Puntos clave:

• 1. Consultar con expertos locales le ayuda a navegar las leyes laborales específicas de cada país. Es importante evitar problemas de cumplimiento, ya que estos pueden resultar costosos. Considere trabajar con un provedor de nómina global o un Employer of Record (EOR).
• 2. Asegúrese de informarse sobre lo que necesita saber acerca de la nómina en los países nuevos. Hacer las preguntas correctas desde el principio puede agilizar la configuración de la nómina y garantizar que cumpla con los estándares locales.
• 3. Considere utilizar software de nómina integrado. Puede reducir errores, simplificar cálculos fiscales y hacer que la gestión de nómina global sea más eficiente.

Expandir su negocio a nuevos países ofrece grandes oportunidades: nuevo talento y clientes. Pero, gestionar la nómina transfronteriza añade mucho a sus responsabilidades diarias.

Para gestionar la nómina global, necesita entender las leyes y regulaciones locales. Esto es esencial para mantener el cumplimiento y evitar altas tarifas y sanciones. Además de mantener satisfe al gobierno, entender las leyes locales también le ayudará a mantener felices a sus empleados. Ellos apreciarán saber que su pago y beneficios están asegurados.

¿Cómo puede cumplir con todo esto, especialmente al contratar en muchos países diferentes? Para facilitar la nómina global, puede confiar en un sistema sólido de nómina global.

¿Cómo encontrar el socio adecuado para la nómina global?

Al escoger un proveedor de nómina global, comience evaluando la experiencia del proveedor. También necesita entender si su nuevo socio tiene presencia en los países en los que planea operar. Busque un proveedor con experiencia en cumplimiento de nómina, ya que esto asegura que puede manejar las regulaciones locales y obligaciones fiscales.

También es fundamental valorar su tecnología. Antes de comprometerse, verifique si su plataforma es fácil de usar. Además, pregunte si la plataforma puede integrarse con sus sistemas existentes de HR y contabilidad.

Considere proveedores que ofrezcan servicios flexibles, como la opción de Employer of Record, si todavía no tiene una entidad legal en cada país. Al escoger su socio, dé prioridad al soporte al cliente. Un proveedor confiable debe estar disponible para ayudar con cualquier problema que surja, asegurando que su equipo reciba sus pagos con precisión y a tiempo.

¿Cómo implementar con éxito un sistema de nómina global?

Ahora que tiene el socio adecuado de nómina global, es momento de entender cómo integrar el sistema en su flujo de trabajo actual de nómina. Le guiamos a través de cuatro pasos clave para configurar con éxito un proceso de nómina global.

1. Consulte con expertos locales para garantizar el cumplimiento

Cada país tiene leyes laborales, regulaciones fiscales y requisitos de nómina únicos. Consultar con expertos locales es esencial para navegar estas diferencias y asegurarse de cumplir con ellas. Por ejemplo, en algunos países, los empleadores deben aportar ciertos tipos de contribuciones a la seguridad social. Sin este conocimiento, su negocio podría enfrentarse a multas o retrasos.

Los expertos locales pueden ofrecer perspectivas actualizadas sobre leyes laborales, códigos fiscales y otras regulaciones. También pueden ayudar a redactar contratos laborales que cumplan con los estándares locales. Trabajar con alguien que conozca las reglas locales significa que no se perderá en requisitos clave. Puede evitar la larga curva de aprendizaje que implica la expansión global.

2. Recolecte información clave haciendo las preguntas correctas

El siguiente paso es recopilar la información necesaria para comprender las prácticas laborales locales. Saber qué preguntar le ayuda a configurar la nómina con precisión desde el principio. Aquí algunas preguntas cruciales para guiar su investigación:

• ¿Cuáles son las horas de trabajo estándar y las licencias anuales?

• ¿Qué beneficios obligatorios y no obligatorios deben incluirse?

• ¿Qué conceptos de ingreso deben gravarse y cómo se calculan los impuestos?

• ¿Qué documentos de los empleados debe recopilar y conservar?

Al responder estas preguntas, podrá identificar posibles problemas de cumplimiento y planear cómo abordarlos. Por ejemplo, en algunos países, la semana laboral estándar puede ser de 35 horas, mientras que en otros, de 48 horas. Conocer estas diferencias le ayudará a crear ofertas de empleo que se ajusten a las normas locales.

3. Recoja y asegure los documentos esenciales de los empleados

Una vez que haya contratado empleados internacionales, debe recopilar y asegurar sus documentos esenciales. Cada país tiene requisitos específicos para los registros de los empleados, que pueden incluir:

• Números de identificación, como seguro social o número fiscal

• Documentación de elegibilidad laboral, como visa de trabajo o permiso de residencia

• Datos bancarios para depósitos salariales

• Registros de seguro de salud y pensiones

• Contratos firmados y reconocimiento de políticas de la empresa

Asegúrese de manejar estos documentos con cuidado y almacenarlos de forma segura. El manejo inadecuado o la pérdida de información sensible puede derivar en severas multas y problemas legales. Crear una lista de verificación de documentos requeridos para cada país puede agilizar este paso. Además, ayuda a garantizar el cumplimiento con las leyes locales de protección de datos.

4. Integre el software de nómina global con sus sistemas existentes

Gestionar la nómina para un equipo global es complejo, pero el software de nómina puede simplificarlo. Debe considerar integrar el software de nómina global con sus sistemas de gestión actuales. Así, podrá optimizar reportes, automatizar cálculos fiscales y reducir errores. Algunos sistemas clave para integrar con su software de nómina son:

• HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos). Un HRIS registra información de empleados, asistencia y costos. Este sistema hace que el procesamiento de nómina sea más rápido y fácil.

• Gestión de gastos. Este sistema monitorea los gastos de los empleados. Le ayuda a rastrear y procesar todos los pagos salientes, como gastos de viaje o negocios.

• Single Sign-On (SSO). SSO mejora la seguridad permitiendo a los empleados acceder a múltiples sistemas con una sola cuenta. Esta integración reduce el riesgo de brechas de seguridad relacionadas con contraseñas y simplifica el acceso.

Desafíos de gestionar la nómina global sin un sistema de nómina global

Gestionar la nómina global manualmente puede ser complicado y riesgoso. Sin un sistema centralizado, gestionar diferentes monedas, seguir las tasas de impuestos y garantizar pagos puntuales se vuelve difícil. Los errores pueden resultar en multas costosas y dañar la reputación de su negocio.

Utilizar software de nómina global le ayuda a evitar estos problemas automatizando muchos de estos procesos. Garantiza que cumple con los requisitos locales, reduce errores humanos y se mantiene actualizado con cambios en las leyes laborales.

Conclusión

Planificar e implementar un sistema de nómina global puede parecer complejo. Pero, siguiendo estos cuatro pasos, podrá construir un proceso confiable y eficiente.

Consultar con expertos locales ayuda a garantizar el cumplimiento. Hacer las preguntas correctas le proporciona las perspectivas necesarias. Recolectar y asegurar documentos le mantiene organizado. Y finalmente, usar software de nómina integrado simplifica todo.

Con un buen proceso de nómina, podrá enfocarse en hacer crecer su negocio en lugar de estos dolores administrativos.

Preguntas frecuentes:

¿Qué es la implementación de nómina global?

La implementación de nómina global implica establecer procesos para gestionar los pagos a empleados en diferentes países. Asegura el cumplimiento con las regulaciones de cada ubicación.

¿Por qué necesito un experto local para la nómina global?

Los expertos locales ayudan a garantizar el cumplimiento con leyes laborales y requisitos fiscales específicos. Reduce el riesgo de multas y problemas legales.

¿Qué documentos son necesarios para la nómina internacional?

Los documentos comunes incluyen números de identificación fiscal, formularios de elegibilidad laboral y datos bancarios. También suele requerirse documentación de seguro de salud y pensiones, pero los requisitos exactos varían según el país.