Comment une organisation de recherche a embauché en conformité aux règles aux Pays-Bas sans entité locale

À propos du client

Le client est une organisation de recherche européenne, œuvrant dans l’électronique avancée et les semi-conducteurs, opérant sous des normes strictes de gouvernance et d’approvisionnement typiques des environnements de R&D hautement réglementés. Bien que ses recrutements s’appuient principalement sur des contrats locaux, les talents spécialisés dont il a besoin sont répartis à travers toute l’Europe, il recrute donc à l’international là où la compétence requise est disponible. Lorsque cet engagement a commencé, il cherchait à renforcer sa présence dans la région Benelux sans disposer encore d’une entité locale.

Le défi

Le poste était en Pays-Bas, et l’organisation n’avait aucun moyen d’employer directement quelqu’un là-bas : pas d’entité néerlandaise, pas de présence dans le Benelux, et aucune expérience préalable avec un Employer of Record. Le candidat, un chercheur senior, allait déménager aux Pays-Bas depuis l’étranger.

Pour une entité de recherche, établir une entité juridique étrangère comporte une importance supplémentaire. Ce n’est pas uniquement une question de coûts et de délai de mise en place, mais aussi d’engagement en matière de gouvernance et de responsabilité qui doit être justifié en interne et auprès des parties prenantes. Dans ce cas, ce niveau de structure aurait été disproportionné pour un simple poste initialement. En même temps, recourir à un arrangement informel ou basé sur des Contractors, pour aller plus vite, aurait introduit des risques de classification, notamment le risque d’exposition à un établissement permanent, ainsi que des défis plus larges en matière de conformité et de gouvernance. Ce sont précisément ces types de risques qui nécessitent dès le départ une structure opérationnelle stable et bien définie.

L’organisation était également une utilisatrice pour la première fois d’un EOR, donc une partie du défi était simplement de gagner la confiance qu’un accord avec un EOR était une façon solide et défendable d’employer quelqu’un à l’étranger.

Ce qui était en jeu

Sans entité, l’organisation ne pouvait pas employer de manière conforme le chercheur aux Pays-Bas par ses propres moyens, et les voies qui auraient été plus rapides comportaient des risques de mauvaise classification et fiscaux. Pour une entité dont la structure de propriété exige un haut degré de discipline d’exécution et de clarté en matière de gouvernance, ce type d’exposition est non seulement financier, mais aussi réputationnel.

L’élément de conformité le plus concret était la règle des 30 %, la facilité fiscale néerlandaise pour expatriés qui permet à un employé entrant qualifié de percevoir une partie de son salaire exemptée d’impôts jusqu’à cinq ans. Elle doit être demandée par l’employeur dans les quatre mois suivant le premier jour de travail pour prendre effet dès le jour un, et pour un chercheur en cours de relocalisation, cela influait considérablement sur la valeur de l’offre.

Pourquoi ils ont choisi Rivermate

L’organisation a comparé plusieurs fournisseurs d’Employer of Record. Le prix importait, comme on pouvait s’y attendre pour une organisation de recherche, et tout autant la présence locale : la propre entité de Rivermate aux Pays-Bas lui offrait un véritable Employer of Record local. Pour un premier utilisateur d’un EOR, la réactivité et la capacité à adapter ses réponses étaient tout aussi importantes.

Le moment décisif est survenu avant toute signature de contrat. Plusieurs prestataires étaient en compétition, chacun fournissant une série de réponses différentes aux mêmes questions, et Rivermate s’est distinguée avec une réponse claire et compétente qui a permis d’avoir confiance pour avancer, exactement l’assurance dont une organisation responsable a besoin avant de s’engager.

Comment Rivermate a aidé

L’engagement a débuté en juin 2025, et le contrat a été rapidement mis en place : deux semaines entre l’offre acceptée et le début officiel, avec une relocalisation internationale en parallèle.

Le processus a été soutenu par les experts de Rivermate, dont Dasola Jikiemi, Customer Success Manager, et Karl van der Weert, Head of Account Management. Ensemble, ils ont aidé à guider l’organisation et l’employé lors de l’intégration, de la mise en place du contrat, de la coordination de la paie, et des questions pratiques liées à l’emploi aux Pays-Bas. L’intégration s’est faite via la plateforme Rivermate, avec un point de contact dédié disponible pour les questions administratives liées à l’embauche dans un nouveau pays.

L’un des travaux les plus importants concernait la règle des 30 %. La façon dont elle s’appliquait lors de la négociation du contrat, et comment elle devait être préparée, n’était initialement pas claire ; Rivermate a précisé et résolu ce point dans le cadre de la mise en place du contrat, sans redonner toute la complexité à l’employé.

Au quotidien, le soutien se fait par email auprès du contact dédié, qui redirige les questions vers le service concerné, avec des réponses rapides quand des questions surgissent.

Ce que cela signifie pour des organisations similaires

Si vous êtes une ONG, une organisation de recherche publique ou privée, un institut de recherche, une spin-off universitaire, ou tout organisme financé publiquement nécessitant une ou deux embauches de spécialistes à l’étranger, la question de l’entité est plus aiguë pour vous que pour une entreprise traditionnelle : l’élément coût est important et, éventuellement, chaque euro et chaque engagement en matière de gouvernance doit être justifié. Un Employer of Record vous aide à employer la bonne personne à l’étranger en toute conformité, sans créer ni entretenir une entité étrangère pour quelques postes seulement.

Chez Rivermate, nous travaillons régulièrement avec des instituts de recherche et aussi avec des organismes financés publiquement, ce qui nous permet de comprendre les attentes accrues en matière de conformité pour ce type d’entités. La gestion des achats peut être plus complexe, la documentation doit être plus détaillée, et les financeurs ou organes de contrôle peuvent attendre une justification claire pour chaque décision.

Nous sommes habitués à évoluer dans ces contraintes. Cela signifie agir rapidement lorsque nécessaire, documenter chaque étape avec soin, et gérer les situations sensibles avec discrétion.