L’un des principaux avantages d’être un entrepreneur individuel est de disposer d’un contrôle total sur votre entreprise. Cependant, faire tout vous-même peut être épuisant et accablant. Une fois que vous vous surprenez à pousser une journée de travail de 15 heures, envisagez d’embaucher quelqu’un pour vous aider avec la charge de travail.

Mais, en tant que travailleur indépendant, pouvez-vous même embaucher des personnes ? Bien que l’internet ait du mal à se mettre d’accord sur ce sujet, la réponse est : Oui. Vous pouvez embaucher autant d’Employers of Record que vous le souhaitez en tant qu’entrepreneur individuel.

Cependant, passer du statut d’entrepreneur individuel à celui d’Employer of Record peut être complexe. Vous devriez connaître tout ce qu’il y a à savoir sur l’embauche d’employés en tant qu’entrepreneur individuel. Vous souhaitez être un bon employeur et respecter les lois et règlements locaux.

Voici tout ce que vous devez savoir sur l’embauche d’employés en tant qu’entrepreneur individuel.

Quelles exigences devez-vous remplir lors de l’embauche d’une personne en tant qu’entrepreneur individuel ?

Lorsque vous décidez d’embaucher quelqu’un en tant qu’entrepreneur individuel, vous devez toujours respecter les exigences fédérales et étatiques. Vous devrez également gérer correctement les tâches et procédures administratives. De plus, vous devez effectuer toutes les déclarations fiscales pertinentes.

La première étape pour embaucher quelqu’un consiste généralement à obtenir un Employer Identification Number (EIN) auprès de l’IRS. Si votre État impose des exigences spécifiques en termes de licences et permis, il est conseillé de les obtenir au préalable.

En ce qui concerne vos employés, vous devrez vérifier qu’ils sont éligibles à travailler aux États-Unis. Il vous faudra également recueillir leur numéro de Sécurité Sociale. Vous pourriez aussi avoir besoin d’obtenir d’autres informations pertinentes pour la retenue d’impôts sur le revenu.

Comment payer vos employés en tant qu’entrepreneur individuel ?

Avant de commencer à embaucher, vous devez également comprendre toutes les complexités liées au paiement de vos employés. L’IRS propose un excellent guide d’embauche. Mais voici ce que vous devez savoir expliqué plus simplement.

1. Vous devriez demander à vos employés de remplir et de soumettre la paperasserie pertinente

Les nouveaux employés comme les anciens doivent soumettre aux employeurs :

• Formulaire W-4

• Formulaire de retenue d’impôt de l’État

• Formulaire I-9

En tant qu’employeur, vous pourriez également devoir vous inscrire à des comptes de taxes sur la paie au niveau étatique et local pour le suivi et la déclaration fiscale.

2. Calculer la rémunération de vos nouveaux employés

Il est important de comprendre le type, le montant et la fréquence de la rémunération pour leur travail. Vous pouvez payer vos employés à l’heure, leur verser des commissions ou convenir d’un salaire annuel fixe.

Généralement, les employeurs paient leurs employés hebdomadairement, bi-hebdomadairement, deux fois par mois ou mensuellement.

Vous devriez également déterminer le montant à retenir pour l’impôt. En fonction des règlements étatiques et locaux, il faut envisager :

• Contribution à la Sécurité Sociale (FICA)

• Taxe d’Assurance Chômage Fédérale (FUTA)

• Déductions pour la couverture médicale et autres avantages légaux

• Impôt sur le revenu fédéral

• Impôt sur le revenu de l’État

• La taxe locale peut également s’appliquer.

Vous payez vos employés leur salaire moins ces retenues fiscales. En général, les employeurs versent leurs salaires par chèque ou dépôt direct.

3. Respecter les exigences fiscales pour votre entreprise et vos employés

La dernière étape consiste à suivre les réglementations locales concernant les taxes que vous devez déclarer et payer. Selon votre activité, vous devrez peut-être faire des déclarations à l’IRS, aux agences de collecte fiscales de l’État et de la ville.

Si payer vos employés semble accablant, externaliser la gestion de la paie à un fournisseur de services de paie peut être une bonne solution.

Employer des membres de la famille dans votre entreprise individuelle

Les entrepreneurs individuels embauchent souvent des membres de leur famille pour aider avec la charge de travail. Transformer un entrepreneur individuel en entreprise familiale n’est pas rare, et cela comporte même certains avantage fiscaux.

Embaucher un conjoint en tant qu’entrepreneur individuel

Souvent, les conjoints décident d’être copropriétaires d’un entrepreneur individuel, partageant ainsi la propriété de l’entreprise. Si c’est le cas avec votre conjoint, vous et votre conjoint percevez tous deux un salaire comme prélèvement du propriétaire, et vous ne pouvez pas l’embaucher comme employé.

Mais, si vous ne co-possessionnez pas l’entrepreneur individuel, vous pouvez mettre votre conjoint sur une fiche de paie. Dans ce cas, le conjoint doit respecter les obligations fiscales liées au revenu et à la contribution à la FICA. En revanche, votre conjoint n’a pas à payer la taxe FICA sur ses salaires.

Embaucher des enfants en tant qu’entrepreneur individuel

De nombreux entrepreneurs individuels choisissent d’embaucher leurs enfants comme premiers employés. Cela leur apprend à travailler pour leur propre rémunération et responsabilité, mais permet aussi de les voir davantage au quotidien.

Bien que cela soit tout à fait possible, il y a quelques éléments à prendre en compte.

1. Lors de l’embauche de vos enfants, vous devez toujours retenir l’impôt sur le revenu dû par eux.

2. Votre enfant ne paiera pas la taxe FICA s’il a moins de 18 ans.

3. Vous n’êtes pas obligé de payer la taxe FUTA s’ils ont moins de 21 ans.

Embaucher vos enfants dans votre entreprise leur enseigne une éthique de travail, que l’IRS pourra récompenser par certains avantages fiscaux. Mais renseignez-vous bien sur les règles et directives en vigueur dans votre État, car elles peuvent varier.

Embauche d’employés vs. Contractors en tant qu’entrepreneur individuel

Embaucher quelqu’un comme employé comporte ses avantages par rapport à l’embauche de contractors. Cependant, les entrepreneurs individuels peuvent davantage bénéficier de l’embauche de contractors. Embaucher quelqu’un pour accomplir certaines tâches sans l’inscrire sur la paie peut être une excellente option pour les entreprises en pleine croissance.

Cependant, les contractors indépendants sont une solution temporaire. Bien qu’ils ne nécessitent pas de démarches compliquées pour les embaucher, vous devez rester vigilant quant à la mauvaise classification des employés, même en tant qu’entrepreneur individuel.

Une fois que vos contractors deviennent indispensables à votre entreprise, envisagez de les convertir en employés.

Faut-il faire évoluer votre structure juridique en LLC ?

Bien que les employés soient un excellent moyen d’externaliser une partie de la charge quotidienne, il existe de nombreux risques liés à l’embauche. Maintenir la conformité avec les lois et règlements locaux en fait partie.

À mesure que votre entreprise se développe, envisagez de faire évoluer votre structure juridique en LLC. Ce type d’entité est un peu plus complexe à créer, mais offre une meilleure protection contre la responsabilité que celle d’un entrepreneur individuel.

Avec un entrepreneur individuel, vous et votre entreprise êtes considérés comme une seule et même entité devant la loi. En cas d’incident, vous serez personnellement responsable des dommages et autres frais.

Bien que vous puissiez souscrire une assurance commerciale, une fois que vous commencez à embaucher plusieurs employés, il peut être avantageux de faire évoluer votre structure en LLC. Cela vous apportera non seulement une protection de vos biens personnels, mais aussi la crédibilité d’une entreprise plus officielle. De plus, cela offre plusieurs avantages en matière de fiscalité.

FAQ :

Un entrepreneur individuel peut-il avoir des investisseurs ?

Les entrepreneurs individuels peuvent obtenir des investissements extérieurs. Mais, ils ne sont pas autorisés à offrir des actions à leurs investisseurs ni à prendre des partenaires.

Dans ce cas, les entrepreneurs individuels devraient envisager de changer leur structure juridique pour une partnership ou une LLC. Il sera plus facile d’obtenir des investissements et des prêts pour ces types d’entreprises.

Combien d’employés une entreprise individuelle peut-elle avoir ?

Une entreprise individuelle peut employer autant de personnes qu’elle en a besoin. Les entrepreneurs individuels doivent se familiariser avec les exigences de conformité et fiscales avant de commencer à embaucher.

Quels sont les inconvénients d’une entreprise individuelle ?

Le principal inconvénient d’une entreprise individuelle est que vous n’êtes pas éligible à certains avantages comme ceux des employés réguliers. Cela inclut les pensions, les plans de santé, les congés maladie et les vacances, que vous devez financer vous-même.

De plus, il peut être difficile de trouver le temps de promouvoir votre activité et de rechercher des clients. Vous devrez également consacrer du temps aux processus RH pertinents ou à la recherche d’investissements. Enfin, fermer votre entreprise individuelle et essayer une autre activité est facile, mais il peut être difficile de revendre votre entreprise à quelqu’un d’autre.