L'un des principaux avantages d'être un enregistreur salarial est d'avoir un contrôle total sur votre entreprise. Cependant, faire tout vous-même peut être épuisant et accablant. Une fois que vous vous surprenez à dépasser une journée de travail de 15 heures, envisagez d'embaucher quelqu'un pour vous aider avec la charge de travail.

Mais, en tant qu'auto-entrepreneur, pouvez-vous même embaucher des personnes ? Alors que l'internet semble ne pas s'entendre sur ce point, la réponse est : Oui. Vous pouvez embaucher autant d'Employeur of Record, d'EOR, que vous le souhaitez en tant qu'enregistreur salarial.

Cependant, passer d'un enregistrement salarial à celui d'employeur peut être délicat. Vous devriez connaître tout ce qu'il y a à savoir sur l'embauche d'employés en tant qu'enregistreur salarial. Vous souhaitez être un bon employeur et maintenir la conformité avec les lois et règlements locaux.

Voici tout ce que vous devez savoir sur l'embauche d'employés en tant qu'enregistreur salarial.

Lorsque vous décidez d'embaucher quelqu'un en tant qu'enregistreur salarial, vous êtes toujours tenu de respecter les exigences fédérales et étatiques. Vous devrez également gérer les tâches et procédures administratives appropriées. De plus, vous devez effectuer toutes les déclarations fiscales pertinentes.

La première étape pour embaucher quelqu'un consiste généralement à obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN) auprès de l'IRS. Si votre État a des exigences spécifiques en termes de licences et permis, il est conseillé de les obtenir à l'avance.

En ce qui concerne vos employés, vous devrez vérifier qu'ils sont éligibles à travailler aux États-Unis. Vous devrez également recueillir leur numéro de sécurité sociale. Vous pourriez également avoir besoin d'obtenir d'autres informations pertinentes à des fins de retenue d'impôt sur le revenu.

Comment payer vos employés en tant qu'enregistreur salarial ?

Avant de commencer à embaucher, vous devez également comprendre toutes les complexités liées au paiement de vos employés. L'IRS propose un excellent guide d'embauche. Mais, voici ce que vous devez savoir expliqué plus simplement.

1. Vous devriez demander à vos employés de remplir et de soumettre la documentation pertinente

Les nouveaux employés comme les anciens sont tenus de soumettre les formulaires suivants à leurs employeurs :

• Formulaire W-4

• Formulaire de retenue d'impôt d'État

• Formulaire I-9

En tant qu'employeur, vous pourriez avoir besoin d'enregistrer des comptes de taxe sur la paie au niveau étatique et local pour le suivi et la déclaration des taxes.

2. Calculer la rémunération de vos nouveaux employés

Il est important de comprendre le type, le montant et la fréquence à laquelle vous les rémunérerez pour leur travail. Vous pouvez payer vos employés à un salaire horaire, leur payer par commission, ou convenir d’un salaire annuel fixe.

Typiquement, les employeurs paient leurs employés hebdomadairement, toutes les deux semaines, semi-mensuellement ou mensuellement.

Vous devriez également déterminer le montant que vous devriez retenir pour les impôts. En fonction des règlements locaux et étatiques, vous devriez considérer :

• La Contribution pour l'Assurance-Fonction (FICA)

• La Taxe Fédérale de Chômage (FUTA)

• Les déductions pour soins de santé et autres avantages statutaires

• L'impôt fédéral sur le revenu

• L'impôt sur le revenu de l'État

• La taxe locale peut s'appliquer.

Vous payez la rémunération de vos employés après déduction de ces retenues fiscales. En général, les employeurs versent leur salaire via des chèques de dépôt direct.

3. Respecter les exigences fiscales pour votre entreprise et vos employés

La dernière étape consiste à suivre les règlements locaux concernant les taxes que vous êtes tenu de déclarer et de payer. Selon votre entreprise, vous pourriez devoir déposer auprès de l'IRS, des agences fiscales de l'État et de la ville.

Si le paiement de vos employés semble accablant, externaliser la paie à un fournisseur de services de paie pourrait être une bonne option.

Emploi de membres de la famille dans votre entreprise enregistreur salarial

Les enregistreurs salariés embauchent souvent des membres de leur famille pour aider avec la charge de travail. Transformer une entreprise individuelle en entreprise familiale n’est pas rare, et cela comporte même certains avantages fiscaux.

Embaucher un conjoint en tant qu'enregistreur salarial

Souvent, les conjoints décident de co-poséder une entreprise individuelle, et ils sont partenaires égaux dans l'entreprise. Si tel est le cas avec votre conjoint, vous et votre conjoint percevez vos salaires sous forme de prélèvements de propriétaire, et vous ne pouvez pas les embaucher comme employés.

Mais, si vous ne co-poséder pas l'entreprise individuelle, vous pouvez mettre votre conjoint sur une fiche de paie. Dans ce cas, le conjoint doit respecter les taxes sur le revenu et la Contribution pour l'Assurance-Fonction (FICA). En revanche, votre conjoint n’a pas à payer la taxe de l'Unemployment Tax Act (FUTA) sur ses salaires.

Embauche d’enfants en tant qu’enregistreur salarial

De nombreux enregistreurs salariaux décident d'embaucher leurs enfants comme premiers employés. Cela leur apprend à travailler pour leur rémunération et leur responsabilité, mais cela vous permet également de les voir davantage dans la journée.

Bien que cela soit tout à fait possible, il y a quelques considérations à prendre en compte :

1. Quand vous embauchez vos enfants, vous devez toujours retenir l'impôt sur le revenu de votre enfant.

2. Votre enfant ne paiera pas la taxe FICA s'il a moins de 18 ans.

3. Vous n’avez pas à payer la taxe FUTA s’ils ont moins de 21 ans.

Embaucher vos enfants dans votre entreprise leur enseigne une éthique de travail, ce que l'IRS récompensera par certains avantages fiscaux. Mais, informez-vous des règles et directives exactes concernant l’embauche de vos enfants dans votre État, car elles peuvent varier.

Embauche d’employés vs. Contracteurs en tant qu’enregistreur salarial

Embaucher quelqu’un comme employé présente certains avantages par rapport à l’embauche de contracteurs. Cependant, les entreprises enregistreur salarial peuvent bénéficier davantage de l’embauche de contracteurs. Embaucher quelqu’un pour effectuer des tâches sans avoir à le mettre sur la fiche de paie peut être un excellent choix pour des entreprises en pleine croissance.

Pourtant, les contracteurs indépendants sont une solution temporaire. Bien qu’ils ne nécessitent pas de démarches compliquées pour les embaucher, vous devez faire attention à une mauvaise classification des employés, même en tant qu’enregistreur salarial.

Une fois que vos contracteurs deviennent indispensables à votre activité, envisagez de les transformer en employés.

Devez-vous passer votre type d’entité à LLC ?

Bien que les employés puissent être une excellente manière d’externaliser une partie de la charge de travail quotidienne, il existe de nombreux risques liés à l’embauche. Maintenir la conformité avec les lois et règlements locaux en fait partie.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, envisagez de faire évoluer votre type d’entité vers une LLC. Ce type d’entité est un peu plus difficile à créer, mais il offre une meilleure protection de responsabilité que celle d’une entreprise individuelle.

Avec une entreprise individuelle, vous et votre entreprise êtes la même chose aux yeux de la loi. En cas d’incident, vous serez personnellement responsable des dommages et autres frais.

Bien que vous puissiez souscrire une assurance commerciale, une fois que vous embauchez plusieurs employés, il peut être avantageux de faire évoluer vers une LLC. Cela vous offrira non seulement une protection de vos actifs personnels mais aussi la crédibilité d’avoir une entreprise plus officielle. De plus, cela comporte plusieurs avantages en matière de fiscalité.

FAQ :

Un enregistrement salarial peut-il avoir des investisseurs ?

Les enregistreurs salariaux peuvent obtenir des investissements extérieurs. Mais, ils ne sont pas autorisés à offrir des actions à leurs investisseurs ou à prendre des partenaires.

Dans ce cas, les enregistreurs salariaux devraient envisager de changer leur type d’entité pour une partenariat ou une LLC. Il sera plus facile d’obtenir des investissements et des prêts pour ces types d’entreprises.

Combien d’employés une entreprise individuelle peut-elle avoir ?

Une entreprise individuelle peut avoir autant d’employés que nécessaire. Les enregistreurs salariaux doivent se familiariser avec les exigences de conformité et fiscales avant de commencer à embaucher.

Quels sont les inconvénients d’une entreprise individuelle ?

Le principal inconvénient d’une entreprise individuelle est que vous n’êtes pas éligible à des avantages comme ceux offerts aux employés réguliers. Cela inclut les pensions et les assurances maladie, les jours de maladie et les congés, que vous devez financer vous-même.

De plus, il peut être difficile de trouver le temps de promouvoir votre entreprise et de trouver des clients. Vous devrez également consacrer du temps aux processus RH pertinents ou à la recherche d’investissements. Enfin, fermer votre entreprise individuelle et en créer une autre est simple. Mais, il peut être difficile de céder votre entreprise individuelle à quelqu’un d’autre.