Los pros y los contras de la externalización global de nóminas.

Sección 1: Introducción a la Externalización de Nómina Global

La externalización de nómina global es una tendencia en rápido crecimiento en el mundo empresarial,
y es fácil entender por qué. Este tipo de servicio proporciona a las empresas una
forma eficiente de gestionar su fuerza laboral global mientras minimizan los costos
asociados con la gestión de múltiples sistemas de nómina en todo el mundo. Pero, ¿qué
exactamente es la externalización de nómina global? ¿Cómo funciona? ¿Y cuáles son sus pros
y contras? En esta publicación, exploraremos estas preguntas proporcionando una
introducción a la externalización de nómina global – incluyendo una definición del
término, así como una visión general de su propósito y beneficios. También discutiremos
algunos posibles inconvenientes que acompañan a la utilización de tales servicios para que puedas
tomar decisiones informadas sobre si son adecuados o no para las necesidades de tu
organización.

En su esencia, la externalización de nómina global implica contratar ciertos
aspectos de los procesos de gestión de compensaciones de empleados internacionales a proveedores externos que se especializan en gestionarlos en nombre de empleadores en diferentes países o regiones.
Estos proveedores generalmente ofrecen soluciones integrales que cubren todas las áreas relacionadas con
la payrolling internacional: desde calcular impuestos según las regulaciones locales;
configurar cuentas bancarias;
emitir pagos;
seguimiento de deducciones como contribuciones a la seguridad social;
presentar informes requeridos por agencias gubernamentales;
garantizar el cumplimiento de las leyes laborales en todo el mundo – ¡solo por nombrar algunos! El objetivo aquí es simple:
optimizar operaciones mientras se reduce la carga administrativa (y el costo) para las empresas
que operan a nivel global sin sacrificar precisión o medidas de control de calidad
al tratar con información financiera sensible relacionada con los salarios de los empleados, etc.

Al aprovechar la experiencia especializada ofrecida por proveedores externos en lugar
de depender únicamente de recursos internos, las organizaciones obtienen acceso a valiosos
conocimientos sobre las mejores prácticas utilizadas en otras partes del mundo,
que pueden ser aplicables a su propia situación también, ayudando así a optimizar la eficiencia y
la efectividad del proceso en general. Además, dado que el proveedor es responsable de
todo el ciclo de vida de cada transacción, no hay necesidad de preocuparse por discrepancias
entre las distintas jurisdicciones donde la empresa opera, asegurando que todo funcione
sin problemas en todo momento. Finalmente, tener un punto de contacto único facilita
la comunicación, permitiendo enfocarse en tareas más estratégicas en lugar de
papelera mundana.

Sección 2: Pros de la Externalización de Nómina Global

La externalización de nómina global puede ser una excelente manera para que las empresas ahorren dinero,
aumenten la eficiencia y precisión en sus operaciones. Al externalizar los servicios de
nómina global, las empresas pueden reducir costos asociados con la gestión de
múltiples monedas y regulaciones fiscales en diferentes países.
Además, se benefician de una mayor flexibilidad en lo que respecta a la contratación
de empleados ubicados en todo el mundo.

Una de las mayores ventajas de la externalización de nómina global es el ahorro de costos.
Las empresas que externalizan sus nóminas internacionales a menudo encuentran
que ahorran cantidades significativas en costos laborales debido a los salarios más bajos pagados en el extranjero, así como en gastos generales como alquiler de oficinas o paquetes de beneficios para empleados, que pueden no estar disponibles en ciertas regiones donde los empleados están basados. Además, dado que muchos proveedores ofrecen tarifas competitivas por estos servicios, las organizaciones también pueden aprovechar descuentos ofrecidos
por los proveedores especializados en esta área, lo que resulta en aún mayores reducciones de costos con el tiempo.

Otra gran ventaja de la externalización de nómina global es la mejora en la eficiencia y
precisión dentro de los procesos financieros relacionados con su fuerza laboral en el extranjero. Con soluciones externalizadas que manejan todos los aspectos relacionados con las tasas de cambio de moneda extranjera y las leyes fiscales aplicables en varias jurisdicciones en todo el mundo, los empleadores ya no necesitan preocuparse por cometer errores costosos al intentar mantenerse actualizados con las reglas y regulaciones en constante cambio que rigen las políticas laborales de cada país (lo cual podría llevarlos a problemas legales). Esto permite que los departamentos de recursos humanos tengan más libertad a la hora de reclutar talento de otros países sin temor a que surjan problemas de cumplimiento en el futuro.

Además, gracias en gran parte a los avances tecnológicos actuales, la mayoría de los proveedores de servicios confiables ahora ofrecen sistemas automatizados diseñados específicamente para ayudar a simplificar todo el proceso; permitiendo a los clientes acceder a datos en tiempo real sobre los pagos procesados en cualquier momento, junto con informes detallados que describen métricas de rendimiento general durante el período del contrato (reduciendo significativamente la carga de trabajo manual). Como resultado, ambas partes disfrutan de tranquilidad sabiendo que todo funciona sin problemas, manteniendo las operaciones comerciales sin interrupciones a pesar de la distancia geográfica entre las oficinas centrales y los empleados dispersos por todo el mundo.

Finalmente, otro beneficio clave de utilizar un proveedor externo para gestionar las necesidades de payrolling internacional es la capacidad de escalar rápidamente si la empresa decide expandirse rápidamente fuera del mercado local en el futuro; evitando así la molestia de establecer nueva infraestructura en cada ubicación, lo cual requeriría recursos adicionales para mantener a largo plazo si se hiciera internamente, en lugar de confiar en especialistas externos que hagan el trabajo correctamente desde el principio, reduciendo también el riesgo de errores durante la fase de transición.

Sección 3: Contras de la Externalización de Nómina Global

Cuando se trata de externalización de nómina global, existen algunos posibles
inconvenientes que deben considerarse. Uno de los más significativos es la falta de control sobre los procesos y datos. Cuando una organización
externaliza sus operaciones de nómina, puede que ya no tenga acceso directo ni
supervisión sobre su propia información de empleados y registros financieros.
Esto puede generar problemas de precisión, así como incumplimiento de leyes y
regulaciones locales en diferentes países donde trabajan los empleados.

Otro inconveniente asociado con la externalización de nómina global es la potencialidad de
errores debido a malentendidos entre las partes involucradas en la gestión
de pagos internacionales en múltiples monedas y jurisdicciones. Por ejemplo, si una parte malinterpreta instrucciones de otra respecto a
montos de pago o fechas límite, esto podría resultar en pagos incorrectos que
deberían corregirse rápidamente antes de que ocurra más daño, algo que puede ser difícil cuando se trata con socios en el extranjero que operan en diferentes zonas horarias que la sede de la empresa.

Además, algunas organizaciones se encuentran incapaces de mantenerse al día con
los cambios en los mercados extranjeros porque no cuentan con personal en el extranjero que entienda esas regiones específicas, sus códigos fiscales u otra legislación relevante;
lo que los deja vulnerables cuando llega el momento de presentar impuestos cada año (o con mayor frecuencia, dependiendo de los requisitos del país).
Adicionalmente, muchas empresas enfrentan dificultades para garantizar conversiones de moneda precisas, ya que las tasas de cambio fluctúan regularmente, dificultando la planificación presupuestaria sin sistemas de monitoreo adecuados implementados por profesionales experimentados en estos temas.

Finalmente, aunque generalmente se cita el ahorro de costos como uno de los principales beneficios de la externalización de nómina global,
estos ahorros no siempre se materializan, ya sea por las altas tarifas cobradas por los proveedores externos o por costos imprevistos durante las fases de implementación y mantenimiento (por ejemplo, licencias de software, etc.).
Por ello, las empresas deben sopesar cuidadosamente todos los pros y contras antes de comprometer recursos en estos proyectos, para que las expectativas sean realistas durante todo el ciclo del proceso.

Sección 4: Desafíos de la Externalización de Nómina Global

Cuando se trata de externalización de nómina global, existen varios desafíos
que deben abordarse. Desde el cumplimiento de leyes y regulaciones locales hasta
las preocupaciones sobre la seguridad de los datos y problemas de comunicación, todos estos pueden afectar
el éxito o fracaso de las operaciones internacionales de tu negocio. En esta
sección discutiremos algunos de los desafíos más comunes asociados con
la externalización de nómina global para que puedas asegurarte de estar preparado para ellos
antes de tomar decisiones sobre si externalizar o no los servicios de nómina de tu empresa en el extranjero.

Cumplimiento con leyes y regulaciones locales: Un gran desafío cuando
se trata de externalización de nómina global es garantizar que tu empresa cumpla
con todas las leyes y regulaciones aplicables en cada país donde trabajan los empleados.
Esto incluye todo, desde requisitos fiscales hasta estándares laborales como
niveles de salario mínimo, reglas de pago de horas extras, derechos a vacaciones, etc., que
varían mucho entre países en todo el mundo. Es importante que las empresas
que optan por externalizar sus necesidades de nómina internacional en el extranjero entiendan
cómo diferentes jurisdicciones manejan los asuntos fiscales relacionados específicamente con
los salarios y sueldos pagados por entidades extranjeras que operan dentro de sus fronteras;
de lo contrario, podrían enfrentarse a multas considerables si se detecta que no cumplen.
Además, muchos países también exigen que los empleadores proporcionen ciertos beneficios,
como cobertura de seguro de salud u otros esquemas de protección social;
el incumplimiento puede resultar en penalizaciones adicionales para las empresas que no cumplan con ello.

Preocupaciones sobre la seguridad de los datos: Otro tema clave al considerar la externalización de nómina global es la seguridad de los datos,
tanto física (correo electrónico) como digital (nube). Las empresas deben asegurarse
de que la información confidencial relacionada con los salarios de los empleados
permanezca segura en todo momento, permitiendo solo el acceso a personal autorizado
que gestione esos registros con precisión, sin comprometer su integridad.
Para lograr esto de manera efectiva, es necesario implementar medidas robustas para protegerse contra amenazas cibernéticas potenciales, incluyendo protocolos de encriptación y políticas de contraseñas fuertes en toda la infraestructura de red utilizada para gestionar documentos financieros sensibles de forma remota a través de soluciones de computación en la nube ofrecidas por proveedores externos que brindan servicios externalizados internacionalmente hoy en día.

Problemas de comunicación: Finalmente, y no menos importante, los problemas de comunicación a menudo surgen durante la configuración de nuevos sistemas/procesos necesarios para facilitar el funcionamiento fluido de una fuerza laboral distribuida globalmente, debido a barreras idiomáticas, diferencias culturales entre las regiones involucradas, o la propia naturaleza del proyecto... Aunque la tecnología ha avanzado mucho en cerrar estas brechas gracias a los herramientas de videoconferencia y plataformas de mensajería instantánea disponibles hoy en día, sigue siendo una tarea difícil lograr que todos estén en la misma página, especialmente considerando que los equipos están ubicados lejos unos de otros geográficamente, lo que requiere un esfuerzo adicional de coordinación para seguir el progreso y las actualizaciones de manera eficiente y oportuna.

Sección 5: Mejores prácticas para la externalización de nómina global

Cuando se trata de externalización de nómina global, las mejores prácticas son esenciales para
garantizar una transición exitosa y el cumplimiento continuo. Aquí discutiremos
algunas de las consideraciones clave al seleccionar un proveedor externalizado, establecer
controles adecuados y monitorear el cumplimiento.

Elegir un proveedor confiable:

Al seleccionar un proveedor externo para tus servicios de nómina global, hay
varios factores que deben tenerse en cuenta. Primero y principal, la confiabilidad;
debes asegurarte de que la empresa tenga experiencia en ofrecer
servicios de calidad en múltiples países con diferentes regulaciones y requisitos fiscales.
Además, revisa sus opiniones de clientes o referencias de otras empresas que los hayan utilizado antes;
esto puede ofrecerte una visión de cómo operan y de posibles problemas que hayan enfrentado en proyectos anteriores.
Por último, asegúrate de que la estructura de precios sea transparente, para que puedas conocer exactamente qué costos están asociados con las necesidades de procesamiento de nómina en cada país, sin tarifas ocultas ni sorpresas futuras.

Establecer controles adecuados:

Una vez que hayas elegido un proveedor confiable para tus necesidades de servicios de nómina global,
es importante establecer controles internos adecuados dentro de tu organización para
mantener supervisión sobre todas las actividades relacionadas con el procesamiento de pagos internacionales, incluyendo la gestión de datos de empleados (e-nómina), asuntos fiscales (IVA/GST), etc.
Esto incluye definir roles y responsabilidades claros entre ambas partes, como designar a una persona responsable de gestionar la comunicación entre los departamentos de recursos humanos en diferentes países, mientras que otra se encarga de la conciliación de pagos en nombre de esas mismas entidades en el extranjero;
estas personas también deben entender las leyes laborales locales y regulaciones específicas relacionadas con empleados extranjeros que trabajan fuera de su país de origen. Además, implementar medidas de control de acceso, como la autenticación en dos pasos en sistemas donde se almacenan datos sensibles, ayuda a proteger contra accesos no autorizados por parte de terceros, lo cual podría tener consecuencias catastróficas si no se gestiona correctamente.

Monitorear el cumplimiento:

Por último, pero no menos importante, monitorear el cumplimiento a lo largo de todo el proceso
se vuelve de suma importancia, ya que la no conformidad puede resultar en severas penalizaciones financieras impuestas por la falta de comprensión de las obligaciones legales requeridas bajo las leyes aplicables.
Se recomienda revisar periódicamente las políticas y procedimientos existentes, asegurándose de que permanezcan actualizados con los cambios relevantes en los estándares de la industria, y realizar auditorías periódicas para verificar la precisión de los registros, seguir las transacciones globales mediante soluciones de software diseñadas para gestionar procesos complejos de manera eficiente y precisa.
Haciendo esto, se garantiza que todo permanezca en cumplimiento con las últimas directrices, reduciendo significativamente la exposición a riesgos.

En conclusión, la externalización de nómina global es una excelente estrategia para que las empresas ahorren dinero y aumenten la eficiencia mientras gestionan su fuerza laboral internacional.
Ofrece muchas ventajas, como el ahorro de costos, la mejora en la precisión de los procesos financieros, el acceso a datos en tiempo real y la capacidad de escalar rápidamente al expandirse.
Sin embargo, también existen posibles inconvenientes que deben considerarse, incluyendo el cumplimiento de leyes y regulaciones locales, preocupaciones sobre la seguridad de los datos y problemas de comunicación.
Las empresas deben investigar a fondo proveedores confiables con experiencia en múltiples países antes de comprometerse con cualquier proyecto de este tipo.
Con controles internos adecuados y un monitoreo continuo del cumplimiento, las empresas pueden garantizar una transición exitosa hacia la externalización de nómina global, lo cual les brindará tranquilidad al saber que han minimizado costos asociados con la gestión eficiente de su fuerza laboral internacional.