Guide de l'employeur pour l'embauche d'employés à Hawaï

L'embauche à Hawaï offre un accès à un vivier de talents diversifié et éduqué, mais elle implique également de naviguer dans l'un des paysages réglementaires les plus détaillés des États-Unis. Que vous étendiez vos opérations ou que vous engagiez des Recruitment à distance pour des employés basés sur les îles, ce guide de l'embauche d'employés dans l'État d'Hawaï vous accompagnera à chaque étape du processus d'embauche, de l'enregistrement et de l'intégration à la conformité aux mandats d'embauche de l'État.

Les lois sur l'emploi et le travail à Hawaï incluent des directives strictes concernant la déclaration des nouvelles embauches, le paiement des salaires, les exigences en matière d'assurance et les règles anti-discrimination. Sous la supervision d'agences telles que le Hawaii Department of Taxation et le Hawaii Department of Labor and Industrial Relations, les employeurs doivent se préparer à des responsabilités continues au-delà de la date d'embauche d’un candidat.

Que doivent savoir les employeurs sur l'embauche à Hawaï ?

L’environnement de l’emploi à Hawaï combine les normes fédérales du travail avec des obligations spécifiques à l’État. Les nouveaux employeurs doivent relever plusieurs niveaux de conformité avant de faire une offre.

Comprendre les lois sur l'emploi à Hawaï

L’emploi à Hawaï fonctionne selon un modèle d’emploi à volonté (at-will employment), qui permet à la fois aux employeurs et aux employés de mettre fin à la relation de travail à tout moment, pour toute raison légale. Cependant, cette règle générale est tempérée par des protections strictes en vertu du droit fédéral et de la Hawaii Employment Practices Act. Les employeurs de l’État sont interdits de discriminer contre les candidats ou employés en raison de leur race, religion, âge, handicap, sexe (y compris identité ou expression de genre), orientation sexuelle, statut marital, ascendance ou autres catégories protégées.

En plus des exigences de conformité standard, Hawaï possède des mandats spécifiques qui le distinguent des autres États américains. Par exemple, tous les employeurs doivent fournir Temporary Disability Insurance (TDI) — un programme qui offre un remplacement partiel du salaire pour les employés incapables de travailler en raison de maladies ou blessures non liées au travail. Hawaï est le seul État américain où la TDI est obligatoire pour la majorité des employeurs du secteur privé.

Les employeurs doivent également se conformer à la Hawaii Prepaid Health Care Act, qui exige de fournir une couverture d’assurance santé aux employés travaillant au moins 20 heures par semaine pendant quatre semaines consécutives. La couverture doit respecter des normes minimales spécifiques pour être considérée conforme à la loi de l’État.

Consultez le site du Hawaii Department of Labor and Industrial Relations pour plus de détails.

Réglementations clés pour le processus d’embauche d’employés à Hawaï

Avant d’embaucher un nouveau salarié, les employeurs hawaiiens doivent compléter une série d’enregistrements et d’étapes de conformité tant au niveau fédéral qu’au niveau de l’État :

• Obtenir un Federal Employer Identification Number (FEIN) auprès de l’IRS pour la paie et la déclaration fiscale.
• S’enregistrer auprès du Hawaii Department of Taxation pour retenir et reverser les impôts sur le revenu de l’État.
• S’enregistrer auprès du Department of Labor and Industrial Relations (DLIR) pour établir un compte d’assurance chômage de l’État (SUI).
• Obtenir la couverture d’assurance requise, incluant à la fois l’indemnisation des travailleurs et la Temporary Disability Insurance (TDI) — une couverture unique à Hawaï qui offre un remplacement partiel du salaire pour des conditions médicales non liées au travail.
• Afficher toutes les affiches obligatoires relatives au droit du travail dans le lieu de travail, notamment celles concernant le salaire minimum, l’égalité des chances en emploi et la sécurité au travail.

Les nouveaux employés doivent également remplir le Formulaire IRS W-4, le Formulaire HW-4 de Hawaï, et le Formulaire I-9. Les employeurs doivent conserver ces documents pour inspection et doivent vérifier le droit légal d’un employé à travailler aux États-Unis dans les trois jours ouvrables suivant l’embauche.

Erreurs courantes des employeurs lors de l’embauche à Hawaï

Ne pas comprendre les règles d’emploi à Hawaï est la source la plus courante de problèmes juridiques pour les entreprises. Une erreur fréquente est de classer à tort les travailleurs comme Contractors plutôt que comme employés, ce qui peut entraîner des paiements rétroactifs pour les salaires, les taxes sur la paie et la couverture des avantages.

Parmi les autres erreurs :

• Ignorer la loi à Hawaï qui exige la TDI et la couverture santé
• Retarder la déclaration des nouvelles embauches
• Ne pas s’enregistrer pour l’assurance chômage de l’État
• Violater les lois sur le salaire et les heures en sous-payant ou en manquant les heures supplémentaires

Certains employeurs font également l’erreur d’ignorer les limitations de l’emploi à volonté. Bien que Hawaï soit une juridiction d’emploi à volonté, les employeurs ne peuvent pas licencier des employés à tout moment sans documentation appropriée, ou si la décision semble retaliatoire ou discriminatoire.

Éviter ces erreurs commence par la mise en place d’une infrastructure RH fiable, ou en s’associant avec un fournisseur mondial de conformité en emploi.

Une solution Employer of Record simplifie l’embauche à distance, l’intégration et la gestion des avantages à Hawaï, afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre équipe à Hawaï.

Quelles sont les exigences en matière de paie pour les nouvelles embauches à Hawaï ?

Gérer la paie à Hawaï nécessite plus que la simple émission de chèques de paie. Les employeurs doivent gérer des obligations fiscales complexes, contribuer à des programmes d’assurance obligatoires de l’État, et maintenir des dossiers de paie détaillés pour rester en conformité.

Taxes sur la paie et retenues pour les employés à Hawaï

Les employeurs à Hawaï sont responsables des retenues et contributions suivantes :

• Impôt fédéral sur le revenu et FICA (Sécurité Sociale et Medicare), retenus selon le Formulaire W-4 de l’IRS.
• Impôt sur le revenu de l’État d’Hawaï, déterminé à l’aide du Formulaire HW-4.
• Contributions FICA à la charge de l’employeur.
• Contributions à l’assurance chômage de l’État (SUI), avec des taux variables selon l’expérience de l’employeur.
• Contributions à la Temporary Disability Insurance (TDI), partiellement financées par les employés et complétées par l’employeur.

Ces taxes doivent être reversées à l’IRS et au Hawaii Department of Taxation dans les délais.

Les employeurs doivent déposer le Formulaire HW-14 trimestriellement et le Formulaire HW-3 annuellement pour la réconciliation fiscale de l’État.

Mise en place de la paie pour votre nouvel employé

Pour rémunérer légalement les employés à Hawaï, les employeurs doivent :

• Collecter les formulaires de retenue W-4 (fédéral) et HW-4 (État) complétés.
• Établir un calendrier de paie régulier — la loi hawaiienne exige que les employés soient payés au moins deux fois par mois.
• Calculer et retenir les taxes de paie correctes.
• Déposer et reverser les taxes via EFTPS (fédéral) et Hawaii Tax Online (État).
• Conserver les dossiers de paie pendant au moins six ans.
• Fournir des fiches de paie détaillées et assurer un accès rapide des employés à leurs enregistrements de salaire.

Une tenue de dossiers précise et des dépôts fiscaux effectués en temps voulu sont essentiels pour éviter des pénalités des agences fédérales et de l’État.

Comprendre le salaire minimum à Hawaï

Depuis 2024, le salaire minimum à Hawaï est de 14,00 $ par heure. Des augmentations programmées le porteront à 16,00 $ en 2026 et à 18,00 $ en 2028. Les employeurs peuvent appliquer un crédit pour pourboires pour les employés bénéficiant de pourboires, mais uniquement si la rémunération totale dépasse le salaire minimum d’au moins 7,00 $ par heure.

De plus, Hawaï suit les lois fédérales sur les heures supplémentaires, exigeant que les employeurs paient 1,5 fois le taux horaire régulier pour toutes heures travaillées au-delà de 40 heures par semaine par des employés non exemptés.

Si vous envisagez de commencer l’intégration aux États-Unis, consultez notre guide Comment embaucher des employés en Californie

Comment déclarer une nouvelle embauche à Hawaï ?

La déclaration d’une nouvelle embauche n’est pas seulement une bonne pratique, c’est une obligation légale pour tous les employeurs hawaiiens. Une déclaration en temps voulu aide les agences étatiques et fédérales à faire respecter les ordonnances de pension alimentaire, à détecter la fraude dans les demandes d’assurance chômage, et à assurer la conformité fiscale globale.

Processus de déclaration d’une nouvelle embauche à Hawaï

La déclaration des nouvelles embauches est une obligation légale à Hawaï et joue un rôle clé dans le soutien à l’application des pensions alimentaires et la réduction de la fraude aux prestations. Tous les employeurs hawaiiens doivent déclarer les employés nouvellement embauchés ou réembauchés à la Hawaii Child Support Enforcement Agency (CSEA), même si l’embauche est à temps partiel, saisonnière ou si l’employé revient après une séparation de 60 jours ou plus.

Informations requises et méthodes de déclaration

Les employeurs doivent déclarer des détails de base, notamment le nom de l’employé, son numéro de sécurité sociale, son adresse, et la date d’embauche, ainsi que le nom, l’adresse et le FEIN (Federal Employer Identification Number) de l’employeur.

Les déclarations peuvent être soumises de plusieurs façons :

• En ligne via le Centre de déclaration des nouvelles embauches de Hawaï
• Fax ou courrier en envoyant le Formulaire HW-4 complété à la CSEA

Pour un volume élevé de déclarations, les employeurs peuvent utiliser le téléchargement de fichiers électroniques via le portail de l’État.

Délais et pénalités

La loi hawaiienne exige que les nouvelles embauches soient déclarées dans les 20 jours suivant leur premier jour de travail rémunéré. Les employeurs soumettant électroniquement peuvent regrouper les déclarations tous les 12 à 16 jours.

Le non-respect de cette obligation peut entraîner :

• Une amende de 25 $ par employé non déclaré
• Jusqu’à 500 $ par infraction si l’omission était intentionnelle pour échapper à des obligations légales

Pourquoi est-ce important ?

Une déclaration en temps voulu des nouvelles embauches aide les agences gouvernementales à localiser les parents pour la collecte de pensions alimentaires, à prévenir la duplication des prestations, et à assurer la protection des ressources publiques. Pour rester en conformité et éviter des pénalités, il est conseillé d’intégrer cette déclaration à votre liste de contrôle standard pour l’intégration.

Quelles sont les obligations en matière d’assurance chômage à Hawaï ?

Lors de l’embauche d’employés à Hawaï, les employeurs doivent participer au système d’assurance chômage (UI) de l’État. Ce programme fournit un soutien financier temporaire aux travailleurs éligibles qui perdent leur emploi sans leur faute. Ne pas respecter vos obligations peut entraîner des pénalités coûteuses et compromettre votre éligibilité aux crédits de taxe chômage fédérale (FUTA).

Comprendre l’assurance chômage de l’État à Hawaï

Tous les employeurs hawaiiens doivent contribuer au fonds d’assurance chômage de l’État (SUI), géré par le Hawaii Department of Labor and Industrial Relations. Ces contributions financent les paiements de prestations aux travailleurs au chômage qui remplissent les conditions d’éligibilité de l’État.

Les nouveaux employeurs à Hawaï se voient généralement attribuer un taux de taxe SUI standard, qui peut varier selon la classification de l’industrie. Avec le temps, votre taux peut être ajusté en fonction de votre cote d’expérience, c’est-à-dire le nombre de demandes d’indemnisation chômage déposées contre votre compte.

Responsabilités des employeurs pour l’assurance chômage

Pour respecter le programme d’UI de Hawaï, les employeurs doivent :

• S’enregistrer auprès du DLIR avant de payer des salaires, via le portail HUIClaims de Hawaï
• Soumettre des rapports de salaire trimestriels détaillant les gains de chaque employé
• Payer trimestriellement les contributions UI, même si aucun salaire n’a été versé durant cette période

Ces rapports et paiements doivent être effectués avant le dernier jour du mois suivant chaque trimestre (c’est-à-dire le 30 avril, le 31 juillet, le 31 octobre, et le 31 janvier).

Le non-respect de la soumission de rapports précis et en temps voulu, ou le non-paiement des contributions, peut entraîner des frais de retard, des pénalités et des intérêts. De plus, le non-respect peut disqualifier votre entreprise de l’obtention du crédit complet de la taxe FUTA, augmentant ainsi votre charge fiscale totale en matière d’impôt fédéral sur le chômage.

Quel est l’impact des lois du travail sur les pratiques d’embauche à Hawaï ?

Les lois du travail à Hawaï créent des responsabilités spécifiques pour les employeurs qui vont au-delà de la simple décision d’embauche. De la protection des droits civiques et des saisies sur salaire à l’assurance obligatoire de l’État, comprendre comment ces lois influencent les pratiques d’emploi est essentiel pour rester conforme tout au long du cycle de vie de l’employé.

Emploi à volonté et ses implications à Hawaï

Hawaï suit la doctrine de l’emploi à volonté, permettant à l’employeur ou à l’employé de mettre fin à la relation de travail à tout moment, avec ou sans motif. Cependant, ce principe est limité par les protections civiles fédérales et de l’État, les contrats syndicaux, et les accords d’emploi individuels.

Les employeurs doivent éviter les licenciements qui pourraient être interprétés comme discriminatoires, retaliatoires ou en violation de la politique publique. Pour réduire le risque juridique, il est important de documenter les mesures disciplinaires, de mener des enquêtes équitables, et de s’assurer que les décisions de licenciement sont basées sur des motifs légaux et non discriminatoires.

Réglementations de la Child Support Enforcement Agency

Selon la loi hawaiienne, les employeurs doivent respecter les ordonnances de saisie-arrêt émises par la Child Support Enforcement Agency (CSEA). Lors de la réception d’un avis de retenue, l’employeur doit :

• Commencer la retenue sur salaire immédiatement, indépendamment du consentement de l’employé
• Continuer les déductions jusqu’à nouvel ordre de la CSEA
• Remettre les paiements dans les sept jours ouvrables suivant chaque date de paie

Le non-respect peut entraîner des pénalités et la responsabilité de l’employeur pour les montants impayés.

Exigences en matière d’assurance invalidité temporaire

Hawaï est le seul État américain à imposer une Temporary Disability Insurance (TDI) pour les employés du secteur privé. La TDI offre un remplacement partiel du salaire pour les employés incapables de travailler en raison d’une maladie ou blessure non liée au travail.

Les obligations clés pour l’employeur incluent :

• Obtenir une couverture TDI via un assureur privé agréé ou en s’autofinançant avec l’approbation du DLIR
• Payer au moins 50 % de la prime, le reste pouvant être retenu sur le salaire de l’employé (jusqu’à 0,5 % des gains hebdomadaires, plafonné)
• Afficher les avis TDI requis dans le lieu de travail

Le non-respect peut entraîner des pénalités administratives et une responsabilité civile pour les prestations impayées.

Comment assurer la conformité avec les lois fiscales et de paie à Hawaï ?

La conformité en matière de paie et de fiscalité à Hawaï implique plusieurs agences de l’État, une tenue de dossiers précise, et des dépôts en temps voulu. Les employeurs sont responsables non seulement de la retenue correcte des taxes, mais aussi de suivre les réglementations commerciales locales. Le non-respect peut entraîner des pénalités, des intérêts, et même la perte de la bonne position auprès de l’État.

Directives du Hawaii Department of Taxation

Le Hawaii Department of Taxation (DOTAX) supervise les principales obligations fiscales pour les employeurs, notamment :

• La retenue de l’impôt sur le revenu de l’État sur les chèques de paie des employés
• La déclaration et la réconciliation des taxes sur la paie (par exemple, HW-14 et HW-3)
• La déclaration de la General Excise Tax (GET), si votre entreprise exerce une activité commerciale taxable à Hawaï

Les employeurs doivent s’enregistrer auprès de DOTAX, soumettre des formulaires précis à temps, et s’assurer que les paiements fiscaux sont effectués intégralement avant les dates d’échéance. Les dépôts tardifs ou sous-paiements peuvent entraîner