L’un des principaux avantages d’être un propriétaire unique est d’avoir un contrôle total sur votre entreprise. Cependant, faire tout vous-même peut être épuisant et accablant. Une fois que vous vous surprenez à pousser la journée de travail à 15 heures, envisagez d’embaucher quelqu’un pour vous aider avec la charge de travail.

Mais, en tant que travailleur indépendant, pouvez-vous même embaucher des personnes ? Bien que l’internet ait du mal à s’accorder sur ce sujet, la réponse est : Oui. Vous pouvez embaucher autant d’Employeur de Record, EOR, Recruitment, Contractors, Freelancers que vous le souhaitez en tant que propriétaire unique.

Cependant, passer du statut de propriétaire unique à celui d’employeur peut être délicat. Vous devriez connaître tout ce qu’il y a à savoir sur l’embauche de salariés en tant que propriétaire unique. Vous souhaitez être un bon employeur et respecter la législation et les réglementations locales.

Voici tout ce que vous devez savoir sur l’embauche de salariés en tant que propriétaire unique.

Lorsque vous décidez d’embaucher quelqu’un en tant que propriétaire unique, vous êtes toujours tenu de respecter les exigences fédérales et étatiques. Vous devrez également gérer les tâches et procédures administratives appropriées. De plus, vous devez effectuer toutes les déclarations fiscales pertinentes.

La première étape pour embaucher quelqu’un consiste généralement à obtenir un Numéro d’Identification de l’Employeur (EIN) auprès de l’IRS. Si votre État a des exigences spécifiques en termes de licences et permis, il est conseillé de les obtenir à l’avance.

En ce qui concerne vos employés, vous devrez vérifier qu’ils sont éligibles à travailler aux États-Unis. Vous devrez également collecter leur numéro de Sécurité Sociale. Vous pourriez également avoir besoin d’obtenir d’autres informations pertinentes pour les retenues d’impôt sur le revenu.

Comment payer vos employés en tant que propriétaire unique ?

Avant de commencer à embaucher, vous devez également comprendre toutes les complexités liées au paiement de vos employés. L’IRS propose un excellent guide sur l’embauche. Mais voici ce que vous devez savoir expliqué plus simplement.

1. Vous devriez demander à vos employés de remplir et de soumettre les formalités pertinentes

Les nouveaux employés comme les anciens doivent soumettre aux employeurs les formulaires suivants :

• Formulaire W-4

• Formulaire de retenue d’impôt de l’État

• Formulaire I-9

En tant qu’employeur, vous pourriez devoir enregistrer des comptes de taxes de paie au niveau étatique et local à des fins de suivi et de déclaration fiscale.

2. Calculer la rémunération de vos nouveaux employés

Il est important de comprendre le type, le montant et la fréquence de paiement pour leur travail. Vous pouvez payer vos employés à l’heure, leur payer par commission, ou convenir avec eux d’un salaire annuel fixe.

En général, les employeurs paient leurs employés hebdomadairement, bi-hebdomadairement, semi-mensuellement ou mensuellement.

Vous devriez également déterminer le montant que vous devez retenir pour l’impôt. Selon la réglementation locale et étatique, il faut prendre en compte :

• La Contribution à l’Assurance-Familiale (FICA)

• La Contribution Fédérale au Chômage (FUTA)

• Les déductions pour les soins de santé et autres avantages statutaires

• L’impôt fédéral sur le revenu

• L’impôt sur le revenu de l’État

• La taxe locale peut s'appliquer.

Vous payez votre salaire à vos employés moins ces retenues d’impôt. Les employeurs versent généralement leurs salaires par chèque de dépôt direct.

3. Respecter les exigences fiscales pour votre entreprise et vos employés

La dernière étape consiste à suivre les réglementations locales concernant les impôts que vous êtes tenu de déclarer et de payer. Selon votre activité, vous pourriez devoir déposer auprès de l’IRS, des agences fiscales de l’État et de la ville.

Si payer vos employés vous semble écrasant, externaliser la gestion de la paie à un prestataire spécialisé pourrait être une bonne option.

Employer des membres de la famille dans votre entreprise individuelle

Les propriétaires uniques embauchent souvent des membres de la famille pour aider avec la charge de travail. Transformer une entreprise individuelle en entreprise familiale n’est pas rare, et cela comporte même certains avantages fiscaux.

Embaucher un conjoint en tant que propriétaire unique

Souvent, les conjoints décident de co-propriéter une entreprise individuelle, et ils sont des partenaires égaux dans l’entreprise. Si c’est le cas avec votre conjoint, vous et votre conjoint percevez tous deux des salaires sous forme de paiement de propriétaire, et vous ne pouvez pas l’embaucher en tant qu’employé.

Mais, si vous ne co-propriétez pas l’entreprise individuelle, vous pouvez mettre votre conjoint sur la paie. Dans ce cas, le conjoint doit respecter les obligations fiscales en matière de revenu et de Contributions à l’Assurance-Familiale (FICA). En revanche, votre conjoint ne doit pas payer la taxe du FUTA sur ses salaires.

Embaucher des enfants en tant que propriétaire unique

De nombreux propriétaires uniques choisissent d’embaucher leurs enfants comme premiers employés. Cela leur enseigne le travail contre rémunération et la responsabilité, tout en permettant de les voir davantage pendant la journée.

Bien que cela soit tout à fait possible, il y a quelques points à considérer.

1. Lorsque vous embauchez vos enfants, vous devez quand même retenir l’impôt sur le revenu de votre enfant.

2. Votre enfant ne paiera pas la taxe FICA s’il a moins de 18 ans.

3. Vous n’êtes pas obligé de payer la taxe FUTA s’ils ont moins de 21 ans.

Embaucher vos enfants dans votre entreprise leur inculque une éthique de travail, que l’IRS récompensera par certains avantages fiscaux. Mais renseignez-vous sur les règles et directives en vigueur dans votre État, car elles peuvent varier.

Embauche de salariés vs. contractants en tant que propriétaire unique

Employer quelqu’un en tant qu’employé présente certains avantages par rapport à l’embauche de contractants. Cependant, une entreprise individuelle pourrait bénéficier davantage de l’embauche de contractants. Embaucher quelqu’un pour accomplir des tâches de votre liste à faire sans devoir le mettre sur la paie peut être un excellent choix pour des entreprises en pleine expansion.

Cependant, les contractants indépendants sont une solution temporaire. Bien qu’ils ne nécessitent pas que vous passiez par des démarches compliquées pour les embaucher, vous devez rester vigilant quant à la mauvaise classification des employés, même en tant que propriétaire unique.

Une fois que vos contractants deviennent indispensables à votre activité, envisagez de les transformer en employés.

Faut-il passer à une structure LLC ?

Tandis que les employés peuvent être une excellente façon d’externaliser une partie de la charge de travail quotidienne, il existe de nombreux risques liés à l’embauche. Maintenir la conformité avec la législation et la réglementation locales en fait partie.

Au fur et à mesure que votre activité se développe, envisagez de passer votre structure à une LLC. Cette structure est un peu plus difficile à mettre en place, mais elle offre une meilleure protection contre la responsabilité que celle d’une entreprise individuelle.

Avec une entreprise individuelle, vous et votre entreprise êtes considérés comme un seul et même entité devant la loi. En cas de problème, vous serez personnellement responsable des dommages et autres frais.

Bien que vous puissiez souscrire une assurance pour votre entreprise, une fois que vous commencez à embaucher plusieurs employés, il peut être avantageux de passer à une LLC. Cela vous offrira non seulement une protection de vos biens personnels, mais aussi une crédibilité accrue en tant qu’entreprise plus officielle. De plus, cela présente plusieurs avantages fiscaux.

FAQ :

Un propriétaire unique peut-il avoir des investisseurs ?

Les propriétaires uniques peuvent obtenir des investissements externes. Mais ils ne peuvent pas offrir d’actions à leurs investisseurs ni prendre des partenaires.

Dans ce cas, les propriétaires uniques devraient envisager de faire évoluer leur structure vers une société de personnes ou une LLC. Il sera plus facile d’obtenir des investissements et des prêts pour ces types d’entreprises.

Combien d’employés une entreprise individuelle peut-elle embaucher ?

Une entreprise individuelle peut embaucher autant d’employés qu’elle en a besoin. Les propriétaires uniques doivent se familiariser avec les obligations de conformité et fiscales avant de commencer à embaucher.

Quels sont les inconvénients de l’entreprise individuelle ?

Le principal inconvénient d’une entreprise individuelle est que vous n’êtes pas éligible à des avantages comme ceux des employés réguliers. Cela inclut les pensions et les régimes de soins de santé, les congés maladie et les congés payés, tous devant être financés par vous-même.

De plus, il peut être difficile de trouver du temps pour promouvoir votre activité et trouver des clients. Vous devrez également consacrer du temps aux processus RH pertinents ou à la recherche d’investissements. Enfin, fermer votre activité en tant que propriétaire unique et essayer un autre business est facile. Mais il peut être difficile de vendre votre entreprise à quelqu’un d’autre.