Le guide complet : Comment rémunérer les employés à distance

De nombreux employeurs hésitent à adopter la tendance mondiale du recrutement. Embaucher des employés à distance présente de nombreux avantages, notamment la possibilité d’embaucher les meilleurs talents, quel que soit leur lieu de résidence. Mais, embaucher à l’échelle mondiale n’est pas sans ses défis.

Lorsqu’on recrute à l’échelle mondiale, les employeurs doivent naviguer dans la gestion de la paie internationale. Cela inclut le respect des différentes lois du travail et fiscales, ainsi que d’autres réglementations en matière de paie. Tout cela peut rapidement mettre à rude épreuve votre équipe RH, et par conséquent vous en tant qu’employeur.

Il n’est donc pas surprenant que vous puissiez être hésitant à embaucher quelqu’un qui ne vit pas dans le même pays. Cependant, cela ne veut pas dire que c’est impossible ou qu’il faut l’éviter. Il existe de nombreuses façons d’embaucher des talents à distance sans vous compliquer la vie.

Passons en revue toutes les méthodes pour payer vos employés à distance.

Comprendre les types d’emploi pour les travailleurs à distance

La façon dont vous payez les travailleurs à distance dépend du type d’emploi que vous et le travailleur avez convenu. Que vous traitiez avec des Freelancers, des Contractors, ou des employés à temps plein, chaque arrangement a ses propres règles et attentes. Il est important de connaître les différences avant de mettre en place des processus de paiement.

Embaucher des travailleurs en tant que freelancers

Les Freelancers sont des personnes indépendantes qui prennent généralement en charge plusieurs projets à court terme. Ils travaillent sur une base de projet et ont souvent plusieurs clients en même temps. Les Freelancers fixent leurs propres tarifs, et les paiements sont généralement liés à des étapes ou à l’achèvement du projet. Ils n’attendent pas de prestations telles que l’assurance santé ou le congé payé.

Avec les Freelancers, vous n’avez généralement pas à vous soucier de la conformité en matière de taxes et de paie. Cependant, vous devriez être attentif aux droits de propriété intellectuelle et aux lois sur la confidentialité des données.

Embaucher des travailleurs en tant que contractors indépendants

Les Contractors indépendants sont similaires aux Freelancers, mais ont souvent des relations à plus long terme avec les entreprises. Ils fournissent des services dans le cadre d’un contrat et gardent le contrôle sur la manière dont ils accomplissent leur travail.

Comme les Freelancers, les Contractors ne reçoivent pas de prestations pour employés. Ils sont responsables de payer leurs propres taxes. Ils émettent des factures pour leurs services et conviennent généralement des modalités de paiement à l’avance. Comme pour les Freelancers, vous n’avez pas à vous soucier de la conformité en matière de paie, mais vous devriez respecter les lois sur la propriété intellectuelle et la confidentialité.

Embaucher des travailleurs en tant qu’employés

Contrairement aux Freelancers ou Contractors, les employés font officiellement partie de votre entreprise. Ils reçoivent un salaire régulier et des avantages, et sont sous votre supervision directe. Lors de l’embauche d’employés à distance, vous devez assurer la conformité avec les lois du travail. Vous devriez également être attentif aux réglementations fiscales et aux lois sur la paie dans leur pays d’origine. Les employés attendent aussi la stabilité d’un emploi à long terme avec des avantages tels que le congé payé et les plans de retraite.

Comment payer vos travailleurs

Maintenant que vous comprenez les trois modes d’embauche les plus courants pour le travail à distance, cela peut sembler moins complexe qu’auparavant. Il est important de déterminer quel type d’emploi serait le mieux adapté au rôle et au type de travail que vous souhaitez leur confier. Voici vos options pour les payer tout en restant conforme.

Payer les freelancers

En général, vous payez les Freelancers via l’une des plateformes de freelance. Ces plateformes sont conçues spécifiquement pour le travail indépendant. Parmi les options populaires, on trouve Upwork, Fiverr, et Freelancer.com. Ces plateformes gèrent les paiements aux Freelancers.

Vous pouvez également utiliser des services comme PayPal, Wise ou Payoneer pour effectuer des paiements directs. Cependant, si vous ne passez pas par l’une de ces plateformes, vous devrez peut-être signer des documents supplémentaires. Envisagez de rédiger des Service Agreements, des accords de confidentialité (NDAs), et autres documents pertinents. Ensuite, les services de paiement direct sont une solution pratique pour les rémunérer. Ces méthodes offrent flexibilité et rapidité de mise en place, facilitant la gestion des paiements à l’échelle mondiale.

Payer les contractors indépendants

La méthode la plus courante pour payer les Freelancers est via une plateforme. Cependant, comme mentionné précédemment, les Freelancers sont généralement embauchés et payés selon des jalons et des projets. Les frais de plateforme pour ces projets peuvent s’accumuler sur la durée. C’est l’une des raisons pour lesquelles vous pourriez préférer embaucher des Contractors indépendants.

Les Contractors indépendants sont leur propre entreprise. Ils vous envoient généralement une facture une fois le travail terminé. Vous pouvez convenir à l’avance du délai et du mode de paiement. Comme pour les Freelancers, cela peut être un virement bancaire, un dépôt direct, ou un service de paiement en ligne comme PayPal. Les Contractors attendent des paiements ponctuels car ils doivent payer leurs propres taxes et avantages. Lors de l’embauche de Contractors, essayez d’établir une communication claire sur les modalités et le calendrier.

Payer des employés

L’embauche légale d’employés à distance nécessite plus d’étapes. Vous pouvez utiliser deux méthodes pour embaucher et payer légalement des employés issus de pays étrangers.

La première consiste à établir une présence légale dans leur pays d’origine. La plupart des gouvernements exigent que vous créiez une entité locale pour les mettre sur la paie et payer les taxes et avantages. Votre nouvelle entité locale doit respecter les lois du travail de ce pays.

Ce processus peut être coûteux et prendre du temps. Il sera certainement rentable si vous envisagez d’embaucher toute une équipe d’employés dans un nouveau pays. Cependant, pour quelques employés, leur proposer de se faire relocaliser pourrait être une solution plus économique. Malheureusement, c’est aux employés de décider s’ils souhaitent accepter votre offre.

Alternativement, vous pouvez utiliser un Employer of Record (EOR). Un EOR est une organisation tierce qui gère les responsabilités légales et de paie en votre nom. Elle dispose déjà d’entités établies dans tous les pays qu’elle propose en service. Ces entités embauchent l’employé dans leur pays d’origine et veillent à ce que vous respectiez la législation locale.

Un EOR prendra également en charge la paie, les taxes et autres exigences de conformité pour garantir que tout est en règle. Avec un EOR, votre remote employee travaille pour vous sans le stress supplémentaire de gérer la paie et de respecter la conformité.

Naviguer dans la conformité et les réglementations fiscales

L’embauche de travailleurs à distance comporte des obligations légales et fiscales qui varient selon le pays. Comprendre et respecter ces règles est essentiel pour éviter des pénalités ou des problèmes juridiques à l’avenir.

Conformité avec les lois du travail

Lorsque vous embauchez des employés à distance, vous devez suivre les lois du travail du pays où ils résident. Cela ne s’applique pas aux Freelancers et Contractors. Mais, embaucher des employés nécessite de respecter les exigences de la législation du travail de ce pays.

Ces lois régissent tout, du salaire minimum aux heures de travail et aux avantages pour les employés. Ne pas respecter ces règles peut entraîner des amendes ou des poursuites, il est donc important de faire des recherches ou de consulter des experts juridiques locaux.

Considérations fiscales

Pour les employés à distance, vous êtes responsable de la gestion des taxes sur la paie. Vous devez également respecter les cotisations de sécurité sociale et autres déductions obligatoires dans leur pays. Chaque pays a ses propres réglementations fiscales, et si vous ne respectez pas ces règles, vous risquez de lourdes amendes.

Les Freelancers et Contractors gèrent généralement leurs propres taxes. Cependant, vous devez vous assurer qu’ils sont correctement classifiés pour éviter toute responsabilité fiscale.

Importance de rester conforme

Une mauvaise classification des employés en tant que Freelancers ou Contractors peut entraîner des défis juridiques. Les gouvernements examinent souvent la classification des travailleurs pour s’assurer que les entreprises paient leurs taxes et offrent les avantages requis.

Pour rester conforme, envisagez d’utiliser des services comme un Employer of Record (EOR) pour gérer ces complexités en votre nom.

Payer les employés à distance

Naviguer dans le processus de paiement des employés à distance peut sembler compliqué au début. Cependant, comprendre les types d’emploi et les méthodes de paiement disponibles facilite grandement la tâche. Que vous choisissiez des Freelancers, des Contractors, ou des employés à temps plein dépend des besoins de votre entreprise et de vos objectifs à long terme.

L’embauche d’employés offre la plus grande stabilité et des avantages à long terme, mais toutes les options ont leurs propres avantages. En fin de compte, choisir la bonne voie pour votre équipe à distance vous aidera à rester conforme et à assurer une opération fluide transfrontalière.

FAQ :

Comment être payé pour un travail à distance ?

Les travailleurs à distance peuvent être payés par divers moyens comme les virements bancaires, PayPal, ou des plateformes de freelance. Les modalités de paiement sont généralement convenues à l’avance, que ce soit à l’heure, par projet, ou avec un salaire fixe. La méthode dépend souvent du type d’emploi et de la préférence de l’employeur.

Comment classifier les employés à distance ?

Les travailleurs à distance sont classés en fonction de leur relation de travail avec l’entreprise. Les Freelancers et Contractors travaillent sur une base de projet avec plus de contrôle sur leur emploi du temps. Les employés sont directement gérés par l’entreprise et reçoivent des avantages. Une mauvaise classification peut entraîner des problèmes juridiques et fiscaux.

Comment les employeurs suivent-ils les travailleurs à distance ?

Les employeurs utilisent souvent des logiciels de suivi du temps ou des outils de gestion de projet. Ceux-ci aident à surveiller la productivité et les échéances des travailleurs à distance. Certaines entreprises utilisent des indicateurs de performance ou des points réguliers pour s’assurer que les tâches sont accomplies. Les méthodes de suivi doivent respecter la vie privée des travailleurs tout en maintenant la responsabilité.