¿Elegir un Proveedor de Nómina Global? 8 Factores para Evaluar

Gestionar la nómina no es fácil, y encontrar el proceso de nómina que funcione para su empresa puede ser estresante. Cuando su empresa comienza a expandirse a otros países, se vuelve más complejo. Tiene que navegar por leyes y regulaciones locales. También existen diferencias en idiomas y monedas, lo que puede hacer que la nómina sea abrumadora.

Es aquí donde un servicio de nómina global puede ser beneficioso. Le permite agilizar la nómina y mantener el cumplimiento en los nuevos países.

Un equipo experimentado que gestione la nómina global para su empresa le permitirá liberar tiempo para que pueda centrarse en sus actividades empresariales principales.

¿Cómo gestionar una nómina global?

Las pequeñas empresas con unos pocos empleados globales probablemente gestionarán la nómina internacional internamente. Lo mismo es válido para grandes empresas globales. Generalmente, es la solución más rentable para ambas. Contratan a una persona para gestionar la nómina de esos pocos empleados o a un equipo completo para hacerlo en toda la empresa.

Sin embargo, también existe el curioso caso de las empresas de tamaño medio. Para ellas, es demasiado trabajo para una sola persona, pero contratar a un equipo completo resulta demasiado costoso. Estas empresas a menudo deciden subcontratar las operaciones de nómina global. Confían en un Employer of Record (EOR) o en una Organización de Empleo Profesional (PEO) para la nómina global.

En resumen, un EOR ofrece contratar talento global sin requerir que establezca una entidad local. A diferencia de una PEO, trabajar con un EOR lo protegerá de las posibles implicaciones legales de una nómina mal gestionada.

Aún así, ¿cómo saber si un proveedor de nómina global es adecuado para su negocio? Aquí tiene algunas directrices para escoger el mejor servicio de nómina global.

Encontrar el proveedor de Nómina Global adecuado: Todo lo que debe saber

Al externalizar las operaciones de nómina global, la PEO o EOR adecuada puede quitar muchas responsabilidades de su lista de tareas. Pueden asegurarse de que cada empleado reciba su salario a tiempo y que los procesos de recursos humanos pertinentes sean conformes.

No obstante, debe evaluar cuidadosamente a los proveedores. Después de todo, está externalizando una parte importante de su negocio. Esto es lo que debe buscar al explorar sus opciones para identificar el proveedor adecuado para su empresa.

1. Ubicación

Su proveedor de nómina global debe tener presencia en el país donde desea contratar. Verifique qué países cubren y compare esas ubicaciones con sus planes de crecimiento y expansión.

Tenga en cuenta los planes de expansión a corto y largo plazo de su empresa. Puede estar considerando un solo país hoy, pero eso podría cambiar en el futuro.

Su proveedor de nómina global hará todo lo posible para integrar su empresa de manera eficiente. Pero el proceso puede ser riguroso y llevar mucho tiempo, ya que implica tratar con datos sensibles. Al escoger el proveedor correcto y evaluar las ubicaciones, puede agilizar este proceso tanto como sea posible.

Al entrevistar a los proveedores, recuerde preguntar acerca de sus planes de expansión. Su cobertura puede no incluir un país específico hoy, pero, como su negocio, también tienen como objetivo crecer. Podrían tener nuevos países en camino o considerar agregarlos para satisfacer sus necesidades.

2. Cumplimiento

Tener presencia en un país donde desea contratar no es suficiente. Su proveedor de nómina global también debe contar con un equipo experimentado y bien informado. Deben conocer los requisitos legales locales, monedas y otros factores relevantes.

Es fundamental elegir un proveedor que conozca las regulaciones en los países donde planea expandirse. El objetivo principal es evitar problemas o complicaciones legales en el futuro.

Es un factor decisivo, pero el más difícil de estimar. Busque reseñas de clientes para entender qué tan familiarizado está su proveedor con las regulaciones locales en un país en particular.

3. Funcionalidades ofrecidas

La mayoría de los proveedores de nómina global ofrecen servicios similares. Debe esperar que su servicio de nómina global pueda:

• Gestionar la nómina y retener impuestos,
• Distribuir recibos de pago y realizar declaraciones de impuestos,
• Realizar verificaciones de cumplimiento,
• Asistir en la clasificación de trabajadores,

También debería ofrecer:

• Gestión de Contractors,
• Servicios de Employer of Record,
• Administración de beneficios,
• Atención al cliente para el software de nómina,
• Protección de derechos de propiedad intelectual.

No obstante, no todos ofrecen el mismo conjunto de servicios. Tómese su tiempo para revisar las funcionalidades y servicios específicos de cada proveedor de nómina global para asegurarse de que satisfacen las necesidades de su empresa.

4. Empleados y Contractors

Un socio confiable debe ayudarle a cubrir todas sus bases. Entonces, si tiene empleados y Contractors independientes en su equipo, necesita un proveedor de pagos global capaz de atender los requisitos relevantes de ambos.

Existen reglas diferentes para estas dos entidades en algunos países, lo que complica aún más la nómina. Por eso, algunos proveedores de nómina evitan a los contractors por completo y se enfocan únicamente en los empleados. Si confía mucho en contractors, esto podría ser un factor decisivo.

Los mejores proveedores también pueden ofrecer ayuda con la clasificación y cumplimiento legal en este sentido. Pueden ayudarle a reducir el riesgo de una mala clasificación o a convertir a sus contractors en empleados.

5. Confiabilidad

Tendrá que compartir datos sensibles de su empresa con su proveedor de nómina global. Por eso necesita un socio competente y confiable, en quien pueda confiar para mantener los datos seguros. Asegúrese de evaluar el software de su proveedor de nómina con respecto a las mejores prácticas en seguridad de datos.

Su proveedor de nómina debe ofrecer toda la información necesaria en su política de privacidad. También debe contar con políticas sólidas de encriptación de datos y retención de información.

El software debe cumplir con las regulaciones relevantes, como el GDPR, por ejemplo. Además, recuerde informarse sobre el plan de respaldo del proveedor y cómo actuarían ante una posible brecha de datos.

6. Soporte al cliente

Un buen proveedor le proporcionará tanto el software de nómina global como soporte al usarlo. La plataforma debe ser fácil de usar y ofrecer las funciones necesarias sin sobrecargarlo a usted ni a su equipo. Debería poder encontrar rápidamente los datos que necesita y realizar cualquier tarea sin tener que leer un manual extenso.

La plataforma también debe ofrecer un conjunto fuerte de funcionalidades, ya que dependerá de ella para automatizar tareas manuales y complejas. También debe ofrecer informes detallados y precisos, preferiblemente en tiempo real.

Recuerde preguntar al proveedor si la plataforma puede integrarse con su software de contabilidad. Esto puede ayudar a minimizar los riesgos inherentes a la entrada manual de datos y a agilizar aún más el proceso de nómina.

Además, si la plataforma se vuelve abrumadora o confusa, necesita que el proveedor esté presente para ofrecer soporte y orientación. Consulte sitios de reseñas de usuarios para ver qué experiencias han tenido otros. Necesita saber si puede confiar en ellos para obtener ayuda rápida y eficiente.

7. Servicios adicionales

No se conforme solo con lo básico, especialmente si su costo es elevado. Confía en un proveedor para que gestione las operaciones de nómina sin problemas. Pero también deben ayudarle a escalar rápidamente hacia arriba o hacia abajo, o realizar funciones de recursos humanos adicionales y acordadas.

Puede necesitar realizar pagos específicos además del salario a sus empleados, por ejemplo. Un buen proveedor debe poder soportar esto mientras cumple con las regulaciones locales.

La mayoría de los proveedores ofrecerán una demostración, una prueba gratuita o un recorrido por su plataforma y procesos, así que aproveche esas oportunidades. Le ayudarán a estimar si el proveedor vale su confianza y su inversión.

8. Precios

Al evaluar a los proveedores, el precio debe formar parte de su decisión. Los proveedores de nómina global ofrecen diferentes tipos de precios, por lo que debería encontrar uno que se adapte a su presupuesto.

Asegúrese de comparar y ver qué proveedor ofrece más funcionalidades por el dinero que está dispuesto a pagar. No quiere comprometerse en funciones esenciales, ya que eso podría costarle mucho más a largo plazo. Pero tampoco tiene sentido pagar de más por funciones que no necesita.

Elegir su proveedor de Nómina Global se trata de evaluar correctamente

Existen muchos proveedores de nómina global de buena reputación, así que trate de analizarlos en detalle antes de contratar sus servicios para escoger el adecuado.

El primer paso siempre es evaluar sus metas y necesidades comerciales. Debe considerar la cantidad de empleados globales que tiene y planea contratar en el futuro. Anote de qué países provienen. Debe revisar qué aspectos de sus operaciones de nómina se beneficiarían de externalizarse. También, sea pragmático respecto a su presupuesto.

Una vez que tenga una idea clara sobre la situación actual de su empresa y dónde le gustaría que esté en unos años,Compare esa lista con los posibles proveedores. Esto limitará las opciones y facilitará su búsqueda del proveedor de nómina global adecuado.

Recuerde entrevistar a cada proveedor y aprovechar cualquier demo, recorrido o prueba gratuita que ofrezcan. Las reseñas de clientes también pueden ayudarle a estimar la calidad del servicio que puede esperar.

Finalmente, contar con el proveedor de nómina global adecuado puede garantizar un mayor crecimiento empresarial. Asegúrese de evaluar cada uno según sus necesidades y requisitos específicos antes de decidirse. Con el socio correcto, podrá tener un procesamiento de nómina eficiente y sin preocupaciones por el cumplimiento.

FAQ:

¿Qué es la nómina global?

La nómina global es el proceso de gestionar la nómina para empleados en diferentes países. Proporciona salarios a su equipo global mientras cumple con las regulaciones locales.

¿Cómo funciona la nómina global?

La nómina global funciona centralizando todos los procesos de nómina para empleados globales en un sistema o con un proveedor único.

Permite un procesamiento de nómina consistente y preciso. También garantiza el cumplimiento con las regulaciones locales en cada país.

¿Cómo hacer nómina globalmente?

Para hacer nómina globalmente, las empresas deben establecer una entidad legal en cada país donde empleen trabajadores. O pueden asociarse con un proveedor de nómina global.

Un proveedor de nómina global es una organización que gestiona la nómina en varios países. Ellos simplifican la nómina para pagos precisos y puntuales a empleados en todo el mundo. Además, aseguran el cumplimiento con las regulaciones locales.