Cómo contratar y pagar a Contractors en España

Contratar contractors en España es una jugada inteligente para startups y equipos de RR. HH. Ofrece acceso flexible al talento. Sin embargo, las leyes laborales españolas para autónomos (contratistas independientes) son únicas. Es importante seguir estas reglas rigurosamente. Los errores pueden derivar en problemas legales como falsos autónomos, multas o cuestiones fiscales.

En esta guía, cubriremos todo lo que necesitas para contratar contractors en España y pagarlos correctamente. Explicaremos quién califica como contractor, cómo involucrarlos legalmente y las obligaciones fiscales y de seguridad social. También abordaremos los términos típicos de pago, los riesgos de la mala clasificación y consejos para mantenerte conforme, especialmente para equipos internacionales. Buscamos que sea una explicación informal y sencilla, con referencias a regulaciones españolas para respaldo.

¿Quién califica como Contractor (Autónomo) en España?

En España, un autónomo es una persona que trabaja por cuenta propia o como contratista independiente. Esto significa que trabajan con fines de lucro, ofreciendo servicios o productos de forma autónoma. Operan fuera del control de un solo empleador. Una definición del derecho laboral español establece:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​

En términos simples, los contractors gestionan su propio trabajo: suelen determinar sus horarios, usar sus herramientas y trabajar para múltiples clientes. A diferencia de los empleados (trabajadores por cuenta ajena), quienes siguen un contrato con una empresa, los contractors trabajan bajo un contrato civil o mercantil para servicios.

Diferencias clave entre un contractor y un empleado en España incluyen:

• Independencia: Los contractors trabajan con un alto nivel de autonomía. No están controlados o gestionados como empleados. Pueden diseñar un sitio web cuando quieran, mientras que un diseñador empleado debe ajustarse a los horarios y lineamientos de la empresa.

• Sin beneficios en nómina: Los contractors no reciben beneficios típicos de empleados, como vacaciones pagadas, licencia por enfermedad o indemnizaciones. No están en la nómina de la empresa; en su lugar, facturan por lo que hacen.

• Riesgo financiero y herramientas: Un autónomo generalmente proporciona sus propias herramientas o equipamiento y asume los riesgos financieros de su trabajo. A menudo, tiene que comprar materiales o formación por su cuenta.

• Múltiples clientes: Muchos contractors tienen varios clientes simultáneamente, lo que respalda su condición de independencia. Sin embargo, la ley española reconoce la figura de “autónomo dependiente” (TRADE), un contratista económicamente dependiente que percibe más del 75% de sus ingresos de un solo cliente. Un TRADE sigue siendo un contractor, pero necesita un contrato escrito especial con ese cliente principal (más adelante profundizaremos en esto).

Si alguien en España trabaja como un empleado—como siguiendo el agenda de una empresa, recibiendo instrucciones y sin verdadera independencia—llamarlo “contractor” puede ser engañoso. La ley puede considerarlo un empleado, incluso si factura como freelancer. Esto es la conocida situación de “falso autónomo” que vigilan los inspectores laborales españoles. Hablaremos de los riesgos de la mala clasificación y las inspecciones laborales españolas más adelante, pero recuerda: solo los trabajos verdaderamente independientes califican como contractors.

Cómo contratar legalmente a un contractor en España

Una vez que encuentras a un profesional para actuar como contractor independiente (autónomo), ¿cómo los involucras legalmente en tus servicios? Contratar un contractor en España difiere de contratar a un empleado. Aquí los pasos clave y requisitos:

1. Usa un contrato correcto para servicios (Contrato Mercantil): No usarás un contrato de empleo para un contractor. En su lugar, firma un acuerdo civil o mercantil —a menudo llamado contrato de prestación de servicios o contrato mercantil. Este contrato detalla el alcance del trabajo, entregables, términos de pago y la naturaleza independiente de la relación. Debe indicar que no existe relación laboral (relación laboral) y que el contractor es responsable de sus propios impuestos y seguridad social. Para un TRADE (contratista dependiente), la ley española requiere un contrato escrito y registro en el servicio público de empleo. Asegúrate de que el acuerdo sea por escrito para proteger a ambas partes, y considera una versión en doble idioma (español/inglés) si alguna parte no habla español.

2. Verifica el registro del contractor (condición de autónomo): En España, el contractor debe registrarse ante la Agencia Tributaria y Seguridad Social antes de comenzar a trabajar. Como empresa contratante, confirma que el contractor ha hecho esto:

• Registro en la Agencia Tributaria: El contractor debe registrarse mediante el Modelo 036 o 037 para la declaración fiscal. Esto informa al fisco sobre su actividad empresarial (a través de un código IAE – Impuesto de Actividades Económicas). La mayoría de los freelancers usan el Modelo 037 simplificado. Esto les otorga un CIF/NIF y el alta en el IVA (si aplica). Tip: Puedes pedir una copia de su alta en Modelo 036/037 o su NIF para verificar.

• Alta en Seguridad Social (RETA): Los autónomos deben inscribirse en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), el sistema de seguridad social para trabajadores por cuenta propia. Esto se realiza en línea a través del portal de Seguridad Social. La inscripción es obligatoria antes de empezar a trabajar. El freelancer escoge una base de cotización y selecciona una mutua que cubre accidentes de trabajo y enfermedades. La empresa no gestiona esto por el contractor, pero debes verificar que tenga número de Seguridad Social y esté “alta” en RETA. Pueden mostrarte un documento que confirme su inscripción.

3. Acuerda alcance y términos cumpliendo la ley: Asegúrate que el trabajo del contractor sea realmente un proyecto o servicio independiente. Define claramente entregables o servicios. Si la relación empieza a parecerse a un empleo (por ejemplo, horario fijo en tu oficina, usando tu equipo, bajo supervisión cercana), detente—puede que debas contratar a un empleado o ajustar los términos. En el marco legal español, lo que importa es la sustancia de la relación, no solo la etiqueta. Diseña la colaboración para que sea por proyecto o como consultoría. El contrato de servicios debe también incluir cláusulas sobre confidencialidad, propiedad intelectual (quién es dueño del trabajo) y terminación.

4. Considera el escenario del Autónomo TRADE: Si tu contractor dedica la mayor parte de su tiempo a tu proyecto y gana al menos el 75% de sus ingresos de ti, puede ser clasificado como un Autónomo Dependiente (TRADE) bajo la ley española. Los contractors TRADE tienen protección adicional, como 18 días libres al año y condiciones específicas de terminación, y el contrato debe indicar explícitamente que son TRADE y estar registrado. Este escenario es raro para verdaderos freelancers independientes, ya que la mayoría trabaja con múltiples clientes. Si sospechas que esto puede aplicar, consulta a un abogado laboral para redactar correctamente el contrato.

En resumen, para contratar en España, asegúrate de que sean un autónomo genuino, usa un contrato sólido y verifica que estén correctamente registrados. A diferencia de contratar empleados, no necesitas inscribirlos en tu nómina ni en Seguridad Social. La relación es empresa a empresa. Sin embargo, debes cobrarles facturas por sus pagos (lo veremos a continuación) y conservarlas para tu contabilidad y registros fiscales.

(Para más detalles sobre reglas laborales y diferencias, también puedes consultar nuestra guía de contratación en España_ )_

Obligaciones fiscales y de seguridad social para contractors y empresas

Contratar un autónomo en España implica que tanto el contractor como la empresa tengan responsabilidades fiscales y de seguridad social. La buena noticia es que las empresas no pagan impuestos laborales ni seguridad social por verdaderos contractors. Esto es responsabilidad del contractor. Sin embargo, las empresas pueden necesitar retener algunos impuestos y entender la situación global fiscal. Veamos:

Para el Contractor (Autónomo): Un contractor en España debe gestionar sus propios impuestos y pagos a la Seguridad Social:

• Impuesto sobre la Renta (IRPF): El IRPF se aplica a los ingresos del contractor. Los freelancers suelen hacer pagos trimestrales a Hacienda o se les retiene en la factura. La retención típica es del 15% en facturas de servicios profesionales. Esto significa que el contractor emite una factura a la empresa, incluyendo un concepto de retención IRPF del 15%. La empresa no paga ese 15% a Hacienda, sino que lo retiene y lo ingresa en su nombre. Al final del año, el contractor declara sus ingresos totales y gastos, y paga lo que corresponda. Importante: Empresas extranjeras que contraten españoles pueden no retener IRPF, en cuyo caso el contractor lo deberá gestionar por su cuenta.

• IVA (Impuesto al Valor Añadido): La mayoría de los contractors deben añadir IVA a sus tarifas como parte de su facturación. El tipo estándar en España es del 21%. La factura del autónomo incluirá el IVA, que el cliente puede deducir si está inscrito en el régimen del IVA. En operaciones intracomunitarias o internacionales, puede aplicarse el “reverse charge”. El contractor presenta declaraciones trimestrales de IVA para ingresar lo recaudado, menos lo pagado en gastos.

• Cuota de Autónomo (Seguridad Social): Los autónomos pagan una cuota mensual a la Seguridad Social, que cubre protección sanitaria y pensión. Esta cuota está basada en una base de cotización que el autónomo elige. Desde 2026, hay escalas por ingresos, con cuotas aproximadas entre 200€ y 590€ mensuales. El pago es obligatorio, incluso si no tienen clientes. La cuota se paga mediante domiciliación bancaria y es un costo importante a considerar en la tarifa.

• Otros impuestos: Algunos autónomos pagan IAE (impuesto de actividades económicas) si tienen altas cifras de facturación, pero muchos están exentos por límites de ingreso. Pueden pagar otros impuestos locales o tasas si corresponden.

Para la empresa contratante: Desde tu lado, contratar un contractor implica menos obligaciones que un empleado, pero aún debes:

• Retenciones e informes: Si tu empresa está en España y contrata a un profesional español, generalmente debes retener un 15% IRPF. Pagas el 85% del importe facturado (más IVA completo) y retienes esa cantidad en Hacienda mediante el modelo 111 cada trimestre, y entregas un resumen anual (modelo 190). Si no recibes factura o el contractor no está registrado, no lo consideres un proveedor formal. Cada pago por servicios debe estar documentado. No pagar a un contractor “en negro” sin factura, ya que no podrás deducir ese gasto ni cumplir con la ley.

• Verifica los detalles del IVA: Revisa que la factura incluya el NIF y el IVA del contractor. Si tu empresa está registrada en España, podrás deducir el IVA. Si fuera en otro país, la operación puede variar.

• No pagos de seguridad social: No debes pagar cuotas sociales por un contractor puro. La responsabilidad recae en el propio contractor, que paga su RETA. Si las autoridades detectan que en realidad era un empleado, podrías ser responsable del pago de cuotas atrasadas y multas.

• Facturación y conservación: Guarda todas las facturas del contractor. La ley española exige conservarlas al menos 5 años, pudiendo ser 6 para algunas declaraciones. Esto es importante si Hacienda revisa los pagos.

En resumen, el contractor gestiona sus propios impuestos y cuotas, y tú solo retienes en el pago si corresponde y aseguras la facturación correcta. Esta relación, más sencilla que la laboral, explica por qué muchas empresas prefieren contratar contractors en España. Pero solo funciona si las cosas son claras; en caso contrario, las responsabilidades regresan a la empresa.

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Términos y prácticas de pago para contractors en España

El pago a contractors en España requiere conocer los términos habituales. Esto ayuda a mantener buenas relaciones y cumplir la ley. España, como otros países de la UE, tiene reglas para proteger a freelancers y pequeños proveedores contra retrasos en pagos. Aquí lo que debes saber:

1. Término estándar – 30 días (o 60 por acuerdo): Por definición, si no hay un plazo de pago especificado, la ley establece que el pago debe hacerse dentro de 30 días tras recibir el servicio o factura. En transacciones B2B (empresa a autónomo), las partes pueden acordar mayor plazo, pero el máximo legal son 60 días. Esto proviene de la legislación española contra morosidad, alineada con reglas de la UE. La Ley 15/2010 (que modifica la Ley 3/2004) indica que los tiempos superiores a 60 días no son ejecutables, incluso si una empresa grande los intenta imponer. Por ello, lo habitual es fijar 30 días o 60 días si hay negociación, especialmente con grandes firmas. Para startups y contractors, 30 días es razonable.

Ejemplo: Si recibes una factura fechada el 1 de julio, deberías pagarla antes del 31 de julio. Si acordaste “60 días a fin de mes” con el contractor, pagarías a fin de agosto. Siempre acláralo en el contrato o pedido para evitar confusiones.

2. Prácticas de facturación: Los contractors en España emiten una factura por sus servicios. La factura debe incluir número, fecha, datos del contractor, tu empresa, descripción del servicio, importe, IVA (si aplica), y retención IRPF si corresponde. Es importante recibir facturas regularmente, tras la finalización del trabajo o en ciclos mensuales. Algunos facturan al final del proyecto, otros mensualmente, según el acuerdo. La factura es vital para registros y declaración de impuestos.

Note sobre IRPF en las facturas: Si el contractor reside en España y tú eres empresa española, en la factura puede incluirse “Retención IRPF (15%)” y pagar el neto. Si tú eres extranjero o no corresponde retener, pagarás el bruto y el contractor se encargará de los impuestos. Consulta con un asesor si dudas.

3. Métodos de pago: La forma más común en España es mediante transferencia bancaria. La mayoría de los españoles tienen IBAN. Al contratar, pide los datos bancarios del contractor. Algunos aceptan PayPal o Wise, pero pueden tener costos o limitaciones. Transferencias en Euros, preferiblemente por SEPA, suelen llegar en 1-2 días hábiles. Si eres internacional, asegúrate de cubrir las tasas y usa plataformas que minimicen cancelaciones y pérdidas en moneda.

4. Intereses y penalizaciones por retraso: ¿Y si pagas tarde? La ley española permite que el contractor cobre intereses de demora, según una tasa oficial. En la práctica, muchos freelancers evitan exigir esto por mantener buena relación, pero si hay retrasos reiterados, pueden acciones legales. Lo ideal es pagar puntualmente. Si hay dificultades, comunicarlo por escrito y solicitar una extensión acordada.

5. Prácticas y cultura: Muchas empresas grandes en España pagan a 60 días o más, pero las startups y PYMES deben apegarse a 30 días. Los freelancers valoran pagos rápidos. Algunos ofrecen descuentos por pago anticipado o inmediatos. Otros pueden usar factoring si retrasan mucho. La comunicación clara sobre los plazos es fundamental. Para pagos internacionales, empieza con tiempo en las transferencias.

6. Moneda: España usa el Euro (€). Si contratas fuera del Eurozona, usualmente paga en euros para evitar riesgos o confusiones. Algunas normativas permitirán pagar en otras monedas, pero generalmente se recomienda en euros.

En resumen, el pago a contractors en España debe hacerse contra facturas correctas, puntualmente, preferiblemente mediante transferencia bancaria. Seguir estas prácticas te ayuda a mantenerte en línea con la ley y fortalecer la relación profesional.

Riesgos legales: Mala clasificación de contractor en España

Uno de los mayores riesgos al trabajar con contractors es la mala clasificación. Esto significa tratar a alguien como “contratista independiente” cuando en realidad debería ser un empleado según la ley. España es muy estricto en esto. El término “falso autónomo” describe trabajadores que están en autónomos pero trabajan como empleados. Esto a menudo se hace para ahorrar en costes laborales. La Inspección de Trabajo y las autoridades están persiguiendo cada vez más estas malas prácticas, y las sanciones pueden ser altas.

¿Cómo puede ocurrir una mala clasificación?

Puede pasar, a veces sin intención, si un contractor está demasiado integrado en tu organización:

• Requerir que trabaje en tu oficina con horarios fijos, bajo supervisión constante.

• Proporcionarle correo corporativo o posicionarlo en la estructura oficial.

• Limitarle trabajar para otros, dándole exclusividad.

• Trabajar solo para ti durante largo tiempo con tareas similares a las de empleados.

Estas condiciones parecen una relación laboral. Si la inspección detecta que en la práctica es un empleo, el “contractor” no valdrá solo por el nombre.

Consecuencias de una mala clasificación en España

• Multas e inspecciones: Si la inspección detecta un falso autónomo, la empresa puede enfrent