Lo que las empresas globales necesitan entender sobre la nómina en Polonia (Actualización 2026)

Puntos clave:

• 1. No necesita establecer una presencia en Polonia para contratar empleados polacos. Sin embargo, debe contar con un representante oficial en el país, quien le ayudará a registrar su negocio y a configurar los aspectos esenciales de la nómina.
• 2. El salario mínimo en Polonia es de PLN 4.242,00 al mes. Horas de trabajo generalmente son 40 horas por semana, y todos los empleados tienen derecho a un mínimo de 20 días de vacaciones pagadas por año.
• 3. En términos de contribuciones a la seguridad social, se espera que los empleadores paguen, en promedio, entre el 19,21 % y el 22,41 % del salario bruto del empleado.

Polonia es uno de los países cuya economía y gran fuerza laboral atraen cada año a más empresas extranjeras. Su Producto Interno Bruto (PIB) aumentó un 4,1 por ciento en 2019 hasta los 566 mil millones de dólares. El mismo año, Polonia ocupó el puesto 40 en la Encuesta de Facilidad para Hacer Negocios del Banco Mundial.

Estos hechos posicionaron a Polonia en el mapa y la convirtieron en un mercado al que muchas empresas desean expandirse. También está convenientemente ubicada en el centro de Europa, conectando un número importante de mercados principales.

Polonia también cuenta con una fuerza laboral altamente cualificada. Es reconocida por sus universidades. Polonia ofrece trabajadores educados y motivados, que son un ajuste perfecto para un mercado internacional. Sobresalen en los sectores de TI, ingeniería y ciencia.

Hay algunas cosas que debe saber si decide contratar a alguien desde Polonia. Familiarizarse con las leyes laborales y la nómina de Polonia le ayudará a obtener los mejores empleados y mantener el cumplimiento.

Esenciales de empleo en Polonia

En la mayoría de los países, para contratar a alguien de un país extranjero, necesita establecer una presencia en el país donde desea contratar o optar por un Proveedor de Employer of Record. Polonia no requiere que establezca una presencia para contratar a un ciudadano polaco, pero necesita registrarse en varias agencias gubernamentales. También puede confiar en un proveedor local de nómina para que le ayude con la configuración de la nómina. Para las empresas que prefieren no crear su propia entidad, un Employer of Record Polonia puede gestionar el cumplimiento local, la nómina y los beneficios mientras usted se enfoca en construir su equipo.

Para registrarse ante las autoridades relevantes, debe nombrar a un representante oficial. Él lo registrará ante la Administración tributaria polaca y le conseguirá un número de identificación fiscal polaco (NIP).

El siguiente paso es presentar un formulario ZUS ZPA a la Institución de Seguridad Social de Polonia (ZUS), para registrarse como empleador. También debe registrar a sus empleados con la autoridad de seguridad social. Es obligatorio completar ambas inscripciones en un plazo de siete días. Después del registro, cada uno de sus empleados recibirá su número PESEL. Este número se utiliza para identificar al empleado a efectos fiscales.

Documentos requeridos para nuevos empleados

Debe tener un contrato de trabajo por escrito para contratar a alguien legalmente en Polonia. El contrato de empleo formal debe ser firmado por ambas partes, empleador y empleado, a más tardar en la fecha de inicio del empleado. Los empleadores que no tengan un contrato con sus empleados pueden enfrentarse a multas y sanciones.

En Polonia, los contratos de empleo deben estar en polaco. También pueden ser bilingües, siempre que uno de los idiomas sea el polaco.

Contratos de empleo en Polonia

Según el Código Laboral polaco, el contrato debe incluir ciertos elementos esenciales. Primero, debe indicar los nombres de las partes, es decir, tanto del empleador como del empleado. También debe especificar el tipo de contrato, la fecha en que se firmó y las condiciones de empleo.

Las condiciones de empleo del contrato incluyen el tipo de trabajo que realizará el empleado. También cubre dónde trabajará y los detalles de su remuneración. El contrato también debe listar la duración de la jornada laboral diaria y semanal, y la fecha de inicio del empleo.

Dentro de los siete días siguientes a la firma del contrato, el empleador debe informar al empleado acerca de varias cosas. Esto incluye las horas que debe trabajar cada día y semana. También debe incluir con qué frecuencia se le pagará, su derecho a vacaciones, y el período de aviso para abandonar el empleo.

El contrato también debe incluir las horas consideradas como trabajo nocturno si la empresa no tiene regulaciones específicas sobre el horario laboral. Los contratos también deben cubrir el lugar, la fecha y la hora del pago salarial. Por último, el contrato debe definir las reglas para registrar la asistencia y justificar las ausencias.

Beneficios y compensaciones para empleados

Cada empleado debe recibir un trato y protección adecuados por parte de sus empleadores según la Ley Laboral polaca. Esto incluye beneficios y compensaciones.

Salario mínimo

El salario mínimo en Polonia es de PLN 4.242,00 al mes, o PLN 27,70 por hora. Este requisito del salario mínimo está vigente desde el 1 de enero de 2024. Sin embargo, solo aplica a los trabajadores a tiempo completo.

Horas de trabajo en Polonia generalmente son 40 horas a la semana, o 8 horas por día. El día laboral suele comenzar a las 8 a.m. y terminar a las 4 p.m.

Horas extras

Polonia no permite horas extras a menos que el empleado opte por no trabajar la semana laboral de 40 horas. El empleado puede solicitar horas extras, pero esto debe discutirse caso por caso. Los empleados que trabajan horas extras no pueden exceder las 150 horas en un año calendario.

El empleado que trabaja horas extras tiene derecho a pago adicional por horas extras. Si trabaja por la noche, los domingos o en días festivos, recibe un 100 % adicional.

Por trabajar horas extras en cualquier otro día, recibe un 50 % adicional. Si trabaja horas extras que exceden el promedio semanal en un período determinado, también gana un 100 % extra por cada hora.

En lugar de recibir pago adicional por horas extras, el empleador puede otorgar tiempo libre. Si el empleador decide esto sin que el empleado lo solicite, cada hora extra equivale a 1,5 horas de descanso pagado. Si el empleado pide tiempo libre, cada hora extra equivale a una hora de descanso pagado.

¿Cuáles son las contribuciones a la seguridad social del empleador en Polonia?

En Polonia, los empleadores pagan varias contribuciones a la seguridad social. Estas se basan en los salarios brutos de sus empleados. Contribuyen con un 19,52 % a pensiones y seguro por discapacidad. Para el seguro de accidentes, los empleadores con hasta nueve empleados pagan el 1,67 %, mientras que los que tienen más de nueve empleados pagan entre el 0,67 % y el 3,33 %. El costo real depende del sector de actividad, pero los empleadores extranjeros pagan una tarifa fija del 1,67 %.

Además, los empleadores pagan un 2,45 % al Fondo de Trabajo y un 0,10 % al Fondo de Garantía para Empleados. También contribuyen al Fondo de Solidaridad para el Apoyo a Personas con Discapacidad si no emplean al menos al 6 % de personas con discapacidad. La contribución se calcula en base a una fórmula específica que involucra el 40,65 % del salario promedio.

El Plan de Capital de los Empleados (PPK)

El Plan de Capital de los Empleados (PPK) es un programa de ahorro en Polonia diseñado para ayudar a los empleados a ahorrar para su jubilación. Está financiado mediante contribuciones del empleado, del empleador y del gobierno.

Los empleadores contribuyen con un 1,5 % del salario bruto del empleado al PPK y pueden optar por añadir hasta un 2,5 % adicional. Los empleadores son responsables de calcular, deducir y presentar las contribuciones del empleador y del empleado al PPK a la institución financiera que administra el plan.

En Polonia, los empleados son responsables de sus contribuciones al seguro de salud. A diferencia del PPK, los pagos los realiza directamente el empleado. Sin embargo, el empleador calcula, deduce y realiza estas aportaciones en la nómina, asegurando que los pagos necesarios de seguro de salud se efectúen puntualmente y correctamente.

Impuesto sobre la renta de los empleados en Polonia

Las contribuciones de los empleados en Polonia incluyen impuestos sobre la renta y pagos a la seguridad social. Los residentes de Polonia pagan impuestos por sus ingresos mundiales, mientras que los no residentes pagan impuestos solo por los ingresos generados en Polonia:

• La renta hasta 120,000 PLN está gravada al 12 %, y la renta superior a esa cantidad al 32 %.

• Los empleados menores de 26 años no deben pagar impuestos sobre ingresos hasta 85,528 PLN anuales.

• Además, hay un impuesto de solidaridad del 4 % sobre ingresos que superan el millón de PLN.

Seguridad Social del empleado en Polonia

Para la seguridad social, los empleados pagan el 13,71 % de su salario bruto. Los empleadores retienen esta cantidad del salario del empleado y lo remiten junto con sus contribuciones. Este pago cubre pensiones, seguro por discapacidad y seguro por enfermedad. Los empleados también pagan una contribución del 9 % para atención médica, de la cual hasta un 7,75 % puede deducirse de sus impuestos, mientras que el 1,25 % restante no es deducible.

Por último, la participación en el PPK generalmente es voluntaria para los empleados. Los empleados de entre 19 y 54 años se inscriben automáticamente, pero pueden optar por no participar si lo desean. Quienes tienen entre 55 y 69 años deben solicitar participar si desean incorporarse, ya que quienes tienen más de 70 años no pueden hacerlo.

Los empleados contribuyen con el 2 % de su salario bruto al PPK y pueden añadir hasta un 2 % adicional.

Vacaciones y permisos en Polonia

En Polonia, cada empleado tiene derecho a unas vacaciones anuales pagadas, y los empleadores deben asegurarse de que las tomen. Al comenzar un nuevo empleo, los empleados adquieren derecho a tiempo libre pagado, ganando 1/12 del período de vacaciones anual por cada mes trabajado.

Por lo general, los empleados toman toda su licencia de una vez, pero pueden solicitar dividirla, siendo un período de al menos 14 días consecutivos.

La cantidad de días de vacaciones depende del tiempo de servicio. Los empleados tienen derecho a 20 días si tienen menos de diez años de trabajo. La norma es de 26 días si tienen al menos diez años. Los días de vacaciones de los empleados a tiempo parcial se ajustan en función de sus horas de trabajo, redondeando al día completo.

Interesantemente, la educación también cuenta para el período laboral que determina el derecho a vacaciones. Por ejemplo, un título universitario equivale a ocho años de experiencia laboral.

Los días de vacaciones no utilizados se trasladan al siguiente año y deben tomarse antes del 30 de septiembre. El pago en lugar de vacaciones solo está permitido si termina el contrato de trabajo.

Días festivos

Los empleados en Polonia tienen derecho a 13 días festivos pagados cada año. Los empleados que trabajan en un día festivo reciben un día compensatorio libre o un pago adicional del 100 % por cada hora trabajada.

Licencia por enfermedad en Polonia

Los empleados en licencia por enfermedad reciben el 80 % de su salario durante los primeros 33 días de enfermedad en un año calendario. Esto lo paga el empleador. Aumenta al 100 % si la enfermedad ocurre durante el embarazo o como resultado de un accidente laboral.

Tras los primeros 33 días, el Instituto de Seguridad Social toma el relevo del empleador. paga el 80 % del sueldo base durante hasta 182 días consecutivos al año. Este período incluye el período inicial pagado por el empleador.

Licencias por maternidad, paternidad y parental

La licencia por maternidad en Polonia es una de las más progresistas del mundo.

Las empleadas femeninas tienen derecho a una licencia por maternidad tras el parto o adopción de un niño menor de siete años. Reciben 20 semanas por un hijo, 31 semanas para gemelos, y hasta 37 semanas para cinco o más hijos.

Los empleados pueden tomar dos semanas de licencia por paternidad pagada dentro de los 24 meses posteriores al nacimiento o adopción del niño.

Los padres son elegibles para hasta 41 semanas (43 en nacimientos múltiples) de licencia parental pagada tras usar la licencia por maternidad. Pagada al 70 % del salario, la licencia parental puede ser tomada por uno o ambos padres simultáneamente, pero sin exceder las semanas totales permitidas.

Licencias especiales en Polonia

Los empleados también tienen derecho a licencias por eventos familiares importantes. Esto incluye bodas o funerales, con dos días para eventos con familiares cercanos y un día para otros. También tienen derecho a licencia para comparecer en tribunales, realizar exámenes médicos obligatorios o donar sangre.

Procedimientos y directrices para la terminación del empleo en Polonia

En Polonia, el empleo puede terminar de cuatro maneras:

1. Por acuerdo mutuo,

2. Por cualquiera de las partes con aviso,

3. Por cualquiera de las partes sin aviso,

4. O cuando expira el plazo del contrato (para contratos de prueba o de duración determinada).

Independientemente de quién inicie la terminación, la declaración debe ser por escrito.

Cuando el empleador inicia la terminación, debe informar al empleado de su derecho a apelar ante el Tribunal Laboral. Después de finalizar el empleo, el empleador debe proporcionar un Certificado de Empleo. También debe dar de baja al empleado de la autoridad de Seguridad Social (ZUS). El pago final se realiza en el próximo ciclo salarial regular.

Terminación por acuerdo mutuo

Cuando tanto el empleador como el empleado acuerdan finalizar el vínculo laboral, cualquiera de las partes puede iniciarla. La indemnización por despido es obligatoria si el empleador finaliza el contrato con aviso o por acuerdo mutuo.

Terminación con aviso

Los empleados pueden renunciar en cualquier momento con aviso, sin necesidad de justificar. Sin embargo, los aseguradores deben dar motivos válidos para terminar un contrato de duración indefinida. Los empleadores no pueden pagar en lugar del aviso.

Terminación sin aviso

Los empleadores pueden terminar el empleo sin aviso si el empleado es responsable, por ejemplo, por comportamiento grave, comisión de un delito confirmado por sentencia judicial, o por pérdida de licencia laboral por su culpa.

También pueden terminar sin aviso si el empleado no puede trabajar debido a una enfermedad que dura más de tres meses. Esto solo aplica a empleados con menos de seis meses en la empresa.

Los empleados pueden terminar sin aviso si hay una violación grave de obligaciones esenciales del empleador. También si el empleador se niega a transferirlos a otro puesto cuando el actual se considera perjudicial para su salud.

Protección contra despidos del empleado

Ciertas categorías de empleados están protegidas contra despidos con aviso. Esto incluye a quienes están en:

1. Vacaciones, licencia por maternidad, parental o sin salario por cuidado;

2. Licencia por enfermedad con certificado médico;

3. Empleados en los cuatro años previos a la jubilación;

4. Empleados embarazadas;

5. Miembros de sindicatos.

Indemnización por despido y derechos

Las reglas de indemnización por despido se aplican a empresas con más de 20 empleados. Los empleados tienen derecho a una indemnización si su despido es por razones de la empresa, como reestructuración o cierre del puesto.

La indemnización depende del tiempo que hayan estado en la empresa. Los empleados tienen derecho a:

1. Un mes de sueldo por menos de dos años de servicio,

2. Dos meses de sueldo por entre dos y ocho años,

3. Tres meses de sueldo por más de ocho años.

Las empresas con menos de 20 empleados no están obligadas a pagar indemnización.

Otras directrices sobre fin de empleo

El período de aviso depende del tipo de contrato y la antigüedad del empleado. Para contratos en período de prueba, el período de aviso varía entre tres días laborables y dos semanas. Para contratos de duración determinada o indefinidos, va de dos semanas hasta tres meses.

Durante el período de aviso en Polonia, los empleados reciben su salario habitual. Pueden ser solicitados a tomar licencias estatutarias o se les puede conceder tiempo libre para buscar un nuevo empleo.

Los empleados que hayan trabajado al menos 365 días en los últimos 18 meses son elegibles para prestaciones por desempleo de seis a doce meses. Sin embargo, esto puede depender de las tasas locales de desempleo y otros criterios.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la frecuencia de pago en Polonia?

En Polonia, los empleados generalmente reciben su salario una vez al mes. La fecha exacta de pago suele indicarse en el contrato de trabajo o en las políticas de la empresa. Los salarios generalmente se pagan antes del día 10 del mes siguiente al trabajo realizado.

¿Cuánto se necesita para vivir cómodamente en Polonia?

Para vivir cómodamente en Polonia, una persona sola generalmente necesita entre 6.000 y 8.000 PLN al mes. Depende de la ciudad. En ciudades grandes como Varsovia o Cracovia, los costos son mayores en comparación con localidades menores. Esta cantidad cubre alquiler, alimentación, transporte y algunas actividades de ocio.

¿Cuál es el impuesto sobre la nómina en Polonia?

En Polonia, los impuestos sobre la nómina incluyen impuesto sobre la renta y contribuciones a la seguridad social. La tasa del impuesto sobre la renta es del 12 % para ingresos anuales de hasta 120.000 PLN y del 32 % para ingresos superiores. Tanto empleados como empleadores también contribuyen al seguro social, que cubre salud, pensiones y otros beneficios.