Cómo contratar y pagar Contractors en España

Contratar contractors en España es una decisión inteligente para startups y equipos de Recursos Humanos. Les proporciona acceso flexible al talento. Sin embargo, las leyes laborales españolas para autónomos (contratistas independientes) son únicas. Es importante seguir estas reglas de cerca. Los errores pueden derivar en problemas legales como falsos autónomos, multas o cuestiones fiscales.

En esta guía, cubriremos todo lo que necesitas para contratar contractors en España y pagarlos correctamente. Explicaremos quién califica como contractor, cómo involucrarlos legalmente y las obligaciones fiscales y de seguridad social. También discutiremos los términos de pago típicos, los riesgos de la clasificación errónea y consejos para mantenerse en cumplimiento, especialmente para equipos internacionales. Nuestro objetivo es mantenerlo informal y directo, con referencias a regulaciones españolas para respaldo.

¿Quién califica como Contractor (Autónomo) en España?

En España, un autónomo es una persona autoempleada o contratista independiente. Esto significa que trabajan para obtener beneficios por cuenta propia, ofreciendo servicios o productos de manera independiente. Operan fuera del control de un empleador único. Una definición del derecho laboral español establece:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​ https://elderecho.com/trabajo-cuenta-ajena-trabajo-cuenta-propia-similitudes-diferencias

En términos más simples, los contractors gestionan su propio trabajo: suelen establecer sus horarios, usar sus herramientas y trabajar para múltiples clientes. A diferencia de los empleados (trabajadores por cuenta ajena), que siguen un contrato de una empresa, los contractors trabajan bajo un contrato civil o mercantil por servicios.

Diferencias clave entre un contractor y un empleado en España incluyen:

• Independencia: Los contractors trabajan con un alto nivel de autonomía. No están controlados ni gestionados como empleados. Por ejemplo, un freelancer puede diseñar un sitio web cuando quiera, mientras que un diseñador empleado debe ajustarse al horario y las directrices de la empresa.

• Sin Beneficios Laborales: Los contractors no reciben beneficios típicos de empleados como vacaciones pagadas, bajas por enfermedad o indemnización por despido. No están en la nómina de la empresa; en cambio, facturan por lo que hacen.

• Riesgo Financiero y Herramientas: Un autónomo generalmente proporciona sus propias herramientas o equipos y asume los riesgos financieros de su trabajo. A menudo, debe comprar materiales o formación por su cuenta.

• Múltiples Clientes: Muchos contractors tienen varios clientes al mismo tiempo, lo que respalda su estatus independiente. Sin embargo, la ley española reconoce “autónomo dependiente” (TRADE), un contratista económicamente dependiente que obtiene más del 75% de sus ingresos de un solo cliente. Un TRADE sigue siendo un contractor, pero necesita un contrato escrito especial con ese cliente principal (más adelante se explica).

Si alguien en España trabaja como un empleado—como seguir un horario de empresa, recibir instrucciones y carecer de verdadera independencia—llamarlo “contractor” es engañoso. La ley puede considerarlo un empleado, incluso si factura como freelancer. Esta es la conocida situación de “falso autónomo” que inspecciones laborales españolas vigilan. Discutiremos los riesgos de la clasificación errónea y las inspecciones laborales españolas más adelante, pero recuerda: solo los verdaderos trabajadores independientes califican como contractors.

Cómo contratar legalmente a un Contractor en España

Una vez que encuentres un profesional para actuar como contractor independiente (autónomo), ¿cómo contratar legalmente sus servicios? Contratar un contractor en España difiere de contratar a un empleado. Aquí los pasos y requisitos clave:

1. Usa un contrato adecuado por servicios (Contrato Mercantil): No usarás un contrato laboral para un contractor. En su lugar, firma un acuerdo civil o mercantil – a menudo llamado contrato de prestación de servicios o contrato mercantil. Este contrato detalla el alcance del trabajo, entregables, términos de pago y la naturaleza independiente de la relación. Debe indicar que no existe relación laboral (relación laboral), y que el contractor es responsable de sus propios impuestos y seguridad social. Para un TRADE (contratista dependiente), la ley española requiere un contrato escrito y registro en el servicio público de empleo. Asegúrate de que el acuerdo esté por escrito para proteger a ambas partes, y considera una versión en doble idioma (español/inglés) si una parte no habla español.

2. Verifica el registro del contractor (estado de autónomo): En España, el contractor debe registrarse en la Agencia Tributaria (Agencia Tributaria) y en la Seguridad Social antes de comenzar a trabajar. Como empresa contratante, confirma que el contractor haya hecho esto:

• Registro en la Agencia Tributaria (Hacienda): El contractor debe registrarse usando el Modelo 036 o 037 (formularios de registro fiscal) con la Agencia Tributaria​.

  Esto informa a la oficina de impuestos sobre su actividad económica (mediante un código IAE – Impuesto de Actividades Económicas). La mayoría de freelancers usan el Modelo 037 simplificado. Este paso les otorga un CIF/NIF como autónomo y los inscribe para el IVA (IVA) si corresponde. Consejo: Puedes solicitar una copia de su registro Modelo 036/037 o su número de IVA (NIF, a menudo su DNI con letra).

• Inscripción en la Seguridad Social (RETA): Los autónomos deben inscribirse en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), el sistema de seguridad social español para trabajadores por cuenta propia. Esto se realiza en línea a través del portal de Seguridad Social (Import@ss) y es obligatorio antes de que comiencen a trabajar. Durante la inscripción, el freelancer elige una base de cotización (que afecta su cuota mensual de seguridad social) y selecciona un fondo de mutualidad (mutua) que cubre accidentes laborales y enfermedades. La empresa contratante no gestiona esto por el contractor, pero debes verificar que tenga un número de Seguridad Social y esté “alta” en RETA. Los contractors pueden mostrarte un documento que confirme su registro en la seguridad social.

3. Acordar alcance y términos en cumplimiento con la ley: Asegúrate de que el trabajo del contractor sea realmente un proyecto o servicio independiente. Define claramente entregables o servicios. Si la relación empieza a parecer empleo (por ejemplo, horario fijo en tu oficina, usando tus equipos, bajo supervisión cercana), detente – quizás debas contratar a un empleado o ajustar los términos. En el marco legal español, la sustancia de la relación importa, no solo la etiqueta. Diseña la colaboración como un proyecto o consultoría. El contrato de servicios también debe incluir cláusulas sobre confidencialidad, propiedad intelectual (quién posee el producto del trabajo) y términos de terminación, según sea necesario.

4. Considera el escenario de Autónomo TRADE: Si tu contractor pasa la mayor parte del tiempo en tu proyecto y obtiene al menos el 75% de sus ingresos de ti, puede ser clasificado como un Autónomo Dependiente (TRADE) bajo la ley española. Los contractors TRADE tienen un estatus especial con protecciones adicionales (como 18 días libres al año y aviso de terminación específico) y el contrato debe declarar explícitamente que son TRADE y estar registrado en las autoridades. Esta situación es rara para contractors realmente independientes, ya que la mayoría intenta trabajar con múltiples clientes. Si sospechas que esto aplica, consulta a un abogado laboral o asesor para redactar correctamente el contrato.

En resumen, para contratar un contractor en España, asegúrate de que sea un autónomo genuino, usa un contrato sólido y verifica que esté debidamente registrado. A diferencia de contratar empleados, no necesitas inscribirlos en tu nómina ni en la Seguridad Social. Tu relación es de empresa a empresa. Sin embargo, debes recoger facturas de ellos para los pagos (que cubriremos a continuación) y mantenerlas para tu contabilidad y registros fiscales.

(Para más detalles sobre las reglas laborales españolas y distinciones, también puedes consultar nuestra guía de contratación en España)

Obligaciones fiscales y de Seguridad Social para Contractors y Empresas

Contratar un autónomo en España significa que tanto el contractor como la empresa tienen obligaciones fiscales y de seguridad social. La buena noticia es que las empresas no pagan impuestos laborales ni seguridad social por verdaderos contractors. Estas responsabilidades son del contractor. Aún así, las empresas pueden necesitar retener algunos impuestos y deben entender la situación fiscal general. Desglosémoslo:

Para el Contractor (Autónomo): Un contractor español debe gestionar sus propios pagos de impuestos y seguridad social:

• Impuesto sobre la Renta (IRPF): El IRPF se aplica a las ganancias del contractor. Los freelancers suelen hacer pagos trimestrales anticipados a Hacienda o tener clientes que retienen impuestos en las facturas. La retención estándar es 15% en facturas por servicios profesionales de autónomos. Esto significa que el contractor emite una factura a la empresa, incluyendo una línea por una deducción del 15% de IRPF (si ha trabajado como freelancer por más de 2 años; los nuevos freelancers pueden aplicar una tasa reducida del 7%). La empresa contratante retiene este 15% y lo paga a la agencia tributaria en nombre del contractor. Al final del año, el contractor declara ingresos totales menos gastos en su declaración y liquida cualquier diferencia. Importante: Las empresas extranjeras que contratan contractors españoles quizás no retengan impuestos españoles. En estos casos, el contractor puede tener que hacer pagos trimestrales por su cuenta. Es recomendable aclararlo en el contrato.

• IVA (Impuesto al Valor Añadido): La mayoría de los contractors deben cobrar IVA (IVA) en sus servicios, ya que operan como empresas. La tasa estándar de IVA en España es 21%. La factura de un autónomo generalmente añadirá un 21% de IVA a sus honorarios, salvo exenciones o tasas reducidas (algunas profesiones tienen tasas del 10% o 0%). Si tu empresa está registrada en IVA en España o en la UE, generalmente puedes deducir esto como IVA soportado. Las empresas no españolas a veces enfrentan la regla de “reverse charge”, que complica las cosas. Los contractors presentan declaraciones trimestrales de IVA para pagar el IVA recaudado (menos el IVA pagado en gastos del negocio).

• Seguridad Social (Cuota mensual de autónomo): Los contractors españoles pagan una cuota mensual de seguridad social (cuota de autónomo) para cubrir salud, jubilación, etc. Esta cuota es fija, basada en su base de cotización elegida y en su nivel de ingresos. A partir de 2025, España introdujo tarifas por tramos de ingresos para las cotizaciones de autónomos. Por ejemplo, un freelancer que gane menos de 670€ al mes podría pagar alrededor de 200€ mensuales, mientras que alguien que gane más de 6,000€ podría pagar hasta 590€. Estas tarifas se ajustan anualmente según los ingresos. El contractor debe pagar esta cuota independientemente de cuántos clientes tenga y suele configurar un débito directo con Seguridad Social. Estos pagos son costos clave a considerar al definir tarifas.

• Otros impuestos: Algunos freelancers pagan IAE (impuesto de actividades económicas) si sus ingresos son altos, pero la mayoría de los autónomos están exentos por límites de ingresos. También pueden pagar un impuesto anual de autoempleo en su región o licencias locales, pero esto varía. Los impuestos principales son IRPF y IVA.

Para la Empresa Contratante: Desde el lado de la empresa, contratar un contractor implica menos obligaciones directas que contratar a un empleado, pero aún tienes deberes importantes:

• Retenciones y declaraciones informativas: Si tu entidad está en España, generalmente debes retener el 15% de IRPF en pagos a profesionales independientes españoles. Pagas al contractor el 85% de la factura (más el IVA completo), y el 15% restante lo ingresas a Hacienda en su nombre. Luego, presentas un formulario trimestral de retenciones (modelo 111) y un resumen anual (modelo 190). Si no se proporciona factura o el contractor no está registrado, no le pagues como “proveedor” sin claridad. Cada pago por servicios debe documentarse. Evita pagar a un contractor “bajo la mesa” sin factura, ya que no podrás deducir ese gasto.

• Verifica detalles del IVA: Comprueba que la factura del contractor incluya su número de IVA (NIF) y el IVA correcto. Si eres una empresa española, registrarás esa factura en tus registros de IVA y generalmente podrás reclamar el IVA. Si eres una empresa extranjera, quizás no te cobren IVA (por ejemplo, si estás fuera de la UE). Confirmar estos detalles asegura que ambas partes gestionen correctamente el IVA. El contractor español conocerá sus obligaciones, pero es útil entender por qué algunas facturas tienen IVA y otras no.

• No pagar seguridad social por la empresa: No pagas ninguna seguridad social por un contractor puro. No retienes contribuciones sociales de su pago, ya que esto no aplica en acuerdos B2B. El contractor paga su propia cuota de RETA. Asegúrate de que la persona sea realmente un contractor. Si las autoridades deciden que en realidad fue un empleado, podrías ser responsable por cuotas patronales no pagadas y multas. (Discutiremos este riesgo en la sección de clasificación errónea.)

• Facturas del contractor en la contabilidad: Conserva todas las facturas de contractors. Las empresas españolas deben retenerlas al menos 5 años (y prácticamente 6 años para registros mercantiles). Incluso startups extranjeras deben mantener estos registros como prueba de gastos legítimos si las autoridades fiscales españolas cuestionan pagos a personas en España.

En resumen, el contractor gestiona sus propias declaraciones fiscales y pagos sociales, mientras que la empresa principalmente se encarga de la retención en caso de ser aplicable y de asegurar la correcta facturación. Esta relación es más sencilla que un empleo, por eso las empresas prefieren contratar contractors en España. Pero esta simplicidad solo funciona si las líneas están claras; de lo contrario, las responsabilidades pueden recaer en la empresa.

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Términos y prácticas de pago para contractors en España

Cuando se trata de pagar contractors en España, conocer los términos de pago habituales es clave. Esto ayuda a mantener una buena relación laboral y cumplir con la ley española. España, como muchos países de la UE, tiene reglas para proteger a freelancers y pequeños proveedores de pagos atrasados. Esto es lo que debes saber:

1. Términos de pago estándar – 30 días (o 60 por acuerdo): Por defecto, la ley española indica que si no se especifica un plazo de pago, el pago debe hacerse dentro de 30 días desde la recepción del servicio o factura. En transacciones B2B (empresa a autónomo), las partes pueden acordar un plazo más largo, pero el máximo es 60 días. Esto proviene de la legislación anti-morosidad de España, que sigue las reglas de la UE. La Ley 15/2010 (que modifica la Ley 3/2004) establece que cualquier plazo superior a 60 días no es exigible, incluso si una gran empresa intenta imponerlo. Por lo tanto, lo habitual es establecer un pago a 30 días o, si se negocia, 60 días, especialmente con empresas grandes. Para startups y contractors, 30 días es razonable.

Ejemplo: Si recibes una factura fechada el 1 de julio, debes pagarla antes del 31 de julio. Si acordaste “60 días fin de mes” con el contractor, pagarías a finales de agosto. Siempre acláralo en el contrato o orden de compra para evitar confusiones.

2. Prácticas de facturación: Los contractors españoles emiten una factura por sus servicios. Una factura válida debe incluir número, fecha, datos del contractor (nombre, dirección, NIF), datos de tu empresa, descripción del servicio, monto, IVA (si corresponde) y retención de IRPF. Asegúrate de recibir estas facturas regularmente, generalmente tras completar el trabajo o mensualmente. Algunos contractors facturan al final del proyecto o en hitos; otros, como CFOs fraccionados o consultores a largo plazo, facturan mensualmente. La factura es esencial para los registros y para que el contractor reconozca ingresos y tú puedas deducir gastos.

Nota sobre IRPF en facturas: Si el contractor vive en España y tú eres una entidad española, la factura puede incluir “Retención IRPF (15%) – [cantidad]”, descontando ese porcentaje. Esto significa que pagarás el monto neto. Si eres