La situación de trabajo desde casa provocada por COVID-19 ha afectado a todas las empresas. Independientemente del tamaño, ubicación o tipo de industria al que pertenezca la empresa, todas se ven luchando por aumentar sus ingresos y mantener viva su actividad comercial.

Los equipos administrativos de estas compañías han elaborado rápidamente estrategias y políticas necesarias para proteger a sus empleados, clientes y stakeholders en un tiempo de incertidumbre. Estas estrategias además deben mitigar el impacto de la pandemia, incluyendo y sobre todo el mercado inestable y volátil.

Este artículo evalúa cómo las mayores empresas responden a la empeoramiento de la crisis económica que acompaña a la situación de la pandemia. Sigue leyendo para conocer estas formas:

Formando equipos de gestión de crisis

Un estudio liderado por Larry Edmond, director general de la firma de análisis y asesoría Gallup, enumeró las respuestas relacionadas con el coronavirus adoptadas por 100 grandes organizaciones. En consecuencia, estas organizaciones son miembros de la mesa redonda de directores de recursos humanos (CHRO) de la firma. En promedio, las 100 empresas en el estudio emplean 80,000 trabajadores y tienen unos ingresos anuales de 27 mil millones de dólares.

El estudio citó: “La mayoría de las organizaciones han creado equipos de gestión de crisis, fuerzas de tarea o comités con respuestas adaptadas a regiones geográficas específicas.” Estos grupos de gestión de crisis se reúnen regularmente para discutir cómo la empresa podría aliviar mejor el impacto de futuras crisis y contingencias.

Además, un equipo de gestión de crisis tiene la tarea de formular políticas y proporcionar información a los oficiales ejecutivos y trabajadores de primera línea sobre temas como conciencia, prevención y buena higiene.

Junto con estrategias destinadas para uso inmediato, el equipo de gestión de crisis también se centra en protocolos de gestión para diversos escenarios futuros. El objetivo de elaborar protocolos para uso futuro se centra en la continuidad del negocio. En otras palabras, el equipo de gestión de crisis debe analizar las acciones actuales para prever mejor las posibles respuestas a futuras crisis. Más particularmente, los protocolos y planes deberían incluir lo siguiente:

• planes de contingencia de sucesión para todos los ejecutivos principales
• realizar negocios mediante capacidades virtuales, de video o audio
• planes para restringir viajes y reducir solo aquellas operaciones críticas
• trasladar operaciones críticas a regiones no afectadas
• formación cruzada de miembros del equipo para desempeñar funciones críticas en caso de una ausencia o cuarentena inesperada de otro miembro
• documentar funciones, procesos o procedimientos críticos del negocio en caso de una ausencia o cuarentena inesperada de un miembro
• distribuir guiones para centros de llamadas y comunicaciones con agentes

Desarrollando una infraestructura para el trabajo remoto

Desde el inicio de COVID-19, que data del 31 de diciembre de 2019, las redes sociales chinas estaban saturadas con búsquedas de la frase “trabajo remoto”](https://www.sloanreview.mit.edu/article/how-companies-can-respond-to-the-coronavirus/).
Más de un año después, el trabajo remoto, también conocido como teletrabajo, trabajo desde casa o telecommuting, se ha convertido en la configuración de “nueva normalidad” para la mayoría, si no para todo el mundo.

Muchas empresas chinas fueron alentadas por sus autoridades a trasladar sus dinámicas laborales a un esquema de trabajo remoto desde el entorno de oficina tradicional. Esta transformación puede no ser tan sencilla para empleos que requieran que el trabajador fabrique artículos (por ejemplo, un trabajo en un negocio de impresión de camisetas) como para aquellos que ya están acostumbrados al teletrabajo.

Obviamente, muchos trabajos, particularmente los en manufactura, no pueden ser transformados en trabajo remoto. Noticias de XinhuaNET informan que solo el 33 por ciento de las micro, pequeñas y medianas empresas chinas (PYMEs) pudieron continuar con operaciones normales durante la última semana de febrero de 2020.

MITSloan Management Review utiliza la experiencia china como modelo del cual los gerentes pueden tomar pasos para maximizar la eficacia del opción de trabajo remoto durante una crisis. Estos pasos incluyen:

• Permita que sus empleados teletrabajen. La transición al teletrabajo no solo fomentará la continuidad del negocio en su empresa, sino que también ayuda a sus trabajadores a adquirir experiencia significativa en la dinámica de trabajar desde casa. Las empresas que transicionan inmediatamente su esquema de trabajo a remoto permitirán que sus empleados tengan el conocimiento tácito, la planificación y la infraestructura necesarios para cambiar rápidamente a más operaciones si eso se vuelve necesario en el futuro.
• Capacitar a sus líderes. Una de las mayores quejas de los empleados sobre el trabajo remoto apunta a la falta de respeto por los horarios laborales normales por parte de sus líderes, gerentes, empleadores e incluso colegas. Enviar correos electrónicos hasta las 12 de la medianoche no es, de ninguna manera, una señal de respeto hacia sus subordinados. Esto implica la importancia de reglas sensatas sobre cuándo los líderes deben esperar que sus trabajadores estén disponibles—y cuándo no.
• ‍Capacite a sus empleados. Capacitar a sus empleados le ayudará a mantener la continuidad del negocio no solo por un corto período, sino a largo plazo. Es crucial identificar e invertir en empleados dispuestos a hacer el trabajo duro por su empresa para que sus metas se cumplan. Algunas preguntas que debe hacerse sobre sus empleados son: ¿Tienen las herramientas para trabajar eficazmente desde casa si es necesario? ¿Ayudarán estos empleados a dirigir mi negocio en el futuro? ¿Poseen estos empleados un potencial alto de crecimiento? ‍
• Desarrolle un escenario de desastre que incorpore el teletrabajo. ¿Cómo operará su empresa si las ubicaciones geográficas en las que su negocio opera se ponen en cuarentena repentinamente? La planificación de escenarios le ayudará a generar ideas sobre cómo su empresa podría desafiar los límites del trabajo remoto. Este artículo le ayudará a elaborar un plan de escenario que debe impulsar su lluvia de ideas para ideas que le ayuden a reanudar sus operaciones a pesar de una forma limitada.

Imponiendo requisitos de viaje

La mayoría de las grandes empresas han impuesto restricciones de viaje que limitan los viajes personales y profesionales entre los empleados en una empresa. Algunas empresas incluso advertieron que si sus trabajadores viajan sin autorización de sus superiores, podrían ser sancionados y enfrentarse a sanciones significativas. En general, estas regulaciones se consideran “prohibiciones suaves”, que son solo restricciones parciales de viaje y podrían ayudar a evitar viajes en avión, transporte público y grandes reuniones. Un trabajador también debe ser puesto en cuarentena durante 14 días después de viajar a zonas calientes de COVID-19.

También hay empresas que imponen “prohibiciones estrictas”, especialmente aquellas en áreas más susceptibles al virus. Los viajes a China, Italia, Corea del Sur, Irán, Japón, Hong Kong y Taiwán también han sido prohibidos por varias de las principales empresas. De hecho, la mayoría de los viajes intercontinentales—y, más recientemente, incluso los viajes en general—se han detenido por el momento, a menos que sean críticos para la misión.

Analizando el impacto en los negocios

Los líderes senior de las grandes empresas están holding reuniones adicionales que tienen como objetivo monitorear el impacto en los negocios provocado por la condición de pandemia. Un subproducto de estas reuniones es la protección y sostenibilidad de las funciones comerciales de estas empresas. Los puntos de atención de estas conferencias empresariales incluyen el cierre de instalaciones en áreas con altas incidencias de COVID-19, y la transferencia de algunas disciplinas empresariales a ubicaciones menos susceptibles al Coronavirus.

Además, los Chief Human Resource Officers (CHRO) de estas empresas realizan lo siguiente:

• analizar/prever el impacto prospectivo de COVID-19 en el futuro;
• monitorear las cadenas de suministro y proveedores para posibles desafíos;
• evaluar el riesgo en la cadena de suministro y operaciones de forma continua;
• buscar proveedores alternativos;
• brindar recursos adicionales para personal o permisos pagados;
• recortar o suspender bonos en niveles superiores.

Comunicando a distancia

Las empresas actuales están promoviendo reuniones mediante videoconferencias y llamadas de audio a través de plataformas como Skype, Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. De hecho, incluso las llamadas telefónicas son preferidas como medio de comunicación en lugar de reuniones cara a cara. Al mismo tiempo, los proyectos colaborativos se realizan en línea mediante software como Google Docs, Slack, Discord y otros canales digitales.

La comunicación frecuente y significativa es necesaria en un liderazgo corporativo efectivo. Para abordar las inquietudes en la respuesta de una organización ante el COVID-19, las políticas, consejos y protocolos, las empresas están considerando la importancia de la comunicación para reportar la información necesaria entre sus empleados. Muchas organizaciones están distribuyendo guías de Preguntas Frecuentes (FAQ) del Center for Disease Control and Prevention (CDC), la Organización Mundial de la Salud (OMS), la Universidad Johns Hopkins y gobiernos locales para ayudar a informar a sus subordinados sobre qué cosas deben saber en relación con la pandemia de COVID-19.

También puede ser importante que, junto con consejos de expertos, los mensajes vengan acompañados de pensamientos genuinos como recordar a los empleados obtener información de organizaciones confiables, asegurarles que ninguno de sus compañeros ha dado positivo por el virus (donde corresponda), instar a los empleados a no entrar en pánico ni difundir rumores, y asegurar que el mensaje tenga una narrativa inspiradora y estratégica. Además, se agradecerá mucho que se motive a sus empleados a obtener suficiente comida, agua, medicamentos y otros elementos esenciales para sus familias en caso de cuarentena o escasez.

El bienestar de su gente

Su gente es su activo más importante. Ellos determinan el éxito o fracaso de su negocio. Independientemente de su inteligencia como gerente, son sus empleados los que, en última instancia, poseen el destino de su empresa.

En tiempos de extrema incertidumbre, hacerles saber a sus subordinados que son valorados y apreciados en su empresa no solo fomentará un rendimiento positivo, sino que también los inspirará a ser leales a su organización a largo plazo. Entre las formas de lograr esto en un esquema remoto se incluyen:

• Proveer a sus empleados permisos remunerados y no remunerados;
• Imponer un programa de recompensas para sus empleados para fomentar productividad;
• Ofrecer a sus empleados espacio de trabajo y suministros tecnológicos; y
• Proveer a sus empleados asignaciones para salud y bienestar.

(LEER: ¿Qué beneficios debería ofrecer a su equipo remoto?)

El lugar de trabajo siempre debe ser un negocio en equipo. Sus empleados desempeñan sus roles y usted cuida bien de ellos. Los beneficios y privilegios mencionados son solo posesiones materiales. Estos pueden costarle a su empresa una pequeña cantidad de dinero, pero el impacto que tienen en sus empleados va más allá de solo cultivar lealtad. Estos ayudan a asegurarles que su empresa siempre está en la búsqueda de su bienestar, incluso en medio de una pandemia.

Siguiendo adelante

La configuración de trabajo remoto sí provocó una crisis que nadie imaginaba que incluso pudiera suceder. Las empresas lucharon por recuperar sus ingresos. Los empleados fueron despedidos. Los trabajadores perdieron moral y productividad. Las pequeñas empresas se detuvieron. Sin embargo, siempre vale la pena aprender qué medidas debe tomar para que su negocio continúe sus operaciones en medio de la pandemia.

Contáctenos en Rivermate y hablemos sobre cómo podemos ayudarle!