Background checks are more than just a formality; they're a key part of hiring responsibly in Norway. Whether you're recruiting for a high-trust role or building a remote team, verifying a candidate’s background helps protect your company, ensure compliance, and make confident hiring decisions.
Mais en Norvège, le processus est soumis à des règles strictes. Les vérifications de background doivent respecter les lois sur la vie privée, requérir le consentement du candidat, et ne comporter que des informations pertinentes pour le poste. Du contrôle du casier judiciaire à la vérification des diplômes et de l’expérience professionnelle, chaque étape doit être traitée avec soin.
Ce guide vous expliquera comment fonctionnent les vérifications de background des employés en Norvège, les exigences légales, ce que vous pouvez (et ne pouvez pas) vérifier, et comment garder votre processus d’embauche à la fois conforme et efficace.
Quelles sont les Background Checks en Norvège ?
La réalisation de background checks est devenue une étape essentielle pour un recrutement responsable en Norvège. Avec un fort accent sur la vie privée, l’équité et la transparence, les employeurs doivent suivre des règles spécifiques lors de la vérification des qualifications ou de la situation légale d’un candidat. Que vous recrutiez pour un poste de confiance ou dans une industrie réglementée, les vérifications aident à réduire les risques et à prendre des décisions éclairées.
Définition des Background Checks
Une background check est un processus formel utilisé par les employeurs pour vérifier l’identité du candidat, ses qualifications, son historique professionnel, et, si nécessaire, son casier judiciaire. En Norvège, ce processus est encadré par des lois strictes sur la protection des données et du travail.
Il est important de noter que ces vérifications doivent être proportionnées au poste, avoir un but clair, et nécessitent le consentement éclairé du candidat. Les employeurs ne peuvent pas effectuer de vérifications sans en informer le candidat, qui a le droit de savoir quelles informations sont recueillies et comment elles seront utilisées.
Ces vérifications sont généralement effectuées après une offre d’emploi conditionnelle et doivent respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’UE et la Loi sur l’environnement de travail en Norvège. Pour plus d’informations sur la protection des données des employés, visitez le Respecteur de la Protection des Données Norvégien.
Importance des Background Checks pour les Employeurs
Dans un marché valorisant la transparence et la conformité, les background checks sont un outil clé de gestion des risques pour les employeurs norvégiens. Elles permettent de s’assurer que les informations fournies par un candidat sont véridiques et complètes, ce qui est particulièrement crucial pour des postes impliquant :
- La gestion de données sensibles
- L’accès à des systèmes financiers
- Le travail avec des groupes vulnérables, comme les enfants ou les patients
- La prise de décisions stratégiques ou la représentation publique
Les vérifications contribuent aussi à réduire le risque de fraude interne, de violations réglementaires ou de menaces à la sécurité, ce qui est vital pour maintenir la confiance avec les clients, les régulateurs et les parties prenantes.
En vérifiant l’historique et les compétences d’un candidat, les entreprises peuvent faire de meilleurs choix et éviter des erreurs coûteuses.
Types de Background Checks Effectués
La portée des vérifications en Norvège varie selon le poste. Toutefois, toutes les vérifications doivent être pertinentes, limitées à ce qui est nécessaire, et effectuées avec le consentement écrit du candidat.
Les types courants de vérifications incluent :
1. Identité et Autorisation de Travail
Les employeurs doivent confirmer que le candidat est bien celui qu’il prétend être et qu’il a le droit légal de travailler en Norvège. Cela implique généralement la vérification du passeport, de la carte d’identité nationale ou du permis de résidence.
2. Vérification des Diplômes et Qualifications
Les employeurs peuvent contacter les universités ou utiliser des services d’évaluation des diplômes comme NOKUT pour vérifier les diplômes académiques.
3. Historique Professionnel et Références
Les employeurs peuvent contacter les anciens employeurs pour confirmer les intitulés de poste, responsabilités et périodes d’emploi. En Norvège, il est courant de recevoir uniquement une confirmation de base en raison des normes relatives à la vie privée.
4. Vérification du Casier Judiciaire
Applicable uniquement pour certains postes (ex : éducation, finance, santé). Les candidats doivent demander un certificat de casier judiciaire auprès de la police norvégienne, et les employeurs ne peuvent pas le demander directement.
5. Vérification du Crédit
Utilisée principalement pour des rôles impliquant une responsabilité financière. L’employeur doit justifier le besoin et obtenir le consentement explicite.
6. Vérification via les Médias Sociaux
Les employeurs peuvent consulter les profils accessibles au public (ex : LinkedIn) pour évaluer le comportement professionnel, mais cela doit être pertinent pour le poste et non discriminatoire.
Pourquoi les Background Checks des Employés sont-ils Essentiels en Norvège ?
Les vérifications de background aident les employeurs à s’assurer que la personne qu’ils recrutent est fiable, qualifiée, et légalement apte à travailler en Norvège. Avec des régulations strictes concernant la confidentialité, l’intégrité financière et la sécurité au travail, vérifier le background d’un candidat n’est pas une simple bonne pratique, mais souvent une nécessité.
Dans des secteurs à haut risque comme la finance, la santé, l’éducation et l’IT, ne pas effectuer de vérification peut entraîner des conséquences graves. Des vérifications appropriées réduisent le risque de fraude, améliorent la précision du recrutement et protègent votre marque contre la responsabilité ou la réputation.
Exigences Légales pour les Background Checks
En Norvège, les vérifications de background sont légales — mais fortement réglementées. Les employeurs doivent :
- Obtenir le consentement écrit et éclairé du candidat
- Veiller à ce que les vérifications soient proportionnées au poste
- Ne collecter que des informations pertinentes
- Suivre le RGPD et la Loi sur l’environnement de travail
Certaines vérifications, comme celles du casier judiciaire, sont limitées aux postes où elles sont clairement nécessaires (ex : travail avec des enfants ou gestion de données sensibles). Les employeurs ne doivent pas stocker ni utiliser ces informations au-delà de ce qui est permis par la loi.
Avantages de Réaliser des Background Checks
Lorsqu’elles sont bien faites, les vérifications offrent plusieurs avantages :
- Décisions d’embauche plus solides : Vérifier les diplômes et historiques confirme que le candidat correspond au poste.
- Réduction des risques : La sélection aide à éviter la fraude, la mauvaise conduite interne ou l’embauche négligente.
- Conformité : Surtout dans des industries réglementées, respecter la loi avec des vérifications appropriées.
- Protection de la réputation : Embaucher du personnel fiable protège vos clients, votre équipe et votre image.
Elles favorisent aussi la confiance, tant en interne qu’en externe, en montrant que vous prenez la sécurité et la diligence raisonnable au sérieux.
Risques de Ne Pas Effectuer de Background Checks
Ne pas faire de vérification — ou le faire sans précaution — peut entraîner de graves risques pour l’employeur. Recruter quelqu’un sur la base d’informations inexactes peut mener à des perturbations opérationnelles ou à une responsabilité légale.
Sans vérification adaptée, une entreprise court le risque d’intégrer des personnes avec de faux diplômes, un casier judiciaire non divulgué ou un historique de mauvaise conduite. Cela menace non seulement la sécurité et la productivité, mais peut aussi violer des réglementations dans des secteurs régulés comme la finance ou la santé.
Quel est le Processus pour Réaliser une Background Check en Norvège ?
En Norvège, les vérifications doivent être effectuées avec soin, transparence et dans le respect des lois sur la vie privée. Le processus commence généralement après une offre d’emploi conditionnelle, et doit toujours être lié aux exigences du poste. Le consentement du candidat est obligatoire — ce n’est pas optionnel.
Le type et la profondeur de la vérification doivent être clairement communiqués, et l’on doit éviter de recueillir plus d’informations que nécessaire. La plupart des entreprises utilisent des prestataires externes de vérification ou des partenaires globaux comme Rivermate pour garantir la conformité légale tout au long du processus.
Étapes du Processus de Vérification
Le processus typique comprend :
- Consentement du candidat – Vous devez informer le candidat de ce qui sera vérifié et obtenir une autorisation écrite.
- Définition du périmètre – Vérifier uniquement ce qui est pertinent pour le poste (ex : diplômes, emplois antérieurs, casier judiciaire).
- Réalisation des vérifications – En interne ou via un prestataire agréé.
- Revue et évaluation – Utiliser les résultats pour confirmer les faits, sans discrimination ou abus.
Les vérifications doivent être basées sur des faits et traitées avec confidentialité. Les résultats doivent uniquement servir à la décision d’embauche et ne jamais être stockés plus longtemps que nécessaire.
Ce qui est vérifié dépend du poste. Pour la plupart des postes, on vérifie généralement l’identité, les diplômes et l’expérience professionnelle. Pour les rôles dans la finance, la santé ou avec des groupes vulnérables, des vérifications du casier judiciaire ou du crédit peuvent être inclus.
Il est aussi courant de confirmer la maîtrise des langues, les certifications et licences professionnelles. Tout cela doit être documenté, justifié légalement, et géré conformément au RGPD.
Combien de Temps Prend la Vérification ?
Le délai varie selon ce qui est vérifié. Une vérification simple, comme la confirmation d’un diplôme ou d’un emploi précédent, peut prendre de 3 à 5 jours ouvrés. Les vérifications plus détaillées, notamment pour des diplômes étrangers ou un casier judiciaire, peuvent prendre jusqu’à 10 jours ouvrés ou plus.
Collaborer avec un Employer of Record (EOR) ou un prestataire de vérification permet d’accélérer le processus tout en garantissant une conformité totale avec la législation norvégienne et européenne.
Que doit savoir un Employeur sur les Vérifications du Casier Judiciaire ?
Les vérifications du casier judiciaire en Norvège sont très sensibles, et leur usage est strictement encadré. Elles ne peuvent être effectuées que lorsque l’existence d’un besoin légitime — généralement pour des postes avec des enfants, la sécurité, la finance ou l’accès à des données confidentielles. L’employeur ne peut pas demander directement un casier judiciaire aux autorités publiques. Le candidat doit en faire la demande volontairement.
Comprendre le Casier Judiciaire en Norvège
Un casier judiciaire en Norvège est un document officiel délivré par la Police Norvégienne, appelé un “politiattest”. Il indique si une personne a été condamnée pour des infractions, et parfois détaille ces condamnations. Toutefois, seules les infractions pertinentes pour le poste sont incluses.
Par exemple, un certificat destiné à une personne postulant pour une école ne montrera que les infractions liées à la sécurité des enfants. Cela garantit que l’information divulguée est nécessaire et proportionnée.
Plus d’informations sont disponibles ici.
Les employeurs en Norvège ne peuvent pas demander directement le casier judiciaire auprès de la police. Ils doivent plutôt fournir au candidat la motivation de la demande. Le candidat doit faire lui-même la démarche via le site officiel de la Police, puis partager le certificat avec l’employeur s’il le souhaite. Cela garantit le caractère volontaire de la démarche et préserve la confidentialité.
La demande est gratuite et généralement traitée en une à deux semaines. Le certificat est valable trois mois et ne peut être réutilisé pour plusieurs candidatures, sauf accord contraire.
La loi norvégienne indique clairement : les vérifications du casier judiciaire doivent être effectuées uniquement lorsque la base légale existe, et les données ne doivent jamais être utilisées pour disqualifier injustement un candidat. Toute information recueillie doit être stockée en toute sécurité, utilisée uniquement pour le processus d’embauche en cours, puis supprimée.
La discrimination basée sur des infractions non pertinentes ou dépassant la durée de prescription peut enfreindre la Loi sur l’Environnement de Travail, et une mauvaise gestion des données personnelles peut violer le RGPD.
La vérification des diplômes et de l’expérience est une étape cruciale dans le processus de background check en Norvège. Bien que la majorité des candidats soient honnêtes, confirmer leurs diplômes et leurs expériences permet de prendre une décision d’embauche éclairée — particulièrement pour des postes nécessitant des qualifications ou certifications spécialisées.
Étapes pour Vérifier les Diplômes
Pour vérifier un diplôme, les employeurs peuvent : contacter directement l'institution académique ; demander des copies de diplômes ou relevés de notes ; utiliser NOKUT (Agence de la Qualité de l’Éducation en Norvège) pour confirmer les qualifications étrangères.
Il est important de faire correspondre la vérification avec les exigences du poste. Si le poste requiert une profession réglementée ou une licence, des vérifications supplémentaires peuvent être nécessaires.
Vérification de l’Expérience Professionnelle
Vérifier l’expérience passée vous aide à évaluer les responsabilités, la performance et la durée d’emploi du candidat. Elle fournit aussi un aperçu de leur éthique de travail, fiabilité et progression de carrière.
En Norvège, beaucoup d’employeurs donnent seulement des informations de base comme le titre et les dates d’emploi — en raison des normes de confidentialité. Il est donc essentiel de définir des attentes avec le candidat et de demander des références dès que possible, en particulier pour les postes sensibles ou de haute responsabilité.
Difficultés Fréquentes dans les Processus de Vérification
Parmi les défis courants :
- Réponses limitées des anciens employeurs en raison des restrictions de confidentialité
- Dossiers incomplets ou coordonnées obsolètes
- Vérification d’éductions ou d’emplois internationaux, nécessitant traduction ou accompagnement local
Ces difficultés peuvent retarder la prise de décision, surtout dans le cadre d’équipes mondiales.
Quel rôle jouent les Médias Sociaux dans les Background Checks ?
Dans le contexte numérique actuel, les médias sociaux peuvent offrir aux employeurs un aperçu supplémentaire de la communication, du professionnalisme ou de signaux d’alarme potentiels d’un candidat. Même si ce n’est pas une étape officielle dans le processus de background check, revoir les profils publics devient de plus en plus courant en Norvège — notamment sur des plateformes comme LinkedIn.
Cela dit, toute utilisation de médias sociaux doit être pertinente pour le poste et traitée avec prudence pour éviter de violer la vie privée ou de faire de la discrimination.
Si vous choisissez d’examiner la présence sociale du candidat, concentrez-vous uniquement sur le contenu accessible publiquement en lien avec leur comportement professionnel ou leur adéquation au poste. LinkedIn est généralement la plateforme la plus sûre et la plus pertinente pour cela.
Évitez de fouiller dans des plateformes personnelles comme Facebook ou Instagram sauf si le poste implique une représentation publique ou une présence digitale liée à la fonction — par exemple, marketing, communication ou médias.
Implications Juridiques des Vérifications sur les Médias Sociaux
Selon la loi norvégienne et le RGPD, les employeurs doivent éviter de collecter ou d’utiliser des informations personnelles sans lien avec le poste. Il est interdit de prendre une décision d’embauche basée sur des caractéristiques protégées telles que religion, opinion politique ou choix de vie privée.
Le fait d’examiner les médias sociaux sans base légale claire ou sans connaissance du candidat peut conduire à des violations graves du RGPD. Le Respecteur de la Protection des Données Norvégien (Datatilsynet) offre des conseils détaillés sur ce sujet.
Bonnes Pratiques pour la Vérification sur les Médias Sociaux
Si vous envisagez d’intégrer cette étape dans votre processus d’embauche, faites-le de façon transparente, informez le candidat dès le début, limitez-vous au contenu accessible publiquement et pertinent, et ne l’utilisez jamais comme seul critère de rejet.
Se faire accompagner par un partenaire spécialiste comme Rivermate garantit que le processus reste équitable, cohérent, et pleinement conforme à la législation norvégienne et européenne sur la protection des données.
Quels sont les Coûts liés aux Background Checks en Norvège ?
Le coût d’un background check en Norvège dépend du type et de la profondeur du contrôle. Une vérification basique d’identité, diplômes et expérience peut être peu coûteuse, tandis que des vérifications plus complexes comme celles pour des dossiers criminels ou à l’international font augmenter la facture.
Pour la plupart des employeurs, surtout ceux recrutant pour des postes sensibles ou constituant des équipes globales, prévoir un budget pour un screening complet est une bonne dépense pour réduire les risques et assurer une meilleure qualité de recrutement sur le long terme.
Facteurs influençant le coût
Les coûts varient selon plusieurs éléments :
- Le nombre de vérifications
- Si les informations sont nationales ou étrangères
- La société de vérification tierce ou un conseiller juridique utilisé
- La nécessité de traductions ou vérifications supplémentaires (ex : diplômes, certifications)
Les secteurs réglementés comme
