Le guide complet : Comment rémunérer les employés à distance

De nombreux employeurs hésitent à adopter la tendance mondiale du recrutement. Embaucher des employés à distance offre de nombreux avantages, notamment la capacité d’embaucher les meilleurs talents indépendamment de leur localisation. Mais, embaucher à l’échelle mondiale n’est pas sans ses défis.

Lors de l’embauche à l’échelle mondiale, les employeurs doivent naviguer dans la gestion mondiale de la paie. Cela inclut la conformité aux différentes lois du travail et fiscales, ainsi qu’à d’autres réglementations en matière de paie. Tout cela peut rapidement mettre à rude épreuve votre équipe RH, et par conséquent vous en tant qu’employeur.

Il n’est donc pas surprenant que vous puissiez hésiter à embaucher quelqu’un qui ne vit pas dans le même pays. Cependant, cela ne veut pas dire que c’est impossible ou qu’il faut l’éviter. Il existe de nombreuses façons d’embaucher des talents à distance sans vous compliquer la vie.

Passons en revue toutes les méthodes pour payer des employés à distance.

Comprendre les types d’emploi pour les travailleurs à distance

La manière dont vous payez des travailleurs à distance dépend du type d’emploi convenu avec vous et le travailleur. Que vous traitiez avec des Freelancers, des Contractors indépendants ou des employés à plein temps, chaque arrangement a ses propres règles et attentes. Il est important de connaître les différences avant de mettre en place les processus de paiement.

Embaucher des travailleurs en tant que Freelancers

Les Freelancers sont des individus indépendants qui prennent généralement en charge plusieurs projets à court terme. Ils travaillent sur une base de projet à projet et ont souvent plusieurs clients en même temps. Les Freelancers fixent leurs propres tarifs, et les paiements sont généralement liés à des jalons ou à l’achèvement du projet. Ils n’attendent pas de bénéficier d’avantages comme l’assurance maladie ou le congé payé.

Avec les Freelancers, vous n’avez généralement pas à vous soucier de la conformité en matière de taxes et de paie. Cependant, vous devez être vigilant quant aux droits de propriété intellectuelle et aux lois sur la confidentialité des données.

Embaucher des travailleurs en tant que Contractors indépendants

Les Contractors indépendants sont similaires aux Freelancers, mais ont souvent des relations à plus long terme avec les entreprises. Ils fournissent des services sous contrat et gardent le contrôle sur la manière dont ils accomplissent leur travail.

Comme pour les Freelancers, les Contractors n’ont pas droit à des avantages employés. Ils sont responsables de payer leurs propres taxes. Ils émettent des factures pour leurs services et conviennent généralement des modalités de paiement à l’avance. Comme pour les Freelancers, vous n’avez pas à vous soucier de la conformité en matière de paie, mais il faut faire attention aux lois sur la propriété intellectuelle et la confidentialité.

Embaucher des travailleurs en tant qu’employés

Contrairement aux Freelancers ou aux Contractors, les employés font officiellement partie de votre entreprise. Ils reçoivent un salaire régulier et des avantages, et sont sous votre supervision directe. Lors de l’embauche d’employés à distance, vous devez assurer la conformité avec les lois du travail. Vous devez aussi respecter la réglementation fiscale et les lois relatives à la paie dans leur pays d’origine. Les employés attendent également la stabilité d’un emploi à long terme avec des avantages supplémentaires comme des congés payés et des plans de retraite.

Comment payer vos travailleurs

Maintenant que vous comprenez les trois modes d’embauche les plus courants à distance, cela peut sembler moins complexe qu’auparavant. Il est important de déterminer quel type d’emploi conviendrait le mieux au poste et au type de travail que vous souhaitez leur confier. Voici vos options pour les payer tout en restant conforme.

Payer les Freelancers

En général, vous payez les Freelancers par l’intermédiaire de l’une des plateformes de freelance. Ces plateformes sont conçues spécifiquement pour le travail freelance. Parmi les options populaires figurent Upwork, Fiverr et Rivermate. Ces plateformes traitent les paiements aux Freelancers.

Vous pouvez également utiliser des services comme PayPal, Wise ou Payoneer pour effectuer des paiements directs. Toutefois, si vous ne passez pas par l’une de ces plateformes, vous devrez peut-être signer des documents supplémentaires. Envisagez de rédiger des Contrats de Service, des accords de Confidentialité, et d’autres documents pertinents. Ensuite, les services de paiement direct sont la solution pour leur verser de l’argent. Ces méthodes offrent flexibilité et rapidité de mise en place, facilitant la gestion des paiements à l’échelle globale.

Payer des Contractors indépendants

Le moyen le plus courant de payer des Freelancers est via une plateforme. Cependant, comme mentionné précédemment, les Freelancers sont généralement embauchés et payés en fonction d’objectifs ou de projets. Les frais de plateforme peuvent s’accumuler pour des projets plus longs. C’est l’une des raisons pour lesquelles vous pourriez préférer engager des Contractors indépendants.

Les Contractors indépendants sont leur propre entreprise. Ils vous envoient généralement une facture une fois le travail terminé. Vous pouvez convenir à l’avance du délai et du mode de paiement, que ce soit par virement bancaire, dépôt direct ou service de paiement en ligne comme PayPal. Les Contractors attendent des paiements ponctuels car ils doivent payer leurs propres taxes et avantages. Lors de l’embauche de Contractors, il est conseillé d’établir une communication claire concernant les modalités et le calendrier.

Payer des employés

L’embauche légale d’employés à distance nécessite plusieurs étapes supplémentaires. Il existe deux méthodes pour embaucher et payer légalement des employés dans des pays étrangers.

La première méthode consiste à établir une présence légale dans leur pays d’origine. La plupart des gouvernements exigent l’établissement d’une entité locale pour les intégrer à la paie et payer les taxes et attentes sociales. La nouvelle entité locale devra respecter les lois en vigueur dans ce pays en matière de paie.

Ce processus peut être coûteux et long. Il peut s’avérer rentable si vous prévoyez d’embaucher une équipe entière d’employés dans un nouveau pays. Cependant, pour quelques employés, leur proposer de déménager pourrait être une solution plus économique. Malheureusement, cela dépend de leur volonté.

Alternativement, vous pouvez utiliser un Employer of Record (EOR) ou Rivermate. Un EOR est une organisation tierce qui gère les responsabilités légales et la paie pour votre compte. Elle dispose déjà d’entités établies dans tous les pays qu’elle dessert. Ces entités embauchent l’employé dans leur pays d’origine et vous assurent la conformité avec les lois locales.

Un EOR gèrera également la paie, les taxes et autres exigences réglementaires pour garantir la conformité. Avec un EOR, votre employé à distance travaille pour vous sans stress supplémentaire lié à la gestion de la paie et à la conformité.

Naviguer dans la conformité et les réglementations fiscales

L’embauche de travailleurs à distance comporte des obligations légales et fiscales qui varient selon le pays. Comprendre et respecter ces règles est essentiel pour éviter des sanctions ou des problèmes juridiques ultérieurs.

Conformité avec les lois du travail

Lorsque vous embauchez des employés à distance, vous devez suivre les lois du travail du pays où ils résident. Cela ne s’applique pas aux Freelancers et Contractors. Mais, embaucher des employés vous oblige à respecter les exigences du droit du travail local.

Ces lois régissent tout, du salaire minimum aux horaires de travail et aux avantages sociaux. Le non-respect peut entraîner des amendes ou des poursuites, il est donc important de faire des recherches ou de consulter des experts juridiques locaux.

Considérations fiscales

Pour les employés à distance, vous êtes responsable de la gestion des taxes sur la paie. Vous devrez également respecter les cotisations de sécurité sociale et autres déductions obligatoires dans leur pays. Chaque pays a ses propres réglementations fiscales, et en cas de non-conformité, vous risquez des amendes importantes.

Les Freelancers et Contractors gèrent généralement leurs propres taxes. Cependant, vous devez vous assurer qu’ils sont correctement classifiés pour éviter toute responsabilité fiscale.

Importance de rester conforme

Une mauvaise classification des employés en Freelancers ou Contractors peut entraîner des défis juridiques. Les gouvernements examinent souvent la classification des travailleurs pour éviter que les entreprises ne fassent l’impasse sur le paiement des taxes ou la fourniture d’avantages.

Pour rester conforme, envisagez d’utiliser des services comme un Employer of Record (EOR) pour gérer ces complexités en votre nom.

Payer des employés à distance

Le processus de paiement des employés à distance peut sembler compliqué au début. Cependant, comprendre les types d’emploi et les méthodes de paiement disponibles facilite grandement la tâche. Que vous optiez pour des Freelancers, Contractors ou des employés à plein temps dépend des besoins et des objectifs à long terme de votre entreprise.

L’embauche d’employés offre la plus grande stabilité et des avantages à long terme, mais chaque option présente ses avantages. En fin de compte, choisir la bonne voie pour votre équipe à distance vous aidera à rester conforme et à assurer une opération fluide à l’échelle mondiale.

FAQ :

Comment être payé pour un travail à distance ?

Les travailleurs à distance peuvent recevoir leur paiement par diverses méthodes telles que transferts bancaires, PayPal ou plateformes de freelance. Les modalités de paiement sont généralement convenues à l’avance, que ce soit à l’heure, par projet ou avec un salaire fixe. La méthode dépend souvent du type d’emploi et de la préférence de l’employeur.

Comment classifier les employés à distance ?

Les travailleurs à distance sont classés selon leur relation de travail avec l’entreprise. Les Freelancers et Contractors travaillent sur une base de projet avec plus de contrôle sur leur emploi du temps. Les employés sont directement gérés par l’entreprise et bénéficient d’avantages sociaux. Une mauvaise classification peut entraîner des problèmes juridiques et fiscaux.

Comment les employeurs suivent-ils les travailleurs à distance ?

Les employeurs utilisent souvent des logiciels de suivi du temps ou des outils de gestion de projet. Ceux-ci aident à surveiller la productivité et les échéances. Certaines entreprises utilisent des indicateurs de performance ou des réunions régulières pour garantir l’accomplissement des tâches. Les méthodes de suivi doivent respecter la vie privée des travailleurs tout en maintenant la responsabilisation.