Cómo contratar y pagar a Contractors en España

Contratar contractors en España es una decisión inteligente para startups y equipos de recursos humanos. Les brinda acceso flexible a talento. Sin embargo, las leyes laborales españolas para autónomos (contratistas independientes) son únicas. Es importante seguir estas reglas de cerca. Los errores pueden conducir a problemas legales como la clasificación incorrecta del contratista, multas o problemas fiscales.

En esta guía, cubriremos todo lo necesario para contratar contractors en España y pagarlos correctamente. Explicaremos quién califica como contratista, cómo involucrarlos legalmente y las obligaciones fiscales y de seguridad social. También discutiremos términos de pago típicos, los riesgos de la clasificación errónea y consejos para mantener la conformidad, especialmente para equipos internacionales. Nuestro objetivo es mantenerlo informal y directo, con referencias a regulaciones españolas como respaldo.

¿Quién califica como Contratista (Autónomo) en España?

En España, un autónomo es una persona que trabaja por cuenta propia o como contratista independiente. Esto significa que trabaja para obtener lucro por su cuenta, ofreciendo servicios o productos de forma independiente. Operan fuera del control de un solo empleador. Una definición del derecho laboral español establece:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​

En términos simples, los contratistas gestionan su propio trabajo: generalmente establecen sus horarios, usan sus herramientas y trabajan para múltiples clientes. A diferencia de los empleados (trabajadores por cuenta ajena), quienes siguen un contrato con una empresa, los contratistas trabajan bajo un contrato civil o mercantil para servicios.

Diferencias clave entre un contratista y un empleado en España incluyen:

• Independencia: Los contractors trabajan con un alto nivel de autonomía. No están controlados ni gestionados como los empleados. Podrían diseñar un sitio web cuando quieran, mientras que un diseñador empleado debe cumplir con el horario y las directrices de la empresa.

• Ausencia de beneficios de nómina: Los contractors no reciben beneficios típicos de empleados, como vacaciones pagadas, licencia por enfermedad o indemnización por despido. No están en la nómina de la empresa; en cambio, facturan por lo que hacen.

• Riesgo financiero y herramientas: Un autónomo suele proveer sus propias herramientas o equipo y asume los riesgos financieros de su trabajo. A menudo, tiene que comprar materiales o capacitación por su cuenta.

• Múltiples clientes: Muchos contractors tienen varios clientes al mismo tiempo, lo que respalda su condición de independientes. Sin embargo, la ley española reconoce “autónomo dependiente” (TRADE), un contratista económicamente dependiente que obtiene más del 75% de sus ingresos de un solo cliente. Un TRADE sigue siendo contratista pero necesita un contrato escrito especial con ese cliente principal (más adelante lo explicaremos).

Si alguien en España trabaja como un empleado—siguiendo un horario de empresa, recibiendo instrucciones y sin verdadera independencia—llamarlo “contractor” puede ser engañoso. La ley puede considerarlo un empleado, incluso si factura como freelance. Esto es la conocida situación de “falso autónomo”, que los inspectores laborales españoles monitorean. Discutiremos los riesgos de la clasificación incorrecta y las inspecciones laborales españolas luego, pero recuerda: solo los trabajadores verdaderamente independientes califican como contractors.

Cómo Contratar Legalmente un Contractor en España

Una vez que encuentres un profesional que actúe como contratista independiente (autónomo), ¿cómo contratarlo legalmente? La contratación de un contractor en España difiere de la de un empleado. Aquí están los pasos y requisitos clave:

1. Usa un contrato adecuado de servicios (Contrato Mercantil): No utilizarás un contrato laboral para un contractor. En su lugar, firma un acuerdo civil o mercantil — a menudo llamado contrato de prestación de servicios o contrato mercantil. Este contrato define el alcance del trabajo, entregables, términos de pago y la naturaleza independiente de la relación. Debe indicar que no existe relación laboral y que el contratista es responsable de sus propios impostos y seguridad social. Para un TRADE, la ley española requiere un contrato escrito y registro en el servicio público de empleo. Asegura que el acuerdo esté por escrito para proteger a ambas partes, y considera una versión en ambos idiomas (español/inglés) si una parte no habla español.

2. Verifica el registro del contratista (estado de autónomo): En España, el contratista debe registrarse en las autoridades fiscales (Agencia Tributaria) y en la Seguridad Social antes de iniciar trabajos. Como empresa contratante, confirma que el contratista ha hecho esto:

• Registro en la Agencia Tributaria: El contratista debe registrarse usando el Modelo 036 o 037 (formularios de registro fiscal). Esto informa a la oficina de impuestos sobre su actividad (mediante un código IAE—Impuesto de Actividades Económicas). La mayoría de los freelancers usan el Modelo 037 simplificado. Este paso les da un CIF/NIF como autónomo y les inscribe para el IVA (si aplica). Consejo: puedes solicitar copia de su registro Modelo 036/037 o su número de VAT (NIF, a menudo DNI con letra).

• Inscripción en la Seguridad Social (RETA): Los autónomos deben inscribirse en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), el sistema de seguridad social español para trabajadores autónomos. Esto se realiza en línea mediante el portal de Seguridad Social (Import@ss) y es obligatorio antes de comenzar a trabajar. Durante el registro, el freelancer elige una base de cotización (que afecta su cuota mensual) y selecciona un fondo mutual (mutua) que cubre accidentes laborales y enfermedades. La empresa contratante no gestiona esto por el contratista, pero debes verificar que tu contractor tenga un número de Seguridad Social y esté “alta” en RETA. Pueden mostrarte un documento que confirme su registro en la seguridad social.

3. Acordar el alcance y los términos en cumplimiento con la ley: Asegúrate que el trabajo del contratista sea realmente un proyecto o servicio independiente. Define claramente entregables o servicios. Si el acuerdo empieza a parecer un empleo (por ejemplo, horario fijo en tu oficina, usando tu equipo, con supervisión cercana), detente — quizás necesites contratar un empleado o ajustar los términos. En el marco legal español, la sustancia de la relación importa, no solo la etiqueta. Diseña la colaboración como basada en proyectos o consultoría. El contrato de servicios también debe incluir cláusulas sobre confidencialidad, propiedad intelectual (quién posee el producto del trabajo) y condiciones de terminación, según sea necesario.

4. Considera el escenario del Autónomo TRADE: Si tu contratista dedica la mayor parte de su tiempo a tu proyecto y obtiene al menos 75% de sus ingresos de ti, puede clasificarse como Autónomo Dependiente (TRADE) bajo la ley española. Los contratos de TRADE tienen protecciones especiales (como 18 días libres al año y aviso de terminación específico) y el contrato debe declarar explícitamente que es TRADE y estar registrado ante las autoridades. Esta situación es rara para contratistas verdaderamente independientes, ya que muchos prefieren trabajar con múltiples clientes. Si sospechas que esto aplica, consulta a un abogado laboral para redactar el contrato correctamente.

En resumen, para contratar un contractor en España, asegúrate de que sea un auténtico autónomo, usa un contrato sólido y verifica que esté registrado adecuadamente. A diferencia de un empleado, no necesitas registrarlos en tu nómina ni con la Seguridad Social. Tu relación es empresa a empresa. Sin embargo, debes recopilar facturas para pagos (que cubriremos después) y mantener esos registros para tu contabilidad y fiscales.

(Para más detalles sobre las leyes laborales españolas y distinciones, también puedes consultar nuestra guía de contratación en España)

Obligaciones fiscales y de Seguridad Social para Contractors y Empresas

Contratar un autónomo en España significa que tanto el contratista como la empresa tienen obligaciones fiscales y de seguridad social. La buena noticia es que las empresas no pagan impuestos laborales ni seguridad social por contractors genuinos. Estas responsabilidades son del contratista. Sin embargo, las empresas podrían necesitar retener ciertos impuestos y deben entender la situación fiscal global. Analicemos:

Para el Contratista (Autónomo): Un contractor en España debe gestionar sus propios pagos de impuestos y seguridad social:

• Impuesto sobre la Renta (IRPF): El IRPF se aplica a las ganancias del contratista. Los freelancers suelen hacer pagos anticipados trimestrales o retenciones en sus facturas. La retención estándar es 15% en facturas de servicios profesionales de autónomos. Esto significa que el contratista emite una factura a la empresa, incluyendo una línea de deducción IRPF del 15% (si ha trabajado como freelancer por más de 2 años; los nuevos freelancers pueden aplicar un 7% reducido). La empresa contratante retiene este 15% y lo paga a Hacienda en nombre del contratista. Al final del año, el contratista declara los ingresos totales menos gastos y liquida cualquier diferencia. Importante: Las empresas extranjeras que contratan contractors en España quizás no retengan impuestos españoles. En esos casos, el contratista debe gestionar pagos de impuestos trimestrales por sí mismo. Es recomendable aclarar esto en el contrato.

• IVA (IVA o VAT): La mayoría de los contractors deben cobrar IVA (IVA) en sus servicios, ya que operan como empresas. La tasa estándar de IVA en España es 21%. La factura del autónomo añadirá normalmente 21% de IVA, salvo exenciones o tasas reducidas (algunas profesiones tienen 10% o 0%). Si tu empresa está registrada para IVA en España o la EU, generalmente puedes deducir este IVA como entrada. Empresas no españolas a veces enfrentan la regla del “逆Carga” que complica las cosas. Los contratos con IVA incluyen la declaración trimestral del IVA cobrado (menos el pago en gastos comerciales).

• Seguridad Social (Cuota mensual de autónomo): Los autónomos en España pagan una cuota mensual de seguridad social (cuota de autónomo) para cubrir salud, pensiones, etc. Esta cuota es fija y depende de la base de cotización elegida y de su nivel de ingresos. Desde 2025, España introdujo niveles de contribución según ingresos. Por ejemplo, un freelancer que gana menos de 670€ al mes puede pagar alrededor de 200€ mensuales, mientras uno que gana más de 6,000€ puede pagar hasta 590€. Estas tasas se ajustan anualmente. El contratista debe pagar esta cuota independientemente de cuántos clientes tenga y generalmente lo hace mediante domiciliación bancaria. Estos pagos son costos clave a considerar en tus tarifas.

• Otros impuestos: Algunos freelancers pagan IAE (Impuesto sobre actividades económicas) si sus ingresos son altos, pero la mayoría de los autónomos están exentos por límites de ingresos. También pueden pagar un impuesto anual de actividades económicas regional o licencias locales, pero varían. Los principales impuestos son IRPF y IVA.

Para la Empresa Contratante: Desde el lado de la empresa, contratar a un contractor significa menos obligaciones directas que contratar un empleado, pero aún tienes responsabilidades importantes:

• Retenciones e información fiscal: Si tu empresa está en España, normalmente debes retener un 15% de IRPF en pagos a profesionales autónomos españoles. Pagas al contractor el 85% de la factura (más el IVA completo), y remites ese IRPF retenido a Hacienda mediante el modelo 111 trimestral y resumen anual (modelo 190). Si no recibes factura o el contractor no está registrado, no le pagues como “vendedor” sin claridad. Cada pago por servicios debe estar documentado. Evita pagar a un contractor “por debajo de la mesa” sin factura, pues no podrás deducir ese gasto.

• Verifica detalles del IVA: Asegúrate que la factura incluya su número de IVA (NIF) y el IVA correcto. Si eres una empresa española, registrarás esa factura en tus registros de IVA y generalmente podrás reclamará el IVA. Si eres una empresa extranjera, quizás no te cobren IVA (por ejemplo, si fuera fuera de la UE). Verificar estos detalles garantiza que ambas partes cumplan con el IVA. El contratista entenderá sus obligaciones, pero es bueno saber por qué algunas facturas llevan IVA y otras no.

• No pagar contribuciones sociales por la empresa: No pagas ninguna cotización social por un contractor puro. No retienes contribuciones sociales en su pago, ya que esto no aplica en contratos B2B. El contratista paga su propia cuota RETA. Verifica que la persona sea efectivamente un contratista. Si las autoridades concluyen que en realidad era un empleado, podrías ser responsable por cuotas patronales no pagadas y multas. (Discutiremos este riesgo en la sección de clasificación errónea).

• Facturas del contratista en la contabilidad: Mantén todas las facturas del contractor en tus archivos. Las empresas españolas deben conservarlas por al menos 5 años (prácticamente 6 años para registros mercantiles). Incluso startups extranjeras deben guardar estos documentos como comprobante de gastos legítimos, ante posibles inspecciones fiscales españolas relacionadas con pagos a personas en España.

En resumen, el contratista gestiona sus propias declaraciones fiscales y pagos sociales, mientras que la empresa principalmente se ocupa de la retención sobre el ingreso (si aplica) y de asegurar facturación correcta. Esta relación es más sencilla que un empleo, por eso las empresas prefieren contratar contractors en España. Pero, esta simplicidad funciona solo si las líneas están claras; de lo contrario, puede haber responsabilidades para la empresa.

(¿Necesitas ayuda con facturas y pagos a múltiples contractors? Plataformas como la solución gestión de contractors de Rivermate puede simplificar la incorporación, pagos y papeleo de cumplimiento).

Términos de pago y prácticas para contractors en España

Al tratar de pagar contractors en España, conocer los términos de pago usuales es clave. Esto ayuda a mantener buenas relaciones laborales y a cumplir con la ley española. España, como muchos países de la UE, tiene reglas para proteger a freelancers y pequeños proveedores contra pagos atrasados. Esto es lo que debes saber:

1. Término estándar de pago – 30 días (o 60 por acuerdo): Por defecto, la ley española indica que si no se especifica un plazo de pago, el pago debe hacerse dentro de 30 días tras recibir servicio o factura. En transacciones B2B (empresa a autónomo), las partes pueden acordar un plazo más largo, pero el máximo es 60 días. Esto proviene de la legislación anti-morosidad en España, que sigue reglas de la UE. La Ley 15/2010 (que cambia la Ley 3/2004) especifica que más allá de 60 días no es exigible, incluso si una gran empresa intenta precisarlo. La norma general es establecer ya sea un pago en 30 días o 60 días si se negocia, especialmente con grandes firmas. Para startups y contractors, 30 días es razonable.

Ejemplo: Si recibes una factura con fecha 1 de julio, deberías pagarla antes del 31 de julio. Si acuerdas “60 días fin de mes” con el contractor, pagarás a finales de agosto. Siempre confirma esto en el contrato o pedido para evitar confusiones.

2. Prácticas de facturación: Los contractors en España emiten una factura por sus servicios. Una factura válida debe incluir un número, fecha, datos del contratista (nombre, dirección, NIF), datos de tu empresa, descripción del servicio, monto, IVA (si aplica) y retención IRPF. Recibe estas facturas periódicamente — normalmente tras completar el trabajo o mensualmente. Algunos facturan al final del proyecto o en hitos; otros, como CFOs o consultores a largo plazo, facturan mensualmente. La factura es esencial para llevar registros y para que el contractor reconozca sus ingresos y tú puedas deducir el gasto.

Nota sobre IRPF en facturas: Si el contractor vive en España y tú eres una empresa española, la factura puede incluir la “Retención IRPF (15%) – [cantidad]”, descontando ese porcentaje. Esto significa que pagarás el neto. Si eres una empresa extranjera o el contractor no la incluye (porque quizás no estás obligado a retener), pagarás el monto bruto y ellos gestionan sus impuestos. Consulta con un gestor o contador si tienes dudas sobre cómo manejar una factura española.

3. Métodos de pago: La forma más habitual en España es mediante transferencia bancaria. España cuenta con un sistema bancario sólido y casi todos tienen cuentas IBAN. Cuando hagas el contrato, pide los datos bancarios del contractor—generalmente IBAN y titular. Algunos aceptan PayPal o Wise, pero puede complicarse con tarifas y cambio de moneda. Transferencias en Euros son estándar.