La situación de trabajo desde casa provocada por COVID-19 ha afectado a cada negocio. Independientemente de su tamaño, ubicación o sector industrial al que pertenezca, todas las empresas se ven luchando por aumentar sus ingresos y mantener vivo su comercio.

Los equipos administrativos de estas empresas han elaborado apresuradamente estrategias y políticas necesarias para proteger a sus empleados, clientes y partes interesadas en un tiempo incierto. Estas estrategias además deben mitigar el impacto de la pandemia, incluyendo y especialmente el mercado inestable y volátil.

Este artículo evalúa cómo responden las mayores empresas a la peoría de la crisis económica que acompaña a la situación de pandemia. Continúe leyendo para conocer estas maneras:

Formación de equipos de gestión de crisis

Un estudio liderado por Larry Edmond, director general de la firma de análisis y asesoría Gallup, enumeró las respuestas relacionadas con el Coronavirus perseguidas por 100 grandes organizaciones. En consecuencia, estas organizaciones son todas miembros de la mesa redonda de los directores de recursos humanos (CHRO) de la firma. En promedio, las 100 empresas del estudio emplean 80,000 trabajadores y tienen ingresos anuales de 27 mil millones de dólares.

El estudio citó: “La mayoría de las organizaciones han creado equipos, grupos de trabajo o comités de gestión de crisis, con respuestas adaptadas a regiones geográficas específicas”. Estos grupos de gestión de crisis se reúnen regularmente para discutir cómo la empresa puede aliviar mejor el impacto de futuras crisis y contingencias.

Además, un equipo de gestión de crisis tiene la tarea de formular políticas y proporcionar información a los altos ejecutivos y trabajadores de línea sobre temas como la conciencia, prevención y buena higiene.

Junto con las estrategias destinadas para uso inmediato, el equipo de gestión de crisis también se enfoca en protocolos de administración para diversos escenarios futuros. El objetivo de elaborar protocolos para uso futuro se centra en la continuidad del negocio. En otras palabras, el equipo de gestión de crisis debe analizar las acciones actuales para prever mejor las posibles respuestas a futuras crisis. Más particularmente, los protocolos y planes deben incluir lo siguiente:

• planes de contingencia de sucesión para todos los altos ejecutivos
• realizar negocios usando capacidades virtuales, de video o audio
• planes para restringir viajes y reducir solo las operaciones críticas para el negocio
• trasladar operaciones críticas a regiones no afectadas
• capacitar a los miembros del equipo para realizar funciones críticas en caso de una ausencia inesperada o cuarentena de otro miembro del equipo
• documentar funciones, procesos o procedimientos críticos del negocio en caso de una ausencia inesperada o cuarentena de un miembro del equipo
• distribuir guiones para centros de llamadas y comunicaciones de agentes

Desarrollando infraestructura para el trabajo remoto

Desde el inicio de COVID-19, que data del 31 de diciembre de 2019, las redes sociales chinas estaban saturadas con búsquedas de la frase “trabajo remoto”. Más de un año después, el trabajo remoto, también conocido como teletrabajo, trabajo desde casa o homeworking, se ha convertido en la configuración de “la nueva normalidad” para la mayoría, si no todos, del mundo.

Muchas empresas chinas fueron alentadas por sus autoridades a transicionar sus dinámicas laborales a un esquema de trabajo remoto desde la atmósfera tradicional de oficina. Esta transformación puede no ser tan sencilla para trabajos que requieren que el trabajador fabrique artículos (por ejemplo, un trabajo en un negocio de impresión de camisas) como para trabajadores que ya están acostumbrados al teletrabajo.

Obviamente, muchos trabajos, en particular aquellos en manufactura, no pueden ser trasladados al trabajo remoto. Noticias de XinhuaNET informan que solo el 33 por ciento de las pymes chinas lograron continuar con operaciones normales durante la última semana de febrero de 2020.

MITSloan Management Review usa la experiencia china como modelo del cual los gerentes pueden tomar pasos para maximizar la efectividad de la opción de trabajo remoto durante una crisis. Estos pasos incluyen:

• Permita que sus empleados teletrabajen. Transicionar al teletrabajo no solo fomentará la continuidad del negocio en su empresa, sino que también ayuda a sus empleados a adquirir experiencia significativa en la dinámica de trabajar desde casa. Las empresas que transicionan inmediatamente su esquema de trabajo a remoto permitirán a sus empleados tener el conocimiento tácito, la planificación y la infraestructura necesarios para transicionar rápidamente más operaciones si eso se vuelve necesario en el futuro.
• Capacite a sus líderes. Una de las mayores quejas de los empleados sobre el trabajo remoto apunta a la falta de respeto por el horario laboral normal por parte de sus líderes, gerentes, empleadores e incluso colegas. Enviar correos electrónicos hasta las 12 de la medianoche, de ninguna manera, es un signo de respeto hacia sus subordinados. Esto implica la importancia de reglas sensatas sobre cuándo los líderes deben esperar que sus trabajadores estén disponibles — y cuándo no.
• ‍Capacite a sus empleados. Capacitar a sus empleados le ayudará a mantener la continuidad del negocio no solo por un corto período de tiempo, sino a largo plazo. Es crucial identificar e invertir en empleados dispuestos a hacer el trabajo sucio para que sus metas se logren. Algunas preguntas para plantearse sobre sus empleados son: ¿Tienen las herramientas para trabajar efectivamente desde casa si es necesario? ¿Ayudarán estos empleados a gestionar mi negocio en el futuro? ¿Poseen estos empleados un alto potencial de crecimiento? ‍
• Desarrolle un escenario de desastre que incluya teletrabajo. ¿Cómo operará su empresa si las ubicaciones geográficas donde tiene operaciones se ponen en cuarentena de repente? La planificación de escenarios le ayudará a generar ideas sobre cómo su empresa podría desafiar los límites del trabajo remoto. Este artículo le ayudará a diseñar un plan de escenarios que inicie su tormenta de ideas para facilitar que reanude sus operaciones a pesar de un esquema limitado.

Imposición de requisitos de viaje

La mayoría de las grandes empresas han impuesto restricciones de viaje que limitan los desplazamientos personales y profesionales entre sus empleados. Algunas incluso advierten que si sus trabajadores viajan sin autorización de sus superiores, podrían ser sancionados y enfrentar sanciones significativas. En general, estas regulaciones se consideran “prohibiciones suaves”, que son solo restricciones parciales de viaje y pueden ayudar a evitar viajes en avión, transporte público y grandes concentraciones. Además, un trabajador debe ser puesto en cuarentena durante 14 días tras viajar a zonas de alta incidencia de COVID-19.

También hay empresas que imponen “prohibiciones estrictas”, especialmente aquellas en áreas muy susceptibles al virus. El viaje a China, Italia, Corea del Sur, Irán, Japón, Hong Kong y Taiwán también ha sido prohibido por varias de las principales empresas. En efecto, la mayoría de los viajes intercontinentales —y, más recientemente, incluso los viajes en general— se han detenido por el momento, a menos que sean operaciones críticas.

Análisis del impacto en el negocio

Los altos directivos de las grandes empresas mantienen reuniones adicionales que tienen como objetivo monitorear el impacto en los negocios causado por la condición de pandemia. Un producto de estas reuniones es la protección y sostenibilidad de las funciones del negocio de estas empresas. Los puntos centrales de estas conferencias incluyen el cierre de instalaciones en áreas de alta incidencia de COVID-19, y el traslado de algunas disciplinas comerciales a lugares menos susceptibles al Coronavirus.

Además, los Directores de Recursos Humanos (CHRO) de estas empresas realizan lo siguiente:

• análisis / pronóstico del impacto prospectivo de COVID-19 en el futuro;
• monitoreo de las cadenas de suministro y proveedores para desafíos potenciales;
• evaluación del riesgo en la cadena de suministro y operaciones de forma continua;
• búsqueda de proveedores alternativos;
• suministro de recursos adicionales para el personal o permisos remunerados;
• reducción o suspensión de bonificaciones en niveles superiores.

Comunicación remota

Las empresas hoy en día fomentan reuniones por videoconferencia y llamadas de audio a través de plataformas como Skype, Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. De hecho, incluso las llamadas telefónicas son preferidas como medio de comunicación en lugar de reuniones presenciales. Paralelamente, los proyectos colaborativos se realizan en línea mediante programas como Google Docs, Slack, Discord y otros canales digitales.

La comunicación frecuente y significativa es necesaria para un liderazgo corporativo efectivo. Para abordar las inquietudes en la respuesta de una organización a COVID-19, las políticas, consejos y protocolos, las empresas reconocen la importancia de la comunicación en la difusión de información necesaria entre sus empleados. Muchas organizaciones emiten guías de Preguntas Frecuentes (FAQ) del Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la Organización Mundial de la Salud (OMS), la Universidad Johns Hopkins y gobiernos locales para informar a sus subordinados sobre lo que deben saber respecto a la pandemia de COVID-19.

También puede ser importante que, junto con asesoramiento experto, los mensajes se acompañen de pensamientos genuinos como recordar a los trabajadores que obtengan información de organizaciones creíbles, asegurarles que ninguno de sus compañeros ha dado positivo por el virus (cuando corresponda), instar a los empleados a no entrar en pánico ni difundir rumores, y garantizar que el mensaje tenga una narrativa inspiradora y estratégica. Además, será muy valorado que fomente a sus empleados a obtener suficiente comida, agua, medicinas y otros insumos esenciales para sus familias en caso de cuarentena o escasez.

El bienestar de su gente

Su gente es su activo más importante. Ellos determinan el éxito o fracaso de su negocio. Independientemente de su inteligencia como gerente, al final, son sus empleados quienes tienen en sus manos el destino de su empresa.

En tiempos sumamente inciertos, hacer saber a sus subordinados que son valorados y apreciados en su organización no solo generará un rendimiento positivo, sino que también los inspirará a ser leales a su organización a largo plazo. Algunas maneras de lograrlo en un esquema remoto incluyen:

• Brindar a sus empleados permisos pagados y no pagados;
• Implementar un programa de recompensas para motivar la productividad;
• Ofrecer a sus empleados espacio de trabajo y suministros tecnológicos; y
• Proporcionar a sus empleados asignaciones para salud y bienestar.

(LEE: ¿Qué beneficios deberías ofrecer a tu equipo remoto?)

El lugar de trabajo debe ser siempre un negocio en equipo. Sus empleados cumplen con sus roles y usted los cuida bien. Los beneficios y privilegios mencionados solo son posesiones materiales. Estos pueden costarle a su empresa una pequeña cantidad de dinero, pero el impacto que tienen en sus empleados va más allá de cultivar la lealtad. Estos ayudan a asegurar que saben que su empresa siempre está atenta a su bienestar, incluso en medio de una pandemia.

El esquema de trabajo remoto sí provocó una crisis que nadie jamás pensó que pudiera suceder. Las empresas lucharon por levantar sus ingresos. Se despidió empleados. La moral y productividad de los trabajadores decayó. Las pequeñas empresas se detuvieron. Sin embargo, siempre vale la pena aprender qué medidas debe tomar para que su negocio continúe operando en medio de la pandemia.

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