Le guide complet : Comment rémunérer les employés à distance

De nombreux employeurs hésitent à adopter la tendance mondiale de l'embauche. Embaucher des employés à distance présente de nombreux avantages, notamment la possibilité d'embaucher les meilleurs talents quelle que soit leur localisation. Mais, embaucher à l’échelle mondiale n’est pas sans ses défis.

Lors de l’embauche à l’échelle mondiale, les employeurs doivent naviguer dans la paie internationale. Cela inclut le respect de différentes lois sur l’emploi et la fiscalité, ainsi que d’autres réglementations en matière de paie. Tout cela peut rapidement mettre à rude épreuve votre équipe RH, et par conséquent vous en tant qu’employeur.

Il n’est donc pas surprenant que vous puissiez hésiter à embaucher quelqu’un qui ne vit pas dans le même pays. Cependant, cela ne veut pas dire que c’est impossible ou que vous devriez l’éviter. Il existe plusieurs façons d’embaucher des talents à distance sans vous donner mal à la tête.

Passons en revue toutes les façons dont vous pouvez payer des employés à distance.

Comprendre les types d’emploi pour les travailleurs à distance

La façon dont vous payez les travailleurs à distance dépend du type d’emploi sur lequel vous êtes convenus avec eux. Que vous ayez affaire à des freelances, des contractants indépendants ou des employés à plein temps, chaque arrangement a ses propres règles et attentes. Il est important de connaître ces différences avant de mettre en place un processus de paiement.

Embaucher des travailleurs en tant que freelances

Les freelances sont des personnes auto-entrepreneurs qui prennent généralement en charge plusieurs projets à court terme. Ils travaillent sur une base de projet en projet et ont souvent plusieurs clients en même temps. Les freelances fixent leurs propres tarifs, et les paiements sont généralement liés à des jalons ou à la réalisation du projet. Ils n’attendent pas d’avantages comme une assurance santé ou du congé payé.

Avec les freelances, vous n’avez généralement pas à vous soucier de la conformité en matière de taxes et de paie. Cependant, vous devriez faire attention aux droits de propriété intellectuelle et aux lois sur la confidentialité des données.

Embaucher des travailleurs en tant que contractants indépendants

Les contractants indépendants ressemblent aux freelances mais ont souvent des relations à plus long terme avec les entreprises. Ils fournissent des services dans le cadre d’un contrat et gardent le contrôle sur la façon dont ils accomplissent leur travail.

Comme les freelances, les contractants indépendants ne reçoivent pas d’avantages pour employés. Ils sont responsables de payer leurs propres taxes. Ils émettent des factures pour leurs services et conviennent généralement des modalités de paiement à l’avance. Comme pour les freelances, vous n’avez pas à vous soucier de la conformité de la paie, mais vous devriez faire attention aux lois sur la propriété intellectuelle et la confidentialité.

Embaucher des travailleurs en tant qu’employés

Contrairement aux freelances ou aux contractants, les employés font officiellement partie de votre entreprise. Ils reçoivent un salaire régulier et des avantages, et sont sous votre supervision directe. Lors de l’embauche d’employés à distance, vous devez assurer la conformité avec les lois du travail. Vous devriez également respecter les réglementations fiscales et du travail en vigueur dans leur pays d’origine. Les employés attendent aussi la stabilité d’un emploi à long terme avec des avantages comme des congés payés et des plans de retraite.

Comment payer vos travailleurs

Maintenant que vous comprenez les trois modes d’embauche les plus courants à distance, cela peut paraître moins complexe qu’auparavant. Il est important de déterminer quel type d’emploi serait le mieux adapté au rôle et au type de travail que vous souhaitez leur confier. Voici vos options pour les payer tout en restant conforme.

Payer les freelances

Généralement, vous payez les freelances via l’une des plateformes de freelance. Ces plateformes sont conçues spécifiquement pour le travail indépendant. Parmi les options populaires figurent Upwork, Fiverr, et Freelancer.com. Ces plateformes traitent les paiements aux freelances.

Vous pouvez également utiliser des services comme PayPal, Wise ou Payoneer pour effectuer des paiements directs. Cependant, si vous ne passez pas par l’une de ces plateformes, vous devrez peut-être signer des documents supplémentaires. Pensez à rédiger les Contrats de Service, accords de confidentialité, et autres documents pertinents. Ensuite, les services de paiement direct sont une solution pour leur verser de l’argent. Ces méthodes offrent de la flexibilité et sont rapides à mettre en place, facilitant la gestion des paiements à l’échelle mondiale.

Payer les contractants indépendants

La méthode la plus courante pour payer les freelances est via une plateforme. Cependant, comme mentionné, ils sont généralement embauchés et payés selon des jalons et des projets. Les frais de plateforme pour ces paiements peuvent s’accumuler pour des projets plus longs. C’est l’une des raisons pour lesquelles vous pourriez opter pour l’embauche de contractants indépendants.

Les contractants indépendants ont leur propre entreprise. Ils vous envoient généralement une facture une fois leur travail terminé. Vous pouvez convenir à l’avance du délai et du mode de paiement. Comme pour les freelances, cela peut être par virement bancaire, dépôt direct ou service de paiement en ligne comme PayPal. Les contractants attendent des paiements ponctuels puisque ce sont eux qui payent leurs propres taxes et avantages. Lors de l’embauche de contractants, essayez d’établir une communication claire sur les termes et le calendrier.

Payer des employés

L’embauche légale d’employés à distance requiert plusieurs étapes supplémentaires. Il existe deux méthodes pour embaucher et payer légalement des employés issus de pays étrangers.

La première consiste à établir une présence légale dans leur pays d’origine. La plupart des gouvernements exigent que vous créiez une entité locale pour les mettre sur la paie et payer les taxes et avantages. Votre nouvelle entité locale doit respecter la législation locale en matière de paie.

Ce processus peut être coûteux et prendre du temps. Cela peut toutefois être rentable si vous prévoyez d’embaucher toute une équipe d’employés dans un nouveau pays. Cependant, pour quelques employés, leur proposer de se relocaliser pourrait être une option plus économique. Malheureusement, c’est à l’employé de décider s’il souhaite accepter votre offre.

Alternativement, vous pouvez utiliser un [Employer of Record (EOR)](https://www.rivermate.com/). Un EOR est une organisation tierce qui gère pour vous les responsabilités légales et de paie. Elle possède déjà des entités établies dans tous les pays où elle intervient en tant que service. Ces entités embauchent l’employé dans leur pays d’origine et s’assurent que votre conformité avec les lois locales est respectée.

Un EOR gère également la paie, les taxes et autres obligations réglementaires pour que tout soit conforme à la réglementation. Avec un EOR, votre employé à distance travaille pour vous sans le stress de gérer la paie ou de respecter la conformité légale.

Naviguer dans la conformité et les réglementations fiscales

L’embauche de travailleurs à distance implique des obligations légales et fiscales qui varient selon le pays. Comprendre et respecter ces règles est essentiel pour éviter amendes ou problèmes juridiques futurs.

Conformité aux lois du travail

Lorsqu’on embauche des employés à distance, il faut suivre les lois du travail du pays où ils résident. Cela ne s’applique pas aux freelances et contractants indépendants. Mais, embaucher des employés exige de respecter les exigences des lois du travail locales.

Ces lois régissent tout, du salaire minimum aux heures de travail en passant par les avantages sociaux. Le non-respect peut entraîner des amendes ou des litiges, il est donc important de faire des recherches ou de consulter des experts juridiques sur les réglementations locales.

Considérations fiscales

Pour les employés à distance, vous êtes responsable de la gestion des taxes sur la paie. Vous devez aussi respecter les cotisations de sécurité sociale et autres déductions obligatoires du pays en question. Chaque pays a ses propres réglementations fiscales, et si vous ne vous conformez pas, vous risquez de lourdes amendes.

Les freelances et contractants indépendants gèrent généralement leurs propres taxes. Néanmoins, vous devez vous assurer qu’ils sont correctement classifiés pour éviter toute responsabilité fiscale.

L’importance de rester conforme

Une mauvaise classification des employés en freelances ou contractants peut entraîner des défis juridiques. Les gouvernements examinent souvent de près la classification des travailleurs pour s’assurer que les entreprises paient leurs taxes ou offrent des avantages.

Pour rester conforme, envisagez d’utiliser des services comme un Employer of Record (EOR) pour gérer ces complexités en votre nom.

Payer des employés à distance

Naviguer dans le processus de paiement des employés à distance peut sembler compliqué au début. Cependant, comprendre les différents types d’emploi et les méthodes de paiement disponibles facilite beaucoup les choses. Que vous choisissiez des freelances, des contractants ou des employés à plein temps dépend des besoins de votre entreprise et de vos objectifs à long terme.

Embaucher des employés offre la plus grande stabilité et des avantages à long terme, mais toutes les options possèdent leurs propres atouts. En fin de compte, choisir la bonne voie pour votre équipe à distance vous aidera à rester conforme et à assurer une opération fluide au-delà des frontières.

FAQ :

Comment se faire payer pour un travail à distance ?

Les travailleurs à distance peuvent être payés par diverses méthodes comme virement bancaire, PayPal, ou plateformes de freelance. Les modalités de paiement sont généralement convenues à l’avance, que ce soit à l’heure, au projet ou avec un salaire fixe. La méthode dépend souvent du type d’emploi et de la préférence de l’employeur.

Comment classifier les employés à distance ?

Les travailleurs à distance sont classifiés en fonction de leur relation de travail avec l'entreprise. Les freelances et contractants indépendants travaillent sur une base de projet avec plus de contrôle sur leur emploi du temps. Les employés sont directement gérés par l’entreprise et bénéficient d’avantages. Une mauvaise classification peut entraîner des problèmes juridiques et fiscaux.

Comment les employeurs suivent-ils les travailleurs à distance ?

Les employeurs utilisent souvent des logiciels de suivi du temps ou des outils de gestion de projet. Ceux-ci permettent de surveiller la productivité et le respect des délais. Certaines entreprises utilisent des indicateurs de performance ou des check-ins réguliers pour s’assurer que les tâches sont accomplies. Les méthodes de suivi doivent respecter la vie privée des travailleurs tout en maintenant la responsabilité.