L’un des principaux avantages d’être un propriétaire unique est d’avoir un contrôle total sur votre entreprise. Cependant, faire tout vous-même peut être épuisant et accablant. Une fois que vous vous surprenez à pousser une journée de travail de 15 heures, envisagez d’embaucher quelqu’un pour vous aider avec la charge de travail.

Mais, en tant que personne indépendante, pouvez-vous même embaucher des personnes ? Alors que l’internet a du mal à s’accorder sur ce sujet, la réponse est : Oui. Vous pouvez embaucher autant d’Employés de Record que vous le souhaitez en tant que propriétaire unique.

Cependant, passer d’un propriétaire unique au statut d’EOR peut être délicat. Vous devriez tout savoir sur l’embauche d’Employés en tant que propriétaire unique. Vous souhaitez être un bon employeur et maintenir la conformité avec les lois et règlements locaux.

Voici tout ce que vous devez savoir sur l’embauche d’Employés en tant que propriétaire unique.

Quelles exigences devez-vous remplir lors de l’embauche de quelqu’un en tant que propriétaire unique ?

Lorsque vous décidez d’embaucher quelqu’un en tant que propriétaire unique, vous devez toujours respecter les exigences fédérales et étatiques. Vous devrez également gérer les tâches administratives appropriées et les procédures. De plus, vous devez effectuer toutes les déclarations fiscales pertinentes.

La première étape pour embaucher quelqu’un consiste généralement à obtenir un Numéro d’Identification de l’Employeur (EIN) auprès de l’IRS. Si votre État a des exigences spécifiques en termes de licences et permis, il est conseillé de les obtenir au préalable.

En ce qui concerne vos Employés, vous devrez vérifier qu’ils sont éligibles pour travailler aux États-Unis. Vous devrez également recueillir leur numéro de Sécurité Sociale. Vous pourriez également avoir besoin d’obtenir d’autres informations pertinentes pour les retenues d’impôt sur le revenu.

Comment payer vos Employés en tant que propriétaire unique ?

Avant de commencer à embaucher, vous devez également comprendre toutes les complexités liées au paiement de vos Employés. L’IRS propose un excellent guide d’embauche. Mais voici ce que vous devez savoir expliqué plus simplement.

1. Vous devriez demander à vos Employés de remplir et de soumettre la documentation pertinente

Les nouveaux Employés comme les anciens doivent soumettre les formulaires suivants à leurs employeurs :

• Formulaire W-4

• Formulaire de retenue d’impôt de l’État

• Formulaire I-9

En tant qu’employeur, vous pourriez avoir besoin de vous inscrire aux comptes de taxes sur la paie au niveau étatique et local pour le suivi et la déclaration des taxes.

2. Calculer la rémunération de vos nouveaux Employés

Il est important de comprendre le type, le montant et la fréquence de leur rémunération pour leur travail. Vous pouvez payer vos Employés à un taux horaire, par commission, ou convenir avec eux d’un salaire annuel fixe.

Typiquement, les employeurs paient leurs Employés chaque semaine, toutes les deux semaines, semi-mensuellement ou mensuellement.

Vous devriez également déterminer le montant à retenir pour les impôts. Selon les réglementations étatiques et locales, vous devriez considérer :

• La Contribution à l’Assurance Sociale (FICA)

• La Taxe Fédérale de Chômage (FUTA)

• Les déductions pour les soins de santé et autres avantages statutaires

• L’impôt fédéral sur le revenu

• L’impôt sur le revenu de l’État

• La taxe locale peut s’appliquer.

Vous versez à vos Employés leur salaire moins ces retenues fiscales. En général, les employeurs versent leur salaire par chèque de dépôt direct.

3. Respecter les exigences fiscales pour votre entreprise et vos Employés

La dernière étape consiste à suivre les réglementations locales concernant les taxes que vous êtes tenu de déclarer et de payer. Selon votre entreprise, vous devrez peut-être déposer auprès de l’IRS, des agences fiscales de l’État et de la ville.

Si payer vos Employés semble accablant, externaliser la paie à un fournisseur de services de paie pourrait être une bonne option.

Employer des membres de la famille dans votre entreprise individuelle

Les propriétaires uniques embauchent souvent des membres de leur famille pour aider avec la charge de travail. Transformer une entreprise individuelle en une entreprise familiale n’est pas rare, et cela comporte même certains avantages fiscaux.

Embaucher un conjoint en tant que propriétaire unique

Souvent, les conjoints décident de co-poséder une entreprise individuelle, et ils sont partenaires égaux dans l’entreprise. Si c’est le cas avec votre conjoint, vous et votre conjoint percevez vos salaires sous forme de prélèvements du propriétaire, et vous ne pouvez pas l’embaucher en tant qu’Employé.

Mais, si vous ne co-posédiez pas l’entreprise individuelle, vous pouvez mettre votre conjoint sur une fiche de paie. Dans ce cas, le conjoint doit respecter les taxes sur le revenu et la Contribution à l’Assurance Sociale (FICA). En revanche, votre conjoint n’a pas à payer la taxe de l’FUTA sur ses salaires.

Embaucher des enfants en tant que propriétaire unique

De nombreux propriétaires uniques décident d’embaucher leurs enfants comme leurs premiers Employés. Cela leur enseigne à travailler pour leur rémunération et leur responsabilité, mais vous permet aussi de les voir davantage pendant la journée.

Bien que cela soit tout à fait possible, il y a quelques éléments à considérer.

1. Lorsque vous embauchez vos enfants, vous devez toujours retenir l’impôt sur le revenu de votre enfant.

2. Votre enfant ne paiera pas la taxe FICA s’il a moins de 18 ans.

3. Vous n’avez pas à payer la taxe FUTA s’il a moins de 21 ans.

Embaucher vos enfants dans votre entreprise leur enseigne l’éthique du travail, ce que l’IRS récompensera par certains avantages fiscaux. Mais, renseignez-vous sur les règles et directives spécifiques à l’embauche de vos enfants dans votre État, car elles peuvent varier.

Embaucher des Employés vs. Contractants en tant que propriétaire unique

Emboucher quelqu’un en tant qu’Employé présente ses avantages par rapport à l’embauche de Contractants. Cependant, les entreprises individuelles pourraient bénéficier davantage de l’embauche de Contractants. Embaucher quelqu’un pour accomplir des tâches sans devoir le mettre sur la fiche de paie peut être une excellente option pour les entreprises en plein essor.

Pourtant, les Contractants indépendants sont une solution temporaire. Bien qu’ils ne nécessitent pas que vous sautiez par des hoops pour les embaucher, vous devez faire attention à la mauvaise classification des Employés, même en tant que propriétaire unique.

Une fois que vos Contractants deviennent indispensables à votre entreprise, envisagez de les transformer en Employés.

Devez-vous faire évoluer votre type d’entité en LLC ?

Alors que les Employés peuvent être un excellent moyen d’externaliser une partie de la charge de travail quotidienne, il existe de nombreux risques liés à l’embauche. Maintenir la conformité avec les lois et règlements locaux en fait partie.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, envisagez de faire évoluer votre type d’entité en LLC. Ce type d’entité est légèrement plus difficile à créer, mais offre une meilleure protection contre la responsabilité que celle d’une entreprise individuelle.

Avec une entreprise individuelle, vous et votre entreprise êtes considérés comme une seule et même entité aux yeux de la loi. En cas de problème, vous serez personnellement responsable des dommages et autres dépenses.

Bien que vous puissiez souscrire une assurance pour votre entreprise, une fois que vous commencez à embaucher plusieurs Employés, il peut être avantageux de faire évoluer votre structure en LLC. Cela vous offrira non seulement une protection de vos actifs personnels, mais aussi la crédibilité d’avoir une entreprise plus officielle. De plus, cela offre plusieurs avantages en matière de fiscalité.

FAQ :

Un propriétaire unique peut-il avoir des investisseurs ?

Les propriétaires uniques peuvent obtenir des investissements externes. Mais, ils ne sont pas autorisés à offrir des actions à leurs investisseurs ou à prendre des partenaires.

Dans ce cas, les propriétaires uniques devraient envisager de changer leur type d’entité en partenariat ou en LLC. Il sera plus facile d’obtenir des investissements et des prêts pour ces types d’entreprises.

Combien d’Employés une entreprise individuelle peut-elle avoir ?

Une entreprise individuelle peut avoir autant d’Employés qu’elle en a besoin. Les propriétaires uniques doivent se familiariser avec les exigences de conformité et fiscales avant de commencer à embaucher.

Quels sont les inconvénients d’une entreprise individuelle ?

Le principal inconvénient d’une entreprise individuelle est que vous n’êtes pas éligible à des avantages comme ceux des employés réguliers. Cela inclut les pensions et les plans de santé, les jours de maladie et les congés payés, que vous devez financer vous-même.

De plus, il peut être difficile de trouver le temps de promouvoir votre entreprise et de trouver des clients. Vous devrez également consacrer du temps aux processus RH pertinents ou à la recherche d’investissements. Enfin, fermer votre entreprise individuelle et essayer une autre activité est facile. Mais, il peut être difficile de vendre votre entreprise individuelle à quelqu’un d’autre.