ニューヨークでの採用はエキサイティングです。それは、世界最高の人材へのアクセス、繁栄するビジネスエコシステム、そして国内で最も影響力のある州の一つでチームを成長させるチャンスを意味します。しかし、その機会の裏には、すべての雇用主が従わなければならないコンプライアンス規則の迷路が存在します。
これは単なる書類作業の問題ではありません。ニューヨークは、賃金法や新規雇用報告から労働者の分類、給与税まで、正確性を求めています。小さなミスであっても、重い罰金や規制当局からの不適切な注目を招く可能性があります。そして、労働者を保護し誤分類を取り締まるための新たな法律が導入されている今、正しく運用するプレッシャーはかつてないほど高まっています。
良いニュースは、これを一人で解決する必要がないということです。
このガイドでは、ニューヨークでの従業員採用を適法に行うための具体的な方法を、あらゆるステップで解説します。最初の従業員を雇う場合でも成長するチームを管理する場合でも、州や連邦の要求を満たし、法的リスクを避け、プロセスを効率化する方法を示します。また、グローバルなEmployer of RecordやContractor of Recordを活用することで、より迅速に採用し、柔軟性を保ち、自信を持ってニューヨークで成長できる方法も紹介します。
ニューヨークでの雇用は、適切な人材を見つけるだけではありません。正しいステップを踏み、適切な書類を収集し、州特有の規則を守ることが重要です。採用を決断した瞬間から、ニューヨーク法はあなたの登録、オンボーディング、給与支払いの方法に影響を与えます。
誰かを雇う前に、あなたのビジネスはニューヨーク州で雇用者として正当に運営されるための準備を整える必要があります。これには、IRSからEmployer Identification Number（EIN）を取得し、ニューヨーク州労働局に登録し、ニューヨーク市などの地域別の要件も確認することが含まれます。
登録が完了したら、新しい従業員全員に正しいフォームを記入させる必要があります。これには、アメリカでの就労資格を確認するための連邦フォームI-9、連邦税源徴収のためのForm W-4、そして州税源徴収のためのニューヨーク州IT-2104が含まれます。
コンプライアンスは書類の収集から始まります。雇用主は以下の書類を収集し、保持しなければなりません：
有効なForm I-9と支援書類の身分証明書
完成したForm W-4とIT-2104
Wage Theft Prevention Actにより求められる、賃金、給与支払いスケジュール、および残業資格を記載した賃金通知書
雇用提案または署名済みの雇用契約書
会社の規則や労働法の通知の確認書
また、職場に最新の労働法ポスターを掲示し、労災保険や障害給付、育児休暇などの制度について従業員に知らせる義務もあります。
ニューヨークでの採用は圧倒されそうに感じることもありますが、それを避ける方法もあります。多くの企業はEmployer of Recordを活用し、運用を簡素化しています。このソリューションにより、現地法人を設立せずに合法的にニューヨークで従業員を雇用できます。EORはオンボーディング、給与、税金の源泉徴収、福利厚生、コンプライアンスを管理し、安心してチームをサポートできるようにします。
もし独立請負者や短期のプロフェッショナルと仕事をする予定なら、Contractor of Recordを利用して、適切に分類し、ニューヨークの法律に沿った支払いを確実に行うことも可能です。
ニューヨークでの雇用は層が厚く、規制も厳しいですが、適切なパートナーとよく定義されたプロセスを採用すれば、世界でも最もダイナミックな労働市場の一つであるこの地で、チームを拡大していく絶好の機会となります。
ニューヨークで従業員を雇うには、国内でも最も詳細な雇用法の幾つかに従わなければなりません。自信をもってチームを拡大したいなら、これらの規則がどのように機能し、自分の責任にどのように影響するかを理解することが不可欠です。
雇用主は連邦と州の両方の規則を守る必要があります。これには、給与、福利厚生、書類、職場の環境に関する具体的なルールが含まれます。あなたが行う必要があるのは：
新しい雇用者に対し、給与と支払いスケジュールを記載した書面通知を提供する
最新の労働法ポスターを職場に掲示する
全ての勤務時間と支払われた賃金を追跡する
有給の病気休暇、家族休暇、障害給付へのアクセスを提供する
労災保険と失業保険に加入する
差別禁止と職場安全法を遵守する
これらの法律はニューヨーク州全体で執行されており、ニューヨーク市のような都市では追加の規制がある場合もあります。情報を常に更新し続けることが準拠の鍵です。
ニューヨークの賃金法は、あなたの場所や事業規模によって異なります。ニューヨーク市やその周辺の企業は、州内の他の地域よりも高い最低賃金基準を満たす必要があります。全ての雇用主は、週40時間を超えて働く対象従業員に超過勤務手当を支払い、各給料に詳細な支給明細を添付しなければなりません。
これらの賃金規則を守らないと、罰金や法的請求が発生します。雇用主にとって、給与の適正管理は単なるベストプラクティスではなく、法律上の義務です。
ニューヨークは、企業と独立請負者の関係について厳格に規制しています。請負業者は作業の管理権を持ち、自分のツールを提供し、独立した事業者として運営する必要があります。もし彼らの仕事を監督したり、多くの収入をあなたに依存している場合、法的には従業員とみなされることもあります。
これを誤ると重大な結果につながるため、多くの企業はContractor of Recordを選択します。このサービスは、書類の管理や適切な分類の確保、ニューヨークの雇用法に沿った運用をサポートします。
ニューヨークの労働法に基づく義務を理解し、リスクを避け、強固で法令遵守のチームを構築しましょう。
新しい従業員を雇うと、重要な法的責任が生じます。雇用主は、州に対してすべての新規雇用者を報告しなければなりません。このプロセスは、子供の養育費の執行支援、不正失業保険の防止、労働力記録の正確性維持に役立ちます。このステップを怠ると、簡単に回避できる罰金や制裁のリスクがあります。
新しい従業員が勤務を始めたら、あなたは彼らの情報をニューヨーク州税務・財務局に報告しなければなりません。これには、従業員の名前、住所、社会保障番号、採用日、あなたの企業識別情報（例：連邦雇用者識別番号）が含まれます。
各新規雇用者は、採用日から20暦日以内に報告する必要があります。このルールは、フルタイム、パートタイム、シーズンワーカー、そして60日未満に再雇用された者にも適用されます。報告遅延や未報告は、罰金や州当局からの監視対象となるリスクを伴います。
違反すると、深刻な結果を招くことがあります。州は、Sena
te Bill S1514の導入や、労働力報告義務違反に対するストップワーク命令の強化など、新たな施策を通じて積極的に労働法執行を行っています。これらの規則は、従業員の誤分類を防ぎ、労働者を保護するための措置の一環です。
新規雇用情報を期限内に提出することは、単なる形式的なことではなく、コンプライアンス維持と責任ある事業運営の一部です。
新しい従業員を迎えることは、ノートパソコンやウェルカムパケットを渡すだけのことではありません。ニューヨークでは、オンボーディングは州の雇用規則に準拠し、成功に導くための重要なステップです。適切に構造化されたオンボーディングは、法的誤りを避けるだけでなく、新入社員のスタートダッシュを確実にします。
まず、新入社員が必要な書類をすべて受領し、署名していることを確認します。これには、連邦のW-4フォーム、ニューヨーク州のIT-2104フォーム、直接振込の承認書も含まれます。さらに、賃金盗難防止法に基づき、給与額、支払い日、会社の連絡窓口についての書面通知も提供する必要があります。これらの通知の署名済みコピーはファイルとして確保します。
加えて、職場には必要な労働法ポスターを掲示し、労災保険や障害給付、育児休暇についての情報にもアクセスできるようにします。これらは任意ではなく、透明性を確保し、従業員の権利を保護する法的義務の一環です。
複数の従業員を採用したり、チームを拡大したりする場合、細部を見落としがちです。そのため、多くの企業は、各州のオンボーディング、給与計算、コンプライアンスを簡素化するグローバル雇用ソリューションを利用しています。適切な支援を受ければ、書類の自動化やタイムライン管理、未提出や書類不備に伴う高額な罰金を回避できます。
ニューヨーク州労働局は、賃金法、労働者の分類、記録保持に関する詳細なガイドラインを提供しています。また、ニューヨークの育児休暇サイトや労災局も、義務付けられた従業員の福利厚生について最新情報を発信しています。これらのリソースを把握し続けることで、法令遵守とサポートの両立した職場運営が可能になります。
オンボーディングは、新しい従業員に対してあなたの企業がしっかりと運営されており、組織的で、規則を守る姿勢を示す最初の機会です。これを投資と考え、コンプライアンスとカルチャーの両面に役立てましょう。
ニューヨークで従業員を雇う第一歩は、しっかりした基盤を築くことです。賃金支払い、税金源徴収、州・連邦の要求を満たすには、ビジネスとしての登録を完了させる必要があります。最初のステップは、Employer Identification Number（EIN）を取得することです。
あなたのEmployer Identification Number（EIN）は、IRSから発行される、あなたのビジネスを識別する公式の番号です。税務申告、賃金報告、その他雇用に関する義務を果たすために必要です。EINを取得したら、同時にニューヨーク州労働局や税務・財務局に登録し、失業保険や給与税の申告を行います。
EINがあれば、合法的な雇用者として事業を運営し、給与システムの構築を開始できます。
ニューヨークの雇用主は、厳格な給与規則に従う必要があります。これには：
連邦および州の所得税、社会保障およびMedicareの控除
各支払い期間ごとの詳細な賃金明細の提供
州の失業保険と労災保険への加入
労働者の育児休暇や障害給付といった義務プログラムの提供
最低賃金および超過勤務規則の遵守
これらの義務を確実に守ることは、合法性を保ち、良好な職場を維持するために欠かせません。
給与管理を正確かつ継続的に行うには、注意深さと細部への配慮が求められます。多くの雇用主は給与計算ソフトや、報告、コンプライアンス、支払い管理を一括して行う雇用ソリューションと提携しています。これにより、エラーのリスクを減らし、締め切り遵守を確実にしながら、従業員へのサポートも可能となります。
ニューヨークでの労働力拡大を計画しているなら、最初から適法な給与システムを構築することが最も重要なステップの一つです
創業者兼マネージングディレクター
ルーカス・ボッツェンは、リバーメイトの創設者です。リバーメイトは、リモート企業向けの国際給与、コンプライアンス、福利厚生管理を専門とするグローバルHRプラットフォームです。彼は以前、Bolooを共同設立し、成功裏に事業を売却、その後年間売上高を200万ユーロ以上に拡大しました。ルーカスは、テクノロジー、オートメーション、リモートワークに情熱を持ち、グローバルな雇用を効率化する革新的なデジタルソリューションの推進者です。
国際雇用法
重要なポイント： 1. ポーランドに移住して働くには、就労許可証と就労ビザを取得する必要があります。就労許可証には5種類あり、長期滞在ビザにはこれらが必要です。 2. 欧州連合（EU）加盟国および欧州経済領域（EEA）加盟国の市民は、ポーランドに滞在し働くための許可証やビザは不要です。その他の国の市民は、到着前に両方を取得しなければなりません。 3. 申請のほとんどは雇用主によって行われます。ビザの費用は平均€80であり、処理時間は異なる場合がありますが、平均して30日かかります。
ルーカス・ボッツェン
国際雇用法
重要なポイント 1. ドイツには、現地での就労を希望する高度な教育を受けた個人向けに5種類のビザがあります。そのほとんどは、雇用主からの雇用オファーを必要とします。 2. フリーランサーや現地での仕事を探している人には代替手段があります。フリーランサーや自営業者は、ドイツでビジネスを始めることができ、そのビジネスが国の経済にとって有益であることを証明できれば可能です。 3. ビザに加えて、従業員は居住許可も必要です。雇用主はまた、税務上の影響、健康保険や年金保険の提供、その他の要件も考慮すべきです。
ヴラダナ・ドネフスキ
国際雇用法
重要なポイント： 1. オランダはEU加盟国であるため、EUまたはEAAの市民は特別な許可やビザを必要としません。4か月を超える滞在の場合、すべての外国人は居住者登録を行う必要があります。 2. 他国からの労働者は、オランダの雇用主からの雇用オファーが必要であり、それに基づいてオランダが提供する就労・居住許可のいずれかを取得します。 3. オランダで最も一般的な就労許可には、通常の有給労働許可、シングル許可、EUブルーカードがあります。
ルーカス・ボッツェン
