Nómina Global Centralizada vs. Descentralizada: Una Comparación

Nada es más debatido en el campo de Recursos Humanos que cuál de las sistemas de nómina global, Centralizado versus descentralizado, es mejor. Sería inteligente primero tener una comprensión integral de las diferencias entre estos dos sistemas antes de tomar una decisión.

Si es su responsabilidad manejar la nómina de los empleados en su empresa, probablemente tenga muchas preguntas, incluyendo y especialmente sobre el enfoque correcto para la nómina. ¿Está atascado preguntándose si la nómina centralizada es mejor que la descentralizada, o viceversa? ¿Qué beneficios puede obtener de cualquiera de los enfoques?

Buscar el enfoque perfecto para su organización nunca será una tarea fácil. Afortunadamente, Rivermate hizo el trabajo por usted. Este artículo le ayudará a entender más sobre los dos enfoques de la nómina para que pueda decidir cuál opción es más adecuada para su organización.

Beneficios y Ventajas de la Nómina Descentralizada

Un modelo de nómina global descentralizada incorpora múltiples equipos de nómina dentro de la sede de una organización con socios externos de gestión de nómina en el país en cada país donde opera la empresa.

Según un estudio (studys de Deloitte, una firma de contabilidad y consultoría, solo el 13 por ciento de las grandes empresas emplean el enfoque de nómina global descentralizado, mientras que el 60 por ciento de los encuestados dijo que están implementando el enfoque de nómina global centralizado. Esto puede deberse a su asequibilidad.

Requiere Solo un Pequeño Número de Recursos

En la nómina centralizada, una empresa debe contar con un departamento y personal dedicado para realizar sus responsabilidades de nómina. Debe haber una inversión continua destinada a las facetas más técnicas de la nómina, como hardware, empleados, espacio y software. En contraste, el enfoque descentralizado evita estos problemas. En este enfoque de nómina, cualquier empleado que tenga una hora extra puede realizar tareas y gestión de nómina incluso si no están asignados a tareas relacionadas con Recursos Humanos. Como resultado, se requieren menos recursos, dinero, y tiempo para cumplir con las tareas de nómina en este sistema.

Costos Más Baratos de Transición de Sistema

La transición de un sistema a otro puede costar mucho y afectar las finanzas de su empresa. Con un enfoque de nómina descentralizado, sería más fácil y barato fusionar sistemas contables compatibles, especialmente cuando los problemas relacionados con su sistema de información y estructura de gestión comienzan a surgir. Este beneficio, en particular, es una de las razones principales por las cuales cada vez más empresas están actualizando y expandiéndose con sistemas de nómina descentralizados.

Reducción de Riesgos

Una desventaja de un sistema de nómina centralizado es que cuando falla, los empleados no podrán recibir sus salarios o salarios mensuales. Si se dice la verdad, esto puede ser solo uno de los muchos riesgos que su empresa podría enfrentar si optan por centralizar su nómina. Sin embargo, en un enfoque de nómina descentralizado, cuando el sistema falla, los empleados cuyos salarios se retrasan son solo aquellos atendidos por ese sistema, pero todos los demás empleados recibirán su pago.

Al seleccionar el mejor enfoque de nómina, debe tener en cuenta que sus empleados están trabajando para que se les pague, por lo que retrasar la nómina debido a una falla del sistema puede causar efectos en cadena, y estos efectos probablemente dañarán a su empresa.

Registros de Empleados Mejorados

Otra ventaja de los sistemas descentralizados es que vienen con el beneficio de una mejor gestión del headcount. En este enfoque, cada empleado puede seguir su registro sin necesidad de instrucciones largas. Con esto, ya no tendrá que asignar a una persona o contratar a un empleado para realizar esta tarea. Esto no solo reduce los gastos de su empresa sino que también le ahorra mucho tiempo.

Pero nuevamente, todavía es su responsabilidad establecer un sistema de programación efectivo para sus empleados. Además, si sus empleados están abrumados con requisitos, pueden ya no tener tiempo para realizar las tareas de nómina.

Respuesta en Tiempo Real

Un sistema de nómina descentralizado implica que los empleados tienen mejor acceso a sus cheques de pago, y una relación más cercana con las personas que emiten estos cheques. Esto hace que sea más fácil para los empleados solucionar cualquier problema relacionado con sus cheques que pueda surgir. Por ejemplo, si el empleado encargado de contar las horas trabajadas por el empleado equivocadamente contabilizó que el empleado trabajó 30 horas en una semana, cuando deberían haber sido 34 según el conteo real, el empleado puede acercarse fácilmente al encargado y plantear esta preocupación.

Este beneficio también trae una ventaja en una visión más amplia en la que más retroalimentación y sugerencias sobre el sistema de nómina son dirigidas a la alta dirección. Por ejemplo, una oficina de nómina descentralizada puede observar que la fuerza laboral que emplea puede estar mejor atendida si se paga dos o tres veces al mes en lugar de semanalmente. La alta dirección puede entonces decidir hacer el ajuste, especialmente si la organización aún es más pequeña y flexible.

Beneficios y Ventajas de la Nómina Centralizada

Muchas empresas, especialmente grandes empresas globales, realizan sus tareas de nómina utilizando el sistema de nómina centralizado. En este enfoque, los empleadores y los altos ejecutivos tienen mayor control sobre los costos y gastos de sus organizaciones, lo cual es ventajoso considerando que es su responsabilidad principal manejar cualquier problema o inquietud en su empresa. Los siguientes son los beneficios y ventajas del enfoque de nómina centralizada.

Datos Seguros

Una desventaja de un sistema de pago descentralizado es la falta de seguridad en los datos de nómina. Este enfoque puede provocar errores en la documentación, el mantenimiento, la compra de tecnología, la pérdida de conocimientos, y una serie de otras consecuencias. Muchas empresas que utilizan un enfoque de nómina descentralizado tienen problemas para ofrecer soluciones a estos problemas. Pero las empresas que usan la nómina centralizada evitan estos problemas imponiendo mayor seguridad y control sobre los datos de nómina.

Además del mejor control y autoridad sobre sus empleados, un enfoque de nómina global centralizado también puede reducir los costos de su organización y probablemente producir productos de alta calidad.

Datos Organizados

Como se mencionó anteriormente, los datos asociados con la nómina tienen mejor seguridad en el sistema de nómina centralizado. Esto se debe en gran medida a que si su sistema de nómina es centralizado, sus datos estarán mejor organizados porque se almacenan en un solo sistema o lugar. Como resultado, problemas como la duplicación de datos, la inconsistencia de datos y el almacenamiento desperdiciado serán evitados.

Mejor Acceso a Datos

Un sistema de nómina centralizado bien organizado proporciona un mejor y más conveniente acceso a los datos utilizados en toda la organización en un solo lugar. Esto significa que todo el personal, empleados, contratistas y toda la fuerza laboral pueden acceder fácilmente a la base de datos. Esto hace que sea tanto más rápido como más fácil realizar actividades en toda la organización. La planificación y operación central también permite introducir tecnología y habilidades compatibles.

Avanzando

Ahora que tiene una mejor comprensión de los beneficios y desventajas de ambos los enfoques de nómina centralizada y descentralizada, puede realizar ahora un análisis y discusión más extensos sobre el enfoque que cree que encajaría mejor en su organización. Aunque es cierto que cualquiera de los enfoques funciona para cualquier empresa sin importar su tamaño o la industria a la que pertenezca, todavía es prudente realizar un examen exhaustivo sobre el enfoque de nómina perfecto para su organización.

Para las empresas multinacionales, los desafíos pueden venir junto con regulaciones diversas, idiomas y monedas. Por eso, debe ser estratégico al elegir un modelo de nómina adecuado para su empresa. La gestión global de la nómina juega un papel fundamental en impulsar el éxito de su organización. Por lo tanto, planificar y manejar estos obstáculos por sí solo será difícil, y un solo error en un departamento puede perjudicar a toda la organización.

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