日から税シーズン終了までに従業員のW2を発行していない場合は、これを優先してください。罰金は1フォームあたり130ドルに引き上げられ、上限はそれぞれ年間1,993,500ドルと小規模事業者用の664,500ドルとなります。遅延期間に応じて金額が大きく増加します。

次ステップは、より重い罰則と、なぜ不遵守になったのかの調査を伴う可能性があります。これはできるだけ避けるべきで、雇用主にとって大きな問題に発展する可能性があるためです。

3. W2提出のミスを修正する

情報の誤りや不足が原因の場合、最も簡単な対処法は、期限から30日以内に正しいフォームを提出することです（可能な限り早く行うこと）。

4. 再発を防ぐ対策を講じる

現在の問題を修正すると同時に、以下のシンプルなステップを実行し、今後罰則を回避します。

• 年末前の給与計算の照合を行い、すべての情報が正しいことを確認する。提出前にW2を二重チェックするだけで、経済的損失を防げます。
• 年末前に従業員と独立請負業者のTINを確認する。
• W2やその他情報リターンの提出を一人に任せ、設定した期限までに責任を持たせる。
• SSA承認フォーマットでW2を作成できる給与計算ソフトを使う。

結論

W2の未提出や遅延に対する罰金は、雇用主にとって大きなペナルティとなります。対処に時間がかかるほど、支払うべき罰金も増えます。

最も重要なのは、できるだけ早く問題を修正し、不遵守によるIRSからの連絡に迅速に対応することです。

特に、グローバルリモートワーカー（米国市民を含む）や独立請負業者を雇用している場合には、Employer of RecordまたはContractor of Record といったサービスを利用して、すべての規制遵守を確実にすることが可能です。これにより、W2や1099-NECの提出責任はあなたの企業から完全に切り離されます。

よくある質問（FAQs）：W2提出遅延に対する罰則

1. 雇用主はW2を送らないと問題になりますか？

はい、期限までに送付しなければ問題になります。期限を過ぎると段階的に罰則が科されます。提出が遅くなるほど、罰金額も増加します。故意または過失（意図的に要請を拒否したと見なされる行為）での違反は、より重い結果をもたらす可能性があります。

2. 雇用主がW2を送らないとどうなるのですか？

雇用主は法的義務として、1月31日までに従業員にW2を提供しなければなりません。期限後、従業員はこのフォームについて連絡し、返答がなければ2月15日以降にIRS（800-829-1040）に連絡します。期限までにフォームを受け取っていなければ、フォーム4852を使って情報を提出します。

3. 独立請負業者向けにいくつのフォームをIRSに提出すればいいですか？

雇用主は、従業員の賃金についてはW2フォーム、独立請負業者に対しては1099-NECを提出する必要があります。1099-NECは1月31日までに提出し、その年度の600ドル超の支払いを報告します。もし請負業者がW-9フォームを提出しなかった場合は、「バックアップ withholding（源泉徴収）」を行い、その後フォーム945で報告します。