Cómo XbyX logró mantener a dos empleados que querían trasladarse a Chipre

Sobre XbyX

XbyX® – Women in Balance (chowa GmbH) es una marca femtech con sede en Berlín que ofrece suplementos nutricionales a base de plantas, programas en video en línea y recursos guiados por expertos para mujeres que atraviesan la perimenopausia y la menopausia. Fundada en 2019, XbyX vende directamente a los consumidores en Alemania y Suiza, y ha atendido a más de 250,000 clientes. [xbyx.de]

El desafío

Cuando un miembro del equipo de Marketing de XbyX le contó a Josephin Hußmann, la Gerente Senior de Personas y Cultura de la empresa, que planeaba mudarse a Chipre, Josephin tenía una pregunta sencilla que responder: ¿la dejan ir, o buscan una manera de retenerla?

Para la mayoría de las empresas con sede en Berlín, que un empleado se reubique fuera de Alemania ha significado históricamente el fin de la relación laboral. No existe un mecanismo de nómina alemán para alguien que ya no es residente fiscal en Alemania, y la perspectiva de establecer una entidad local en un país donde solo se emplea a una persona rara vez vale la pena. La opción predeterminada, en ausencia de otra alternativa, es perder al empleado.

XbyX eligió un camino diferente. La empresa no tenía experiencia previa en contratación internacional — su equipo trabajaba totalmente dentro de Alemania, con aproximadamente un tercio de los empleados en remoto pero siempre dentro de las fronteras alemanas. No eran una empresa que hubiera construido infraestructura de empleo internacional. Simplemente, no querían perder al empleado.

Su primer intento, con uno de los proveedores de EOR más grandes del mercado, terminó sin resolución. El proceso fue lento, involucró a múltiples contactos, y finalmente fue cancelado porque el proveedor había clasificado la industria de XbyX como farmacéutica — una categorización incorrecta para una marca de suplementos femtech. La empresa había perdido tiempo, no obtuvo claridad y comenzó de nuevo.

Lo que estaba en juego

El riesgo más inmediato era operativo: sin un acuerdo de empleo en cumplimiento en Chipre, XbyX perdería al empleado. No había un camino legal para mantenerla en la nómina alemana una vez que se hubiese reubicado y se convirtiese en residente fiscal en Chipre.

Más allá de eso, Josephin señaló la exposición por establecimiento permanente. Cuando una empresa alemana permite que un empleado trabaje habitualmente desde otro país, puede crear inadvertidamente una presencia fiscal — un establecimiento permanente — en ese país sin intención. Un establecimiento permanente puede activar la obligación de impuestos corporativos locales sobre los ingresos atribuibles a esas actividades. Para una empresa sin experiencia previa en empleo internacional, esto era un territorio totalmente nuevo.

También existía un riesgo operacional menos visible. Si XbyX no hubiera podido encontrar una solución de empleo conforme antes de que el empleado se reubicara, la empresa habría enfrentado la terminación de una relación laboral que quería preservar — y luego, potencialmente, intentar recontratar a la misma persona mediante una estructura diferente más adelante. Eso no es un proceso sencillo bajo la legislación laboral alemana ni chipriota, y no era lo que XbyX buscaba.

Por qué eligieron Rivermate

XbyX acudió a la búsqueda con un brief claro, moldeado por su primera experiencia: basado en la UE, más pequeño, personal y receptivo.

Tres cosas hicieron que Rivermate destacara rápidamente. Primero, los precios: Josephin había asumido que un proveedor más pequeño, con sede en la UE, costaría más que los líderes del mercado. No fue así. La estructura de tarifas era comparable.

Segundo, la experiencia en el primer contacto. Tras la llamada introductoria, el equipo de Rivermate envió de inmediato un desglose completo de los términos y condiciones. Las preguntas de seguimiento fueron respondidas con rapidez.

Tercero, la sensación general del compromiso. Para un equipo que navega por primera vez en el empleo transfronterizo y con un intento fallido en su haber, esa confianza en la relación importaba tanto como el proceso en sí.

La única reserva antes de comenzar era que Josephin no había oído hablar de Rivermate antes. El estilo de comunicación y la claridad del proceso lo resolvieron rápidamente.

Cómo ayudó Rivermate

Daan de Wildt, Ejecutivo de Cuentas en Rivermate, gestionó la incorporación del empleado para XbyX. La relación con el cliente en curso fue manejada por Karl van der Weert, Jefe de Gestión de Cuentas, y Dasola Jikiemi, Gerente de Éxito del Cliente en Rivermate.

Desde la primera llamada, el proceso se movió a un ritmo diferente al que había experimentado XbyX. Los términos y condiciones se compartieron inmediatamente después de la llamada introductoria; las preguntas recibieron respuestas rápidas. La relación que describe Josephin es "amistosa, informal, accesible" — un estilo de trabajo que contrasta directamente con la experiencia formal, lenta y de múltiples contactos de la anterior prestación. "Cuando tenemos una pregunta, simplemente preguntamos y recibimos una respuesta inmediata", afirmó.

El primer empleado — la miembro del equipo de Marketing que se reubicó a Chipre — fue contratado a través de Rivermate desde el 1 de junio de 2026. La incorporación fue fluida y no surgieron complicaciones. La mayor sorpresa, señaló Josephin, fue simplemente la rapidez y sencillez con la que se completó el proceso.

Tres semanas después de la primera fecha de inicio, XbyX regresó a Rivermate para comenzar una segunda incorporación — otro empleado también trasladándose a Chipre. La velocidad del primer compromiso fue una señal clara y, en tres semanas, XbyX ya confiaba lo suficiente en el proceso para iniciarlo nuevamente.

Qué significa esto para empresas similares

Si tu empresa tiene empleados que quieren reubicarse — ya sea una persona este año o un patrón que comienzas a ver en tu equipo — te enfrentas a una decisión que se repetirá. La respuesta que tu empresa dé la primera vez tiende a establecer el precedente.
La respuesta de XbyX fue encontrar una manera de decir sí. El costo de un acuerdo de EOR es real y debe ser considerado en la decisión de empleo; Josephin lo reconoció directamente. Pero en el caso de XbyX, el cálculo fue sencillo: el costo de perder a un miembro experimentado del equipo y reemplazarlo superaba la tarifa de EOR, especialmente considerando que las contribuciones del empleador en Chipre son menores que las de Alemania.

El resultado menos obvio es lo que Josephin describió como que no cambia nada para el resto del equipo. EOR no requiere que el empleador construya nuevos procesos internos de recursos humanos, aprenda la legislación laboral de un nuevo país o agregue personal a la función de personas. Rivermate se encarga de la mecánica del empleo; XbyX continúa gestionando la relación laboral como siempre lo ha hecho.