Nóminas globales centralizadas vs. descentralizadas: una comparación para 2026

Nada es más debatido en el campo de Recursos Humanos que cuál de los sistemas de nómina global, centralizado o descentralizado, es mejor. Sería inteligente primero tener una comprensión integral de las diferencias entre estos dos sistemas antes de tomar una decisión.

Si es su responsabilidad gestionar la nómina de los empleados en su empresa, probablemente tenga muchas preguntas, incluyendo y especialmente el enfoque correcto para la nómina. ¿Está atascado preguntándose si la nómina centralizada es mejor que la descentralizada, o viceversa? ¿Qué beneficios puede obtener de cualquiera de los enfoques?

Buscar el enfoque perfecto para su organización nunca será una tarea fácil. Afortunadamente, Rivermate hizo el trabajo por usted. Este artículo le ayudará a entender más sobre los dos enfoques de nómina para que pueda decidir qué opción es más adecuada para su organización.

Beneficios y ventajas de la nómina descentralizada

Un modelo de nómina global descentralizado incorpora múltiples equipos de nómina dentro de la sede de una organización con socios externos especializados en gestión de nómina en el país para cada país donde la empresa opera.

Basado en un estudio de Deloitte, una firma de contabilidad y consultoría, solo el 13 por ciento de las empresas a gran escala emplean el enfoque de nómina global descentralizado, mientras que el 60 por ciento de los encuestados afirmó que están implementando el enfoque de nómina global centralizado. Esto puede deberse a su rentabilidad.

Requiere sólo unos pocos recursos

En la nómina centralizada, una empresa debe contar con un departamento dedicado y personal para llevar a cabo sus responsabilidades de nómina. Debe haber una inversión continua destinada a las áreas más técnicas de la nómina, como hardware, empleados, espacio y software. En contraste, el enfoque descentralizado evita estos problemas. En esta modalidad de nómina, cualquier empleado que tenga una hora libre adicional puede realizar tareas y gestiones de nómina incluso si no están asignados a tareas relacionadas con Recursos Humanos. Como resultado, se requieren menos recursos, dinero y tiempo para completar las tareas de nómina en este sistema.

Costos de transición de sistema más económicos

La transición de un sistema a otro puede ser costosa y afectar las finanzas de su empresa. Con un enfoque de nómina descentralizado, sería más fácil y barato fusionar sistemas contables compatibles, especialmente cuando surgen problemas relacionados con su sistema de información y estructura de gestión. Este beneficio, en particular, es una de las principales razones por las que cada vez más empresas actualizan y expanden con sistemas de nómina descentralizados.

Reducción de riesgos

Una desventaja de un sistema de nómina centralizado es que cuando falla, los empleados no podrán recibir sus salarios o sueldos mensuales. La verdad, esto puede ser uno de los muchos riesgos que su empresa puede enfrentar si opta por la centralización de su nómina. En un enfoque de nómina descentralizado, sin embargo, cuando el sistema falla, los únicos empleados cuyos salarios se retrasarán son aquellos atendidos por ese sistema, pero todos los demás empleados recibirán su pago.

Al seleccionar el mejor enfoque de nómina, debe tener en cuenta que sus empleados trabajan para recibir su pago, por lo que retrasar la nómina debido a una falla del sistema puede causar efectos dominó, y estos efectos probablemente dañarán a su empresa.

Mejoras en los registros de empleados

Otra ventaja de los sistemas descentralizados es que ofrecen el beneficio de una mejor gestión del personal. En este enfoque, cada empleado puede mantener su registro sin necesidad de instrucciones extensas. Con esto, ya no es necesario asignar a una persona o contratar un empleado para realizar esta tarea. Esto no solo reduce los gastos de su empresa, sino que también le ahorra mucho tiempo.

Pero, nuevamente, es su responsabilidad establecer un sistema de programación efectivo para sus empleados. Además, si sus empleados están sobrecargados de requisitos, es posible que ya no tengan tiempo para realizar las tareas de nómina.

Respuesta en tiempo real

Un sistema de nómina descentralizado implica que los empleados tienen mejor acceso a sus cheques de pago y una relación más cercana con las personas que emiten estos cheques. Esto facilita a los empleados solucionar cualquier problema relacionado con sus cheques que pueda surgir. Por ejemplo, si la persona encargada de contar las horas trabajadas por el empleado cometió un error y registró que el empleado trabajó 30 horas en una semana, cuando en realidad fueron 34, según el conteo real, el empleado puede acercarse fácilmente a esa persona y plantear su inquietud.

Este beneficio también trae una ventaja de visión general en la que se canaliza más retroalimentación y sugerencias respecto al sistema de nómina hacia la alta gerencia. Por ejemplo, una oficina de nómina descentralizada puede observar que su fuerza laboral puede estar mejor atendida si se le paga dos o tres veces al mes en lugar de semanalmente. La alta dirección puede decidir hacer ese ajuste, especialmente si la organización aún es más pequeña y flexible.

Beneficios y ventajas de la nómina centralizada

Muchas empresas, especialmente grandes corporaciones globales, realizan sus tareas de nómina utilizando el sistema de nómina centralizado. En este enfoque, los empleadores y altos ejecutivos tienen más control sobre los costos y gastos de sus organizaciones, lo cual es ventajoso considerando que es su principal responsabilidad manejar cualquier problema o inquietud en su empresa. A continuación, se detallan los beneficios y ventajas del enfoque de nómina centralizado.

Datos asegurados

Una desventaja de un sistema de pago descentralizado es la falta de seguridad de los datos de nómina. Este enfoque puede provocar errores en la documentación, mantenimiento, compra de tecnología, pérdida de conocimiento y varias otras consecuencias. Muchas empresas que utilizan un sistema de nómina descentralizado tienen dificultades para ofrecer soluciones a estos problemas. Pero las empresas con nómina centralizada evitan estos problemas al imponer mayor seguridad y control sobre los datos de nómina.

Además del mejor control y autoridad sobre sus empleados, un enfoque de nómina global centralizado también puede reducir los costos de su organización y probablemente producir productos de alta calidad.

Datos organizados

Como se mencionó anteriormente, los datos relacionados con la nómina tienen mejor seguridad en el sistema de nómina centralizado. Esto se debe en gran parte a que, si su sistema de nómina está centralizado, sus datos estarán más organizados porque se almacenan en un solo sistema o lugar. Como resultado, se evitarán problemas como la duplicación de datos, la inconsistencia en los datos y el almacenamiento desperdiciado.

Mejor acceso a los datos

Un sistema de nómina centralizado bien organizado brinda un mejor y más conveniente acceso a los datos utilizados en toda la organización en un solo lugar. Esto significa que todo el personal, empleados, contratistas y toda la fuerza laboral pueden acceder rápidamente a la base de datos. Esto hace que las actividades en toda la organización sean tanto más rápidas como más fáciles de realizar. La planificación y operación central también permiten introducir tecnologías y habilidades compatibles.

Avanzando

Ahora que tiene una mejor comprensión de los beneficios y desventajas de los enfoques de nómina centralizado y descentralizado, puede realizar un análisis y discusión más integrales sobre qué enfoque sería el más adecuado para su organización. Aunque es cierto que cualquiera de los enfoques puede servir para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o industria, todavía es recomendable realizar un examen exhaustivo para determinar el enfoque de nómina perfecto para su organización.

Para empresas multinacionales, los desafíos pueden venir acompañados de regulaciones, idiomas y monedas diversas. Por eso, debe ser estratégico en la elección de un modelo de nómina adecuado para su empresa. La gestión global de nómina juega un papel fundamental en impulsar el éxito de su organización. Por lo tanto, planificar y manejar estos obstáculos por su cuenta será difícil, y un solo error en un departamento puede afectar al resto de los departamentos de su organización.

Rivermate ofrece servicios y herramientas para ayudarle a planificar y gestionar su nómina de manera efectiva sin que le cueste una fortuna. Contáctenos para conocer más sobre estos servicios.