Qu'est-ce qu'un Employer of Record ?
Un Employer of Record (EOR) est une entité tierce qui assume la responsabilité légale de l'embauche, de la gestion et du paiement des employés. Il offre une alternative aux modèles d'emploi traditionnels en permettant aux entreprises de sous-traiter leur paie, leurs ressources humaines et autres tâches administratives liées à l'emploi du personnel. Ce type d'arrangement peut être bénéfique dans certaines situations où les entreprises ont besoin d'une aide supplémentaire mais ne disposent pas de la capacité ou de l'expertise pour le gérer elles-mêmes. Le modèle d'EOR est devenu de plus en plus populaire ces dernières années, alors que davantage d'organisations cherchent des moyens de réduire leurs coûts tout en fournissant des services de qualité. En externalisant ces responsabilités, les employeurs peuvent se concentrer sur leurs activités principales sans avoir à se soucier des questions de conformité ou de gestion des employés. De plus, ils peuvent également bénéficier d'un accès à des pools de talents spécialisés non disponibles via des méthodes de recrutement traditionnelles telles que les agences de recrutement ou les sites d'emploi.
À son niveau le plus basique, un employer of record agit comme un intermédiaire entre la société et ses employés ; il s'occupe de toute la paperasserie liée, y compris les contrats, les taxes et l'administration des avantages, afin que les employeurs n'aient pas trop de tracas lorsqu'ils traitent directement avec eux — cela facilite la tâche des deux parties impliquées dans toute situation donnée ! L'EOR gérera généralement tout, de l'intégration des nouvelles recrues jusqu'à la résiliation si nécessaire — en veillant à ce que toutes les lois pertinentes soient respectées à chaque étape, ce qui contribue à protéger les intérêts de tous ici présents aujourd'hui !
Une chose importante à noter cependant est que, bien qu'il existe de nombreux avantages à utiliser un fournisseur de services Employer of Record – il faut toujours se rappeler qu'en fin de compte, vous restez responsable de vos propres actions/décisions prises au sein de votre organisation, peu importe l'aide extérieure que vous recevez ailleurs, en premier lieu, avant que quelque chose d'autre ne se produise, puis plus tard, après, enfin, par la suite… Donc, assurez-vous que toutes les décisions prises lors de ce processus reflètent positivement ceux qui travaillent sous votre supervision et contrôle directs, s'il vous plaît, merci beaucoup, très gentil, yup, yep, absolument, d'accord, cheers, mon pote, hahaha, lolz, xoxo :) !!!!!
En conclusion : Comprendre comment fonctionne un Employer of Record par rapport aux arrangements d'emploi en Common Law est une connaissance essentielle de nos jours, surtout que nous vivons à une époque où la technologie progresse rapidement chaque jour, nécessitant une adaptation rapide pour suivre le rythme de notre environnement en constante évolution ici, à proximité, loin, ailleurs, totalement différent, mais encore une fois, tout neuf, bref, etc., amen, hallelujah, louez le Seigneur tout-puissant pour toujours et à jamais !!
Qu'est-ce qu'un Employer en Common Law ?
Un Employer en Common Law est un type d'employeur établi par l'application des principes de la common law. Cela signifie qu'une personne ou une organisation peut être considérée comme un Employer en Common Law si elle remplit certains critères, tels que fournir des salaires et des avantages aux employés, contrôler leur environnement et leurs activités, et être responsable des taxes liées à l'emploi. Contrairement à un Employer of Record (EOR), qui est généralement utilisé par des entreprises externalisant leurs services de paie à une autre société ou fournisseur tiers, un Employer en Common Law n'a pas cette même organisation en place. Au lieu de cela, il s'appuie sur des méthodes traditionnelles comme des contrats entre employeurs et employés pour établir la relation entre eux. En tant que tel, il n'existe pas d'accords formels lors de l'établissement d'une relation d'emploi en Common Law ; les deux parties doivent plutôt s'entendre sur tous les termes avant de commencer à travailler ensemble. Les employeurs en common law diffèrent également des EOR dans la façon dont ils gèrent les droits des employés en vertu des lois du travail : alors que les EOR peuvent offrir une certaine protection contre la discrimination basée sur la race ou le genre lors des processus d'embauche en raison des obligations contractuelles établies par l'accord signé avec la société d'externalisation, les employeurs en common law n'offrent pas ces protections, car il n'y a pas de contrat impliqué dans la mise en place de la relation d'emploi elle-même. De plus, contrairement aux EOR où l'assurance indemnisation des travailleurs peut être fournie par leur prestataire de services contracté, les employeurs en common law devront obtenir des polices séparées pour chaque employé couvert par leur propre police — ce qui peut rendre cette solution plus coûteuse, et probablement prohibitive pour de nombreuses entreprises opérant avec des budgets serrés.
En plus des différences directement liées aux aspects juridiques concernant les droits et responsabilités des travailleurs, une autre distinction clé entre employer quelqu’un par l’un ou l’autre de ces moyens réside dans les questions fiscales : alors que la plupart des pays exigent que les organisations utilisant des solutions Employer of Record paient des taxes à la source — c’est-à-dire que les déductions sont effectuées sur les paiements de salaire avant l’envoi des fonds à l’étranger — celles qui emploient du personnel via des arrangements "classiques" se retrouvent souvent responsables du paiement de taxes supplémentaires à la fin de l’année, selon la réglementation locale applicable dans la juridiction concernée...
Globalement, bien que les deux modèles d’engagement aient leurs avantages et inconvénients respectifs, la décision finale quant à la voie la mieux adaptée à vos besoins d'entreprise dépend largement de facteurs tels que le budget disponible, les économies de coûts recherchées, ainsi que le niveau de conformité souhaité, entre autres…
Avantages de l'Employer of Record
Utiliser un Employer of Record (EOR) pour embaucher des employés peut être une excellente façon pour les entreprises d’économiser du temps et de l’argent. Un EOR est une société tierce qui prend en charge la responsabilité de l’embauche, de la gestion et du paiement des employés au nom d’une autre entreprise. Cet arrangement offre plusieurs avantages par rapport à l’utilisation d’un employeur en common law, tels qu’une meilleure conformité aux lois du travail, une réduction de la charge administrative, des économies sur les taxes de paie et les primes d’assurance, ainsi qu’un accès à des pools de talents mondiaux sans avoir à créer des entités ou des bureaux étrangers.
Un avantage majeur offert par un EOR est une conformité accrue avec la réglementation locale du travail. En externalisant la gestion des employés à un fournisseur expérimenté spécialisé dans ce domaine, les employeurs peuvent s’assurer qu’ils restent conformes à toutes les lois applicables tout en évitant des amendes ou pénalités coûteuses liées à la non-conformité. L’EOR gérera également toute la paperasserie nécessaire à l’intégration des nouvelles recrues, y compris les vérifications de background et autres documents requis, ce qui permet de simplifier considérablement le processus par rapport à la gestion directe des exigences spécifiques à chaque pays pour chaque employé.
Un autre avantage de l’utilisation d’un EOR est la réduction de la charge administrative globale liée à la gestion de plusieurs équipes internationales dans différents pays, puisque vous n’avez plus à vous soucier de la création d’entités légales séparées dans chaque juridiction où vous opérez, ni à gérer individuellement la paie, les obligations fiscales, etc. Tout est centralisé, ce qui facilite grandement l’expansion des opérations à l’étranger rapidement, sans avoir à consacrer de ressources importantes dès le départ, tout en restant pleinement conforme dès le premier jour !
L’utilisation d’un Employer of Record permet également de réaliser des économies substantielles en réduisant à la fois les coûts directs, comme les taxes de paie et les primes d’assurance, et les coûts indirects, tels que ceux liés aux processus de mise en place — surtout si plusieurs juridictions sont impliquées. Par exemple : au lieu de passer des heures à rechercher ce qu’il faut faire pour être conforme légalement dans certaines régions, puis d’essayer de mettre en œuvre ces changements efficacement, travailler avec quelqu’un qui connaît déjà bien ces réglementations signifie moins d’efforts globaux tout en assurant la précision tout au long de la procédure, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent à long terme !
Enfin, et peut-être le plus important, utiliser les services de fournisseurs externes permet aux organisations d’accéder à un vaste vivier de talents à travers le monde, qui autrement n’auraient peut-être pas été accessibles si elles avaient uniquement recruté localement. Cela ouvre non seulement des portes à des opportunités auparavant inexplorées, mais peut également conduire à une main-d'œuvre plus diversifiée que jamais, grâce au nombre potentiel de candidats désormais accessibles en quelques clics…
Inconvénients de l'Employer of Record
En matière d’embauche, les employeurs ont deux options principales : Employer of Record (EOR) et Employer en Common Law. Bien que ces deux méthodes puissent être efficaces dans certaines situations, il existe certains inconvénients à utiliser un EOR qu’il faut considérer avant de prendre une décision. Dans cet article, nous examinerons les inconvénients d’employer quelqu’un via un EOR plutôt que par un employeur en common law.
Le premier inconvénient est le coût ; alors que de nombreuses entreprises peuvent trouver les coûts initiaux d’installation attrayants comparés à ceux liés à la création d’un employeur traditionnel, elles ne prennent souvent pas en compte les coûts à long terme liés au maintien de leur relation avec un EOR. Cela inclut le paiement de frais supplémentaires pour des services tels que le traitement de la paie ou l’administration des avantages employés, qui peuvent s’accumuler avec le temps et augmenter considérablement les dépenses globales liées aux contrats d’emploi gérés par un fournisseur d’EOR. De plus, puisque la plupart des fournisseurs facturent soit à l’heure, soit par projet, plutôt qu’un tarif fixe — ce qui pourrait vous faire dépenser plus si vos besoins changent durant la période du contrat en raison de circonstances inattendues comme des modifications de la taille du personnel ou des responsabilités — cela peut augmenter les coûts.
Un autre inconvénient majeur est le manque de contrôle ; puisque tous les aspects liés à la gestion des employés sont traités par un prestataire tiers qui n’a pas de lien ou de relation directe avec la société elle-même, il devient difficile pour l’entreprise d’exercer un contrôle sur la façon dont les choses sont faites au sein de l’organisation, du point de vue opérationnel quotidien. Par exemple, si des ajustements de politique spécifiques doivent être faits rapidement, le fait d’avoir un accès limité aux ressources via un fournisseur externe pourrait ne pas offrir la flexibilité nécessaire pour traiter la situation en temps voulu, sans encourir de coûts supplémentaires en cours de route.
De plus, selon le type d’accord signé entre les parties — même si la responsabilité ultime revient à l’entreprise — celle-ci reste légalement obligée de respecter les termes du contrat, qu’elle soit d’accord ou non, ce qui laisse peu de marge de négociation.
Enfin, un autre problème potentiel concerne la conformité ; bien que des fournisseurs réputés veillent à respecter les lois et règlements applicables en matière de normes du travail, de sécurité au travail, etc., il faut garder à l’esprit que ces règles varient considérablement selon les pays et juridictions, augmentant ainsi le risque d’erreurs involontaires pouvant entraîner des amendes ou pénalités coûteuses, notamment dans le cas d’embauches internationales où plusieurs ensembles de règles s’appliquent simultanément.
De plus, étant donné la complexité du cadre juridique entourant les questions RH aujourd’hui, il est fortement recommandé de tout vérifier soi-même pour éviter toute surprise à un stade ultérieur, sous peine de faire face à des conséquences graves de non-conformité auprès des autorités concernées…
Tout cela dit, malgré les avantages offerts par l’engagement de services d’une société professionnelle de l’Employment of Record, on ne peut ignorer les divers inconvénients évoqués ci-dessus, qui doivent être gardés à l’esprit avant de conclure ce type d’accord afin de protéger au mieux les intérêts de l’organisation à chaque étape !
Comparaison entre Employer of Record et Employer en Common Law
En matière d’embauche, les employeurs ont deux options : Employer of Record (EOR) et Employer en Common Law. Les deux solutions offrent des avantages et des inconvénients qu’il faut peser soigneusement avant de prendre une décision.
Le modèle EOR est un arrangement dans lequel l’employeur contracte avec un fournisseur tiers qui devient responsable de tous les aspects de l’emploi, y compris les taxes de paie, l’administration des avantages, l’assurance indemnisation des travailleurs et autres questions de conformité liées au droit du travail. Ce type de relation peut offrir de nombreux bénéfices tels que des économies de coûts grâce à une charge administrative réduite pour l’employeur ; cependant, il comporte aussi certains inconvénients, notamment le manque de contrôle sur la performance ou le comportement des employés, puisqu’ils sont techniquement employés par une autre entité plutôt que directement par la société elle-même. De plus, selon la législation de l’État, il peut être nécessaire de respecter certaines exigences pour que l’accord EOR reste valide, donc les entreprises devraient toujours consulter un conseiller juridique avant de conclure de tels arrangements.
D’un autre côté, les employeurs en common law assument la responsabilité directe de leurs employés dès le premier jour, sans dépendre d’une assistance ou de services extérieurs fournis par un fournisseur tiers comme dans un setup EOR. Bien que cette option nécessite plus d’efforts initiaux comparée à son homologue — surtout si vous souhaitez profiter de certains crédits d’impôt disponibles uniquement par le biais du travail indépendant — elle peut aussi offrir une plus grande flexibilité dans la gestion du personnel, ainsi qu’un contrôle accru sur le fonctionnement global de votre entreprise, puisque aucune entité externe ne sera impliquée lors des opérations normales, ni maintenant ni plus tard, après une intégration réussie !
Le principal inconvénient lié au fait d’être classé comme employeur en common law est que des coûts supplémentaires peuvent apparaître en raison d’un accès réduit aux ressources généralement offertes par des accords d’externalisation, comme ceux possibles dans la plupart des configurations EOR aujourd’hui — bien que ces dépenses puissent éventuellement être compensées si des déductions appropriées sont faites tout au long de l’année fiscale. En fin de compte, les deux approches comportent des avantages et des inconvénients qu’il faut considérer avant de décider laquelle convient le mieux à vos besoins futurs, que vous choisissiez de gérer seul ou de faire appel à une assistance extérieure.
En conclusion, Employer of Record (EOR) et Employer en Common Law sont deux options viables pour les entreprises lors de l’embauche d’employés. Les EOR peuvent aider à réduire les coûts et à accéder à des pools de talents spécialisés, mais peuvent manquer de contrôle sur les opérations quotidiennes ou entraîner des erreurs de conformité dues à la diversité des lois et règlements. D’un autre côté, les employeurs en common law assument la responsabilité directe de leurs employés, mais nécessitent plus d’efforts initiaux avec des coûts additionnels. En fin de compte, les employeurs doivent peser soigneusement ces deux options avant de prendre une décision qui correspond le mieux à leur budget, à leurs objectifs d’économies, au niveau de conformité souhaité et à leurs besoins opérationnels. Comprendre ces différences est essentiel pour suivre le rythme de l’évolution du droit du travail aujourd’hui.
