Qu'est-ce qu'un Employer of Record ?
Un Employer of Record (EOR) est une entité tierce qui assume la responsabilité légale du recrutement, de la gestion et du paiement des employés pour le compte d'une entreprise. Au lieu de créer une fonction RH et paie interne dans chaque lieu ou de mettre en place une entité locale, les entreprises peuvent externaliser des tâches administratives et de conformité clés à un EOR.
Cette organisation est particulièrement utile lorsqu'une entreprise a besoin d'un soutien supplémentaire mais manque de capacité ou d'expertise locale pour gérer elle-même l'administration de l'emploi. En confiant des responsabilités telles que la paie, la paperasserie RH, et la conformité, les employeurs peuvent se concentrer sur leurs priorités commerciales essentielles sans être ralentis par des préoccupations de gestion des employés.
À un niveau fondamental, un Employer of Record agit comme un intermédiaire entre la société et ses employés. L'Employer of Record gère généralement les contrats de travail et la documentation associée, le traitement de la paie et la retenue d'impôts, l'administration des avantages, l'intégration et la sortie, ainsi que le soutien à la conformité tout au long du cycle de vie de l’employé. Il accompagne souvent l’onboarding et les départs si besoin, tout en veillant à ce que les processus corrects soient suivis à chaque étape.
Une note importante à garder à l'esprit : Bien qu’un Employer of Record puisse réduire la charge opérationnelle et aider pour les processus de conformité, votre organisation reste responsable de ses décisions et actions. C’est pourquoi il est essentiel de choisir un arrangement et un fournisseur conformes à vos normes et responsabilités.
Par exemple, une entreprise souhaitant recruter dans la région du Golfe pourrait ne pas être prête à établir une entité légale complète immédiatement. Au Qatar, collaborer avec un partenaire Employer of Record Qatar peut leur permettre de tester le marché, de rester conforme au droit du travail local, et de gérer la paie et les avantages pour le personnel sur place.
Qu'est-ce qu’un Employeur de Droit Commun ?
Un Employeur de Droit Commun est une relation d’emploi établie selon les principes du droit commun. En termes simples, une personne ou une organisation peut être considérée comme un Employeur de Droit Commun lorsqu’elle verse des salaires, fournit des avantages, contrôle l’environnement de travail et les activités quotidiennes, et assume la responsabilité des taxes liées à l’emploi.
Contrairement à un Employer of Record (EOR), un Employeur de Droit Commun ne délègue pas la relation d’emploi à un fournisseur tiers. Il s’appuie plutôt sur des méthodes traditionnelles telles que des accords direct entre employeur et employé pour définir la relation.
Une différence clé concerne la gestion des obligations et droits des employés selon les lois du travail. Avec une structure d’Employeur de Droit Commun, des responsabilités telles que la conformité, les avantages, et l’assurance retombent généralement directement sur l’entreprise plutôt que d’être administrées par un prestataire. Par exemple, la couverture pour l’indemnisation des travailleurs pourrait devoir être organisée séparément selon les politiques propres de l’entreprise.
La gestion fiscale peut également différer. Dans de nombreuses juridictions, les organisations utilisant des solutions d’Employer of Record font souvent prélever les impôts à la source, tandis que des arrangements classiques peuvent impliquer des considérations fiscales additionnelles selon les règles locales et le calendrier.
En fin de compte, les deux structures peuvent fonctionner. Ce qui importe, c’est de choisir l’approche qui correspond le mieux à vos besoins en matière de conformité, de budget et de capacité opérationnelle.
Avantages de l'Employer of Record
Utiliser un Employer of Record peut aider les entreprises à gagner du temps et à réduire la complexité administrative, notamment lors de recrutements dans plusieurs localisations. Parce que l'Employer of Record prend en charge des responsabilités clés de l’emploi, les sociétés peuvent aller plus vite tout en restant organisées.
Un avantage majeur est le soutien accru en matière de conformité. En externalisant l’administration de l’emploi à un fournisseur expérimenté dans la réglementation locale, les employeurs peuvent réduire le risque d’erreurs coûteuses en matière de conformité. L'Employer of Record gère également habituellement la paperasserie liée à l’onboarding, comme les vérifications de références et la documentation requise, selon les exigences locales.
Un autre avantage est la réduction de la charge administrative. La gestion de la paie, des taxes et des processus RH à travers plusieurs pays peut rapidement devenir complexe. Un Employer of Record centralise une grande partie de ce travail, permettant aux entreprises de s’étendre à l’international sans mobiliser d’importantes ressources internes dès le départ.
Il peut aussi y avoir des économies de coûts. Un Employer of Record peut réduire à la fois les coûts directs et indirects, notamment ceux liés à la recherche, la mise en place, et la conformité dans des juridictions inconnues. Travailler avec un fournisseur qui comprend déjà ces exigences peut réduire le temps consacré à la résolution de problèmes et éviter des erreurs évitables.
Enfin, un Employer of Record peut aider à élargir l’accès aux talents. Parce que le modèle supporte le recrutement dans plusieurs lieux, les entreprises peuvent atteindre des candidats qu’elles ne pourraient pas toucher autrement en ne se limitant qu’au recrutement local. Cela facilite la constitution d’équipes diverses et décentralisées.
Inconvénients de l'Employer of Record
Bien que les services d’Employer of Record apportent des bénéfices importants, ils ne conviennent pas parfaitement à toutes les entreprises ou situations. Avant de choisir ce modèle, il est utile d’en examiner quelques inconvénients courants.
Un désavantage est le coût à long terme. Bien que les coûts de mise en place d’un Employer of Record puissent paraître attractifs comparés à la création d’une entité employeur locale, des frais récurrents peuvent s’accumuler. Ces coûts peuvent inclure la gestion de la paie et les avantages employés. De plus, beaucoup de fournisseurs facturent selon un modèle horaire ou par projet plutôt qu’un tarif fixe, ce qui peut créer de l’incertitude si vos besoins évoluent.
Un autre inconvénient est la réduction du contrôle quotidien. Comme la relation d’emploi est gérée via un tiers, certains employeurs estiment avoir moins d’influence sur la gestion de certains processus. Si vous avez besoin de changements rapides de politique ou d’un flux de travail très personnalisé, un fournisseur externe peut être moins flexible qu’une équipe interne, surtout si ces changements impliquent des frais supplémentaires ou un délai.
Les limitations contractuelles peuvent également jouer un rôle. Selon l’accord, votre entreprise peut être liée par des termes spécifiques même si les circonstances changent. Cela peut limiter la marge de négociation future et la rapidité avec laquelle vous pouvez ajuster l’arrangement une fois qu’il est en place.
La complexité de conformité demeure aussi une réalité. Les prestataires d’Employer of Record réputés cherchent à suivre la réglementation du travail applicable, mais les cadres légaux varient considérablement entre pays et régions. Lorsqu’il y a plusieurs juridictions, le risque d’erreurs ou de malentendus augmente, pouvant entraîner des amendes ou pénalités. C’est pourquoi de nombreuses entreprises privilégient des décisions clés internes plutôt que de s’appuyer uniquement sur le fournisseur.
Comparaison entre Employer of Record et Employeur de Droit Commun
Lors du recrutement, les entreprises doivent souvent choisir entre deux modèles : Employer of Record et Employeur de Droit Commun. Les deux fonctionnent bien, mais présentent des compromis importants selon vos objectifs.
Avec un Employer of Record, un prestataire tiers devient responsable de la gestion principale de l’emploi. Cela inclut généralement la paie, les taxes et déductions, l’administration des avantages, la couverture d’indemnisation des travailleurs, et les processus de conformité liés au droit du travail. Cela peut réduire la charge administrative et soutenir des recrutements plus rapides dans plusieurs lieux. Cependant, puisque les employés sont techniquement employés par une autre entité, les employeurs peuvent sentir qu'ils ont moins de contrôle direct sur certains processus. Dans certains endroits, des exigences légales supplémentaires peuvent également s’appliquer pour garantir la validité de l’arrangement avec l'Employer of Record, il est donc courant de consulter un conseiller juridique avant de signer un accord.
Avec un modèle d’Employeur de Droit Commun, l’entreprise assume directement la responsabilité de ses employés dès le départ. Cette approche offre un meilleur contrôle des politiques et des opérations quotidiennes, ainsi qu’une plus grande flexibilité dans la structuration des processus d’emploi. L’inconvénient est qu’elle demande souvent plus d’efforts en amont et en continu, notamment pour gérer la conformité entre différentes juridictions. Des coûts additionnels peuvent aussi apparaître, car vous n’aurez pas accès au support administratif groupé offert par les modèles d’externalisation.
Conclusion
Employer of Record et Employeur de Droit Commun sont deux options viables pour recruter des employés, mais elles répondent à des besoins différents.
Un Employer of Record peut aider à réduire la charge administrative et à accéder à un vivier de talents plus large, mais il peut entraîner des coûts plus élevés à long terme et un contrôle moins direct sur certains processus. La démarche d’Employeur de Droit Commun offre plus de contrôle et de flexibilité, mais requiert généralement plus d’efforts internes et peut ajouter de la complexité et du coût, notamment dans plusieurs juridictions.
Si vous comparez les avantages et inconvénients d’un Employer of Record versus un Employeur de Droit Commun, commencez par cartographier vos priorités selon votre budget, votre rapidité, votre capacité de conformité, et le degré de contrôle que vous souhaitez garder en interne. Si vous le souhaitez, indiquez où vous recrutez et la taille de votre équipe, et je vous aiderai à réfléchir pour déterminer quel modèle s’adapte le mieux à votre situation.
