Comment Kaleidos a embauché leur premier employé en Andorre en toute conformité lorsque leur Employer of Record existant ne couvrait pas cette zone

À propos de Kaleidos

Kaleidos est une entreprise de technologie de l'information basée à Madrid, fondée en 2011. L'entreprise incubait et exploitait ses propres produits open-source, avec un accent sur la technologie logicielle gratuite conçue pour une base d'utilisateurs mondiale. Son principal produit est Penpot, la première plateforme de conception open-source conçue pour la collaboration en design et en code. Avec une équipe de 11 à 50 personnes et une culture explicitement centrée sur les personnes, Kaleidos recrute à l’international pour apporter la bonne expertise, quel que soit le lieu.

Le défi

Lorsque Kaleidos a décidé d’embaucher un employé en Andorre, le premier obstacle n’était pas l’embauche elle-même : c’était leur fournisseur d'Employer of Record, l’EOR.

Kaleidos travaillait déjà avec un EOR pour des embauches internationales dans d’autres marchés, et ces arrangements avaient bien fonctionné. Mais lorsqu’ils ont soumis une demande pour l’Andorre à leur fournisseur, la réponse a été non. L’Andorre sortait du périmètre de leur support.

Ce point était crucial car l’Andorre n’est pas un pays où une entreprise sans expérience locale peut improviser. Comme le décrit Marta Ardizone, responsable des Ressources Humaines et de la Culture chez Kaleidos : « Chaque pays a ses propres règles d’emploi, et l’Andorre est assez particulière, compliquée et difficile. Nous avions besoin de quelqu’un qui comprenait vraiment comment tout fonctionnait. »

L’équipe RH de Kaleidos n’avait aucune expérience préalable en droit du travail andorran ni de contacts locaux. Rechercher et gérer l’embauche de manière autonome aurait pris un temps considérable, sans garantie que le candidat serait toujours disponible à la fin. Créer une entité locale pour une seule embauche n’était pas envisageable.

Ils avaient besoin d’un second fournisseur d'EOR. Leur recherche les a menés à Rivermate.

Ce qui était en jeu

L’Andorre ne fait pas partie des États membres de l’UE. Elle fonctionne selon son propre cadre d’emploi, la Llei 31/2018 de relacions laborals (la Loi sur les relations de travail en Andorre), et son propre système d’immigration. Aucun de ces cadres ne reflète automatiquement ceux de ses voisins, la France et l’Espagne.

Pour un employé non résident, travailler en Andorre nécessite un Permis de Résidence Actif : une autorisation combinée de travail et de résidence délivrée par le Servei d’Immigració d’Andorra. La démarche est dirigée par l'employeur. L’employeur andorran (dans le cadre d’un EOR, Rivermate) doit démontrer une véritable offre d’emploi et justifier pourquoi le poste ne peut pas être occupé par un candidat local. La demande comprend le contrat de travail signé, les qualifications de l’employé et des documents justificatifs. L’Andorre impose un quota annuel de permis pour les travailleurs étrangers, ce qui signifie que la disponibilité n’est pas garantie et que le timing est important.

Du côté de l’emploi, tous les contrats doivent être écrits et rédigés en catalan, la langue officielle. Les cotisations de sécurité sociale de l’employeur versent à CASS (Caixa Andorrana de Seguretat Social), qui couvre la santé, la maternité et la pension.

Il y eut également un second moment de conformité plus tard dans le partenariat. Kaleidos avait une question concernant les conditions des employés qui nécessitait une réponse claire et précise : ce qui était légalement possible, les risques, et la bonne manière de procéder.

“Chaque fois que nous avons eu des questions sur le droit du travail local, nous avions toujours quelqu’un pour nous guider. Nous avions une situation délicate concernant certaines conditions de l’employé, et Rivermate nous a expliqué exactement ce qui était possible, les risques, et comment le faire en conformité,” comme l’a mentionné Marta.

Pourquoi ils ont choisi Rivermate

Deux éléments ont influencé la décision. Le premier était la couverture : Rivermate pouvait opérer en Andorre alors que leur EOR existant ne pouvait pas, grâce à une combinaison d’entités directes et de partenaires locaux qui permet à Rivermate d’accéder à des marchés que d’autres prestataires ne peuvent pas toujours couvrir.

Le second était la qualité de la première conversation. Dès le premier contact, Rivermate a expliqué à Marta Ardizone comment le processus d’embauche fonctionnerait, combien de temps cela prendrait, quelles complications pourraient survenir, et comment elles seraient gérées. Pour une équipe sans expérience préalable du droit du travail andorran, ce niveau de précision était crucial : il supprimait l’incertitude liée au travail avec une juridiction inconnue et un fournisseur inconnu en même temps.

Ce qui est resté gravé pour elle, ce n’étaient pas des détails sur Kaleidos en soi, mais l’offre de Rivermate de parler directement avec l’employé avant le début de l’intégration, en expliquant le processus, le calendrier, et ce que l’individu devrait gérer de son côté. Pour une responsable de la culture et des personnes dont le rôle est l’expérience de chaque personne recrutée par Kaleidos, qu’un EOR fasse preuve de cette attention même à l’égard de la personne recrutée était un signal fort.

“Je ne me sens pas comme une cliente parmi d’autres. Même si je suis un petit client, parce que je n’ai qu’un seul pays et un seul travailleur, je n’ai pas l’impression que Rivermate fasse une différence entre nous et les clients avec beaucoup de travailleurs,” a déclaré Marta.

Ce que Rivermate a fait

Karl van der Weert, qui dirige l’équipe Customer Success chez Rivermate, a piloté le projet à partir de mai 2025. L’équipe a coordonné les deux aspects nécessaires pour une embauche en Andorre : le contrat de travail selon la législation locale et le Permis de Résidence Actif pour l’employé. Le réseau de partenaires locaux de Rivermate s’est occupé des démarches sur place.

Ensuite, la relation de travail s’est installée dans quelque chose que Kaleidos recherchait : des lignes directes, des réponses rapides, et aucun processus inutile. Comme l’a décrit Marta, “C’était très simple. Karl était là quand on avait besoin de lui, et il n’a pas créé de réunions ou de chaînes d’e-mails interminables. La communication était rapide, directe, et exactement ce que nous cherchions,”

Plus tard, dans le cadre du partenariat, une question de conformité concernant les conditions de l’employé s’est posée. L’équipe de Rivermate a expliqué ce qui était légalement possible, les risques, et comment procéder selon le cadre local.

Ce que cela signifie pour des entreprises similaires

Si vous utilisez un EOR pour vos principaux marchés et que vous faites face à une embauche dans un pays hors leur zone de couverture, vous êtes dans la même situation que Kaleidos. Les options semblent rarement idéales : trouver un second fournisseur, gérer la législation locale en autonomie, ou perdre le candidat à cause du retard.

L’Andorre est un exemple spécifique d’un phénomène plus général : des juridictions légalement distinctes, peu couvertes par les grandes plateformes d’EOR, et difficiles à naviguer sans une connaissance locale approfondie. La combinaison d’entités directes et de partenaires locaux de Rivermate dans plus de 180 pays est conçue pour couvrir précisément ces marchés.

Pour les entreprises de technologie open-source et autres entreprises à vocation internationale recrutant dans des marchés où l’expertise en droit du travail local est essentielle, le même modèle s’applique : un point de contact unique, des connaissances locales déjà en place, et une équipe qui traite un client pour une seule embauche avec la même attention qu’un compte majeur.