La situación de trabajo desde casa provocada por COVID-19 ha afectado a todos los negocios. Independientemente del tamaño, ubicación o tipo de industria a la que pertenezca el negocio, cada empresa se ha visto obligada a luchar para aumentar sus ingresos y mantener su comercio vivo.

Los equipos administrativos de estas empresas han elaborado apresuradamente estrategias y políticas necesarias para proteger a sus empleados, clientes y partes interesadas en un tiempo incierto. Estas estrategias deberían además mitigar el impacto de la pandemia, incluyendo y especialmente el mercado inestable y volátil.

Este artículo evalúa cómo las mayores empresas responden a la creciente crisis económica que acompaña a la situación de la pandemia. Sigue leyendo para conocer estas formas:

Formación de Equipos de Gestión de Crisis

Un estudio dirigido por Larry Edmond, director gerente de la firma de análisis y asesoría Gallup, enumeró las respuestas relacionadas con el Coronavirus adoptadas por 100 grandes organizaciones. En consecuencia, estas organizaciones son todas miembros de la mesa redonda de Directores de Recursos Humanos (CHRO) de la firma. En promedio, las 100 empresas del estudio emplean a 80,000 trabajadores y presumen de $27 mil millones en ingresos anuales.

El estudio citó: "La mayoría de las organizaciones han creado equipos de gestión de crisis, grupos de trabajo o comités con una respuesta adaptada a regiones geográficas específicas". Estos grupos de gestión de crisis se reúnen regularmente para discutir cómo la empresa podría aliviar mejor el impacto de futuras crisis y contingencias.

Además, un equipo de gestión de crisis tiene la tarea de formular políticas y proporcionar información a los oficiales ejecutivos y trabajadores de primera línea sobre temas como la concienciación, la prevención y la buena higiene.

Junto con estrategias destinadas al uso inmediato, el equipo de gestión de crisis también se centra en protocolos de gestión para varios escenarios futuros. El objetivo de elaborar protocolos para uso futuro se centra en la continuidad del negocio. En otras palabras, el equipo de gestión de crisis debe analizar las acciones actuales para prever mejor posibles respuestas a futuras crisis. Más particularmente, los protocolos y planes deben incluir lo siguiente:

• planes de contingencia de sucesión para todos los principales ejecutivos
• realizar negocios utilizando capacidades virtuales, de video o audio
• planes para restringir los viajes y reducir estas operaciones críticas para el negocio solamente
• trasladar operaciones críticas a regiones no afectadas
• capacitación cruzada de miembros del equipo para realizar funciones críticas en caso de ausencia inesperada o cuarentena de otro miembro del equipo
• documentar funciones, procesos o procedimientos críticos para el negocio en caso de ausencia inesperada o cuarentena de un miembro del equipo
• distribuir guiones de centros de llamadas y comunicaciones de agentes

Desarrollando una Infraestructura para el Trabajo Remoto

Al inicio de COVID-19, que se remonta al 31 de diciembre de 2019, las redes sociales chinas estaban inundadas de búsquedas sobre la frase "trabajo remoto". Más de un año después, el trabajo remoto, también conocido como teletrabajo, trabajo desde casa o trabajo en casa, ha sido la configuración de "nueva normalidad" para la mayoría, si no para todo el mundo.

Muchas empresas chinas fueron alentadas por sus autoridades a transformar su dinámica laboral a una configuración de trabajo remoto desde la atmósfera tradicional de trabajo en oficina. Esta transformación puede no ser tan fácil para trabajos que requieren que el trabajador fabrique artículos (por ejemplo, un trabajo en un negocio de impresión de camisetas) como lo es para trabajadores que ya están acostumbrados al teletrabajo.

Obviamente, muchos trabajos, particularmente aquellos en manufactura, no pueden ser trasladados al trabajo remoto. Noticias de XinhuaNET informan que solo el 33 por ciento de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) chinas pudieron continuar operaciones laborales normales durante la última semana de febrero de 2020.

MITSloan Management Review utiliza la experiencia china como un modelo del cual los gerentes pueden tomar medidas para maximizar la efectividad de la opción de trabajo remoto durante una crisis. Estos pasos incluyen lo siguiente:

• Permitir que sus empleados teletrabajen. La transición al teletrabajo no solo fomentará la continuidad del negocio para su empresa, sino que también ayudará a sus trabajadores a ganar experiencia significativa de la dinámica de trabajo desde casa. Las empresas que inmediatamente transforman su configuración de trabajo a trabajo remoto permitirán que sus empleados tengan el conocimiento tácito necesario, la planificación y la infraestructura en su lugar para trasladar rápidamente más operaciones si eso se vuelve necesario en el futuro.
• Entrenar a sus líderes. Una de las mayores quejas de los empleados sobre el trabajo remoto apunta a la falta de respeto por las horas normales de trabajo por parte de sus líderes, gerentes, empleadores e incluso colegas. Enviar correos electrónicos tan tarde como a las 12 de la medianoche no es, de ninguna manera, una señal de respeto por sus subordinados. Esto implica la importancia de reglas sensatas sobre cuándo los líderes deben esperar que sus trabajadores estén disponibles y cuándo no deben estarlo.
• Entrenar a sus empleados. Capacitar a sus empleados le ayudará a mantener la continuidad del negocio no solo por un corto período de tiempo, sino a largo plazo. Es crucial identificar e invertir en empleados que estén dispuestos a hacer el trabajo arduo para su negocio para que sus objetivos se logren. Algunas preguntas para hacer sobre sus empleados son: ¿Tienen las herramientas para trabajar efectivamente desde casa si es necesario? ¿Estos empleados me ayudarán a dirigir mi negocio en el futuro? ¿Estos empleados tienen un gran potencial de crecimiento?
• Desarrollar un escenario de desastre que incorpore el teletrabajo. ¿Cómo operará su empresa si las ubicaciones geográficas en las que opera su negocio son repentinamente bloqueadas? La planificación de escenarios le ayudará a generar ideas sobre cómo su empresa podría desafiar los límites del trabajo remoto. Este artículo le ayudará a armar un plan de escenarios que debería iniciar su lluvia de ideas que le asistirá en reanudar sus operaciones a pesar de una forma limitada.

Imponiendo Requisitos de Viaje

La mayoría de las grandes empresas han impuesto restricciones de viaje que limitan los viajes personales y profesionales entre los empleados de una empresa. Algunas empresas incluso advirtieron que si sus trabajadores viajan sin autorización de sus superiores, podrían ser sancionados y enfrentarse a sanciones significativas. Generalmente, estas regulaciones se consideran "prohibiciones suaves", que son solo restricciones parciales de viaje y podrían ayudar a evitar viajes aéreos, transporte público y grandes reuniones. Un trabajador también debe ser puesto en cuarentena durante 14 días después de viajar a puntos críticos de COVID-19.

También hay empresas que imponen "prohibiciones estrictas", especialmente aquellas en áreas más susceptibles al virus. Los viajes a China, Italia, Corea del Sur, Irán, Japón, Hong Kong y Taiwán también han sido prohibidos por un buen número de empresas de alto rango. De hecho, la mayoría de los viajes intercontinentales e, incluso más recientemente, los viajes en general, se han detenido por el momento, a menos que sean críticos para la misión.

Analizando el Impacto Empresarial

Los líderes senior en grandes empresas están llevando a cabo reuniones suplementarias que tienen como objetivo monitorear el impacto empresarial provocado por la condición de pandemia. Un subproducto de estas reuniones es la protección y sostenibilidad de las funciones empresariales de estas empresas. Los puntos de enfoque de estas conferencias empresariales incluyen el cierre de instalaciones en áreas con alta incidencia de COVID-19 y el traslado de algunas disciplinas empresariales a ubicaciones que no son tan susceptibles al Coronavirus.

Además, los Directores de Recursos Humanos de estas empresas realizan lo siguiente:

• analizar/prever el impacto prospectivo de COVID-19 en el futuro;
• monitorear cadenas de suministro y proveedores para posibles desafíos;
• evaluar el riesgo de la cadena de suministro y operativo de manera continua;
• buscar proveedores alternativos;
• proporcionar recursos adicionales para el personal o licencia pagada;
• recortar o suspender bonificaciones en niveles senior.

Comunicándose Remotamente

Las empresas hoy en día están fomentando reuniones de videoconferencia y audioconferencia a través de plataformas como Skype, Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. De hecho, incluso las llamadas telefónicas son preferidas como medio de comunicación en lugar de reuniones cara a cara. Simultáneamente, los proyectos colaborativos se están realizando en línea a través de software como Google Docs, Slack, Discord y otros canales en línea.

La comunicación frecuente y significativa es necesaria en el liderazgo corporativo efectivo. Para abordar preocupaciones en la respuesta de una organización al COVID-19, políticas, consejos y protocolos, las empresas están considerando la importancia de la comunicación para informar la información necesaria entre sus empleados. Un buen número de organizaciones están emitiendo guías de Preguntas Frecuentes (FAQ) del Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la Organización Mundial de la Salud (OMS), la Universidad Johns Hopkins y gobiernos locales para ayudar a informar a sus subordinados sobre qué cosas deben saber en relación con la pandemia de COVID-19.

También puede ser significativo que, junto con el consejo de expertos, los mensajes se acompañen de pensamientos genuinos como recordar a los trabajadores obtener información de organizaciones creíbles, asegurándoles que ninguno de sus compañeros de trabajo ha dado positivo por el virus (donde sea aplicable), instando a los empleados a no entrar en pánico o difundir rumores, y asegurando que el mensaje tenga una narrativa inspiradora y estratégica. Además, alentar a sus empleados a obtener suficiente comida, agua, medicinas y otros elementos esenciales para sus familias en caso de cuarentena o escasez será muy apreciado.

El Bienestar de su Gente

Su gente es su activo más importante. Determinan el éxito o fracaso de su negocio. Independientemente de su inteligencia como gerente, es su gente quien en última instancia sostiene el destino de su empresa.

En un tiempo extremadamente incierto, hacer saber a sus subordinados que son valorados y apreciados en su empresa no solo generará un rendimiento positivo, sino que los inspirará a ser leales a su organización a largo plazo. Entre las formas de hacer esto en una configuración remota se incluyen:

• Proporcionar a sus empleados licencia pagada y no pagada;
• Imponer un programa de recompensas para sus empleados para fomentar la productividad;
• Ofrecer a sus empleados espacio de trabajo y suministros tecnológicos; y
• Proporcionar a sus empleados asignaciones de salud y bienestar.

(LEER: ¿Qué Beneficios Debería Ofrecer a su Equipo Remoto?)

El lugar de trabajo siempre debe ser un negocio de equipo. Sus empleados desempeñan sus roles y usted los cuida bien. Los beneficios y privilegios mencionados son solo posesiones materiales. Estos pueden costar a su empresa una pequeña cantidad de dinero, pero el impacto que tiene en sus empleados va más allá de solo cultivar lealtad. Estos ayudan a asegurarles que su empresa siempre está pendiente de su bienestar, incluso en medio de una pandemia.

Avanzando

La configuración de trabajo remoto sí trajo una crisis que nadie imaginó que siquiera fuera posible que ocurriera. Las empresas se apresuraron a aumentar sus ingresos. Los empleados han sido despedidos. Los trabajadores han perdido moral y productividad. Las pequeñas empresas se han detenido. No obstante, siempre vale la pena aprender sobre qué medidas debe tomar para que su negocio continúe sus operaciones en medio de la pandemia.

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