Cessazione in Singapore

Navigating employment termination in Singapore requires a thorough understanding of the legal framework and established best practices. Both employers and employees are governed by the Employment Act, along with various subsidiary legislation and tripartite guidelines issued by the Ministry of Manpower (MOM), the National Trades Union Congress (NTUC), and the Singapore National Employers Federation (SNEF). Adhering to these regulations is crucial to ensure fair treatment and avoid potential disputes or claims of wrongful dismissal.

Properly managing the termination process, whether initiated by the employer or employee, involves specific requirements regarding notice periods, grounds for termination, procedural fairness, and potential entitlements like severance pay. Employers must be diligent in following prescribed steps, especially when terminating employment due to performance issues, misconduct, or redundancy, to comply with the law and uphold ethical employment standards.

Requisiti sul Periodo di Preavviso

Il periodo di preavviso richiesto per terminare un contratto di lavoro in Singapore dipende dai termini stabiliti nel contratto di lavoro o dai minimi statutari stabiliti dall'Employment Act, whichever is longer. Se il contratto non specifica un periodo di preavviso, si applicano i minimi statutari basati sulla durata del servizio del dipendente. Il preavviso può essere dato sia dal datore di lavoro che dal dipendente. È anche consentito il pagamento in sostituzione del preavviso, in cui la parte che termina il contratto paga all'altra la retribuzione che avrebbe maturato durante il periodo di preavviso.

Minimi statutari di preavviso:

Durata del servizio	Periodo di preavviso minimo
Meno di 26 settimane	1 giorno
Da 26 settimane a meno di 2 anni	1 settimana
Da 2 anni a meno di 5 anni	2 settimane
5 anni o più	4 settimane

È importante notare che i periodi di preavviso contrattuali possono essere più lunghi dei minimi statutari, ma non più brevi. Il periodo di preavviso dovrebbe essere chiaramente indicato nel contratto di lavoro.

Indennità di Licenziamento

L’indennità di licenziamento, spesso chiamata anche benefici di retrenchment, è generalmente pagabile quando un dipendente viene licenziato per ridondanza o ristrutturazione (retrenchment). Secondo l’Employment Act, non esiste un obbligo statutario per i datori di lavoro di pagare benefici di retrenchment se il dipendente ha meno di due anni di servizio. Tuttavia, per i dipendenti con almeno due anni di servizio, ci si aspetta generalmente che ricevano benefici di retrenchment, anche se l’importo specifico non è stabilito dalla legge, a meno che non sia previsto in un accordo collettivo (per aziende sindacate) o nel contratto di lavoro.

La pratica comune per i benefici di retrenchment varia da due settimane a un mese di stipendio per ogni anno di servizio. L’importo effettivo può essere oggetto di negoziazione tra datore di lavoro e dipendente, o determinato da politica aziendale o accordi collettivi. L’indennità di licenziamento di solito non è obbligatoria o prevista in caso di licenziamento per cattiva condotta, scarsa performance o dimissioni.

Calcolo tipico del beneficio di retrenchment (Pratica Comune):

Durata del servizio	Tasso tipico (per anno di servizio)
2 anni o più	2 settimane a 1 mese di stipendio

I datori di lavoro sono incoraggiati a fornire benefici di retrenchment ragionevoli, specialmente per dipendenti di lunga data, e a comunicare in modo trasparente durante l’esercizio di retrenchment.

Motivi di Licenziamento

Il rapporto di lavoro può essere terminato per vari motivi a Singapore, generalmente classificati come licenziamento con causa e licenziamento senza causa.

Licenziamento con causa: Si verifica quando la condotta o le performance del dipendente giustificano il licenziamento.

• Inadempienza: Gravi violazioni delle regole aziendali, insubordinazione, disonestà o altre azioni che rompono sostanzialmente il rapporto di lavoro. Per il licenziamento per inadempienza, i datori di lavoro devono condurre un’indagine equa prima del licenziamento.
• Scarsa Performance: Fallimento costante nel rispettare gli standard di performance nonostante formazione, guida e opportunità di miglioramento adeguate. Il licenziamento per scarsa performance richiede tipicamente un processo documentato, comprese revisioni delle performance, lettere di avvertimento e potenzialmente un Performance Improvement Plan (PIP).

Licenziamento senza causa: Si verifica per motivi non imputabili al dipendente.

• Redundancy/Redundanza: Licenziamento dovuto a ristrutturazione aziendale, ridimensionamento o chiusura in cui il ruolo del dipendente non è più richiesto. Questo è lo scenario principale in cui si applicano i benefici di retrenchment. I datori di lavoro devono notificare MOM dei retrenchment se coinvolgono almeno 5 dipendenti in un periodo di 6 mesi.
• Accordo reciproco: Il datore di lavoro e il dipendente concordano di terminare il rapporto di lavoro su termini reciprocamente accettabili.
• Scadenza del contratto a termine: Il rapporto di lavoro termina automaticamente alla data di fine specificata nel contratto.

Requisiti Procedurali per un Licenziamento Legale

Indipendentemente dai motivi, i datori di lavoro devono seguire procedure eque per evitare reclami di licenziamento ingiustificato. I passaggi specifici variano a seconda della ragione del licenziamento.

Procedura per licenziamento per inadempienza:

1. Condurre un’indagine accurata e imparziale sull’accusa di inadempienza.
2. Dare al dipendente l’opportunità di essere ascoltato e presentare la propria versione.
3. Considerare tutte le prove prima di prendere una decisione.
4. Se si decide il licenziamento, emettere una lettera di licenziamento che indichi la motivazione e la data di efficacia.

Procedura per licenziamento per scarsa performance:

1. Comunicare chiaramente le aspettative di performance.
2. Fornire feedback e supporto per il miglioramento.
3. Inviare lettere di avvertimento (tipicamente progressive, ad esempio, primo, secondo, avvertimento finale) se la performance non migliora.
4. Implementare un Performance Improvement Plan (PIP) con obiettivi e scadenze chiare.
5. Se la performance non soddisfa ancora gli standard dopo il periodo del PIP, emettere una lettera di licenziamento.

Procedura per retrenchment:

1. Identificare la necessità di retrenchment basata su motivi aziendali oggettivi.
2. Applicare criteri equi e obiettivi per selezionare i dipendenti da retrenched (ad esempio, competenze, produttività, anzianità, piuttosto che fattori discriminatori).
3. Comunicare chiaramente e sensibilmente la decisione di retrenchment ai dipendenti interessati.
4. Fornire il preavviso richiesto o il pagamento in sostituzione.
5. Fornire i benefici di retrenchment ove applicabile.
6. Notificare MOM dell’esercizio di retrenchment (obbligatorio per 5 o più dipendenti in 6 mesi).
7. Offrire assistenza ove possibile (ad esempio, servizi di outplacement).

La documentazione è fondamentale durante qualsiasi processo di licenziamento. Ciò include contratti di lavoro, revisioni delle performance, lettere di avvertimento, PIP, registrazioni delle indagini e la lettera di licenziamento finale.

Protezione contro il Licenziamento Ingiustificato

I dipendenti a Singapore sono protetti contro il licenziamento ingiustificato. Un licenziamento può essere considerato ingiustificato se è:

• Senza giusta causa o scusa (ad esempio, non dovuto a inadempienza, scarsa performance o ridondanza).
• Senza aver seguito il giusto procedimento (ad esempio, licenziare per inadempienza senza un’indagine equa).
• Per motivi discriminatori (ad esempio, età, razza, genere, religione, disabilità, stato civile o responsabilità familiari).
• Un licenziamento volto a privare un dipendente di benefici o diritti.
• Un licenziamento per esercizio di diritti lavorativi (ad esempio, aderire a un sindacato, segnalare problemi di sicurezza sul lavoro).

I dipendenti che ritengono di essere stati licenziati ingiustamente possono chiedere assistenza alla Tripartite Alliance for Dispute Management (TADM). TADM fornisce servizi di mediazione e, se la mediazione fallisce, il caso può essere inviato al Employment Claims Tribunals (ECT) per l’arbitrato. Se un licenziamento viene ritenuto ingiustificato, l’ECT può ordinare al datore di lavoro di reintegrare il dipendente o di pagare un’indennità.

Le insidie più comuni per i datori di lavoro che portano a reclami di licenziamento ingiustificato includono documentazione insufficiente, mancata conduzione di indagini eque o rispetto di discipline progressive per problemi di performance/inadempienza, utilizzo di criteri discriminatori durante la retrenchment e licenziamenti per evitare di pagare benefici. Rispettare procedure eque e mantenere registrazioni chiare sono salvaguardie essenziali.