Les vérifications des antécédents sont plus qu'une simple formalité ; elles constituent une étape clé pour embaucher de manière responsable en Norvège. Que vous recrutiez pour un poste nécessitant une grande confiance ou que vous constituiez une équipe à distance, la vérification des antécédents d’un candidat permet de protéger votre entreprise, d’assurer la conformité et de prendre des décisions d’embauche en toute confiance.
Mais en Norvège, le processus a des règles claires. Les vérifications des antécédents doivent respecter les lois sur la vie privée, nécessitent le consentement du candidat, et ne doivent inclure que des informations pertinentes pour le poste. Du dépistage du casier judiciaire à la vérification des diplômes et de l’expérience professionnelle, chaque étape doit être menée avec soin.
Ce guide vous expliquera comment fonctionnent les vérifications des antécédents des employés en Norvège, les exigences légales, ce que vous pouvez (et ne pouvez pas) vérifier, et comment rendre votre processus de recrutement à la fois conforme et efficace.
Quelles sont les vérifications des antécédents en Norvège ?
Réaliser des vérifications des antécédents est devenu une étape essentielle du recrutement responsable en Norvège. Avec une forte attention à la vie privée, à l’équité et à la transparence, les employeurs doivent suivre des règles spécifiques lorsqu’ils vérifient les qualifications ou la situation légale d’un candidat. Que vous recrutiez pour un poste de haute confiance ou que vous travailliez dans un secteur réglementé, les vérifications des antécédents aident à réduire les risques et à garantir que vos décisions d’embauche sont bien informées.
Définition des vérifications des antécédents
Une vérification des antécédents est un processus formel utilisé par les employeurs pour vérifier l’identité d’un candidat, ses qualifications, son parcours professionnel, et, si nécessaire, son casier judiciaire. En Norvège, ce processus est encadré par des lois strictes sur la protection des données et le droit du travail.
Il est important de noter que les vérifications doivent être proportionnées au poste, avoir un objectif clair, et nécessitent le consentement éclairé du candidat. Les employeurs ne peuvent pas effectuer de vérifications sans en informer le candidat, qui a le droit de savoir quelles informations sont collectées et comment elles seront utilisées.
Ces vérifications sont généralement effectuées après une offre d’emploi conditionnelle et doivent respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et la Loi norvégienne sur l’environnement de travail. Pour en savoir plus sur la protection des données des employés, consultez l’Autorité norvégienne de protection des données.
Importance des vérifications des antécédents pour les employeurs
Dans un marché valorisant la transparence et la conformité, les vérifications des antécédents sont un outil essentiel de gestion des risques pour les employeurs norvégiens. Elles permettent de s’assurer que les informations fournies par un candidat sont véridiques et complètes, ce qui est particulièrement important pour les postes impliquant :
- La gestion de données sensibles
- L’accès à des systèmes financiers
- Le travail avec des groupes vulnérables, comme des enfants ou des patients
- La prise de décisions de haut niveau ou la représentation publique
Les vérifications peuvent également réduire le risque de fraude interne, de violations réglementaires ou de menaces à la sécurité, ce qui est vital pour maintenir la confiance avec les clients, les régulateurs et les parties prenantes.
En vérifiant l’historique et les références d’un candidat, les entreprises peuvent prendre de meilleures décisions d’embauche et éviter des erreurs coûteuses.
Types de vérifications des antécédents effectuées
La portée des vérifications en Norvège varie selon le poste. Cependant, toutes doivent être pertinentes, limitées à ce qui est nécessaire, et effectuées avec le consentement écrit du candidat.
Les types courants de vérifications incluent :
1. Identité et Autorisation de travail
Les employeurs doivent confirmer que le candidat est bien celui qu’il prétend être et qu’il a le droit légal de travailler en Norvège. Cela implique généralement la vérification d’un passeport, d’une carte d’identité nationale ou d’un permis de résidence.
2. Vérification des diplômes et des qualifications
Les employeurs peuvent contacter les universités ou utiliser des services d’évaluation des diplômes comme NOKUT pour vérifier les diplômes étrangers.
3. Historique professionnel et références
Les employeurs précédents peuvent être contactés pour confirmer les intitulés de poste, responsabilités et dates d’emploi. En Norvège, il est courant de recevoir uniquement une confirmation de base en raison des normes de confidentialité.
4. Vérification du casier judiciaire
Applicable uniquement pour certains postes (par ex., éducation, finance, santé). Les candidats doivent demander un certificat de casier judiciaire auprès de la Police norvégienne, et les employeurs ne peuvent pas le demander directement.
5. Vérification de crédit
Utilisée principalement pour des postes impliquant une responsabilité financière. Les employeurs doivent justifier le besoin et obtenir un consentement explicite.
6. Vérification sur les réseaux sociaux
Les employeurs peuvent examiner les profils accessibles au public (par ex., LinkedIn) pour évaluer le comportement professionnel, mais cela doit être pertinent pour le poste et non discriminatoire.
Pourquoi les vérifications des antécédents des employés sont-elles essentielles en Norvège ?
Les vérifications aident les employeurs à s’assurer que la personne qu’ils recrutent est digne de confiance, qualifiée et légalement apte à travailler en Norvège. Avec des réglementations strictes sur la confidentialité des données, l’intégrité financière et la sécurité au travail, la vérification des antécédents d’un candidat n’est pas seulement une bonne pratique, c’est souvent une nécessité.
Dans des secteurs à haut risque comme la finance, la santé, l’éducation ou l’informatique, ne pas effectuer de dépistage peut entraîner de graves conséquences. Des vérifications appropriées réduisent le risque de fraude, améliorent la précision du recrutement et protègent votre marque contre la responsabilité ou la réputation.
Exigences légales pour les vérifications des antécédents
En Norvège, les vérifications sont légales — mais fortement réglementées. Les employeurs doivent :
- Obtenir le consentement écrit et éclairé du candidat
- Veiller à ce que les vérifications soient proportionnées au poste
- Ne collecter que des informations pertinentes
- Respecter le RGPD et la Loi sur l’environnement de travail
Certaines vérifications, comme celles du casier judiciaire, sont limitées aux postes où elles sont clairement nécessaires (par ex., travail avec des enfants ou gestion de données sensibles). Les employeurs ne doivent pas stocker ni utiliser ces informations au-delà de ce qui est légalement autorisé.
Avantages de réaliser des vérifications des antécédents
Lorsqu’elles sont bien faites, les vérifications offrent plusieurs avantages :
- Décisions d’embauche plus solides : Vérifier les références et diplômes permet de confirmer que le candidat correspond au poste.
- Réduction des risques : La sélection aide à prévenir la fraude, la mauvaise conduite interne ou l’embauche négligente.
- Assurance conformité : Surtout dans les secteurs réglementés, des vérifications appropriées permettent de respecter les obligations légales.
- Protection de la réputation : Embaucher du personnel digne de confiance protège vos clients, votre équipe et votre image.
Elles favorisent également la confiance, en interne comme en externe, en montrant que vous prenez la sécurité au travail et la diligence raisonnable au sérieux.
Risques liés à l’absence de vérifications des antécédents
Choisir de ne pas effectuer de vérifications ou de le faire de manière négligente peut créer de graves risques pour les employeurs. Si vous embauchez quelqu’un sur la base d’informations inexactes, les conséquences peuvent aller de perturbations opérationnelles à une responsabilité juridique.
Sans vérification appropriée, les entreprises risquent d’intégrer des personnes avec de faux diplômes, des casiers judiciaires non divulgués ou un historique de mauvaise conduite. Cela menace non seulement la sécurité et la productivité de votre lieu de travail, mais peut aussi violer des exigences de conformité dans des secteurs réglementés comme la finance ou la santé.
Quel est le processus pour effectuer une vérification des antécédents en Norvège ?
En Norvège, les vérifications doivent être effectuées avec soin, en toute transparence, et dans le respect des lois sur la vie privée. Le processus commence généralement après une offre d’emploi conditionnelle et doit toujours être lié aux exigences du poste. Le consentement du candidat n’est pas optionnel — il est obligatoire.
Le type et la profondeur de la vérification doivent être clairement communiqués, et les employeurs doivent éviter de collecter plus d’informations que nécessaire. La plupart des entreprises utilisent des prestataires de vérification externes ou des partenaires mondiaux comme Rivermate pour garantir la conformité légale tout au long du processus.
Étapes du processus de vérification des antécédents
Le processus typique comprend :
- Consentement du candidat – Vous devez informer le candidat de ce qui sera vérifié et obtenir une autorisation écrite.
- Définir la portée – Vérifier uniquement ce qui est pertinent pour le poste (par ex., diplômes, emplois précédents, casier judiciaire).
- Réaliser les vérifications – En interne ou via un prestataire certifié.
- Examiner et évaluer – Utiliser les résultats pour confirmer les faits, sans discrimination ni excès.
Les vérifications doivent être basées sur des faits et traitées de manière confidentielle. Les résultats ne doivent être utilisés que pour la décision d’embauche et ne doivent pas être conservés plus longtemps que nécessaire.
Ce qui est vérifié dépend du poste. Pour la plupart des postes, les employeurs vérifient généralement l’identité, les diplômes et l’expérience professionnelle. Pour les rôles dans la finance, la santé ou le travail avec des groupes vulnérables, les vérifications du casier judiciaire et de l’historique de crédit peuvent être incluses.
Les employeurs peuvent également confirmer la maîtrise des langues, les certifications et les licences professionnelles. Tout cela doit être documenté, justifié légalement, et traité conformément au RGPD.
Combien de temps dure le processus de vérification ?
Le délai varie en fonction de ce qui est vérifié. Une vérification de base, comme la confirmation d’un diplôme ou d’un emploi antérieur, peut prendre 3 à 5 jours ouvrables. Les vérifications plus détaillées, notamment celles impliquant des diplômes étrangers ou des casiers judiciaires, peuvent prendre jusqu’à 10 jours ouvrables ou plus.
Travailler avec un Employer of Record (EOR) professionnel ou un prestataire de vérification peut aider à rationaliser le processus tout en garantissant sa conformité totale avec la législation norvégienne et européenne.
Que doivent savoir les employeurs sur les vérifications du casier judiciaire ?
Les vérifications du casier judiciaire en Norvège sont très sensibles et réglementées par la loi. Elles ne peuvent être utilisées que lorsqu’il existe un besoin clair et légitime, généralement pour des postes impliquant des enfants, la sécurité, la finance ou l’accès à des données confidentielles. Les employeurs ne peuvent pas demander directement un casier judiciaire aux autorités publiques. À la place, le candidat doit l’obtenir et le partager volontairement.
Comprendre le casier judiciaire en Norvège
Un casier judiciaire en Norvège est un document officiel délivré par la Police norvégienne, appelé une “attestation de police”. Il indique si une personne a été condamnée pour des infractions et, dans certains cas, fournit des détails sur ces condamnations. Cependant, seules les infractions pertinentes pour le poste visé sont incluses.
Par exemple, un certificat pour quelqu’un postulant pour travailler dans une école ne montrera que les infractions liées à la sécurité des enfants. Cela garantit que les informations divulguées sont à la fois nécessaires et proportionnées.
Plus d’informations sont disponibles ici.
Les employeurs en Norvège ne peuvent pas demander directement le casier judiciaire d’un individu auprès de la police. Ils doivent plutôt fournir au candidat une confirmation du motif pour lequel le certificat est requis. Le candidat doit ensuite faire la demande via le site officiel de la Police et le transmettre à l’employeur s’il le souhaite. Ce processus garantit le volontariat et protège la vie privée de l’individu.
La demande est gratuite et généralement traitée en une à deux semaines. Le certificat est valable trois mois et ne peut pas être réutilisé pour plusieurs candidatures, sauf accord contraire.
La loi norvégienne est claire : les vérifications du casier judiciaire ne doivent être effectuées que lorsqu’il existe une base légale, et les données ne doivent jamais être utilisées pour disqualifier injustement un candidat. Toute information obtenue doit être stockée en toute sécurité, utilisée uniquement pour le processus d’embauche en cours, puis supprimée.
La discrimination basée sur des infractions non liées ou anciennes peut violer la Loi sur l’environnement de travail, et une mauvaise gestion des données personnelles peut enfreindre le RGPD.
Vérifier les qualifications et l’expérience professionnelle d’un candidat est une étape cruciale du processus de vérification en Norvège. Bien que la majorité des candidats soient honnêtes, confirmer leurs diplômes et leur parcours professionnel permet de prendre une décision d’embauche éclairée — surtout pour des postes nécessitant des compétences ou des certifications spécifiques.
Étapes pour vérifier les diplômes
Pour confirmer un diplôme, les employeurs peuvent : Contacter directement l’établissement d’enseignement ; Demander des copies des diplômes ou relevés de notes ; Utiliser NOKUT (Agence norvégienne pour l’assurance qualité dans l’éducation) pour vérifier les qualifications étrangères.
Assurez-vous que la vérification correspond aux exigences du poste. Si le poste requiert une profession réglementée ou une licence, des vérifications supplémentaires peuvent être nécessaires.
Importance de la vérification de l’expérience professionnelle
Valider l’expérience précédente permet d’évaluer les responsabilités réelles, la performance et la durée de service du candidat. Cela donne un aperçu de leur éthique de travail, fiabilité et progression de carrière.
En Norvège, de nombreux employeurs ne fournissent que des informations de base telles que le titre du poste et les dates d’emploi — en raison des normes de confidentialité. Il est donc important de définir des attentes avec le candidat et de demander des références dès le début du processus, surtout pour des postes seniors ou sensibles.
Défis courants dans les processus de vérification
Certains défis courants incluent :
- Réponses limitées des anciens employeurs en raison de restrictions de confidentialité
- Dossiers incomplets ou coordonnées obsolètes
- Vérification de diplômes ou d’expériences à l’étranger, pouvant nécessiter une traduction ou un soutien local
Ces défis peuvent retarder la prise de décision, notamment pour des équipes mondiales.
Quel rôle jouent les réseaux sociaux dans la vérification des antécédents ?
Dans le monde numérique d’aujourd’hui, les réseaux sociaux peuvent offrir aux employeurs un aperçu supplémentaire du style de communication, du professionnalisme ou de signaux d’alerte potentiels d’un candidat. Bien que cela ne fasse pas partie officielle du processus de vérification, l’examen des profils publics devient de plus en plus courant en Norvège — notamment sur des plateformes comme LinkedIn.
Cela dit, toute utilisation des réseaux sociaux doit être pertinente pour le poste et menée avec précaution pour éviter de violer la vie privée ou de discriminer les candidats.
Si vous choisissez de consulter la présence sociale d’un candidat, concentrez-vous uniquement sur le contenu accessible au public et lié à leur comportement professionnel ou à leur adéquation pour le poste. LinkedIn est généralement la plateforme la plus sûre et la plus pertinente pour cela.
Évitez de fouiller dans des plateformes personnelles comme Facebook ou Instagram, sauf si le poste implique une représentation publique ou une présence numérique faisant partie du travail — par exemple, dans le marketing, les relations publiques ou les médias.
Implications légales des vérifications sur les réseaux sociaux
Selon la loi norvégienne et le RGPD, les employeurs doivent éviter de collecter ou d’utiliser des informations personnelles non liées au poste. Vous ne pouvez pas prendre de décisions d’embauche basées sur des caractéristiques protégées comme la religion, les opinions politiques ou les choix de vie privés.
Vérifier les réseaux sociaux sans base légale claire — ou sans la connaissance du candidat — peut entraîner de graves violations de la protection des données. L’Autorité norvégienne de protection des données (Datatilsynet) fournit des conseils détaillés à ce sujet.
Bonnes pratiques pour la vérification via les réseaux sociaux
Si vous envisagez d’inclure les réseaux sociaux dans votre processus de recrutement, faites-le de manière transparente et cohérente. Informez les candidats dès le départ, limitez votre revue au contenu accessible au public et pertinent pour le poste, et n’utilisez jamais ces informations comme seul critère de rejet.
Faire appel à un partenaire de recrutement expérimenté comme Rivermate peut vous aider à garantir que le processus reste équitable, cohérent et entièrement conforme aux
