Nada es más debatido en el campo de Recursos Humanos que cuál de los sistemas de nómina global, centralizado o descentralizado, es mejor. Sería inteligente primero tener una comprensión integral de las diferencias entre estos dos sistemas antes de tomar una decisión.
Si es tu responsabilidad manejar la nómina de los empleados en tu empresa, probablemente tengas muchas preguntas, incluyendo y especialmente el enfoque correcto para la nómina. ¿Estás atascado preguntándote si la nómina centralizada es mejor que la descentralizada, o viceversa? ¿Qué beneficios puedes obtener de cualquiera de los enfoques?
Buscar el enfoque perfecto para tu organización nunca será una tarea fácil. Afortunadamente, Rivermate hizo el trabajo por ti. Este artículo te ayudará a entender más sobre los dos enfoques de nómina para que puedas decidir cuál opción es más adecuada para tu organización.
Beneficios y Ventajas de la Nómina Descentralizada
Un modelo de nómina global descentralizado incorpora múltiples equipos de nómina dentro de la sede de una organización con socios externos de gestión de nómina en el país para cada país donde opera la empresa.
Basado en un estudio de Deloitte, una firma de contabilidad y consultoría, solo el 13 por ciento de las empresas a gran escala emplean el enfoque de nómina global descentralizado, mientras que el 60 por ciento de los encuestados dijo que están implementando el enfoque de nómina global centralizado. Esto puede deberse a su asequibilidad.
Requiere Solo un Pequeño Número de Recursos
En la nómina centralizada, una empresa debe tener un departamento dedicado y personal para realizar sus responsabilidades de nómina. Debe haber una inversión continua destinada a los aspectos más técnicos de la nómina, como hardware, empleados, espacio y software. En contraste, el enfoque descentralizado evita estos problemas. En este enfoque de nómina, cualquier empleado que tenga una hora extra disponible puede realizar tareas y gestión de nómina incluso si no están asignados a tareas relacionadas con Recursos Humanos. Como resultado, se requieren menos recursos, dinero y tiempo para realizar las tareas de nómina en este sistema.
Costos Menores de Transición del Sistema
La transición de un sistema a otro puede costar mucho y afectar las finanzas de tu empresa. Con un enfoque de nómina descentralizado, sería más fácil y barato fusionar sistemas contables compatibles, especialmente cuando comienzan a surgir problemas relacionados con tu sistema de información y estructura de gestión. Este beneficio, en particular, es una de las razones principales por las que cada vez más empresas están actualizando y expandiendo con sistemas de nómina descentralizados.
Reducción de Riesgos
Una desventaja de un sistema de nómina centralizado es que cuando falla, los empleados no podrán recibir sus salarios o sueldos mensuales. La verdad, esto puede ser solo uno de los muchos riesgos que tu empresa podría enfrentar si te suscribes a la idea de centralizar tu nómina. Sin embargo, en un enfoque de nómina descentralizado, cuando el sistema falla, los únicos empleados cuyos salarios se retrasarán son aquellos atendidos por ese sistema, pero todos los demás empleados serán pagados.
Al elegir el mejor enfoque de nómina, debes tener en cuenta que tus empleados trabajan para que se les pague, por lo que retrasar la nómina debido a una falla del sistema puede causar efectos en cadena, y estos efectos probablemente dañarán a tu empresa.
Mejoras en los Registros de Empleados
Otra ventaja de los sistemas descentralizados es que ofrecen el beneficio de una mejor gestión del headcount. En este enfoque, cada empleado puede mantener su registro sin necesidad de instrucciones extensas. Con esto, ya no tienes que asignar a una persona o contratar a un empleado para realizar esta tarea. Esto no solo reduce los gastos de tu empresa, sino que también te ahorra mucho tiempo.
Pero, nuevamente, es tu responsabilidad establecer un sistema de programación efectivo para tus empleados. Además, si tus empleados están abrumados con requisitos, es posible que ya no tengan tiempo para realizar las tareas de nómina.
Respuesta en Tiempo Real
Un sistema de nómina descentralizado implica que los empleados tienen mejor acceso a sus cheques de pago y una relación más cercana con las personas que emiten estos cheques. Esto facilita que los empleados puedan solucionar cualquier problema relacionado con sus cheques que pueda surgir. Por ejemplo, si el empleado encargado de contar las horas trabajadas por un empleado equivocadamente registró que trabajó 30 horas en una semana, cuando en realidad fueron 34 según el conteo real, el empleado puede acercarse fácilmente a esa persona y plantear su inquietud.
Este beneficio también trae una ventaja de una visión más amplia, ya que se recogen más comentarios y sugerencias respecto al sistema de nómina que se canalizan hacia la alta dirección. Por ejemplo, una oficina de nómina descentralizada podría observar que la fuerza laboral que emplea sería mejor atendida si se le paga dos o tres veces al mes en lugar de semanalmente. La alta dirección puede entonces decidir hacer el ajuste, especialmente si la organización aún es pequeña y más flexible.
Beneficios y Ventajas de la Nómina Centralizada
Muchas empresas, especialmente grandes empresas globales, realizan sus tareas de nómina usando el sistema de nómina centralizado. En este enfoque, los empleadores y altos ejecutivos tienen más control sobre los costos y gastos de sus organizaciones, lo cual es ventajoso considerando que es su responsabilidad principal manejar cualquier problema o inquietud en su empresa. A continuación, se presentan los beneficios y ventajas del enfoque de nómina centralizado.
Datos Seguros
Una desventaja de un sistema de pago descentralizado es la falta de seguridad de los datos de nómina. Este enfoque puede estimular errores en la documentación, mantenimiento, compra de tecnología, pérdida de conocimientos y una serie de otras consecuencias. Muchas empresas que utilizan un enfoque de nómina descentralizado tienen dificultades para ofrecer soluciones a estos problemas. Pero las empresas con nómina centralizada evitan estos problemas al imponer mayor seguridad y control sobre los datos de nómina.
Además del mejor control y autoridad sobre tus empleados, un enfoque de nómina global centralizado también puede reducir los costos de tu organización y probablemente producir productos de alta calidad.
Datos Organizados
Como se mencionó anteriormente, los datos relacionados con la nómina tienen mejor seguridad en el sistema de nómina centralizado. Esto se debe en gran parte a que si tu sistema de nómina está centralizado, tus datos estarán más organizados porque se almacenan en un solo sistema o lugar. Como resultado, se evitarán problemas como duplicación de datos, inconsistencia de datos y almacenamiento desperdiciado.
Mejor Acceso a los Datos
Un sistema de nómina centralizado bien organizado proporciona un mejor y más conveniente acceso a los datos utilizados en toda la organización en un solo lugar. Esto significa que todo el personal, empleados, contratistas y toda la fuerza laboral pueden acceder fácilmente a la base de datos. Esto hace que tanto sea más rápido como más fácil realizar actividades a nivel organizacional. La planificación y operación central también permite introducir tecnología y habilidades compatibles.
Avanzando
Ahora que tienes una mejor comprensión de los beneficios y desventajas de ambos enfoques de nómina, centralizado y descentralizado, puedes realizar un análisis y discusión más exhaustivos sobre la opción que creas que mejor se adapte a tu organización. Aunque es cierto que cualquiera de los enfoques puede servir para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o industria, todavía es recomendable realizar un análisis exhaustivo para determinar el enfoque de nómina perfecto para tu organización.
Para empresas multinacionales, los desafíos pueden venir acompañados de regulaciones, idiomas y monedas diversas. Por eso, debes ser estratégico al elegir un modelo de nómina adecuado para tu empresa. La gestión global de nómina juega un papel integral en impulsar el éxito de tu organización. Por lo tanto, planificar y manejar estos obstáculos por sí solo será difícil, y un solo error en un departamento puede perjudicar al resto de los departamentos de tu organización.
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