Employer of Record : Simplifier la vie des nomades numériques (mise à jour 2025)

Principaux enseignements :

• 1. Les services d'Employer of Record (EOR) gèrent des tâches administratives complexes telles que la paie, les avantages sociaux et la conformité fiscale. Un EOR facilite le travail à l’étranger pour les nomades numériques en tant qu’employés salariés sans que leur employeur ait besoin de créer une entité locale.
• 2. Les EOR garantissent le respect des lois du travail locales et des réglementations fiscales. Cela réduit le risque de problèmes juridiques, de pénalités et de complications pour les nomades numériques et leurs employeurs.
• 3. Tant les employeurs que les nomades numériques risquent des amendes et des arriérés d’impôts en cas de non-conformité. Les nomades numériques peuvent également faire face à une expulsion pour violation des visas.

Le télétravail a permis à de nombreux employés de réaliser leur rêve de travailler de n’importe où. Avec le télétravail, ils n’ont plus besoin de faire la navette jusqu’au bureau. Au lieu de cela, ils peuvent travailler de chez eux, dans un café, ou dans un autre pays.

Le mode de vie de nomade numérique n’a jamais été aussi accessible à tous. Cependant, il reste surtout adapté aux freelances, ou travailleurs indépendants. Les employés à temps plein peuvent encore avoir du mal à passer au mode de vie de nomade numérique.

Leurs employeurs comprennent probablement les risques liés au fait d’avoir des employés travaillant depuis un autre pays. Ou, plutôt, la complexité de cette démarche. Chaque pays possède ses propres lois du travail et réglementations fiscales que les entreprises doivent respecter et maintenir en conformité si leurs employés y travaillent.

Ainsi, si vous êtes un employé à temps plein souhaitant travailler à distance depuis un autre pays, voici ce que vous devez savoir sur les services d'Employer of Record. Lorsque vous comprenez ce qu’un EOR peut aider votre employeur à gérer, vous pouvez lui en faire la proposition pour vous rapprocher de votre rêve de pouvoir choisir votre lieu de travail.

Un EOR peut résoudre de nombreuses complexités auxquelles votre employeur serait confronté, ce qui pourrait le rendre hésitant à vous autoriser à déménager et à travailler à distance. Cela augmentera considérablement vos chances d’obtenir le feu vert pour le mode de vie de nomade numérique de la part de votre employeur. Voici ce que vous devriez savoir sur l’EOR et comment il peut aider les nomades numériques.

Qu’est-ce qu’un Employer of Record, ou EOR ?

L’Employer of Record (EOR) est une organisation qui embauche légalement des personnes résidant dans un pays étranger. L’EOR agit en tant qu’employeur « sur papier », et gère toutes les obligations légales qu’un employeur doit respecter selon les lois du travail et fiscales du pays.

Vous continuez à recevoir vos tâches de votre employeur, qui gère toujours votre travail quotidien. L’EOR s’occupe des tâches administratives en arrière-plan, vous verse le salaire, et fournit les avantages auxquels vous avez droit selon la législation locale. L’EOR facturera votre employeur pour votre salaire, vos impôts, vos avantages et les services de l’EOR.

Sans EOR, pour vous fournir un salaire et des avantages dans un autre pays, votre employeur doit établir une présence locale. La plupart des pays exigent une présence légale pour assurer la conformité avec les lois du travail et fiscales locales. Établir une présence dans un autre pays est un processus coûteux. Naviguer dans différentes lois du travail constitue une autre complexité que votre employeur préfère probablement éviter.

Cependant, si votre employeur a un partenaire EOR, cela simplifie le processus. Cela peut aussi offrir à votre employeur une opportunité de vous permettre, ainsi qu’à d’autres employeurs partageant le même souhait, de travailler depuis un autre pays. C’est un avantage que votre employeur pourrait envisager pour conserver ses employés dévoués. Ou, pour attirer les meilleurs talents dans votre entreprise.

Importance de rester en conformité avec la fiscalité et la législation du travail en tant que nomades numériques

Alors que le télétravail devient de plus en plus courant, il peut être difficile de comprendre pourquoi il est important de rester dans le même pays que votre employeur. Surtout lorsque vous travaillez déjà de chez vous.

La principale différence entre travailler de chez soi et dans un autre pays est que vous êtes soumis à des lois différentes. Par exemple, de nombreux pays interdisent de travailler en visitant avec un visa touristique.

Dans la plupart des pays, vous avez besoin d’un visa de travail ou d’un permis de travail pour y vivre et y travailler. Pour l’obtenir, vous devez disposer d’un contrat de travail avec un employeur local.

Certains pays offrent des visas pour nomades numériques, qui vous permettent de vivre et de travailler dans le pays pendant une période limitée. Cependant, il est important de comprendre tous les aspects d’un visa pour nomade numérique, notamment en ce qui concerne les impôts, la sécurité sociale et les avantages.

Les employeurs et les employés doivent comprendre les enjeux de conformité lorsqu’ils travaillent à l’étranger. Par exemple, l’employé peut devenir soumis à des impôts locaux sur le revenu et à la sécurité sociale. Votre employeur devra probablement établir une présence dans le nouveau pays. Sinon, il risque de créer une permanence d’établissement dans ce pays.

Il existe également des complexités liées au calcul et au paiement de différents impôts sur votre salaire. Dans certains cas, votre employeur et vous devrez peut-être naviguer dans des conventions de double imposition et des accords de totalisation. Toutes ces nuances dépendent du pays qui délivre le visa pour nomade numérique. Elles varient également considérablement d’un pays à l’autre.

Que faire si vous n’êtes pas en conformité en tant que nomade numérique ?

Respecter toutes les lois du travail et de l’emploi pertinentes est crucial, car les sanctions peuvent être sévères. Les employeurs comme les employés peuvent faire face à des pénalités et des amendes importantes en cas de non-conformité.

Les nomades numériques en infraction avec leur visa peuvent également subir des conséquences graves. La plus courante étant l’expulsion pour ceux qui travaillent sans visas et permis nécessaires. Ils peuvent aussi être inscrits sur une liste noire.

Si l’on découvre qu’ils évitent de payer des impôts ou d’autres responsabilités légales, les nomades numériques peuvent également faire face à des pénalités supplémentaires. Cela pourrait inclure le remboursement d’impôts, ainsi que des intérêts potentiels sur leurs revenus.

Dans les cas les plus graves, les employés peuvent être tenus personnellement responsables, et même passer du temps en prison.

Où pouvez-vous travailler en tant que nomade numérique lorsque votre entreprise utilise un EOR ?

Lorsque votre entreprise utilise un EOR, vous pouvez travailler depuis n’importe quel pays supporté par cet EOR. Étant donné que l’EOR assumera le rôle d’employeur, il gère la partie du processus de visa liée à l’employeur. Par conséquent, vous pouvez choisir de travailler depuis n’importe lequel des pays supportés par un EOR particulier.

La principale raison de recourir à un EOR est que leur assistance dans le processus de visa, en agissant en tant qu’employeur, serait inestimable. Cependant, voici d’autres avantages à trouver le bon EOR et à lui proposer cette idée à votre employeur.

Comment les EOR aident les nomades numériques

Un bon service d’EOR prendra en charge toutes les tâches administratives qui compliquent le travail à distance. Cela inclut la gestion de la paie, la fourniture d’avantages, la retenue d’impôts, et d’autres bénéfices. Voyons ces avantages plus en détail.

Gestion simplifiée de la paie

L’une des principales responsabilités de l’EOR est de s’assurer que tout le monde est payé, à temps, dans la devise appropriée. Ils gèrent les retenues fiscales, les cotisations sociales, et la conformité avec les réglementations locales en matière de paie. En somme, ils prennent en charge les charges administratives pour les employeurs et les employés.

Naviguer entre différentes devises et législations en matière de paie dans plusieurs pays peut être complexe. Il est probable que votre employeur hésite à s’y attaquer. Cependant, la gestion de la paie devient simple avec le bon EOR. Cet aspect seul pourrait convaincre votre employeur de vous autoriser à travailler à distance depuis un autre pays.

Gestion des avantages sociaux

L’une des raisons pour lesquelles les gens préfèrent travailler en tant qu’employés salariés plutôt qu’en tant que travailleurs indépendants, c’est les avantages sociaux. Les travailleurs indépendants sont responsables de gérer leurs impôts et cotisations sociales. Ils doivent aussi calculer leur rémunération pour les congés dans leur salaire horaire. En revanche, les employés ont légalement droit à des congés annuels, des jours de maladie, une assurance santé, et une pension.

Obtenir ces avantages nécessite généralement que l’employeur établisse une présence dans le nouveau pays. C’est un investissement important qui pourrait amener votre employeur à reconsidérer la possibilité de vous faire travailler depuis l’étranger.

Un EOR peut vous aider, vous et votre employeur, à fournir ces avantages. Engager un EOR libère votre employeur de la nécessité d’établir une présence dans le nouveau pays pour cela.

Conformité légale et atténuation des risques

Lorsqu’on embauche dans un autre pays, la conformité est essentielle. Même une infraction involontaire aux lois locales du travail ou de l’emploi peut entraîner des pénalités coûteuses pour l’employeur. Selon le pays, l’employeur pourrait également faire face à des sanctions supplémentaires.

L’employé pourrait être expulsé, inscrit sur une liste noire, ou faire face à des pénalités et amendes. Par exemple, il pourrait devoir payer des impôts en retard ou une partie des revenus non conformes qu’il a gagnés en travaillant dans un autre pays.

L’un des principaux avantages de recourir à un EOR est qu’il garantit la conformité avec les lois et réglementations locales. Ils disposent de l’expertise locale pour naviguer dans la complexité juridique, fiscale et réglementaire. Embaucher un EOR permet de réduire le risque de problèmes juridiques pour l’employeur comme pour l’employé.

Fiscalité et sécurité sociale

Gérer les impôts et la sécurité sociale peut être complexe lorsqu’on travaille à l’étranger. Chaque pays a ses propres taux d’imposition, cotisations sociales, et exigences de déclaration. Cela peut être accablant pour l’employeur comme pour l’employé.

Un EOR aide en gérant les déclarations fiscales et les paiements de sécurité sociale selon les lois locales du pays où vous travaillez. Cela garantit que vous et votre employeur respectez toutes les obligations fiscales sans avoir à naviguer dans des systèmes fiscaux inconnus. Cela rassurera votre employeur et évitera des problèmes fiscaux inattendus.

Solutions d’emploi multi-pays

Si vous envisagez de travailler depuis plusieurs pays, un EOR peut simplifier le processus. Il est capable de gérer les exigences et réglementations de chaque pays dans lequel vous travaillez.

Cette flexibilité vous permet de passer d’un pays à l’autre facilement. Elle évite à votre employeur de devoir créer de nouvelles entités légales ou de comprendre différentes lois du travail à chaque fois. Avec un EOR, vous et votre employeur pouvez vous concentrer sur le travail, pendant que l’EOR gère la conformité multi-pays et la gestion de la paie.

À quoi faire attention lors du choix d’un service EOR à proposer à votre employeur

Donc, si vous êtes un nomade numérique souhaitant vivre et travailler à l’étranger en tant qu’employé salarié, proposer un service d’EOR à votre employeur peut être une excellente solution pour gérer les questions légales et de paie. Un EOR peut vous aider à rester en conformité avec les lois locales tout en vous assurant d’être payé à temps et de bénéficier des avantages auxquels vous avez droit.

Cependant, avant de suggérer un EOR à votre employeur, il est utile de comprendre ce qui distingue un bon EOR d’un autre. En d’autres termes, il est important de savoir quoi rechercher. Voici les principaux critères à considérer lors du choix du bon service EOR.

Pays supportés

Lors du choix d’un service d’Employer of Record (EOR), la première chose à vérifier est la liste des pays qu’il supporte. Assurez-vous que l’EOR opère dans le ou les pays où vous envisagez de travailler. Chaque pays a ses lois et exigences spécifiques. L’EOR doit avoir de l’expérience et des connaissances dans ces régions pour garantir la conformité et une opération fluide.

Prix

Le coût est un autre facteur crucial dans la sélection d’un EOR. Les EOR facturent des frais différents pour leurs services, et ces coûts peuvent varier considérablement selon le pays et les services inclus.

Vérifiez ce que l’EOR facture pour la mise en place, la gestion mensuelle, et tout autre frais additionnel. Comparez ces coûts avec votre salaire, et ce que votre employeur obtiendrait pour cet investissement, afin de déterminer la meilleure valeur. Votre employeur pourrait vous demander de couvrir les frais EOR pour travailler dans un autre pays, il est donc important de connaître vos options.

Fonctionnalités proposées

Enfin, considérez les fonctionnalités et services offerts par l’EOR. Certains ne gèrent que la paie et la conformité de base. D’autres proposent une gamme complète de services, y compris la gestion des avantages, les déclarations fiscales, et le support RH.

Assurez-vous que l’EOR offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, comme l’assistance pour les visas ou une couverture santé complète. Vous souhaitez bénéficier du meilleur soutien possible pour votre travail à l’étranger.

FAQ :

Un EOR peut-il aider les nomades numériques à obtenir des visas ou permis de travail ?

Oui, un Employer of Record (EOR) peut aider les nomades numériques à obtenir des visas ou permis de travail dans un autre pays. L’EOR agit en tant qu’employeur légal et gère la paperasserie nécessaire ainsi que la conformité pour obtenir le visa, le permis ou l’autorisation de travail. Les lois et réglementations varient selon les pays, il est donc important de consulter votre EOR pour savoir s’il peut vous assister dans un pays particulier.

Comment un EOR garantit-il la conformité pour les nomades numériques travaillant à l’étranger ?

Un EOR garantit la conformité en agissant comme employeur légal dans le pays étranger. Il gère les lois locales du travail, les impôts, et les réglementations au nom de l’employeur du nomade numérique. Il reste informé des exigences légales dans chaque pays et s’occupe de toutes les tâches administratives. En somme, il réduit le risque de pénalités ou de problèmes juridiques pour l’employeur comme pour le nomade numérique.

Quels sont les avantages d’utiliser un EOR pour les nomades numériques par rapport au freelancing indépendant ?

En général, la vie de nomade numérique est idéale pour les freelances et travailleurs indépendants, car ils émettent une facture à l’employeur et gèrent eux-mêmes leur salaire et leurs avantages. Cette approche peut convenir à beaucoup, mais d’autres ont besoin de plus de stabilité en travaillant à l’étranger. Utiliser un EOR permet aux nomades numériques de conserver leur emploi à temps plein avec leur employeur, tout en percevant un salaire et des avantages pendant leurs déplacements.