Cómo contratar y pagar a Contractors en España

Contratar contractors en España es una decisión inteligente para startups y equipos de RR.HH. Les da acceso flexible al talento. Sin embargo, las leyes laborales españolas para autónomos (contratistas autónomos) son únicas. Es importante seguir estas reglas de cerca. Los errores pueden llevar a problemas legales como la falsificación de trabajador autónomo, multas o problemas fiscales.

En esta guía, cubriremos todo lo que necesitas para contratar contractors en España y pagarles correctamente. Explicaremos quién califica como contractor, cómo engancharlos legalmente, y las obligaciones fiscales y de seguridad social. También discutiremos los términos de pago típicos, los riesgos de la falsificación y consejos para mantener la conformidad, especialmente para equipos internacionales. Nuestro objetivo es que sea informal y directo, con referencias a regulaciones españolas para respaldo.

¿Quién califica como Contractor (Autónomo) en España?

En España, un autónomo es una persona autónoma o contractor independiente. Esto significa que trabajan para obtener beneficios por su cuenta, ofreciendo servicios o productos de forma independiente. Operan fuera del control de un solo empleador. Una definición de la ley laboral española establece:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.” ​

En términos más sencillos, los contractors gestionan su propio trabajo: generalmente establecen sus horarios, usan sus herramientas y trabajan para múltiples clientes. A diferencia de los empleados (trabajadores por cuenta ajena), que siguen un contrato de una empresa, los contractors trabajan bajo un contrato civil o mercantil para servicios.

Las diferencias clave entre un contractor y un empleado en España incluyen:

• Independencia: Los contractors trabajan con un alto nivel de autonomía. No están controlados ni gestionados como empleados. Pueden diseñar una página web cuando elijan, mientras que un diseñador empleado debe seguir el horario y las directrices de la empresa.

• Sin beneficios laborales: Los contractors no reciben beneficios típicos como vacaciones pagadas, baja por enfermedad o indemnización por despido. No están en la nómina de la empresa; en cambio, facturan por lo que hacen.

• Riesgo financiero y herramientas: Un autónomo suele proveer sus herramientas o equipo y asume los riesgos financieros de su trabajo. Muchas veces deben comprar materiales o formación por su cuenta.

• Múltiples clientes: Muchos contractors tienen varios clientes a la vez, lo que respalda su estatus de independencia. Sin embargo, la ley española reconoce “autónomo dependiente” (TRADE), un contractor económicamente dependiente que obtiene más del 75% de sus ingresos de un cliente principal. Un TRADE sigue siendo un contractor, pero requiere un contrato escrito especial con ese cliente principal (más adelante hablamos de esto).

Si alguien en España trabaja como un empleado—siguiendo el horario de una empresa, recibiendo instrucciones y sin mucha independencia—llamarlo “contractor” puede ser engañoso. La ley puede considerarlo un empleado, aunque facture como autónomo. Esta es la conocida situación de “falso autónomo” que los inspectores laboran en España vigilan. Discutiremos los riesgos de la falsificación y las inspecciones laborales españolas más adelante, pero recuerda: solo los trabajadores independientes verdaderos califican como contractors.

Cómo contratar legalmente un Contractor en España

Una vez que encuentras un profesional que actúe como contractor autónomo, ¿cómo contratarlo legalmente? Contratar un contractor en España difiere de contratar a un empleado. Aquí están los pasos clave y requisitos:

1. Usa un contrato adecuado para servicios (Contrato Mercantil): No usarás un contrato laboral para un contractor. En cambio, firma un acuerdo civil o mercantil—a menudo llamado contrato de prestación de servicios o contrato mercantil. Este contrato detalla el alcance del trabajo, entregables, condiciones de pago y la naturaleza independiente de la relación. Debe indicar que no existe relación laboral y que el contractor es responsable de sus propios impuestos y seguridad social. Para un TRADE (contractor dependiente), la ley española requiere un contrato escrito y registro en el servicio público de empleo. Asegúrate de que el acuerdo sea por escrito para proteger a ambas partes, y considera una versión en doble idioma (español/inglés) si una parte no habla español.

2. Verifica la registración del contractor (estado autónomo): En España, el contractor debe registrarse en la Agencia Tributaria y en la Seguridad Social antes de comenzar a trabajar. Como la empresa contratante, confirma que el contractor ha hecho esto:

• Registro en la Agencia Tributaria: El contractor debe registrarse usando el Modelo 036 o el Modelo 037 (formularios de registro fiscal) con la Agencia Tributaria​. La cual informa a la oficina de impuestos sobre su actividad (código IAE—Impuesto de Actividades Económicas). La mayoría de freelancers usan el Modelo 037 simplificado. Este paso les otorga un CIF/NIF y los registra para el IVA si corresponde. Consejo: Puedes solicitar una copia de su registro Modelo 036/037 o su número de IVA (NIF, a menudo DNI con letra).

• Inscripción en Seguridad Social (RETA): Los autónomos deben inscribirse en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), el sistema de seguridad social para trabajadores independientes. Esto se hace en línea a través del portal de Seguridad Social y es obligatorio antes de comenzar a trabajar. Durante la inscripción, el freelancer elige una base de cotización (que afecta su cuota mensual) y selecciona una mutua que cubre accidentes de trabajo y enfermedades. La empresa contratante no gestiona esto, pero debes verificar que el contractor tenga un número de Seguridad Social y esté “alta” en RETA. Los contractors pueden mostrar un documento que confirme su registro en la seguridad social.

3. Acordar el alcance y términos en cumplimiento con la ley: Asegúrate que el trabajo del contractor sea realmente un proyecto o servicio independiente. Define claramente entregables o servicios. Si la relación comienza a parecer empleo (por ejemplo, horario fijo en tu oficina, usando tu equipo, bajo supervisión cercana), detente—puede que debas contratar a un empleado o ajustar los términos. En el marco legal español, lo importante es la sustancia de la relación, no solo la etiqueta. Diseña la colaboración como un proyecto o consultancy. El contrato de servicios también debe incluir cláusulas sobre confidencialidad, propiedad intelectual (quién posee el producto final) y terminaciones, si son necesarias.

4. Considera el escenario del Autónomo TRADE: Si tu contractor dedica la mayor parte de su tiempo a tu proyecto y obtiene al menos el 75% de sus ingresos de ti, puede ser clasificado como un Autónomo Dependiente (TRADE) bajo la ley española. Los contratistas TRADE tienen protección especial (como 18 días libres por año y aviso de terminación específico) y el contrato debe indicar explícitamente que son TRADE y estar registrado en las autoridades. Esto es raro para contractors realmente independientes, ya que la mayoría intenta trabajar con múltiples clientes. Si sospechas que esto aplica, consulta con un abogado laboral para redactar correctamente el contrato.

En resumen, para contratar un contractor en España, asegúrate de que sea un autónomo auténtico, usa un contrato sólido y confirma que esté registrado correctamente. A diferencia de contratar empleados, no necesitas registrarlos en tu nómina ni en la Seguridad Social. La relación es entre negocios. Sin embargo, debes recoger facturas de ellos para pagos (que cubriremos a continuación) y mantener estos registros para tu contabilidad y impuestos.

(Para más detalles sobre las reglas laborales y distinciones en España, también puedes revisar nuestra [guía de contratación en España]).

Obligaciones fiscales y de seguridad social para Contractors y Empresas

Contratar un autónomo en España significa que tanto el contractor como la empresa tienen obligaciones fiscales y de seguridad social. La buena noticia es que las empresas no pagan impuestos laborales ni seguridad social por verdaderos contractors. Esto es responsabilidad del contractor. Aun así, las empresas pueden necesitar retener algunos impuestos y deben entender la situación fiscal general. Desglosamos esto:

Para el Contractor (Autónomo): Un contractor en España debe gestionar sus propios impuestos y pagos de seguridad social:

• Impuesto sobre la renta (IRPF): El IRPF se aplica a las ganancias del contractor. Los freelancers usualmente hacen pagos trimestrales anticipados a Hacienda o tienen sus clientes que retienen impuestos en las facturas. La retención estándar es 15% en facturas de servicios profesionales de autónomos. Esto significa que el contractor emite una factura a la empresa, incluyendo una línea por una deducción del 15% de IRPF (si ha trabajado más de 2 años; los nuevos pueden aplicar un 7% reducido). La empresa contratante retiene este 15% y lo paga a la agencia tributaria en su nombre. Al final del año, el contractor declara ingresos totales menos gastos y liquida las diferencias. Importante: Las compañías extranjeras que contratan españoles podrían no retener impuestos españoles. En esos casos, el contractor puede gestionar pagos trimestrales por su cuenta. Es recomendable aclararlo en el contrato.

• Impuesto al Valor Añadido (IVA): La mayoría de los contractors deben cargar IVA en sus servicios, ya que operan como negocios. La tasa estándar en España es 21%. La factura del autónomo usualmente añade 21% de IVA, salvo exenciones o tasas reducidas (algunas profesiones tienen tasas del 10% o 0%). Si tu empresa está registrada para IVA en España o en la UE, generalmente puedes deducir este IVA como input. Empresas no españolas a veces enfrentan el “reverse charge”, lo que complica las cosas. Los contractors presentan declaraciones trimestrales de IVA, pagando el IVA cobrado (IVA repercutido) menos el IVA soportado en gastos de negocio.

• Seguridad Social (Cuota mensual de autónomo): Los autónomos pagar una cuota mensual a la Seguridad Social (cuota de autónomo) que cubre salud, jubilación, etc. La cuota es fija, basada en la base de cotización y la categoría de ingresos. Desde 2025, en España hay tarifas por ingresos. Por ejemplo, un freelancer que gane menos de 670€ al mes pagará alrededor de 200€ mensuales, mientras alguien que gane más de 6.000€ podría pagar hasta 590€. Estas tarifas se ajustan anualmente. El contractor debe pagar esta cuota sin importar cuántos clientes tenga, usualmente mediante domiciliación en la Seguridad Social. Estos pagos son costos clave en tus tarifas.

• Otros impuestos: Algunos freelancers pagan IAE (Impuesto de actividades económicas) si sus ingresos son altos, pero la mayoría está exenta por límites de ingresos. También pueden pagar un impuesto anual por trabajo autónomo en su región o licencias locales, pero esto varía. Los tributos principales son IRPF y IVA.

Para la Empresa Contratante: Desde el lado de la empresa, contratar un contractor implica menos obligaciones directas que contratar a un empleado, pero aún hay deberes importantes:

• Retenciones y declaraciones informativas: Si tu entidad está en España, en general debes retener el 15% de IRPF en pagos a profesionales independientes españoles. Pagas al contractor el 85% de la factura (más el IVA completo), y el 15% restante se lo entregas a Hacienda. Luego, presentas un formulario trimestral (modelo 111) y un resumen anual (modelo 190). Si no se proporciona factura o el contractor no está registrado, no le pagues como “proveedor” sin claridad. Todo pago por servicios debe documentarse. No pagues “bajo la mesa” sin factura, pues no podrás deducir ese gasto.

• Verifica detalles del IVA: Asegúrate que la factura tenga su número de IVA (NIF) y el IVA correcto. Si eres una empresa española, registrarás esa factura en tus registros de IVA y podrás reclamar el IVA. Si eres extranjera, quizás no te cobren IVA (por ejemplo, si fuera fuera de la UE). Confirmar estos detalles asegura que las dos partes gestionen correctamente el IVA. El contractor sabe sus obligaciones, pero es útil entender por qué algunas facturas tienen IVA y otras no.

• No pagar seguridad social en nombre del contractor: No pagas seguridad social por un contractor puro. No retienes contribuciones sociales, ya que esto no aplica en deals B2B. El contractor paga su propia cuota RETA. Asegúrate de que la persona sea realmente un contractor. Si las autoridades posteriormente determinan que era un empleado, podrías ser responsable de las contribuciones no pagadas y multas. (Discutiremos este riesgo en la sección de falsificación.)

• Facturas del contractor en la contabilidad: Conserva todas las facturas del contractor. Las empresas españolas deben guardar estos documentos al menos 5 años. Incluso startups extranjeras deben mantener estos registros como prueba de gastos legítimos si son cuestionados por la administración tributaria española sobre pagos a personas en España.

En resumen, el contractor gestiona sus propias declaraciones fiscales y pagos de seguridad social, mientras que la empresa principalmente realiza retenciones sobre ingresos (si aplican) y asegura la correcta facturación. Esta relación es más sencilla que la laboral, por eso las empresas prefieren contratar contractors en España. Pero esta simplicidad solo funciona si las líneas están claras; de lo contrario, las responsabilidades pueden recaer en la empresa.

(¿Necesitas ayuda gestionando facturas y pagos a múltiples contractors? Usar una plataforma como la solución de gestión de contractors de Rivermate contractor management solution) puede simplificar la incorporación, pagos y papeleo de cumplimiento.)

Términos y prácticas de pago para Contractors en España

Cuando se trata de pagar contractors en España, conocer los términos habituales de pago es clave. Esto ayuda a mantener una buena relación laboral y estar conforme con la ley española. España, como muchos países de la UE, tiene reglas para proteger a freelancers y pequeños proveedores contra pagos tardíos. Esto es lo que debes saber:

1. Términos de pago estándar – 30 días (o 60 por acuerdo): Por defecto, la ley española dice que si no hay un plazo de pago establecido, el pago debe hacerse dentro de 30 días de recibir el servicio o factura. En transacciones B2B (empresa a autónomo), las partes pueden acordar un plazo más largo, pero el máximo es 60 días. Esto proviene de la legislación anti-morosidad en España, que sigue las reglas de la UE. Ley 15/2010 (que modifica la Ley 3/2004) indica que más allá de 60 días no es exigible, incluso si una gran empresa intenta imponérselo. La norma es establecer un pago a 30 días o 60 días si se negocia, especialmente con firmas grandes. Para startups y contractors, 30 días es justo.

Ejemplo: Si recibes una factura fechada el 1 de julio, debes pagarla antes del 31 de julio. Si acordaste “60 días fin de mes” con el contractor, se paga hasta el final de agosto. Siempre confirma esto en el contrato o pedido para evitar confusiones.

2. Prácticas de facturación: Los contractors españoles emiten una factura por sus servicios. Una factura válida debe incluir un número, fecha, datos del contractor (nombre, dirección, NIF), detalles de tu empresa, descripción del servicio, monto, IVA (si corresponde) y IRPF retenido. Asegúrate de recibir facturas regularmente—generalmente tras el trabajo o mensualmente. Algunos contractor facturan al final del proyecto o en hitos; otros, como CFOs fractional o consultores a largo plazo, facturan mensualmente. La factura es esencial para los registros y necesaria para que ellos reconozcan ingresos y tú puedas deducir gastos.

Nota sobre IRPF en facturas: Si el contractor vive en España y tú eres una entidad española, la factura puede incluir “Retención IRPF (15%)” —[cantidad], descontando el 15%. Esto significa que les pagarás el importe neto. Si eres un pagador extranjero o el contractor no incluye esa retención (quizás porque no tienes obligación de retener), pagarás el monto bruto y ellos gestionarán los impuestos. Consulta con un asesor si no estás seguro de cómo manejar una factura española.

3. Métodos de pago: La forma más común en España es vía transferencia bancaria. España tiene un sistema bancario fuerte y casi todos tienen cuenta IBAN. Cuando configures el contrato, pide los datos de pago del contractor—usualmente IBAN y el nombre del titular. Algunos aceptan plataformas como PayPal o Wise, pero pueden tener costos y complicaciones con divisas. Las transferencias en Euros son estándar. Muchos negocios españoles usan SEPA, lo que generalmente entrega el pago en 1-2 días hábiles. Si eres una empresa internacional, envía una transferencia internacional (garantizando cubrir costos u optando por Wise) para minimizar gastos.

4. Intereses y penalizaciones por retraso: ¿Qué pasa si pagas tarde? La ley española permite que el contractor cobre interés sobre pagos retrasados (normalmente una tasa estatutaria ligeramente superior a la del BCE) y penalizaciones. En la práctica, muchos freelancers prefieren no exigir esto por mantener buenas relaciones, pero los que insisten pueden presentar reclamaciones legales. Lo recomendable es pagar a tiempo. Si tienes problemas de liquidez, negocia por escrito una demora. Pero recuerda: la ley respalda el derecho del contractor a pagos puntuales.

5. Prácticas y cultura: En España, las grandes empresas frecuentemente extienden a 60 días o más, pero las startups y pymes deben respet