Employer of Record : Simplifier la vie des nomades numériques (mise à jour 2025)

Points clés à retenir :

• 1. Les services d'Employer of Record (EOR) gèrent des tâches administratives complexes telles que la paie, les avantages sociaux et la conformité fiscale. Un EOR facilite le travail des nomades numériques à l’étranger en tant qu’employés salariés, sans que leur employeur ait besoin de créer une entité locale.
• 2. Les EOR garantissent le respect des lois du travail et des réglementations fiscales locales. Cela réduit le risque de problèmes juridiques, de pénalités et de complications pour les nomades numériques et leurs employeurs.
• 3. Tant les employeurs que les nomades numériques risquent des amendes et des arriérés d’impôts en cas de non-conformité. Les nomades numériques peuvent également être deportés pour violation de visa.

Le télétravail a permis à de nombreux employés de réaliser leur rêve de travailler de n’importe où. Avec le télétravail, ils n’ont plus besoin de faire la navette pour aller au bureau. À la place, ils peuvent travailler depuis chez eux, un café, ou dans un autre pays.

Le mode de vie du nomade numérique n’a jamais été aussi accessible. Cependant, il reste principalement adapté aux freelances ou travailleurs indépendants. Les employés à temps plein peuvent encore avoir du mal à basculer vers ce mode de vie.

Leur employeur comprend probablement les risques liés à l’embauche de salariés travaillant depuis un autre pays. Ou, plus précisément, la complexité de cette situation. Chaque pays a ses propres lois du travail et réglementations fiscales que les entreprises doivent respecter pour rester en conformité si leurs employés y travaillent.

Ainsi, si vous êtes un salarié à temps plein qui souhaite travailler à distance depuis un autre pays, voici ce qu'il faut savoir sur les services d’Employer of Record. Lorsque vous comprenez ce que peut aider votre employeur grâce à un EOR, vous pouvez lui en faire la proposition pour vous rapprocher de votre rêve de choisir votre lieu de travail.

Un EOR peut résoudre de nombreuses complexités auxquelles votre employeur serait confronté, ce qui pourrait le rendre réticent à vous permettre de déménager et de travailler à distance. Cela augmentera significativement vos chances d’obtenir le feu vert pour le mode de vie du nomade numérique de la part de votre employeur. Voici ce que vous devriez connaître sur l’EOR et comment il peut aider les nomades numériques.

Qu’est-ce qu’un Employer of Record, ou EOR ?

Un Employer of Record (EOR) est une organisation qui embauche légalement des personnes résidant dans un pays étranger. L’EOR agit comme un employeur “sur papier” et gère toutes les obligations légales qu’un employeur doit respecter selon les lois du travail et fiscales dans le pays.

Vous continuez à réaliser vos tâches pour votre employeur, qui gère toujours votre travail quotidien. L’EOR s’occupe des tâches administratives en arrière-plan, vous verse le salaire, et fournit les avantages sociaux auxquels vous avez droit selon la législation locale. L’EOR facturera votre employeur pour votre salaire, les impôts, les avantages, et les services de l’EOR.

Sans EOR, pour vous verser un salaire et des avantages dans un autre pays, votre employeur doit établir une présence locale. La plupart des pays exigent une présence légale pour assurer la conformité avec les lois du travail et fiscales locales. Établir une présence dans un autre pays coûte cher. Naviguer dans différentes législations du travail est une autre complexité que votre employeur préférerait probablement éviter.

Cependant, si votre employeur collabore avec un partenaire EOR, cela simplifie le processus. Cela peut également offrir à votre employeur la possibilité de vous permettre, ainsi qu’à d’autres employeurs partageant le même souhait, de travailler depuis un autre pays. C’est un avantage que votre employeur pourrait envisager d’offrir aux contractuels indépendants, ou pour attirer des talents de haut niveau dans votre société.

Importance de rester en conformité avec la fiscalité et la législation du travail en tant que nomade numérique

Avec la montée du télétravail, il peut être difficile de comprendre pourquoi il est important de rester dans le même pays que votre employeur. D’autant plus si vous travaillez déjà depuis chez vous.

La différence principale entre travailler depuis chez soi et depuis un autre pays est que vous êtes soumis à des lois différentes. Par exemple, beaucoup de pays interdisent de travailler lors d’une visite touristique avec un visa touristique.

Dans la plupart des pays, vous avez besoin d’un visa de travail ou d’un permis de travail pour vivre et travailler. Pour l’obtenir, il vous faut un contrat d’emploi avec un employeur local.

Certains pays offrent des visas pour nomades numériques, qui vous permettent de vivre et travailler dans le pays pendant une durée limitée. Cependant, il est essentiel de comprendre tous les aspects d’un visa pour nomade numérique, notamment les taxes, la sécurité sociale, et les avantages.

Employeurs et employés doivent connaître les enjeux de la conformité lorsqu’ils travaillent à l’étranger. Par exemple, l’employé peut devenir soumis aux taxes locales sur le revenu et à la sécurité sociale. Votre employeur devra probablement établir une présence dans ce nouveau pays. Ou, il risque de créer un établissement permanent d'entreprise.

Il existe également des complexités pour calculer et verser différentes taxes sur votre salaire. Dans certains cas, votre employeur et vous-même devrez naviguer à travers des conventions de double imposition et des accords de totalisation. Toutes ces subtilités dépendent du pays qui délivre le visa pour nomade numérique. Elles varient également considérablement d’un pays à l’autre.

Que faire si vous n’êtes pas en conformité en tant que nomade numérique ?

Respecter toutes les lois du travail et d’emploi applicables est crucial, car les sanctions peuvent être sévères. Les employeurs et les employés risquent des pénalités et des amendes importantes en cas de non-conformité.

Les nomades numériques contrevenant à leur visa peuvent également encourir des conséquences graves. La plus fréquente est la deportation pour ceux qui travaillent sans visas ni permis en règle. Ils risquent aussi d’être inscrits sur une liste noire.

Si l’on découvre qu’ils ont évité de payer des taxes et autres obligations légales, ils peuvent aussi faire face à des sanctions supplémentaires. Cela peut inclure le remboursement d’arriérés d’impôts, voire des intérêts sur leurs revenus. Dans les cas extrêmes, les employés peuvent être personnellement responsables, et même incarcérés.

Où pouvez-vous travailler en tant que nomade numérique lorsque votre société utilise un EOR

Lorsque votre entreprise recourt à un EOR, vous pouvez travailler depuis n’importe quel pays supporté par ce dernier. Puisque l’EOR joue le rôle d’employeur, il gère la partie relative au visa. Ainsi, vous pouvez choisir de travailler depuis n’importe lequel des pays soutenus par cet EOR.

La principale raison d’opter pour un EOR est que leur aide pour la gestion des visas en tant qu’employeur serait inestimable. Mais voici d’autres avantages à choisir le bon EOR et à en faire la proposition à votre employeur.

Comment les EOR aident les nomades numériques

Un bon service d’EOR traitera toutes les tâches administratives qui compliquent le travail à distance. Cela inclut la gestion de la paie, la fourniture d’avantages sociaux, la retenue d’impôts, et autres avantages. Voyons cela plus en détail.

Gestion simplifiée de la paie

Une des responsabilités principales d’un EOR est de s’assurer que tout le monde reçoit son salaire à temps, dans la devise appropriée. Ils gèrent les retenues d’impôts, les cotisations sociales, et la conformité avec les réglementations locales de la paie. En somme, ils prennent en charge les charges administratives pour les employeurs et les employés.

Naviguer entre différentes monnaies et législations en matière de paie dans plusieurs pays peut être compliqué. Il est donc normal que votre employeur puisse hésiter à le faire seul. Cependant, la gestion de la paie devient simple avec le bon EOR. Cela seul pourrait suffire pour convaincre votre employeur de vous laisser travailler à distance depuis un autre pays.

Administration des avantages sociaux

L’une des raisons pour lesquelles beaucoup préfèrent être salariés plutôt qu’indépendants, c’est la prise en charge des avantages sociaux. Les freelances doivent gérer eux-mêmes leurs impôts et cotisations sociales. Ils doivent aussi calculer la rémunération pour leurs congés dans leur salaire horaire. En revanche, les salariés ont par la loi droit à des congés payés, des jours de maladie, une assurance santé, et une pension.

Mettre en place ces avantages exige généralement que l’employeur établisse une présence dans le pays concerné. C’est un investissement conséquent qui pourrait conduire votre employeur à reconsidérer la possibilité de travailler depuis l’étranger.

Un EOR peut aider votre employeur et vous à assurer ces avantages sociaux. Recruter un EOR libère votre employeur de la nécessité d’établir une présence locale pour le faire.

Conformité légale et mitigation des risques

Lorsqu’on embauche dans un autre pays, la conformité est essentielle. Même une infraction involontaire aux lois du travail ou de l’emploi peut entraîner des pénalités coûteuses pour l’employeur. Selon le pays, celui-ci pourrait également faire face à des sanctions supplémentaires.

L’employé pourrait être deporté ou inscrit sur une liste noire. Il pourrait aussi encourir des amendes. Par exemple, il pourrait devoir payer des impôts en retard ou une partie des revenus non conformes qu’il a gagnés en travaillant dans un autre pays.

L’un des principaux avantages de recourir à un EOR, c’est qu’il garantit la conformité avec les lois et réglementations locales. Ils disposent de l’expertise locale pour naviguer dans la complexité juridique, fiscale, et en matière d’emploi. Embaucher un EOR permet de réduire le risque de problèmes juridiques pour l’employeur comme pour l’employé.

Fiscalité et sécurité sociale

Gérer impôts et sécurité sociale peut être complexe lorsqu’on travaille à l’étranger. Chaque pays a ses propres taux, cotisations, et exigences de déclaration. Cela peut être difficile pour l’employeur comme pour l’employé.

Un EOR facilite en prenant en charge les déclarations fiscales et le paiement de la sécurité sociale selon la législation locale du pays où vous travaillez. Cela garantit que vous et votre employeur respectez toutes vos obligations fiscales, sans avoir à vous perdre dans les systèmes fiscaux locaux. Cela rassurera votre employeur et évitera des complications fiscales imprévues.

Solutions d’emploi multi-pays

Si vous envisagez de travailler depuis plusieurs pays, un EOR peut simplifier les démarches. Il est capable de gérer toutes les exigences et réglementations propres à chaque pays dans lequel vous travaillez.

Cette flexibilité vous permet de changer de pays facilement. Cela évite aussi de faire reconstituer une nouvelle entité légale à chaque fois. Avec un EOR, vous et votre employeur pouvez vous concentrer sur le travail, pendant que l’EOR gère la conformité multi-pays et la gestion de la paie.

Que faut-il considérer pour choisir un service d’EOR à proposer à votre employeur

Si vous êtes un nomade numérique souhaitant vivre et travailler à l’étranger en tant que salarié, présenter un service d’EOR à votre employeur peut être une excellente solution pour régler les questions légales et de paie. Un EOR peut vous aider à respecter les lois locales tout en vous assurant d’être payé à temps et de bénéficier des avantages auxquels vous avez droit.

Cependant, avant de proposer un EOR à votre employeur, il est utile de comprendre ce qui fait qu’un EOR est meilleur qu’un autre. En d’autres termes, il faut savoir ce qu’il faut rechercher. Voici les principaux critères à considérer pour choisir le bon EOR.

Pays supportés

Lors du choix d’un Employer of Record (EOR), la première chose à vérifier est la liste des pays qu’il supporte. Assurez-vous que l’EOR opère dans le ou les pays où vous souhaitez travailler. Chaque pays a ses lois et exigences distinctes. L’EOR doit avoir de l’expérience et des connaissances dans ces régions pour garantir la conformité et la fluidité des opérations.

Prix

Le coût est un autre critère essentiel lors du choix d’un EOR. Les EOR facturent des frais différents selon les services, et ceux-ci peuvent sensiblement varier selon le pays et les prestations incluses.

Comparez ce que facture l’EOR pour l’installation, la gestion mensuelle, et tout coût supplémentaire. Mettez ces chiffres en rapport avec votre salaire et ce que votre employeur recevra pour le prix, afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix. Il se peut que votre employeur vous demande de couvrir les frais EOR pour travailler dans un autre pays, il est donc important de connaître vos options.

Fonctionnalités offertes

Enfin, examinez les fonctionnalités et services proposés par l’EOR. Certains se contentent de la gestion de la paie et de la conformité, d’autres offrent une gamme complète de services, incluant la gestion des avantages, la déclaration fiscale, et le support RH.

Vérifiez que l’EOR propose toutes les fonctionnalités essentielles, comme l’aide pour les visas ou une couverture santé complète. Vous souhaitez bénéficier d’un support optimal pour votre travail à l’étranger.

FAQ :

Un EOR peut-il aider les nomades numériques à obtenir des visas ou permis de travail ?

Oui, un Employer of Record (EOR) peut aider les nomades numériques à obtenir des visas ou permis de travail dans un autre pays. L’EOR agit comme employeur légal et gère tous les papiers et la conformité nécessaires pour obtenir le visa ou l’autorisation. Les lois varient selon le pays, il est donc important de consulter votre EOR pour savoir s'il peut vous accompagner pour un pays spécifique.

Comment un EOR garantit-il la conformité pour les nomades numériques travaillant à l’étranger ?

Un EOR garantit la conformité en agissant comme employeur légitime dans le pays étranger. Il gère les lois locales du travail, les impôts, et la réglementation pour le compte de l’employeur. Il reste informé en permanence des exigences locales et s’occupe de toute la gestion administrative. En bref, il réduit les risques de sanctions ou de problèmes juridiques pour l’employeur comme pour le nomade numérique.

Quels sont les avantages d’utiliser un EOR pour les nomades numériques par rapport au freelancing indépendant ?

En général, la vie de nomade numérique est idéale pour les freelances et travailleurs indépendants, qui facturent leur employeur et gèrent eux-mêmes leur salaire et avantages. Ce mode est adapté pour beaucoup, mais d’autres recherchent plus de stabilité à l’échelle internationale. Utiliser un EOR permet aux nomades numériques de conserver leur emploi à temps plein tout en percevant un salaire et des avantages, même en voyage.