Formular W-4, die Employee’s Withholding Certificate, ist ein entscheidendes Steuerdokument, das von Arbeitnehmern in den Vereinigten Staaten verwendet wird, um ihre Arbeitgeber über die korrekte Höhe der von ihrem Gehalt einzubehaltenden Beträge für Bundessteuern zu informieren. Es beeinflusst direkt die Höhe der auf jede Gehaltszahlung einzubehaltenden Bundes-Einkommensteuer.
Verwendung des Formulars W-4:
Beim Beginn eines neuen Jobs oder bei bedeutenden Lebensveränderungen wie Heirat, Geburt eines Kindes oder Beginn einer zusätzlichen Beschäftigung müssen Arbeitnehmer ein neues Formular W-4 ausfüllen, um eine genaue Steuerabzug zu gewährleisten. Das genaue Ausfüllen des Formulars hilft, Situationen des Über- oder Unterzahlens von Steuern im Laufe des Jahres zu vermeiden.
Änderungen im neuen Formular W-4:
Das IRS hat im Jahr 2020 bedeutende Änderungen am Formular W-4 vorgenommen, wobei Zulagen aufgrund von Änderungen im Steuerrecht abgeschafft wurden. Früher konnten Steuerzahler Zulagen geltend machen, um ihr zu versteuerndes Einkommen zu reduzieren, aber diese Praxis ist nun nicht mehr anwendbar. Stattdessen konzentriert sich das Formular jetzt auf vereinfachte und genauere Abzugsberechnungen.
Häufigkeit der Einreichung des Formulars W-4:
Obwohl das IRS empfiehlt, jedes Jahr ein neues Formular W-4 auszufüllen, ist dies nicht verpflichtend, es sei denn, es treten bedeutende Änderungen in den persönlichen oder finanziellen Umständen auf. Ereignisse wie der Beginn eines neuen Jobs, Heirat oder die Geburt eines Kindes könnten eine Aktualisierung des Formulars erfordern, um eine genaue Steuerabzug sicherzustellen.
Anspruch auf Steuerbefreiung:
Bestimmte Personen könnten berechtigt sein, eine Befreiung vom Bundes-Einkommensteuerabzug zu beantragen, wenn sie im Vorjahr keine Steuerpflicht hatten und auch im aktuellen Jahr keine erwarten. Diese Befreiung muss jährlich durch Einreichung eines neuen Formulars W-4 beim Arbeitgeber beantragt werden.
Schritte zum Ausfüllen des Formulars W-4:
Persönliche Angaben: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Steuerstatus angeben. Mehrere Jobs oder Ehepartner arbeitet: Angeben, falls Sie mehrere Jobs haben oder Ihr Ehepartner arbeitet. Abzüge und Anpassungen: Optional, Abzüge und zusätzliche Anpassungen beim Abzug geltend machen. Kinder- und Ausbildungsfreibetrag: Falls berechtigt, Kinderfreibeträge angeben, um für den Kindergeldfreibetrag zu qualifizieren. Zusätzlicher Abzug: Einen zusätzlichen Betrag angeben, der von jeder Gehaltszahlung einbehalten werden soll. Unterschrift und Datum: Das Formular unterschreiben und datieren, um seine Richtigkeit zu bestätigen.
Unterschied zwischen Formular W-4 und Formular W-2:
Das Formular W-4 wird von Arbeitnehmern ausgefüllt, um ihren Arbeitgebern die Steuerabzugspräferenzen mitzuteilen, während das Formular W-2 von Arbeitgebern ausgefüllt wird, um die jährlichen Löhne der Arbeitnehmer und die einbehaltenen Steuern zu melden. Verwendung von Technologie für Genauigkeit: Das IRS bietet Tools wie den Tax Withholding Estimator an, um Einzelpersonen bei der genauen Schätzung ihrer Steuerabzüge basierend auf persönlichen Umständen und Präferenzen zu unterstützen.
Einreichung des Formulars W-4:
Das ausgefüllte und unterschriebene Formular W-4 sollte beim Arbeitgeber eingereicht werden, der die Informationen nutzt, um den Steuerabzug des Mitarbeiters zu berechnen. Arbeitgeber können die Einreichung online oder persönlich verlangen.
Bundes- vs. Landessteuern:
Das Formular W-4 ist für den Bundessteuerabzug bestimmt, aber viele Bundesstaaten akzeptieren die im federal W-4 bereitgestellten Informationen für die Steuerabzüge auf Landesebene. Einige Bundesstaaten haben jedoch ihre eigene Version des Formulars oder verlangen zusätzliche Unterlagen.